MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

IDENTIFICACIN DEL CARGO TITULO DEL CARGO: DEPARTAMENTO: CARGO JEFE INMEDIATO: NUMERO CARGOS IGUALES: AUXILIAR DE ARCHIVO RECURSOS HUMANOS DIRECTOR RECURSOS HUMANOS NICO

OBJETIVO DEL CARGO Realizar actividades relacionadas con conservacin, organizacin y clasificacin de los documentos, observando medidas de seguridad necesarias para evitar perdida de informacin; mantener estricto orden que facilita la consulta y suministro de datos en forma rpida; llevar control sobre la entrada y salida de documentos y en general, todas aquellas labores necesarias para conservar informacin vital que permita un desarrollo optimo de las actividades de la empresa.

REQUISITOS DEL CARGO EDAD Debe tener mnimo 21 aos o mximo 40 aos.

EDUCACIN Para el desarrollo del cargo se requiere acreditar estudios tcnicos como Auxiliar de Archivo, Secretariado Comercial, Auxiliar de Oficina o haber cursado como mnimo, dos aos de estudios universitarios en las carreras de Administracin de Empresas o afines. Adems tener conocimientos amplios en Sistemas.

EXPERIENCIA Hasta de un (1) ao en un cargo similar u otro donde haya desarrollado actividades relacionadas con la organizacin de documentos y con el manejo de sistemas.

ENTRENAMIENTO Para conocer y desempear satisfactoriamente el cargo se requiere mnimo dos (2) meses de entrenamiento en el puesto de trabajo, supervisado por el jefe inmediato.

FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO 1. Recibir los documentos, registros, carpetas o flderes del departamento de Recursos Humanos. 2. Clasificar y ordenar los archivos de acuerdo a las necesidades de la empresa, utilizando las medidas de conservacin adecuadas. 3. Suministrar al personal los documentos de uso diario dentro de las actividades de la empresa. 4. Llevar un registro de los documentos que ingresan y salen del Archivo en un formato especial para dicha labor. 5. Responder por los documentos que ingresen en el Archivo. 6. Velar por la limpieza, presentacin de la oficina, mantenimiento y conservacin de los equipos a su cargo. 7. Las dems funciones asignadas por el jefe inmediato. RESPONSABILIDADES DEL CARGO POR REGISTROS E INFORMES Responde por la veracidad de la informacin de los registros e informes que reciba o entregue al departamento de Recursos Humanos u otro departamento, as como la de los datos confidenciales acerca de la documentacin y archivo de la empresa. Un mal manejo de estos informes, puede ocasionar problemas administrativos en la empresa.

POR MAQUINAS Y/O EQUIPOS Responde individualmente por los equipos que maneje. Un mal uso de los mismos conlleva a posibles daos y por lo tanto origina gastos adicionales para la empresa y atraso en el desarrollo de sus actividades. POR MATERIALES Responde por los materiales e implementos de su oficina y de los archivos de la empresa. Un mal manejo de los mismos genera desperdicios y por ende ocasiona gastos adicionales para la empresa. EXIGENCIAS DEL CARGO ESFUERZO FSICO Y MENTAL En el desempeo de sus funciones se exige un esfuerzo fsico normal, y se requiere buena atencin y concentracin para el eficiente desarrollo de las mismas.

ESFUERZO VISUAL Y AUDITIVO Para el desempeo de sus funciones se requiere de un esfuerzo visual y auditivo normal y constante.

CONDICIONES DE TRABAJO AMBIENTALES La labor de la oficina cuenta con iluminacin, ventilacin, ruido, espacio, orden y aseo en condiciones regulares. RELACIONES INTERPERSONALES En el desarrollo de sus funciones se relaciona con compaeros de trabajo y socios. Un mal manejo de estas relaciones puede ocasionar perjuicios en su trabajo y deterioro de la imagen de la compaa. JORNADA DE TRABAJO Deber cumplir cuando menos con la jornada ordinaria de trabajo, establecido en el contrato de trabajo. RIESGOS PROFESIONALES Y SEGURIDAD Existe un mnimo riesgo de adquirir enfermedades profesionales y sufrir accidentes de trabajo.