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ARCHIVO
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OFICINA
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Genius es un concepto totalmente innovador. Una plataforma nica para toda la oficina, donde el
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El archivo en la oficina no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orien-
taciones prcticas sobre cmo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como
exposicin de dos casos prcticos, este libro est orientado sobre todo a las pequeas y
medianas empresas, y esperamos que sea de utilidad para todas las personas que trabajan
en sus oficinas.
La creacin de normas o pautas para la organizacin de un sistema archivstico evita la
prdida de documentos; facilita su organizacin y rpida localizacin; incrementa la produc-
tividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas a invertir ms tiempo del necesario
en la recuperacin de informacin mal clasificada; y aprovecha al mximo el espacio desti-
nado a conservar la documentacin de una empresa, lo que se traduce en una reduccin de
costes significativa.
Como veremos en este libro, para lograr estos objetivos tan importante es el tratamien-
to de los documentos, conservando slo los necesarios, clasificndolos y ordenndolos,
como la gestin adecuada de los tres archivos de la oficina y el uso correcto de los elemen-
tos de archivo y del mobiliario.
El archivo en la oficina es el quinto libro que hemos editado. Uno de los aspectos ms
atractivos de su publicacin ha sido la eleccin del tema, puesto que han sido los propios
lectores de los libros anteriores de Ediciones Ofita quienes nos han sugerido la idea de expli-
car un sistema de archivo, que resulte sencillo y prctico para las empresas.
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PRESENTACION
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Su ordenacin por materias, es decir, pegar un rtulo que indique stas, nos permite, en
primer lugar, colocar adecuadamente un libro cuando llega al departamento. Igualmente nos
permite que si una persona quiere ver qu libros existen sobre una materia determinada
puede mirarlo directamente en su estantera.
En sntesis, cuando llega un nuevo libro:
- Determinamos su colocacin, en el lugar que le corresponda segn la materia, y den-
tro de la estantera de esta materia, por orden alfabtico.
- Se abren las tres fichas (anteriormente descritas) para su posterior recuperacin, donde
se registra dnde est ubicado, y se identifica el lomo del libro con el mismo registro.
Este sistema es vlido para todos aquellos documentos encuadernados. En el caso de
estudios, investigaciones, recortes de prensa, etc. sera vlida la identificacin expuesta de
las estanteras, por nmeros y materias. La nica diferencia es que cada documento se
introducir en carpetas AZ o en cajas de archivo (cada una de stas contiene varios docu-
mentos, a fin de ahorrar espacio).
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Veamos un ejemplo:
Nos llega un estudio realizado por la Universidad de Yale sobre el diseo europeo, del
profesor Paul Smith.
De la estantera, cogemos la ltima carpeta con la inscripcin DISEO, y vemos qu
nmero tiene el ltimo documento que contiene. Le asignamos el nmero siguiente al docu-
mento de la Universidad de Yale (por ejemplo, el 26).
En el documento anotamos:
2 - DISEO 4- 26
- 2: nos indica en qu estantera est ubicado.
- DISEO: nos expresa que es una carpeta con estudios sobre DISEO.
- 4: que es la carpeta de diseo n 4.
- 26: que dentro de esa carpeta, es el estudio n 26.
Para su posterior localizacin, abrimos, como en el ejemplo de los libros, tres fichas: por
autor, por ttulo y por materias, y en cada ficha anotamos lo mismo que en el documento, lo
que nos indica dnde se encuentra.
Ejemplo de ficha por materias:
2-DISEO 4-26 DISEO
Estudio sobre el diseo europeo / por Paul Smith - Yale,
1996
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En varias ocasiones hemos citado diferentes trminos como carpetas, cajas de archivo,
etc. Estos elementos constituyen lo que se denomina la instalacin fsica de los documen-
tos, es decir, en qu contenedores se guardan.
Este es un tema importante en la creacin de un sistema de archivo, puesto que el
empleo de material y mobiliario adaptados a las necesidades es fundamental para archivar
y recuperar los documentos con rapidez. En este sentido, hay estudios que demuestran el
ahorro de tiempo que se obtiene al archivar documentos en determinadas carpetas. Por
ejemplo, se tarda muchsimo menos tiempo en hacerlo en una carpeta sin dispositivo de cie-
rre que en una que s lo tenga.
En este apartado analizaremos los soportes de los documentos, el material de archivo y
el mobiliario.
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LA INSTALACION FISICA DE
LOS DOCUMENTOS
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5.1. SOPORTES
Los documentos se producen sobre diferentes soportes. En la antigedad se utilizaron
tablas de arcilla, papiro, metales, pergaminos, etc. El uso del papel se generaliz a partir del
S. XV. En la actualidad, ste se compagina con otros soportes como el microfilm, los discos,
disquetes, etc. Por cuestiones de espacio, nos es imposible narrar la historia de todos los
soportes, pero s vamos a recordar algunos.
Alo largo de la historia, y antes de la aparicin del papel, encontramos soportes muy
curiosos para comunicar mensajes, como la utilizacin de objetos. Tenemos, por ejemplo, los
bastones mensajeros de los aborgenes australianos, incisos con marcas, estras o mues-
cas, o las habichuelas marcadas con puntos que datan de la cultura preincaica de Per.
Diferentes soportes han sido utilizados para contabilizar, para enviar mensajes, para
conservar registros genealgicos o para narrar historias importantes y leyendas, como es el
caso de los postes totmicos norteamericanos.
Al correr de los tiempos han sido utilizados todas las clases de materiales imaginables:
piedra, madera, bamb, caparazones de tortuga, metal, pieles animales, hojas, cermica,
marfil, cera, huesos, cortezas de rbol, etc. Algunos, lamentablemente, fcilmente perece-
deros, como las hojas. Otros, en cambio, con la ventaja de ser casi indestructibles, como la
piedra. En Egipto y Mesopotamia, por ejemplo, las inscripciones en piedra se remontan al
cuarto milenio a.C. Todas las grandes civilizaciones del mundo antiguo, Asia, la Roma
Imperial... la utilizaron.
Tambin el metal garantiza la duracin. En la India y partes de Asia ciertos documentos
legales se grababan en planchas de bronce, al igual que se inscriban en este material las
leyes romanas. Tambin se utilizaron metales ms preciados y caros, como el oro y la plata,
por ejemplo, para demostrar respeto. La seda tambin resultaba cara, pero se utiliz en la
poca del Han oriental para cartas, documentos oficiales, etc., por citar un caso.
En huesos, por ejemplo, se registraron algunos de los ms antiguos testimonios de escri-
tura china, al igual que se utilizaron en otras partes de Asia y frica. Los mayas, asimismo, los
utilizaron con mucha frecuencia, e incluso se conservan versos del Corn en este soporte.
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Un material muy comn fue la madera, desde inscripciones egipcias en sarcfagos y
estatuas hasta aplicaciones mucho ms recientes como las pizarras escolares.
Algunos de estos soportes deban ser tratados antes de su utilizacin. Por ejemplo, grie-
gos y romanos enceraban sus tabletas de escritura. Los mayas y aztecas trataban la corte-
za con una capa de barniz blanco. De comienzos de la era cristiana tambin encontramos
fragmentos de obras budistas sobre corteza de abedul, pulimentada y aceitada. Tambin se
trataban las pieles, en algunos casos para convertirlas en cuero. Los documentos en cuero
ms antiguos proceden del antiguo Egipto (ca. 2500 a.C.).
Ms familiares nos resultan la arcilla, el papiro y el pergamino. Las tabletas de arcilla
fueron utilizadas durante miles de aos. Su formato ms comn era el cilindro de varias
caras y el ladrillo oblongo con caras convexas. Curiosamente, en la antigedad se guar-
daban en bibliotecas, donde se ordenaban en estantes.
Del papiro, por su parte, se ha encontrado un rollo que data de la poca 3100-2890 a.C.
Durante ms de 4000 aos fue muy utilizado.
Por ltimo, el trmino pergamino se deriva de la ciudad de Prgamo, en Asia Menor,
donde apareci este material (197-158 a.C.). El pergamino no se utiliz ni en la India, ni en
Asia sudoriental ni en el Lejano Oriente porque tanto los hindes como los budistas recha-
zaban la idea de escribir sus textos sagrados sobre la piel de animales sacrificados.
En Europa el pergamino fue el material ms comn hasta bien avanzada la Edad Media,
cuando fue sustituido por el papel (los rabes comenzaron a usar el papel antes, en el S. IX).
Se cree que la invencin del papel, que segn diversas fuentes procede de China, fue el
desarrollo de un proceso evolutivo basado en parte en la fabricacin del papel de seda. Los
fragmentos ms antiguos de papel que se conservan datan del siglo II d.C. Era una mezcla
de trapos, morera, laurel y csped chino. Lleg a Europa mil aos despus. Fue en el siglo
XIX cuando se introdujo la madera como sustituto de los trapos.
La sociedad se convirti en una sociedad de papel, pero la aparicin de nuevos soportes
(vdeo, discos, microfilm, etc.) marca una nueva era en el almacenamiento de la informacin.
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5.2. MATERIAL DE ARCHIVO
Dividimos este epgrafe en tres apartados: elementos auxiliares, contenedores y
mobiliario.
ELEMENTOS AUXILIARES
Es el material que ayuda en el proceso de la organizacin de los documentos.
Etiquetas adhesivas mviles.Son los conocidos Post-it y las banderitas (esa etiqueta
adhesiva de pequeo tamao, que tiene una parte transparente y otra de color). Pueden ser-
virnos para hacer una primera clasificacin aplicndolas en las carpetas o a los documentos,
pero deben retirarse antes de su archivo, puesto que el pegamento puede daar el papel.
Etiquetas adhesivas fijas. Estn indicadas para su colocacin en las cajas y carpetas
de archivo como indicadores de su contenido. Gracias a su diversidad de tamaos y colores,
pueden diferenciar a simple vista diversos contenidos. Por ejemplo, se pueden usar etique-
tas de un color para documentos administrativos y de otro para folletos.
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ndices.Tienen las letras del alfabeto en sus pestaas.
Separadores. Tienen espacios en blanco para insertar el texto que se desee.
Preferiblemente se usarn ms los de cartn que los de plstico; asimismo se recomienda
los de hoja completa en lugar de los fraccionados.
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Bandejas clasificadoras.Sirven para depositar sobre ellas documentos en trmite. No
tienen que convertirse en un almacn donde todo tenga cabida, ni mezclar en ellas docu-
mentos de diversa ndole. Una para cada cosa.
CONTENEDORES DE LOS DOCUMENTOS
Camisas, carpetillas. Son las cubiertas que se utilizan para la proteccin e individua-
lizacin de los documentos, y son adems los elementos que identifican cada documento. Si
la cubierta es de papel, se denomina camisa, y si es de cartulina, carpetilla. Se deben em-
plear siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Se emplean (las de papel)
cuando se necesita crear varios apartados en los expedientes; y para proteccin de los docu-
mentos que forman un expediente, las de cartulina. Dependiendo del grosor del expediente,
se elige el tamao de la carpetilla, y si llevan fuelle o no.
Adems se recomienda que lleven solapas para que los documentos no se deslicen.
Se evitarn los mtodos tradicionales de sujecin (como ciertos elementos metlicos),
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que estropean los documentos, porque obligan a taladrarlos y porque se oxidan y man-
chan el papel.
Como se presentan en varios colores, pero no son tantos como para abarcar todos los
tipos documentales, cuando se utilizan los colores para diferenciarlos, deben ser siempre los
mismos (para cada tipo) y en toda la oficina.
Los expedientes se deben archivar con la parte abierta hacia abajo -cuando las carpeti-
llas lleven pestaas- para individualizarlos en las carpetas suspendidas.
Clasificadores. Son las carpetas de anillas o archivadores AZ. Posibilitan ordenar los
documentos por medio de separadores y utilizar carpetas de diferente color para segn qu
documentos. Ahora bien, si no estn llenas se desaprovecha espacio y adems obligan a
perforar las hojas.
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Estas carpetas estn indicadas para la conservacin de documentos en el archivo
departamental. Se recomienda el uso de carpetas de tamao folio. Asimismo, deben estar
plastificadas, con cantos y orificios reforzados y su etiqueta debe ser extrable.
Dentro de estos clasificadores hay dos variantes: los llamados conjuntos de clasifica-
dores y el conjunto de cuatro casetes. Los primeros llevan un mecanismo de fijacin por
presin. Los segundos, estn formados por varias carpetas introducidas en una especie
de caja abierta. Pueden servir, por ejemplo, para archivar documentacin informativa:
folletos, catlogos, etc.
Cajas de archivo. El sistema ms difundido son las cajas de cartn que vienen des-
montadas, que adems resultan muy econmicas. Deben emplearse slo para conservar
documentos ya sin vigencia. Por lo tanto, muy apropiadas para los archivos corporativos, y
no para el del puesto. La pestaa o lengeta debe ser de 5 cm como mnimo para que no se
abra con facilidad. Es preferible que la caja sea de cartn (fuerte y resistente), pues los docu-
mentos archivados en plstico se deterioran y producen mal olor. Asimismo, para que los
documentos se doblen lo menos posible, se recomienda que la caja se apoye por su parte
ms larga.
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Carpetas suspendidas o colgantes. Es el sistema especialmente recomendado para
el archivo del puesto. Su tamao habitual es DIN A4: 33 cm de ancho, y Folio: 36,5 cm de
ancho.
Son carpetas de cartulina que llevan unos ganchos para su suspensin y se deslizan por
unas guas incorporadas al mobiliario.
Caractersticas:
- La carpeta se utiliza como contenedor de 1 o varios expedientes.
- La propia carpeta es la cubierta del expediente. Tienen un espacio para escribir la
fecha, el nmero de orden y la relacin del contenido.
- Suelen llevar pestaas que impiden que los documentos se caigan.
- Puede llevar visor incorporado o ste se coloca posteriormente. Se recomienda la pri-
mera opcin, puesto que as se impide que caiga y se pierda en el mueble. Los viso-
res deben ser grandes y de lupa para una correcta lectura de su contenido.
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- En funcin del archivador empleado, las carpetas pueden ser de visibilidad horizontal
o vertical.
Segn el grosor de los expedientes, habr que elegir la carpeta adecuada: la cartulina
simple doblada por la mitad, o una con un lomo de 2 cm, etc.
Estas carpetas nos permiten adems jugar con el color. Podemos, por ejemplo, en un
cajn ordenar los expedientes cronolgicamente y utilizar carpetas o visores de diferente
color segn el asunto del que traten.
Casetes para carpetillas
Son unos recipientes de plstico en los que se introducen los expedientes en forma ver-
tical. Se colocan sobre los estantes, y tienen un visor donde se inserta una cartulina con la
descripcin del contenido.
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MOBILIARIO
En primer lugar, sealar que tanto el mobiliario como el resto del material de archivo
deben reunir las siguientes condiciones:
- Accesibilidad. El acceso a los documentos tiene que ser cmodo y rpido. Por ejemplo,
el mueble archivador tiene que estar en el puesto de trabajo.
- Rpida identificacin de los documentos; es decir, tienen que tener un espacio que per-
mita describir los documentos.
- Extensibilidad. Mobiliario pensado para un posible crecimiento del archivo.
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- Buena conservacin de documentos. Velar para que los materiales sean los apropia-
dos para la conservacin. La documentacin debe conservarse de acuerdo con las condi-
ciones ambientales idneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de soportes (mag-
nticos, papel, etc.).
- Buena relacin calidad/precio. El mobiliario debe ser resistente para soportar un uso
frecuente, pero esto no quiere decir que deba ofrecer un aspecto duro y oscuro. Aunque
debe primar la funcionalidad, no hay que olvidar el impacto psicolgico positivo que puede
ejercer un aspecto agradable.
- Que optimice el espacio, es decir, que facilite su mximo aprovechamiento.
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Desde el portacarpetas extrable hasta el archivo compacto de gran capacidad, se puede
encontrar en el mercado toda una gama de elementos de archivo, de entre los cuales habr
que seleccionar el que ms convenga en cada caso, en funcin de las necesidades de cada
usuario o grupo de personas, del tipo de contenedor, de la frecuencia de acceso a la infor-
macin, del volumen y naturaleza de la misma, etc.
Mini archivadores de sobremesa
Son archivadores de pequeo tamao que se utilizan de sobremesa y que pueden ser
trasladados fcilmente. Es slo un archivo provisional que sirve, por ejemplo, para hacer una
primera ordenacin de documentos y para el archivo de catlogos, folletos, etc.
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MOBILIARIO -
SISTEMAS DE ARCHIVO
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Portacarpetas extrable
Soporte extrable para un reducido nmero de carpetas colgantes (entre 10 y 15), y dota-
do generalmente de una bandeja portalpices. Con frecuencia resuelve las necesidades de
un puesto de trabajo en la oficina, donde la privacidad de los documentos de uso ms fre-
cuente no sea importante. Para la mayora de los usuarios es suficiente la capacidad de este
tipo de archivo.
Bloque personal
Es un bloque de cajones de una altura que ronda los 90 centmetros, dotado de ruedas
para su transporte y cerradura para proteger la privacidad de sus compartimentos.
Generalmente est dotado de una gaveta extrable para carpetas suspendidas y com-
partimentos diversos para la colocacin de carpetas AZ, libros u objetos ms personales,
como pueden ser un portalpices, un ordenador porttil o un bolso de mano.
Este tipo de archivo suele ser utilizado en las oficinas no territoriales, es decir, aquellas
en las que los usuarios no tienen un puesto de trabajo fsico exclusivo sino que cada da que
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acuden a una oficina se les asigna un puesto segn su necesidad y la disponibilidad. Por lo
tanto, un mismo espacio de trabajo puede ser compartido por diferentes personas en distin-
tos horarios y/o das. Suele darse en empresas en las que los empleados trabajan tanto en
las propias instalaciones de la compaa, como en las oficinas de sus clientes o en sus pro-
pios domicilios.
Todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: bol-
grafos, agendas, documentos, objetos personales, etc., que deben guardarse en un lugar
propio y privado. Para ello se dota a cada persona de un bloque personal que se aparca
formando bateras en lugares destinados a tal efecto.
Cada bloque se marca con el nombre de su usuario, y con frecuencia disponen de
una ranura buzn donde se puede depositar la documentacin confidencial destinada a
su propietario.
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Mdulos auxiliares
Cumplen la misma funcin que los armarios bajos, con la particularidad de que suelen
estar dotados de ruedas para que el usuario los ajuste a la posicin idnea, bien para usar
su tapa como superficie auxiliar o plano de descarga, o bien para que el acceso a los docu-
mentos u objetos que contiene sea lo ms cmodo posible.
Pueden ser abiertos o cerrados, generalmente con puertas de persiana. Sus formas
suelen ser ms amables desde un punto de vista esttico que las de los armarios con-
vencionales.
Elementos suspendidos del panel
Baldas o arcones contenedores que se utilizan en aquellos puestos de trabajo cuyo
grado de privacidad se obtiene mediante paneles separadores, y la necesidad de archivo del
puesto es muy alta, no siendo suficiente el bloque de cajones convencional.
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Acontinuacin, podemos observar un puesto de trabajo con los cuatro tipos de mobilia-
rio de archivo que acabamos de citar:
Bloques de Cajones
Idneos para el archivo de fichas y carpetas suspendidas. Se recomienda que renan
las siguientes cualidades:
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- Facilidad de acceso a la documentacin, gracias a la extraccin total de las gavetas
de archivo, lo que supone una mayor comodidad del usuario. De este modo, ste puede
acceder al 100% del material archivado.
- Seguridad. Que dispongan de un sistema de antivuelco, que impida abrir ms de un
cajn a la vez, y que dispongan de quinta rueda en bloques rodantes con gaveta.
- Flexibilidad. Que las gavetas permitan archivar diferentes formatos de carpetas.
Ejemplo de flexibilidad.
- Limpieza. Que cuenten con guas cubiertas en los bloques, lo que adems de asegu-
rar el perfecto funcionamiento del mecanismo a lo largo del tiempo, impide la acumula-
cin de polvo.
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Existen diferentes clases de bloques:
- Rodantes. Aportan movilidad al bloque, permitiendo al usuario su libre ubicacin en
cada momento.
- Soporte. Adems de archivo, cumplen la funcin de elemento estructural, ya que sirve
de apoyo a la mesa, lo que supone un ahorro en la adquisicin del mobiliario.
- Altura de mesa. Al igual que los anteriores sirven de apoyo a la mesa, y presentan como
ventaja adicional una mayor capacidad de archivo.
- Suspendido. Est colgado debajo de la mesa, lo que facilita las labores de limpieza
debajo de la misma.
Adems existen bloques de cajn o cajones verticales, muy tiles cuando se pretende
dotar de un pequeo archivo a puestos de trabajo cuya superficie es muy reducida, o en
puestos compartidos en los que en una mesa de dimensiones normales se busca dotar de
un cajn totalmente independiente a cada persona que trabaja en ese puesto durante los
diferentes turnos de trabajo.
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Armarios bajos
Se sitan muy cerca de la superficie de trabajo o como soporte de la misma en aquellos
puestos donde la necesidad de archivo de acceso rpido es importante.
Pueden ser sin puertas o estar dotados de diferentes tipos de puertas, siendo aconseja-
bles las correderas o tipo persiana a fin de que el usuario no se tenga que desplazar para
abrirlas. Tambin pueden llevar gavetas para el archivo de carpetas suspendidas.
Para aprovechar al mximo su capacidad, es importante que sus estantes sean regula-
bles en altura cada 20 mm.
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Archivadores
Consisten en un mdulo formado por dos o ms cajones donde se colocan carpetas sus-
pendidas o las fichas. Pueden estar en el puesto de trabajo, en ese caso se denominan
bucks, o bien constituir una unidad independiente.
Sus medidas suelen ser: 40 cm de anchura y 70 cm de profundidad, y slo ocupa 0,3 m
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de superficie de suelo, a la que se aade otro tanto para la extraccin de cajones. Su prin-
cipal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la locali-
zacin de las carpetas.
Deben reunir las mismas caractersticas constructivas que los bloques de cajones
(antivuelco, accesibilidad, etc.).
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Estanteras
Las estanteras permiten el acceso directo a los documentos, tanto visual como manual-
mente. Es el sistema idneo para colocar libros, carpetas, cajas de archivo... Se recomien-
dan adems las estanteras preparadas para instalar carpetas colgantes, porque suponen un
importante ahorro de espacio.
Las estanteras deben reunir una serie de cualidades:
- Las baldas deberan ser movibles y poder ubicarse en altura cada 25 milmetros.
- Se rechazan los sistemas de montaje de perno y tuerca, las aristas vivas y todos los
elementos cortantes que puedan daar a las personas y a la documentacin.
- El aire debe circular entre las estanteras, para evitar la humedad, de modo que slo
deben estar cerrados los laterales.
- Se instalarn a unos centmetros del suelo, y cerrado ese espacio, as como por
arriba, para evitar el polvo.
- Las estanteras deben ser slidas puesto que un metro lineal puede alcanzar los 100 kg.
- La superficie ser lisa, con tratamiento antioxidante.
Las dimensiones de un cuerpo de estantera habitualmente son: 1,90 metros de altura,
para que una persona de altura normal pueda acceder con la mano, con baldas o estantes
de 1 (longitud) x 0,40 (profundidad) x 0,50 (distancia entre baldas). Existen dos sistemas de
estanteras: fijas y compactas (que se deslizan).
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Armarios
Son recomendables los sistemas modulares que permiten una posible ampliacin y ofre-
cen la posibilidad de transformar el interior.
En la parte inferior no se deben colocar carpetas ya que su extraccin es incmoda, por
lo que reservaremos ese espacio para cajas.
En muchos casos se han empleado armarios y estanteras elaborados en madera, sin
embargo esta opcin debe ser rechazada puesto que no soporta el peso, es combustible y
favorece la proliferacin de insectos.
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Archivos compactos
Es la solucin ms adecuada para el archivo corporativo, puesto que adems de garan-
tizar la correcta conservacin de los documentos permite rentabilizar al mximo el espacio
de la oficina, aumentando en casi un cincuenta por ciento la capacidad de archivo con res-
pecto a los sistemas tradicionales.
Los archivos compactos se desplazan sobre el pavimento, de tal modo que el desliza-
miento de cada unidad permite la reduccin del nmero de pasillos a uno solo, y basta con
reservar 0,80 metros para formar el pasillo all donde sea necesario mediante el desplaza-
miento de las estanteras. Por lo tanto, suponen el mximo ahorro del espacio.
El Compacto es el archivo que permite una mxima optimizacin del espacio disponible,
lo que se traduce en un importante ahorro para las empresas.
Otras soluciones mobiliarias:
Existen otras soluciones para documentos que no pueden ser doblados:
- Portaplanos horizontal: los planos se guardan en cajones de grandes dimensiones.
- Portaplanos vertical: los documentos estn suspendidos por una banda adherida a
uno de sus bordes.
- Portatubos: previamente los documentos han sido enrollados en ellos. Su manipula-
cin es incmoda.
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La correcta conservacin de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para
controlar diversos factores de riesgo: el fuego, los insectos, la humedad, etc.
La accin de determinados insectos (termitas, carcoma, cucarachas, etc.) as como de
los roedores puede causar la destruccin de los documentos. Su presencia debe evitarse
con todas las medidas posibles: limpieza de los depsitos, desinfeccin, control de la hume-
dad, cerramiento de orificios, rendijas, etc.
Por su parte, la humedad es uno de los principales problemas para la conservacin de
los documentos. Para evitar sus efectos nocivos es necesario controlarla, bien mediante un
sistema de aire acondicionado, bien mediante deshumificadores.
El nivel adecuado para documentos es:
Soporte Humedad relativa Temperatura
Papel 45/65% 17/18C
ptico 35-45 16-20
Magntico 40-50 14-18
Fotografa color 25-35 10-18
Film Color 25-35 10-20
Microformas 30-40 18-20
Tambin es nociva la excesiva sequedad; para evitarla en determinados momentos se
recurrir a la aireacin mecnica o a un humidificador.
Otros factores peligrosos para la correcta conservacin de los documentos son el polvo
(se evitar su presencia a travs de un sistema de aire acondicionado -tambin til para evi-
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MEDIDAS AMBIENTALES
Y DE SEGURIDAD
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tar la contaminacin atmosfrica-, del recubrimiento del suelo, de los contenedores de archi-
vo adecuados, etc.) y la luz solar, cuyos rayos ultravioletas atacan al papel y a las tintas. No
se trata de evitarla totalmente sino de controlarla, pues la luz juega un importante papel
como germicida. Se deben evitar los grandes ventanales, y se recomienda controlar la inci-
dencia de los rayos mediante vidrios filtrantes, partesoles, etc.
Asimismo, debemos recordar que la instalacin elctrica del archivo debe observar todos
los requisitos usuales de seguridad. La iluminacin ser suficiente pero sin excesos. En los
depsitos se recomienda: un punto de luz de 60 W cada dos metros en los pasillos entre
estanteras, y de 75 W cada cuatro metros en los pasillos centrales.
Mencin especial merece el fuego, puesto que los documentos son fcil pasto de las lla-
mas. El depsito debe estar alejado de focos de peligro como calderas, motores... Asimismo
el mobiliario y los materiales de construccin deben ser ignfugos; as como respetarse las
normas de seguridad contra incendios (vas de evacuacin sealizadas, sistemas de detec-
cin automtica de humos en depsitos, etc.).
El edificio
En grandes organizaciones, instituciones, etc. los archivos estn ubicados fuera de las
oficinas, en dependencias especiales, equipadas exclusivamente para este fin.
Es preferible que los archivos se ubiquen lejos de zonas peligrosas (zonas hmedas, con
contaminacin atmosfrica, focos industriales, etc.). El ideal, por otra parte, es un edificio
nuevo construido para tal efecto. La estructura ser preferiblemente de hormign armado;
los cerramientos al exterior sern con preferencia la piedra, el ladrillo a cara vista u otros
materiales de fcil conservacin. Las cubiertas: inclinadas, dejando cmara de aire, con ele-
mentos impermeabilizantes.
En estos edificios los depsitos deben ser difanos (sin columnas o pilastras, o si las
hubiera, reducidas), y permitir la instalacin de las estanteras en altura, para aprovechar al
mximo el metro cuadrado.
Asimismo, la construccin debe cumplir determinados requisitos generales de solidez,
resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc.
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