CURSO: SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES

UCSM -Ing.Industrial

MODELO DE PROCEDIMIENTO TEMA 4.2: ANALISIS Y DISEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRABAJO
CASO No. 1 REPOSICIN DEL FONDO FIJO. - Caso de Estudio (*)
Encargado del fondo fijo: 1. Remite a Contabilidad, en los perodos establecidos o cuando el efectivo baje a un limite prefijado, todos comprobantes que avalan los pagos realizados y el duplicado de la planilla de caja egresos, en la que consta la fecha de los mismos, el nombre del beneficiario, el concepto y el monto de cada pago. Retiene el original de la planilla. Contabilidad: 2. Controla los importes pagados, las autorizaciones, conceptos, etc. 3. Si esta conforme confecciona una orden de pago por duplicado enviando a Tesorera el original. 4. Remite el resto de la documentacin ( comprobantes y duplicados de la planilla de caja egresos y de la orden de pago) a Gerencia Administrativa. Tesorera: 5. Emite el cheque basndose en el original de la orden de pago. Coloca en la orden de pago el nmero de cheque y el nombre del banco contra el que se gira. 6. Enva ambos documentos a la Gerencia Administrativa. Gerencia Administrativa: 7. Controla toda la documentacin ( comprobantes, duplicado de la planilla de caja y de la orden de pago de Contabilidad y el original de la orden de pago junto con el cheque de Tesorera). 8. Si esta conforme, el Gerente coloca al cheque la segunda firma y lo envia al encargado del Fondo Fijo. Remite el resto de la documentacin a Contabilidad. Contabilidad: 9. Con los comprobantes de pago hace las anotaciones en las cuentas analticas de gastos y en la orden de pago asienta el crdito al Banco. 10. Efectuados los registros archiva definitivamente la documentacin. Encargado Fondo Fijo: 11. Cobra el cheque. Con esto queda repuesto el fondo Conserva el original de la planilla de caja egresos.

Con esta informacin srvase preparar lo siguiente:

1.- Descripcin del procedimiento 2.- Flujo grama de la situacin actual 3.- Anlisis 4.- Descripcin del procedimiento propuesto. 5.- Flujo grama propuesto

1 Ing.Walter Deza , docente del curso

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UCSM -Ing.Industrial

1.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: SITUACIN ACTUAL DESCRIPCIN

1.1 ENCARGADO DEL FONDO FIJO.1
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1.- Verifica si el fondo fijo esta en su nivel de reposicin o si se encuentra Si es afirmativo se procede a continuar 2.- Retira del archivo los Comprobantes de pago 3.- Prepara las Planillas cajas egresos en original y una copia en base a losComprobantes de pago 4.- Remite a Contabilidad el duplicado de la Planilla Cajas Egresos y los Comprobantes de pago. 5.- Archiva el original de la Planilla Cajas Egresos

1 1

1.2 CONTABILIDAD.1

6.- Realiza en control de los importes pagados por sus respectivas autorizaciones y conceptos. 7. - Elabora la Orden de pago en original y duplicado 8.- Enva la original de laOrden de pago a Tesorera y remite el resto de la documentacin a Gerencia Administrativa, los siguientes: - Duplicado de la Orden de pago - Duplicado de la Planilla Caja Egresos - Comprobantes de pago

1.3 TESORERIA: 3 4
11.- Remite original de la Orden de pago y el cheque a la Gerencia Administrativa. 9.- Prepara el Cheque, coloca el nmero y nombre del Banco que se 10.- Coloca el nmero de cheque en la Orden de pago gira.

1.4 GERENCIA ADMINISTRATIVA 3 5

14.- Enva el cheque al Encargado del Fondo fijo y remite el resto de la documentacin a Contabilidad, lo siguiente: - Los comprobantes de pago - El duplicado de la Orden de Pago - El duplicado de la Planilla Cajas Egresos 12.- Verifica toda la documentacin enviada de Contabilidad y Tesorera. 13.- Si esta conforme, el Gerente coloca en el cheque la segunda firma.

1.5 CONTABILIDAD 6 7
15.- Recepciona los comprobantes de pagos y la orden de pago enviados por la Gerencia Administrativa. 16.- Con la planilla caja egresos y los comprobantes de pago hace las anotaciones en la cuenta analtica de Gastos y en la orden de pago asienta el crdito al Banco.

2 Ing.Walter Deza , docente del curso

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17.- Efectuados los registros, archiva definitivamente la documentacin.

1.6 ENCARGADO DE FONDO FIJO: 8 9

18.- Procede a cobrar el cheque en el Banco y con el dinero en efectivo, queda repuesto el fondo. 19.- Guarda dinero en caja

3.- ANLISIS: OBSERVACIONES:

3.1 ENCARGADO DEL FONDO FIJO
No indica el monto para realizar la reposicin y/ o el perodo establecido. Porque se tiene que archivar la original de la planilla Caja Egresos. El nombre apropiado es rendicin del fondo fijo en vez de planilla de cajas.

3.2 CONTABILIDAD.Se debe tener en cuenta solo en Contabilidad se registra operaciones, no se debe realizar trabajos operativos, en consecuencia ninguna de las actividades anteriores deben realizarse en el rea de Contabilidad.

3.3 TESORERIA.Se nota que en el rea de Tesorera realiza el trabajo una sola persona, de all se desprende que es necesario proponer otra persona que haga la labor de asistente de Tesorera. Tampoco menciona en que momento se coloca la primer firma, en este caso el Tesorero ser el encargado.

3.4 GERENCIA ADMINISTRATIVA.El gerente porque tiene que revisar la documentacin antes de firmar, as mismo se debe e enviar una copia de orden de pago al Encargado del Fondo Fijo para llevar un mejor control.

4.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.SITUACIN PROPUESTA

4.1 ENCARGADO DEL FONDO FIJO: 1 1
1.- Verifica si el fondo fijo se encuentra en su nivel de reposicin al valor de venta de 1/8 x 30; o si esta dentro de los 15 das del perodo establecido. Si es conforme a los niveles se procede a continuar. 2.- Retira del archivo los comprobantes de pago

3 Ing.Walter Deza , docente del curso

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3.- Prepara rendicin del fondo fijo en original y copia, en base a los comprobantes de pago. 4.- Remite al Asistente del Tesorero el original de la rendicin del fondo fijo y los comprobantes de pago. 5.- Archiva la copia de la rendicin del fondo fijo.

4.2 ASISTENTE DE TESORERIA.2 2

6.- Realiza el control de los importes pagados con sus respectivas autorizaciones y conceptos, si es conforme confecciona la orden de pago. 7.- Elabora la Orden de pago por duplicado enviando al Tesorero la original. 8.- Remite el resto de la documentacin ( comprobantes de pago y copia de la orden de pago) a la Gerencia Administrativa. 9.- Archiva la original de la Rendicin del fondo fijo

4.3 TESORERO.3 4 5
10.-Emite el cheque basndose en la original de la orden de pago 11.- Coloca en la orden de pago el nmero de cheque y el nombre del Banco que se gira. 12.- Coloca el tesorero la primera firma al cheque y lo enva a Gerencia Administrativa. 13.- Remite a Gerencia Administrativa la original de la orden de pago y el cheque.

4.4 GERENCIA ADMINISTRATIVA.6

14.- Coloca la segunda firma al cheque 15.- Remite a Encargado del Fondo Fijo el cheque y original de la orden de pago y el resto de la documentacin a Contabilidad, .o siguiente: - Los comprobantes de pago - La copia de orden de pago

4.5 CONTABILIDAD.7 3
16.- Con los comprobantes de pago hace las anotaciones en las cuentas analticas de gastos y en la orden de pago asienta el crdito al Banco. 17.- Archiva definitivamente la documentacin.

4.6 ENCARGADO DE FONDO FIJO.8

18.- Procede a cobrar el cheque en el Banco y con el dinero en efectivo queda repuesto el fondo. 19.- Guarda el dinero en caja.

2 4 Ing.Walter Deza , docente del curso