2013

Produtividade - A tcnica CREPE

Hamilton Salem
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NDICE

Sobre o Autor ........................................................................................... 02 Introduo................................................................................................. 03 Conceito pilha ................................................................................ 04 Trabalho intil ............................................................................... 04 A hora certa de comear ............................................................... 04 Pea perdo, no permisso ......................................................... 04 Descubra seus pontos fortes ......................................................... 05 Alternar coisas boas e ruins .......................................................... 05 O mtodo CREPE .................................................................................... 06 Conhecer ........................................................................................ 06 Redefinir ......................................................................................... 08 Eficiente e Eficaz ........................................................................... 09 Pareto, Parkinson e Pomodoro .................................................... 10 Eliminar, Encarregar, Escrever e Especializar .......................... 14 Resumo ..................................................................................................... 20 Ferramentas Manuais ................................................................... 20 Ferramentas Eletrnicas ............................................................... 21

Sobre o Autor
Meu nome Hamilton Salem, sou fundador da PDK Consultoria e resolvi escrever este eBook para te ensinar como aumentar sua produtividade e acabar com as urgncias no trabalho em poucas semanas. Eu sei que isso pode parecer muito bom pra ser verdade e se eu no tivesse atingido bons resultados, tambm ficaria com o p atrs. Mas apesar de eu conseguir resultados como este, antes a minha vida no era assim... Eu era como voc, aspirava crescer profissionalmente, me tornar um gestor e ter um melhor emprego, mas por mais que eu fizesse ps, MBA e aplicasse algumas tcnicas tradicionais, isso no me trazia resultados. Meus chefes sempre me cobravam mais e mais e isso me deixava muito frustrado. Ento eu comecei a buscar algumas formas de melhorar minha produtividade no trabalho (e por consequncia na vida pessoal). No achei nenhum manual, somente algumas dicas, livros e teorias. Era tudo muito fcil no papel (como era a teoria aprendida na escola/faculdade). Ento resolvi desenvolver alguns mtodos fceis e rpidos de aplicar. Desenvolvi este mtodo, estas dicas que fizeram com que eu aumentasse minha produtividade, eliminasse as urgncias e trouxesse maiores resultados pra minha vida profissional e pessoal. Dou o nome de mtodo CREPE. Hoje eu tenho minha rotina planejada e um emprego que satisfaz meus sonhos e vontades.Viajo duas vezes por ano para lugares que eu sempre sonhei em ir (neste momento estou escrevendo de Punta Cana)... e eu vou dar a voc a oportunidade de conseguir tudo isso tambm e conquistar seus sonhos.

Eu em Punta Cana - Momento de trabalho "duro"...

Introduo
A produtividade definida como a relao da quantidade do que voc produz (seja entregas fsicas ou de qualquer atividade) pelo tempo. Quanto maior a quantidade (com qualidade) no menor tempo, maior ser a produtividade. Com isso, temos que entregar mais (sempre com qualidade, lembre-se), no menor tempo possvel. Como exemplo, vamos pensar em duas uma mquinas que imprimem jornal. A primeira imprime mil jornais por hora e a segunda mquina imprime duas mil cpias no mesmo perodo. Conclumos que a mquina dois muito mais produtiva do que a mquina um. Assim tambm no seu dia a dia. Se voc executa uma atividade, um relatrio, por exemplo, em uma hora e o seu colega de trabalho executa esse mesmo relatrio em trinta minutos ele mais produtivo do que voc porque ele entrega mais em menos tempo. importante focar no conceito de produtividade, mas tambm entender a diferena entre ser produtivo e estar ocupado. Voc fazer em pouco tempo uma atividade no quer somente dizer que voc produtivo. Se voc pega seu tempo disponvel e ocupa com coisas suprfluas ou atividades que no vo levar ao seu resultado, voc est ocupado. No exemplo que eu dei do relatrio, o seu amigo que faz em trinta minutos, mas mesmo se ele levar quarenta e cinco minutos ele vai ser mais eficiente que voc, certo? Mas se nesses quarenta e cinco minutos ele fizer o relatrio em 30 minutos e os outros 15 minutos ele fica checando e-mail ou nas redes sociais, ele no est sendo produtivo, ele est ocupado aquele tempo apenas. Muitas pessoas focam em estar ocupadas ao invs de ser produtiva. Fcil, no?Mas se a produtividade est relacionada com o tempo e, como sabemos, temos um tempo limitado (o dia s tem 24 horas, seja voc um desempregado, um empresrio ou at o presidente da repblica), a nossa produtividade est limitada!! Como posso entregar mais se o tempo limitado?? Este o segredo da produtividade!! Otimizao do tempo disponvel! Bingo! Humm, agora ficou fcil... s otimizar o tempo ento... mas.... como?? Primeiro vamos definir alguns conceitos:
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Conceito pilha Todos ns seres humanos temos nossa carga de energia esgotvel, ou seja, precisamos repor quando est acabando. Por isso comemos, bebemos e, principalmente, dormimos. Se eu te oferecesse 10 milhes de reais para trabalhar 24 horas por dia durante 15 anos, voc toparia? Voc at tentaria no incio, mas no aguentaria. Alternar perodos de descanso e atividades fundamental! Vou falar disso mais pra frente. Trabalho Intil Falando ainda em perodos de atividades, quanto menos trabalho intil voc fizer, melhor. Isto no preguia. Trabalhar menos tempo no quer dizer entregar menos. difcil para algumas pessoas aceitar isso porque nossa cultura tende a recompensar o sacrifcio pessoal em vez da produtividade pessoal, ou seja, aquele cara que chega cedo e sai tarde do escritrio mais bem visto do que um que chega 2h depois e sai 3h antes, mas entregou o mesmo que o "enrolo". Exemplos como esse existem em diversos meios. Tem aquele estudante que assiste 15min de aula e tira nota maior que o outro que ficou na sala do professor tirando dvidas. Tem aquele jogador de futebol que faz mais gol sem treinar do que aquele que passa horas tentando chute a gol. Ou seja, nem sempre mais significa melhor!! A hora certa de comear Outro ponto que quero falar que ao terminar este eBook sobre produtividade voc vai se perguntar quando a hora de mudar. J te respondo que a hora AGORA! Nunca vai existir tempo perfeito para voc usar uma tcnica, comear a se desenvolver ou mudar de emprego. "Algum dia" nunca! A hora agora! Pea perdo, no permisso No espere aprovao ou autorizao de algum para comear a implementar as tcnicas. Eu uso um lema que li uma vez e achei demais: Pea perdo, mas no pea permisso! As pessoas tendem a te proibir de certas coisas que julgam corretas. Seus pais te proibiram de fazer muitas coisas quando voc era criana ou adolescente. Em parte eles tinham razo, mas voc
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sabe que mesmo contrariando, nada de mais lhe aconteceu. No mximo um castigo por desobedincia aos conceitos deles, mas voc aprendeu que nem sempre as pessoas esto certas. Muitas vezes voc tem que ter ousadia para aplicar algumas tcnicas para poder conseguir resultados, ento o que eu recomendo a voc : Aplique. Se, por acaso, algum se sentir incomodado com isso melhor voc pedir perdo, ou seja, desculpa, e aplicar essas tcnicas, porque muitas vezes as pessoas tendem a rejeitar qualquer idia nova. As pessoas so rpidas o bastante para te interromper antes que voc comece, mas so hesitantes para entrar em seu caminho se voc j estiver em movimento. Ento, no esquea: pea perdo e no permisso! Seja ousado, faa acontecer.

Descubra seus pontos fortes Outro ponto que peo sua ateno : descubra seus pontos fortes e foque neles. Esquea seus pontos fracos. Ningum bom em tudo e voc tambm no ser! Por exemplo, eu sempre tive finalidade e facilidade com exatas, adoro matemtica e fsica (sei que voc torceu o nariz nesse momento), por isso fiz engenharia. Se eu fizesse histria seria no mximo um historiador medocre, pois este meu ponto fraco. Foco no que voc forte! Foque nas suas melhores armas em vez de focar nas suas fraquezas. Um esportista de ponta no bom em tudo. Como exemplo, o Usain Bolt o melhor corredor de 100m e 200m... mas se ele for correr uma maratona de 42Km, com certeza no vai se dar bem, pois ele bom em corridas de tiro curto. No adianta querer colocar o Messi na zaga, ele no bom na defesa. Entende porque estes (e outros) atletas so a elite? Eles focam no que so bons! Alternar coisas boas e ruins Aqui voc vai ter acesso a muitas informaes e dicas, portanto tome cuidado com excesso de coisas boas. Remdio em excesso vira veneno. Mais vira menos! Muita quantidade e muita frequncia torna aquilo que voc gosta em coisa que voc no gosta. Eu adoro lasanha (acho que no s o Garfield e eu), mas se eu comesse por uma semana seguida, todos os dias, com certeza eu odiaria ver uma suculenta lasanha por perto ao fim desta semana. Alternar coisas boas com ruins bom!

O MTODO CREPE
CREPE
CONHECER
Eu lembro como se fosse hoje, estava trabalhando em uma multinacional e passvamos por um perodo de mudanas. O Diretor fora trocado h pouco mais de 8 meses e h menos de 1 ms nosso gerente tambm. Havia na rea somente um supervisor (que estava se aposentando) um colega e eu competamos por esta posio. Fiquei sabendo que deveria fazer um assessment para que este novo gerente escolhesse o novo supervisor. Naquela semana, meu colega e eu fomos a uma consultoria fazer o tal teste. Sem saber qual o perfil que eles desejavam para a posio, agi naturalmente e fiz todos os testes sem fazer nenhum papel. Fui autntico. O resultado saiu. No fui o escolhido. Excelente!!! Sim, excelente porque eu havia me conhecido de uma maneira que jamais tinha me olhado. O resultado foi incrvel. Vi quais eram meus pontos fortes e fracos. Vi que eu tenho uma facilidade enorme para gesto, mas aquele tipo de gesto no era o meu perfil. Excelente! Seria um profissional infeliz naquela empresa. Eles queriam algum com foco em resultado (a qualquer preo) e meu ponto forte era gesto de pessoas. Com o resultado do meu perfil em mos, comecei tambm a fazer um coaching. Fiz muitos testes de vocao, personalidade (descobri que no tenho perfil psicopata, ufa!), grafologia, etc. Tudo isso sabe pra que? Descobrir QUEM eu era sem me autoavaliar. Queria um tapa na cara mesmo. Saber que no sou tudo isso que acho que sou... ou descobrir que sou mais do que penso!! Esta foi o meu primeiro passo pra poder crescer profissionalmente. E por tabela, pessoalmente. CONHECER. Voc deve saber quem voc . No quem voc PENSA que . Descobri que eu tenho um grande "defeito". Eu queria fazer TUDO ao mesmo tempo. Isso pssimo, eu no conseguia dar foco em nada. Fazia mil coisas "mais ou menos" ao invs de uma bem feita. Talvez esse foi o diferencial na escolha do meu colega.
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Porque quero enfatizar esta parte de se conhecer? Aqui o pontap inicial. A partir daqui o jogo comea. Ningum consegue jogar futebol sem saber as regras. Voc pode at fazer um gol, mas a partida dificilmente ser ganha. Eu no me arrisco a jogar uma partida de baseball, no sei as regras. Se eu for l e tentar somente bater na bola com o taco, com certeza farei alguns pontos, mas vou perder a partida. Para mudar algo (ou melhorar), voc tem que conhecer!! Mas no quero que voc se limite a se conhecer somente em termos de habilidade. Quero que voc v mais a fundo. Pea pra algumas pessoas te ajudar se possvel. Profissionais de preferncia, fazer um coaching um dos melhores caminhos. Voc j deve ter ouvido falar do CHA. No aquele de beber, mas o conceito de um bom gestor ou profissional. CHA abreviao de Conhecimento, Habilidade e Atitude. Esta a base para um bom profissional. Quais os conhecimentos que voc tem? Sabe sobre economia? Domina tecnologia? Tem uma ps ou MBA de renome? Isso conhecimento. No responda que sabe de tudo um pouco, pois quem diz isso no sabe nada. Ningum consegue saber de tudo um pouco. Tente ser um expert no que te interessa. Lembre-se, melhor ser um excelente atacante do que um jogador mediano sem funo definida. Quais as Habilidades que possui? Consegue se comunicar com fluidez? Sabe tocar um instrumento musical sem ter feito aula? Sabe manter a frieza em momentos tensos? Eu sempre tive uma facilidade para comunicao. Sou tmido no incio, mas quando tenho intimidade eu comeo a me comunicar com fluidez. Para perder esta timidez inicial, comecei a treinar. Sai na rua perguntando coisas absurdas e sem sentido pra desconhecidos. Assim comecei a desenvolver o famoso "quebra-gelo". Voc tem atitude? Aprenda ser ativo e no reativo. Por muitas vezes eu deixava um problema iminente acontecer no meu trabalho para que depois eu solucionasse e mostrasse que era capaz. Pura iluso. Ganhei muito mais mritos evitando o problema! Seja ativo, tome uma atitude, saia da inrcia!

Se voc quer melhorar a produtividade de atividades, voc tem que entender em que ponto esta atividade est. Eu recomendo muito indicadores numricos nestes casos. Se eu quero melhorar a produtividade, voltando ao exemplo a minha produo de jornais,
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ento qual o meu indicador? Hoje que minha mquina produz mil jornais por hora, ento esse o meu indicador zero. daqui que eu vou partir para uma produtividade melhor ou maior. No exemplo do relatrio, eu fao hoje um relatrio em uma hora, ento esse o meu indicador zero.

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REDEFINIR
A produtividade, como dissemos, fazer mais em menos tempo. At a tudo bem, mas fazer o que? Precisamos definir o que devemos fazer. Ou melhor, redefinir. Porque redefinir? Porque hoje j fazemos algo. Se voc trabalha e quer mais produtividade, voc j faz este trabalho. Se voc quer ser mais produtivo na sua vida pessoal, voc j faz algo que no est como quer. Ou seja, hora de redefinir o ponto B, o objetivo final! Como disse Einstein, o conceito de insanidade voc esperar que tenha resultados diferentes fazendo a mesma coisa! Ento no vamos ser insanos, precisamos redefinir para ser mais produtivos. Se hoje estamos no ponto A e queremos ir para o ponto B, temos que saber exatamente como est este ponto A (Conhecer) e redefinir nosso rumo para alcanar o ponto B. Redefina o seu objetivo. Seja ele de vida ou profissional. Analise com calma todos os seus objetivos e tenha em mente que muitos deles podem no ser atingidos agora ou dependem de outros para ser alcanados.

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EFICIENTE & EFICAZ
Eficcia (ou ser eficaz) voc fazer as coisas necessrias para alcanar seu objetivo, ou seja, todas as tarefas a serem realizadas para que no final voc cumpra o que planejou. So aquelas atividades que te levam do ponto "A" ao ponto "B". Eficincia fazer cada uma destas tarefas de maneira mais econmica possvel, seja ela em menos tempo, gastando menos dinheiro ou menos energia. Como voc j deve ter ouvido, a menor distncia entre dois pontos uma linha reta, certo? Ento, se voc quer sair do primeiro ponto (estado atual) e ir para o segundo ponto (objetivo), v em linha reta! Mas o problema que no meio do caminho aparecem tantas atividades que no estavam nos planos que te fazem desviar da sua trajetria. Quando voc menos espera, seu objetivo est longe de ser alcanado porque voc se perdeu em atividades sem eficcia. Quando vou executar qualquer atividade eu sempre fao duas perguntas iniciais: Qual o objetivo desta atividade? Ela me leva ao meu objetivo final? Se ela no me levar, j descarto de vez (ou deixo pra fazer no final). Aprenda a ter foco! A maioria das pessoas tentam ser eficiente sem relao com a eficcia, ou seja, elas tm muitas atividades no seu dia a dia e tentam fazer estas atividades bem feitas, no menor tempo possvel, mas estas atividades no a levam ao seu objetivo. Isso acontece muito, por exemplo, com quem checa seus e-mails 30 vezes por dia e cria um elaborado sistema de pastas para arquivar por categoria ou por assunto. Eu era um especialista nesta enrolao! Passava horas organizando e-mails e colocando sinalizadores. Isso pode at ser eficiente, mas est longe de ser eficaz. Ento se para ser eficiente temos que focar nas atividades que nos levam ao objetivo, precisamos definir quais so estas atividades importantes. Faa uma pausa de 30 segundos e responda mentalmente, qual atividade voc faz no seu trabalho ou na sua vida pessoal que poderia descartar que no impactaria em nada? Atender alguns clientes internos? Andar pelo centro da cidade procurando o melhor preo de geladeira? Checar seus e-mails (profissionais e pessoais) toda hora que ele chega? Pense um pouco e fique com estas atividades em mente.
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Para que voc fixe a ideia de atividades importantes que te levam ao objetivo, saiba que: 1- Fazer algo desimportante no o torna importante 2- Demorar para fazer algo no o torna importante Desta maneira, eficincia uma coisa importante, mas absolutamente intil... a menos que voc a aplique nas coisas certas.

CREPE
Pareto, Parkinson & Pomodoro
Nesta parte vou falar como 3 pessoas vo mudar sua vida como mudaram a minha. Por muito tempo eu trabalhei com um cara sem dar muita importncia pra ele. Eu era responsvel pelos indicadores da rea de Compras e em toda anlise eu usava seus princpios. Somente h um tempo eu percebi que poderia usar seus ensinamentos em tudo! Estou falando de Vilfredo Pareto, um economista que ficou famoso por demonstrar matematicamente que 80% da riqueza da sociedade estava concentrado nas mos de 20% da populao. Isto ficou conhecido como o Princpio de Pareto, ou Lei 80/20. Voc pode notar esta proporo em tudo! Por exemplo, 80% da poluio vm de 20% das indstrias. Outro dado que 80% dos ttulos em esportes esto nas mos de 20% dos clubes.Esta proporcionalidade pode variar entre 85/15 ou 75/25, mas na maioria est dentro dos 80/20. Com esta afirmao, eu parei pra pensar neste princpio com mais detalhes. Na poca eu estava trabalhando de 12 at 15h por dia. Fazia mil atividades ao mesmo tempo: Lia email, puxava relatrio, negociava contratos, atendia o cliente interno que ia minha mesa, ficava horas em reunies, etc. Era um cara multitarefas e sem eficcia! Na manh seguinte, comecei a analisar tudo que eu fazia no trabalho sob 2 perguntas: 1- Quais os 20% das atividades responsveis por 80% dos meus problemas? 2- Quais os 20% das atividades responsveis por 80% dos meus resultados? Eu respondi cada pergunta de forma bem sincera, bem honesta. Descobri que eu fazia tudo errado! A verdade di...
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Mas como o objetivo era descobrir minhas ineficincias para elimin-las e descobrir meus pontos fortes para multiplic-los, segui em frente... Conclui que 20% dos meus fornecedores me traziam 80% dos meus resultados. Vi que 20% dos meus e-mails eram 80% dos que importavam realmente. Percebi que 20% das reunies eram 80% das decises de impacto. E 20% dos meus clientes internos traziam 80% dos problemas! Com isso, nos dias seguintes eu eliminei alguns clientes internos, alguns telefonemas e e-mails desnecessrios e, por consequncia, algumas urgncias. Parei de ler aqueles e-mails que no me agregavam nada, reduzi a leitura de matrias sensacionalistas ou sobre assuntos que no tenho interesse e, pasmem, exclui o jogo 'pacincia' do notebook... confesso que eu jogava umas 3 partidas durante o expediente (estava dentro dos 20% das coisas que eu fazia que me traziam 80% de perda de tempo). Com isso, foquei naquelas atividades que realmente me traziam resultados e busquei multiplicar esses resultados! As outras atividades?? Como deixei de dar a importncia que elas tinham, algumas sumiram e outras foram resolvidas por outras pessoas... Eu tinha mal acostumado alguns clientes internos, eles esperavam que eu resolvesse tudo... quando viram que eu no faria no tempo que eles esperavam, correram com as prprias pernas. Isto vai acontecer com voc tambm! Ento, pense no que realmente te traz resultado e foque nisso... elimine aquelas atividades que s trazem problemas. Voc precisa mesmo ler aqueles artigos que no tem interesse na sua rea? Precisa ir ao banco pra pagar uma conta? Precisa gastar dinheiro com suprfluos? Faa um Pareto e descubra o quanto voc faz coisas erradas como eu fazia. Se voc empregado, gastar tempo com coisas inteis no , at certo ponto, culpa sua. Normalmente no h incentivo para usar bem o tempo, a menos que voc seja remunerado por comisso. Voc ganha pra ficar 8h por dia no trabalho. Se nestas horas voc ficar enrolando 2h ou 4h, seu salrio o mesmo! Uma vez que est preso no escritrio este tempo, fica pressionado a criar atividades para preencher o tempo. Voc desperdia tempo porque h muito tempo disponvel!

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Voc sabe a origem das 8h de trabalho dirias? Esse perodo de trabalho de 8h dirias foi definido durante a Revoluo Industrial. Naquela poca as indstrias faziam seus trabalhadores trabalhar 10h s 16h por dia durante 7 dias. Ou seja, o trabalhador saia de l e ia pra casa descansar. Nada mais. Henry Ford foi um dos pioneiros a reduzir esta jornada. Ele estipulou que os trabalhadores ficassem somente 8h por dia trabalhando. Seu lema era 8h de trabalho, 8h de lazer, 8h de descanso. Ao fazer isso, ele ainda aumentou o salrio dos trabalhadores e impulsionou a economia, porque agora o trabalhador tinha mais dinheiro e tempo pra gast-lo. Jogada de mestre!! Mas voc acha que todas as pessoas precisam de 8h para exercer suas atividades? o suficiente? Por muito tempo eu sempre tive em mente que no havia horas suficientes no dia! Era tanto trabalho que se o dia tivesse 800 horas eu teria atividade pra tudo isso. Ou seja, se eu tivesse 8h para me ocupar, eu preencheria s 8h. Se fossem 15h, ocuparia s 15h. Mas se numa emergncia eu precisasse sair 2h mais cedo e tinha que entregar um relatrio, por exemplo, sabe o que acontecia? Milagrosamente eu entregava! Isto est relacionado com a Lei de Parkinson. Esta Lei diz que uma tarefa aumentar de importncia (ou a sua percepo de) e de complexidade em relao ao tempo alocado para sua realizao. a mgica da urgncia! Se te pedissem algo para dali 24h, voc faria... mas se pedissem em 1h, voc tambm faria! A presso do tempo te fora a concentrar e focar na tarefa e a qualidade maior ou igual porque voc se concentrou naquela atividade somente. Da vem famosa frase "se quiser realizar uma tarefa de uma forma rpida, entregue-a a uma pessoa ocupada". Quantas vezes na faculdade eu tinha uma semana pra entregar um trabalho e, faltando algumas horas, eu comecei a fazer e entreguei com uma qualidade jamais vista por mim? Como o tempo era curto, eu focava somente naquela atividade e fazia com todo empenho. Isso trazia mais qualidade ao meu trabalho. Acho que isso j aconteceu com voc tambm n? A questo que quando o prazo diminui a percepo de importncia muito maior em relao a prazos maiores. Por exemplo, no inicio do semestre um professor d um trabalho aos alunos para ser entregue no final daquele semestre. Quem voc acha que vai deixar pra fazer na ltima semana? Todos, eu acho.

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Outro exemplo imposto de renda. Acho que 90% dos brasileiros entregam no penltimo ou no ltimo dia. o famoso "depois eu fao". Voc tem tempo, por isso a atividade no e to importante.. Ento aqui era hora de unir as duas Leis: a de Pareto e de Parkinson. Identifique as poucas tarefas crticas que contribuem para maior resultado e planeje realiz-las em num prazo de tempo bem curto e bem definido. Se voc no fizer isso, um monte de tarefas menores vo tomar seu tempo e vai chegar ao final do dia sem ter feito nada. Reforo que no estou falando para voc deixar pra ltima hora, e sim definir tempos curtos de realizao. Mesmo que voc tenha que entregar uma atividade daqui uma semana, coloque um prazo de algumas horas pra voc execut-la AGORA! Lembre-se, a maior parte dos esforos so inteis e o tempo desperdiado na proporo de sua abundncia. Bom, agora voc j tem a lista dos 20% de atividades que te trazem 80% dos resultados e definiu tempos curtos para realiz-las. J definimos "o que" e "quando". Vou falar do "como"! O italiano Francesco Cirillo estava na faculdade por volta da dcada de 90 e para otimizar o seu tempo de estudo e conseguir maior produtividade, pegou um relgio de cozinha em forma de tomate e marcou 25 minutos para seu estudo. Descansou por 3 a 5 minutos. Depois mais um perodo de estudo de 25 minutos e mais um de descanso. Assim seguiu por 4 perodos de estudo/descanso. Esta tcnica utilizada ficou conhecida como tcnica Pomodoro (tomate em italiano). Aqui o objetivo aprender esta tcnica e adaptar s suas atividades. Pode ser que uma atividade no demande 25 minutos, mas sim 15 ou at 45. No passe disso. Lembra que comentei que nosso corpo tem que alternar perodos de atividades e descanso? O conceito pilha se transforma na tcnica Pomodoro. Este conceito est relacionado como se o nosso corpo fosse uma pilha recarregvel, ou seja, a energia vai acabando conforme o uso e chega uma hora que voc tem que parar para recarregar a mesma coisa com o nosso crebro ele precisa de um perodo de descanso para conseguir trabalhar. Para mostrar alguns exemplos da tcnica de Pomodoro, vou explicar como fao com emails por exemplo. Eu defino alguns blocos de tempo para poder ler e-mails, responder
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e analis-los. Geralmente defino que eu vou ficar 25 minutos lendo e-mails, respondendo e analisando e durante cinco minutos eu vou l tomar um cafezinho, fazer alguma atividade que v descansar o meu crebro. Vou me desligar daquela atividade. volto, fico mais 25 minutose descanso mais 5 minutos. Ah, e no fao isso mais do que duas vezes ao dia. Com atividades fsicas esta tcnica tambm importante. Ajuda a recarregar o corpo por isso que os esportes de longa durao tm intervalos. Tirando alguns esportes como maratona que no cabe essa tcnica, geralmente tem um perodo de descanso para o corpo se recompor e recarregar as energias. Ler um livro uma atividade que se torna muito mais produtivaquando realizada em blocos de tempo para que o crebro consiga assimilar o que voc leu, processar, guardar e dar uma relaxada. Dai voc volta a ler o livro o seu crebro vai estar muito mais descansado e muito mais disposto a armazenar novas informaes. Agora vamos unir as 3 tcnicas e aumentar a produtividade. Utilize o Pareto (P) para listar 20% das atividades que te trazem 80% dos resultados. Com a lei de Parkinson (P), defina tempos curtos para realizao. Agora com a tcnica Pomodoro (P) realize as atividades em blocos de tempos menores alternando com blocos de descanso.

CREPE
Eliminar, Encarregar, Escrever & Especializar
Eliminar A pior coisa que tem quando estou focado em uma atividade ser interrompido. Quando isto acontece, perco o raciocnio, deixo passar o ponto que estava e at comprometo a entrega. Para resolver este problema, temos que evitar e eliminar estas interrupes que afetam nossa produtividade. Hoje o maior interruptor no mundo o e-mail, por isso voc deve limitar o recebimento e resposta. Eu lembro que recebia em mdia uns 200 emails por dia. Numa conta simples, se eu levar 15 segundos pra ler cada um, precisaria de 50 minutos do dia. Considerando um perodo de 8h de trabalho, 10% dele seria s pra ler e-mails. Eu disse somente ler, fora analisar e responder. Quanto desperdcio de tempo!!! Vou te ensinar como aumentar a produtividade com e-mails:
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O primeiro passo desabilitar os avisos. Tire os sons, popups e, se possvel, o envio/recebimento automtico. Leia e responda e-mails somente 2 vezes a dia. Os melhores horrios so 11h e 16h. Nunca faa isso no primeiro horrio, foque em atividades importantes e de pouco tempo de execuo.Isso pode parecer difcil (e at impossvel), mas te convido a fazer o teste por uma semana!

Para isso, crie um e-mail de resposta automtica para doutrinar seus contatos. Voc pode seguir o script que sigo: Ol, Estou nesse momento em um projeto importante e somente leio/respondo e-mails em 2 perodos, s 11h e s 16h. Se for realmente urgente (mas certifique-se que urgente, por favor), ligue no meu celular. Obrigado pela sua compreenso e at breve. Aqui voc j vai notar uma reduo drstica no nmero de e-mails. Isso porque as pessoas esto mal acostumadas a enviar qualquer tipo de e-mail para voc resolver. Como agora voc no vai resolver mais nada "urgente", as pessoas tendem a resolver os pequenos problemas. Caso voc no tenha um celular da empresa, deixe seu telefone comercial e coloque horrio em que voc pode atender (no mais do que 1h por dia!). Lembre-se, pea perdo, mas no pea permisso. Faa isso hoje mesmo!! Depois tente passar para uma vez ao dia. As urgncias tendem a no acontecer mais do que isso. Se algum te ligar, no deixe a conversa perder o foco. Eu geralmente atendo assim: Oi Fulano, eu estou ocupado agora, mas tenho 1 minuto para falar. Em que posso ajudar? Isso fora a pessoa a ser direta e concisa no assunto. Percebeu que estou utilizando a lei de Parkinson (dei 1 minuto pra pessoa falar). Outro passo muito importante aprender a recusar reunies. A no ser que seja uma reunio de deciso, no v. Se for indispensvel sua presena, pea uma pauta antes por e-mail (lembre-se que voc s l 2 vezes ao dia). Entre na reunio e avise que tem outro
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compromisso em 20min. Isso vai conduzir a reunio para ser mais eficiente (Parkinson de novo). Caso queira recusar uma reunio e amenizar qualquer conflito, use a ttica de crianas: "S desta vez".... Lembro que toda vez que eu queria algo dos meus pais ou no queria fazer alguma coisa, eu falava: "Ah me, s desta vez...". Pronto, novo padro estabelecido. Use e abuse desta ttica! Funcionou at hoje, no?!? Defina blocos de tempo pra fazer as atividades. Ou seja, naquele horrio de ler email, somente leia email. Quando for fazer uma relatrio, somente faa isso! Lembro que eu tinha 3 relatrios semanais pra fazer e um era complementar do outro, ou seja, tinham que ser feitos na sequncia. Tinha o costume de fazer um na quarta, outro na quinta e o ltimo na sexta. Na quinta, quando ia fazer o segundo relatrio, perdia um tempo revendo o primeiro pra lembrar de todos os dados e a sequencia de raciocnio. No preciso dizer que no terceiro dia perdia mais tempo revisando os outros dois do que propriamente fazendo o terceiro n. Por fim, comecei a fazer os 3 no mesmo dia e na sequncia (lgico que utilizando os 3 Ps). Bingo, produtividade (e qualidade) a mil. Eliminado as atividades e tarefas suprfluas, agora hora de saber o que fazer com aquelas atividades que so essenciais, mas no so importantes.

Encarregar Eu trabalhei por mais de 10 anos na rea de Compras e o que mais me irritava (porque no agregava), era preencher o pedido de compras com as informaes que eu j havia negociado. uma atividade muito importante pra Compras, pois o momento em que voc firma o compromisso de compra e venda. Mas no mbito de resultado, isso no agrega em nada. Por isso terceirizamos. Colocamos uma empresa pra fazer toda a parte burocrtica como envio de e-mails pra fornecedores, pedidos de compras, equalizaes, etc. Eu somente gerenciava! Meu tempo ficou focado em resultado, ou seja, me dediquei s estratgias de sourcing, que o "core" do comprador. Novamente, a produtividade aumentou e os ganhos mais do que duplicaram! Aqui voc deve identificar as tarefas que devem ser feitas, mas no necessariamente por voc. Que tarefas voc pode pedir a outro departamento? Quais devem vir prontas de
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outras reas? Note que aqui no estamos eliminando as tarefas, somente encarregando a outros. Voc deve focar no que realmente traz resultado e deixar de lado aquilo que no vai agregar. Delegue ou terceirize a folha de pagamento, a gerao de indicadores, as horas de desenvolvimento de sistemas e at o cafezinho! Mas aqui cabe um cuidado! As tarefas que voc delega devem ser bem definidas com procedimentos e prazos (lembre-se da Lei de Parkinson, coloque prazos agressivos, mas plausveis). Lembre-se que as atividades devem ser eficientes com foco na eficcia!!! Se no for bem definida, o que voc contratou para multiplicar o resultado pode multiplicar os problemas! Delegue ou terceirize sempre que possvel com uma empresa ou departamento. Se voc terceirizar com uma pessoa, corre o risco de ela deixar de fazer a atividade e esta voltar pra voc. Ordene as atividades por importncia, seno voc corre o risco de deixarem de lado o que no pode. Defina as prioridades. Terceirizar um pouco complicado, quando voc passa essa atividade para ser executada por outra pessoa isso tem que estar bem definido porque s vezes a atividade muito simples e clara para voc, mas para outra pessoa talvez no, ento voc tem que deixar bem claro para ela o que eficaz, onde voc quer que ela chegue, quais so os passos para ela ser eficiente, como ela tem que fazer essa atividade, em um menor tempo Outros exemplos de coisas que d para automatizar: Pagamento de contas, voc no precisa pegar contas com vencimentos diferentes e toda vez ir ao banco, voc pode programar um pagamento de contas na internet em dbito automtico. Atividades burocrticas, automatize ou terceirize, tente no realizar essas atividades que no agregam em nada pra voc, mas so importantes. O mesmo vale para atividades operacionais. Lembre-se, elimine algumas atividades antes de terceirizar, isso fundamental. Bom, neste ponto voc j Eliminou algumas atividades desimportantes, Encarregou o que no traz valor mas tem que ser feito e, por fim, sobraram as atividades que voc deve realmente fazer. Agora hora de Escrever.

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Escrever Tudo aquilo que voc definiu como meta, como objetivos e as atividades que voc vai fazer para chegar nesses objetivos, escreva, porque escrever gera compromisso. Todo compromisso firmado e escrito respeitado! Um contrato de imvel o papel que te d poder sobre aquele bem. A mesma coisa na escola, o que voc escreveu define a sua nota. Cheque um compromisso de valor assinado e respeitado. As metas da empresa so sempre escritas! Ou seja, o compromisso da escrita respeitado no mundo todo, independente de lngua, crena ou costume. Quando ns escrevemos o compromisso ou uma meta, intuitivamente acionamos o gatilho mental do compromisso social. Voc se fora a cumprir aquilo que est escrito. assim com contratos e compromissos escritos. E escreva em locais que pessoas possam ver, assim o seu subconsciente vai forar ainda mais a cumprir o prometido. Abuse desta dica!!

Especializar Voc j definiu as 20% das atividades que geram resultados, ou seja, 80% dessas atividades voc no vai Eliminar ou Encarregar, certo? Agora voc ter um tempo para se especializar no que faz. Lembra de quando falei sobre conhecer seus pontos fortes? neles que voc vai atacar aqui e nesse momento. Mas sempre surge dvida: cursos de curta ou longa durao? O que compensa mais hoje, fazer um MBA de dois ou trs anos ou fazer 5 cursos especializados, aqueles de duas semanas, de um ms? O que vale mais, o diploma ou o conhecimento? Na minha opinio, diploma hoje em dia menos valioso que conhecimento. Aprenda o mximo que voc puder. Eu j participei de muitas entrevistas e sei que uma boa faculdade no currculo pode ser um diferencial para ser chamado para a entrevista, mas no para a escolha do candidato. J vi muitas pessoas com as melhores faculdades no currculo ficar desempregadas por meses e at anos. Talvez o conhecimento seja mais importante do que um diploma. Para isso existem algumas tcnicas de aprendizado rpido.
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Lembra que eu falei no incio que precisamos alternar perodos de atividades e descanso (conceito Pilha e Pomodoro)? Pois , no estudo e aprendizado tambm precisamos fazer isso. Quando eu vou aprender um assunto, eu fao anotaes em palavras chaves. No frases, apenas palavras. Aps este perodo de consumo do contedo, eu reviso as palavras chaves e associo uma figura. Isso me fora a fixar o contedo. Tambm separo os assuntos por cores. Tudo isso em forma de mapa mental. Este trabalho todo compensado pelo tempo de aprendizado e fixao. Reviso este material mais 2x com espao de 1 dia e 1 semana. Pronto, contedo fixado! Os cursos curtos tem a vantagem de ser mais rpidos e so testes de aprendizado, ou seja, tudo que voc aprendeu nesse curso curto voc consegue aplicar muito mais fcil, o que o curso de longa durao no te oferece j que em mdia so necessrios dois anos para aprender uma matria ou uma tcnica e, at voc conseguir aprender, j passou muito tempo. No curso de curta durao no, voc tem um tempo menor e consegue aplicar, alm do custo geralmente ser mais baixo, salvo algumas excees. Os cursos via web vm crescendo muito no Brasil, mas ainda temos a cultura que se na web no to bom, no importante. Mas isso coisa do passado e os cursos on line podem ser muito teis e produtivos. Podem ser feitos atravs de vdeo aulas, e-books ou artigos. Muitas vezes voc l um artigo e a percepo de importncia muito maior do que em uma matria de longa durao dada na faculdade por exemplo. Ento muito importante sempre se especializar e buscar contedo atravs da web porque rpido (como o tempo menor -Pomodoro- a percepo de importncia aumenta -Parkinson-). Eu j fiz ps, MBA, mas garanto que aprendi muito mais com cursos de curta durao. Primeiro que como o tempo curto (Parkinson), o foco do curso em cima de resultados, deixando coisas que no agregam de lado (Pareto). Diploma importante, mas no mais o diferencial. J vi pessoas com diplomas renomados perderem vagas para pessoas com diplomas de faculdades menores, somente pelo conhecimento e desenvoltura. Aprenda a falar em pblico, a perder a timidez e, principalmente, ser conciso. Quando voc for se vender ou vender seu resultado, voc tem menos de 1min pra convencer seus superiores que aquele projeto deu certo ou que voc merece aumento. Treine o papo de elevador.

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RESUMO
Finalizamos aqui a parte da metodologia CREPE. Para resumir, voc tem que Conhecer onde voc est, deve Redefinir para onde quer ir, determina a sua meta, seu objetivo. Para alcanar seu objetivo, voc tem que ser Eficiente, com foco na Eficcia, ou seja, voc tem que ir direo daquele objetivo deixando de lado o que no vai levar voc ao ponto final. Para isso deve utilizar as 3 tcnicas aprendidas: Pareto, Parkinson e Pomodoro. Nelas voc define as poucas atividades que trazem resultados, reduz o tempo de execuo e trabalha com intervalos de atividades e descanso. As outras atividades que no trazem resultado e no so importantes voc deve Eliminar. Para aquelas atividades que no trazem resultados mas devem ser feitas, voc tem que Encarregar. Com as metas em mo e as atividades a serem executadas, deve Escrever par que isso vire um compromisso. Com tempo de sobra, voc deve se Especializar nos seus pontos fortes. Como dica, vou falar de algumas ferramentas que so boas para voc utilizar e que contribuem para o aumento da sua produtividade. Algumas ferramentas so manuais e outras eletrnicas.

Ferramentas Manuais Ferramentas para Produtividade: Caderno - sempre bom escrever o que voc est fazendo para depois reler o que foi dito em uma reunio, o que foi acordado ou firmado como compromisso. Para isso eu utilizo um caderno. Post-it - excelente para guardar recados rpidos e importantes.

Ferramentas para Conhecimento: Espinha de peixe - que uma ferramenta muito parecida com Pareto, voc define as causas e a raiz daquele problema. Kaizen - uma tcnica japonesa para otimizar processos principalmente para identificar problemas e tomar aes rpidas e eliminar esses problemas. Lean Six Sigma - o Lean mais voltado para a parte de produtividade, de tempo, e o Six Sigma de qualidade, fazer uma atividade em menos tempo com mais qualidade.
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Ferramentas Eletrnicas Ferramentas para Produtividade: Aplicativos para celular - existem aplicativos muito eficazes como o Evernote para anotar informaes, recados, e at para escrever alguns textos. Google Drive - eficiente para armazenar todos os documentos, planilhas e possvel acess-los de qualquer lugar. Google Alerts - pode ser configurado para que voc receba alerta de noticias novas relacionadas a determinado tema (pr-definido pelo usurio). Mindmeister - o site utilizado para fazer mapa mental.

Ferramentas para Conhecimento: Teste de personalidade e teste vocacional - voc encontra ao fazer um coaching. Na internet existem alguns disponveis, mas nunca testei. Cursos online - a maneira mais rpida e acessvel de obter conhecimento, pode ser acessado de qualquer lugar. PDK Consultoria - atravs do site www.pdkconsultoria.com.br pode tirar dvidas, ter acesso a vdeos, dicas de produtividade, treinamentos e cursos para conseguir uma produtividade maior, melhores resultados e novas oportunidades profissionais e pessoais.

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