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1 Actividades de Reflexin inicial

Inicialmente recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA IMFORMACION Y EL DOCUMENTO

EL DATO
Se considera como una unidad pequea elemental y de gran importancia ya que la ausencia de uno solo puede dificultar la debida fluidez claridad solidez y precisin de la informacin Adems un dato puede ser representado a travs de un smbolo letra o numero para asi identificar una cualidad o una cantidad LA INFORMACION Se puede definir como un conjunto de datos debidamente organanizados que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad. Una investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un fenmeno La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje La informacin tiene una caraterizacion diferente dependiendo de la naturaleza de su contenido

EL DOCUMENTO El documento es un instrumento que tiene la informacin necesaria para realizar la trasmisin de conocimieto humano Recopila la informacin necesaria para lograr trasmitir una informacin

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el ao 2003 al 2006 quizs; se puede deducir que la mayora de Empresas, organizaciones e

instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentacin y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponan como un castigo por decir as, por su mala conducta o simplemente por que su jefe lo ha dicho, lgicamente el mtodo que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regan por alguna norma o procedimiento y lo hacan como ellos crean aparentemente ser el mejor mtodo haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la bsqueda de archivos, o por buscar algn documento y esto podra causar conflictos internos. Actualmente, podra decirse, que desde inicios del ao 2010 o antes el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo. En toda organizacin ya sea pblica o privada para la Organizacin de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organizacin del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en una empresa o Institucin, el individuo debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una coleccin de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc. Ahora, segn el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y tecnolgico, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el anlisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante

por que nos brinda el servicio para proceder contra algn acto para hacerlo ms simple dar un pequeo ejemplo: - Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que entr a la Institucin, desde un punto de vista archivstico Juanito debera enviar una carta donde solicita aquello que quiere. Continuando los archivos son estratgicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organizacin que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. Otro aspecto importante dira yo, son las nuevas tecnologas en el archivo: Archivo moderno Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin como medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a

los principios de la archivstica los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o jurdicas, organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la informacin contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos LAS REDES En el uso de estas nuevas tecnologas tambin es necesario indispensable mencionar la comunicacin rpida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

El Correo Electrnico: El correo electrnico ofrece la posibilidad de intercambiar informacin de manera rpida y eficaz, pues permite el envo de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicacin: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentacin, coordinacin entre el archivo central y los archivos de gestin, comunicacin de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para peticin de informacin. Entre el archivero y los proveedores. Internet: La ltima revolucin para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y comunicacin de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de informacin ms actualizada e inmediata de que disponemos

actualmente. Es enormemente til para el trabajo del archivero, pero tambin como medio de difusin del archivo. Es el instrumento ms rpido y gil para encontrar informacin concreta sobre un archivo. As mismo sirven de apoyo para un servicio ms a nuestros usuarios. Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de

documentos y archivos por terceros que sean estratgicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estn en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que vindolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformacin de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafos de su compaa