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ACUERDO

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PARA TODOS

"Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el Artculo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, en su artculo 11, establece la obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos, la creacin, organizacin, preservacin ~ control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de los documentos. Que el artculo 16 de la Ley 594 de 2000 establece como una de las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas, velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y que sern responsables de su organizacin y conservacin. Que el artculo 19 de la Ley 594 de 2000, determin que las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con la organizacin archivstica de los documentos y se realicen estudios tcnicos para toma una adecuada decisin. Que el artculo 36 de la Ley 1437 de 2011, establece los requisitos que debe reunir un expediente para su formacin, acumulacin, organizacin y acceso. Que el artculo 58 de la Ley 1437 de 2011 determina que cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrnicos, los documentos debern ser archivados en este mismo medio y que podrn almacenarse por medios electrnicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas; y que la conservacin de los documentos electrnicos que contengan actos administrativos de carcter individual, deber asegurar la autenticidad e integridad de la informacin necesaria para reproducirlos. Que el artculo 59 de la Ley 1437 de 2011 define el expediente electrnico y establece algunos de los requisitos que debe reunir el expediente electrnico tales como su foliacin, integridad, recuperacin, seguridad, archivo y conservacin, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Que el artculo 33 del Decreto 2609 de 2012 defini que el Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, establecern los lineamientos generales que deben regular el expediente electrnico.
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General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, establecimiento

pblico adscrito al Ministerio de Cultura

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"Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

Que se hace necesario regular los requisitos archivsticos que de acuerdo con lo establecido en la ley 594 de 2000 debe tener un expediente de archivo, para asegurar que contiene la totalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un determinado trmite o actuacin, garantizar la integridad del mismo, su gestin (administracin interna del expediente) y administracin a lo largo de las diferente fases del archivo (flujo del expediente), de forma que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos de archivo durante la etapa activa. Que en mrito de lo expuesto,

ACUERDA: CAPITULO I GENERALIDADES ARTCULO 1. Finalidad del expediente. El expediente adems de ser la esencia de las actuaciones de la administracin, pues rene de manera orgnica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un mismo trmite o actuacin y se acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho trmite es ejecutado, es la base de la organizacin archivstica sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo. ARTCULO 2. mbito de aplicacin. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades pblicas en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indgenas, y dems entidades territoriales que se creen por ley, as como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y dems organismos regulados por la ley 594 de 2000. PARGRAFO. las entidades de las ramas legislativa y judicial, los organismos autnomos y de control, as como los crculos notariales de conformidad con lo establecido en la ley General de Archivos, podrn adoptar las normas del presente Acuerdo para la creacin y gestin integral de sus expedientes. ARTCULO 3. Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicacin de las normas contenidas en el presente Acuerdo, a continuacin se definen algunos de los trminos objeto de reglamentacin: a) Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

b) Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico, tcnico o cultural y debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines de consulta posterior. e) Documento electrnico de archivo: Registro de informacin generada, producida o recibida o comunicada por medios electrnicos, que permanece almacenada electrnicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, valor cientfico, histrico, tcnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.

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"Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" d) Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolucin definitiva. e) Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente fsico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrnico mediante procesos de digitalizacin. f) Expediente electrnico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrnicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre s, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrnicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

g) Expediente hbrido: Expediente conformado simultneamente por documentos anlogos y electrnicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trmite o actuacin. h) Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trmite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrnicos o de informacin, que se pueden visualizar simulando un expediente electrnico, pero no puede ser gestionado archivsticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnolgicos seguros. i) Foliado electrnico: Asociacin de un documento electrnico a un ndice electrnico en un mismo expediente electrnico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad. ndice electrnico: Relacin de los documentos electrnicos que conforman un expediente electrnico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodologa reglamentada para tal fin.

j)

k) Preservacin a largo plazo: Conjunto de principios, polticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad fsica, tecnolgica y de proteccin del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrnico (documento electrnico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) adems de medios magnticos, pticos y extrables en su parte fsica. 1) Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

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CAPITULO 11 DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO

ARTCULO 4. Obligatoriedad de la conformacin de los expedientes y unidades documentales simples. Todas las entidades pblicas estn obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, as como a conformar las unidades documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo documental. De igual forma, estn obligadas a clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida. ARTCULO 5. Creacin y conformacin de expedientes. Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificacin documental adoptados por cada entidad y las tablas de retencin documental, desde el primer momento en que se inicia un trmite, actuacin o procedimiento hasta la finalizacin del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripcin de las acciones administrativas, fiscales y legales. PARGRAFO. Los expedientes se conformarn con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trmite, actuacin o procedimiento, independientemente del tipo de informacin, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales. ARTCULO 6. Identificacin expediente. Las personas responsables de gestionar los trmites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripcin adoptado por la entidad, as como las normas y directrices impartidas por el Archivo General de la Nacin. ARTCULO 7. Gestin del expediente. La gestin es la administracin interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trmite, actuacin o procedimiento que dio origen a un expediente; comprende operaciones como la creacin del expediente, el control de los documentos, la foliacin o paginacin, la ordenacin interna de los documentos, el inventario y cierre. ARTCULO 8. Organizacin de los expedientes y unidades documentales simples. Las entidades pblicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples, los cuales a su vez se agruparn en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia. PARGRAFO. La organizacin dada a los expedientes y unidades documentales simples en la fase de gestin, se debe mantener sin alteracin de ninguna clase, en las fases de archivo central e histrico. ARTCULO 9. Descripcin del expediente. Las entidades pblicas deben emplear mtodos y sistemas informticos para la descripcin y ubicacin fsica de los expedientes conservados en sus archivos, especificando su localizacin, de acuerdo con las normas de descripcin establecidas por el Archivo General de la Nacin.
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ARTCULO 10. Cierre del expediente. en dos momentos:

El cierre de un expediente se puede llevar a cabo

a. Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones procedimiento administrativo que le dio origen.

y resuelto el trmite o

b. Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripcin de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos. ARTCULO 11. Transferencias primarias y secundarias. Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicacin de las tablas de retencin documental y la elaboracin de inventarias documentales; solo podrn transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retencin en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales. ARTCULO 12. Organizacin de documentos al interior de los expedientes y unidades documentales simples. Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuacin o trmite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarn en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numrica o cronolgica en su produccin, se organizarn siguiendo dicha secuencia. PARGRAFO. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trmite, est obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la informacin bsica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliacin. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompaados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos. ARTCULO 13. Del respeto del principio de orden original. En la ordenacin interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitacin como en las dems fases del archivo, es decir que no se puede realizar ninguna intervencin en la ordenacin interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o histricos. PARGRAFO. 1. El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que ste rena la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitacin, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad. PARGRAFO. 2. Cuando se lleven a cabo procesos de organizacin de archivos y de fondos acumulados, no se debe modificar la ordenacin interna de los documentos de un expediente, salvo aprobacin expresa del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del ordena nacional o del Comit Interno de Archivo en las entidades del orden territorial y constar en el Acta de la sesin del respectivo Comit en la cual se tom la decisin, nicamente en los siguientes casos:

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a. Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden original, debido a casos fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervencin. b. Cuando se trate de procesos de liquidacin, supresin o fusin de entidades en los que se requiera que una parte de los documentos se entreguen a la otra entidad por ser esenciales para el cumplimiento de su misin, previo anlisis de las implicaciones legales y econmicas de dicha intervencin antes de tomar la decisin.

ARTCULO 14. De la intervencin de expedientes cerrados o transferidos. Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrn someterse a ningn tipo de intervencin archivstica en su ordenacin, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohbe la foliacin o refoliacin as como la eliminacin de documentos, la unificacin de expedientes de procedencias diferentes o la separacin de documentos. PARGRAFO. En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con hoja de control, debido a que sta se debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente evitando alteraciones que afecten su autenticidad, no est permitida su elaboracin una vez cerrado el expediente; el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo de cada entidad, segn el caso, deber adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo anlisis de las implicaciones econmicas de dicha decisin.

ARTCULO 15. De la depuracin de expedientes cerrados. La depuracin o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organizacin de acuerdo con lo sealado en los artculos 12 y 13 del presente Acuerdo, deber ser autorizada por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo, segn sea el caso y constar en el Acta de la sesin del respectivo Comit en la cual se tom la decisin, nicamente en los casos sealados a continuacin:

a. Copias idnticas de un mismo documento de archivo. b. Documentos de archivo que presenten deterioro biolgico, fsico o microbiolgico y cuya restauracin no sea tcnicamente posible. c. Documentos de archivo que no correspondan al trmite sobre el cual trata el expediente. d. Documentos de apoyo.

ARTCULO 16. Digitalizacin de expedientes. Las entidades pblicas podrn llevar a cabo procesos de digitalizacin de los expedientes fsicos con fines de consulta o preservacin, para lo cual debern adoptar las directrices establecidas por el Archivo General de la Nacin relacionadas con la digitalizacin certificada o con valor probatorio. Dicho proceso deber estar autorizado por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo, segn sea el caso y constar en el Acta de la sesin del respectivo Comit en la cual se tom la decisin.

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CAPITULO 11I DEL EXPEDIENTE ElECTRONICO ARTCULO 17. Creacin y conformacin de expedientes electrnicos de archivo: Las entidades pblicas podrn utilizar diferentes medios electrnicos y tecnologas de la informacin, para la creacin, conformacin y gestin de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida. Los expedientes electrnicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificacin documental adoptados por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trmite o procedimiento hasta la finalizacin del mismo. PARGRAFO. Los expedientes electrnicos de archivo se conformarn con la totalidad de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un mismo trmite, actuacin o procedimiento, independientemente del tipo de informacin y formato, y deben agruparse formando series y subseries documentales. ARTCULO 18. Foliacin electrnica: Adems de lo establecido en el artculo 59 de la Ley 1437 del 2011, las entidades pblicas debern implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrnicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos: a) b) e) d) Debe garantizar el respeto del principio de orden original. Debe permitir la identificacin inequvoca de cada documento del expediente. Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen. Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrnico, que en virtud del trmite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia de un mismo documento debe tener su propio foliado electrnico. e) Se debe garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y metadatos que conforman un folio electrnico y el expediente en su conjunto.

PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin regular con las entidades competentes, el procedimiento de foliado electrnico para los documentos que puedan presentar caractersticas especiales. ARTCULO 19. ndice electrnico. Las entidades pblicas debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan llevar un ndice electrnico de sus expedientes electrnicos, el cual deber: a) Permitir la identificacin de la totalidad de los documentos que conforman un expediente. b) Permitir la identificacin de la secuencia de los documentos y el orden dentro del expediente electrnico. e) Garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir la recuperacin de sus documentos y metadatos. d) Garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y metadatos que conforman el ndice electrnico.

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"Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" ARTCULO 20. Identificacin y gestin del expediente electrnico. las entidades pblicas debern adoptar las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, para la identificacin y gestin de los expedientes electrnicos de archivo. ARTCULO 21. Descripcin documental del expediente electrnico. los expedientes electrnicos se deben describir desde su tramitacin, teniendo en cuenta las normas internacionales de descripcin archivstica, los estndares y normas adoptados por el Archivo General de la Nacin y las polticas sobre interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional. ARTCULO 22. Conformacin de unidades documentales simples. Para los documentos electrnicos que conforman series documentales simples, tambin aplicar lo establecido en los artculos 3 al 13 del presente Acuerdo. ARTCULO 23. Cierre del expediente electrnico. Las entidades pblicas debern utilizar mecanismos electrnicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos, firmas digitales, ndice electrnico, los cuales debern ser preservados en el tiempo; as como otros mecanismos o procedimientos que se creen en el futuro, de acuerdo con los avances de' la tecnologa. PARGRAFO. El ndice electrnico se deber firmar digitalmente al cierre del expediente, sin perjuicio a las garantas de seguridad de la informacin que debern adoptar las entidades pblicas durante la etapa de tramitacin. ARTCULO 24. Transferencias secundarias de los expedientes electrnicos. Para la transferencia de expedientes electrnicos a los archivos generales del orden municipal, distrital, departamental y al Archivo General de la Nacin, se debern atender las disposiciones expedidas por el Archivo General de la Nacin sobre esta materia. ARTCULO 25. De la depuracin o intervencin de expedientes electrnicos. En el caso de expedientes electrnicos se prohbe cualquier intervencin al expediente en cualquier etapa de su tramitacin, as como la seleccin o depuracin de documentos. ARTCULO 26. Preservacin a largo plazo del expediente electrnico o digital: En la preservacin de los expedientes electrnicos se debern aplicar las directrices establecidas en el artculo 29 del Decreto 2609 de 2012 y dems normas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nacin.

CAPITULO IV DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 27. De las series documentales simples. Los documentos que conforman series documentales simples podrn, de acuerdo con sus caractersticas, ser archivadas utilizando entre otros los siguientes mtodos: a. Tomos, siguiendo las directrices que imparta el Archivo General de la Nacin. b. Unidades de conservacin (carpetas). c. Otros sistemas, aprobados por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo, segn sea el caso.

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"Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" PARGRAFO: En la organizacin de los archivos pblicos NO se podrn utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, as como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad fsica de los documentos. ARTCULO 28. Expediente Virtual. Durante la etapa activa se podrn gestionar electrnicamente los documentos de archivo simultneamente en diferentes sistemas de informacin, simulando un expediente electrnico nico mediante mecanismos tecnolgicos de consulta y visualizacin, garantizando el vnculo archivstico entre los documentos del mismo trmite o actuacin, de forma que una vez cerrado se facilite su gestin archivstica como una sola unidad documental. PARGRAFO. Una vez concluido el trmite, los documentos de archivo se podrn extraer de sus ambientes nativos conformando expedientes electrnicos que cumplan con los requisitos sealados en el presente Acuerdo. ARTCULO 29. De la artculo 36 de la Ley constitucin o de la Ley se har un cuaderno expediente principal. reserva de documentos. De acuerdo 1437 de 2011, con los documentos tengan el carcter de reservado y obren o expediente separado, el cual se con lo establecido en el que por mandato de la dentro de un expediente, conservar integrado al

ARTCULO 30. De la consulta de expedientes. De acuerdo con lo establecido en el artculo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendr derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva. ARTCULO 31. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNQUESE,

PUBlQUESE

y CMPLASE

Expedido en Bogot D.C., a los

'4 MAR 20\4

thC1rluhU/
MARIA ClAUDIA Presidente lOPEZ SORZANO
Proyect: Revis: Archivado en:

DA~~ACOR~

Se retaria Tcnica

Liliiana Mayorga Tovar - Asesora de Direccin General~ . Carlos Alberto Zapata Crdenas - Director General. Jhon A. Gonzlez FlrezSubdirector de Tecnologa de Informacin Acuerdos.

\ Archivstica

y Documento

Electrnico.

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