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ARCHIVO
en la
OFICINA
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e n i u s
ISO 14001

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El archivo en la oficina no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orien-
taciones prcticas sobre cmo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como
exposicin de dos casos prcticos, este libro est orientado sobre todo a las pequeas y
medianas empresas, y esperamos que sea de utilidad para todas las personas que trabajan
en sus oficinas.
La creacin de normas o pautas para la organizacin de un sistema archivstico evita la
prdida de documentos; facilita su organizacin y rpida localizacin; incrementa la produc-
tividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas a invertir ms tiempo del necesario
en la recuperacin de informacin mal clasificada; y aprovecha al mximo el espacio desti-
nado a conservar la documentacin de una empresa, lo que se traduce en una reduccin de
costes significativa.
Como veremos en este libro, para lograr estos objetivos tan importante es el tratamien-
to de los documentos, conservando slo los necesarios, clasificndolos y ordenndolos,
como la gestin adecuada de los tres archivos de la oficina y el uso correcto de los elemen-
tos de archivo y del mobiliario.
El archivo en la oficina es el quinto libro que hemos editado. Uno de los aspectos ms
atractivos de su publicacin ha sido la eleccin del tema, puesto que han sido los propios
lectores de los libros anteriores de Ediciones Ofita quienes nos han sugerido la idea de expli-
car un sistema de archivo, que resulte sencillo y prctico para las empresas.
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PRESENTACION

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Atodos ellos, gracias por transmitirnos sus opiniones e inquietudes, y al lector que a par-
tir de ahora se adentra en su lectura, mi deseo de que le resulte til.
En Ofita tenemos una mxima: Calidad de Vida en el Trabajo. Esperamos que este docu-
mento contribuya a este fin.
Fernando Iglesias
Director de Marketing de Ofita
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1. INTRODUCCIN
2. POR QU TRATAR LOS DOCUMENTOS
3. ARCHIVO Y DOCUMENTOS
3.1. DOCUMENTO
3.2. ELCICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS
- Edades
- Tipos de archivo
4. TRATAMIENTO Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO
4.1. ORGANIZACIN DELARCHIVO
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL
4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE I+D
5. LA INSTALACIN FSICA DE LOS DOCUMENTOS
5.1. SOPORTES
5.2. MATERIALDE ARCHIVO
- Elementos auxiliares
- Contenedores
- Mobiliario
6. MOBILIARIO - SISTEMAS DE ARCHIVO
7. MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
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INDICE

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En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan; con este
desorden es imposible localizar nada; llevo tres das buscando un papel... stas son
expresiones muy habituales en las empresas.
La organizacin de los archivos es una de las tareas que ms nos desagrada, as que
rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Se entra, entonces, en un
crculo vicioso: se duplican los documentos; se acumulan; mayor desorden; la bsqueda
resulta dificultosa; prdida de informacin... Alo que se suma la utilizacin inadecuada del
material de archivo y del mobiliario, lo que obliga a que las empresas necesiten ms espa-
cio, con la consecuente inversin en metros cuadrados de oficina que esta desorganizacin
conlleva. Es decir, no suele existir, por norma general, una planificacin racional del espacio
necesario, ni una cultura de archivo que permita su adecuada gestin.
Aello puede aadirse la aparicin constante de nuevas tecnologas y soportes: microfil-
mes, CD Rom, disquetes, DVD, etc. Ahora bien, no parece que el papel vaya a desaparecer,
puesto que de hecho las impresoras y las fotocopiadoras, de momento, producen ms papel
que nunca, lo que incrementa el desorden.
Para evitar ese desorden es preciso, primero, crear una cultura archivstica, lo que sig-
nifica normalizar esta tarea (es decir, crear unas pautas que conozcan todas las personas de
la organizacin) y disear un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina,
tanto presentes como futuras. La organizacin de los documentos en las oficinas va a supo-
ner una sustancial agilizacin de las tareas de gestin y un importante ahorro de espacio en
las mismas.
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INTRODUCCION

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El objetivo principal es promover la economa y eficacia en la planificacin, organizacin
y control. Organizar un archivo requiere la utilizacin de un mtodo preestablecido, en el que
estn implicados todos los responsables de la oficina.
Cada oficina tiene sus peculiaridades y debe ser su personal quien establezca un siste-
ma que se adapte a sus circunstancias y necesidades. La realidad es que siempre llega un
momento en el que se ha alcanzado tal nivel de desorden que es imposible encontrar un
documento concreto. Yadems, generalmente, la organizacin de archivos se realiza cuan-
do ya existe un problema que hace necesaria esta tarea, con precipitacin, y sin ningn plan
establecido. En muy pocas ocasiones se plantea ante la creacin de una nueva oficina o de
un nuevo servicio, como sera aconsejable.
Establecer normas
Todas las acciones que se van a efectuar en un sistema de archivo tienen que ser de uti-
lidad para todo el personal, presente y futuro. Para conseguir este objetivo, es preciso ela-
borar unas normas que sirvan como gua y como documentos de consulta ante las dudas
que puedan ir surgiendo: normas de organizacin, de conservacin y de expurgo (o elimina-
cin de documentos). La creacin de una normativa interna en cada empresa conduce a que
cada empleado no tenga que pensar qu mtodo va a utilizar para la organizacin de su
archivo, y adems va a permitir que cualquier persona localice fcilmente los documentos.
Estas normas no se encuadernan, sino que se clasifican en archivadores que permitan
sacar las hojas para su consulta o incluir hojas nuevas.
Sealar, por ltimo, que este libro no es un manual de archivstica, puesto que slo pre-
tendemos ilustrar con un par de ejemplos sencillos cmo se pueden archivar documentos en
una empresa. En este sentido, entendemos que las normas oficiales de archivstica pueden
llegar a resultar extraas para el personal de una oficina, ajeno a este campo, a su termino-
loga y sus preceptos, y que adems no siempre son aplicables en organizaciones peque-
as, puesto que stas no cuentan con personal especializado en las tareas de archivo, ni por
el volumen de documentos que se generan precisan realizar necesariamente tantos proce-
sos como los que establece la Ciencia de la Archivstica.
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Este libro ha sido elaborado con la nica pretensin de subrayar la importancia de esta-
blecer unas normas de archivo en las oficinas, a fin de que resulte sencillo localizar cada
documento. En sus pginas se definen los tres archivos de una oficina, y se describe el pro-
ceso para archivar los documentos en dos supuestos departamentos, con tipos documenta-
les diferentes. Veremos, adems, cmo la utilizacin de mobiliario apropiado y de los ele-
mentos de archivo adecuados permite ahorrar espacio y reducir costes.
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La gestin o tratamiento de los documentos es una actuacin sobre stos encaminada
a asegurar la economa y la eficiencia en su gestin, y que permita su identificacin, su con-
servacin y la utilizacin de los archivos de forma ordenada y sistemtica. En definitiva, el
objetivo que se pretende es conseguir menos documentos pero mejores. O en palabras de
A. Ricks (La gestin de documentos como una funcin archivstica): Asegurar una docu-
mentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso de
papeleo, mejorar la forma en cmo se organizan y recuperar los documentos, proporcionar
el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos
intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde
hace tiempo en la gestin de los asuntos del momento.
Los objetivos de un sistema archivstico son:
- Disminuir el volumen de documentos a conservar. Insistimos en la importancia del
expurgo.
- Racionalizar la utilizacin de recursos tanto humanos como materiales.
- Facilitar la localizacin de los documentos.
- Reducir costes.
- Aprovechamiento del espacio. Los estudios realizados en el sector privado estiman en
un metro lineal la documentacin producida al ao por cada empleado.
- Incrementar la productividad de las personas.
Es decir, eficacia en la bsqueda y en la gestin de los documentos, rentabilidad y segu-
ridad. Por lo tanto, se reducen los costes y se evitan las prdidas informativas.
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POR QUE TRATAR LOS
DOCUMENTOS

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Existen razones de orden econmico para subrayar la importancia que adquiere la ges-
tin de los documentos ya desde la fase de archivo de oficina. Un ejemplo: segn explica
Jos Ramn Cruz Mundet (Manual de archivstica), los empleados de los servicios adminis-
trativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, segn unas estimaciones, y
hasta ms del 20% segn otras, a buscar y clasificar la informacin, lo que representa unos
costes elevadsimos. En 1985 un fondo de pensiones francs estimaba en unas 17.000
pesetas (102,17 euros) el coste medio que implicaba la bsqueda de un expediente mal cla-
sificado. La organizacin adecuada de los documentos debe iniciarse desde que se produ-
cen o generan en las oficinas.
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Antes de abordar un mtodo para la organizacin y gestin de archivos, es importante
definir una serie de trminos habituales en la archivstica.
3.1. DOCUMENTO
Los archivos estn formados por documentos. Segn la Ley del Patrimonio Histrico
Espaol, se entiende por documento toda expresin en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informticos.
Tambin nos interesa conocer qu es un Documento de Archivo, y la definicin que
encontramos es la siguiente: toda expresin testimonial de las actividades del hombre y de
los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye
la documentacin mltiple de carcter nicamente informativo y la que, por su ndole, forma
parte del Patrimonio Bibliogrfico. (De acuerdo con el artculo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid).
Un documento de archivo, segn otra definicin, es el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas, pblicas
o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material o formal (Diccionario de
Terminologa Archivstica).
Los documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar caractersticas muy
diferentes. Por ejemplo, pueden ser de papel o de material plstico. Se puede acceder a
ellos directamente o a travs del ordenador, etc.
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ARCHIVO Y DOCUMENTOS
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Al margen del soporte, la informacin puede ser slo texto, en este caso es un docu-
mento textual; bien puede ser un documento iconogrfico (mapas, planos, diapositivas, trans-
parencias, etc.); sonoro (discos, cintas, compactos, etc.); audiovisual (filmes, cintas de vdeo,
etc.) o electrnico (CD Rom, disquetes, etc.).
Por su parte, los documentos en soporte papel pueden estar compuestos por una o dos
hojas reflejo de un solo acto (documento simple), o por varias hojas que recogen varios actos
(documento complejo).
El formato est en funcin de la manera de reunir los documentos y del soporte. En el
caso del papel, sera DIN A3, A4...; si se trata de un soporte informtico podra ser un CD
Rom, un disquete de 3
1/2
pulgadas, etc.
Por otra parte, sealar que actualmente se propone la terminologa documentos en
trmite o documentos finalizados, en lugar de los trminos vivo y muerto, empleados
hasta la fecha.
Los elementos que forman un documento son:
- El soporte que le da corporeidad fsica, que puede ser desde un papel hasta un disco
ptico.
- La informacin que transmite.
- El registro, es decir, cmo se fija la informacin en el soporte (tinta, etc.).
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Grupos de documentos:
En una oficina podemos encontrar diferentes documentos. Aefectos de organizacin
interna, es preciso que cada empresa establezca grandes grupos. Sirva de ejemplo las cate-
goras que se establecen en una oficina municipal:
Correspondencia: conjunto de cartas que emite y recibe una oficina. Si es posible, se
deben archivar formando parte de un expediente, puesto que se entiende que las cartas se
refieren a algn tema concreto del que ya se ha abierto un expediente.
Expediente: lo constituye el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sir-
ven de antecedente y fundamento a una resolucin, as como las diligencias encaminadas a
ejecutarla. Por ejemplo, imaginemos una actuacin concreta: Compra de material inform-
tico. Se abre un expediente donde se van incluyendo todos los documentos relativos a esa
actuacin. Por ejemplo, la peticin del presupuesto; la respuesta del proveedor; el pedido tra-
mitado; una carta a este respecto que nos haya remitido ese proveedor advirtiendo de una
demora en el plazo de entrega, etc.
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Soportes: Informacin: Registro:
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Los expedientes estn compuestos por:
1. Los documentos: que se insertan de manera sucesiva en el transcurso de la tramita-
cin, y deben estar unidos por una relacin de causa-efecto.
2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede presentar
diferentes informaciones: fecha de inicio y finalizacin, resumen del asunto, nmero de
documentos, dgitos del cuadro de clasificacin. Es decir, cada expediente debe ser
identificado, haciendo constar en la parte exterior de la carpetilla un ttulo, las fechas
y un nmero de orden.
3. La relacin del contenido: breve descripcin de cada documento, con su fecha y
nmero de orden.
Ejemplo de carpetilla
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Los documentos se deben foliar y ordenar en el interior de la carpetilla siguiendo la cro-
nologa de los hechos. El primer documento ser siempre el ms antiguo, y ste ser el pri-
mero que nos encontraremos al abrir la carpetilla. Cuando el documento est formado por
original y fotocopias adjuntas, el conjunto se grapar (nunca utilizar clips), y la fecha a con-
siderar ser la del documento original. Cuando no es posible ordenar los documentos cro-
nolgicamente, se puede hacer una agrupacin interior utilizando subcarpetas para unificar
acciones semejantes.
Hay que tener cuidado de no dejar documentos sueltos; todo documento debe formar
parte inmediatamente de un expediente. Tampoco se deben extraer documentos originales
de los expedientes (para consultarlos, hacer fotocopias), ni abrir nuevos expedientes sin
comprobar antes si ya existen.
Si por algn motivo se extrajera un documento de su expediente, adems de apuntarlo
en un libro de control de prstamos, dejaremos constancia de su ausencia colocando una
ficha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la persona que lo ha cogido y la fecha
del prstamo.
Documentos de notificacin: son los que se envan a todas las oficinas -en este caso,
municipales- para comunicar asuntos de inters general, o aquellos dirigidos a un empleado
particular. En el primer caso, se incluyen las circulares y/o comunicados. En el segundo, pue-
den incluirse las certificaciones de acuerdos sobre asuntos personales. En algunas oficinas
se archivan como correspondencia interior, aunque no es aconsejable puesto que acaba
convirtindose en un cajn de sastre donde tienen cabida todo tipo de papeles.
Documentos de enlace: son documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar
documentos de una a otra. Aveces forman grupos de tres hojas con el fin de que la oficina
remitente conserve como testimonio del envo un ejemplar hasta que regrese el tercero con
el recib. Se suelen archivar en una carpeta independiente, ordenadas por oficinas. Su fun-
cin es la de dejar constancia de que los documentos se envan y reciben, por lo tanto
podrn ser eliminados pasado un tiempo.
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Dossieres: son conjuntos de documentos agrupados en razn de su afinidad temtica.
No deben ser confundidos con los expedientes, que siempre son el resultado de una actua-
cin determinada.
Ejemplo
Documentos de apoyo a la gestin: todos aquellos que recibe o elabora una oficina
para facilitar la gestin de sus asuntos. Suelen ser copias de otros documentos y carecen de
valor, salvo el meramente informativo, por lo que pueden ser destruidos una vez utilizados.
Las oficinas, asimismo, suelen emplear otros tipos documentales que requieren un pro-
cedimiento mucho ms sencillo:
Los textos de apoyo: son instrumentos legales o administrativos, como boletines ofi-
ciales, normativas, etc. que sirven de apoyo a la tramitacin. Se guardan ordenados siguien-
do su nmero de serie y/o su secuencia lgica.
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Ejemplo de catlogos ordenados en clasificadores
Catlogos y folletos publicitarios: se ordenan por materias en carpetas clasificadoras,
y se eliminan cuando pierden su utilidad o actualidad.
Libros y publicaciones peridicas: en funcin de su volumen se decidir colocarlos en
las estanteras de acuerdo a un criterio temtico, o solicitar su catalogacin.
Hemeroteca: compuesta por recortes de prensa, pegados en hojas DIN A4 o folio, y
ordenadas temticamente en carpetas de anillas. Cuando ya se han utilizado, son remi-
tidos al archivo (para consultas futuras) o destruidos (si se estima que ya no poseen nin-
gn inters).
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3.2. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
En la vida de un documento generado por una institucin o empresa se suceden diver-
sas etapas hasta que se expurga o elimina, o hasta que ingresa en el conocido como Archivo
Histrico o Archivo Corporativo. Es lo que se denomina el ciclo vital de los documentos, que
significa que stos tienen una vida similar a la de un organismo vivo; es decir, nacen (fase
de creacin), viven (mantenimiento y uso) y mueren (fase de conservacin o de eliminacin).
Para una adecuada gestin del archivo, es imprescindible establecer estas etapas, que se
definirn en funcin de las necesidades particulares de cada empresa y su actividad.
En la Ciencia de la Archivstica se define la Teora de las Tres Edades. Segn esta teo-
ra los documentos pasan por tres etapas desde su creacin. En las administraciones
pblicas pequeas slo suelen existir dos rganos para atender a todos los documentos:
el Archivo de Oficina y el General, mientras que en las mayores se suelen definir cuatro
tipos de archivos: Archivo de Oficina, Central, Intermedio e Histrico.
Ahora bien, esta clasificacin rara vez se corresponde con la realidad de las pequeas
empresas. En sus oficinas la vida de los documentos atraviesa tres etapas, a saber:
1. Primera Edad: cuando los documentos se estn tramitando, y por lo tanto son de
acceso muy frecuente.
2. Segunda Edad: es la fase en la que los documentos ya han sido tramitados pero se
siguen utilizando, consultando, etc. de forma frecuente.
3. Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados
en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, histricas, etc. se estima que deben
conservarse.
Las tres edades que definen el ciclo vital de los documentos se corresponden con los tres
archivos comunes en una oficina: el archivo del puesto, el departamental y el corporativo.
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Archivo del Puesto: es el archivo para la documentacin que est en trmite, de uso
muy frecuente por parte de un usuario, y que tiene que estar al alcance de su mano. De aqu,
los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al Depar-
tamental.
En cada puesto de trabajo deben estar presentes los expedientes en tramitacin, los
cuales se individualizan mediante carpetas y stas a su vez pueden guardarse en un siste-
ma de carpetas colgantes. Este sistema nos permite acceder a los documentos de manera
rpida y sencilla.
El archivo del puesto est integrado por todos aquellos archivos de acceso continuo y
directo desde el puesto de trabajo: bloques de cajones, armarios bajos y de media altura,
elementos colocados en los paneles, etc.
El archivo del puesto evita movimientos innecesarios por parte de las personas, lo que
aporta dos ventajas: en primer lugar, incrementa la productividad de las personas, al no per-
der tiempo en desplazamientos, y en segundo, es beneficioso para su salud puesto que no
se ven obligadas a transportar peso.
Archivo Departamental: en ste se conservan documentos que son utilizados con
mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento, y cuyo trmite ya
ha finalizado.
El sistema recomendable para este archivo es conservar los documentos en armarios,
donde ordenadamente se colocan en carpetas AZ.
Las cualidades principales de este archivo son: accesibilidad y gran capacidad. Es decir,
permite por una parte archivar gran cantidad de documentos, y por otra, que esa documen-
tacin est accesible.
Por otra parte, estos archivos suelen utilizarse como elementos de compartimentacin;
es decir, en muchos casos se utilizan para separar distintos departamentos. Por lo tanto, es
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un elemento de ahorro cuando se emplea como separador. Su correcta ubicacin facilita el
archivo, mejora el rendimiento de los equipos humanos y optimiza el espacio.
Archivo Corporativo: en este archivo se conservan aquellos documentos que tienen
un valor histrico o legal, y por lo tanto no son eliminados, y aquellos que se conservan por
otros motivos internos de la empresa, y que se consultan de forma muy espordica. En fun-
cin del tiempo que los documentos vayan a permanecer en el archivo se guardan en car-
petas AZ (menos tiempo) o en cajas de archivo (ms tiempo). Se desechan las carpetas AZ
para los documentos que vayan a conservarse durante muchos aos debido a que los ele-
mentos metlicos que tienen estas carpetas pueden llegar a daar los documentos. Para
evitarlo, se recomienda la eleccin de cajas de archivo, no provistas de estos elementos,
para documentos imperecederos y las citadas carpetas para perodos de conservacin no
tan prolongados.
Para este archivo se suelen utilizar estanteras y grandes archivos compactos. Se carac-
teriza por el ptimo aprovechamiento del espacio y por su gran capacidad de archivo, opti-
mizando los metros lineales de archivo por metro cuadrado.
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1 EDAD
Archivo del Puesto
Archivo Corporativo
Realizar expurgo entre la 1 y la 2 edad
De nuevo, eliminar documentos entre la 2 y la 3 edad
Archivo Departamental
Veamos a continuacin un ejemplo que ilustra el ciclo vital de los documentos y sus
correspondientes archivos:
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Existe una tendencia generalizada a conservar todo indefinidamente, lo que aumenta el
caos y el desorden. Para una correcta organizacin del archivo, es imprescindible que a lo
largo de los ciclos citados se vayan eliminando documentos. Para qu conservar, por ejem-
plo, una carta en la que se nos recuerda la fecha de una convocatoria, una vez que sta ya
se ha celebrado?
La documentacin intil y que estorba no hay por qu conservarla, pues, careciendo de
utilidad futura, su destino es la destruccin.
El expurgo se rige por valores muy subjetivos. Ser cada empresa quien establezca qu
documentos deben eliminarse. Para ello habr que determinar si poseen algn valor:
- Valor histrico: porque dan testimonio de los orgenes e hitos importantes en la evolu-
cin de la empresa.
- Valor administrativo (directrices, reglamentos, etc.).
- Legal.
- Fiscal (documentos contables, etc.).
- Tecnolgico (por ejemplo, resultados de estudios que aportan informacin relevante).
- Valor poltico (porque refleje decisiones relativas a la poltica de la empresa).
- Exclusividad: que esa informacin sea importante y no se encuentre en otros docu-
mentos.
- Documental: que esa informacin sirva de gua para otras actuaciones futuras, etc.
El primer paso para el expurgo ser que cada persona revise pieza a pieza sus docu-
mentos a fin de eliminar todos aquellos que engordan innecesariamente los expedientes,
as como las copias, borradores, notas manuscritas...
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4.1. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibidos en una organizacin.
Hace tambin referencia a otras funciones, como el espacio fsico donde se conservan docu-
mentos, o la oficina donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos o de la
empresa.
El tratamiento archivstico, por su parte, es el conjunto de operaciones y tareas que se
aplican a los documentos en cada una de sus edades, y que tiene como objetivo su conser-
vacin, su organizacin y hacerlos rpidamente accesibles, manejables y tiles en sus diver-
sos fines (Ana Dupl del Moral. Manual de archivos de oficina para gestores).
Segn los manuales de Archivstica, dentro de este tratamiento existen diversas opera-
ciones: identificacin, clasificacin, ordenacin, descripcin, instalacin y recuperacin.
Ahora bien, a fin de ilustrar un proceso que sea aplicable en las pequeas y medianas
empresas, vamos a esquematizar estas fases marcando unas mnimas pautas y descri-
biendo dos ejemplos de cmo se pueden archivar los documentos que se generan en una
oficina o que llegan a la misma.
Ya hemos comentado en la introduccin que es imprescindible que en cada em-
presa se marquen unas normas que establezcan cmo deben archivarse los documen-
tos. Con ello, se logra que todas las personas que integran esa organizacin sigan las
mismas pautas, lo que permite que cualquier persona pueda localizar un documento en
un momento dado.
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4
TRATAMIENTO Y
ORGANIZACION DEL ARCHIVO

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La organizacin del archivo puede resultar muy sencilla si la primera norma que se adop-
ta es la realizacin de unos cuadros de clasificacin, que conocen todas las personas, y que
van a servir como gua o ndice para el archivo de todos los documentos. Es decir, archiva-
remos siguiendo esos cuadros.
Este proceso es la clasificacin. Cada empresa puede elegir el modelo que ms se ade-
ce a su naturaleza y necesidades. La clasificacin se puede hacer siguiendo dos criterios:
orgnico y funcional.
Es orgnico cuando los documentos se estructuran de acuerdo con el organigrama de
una institucin. As, si vamos a clasificar los documentos del rea Comercial y sta tiene
varias secciones, cada una con su propia denominacin, agruparemos los documentos de
acuerdo con esas denominaciones y bajo esa estructura jerrquica.
Utilizamos el criterio funcional cuando estructuramos de acuerdo con las funciones y acti-
vidades que lleva a cabo una institucin.
Por otra parte, los cuadros deben codificarse. Existen tres clases de cdigos: alfabti-
cos, numricos y alfanumricos. La clasificacin alfabtica consiste en asignar al Cuadro
una letra del alfabeto o una combinacin de ellas. El numrico consiste en asignar un
nmero a cada divisin del Cuadro (ejemplo: 2.1. Compras, 2.2. Expediente de adquisicin
de papelera).
Por su parte, el cdigo alfanumrico es una combinacin de los dos anteriores (ejemplo;
A. Compras, A-100 Adquisicin de papelera).
Partiendo de este Cuadro, las carpetas de archivo (como veremos ms adelante) se dis-
ponen en estanteras o archivadores siguiendo el orden marcado por ste. Para ello es impres-
cindible que el Cuadro de Clasificacin est codificado. Las carpetas o cajas de archivo pue-
den llevar la codificacin escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaa, en el
caso de las carpetas suspendidas.
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Cuando la empresa ya ha establecido estos cuadros de clasificacin, podemos comen-
zar a archivar documentos. Para que este proceso sea fcilmente comprensible, lo explica-
remos con dos ejemplos: el archivo en un determinado Departamento Comercial y en un
Departamento de Investigacin y Desarrollo (I+D).
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO
COMERCIAL
En primer lugar, estableceremos un cuadro de clasificacin:
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CUADRO DE CLASIFICACIN
C.1. Formacin
C.1.1. Expedientes de asistencia
C.1.2. Documentacin
C.2. Expedientes de clientes
C.3. Proveedores
C.4. Marketing
C.4.1. Material de marketing
C.4.2. Acciones de marketing emprendidas
etc.
etc.
* La letra C identifica que es el Departamento Comercial.
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Apartir de aqu, imaginemos un supuesto concreto: el expediente del cliente Hermanos
Jimnez, S.L., que pertenecera al punto C.2. Expedientes de clientes.
En el momento que comienza la primera actuacin relacionada con este cliente, abrimos
un expediente, que como todava est en trmite permanece en el archivo del puesto. Ese
expediente deber contener todos los documentos relativos a esa operacin, ordenados cro-
nolgicamente desde el primero hasta el ltimo.
Por ejemplo:
Una carta que se le enva a ese cliente presentando nuestra empresa y su inters en
convertirse en su proveedor; el posterior presupuesto que se le remite a Hermanos Jimnez,
S.L. Si el cliente no acepta el presupuesto, aqu finalizara su expediente. Si por el contrario
lo aprueba, el expediente pasara al Departamento de Administracin, donde se irn inclu-
yendo los siguientes documentos: los albaranes, pedidos a proveedores y las facturas.
Permanecer en el archivo del puesto de Administracin hasta que se cobra la factu-
ra, y por lo tanto finaliza su tramitacin. De aqu, pasar al archivo departamental, donde
permanecer durante un ao, y de aqu al corporativo, donde se conservar durante, por
ejemplo 4 aos, que es el plazo de la garanta del producto. Transcurrido este perodo, se
eliminar.
Cmo trataramos los documentos?
En primer lugar, identificndolos. Si a cada documento le asignamos unos cdigos, ser
muy fcil volver a archivarlos si se han extrado de su expediente. (Recordamos a este res-
pecto que cuando una persona saca un documento de un expediente debe colocar en su
lugar un papel adhesivo de color, indicando quin se ha llevado ese documento y cundo).
En el caso que nos ocupa, anotaremos en el documento:
C.2. -HER-1
HERMANOS JIMNEZ, S.L.
15 de diciembre de 1999
26
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C.2.: nos indica que ese documento pertenece al Departamento Comercial (C), y que es
un Expediente de clientes (2).
HER: nos indica en qu carpeta del archivo departamental se encuentra (como veremos
ms adelante).
- 1. Nos seala que es el expediente nmero 1 de ese cliente. Por qu? Porque cada
venta a un cliente es un expediente diferente. Por lo tanto, si a ese cliente se la han servido
varios pedidos, dentro de la carpeta de ese cliente habr varios expedientes. La primera ope-
racin comercial ser - 1; el expediente de la segunda venta ser el - 2, y as sucesivamente.
La fecha: como dentro del expediente los documentos siguen un orden cronolgico, su
fecha nos indica dnde situar ese documento dentro del expediente.
Indicamos adems la razn social completa por si nos encontramos en la situacin de
que el nombre de varios clientes comienza por las mismas iniciales.
Lo expuesto, es en cuanto a la identificacin y registro de cada documento. Veamos
ahora cmo identificamos la carpeta del expediente.
En la carpeta de cada expediente anotaremos esa signatura (C.2. -HER-1), fecha de ini-
cio y finalizacin, y una breve descripcin de su contenido.
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Estas carpetas irn dentro de otra que es la que contiene todos los expedientes de ese
cliente. En ella anotaremos:
C.2. -HER
Hermanos Jimnez, S.L.
y una descripcin de los expedientes que contiene. Veamos un ejemplo:
Carpeta con todos los expedientes de ese cliente
Por lo tanto:
28
HERMANOS
J IMNEZ, S.L.
Contenido:
C.2. HER
- Expediente 1: Venta de 20 equipos
- Expediente 2: Venta en Munich
- Expediente 3: Venta de consumibles
- Etc.
CARPETA
DEL
CLIENTE
CARPETA
DE CADA
EXPEDIENTE
DOCUMENTOS
CONTIENE CONTIENE
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Por otra parte, hemos sealado que mientras un expediente est en trmite lo guarda-
mos en una carpeta colgante dentro de un bloque de cajones. Para su identificacin, colo-
caremos en un visor el nombre del cliente.
Transcurrido su trmite, en el archivo departamental colocaremos carpetas AZ siguiendo
el cuadro de clasificacin. Para ello, en su lomo indicaremos los dgitos del Cuadro, y las ini-
ciales de los clientes que contenga cada carpeta.
Ejemplo de lomos de carpeta y su orden en un armario:
29
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As, sabremos que las carpetas sealizadas con el nmero 2 son expedientes de clien-
tes. Dentro de la zona donde estn las carpetas con este dgito, los expedientes se ordena-
rn por orden alfabtico, colocndolos en la carpeta que les corresponda segn las indica-
ciones de su lomo.
Nota: para ordenar los documentos dentro de un expediente hemos utilizado un orden
cronolgico, pues es el ms sencillo. Ahora bien, existen otros:
- Alfabtico: se ordenan por la primera letra o palabra destacada que lleva el documen-
to. El uso de la ordenacin alfabtica es slo habitual en los documentos referidos a
personas, lugares o entidades. Es slo recomendable para oficinas con poco volumen
de documentacin y sin posibilidades de crecimiento. El primer apellido dar la pauta
para la ordenacin, seguido del segundo, y por ltimo del nombre.
- La ordenacin numrica: consiste en disponer los documentos siguiendo la serie de
los guarismos del 1 en adelante. No es muy aconsejable porque se pierde informa-
cin para su recuperacin. Por ejemplo, el expediente n 23.500, no nos indica el ao
de su tramitacin.
- La ordenacin numrica-cronolgica: ordenar los documentos por aos y dentro de
stos por un nmero correlativo. Ejemplo: Expediente 67/92.
- Ordenacin alfanumrica: se ordenan los documentos segn las letras del alfabeto y
se asigna, dentro de cada letra, un nmero. Por ejemplo: el expediente 42-A, quiere
decir Expediente de Adquisicin n 42.
- Ordenacin por conceptos: quiere decir que dentro de una misma serie los docu-
mentos se ordenan de acuerdo a un ndice previamente confeccionado, y dentro de
ellos por orden cronolgico. Es til, por ejemplo, para la correspondencia.
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Traslado de documentos
Hemos indicado que los expedientes permanecen un ao en el archivo departamental.
Para trasladarlos al corporativo, lo ms sencillo es establecer una periodicidad, que puede
ser anual, semestral, etc.
En el archivo corporativo se le asignar un rea a cada departamento para que stos
guarden en la misma sus carpetas o cajas de archivo. Este espacio seguir el mismo orden
que el asignado en el archivo departamental.
En cada carpeta que vaya a eliminarse transcurrido un tiempo, anotaremos el ao de
entrada en el archivo corporativo. De este modo, sabremos cundo destruirlas. Por ejemplo,
en el ao 2000 eliminaremos todas las carpetas registradas con el ao 1996 (siguiendo con
el ejemplo de que la empresa haya establecido que los expedientes permanecen en este
archivo durante 4 aos).
Por ltimo, sealar que en este ejemplo hemos archivado expedientes. El proceso sera
el mismo para otros tipos de documentos, como dossieres, etc.
Sntesis
Simplificando lo expuesto, podemos resumir que:
- Cada empresa debe definir unas normas de archivo, que sean conocidas por toda
la organizacin. Estas normas deben contemplar tambin el expurgo o eliminacin de
documentos.
- Cuando se recibe o se crea un documento, su responsable debe tener muy presente
que ese documento debe archivarse. Si no existe, deber abrir una carpeta, identificarlo, etc.
No dejar para cuando se haya tramitado la operacin, la tarea de preparar su conservacin.
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- Mientras los documentos estn en trmite permanecen en el archivo del puesto.
Finalizada su tramitacin pasan al departamental, desde donde al cabo de un ao se trasla-
dan al corporativo.
- Crear unos cuadros de clasificacin, que servirn de guas para clasificar o separar los
documentos.
- Ordenar los documentos (cronolgicamente, por ejemplo) dentro de cada expediente,
y las carpetas y cajas dentro de su archivo segn el cuadro de clasificacin.
- Si es necesario, en oficinas con grandes cantidades de documentos, crearemos ndi-
ces informticos, libros u otros elementos para su recuperacin.
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4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO
DE I+D
Determinados departamentos, como puede ser uno de I+D, disponen de un gran
volumen de otros tipos documentales, como pueden ser libros, catlogos, recortes de
prensa, etc.
En estos departamentos, los expedientes, dossieres, etc. se archivan igual que en cual-
quier otro departamento, siguiendo el ejemplo anterior, pero cmo archivamos los otros
documentos citados?
En primer lugar, si el volumen de documentos es considerable, se aconseja la creacin
de elementos para su rpida localizacin.
Son los instrumentos de recuperacin, que son imprescindibles cuando se necesite
satisfacer con rapidez una demanda de informacin; cuando en una oficina las consul-
tas sean muy numerosas, y cuando el volumen documental de una serie sea tan grande
que resulte imposible su control con los sistemas de instalacin (carpetas codificadas,
colores, etc.).
Ala hora de crear estos instrumentos de recuperacin tenemos varias opciones: libros,
ficheros convencionales, bases de datos, archivos electrnicos...
Libros: en sus pginas se va anotando si ha entrado el documento, dnde est archiva-
do, etc. La recuperacin de la informacin es muy lenta.
Ficheros convencionales: estn formados por fichas de cartulinas. En el mercado
se encuentran fichas de distintos tamaos. De todos ellos, el ms aconsejable es el de
100x150 mm.
En principio, las fichas deben colocarse en posicin vertical ya que el mobiliario est pre-
parado para esta posicin. En este caso, se colocan unas detrs de otras, de tal manera que
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la primera tapa a las siguientes. Para evitar esto, existe un sistema de fichas de visibilidad
parcial. Son unas fichas con el ngulo superior derecho cortado, en donde oblicuamente se
pone el dato por el que se quiere recuperar la informacin. Las fichas se colocan escalona-
damente dejando ver su encabezamiento. En este caso, el mueble archivador debe ser de
tamao mayor que las fichas.
Hemos explicado el modelo de fichero convencional. Ahora bien, es raro encontrar un
centro de trabajo que no cuente con medios bsicos para automatizar este instrumento.
La recuperacin informtica consiste en elaborar una serie de ndices mediante un pro-
grama informtico. Una de las principales ventajas de este sistema es que nos permite la
recuperacin de los datos por ms de un campo y por referencias cruzadas. Las posibilida-
des que ofrece la informtica son dos: la creacin de bases de datos y un archivo docu-
mental electrnico.
Localizar un libro resulta sencillo si se crean tres ficheros, bien sean manuales o infor-
mticos:
1. Fichero por autores
2. Fichero por materias
3. Fichero por ttulos
Cada libro estar registrado en cada uno de los tres ficheros citados. Es decir, se abren
tres fichas de cada uno, a saber:
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Ttulo:
2 HIS* Historia europea del diseo / por Pierre Masat - Madrid:
Hespasa, 1982.
Materias:
2 HIS* Diseo
Historia europea del diseo / por Pierre Masat - Madrid:
Hespasa, 1982.
Autor:
2 HIS* MASAT, Pierre
Historia europea del diseo - Madrid:
Hespasa, 1982.
* La signatura es un signo compuesto de cifras (numrica), de letras (alfabtica) o de una combinacin de ambas
(alfanumrica) que sirve para identificar el lugar de un libro dentro de una coleccin y que, por tanto, debe figurar
tanto en el libro como en la ficha que lo describe.
Por lo tanto, podremos localizar cada ejemplar por cada uno de los tres campos. Ahora
bien, dnde los localizamos? Nos lo indica la propia ficha: el dgito (2) indica en qu estan-
tera se encuentra, y dentro de sta los libros se disponen alfabticamente, tomando como
referencia las tres primeras iniciales del ttulo (HIS).
En el lomo del libro se adhiere un rtulo, con la misma signatura que aparece en el lado
izquierdo de su ficha, en el caso del ejemplo que nos ocupa: 2 HIS.
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Identificados los documentos, veamos cmo sealizamos el mobiliario:
Las estanteras donde se disponen estos documentos se enumeran y clasifican por
materias, como se ilustra en el siguiente ejemplo:
36
H
i
s
t
o
r
i
a

d
e
l

D
i
s
e

o
H
i
s
t
o
r
i
a
d
e
l
D
i
s
e

o
2
HIS
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Su ordenacin por materias, es decir, pegar un rtulo que indique stas, nos permite, en
primer lugar, colocar adecuadamente un libro cuando llega al departamento. Igualmente nos
permite que si una persona quiere ver qu libros existen sobre una materia determinada
puede mirarlo directamente en su estantera.
En sntesis, cuando llega un nuevo libro:
- Determinamos su colocacin, en el lugar que le corresponda segn la materia, y den-
tro de la estantera de esta materia, por orden alfabtico.
- Se abren las tres fichas (anteriormente descritas) para su posterior recuperacin, donde
se registra dnde est ubicado, y se identifica el lomo del libro con el mismo registro.
Este sistema es vlido para todos aquellos documentos encuadernados. En el caso de
estudios, investigaciones, recortes de prensa, etc. sera vlida la identificacin expuesta de
las estanteras, por nmeros y materias. La nica diferencia es que cada documento se
introducir en carpetas AZ o en cajas de archivo (cada una de stas contiene varios docu-
mentos, a fin de ahorrar espacio).
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Veamos un ejemplo:
Nos llega un estudio realizado por la Universidad de Yale sobre el diseo europeo, del
profesor Paul Smith.
De la estantera, cogemos la ltima carpeta con la inscripcin DISEO, y vemos qu
nmero tiene el ltimo documento que contiene. Le asignamos el nmero siguiente al docu-
mento de la Universidad de Yale (por ejemplo, el 26).
En el documento anotamos:
2 - DISEO 4- 26
- 2: nos indica en qu estantera est ubicado.
- DISEO: nos expresa que es una carpeta con estudios sobre DISEO.
- 4: que es la carpeta de diseo n 4.
- 26: que dentro de esa carpeta, es el estudio n 26.
Para su posterior localizacin, abrimos, como en el ejemplo de los libros, tres fichas: por
autor, por ttulo y por materias, y en cada ficha anotamos lo mismo que en el documento, lo
que nos indica dnde se encuentra.
Ejemplo de ficha por materias:
2-DISEO 4-26 DISEO
Estudio sobre el diseo europeo / por Paul Smith - Yale,
1996
38
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En varias ocasiones hemos citado diferentes trminos como carpetas, cajas de archivo,
etc. Estos elementos constituyen lo que se denomina la instalacin fsica de los documen-
tos, es decir, en qu contenedores se guardan.
Este es un tema importante en la creacin de un sistema de archivo, puesto que el
empleo de material y mobiliario adaptados a las necesidades es fundamental para archivar
y recuperar los documentos con rapidez. En este sentido, hay estudios que demuestran el
ahorro de tiempo que se obtiene al archivar documentos en determinadas carpetas. Por
ejemplo, se tarda muchsimo menos tiempo en hacerlo en una carpeta sin dispositivo de cie-
rre que en una que s lo tenga.
En este apartado analizaremos los soportes de los documentos, el material de archivo y
el mobiliario.
39
5
LA INSTALACION FISICA DE
LOS DOCUMENTOS

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5.1. SOPORTES
Los documentos se producen sobre diferentes soportes. En la antigedad se utilizaron
tablas de arcilla, papiro, metales, pergaminos, etc. El uso del papel se generaliz a partir del
S. XV. En la actualidad, ste se compagina con otros soportes como el microfilm, los discos,
disquetes, etc. Por cuestiones de espacio, nos es imposible narrar la historia de todos los
soportes, pero s vamos a recordar algunos.
Alo largo de la historia, y antes de la aparicin del papel, encontramos soportes muy
curiosos para comunicar mensajes, como la utilizacin de objetos. Tenemos, por ejemplo, los
bastones mensajeros de los aborgenes australianos, incisos con marcas, estras o mues-
cas, o las habichuelas marcadas con puntos que datan de la cultura preincaica de Per.
Diferentes soportes han sido utilizados para contabilizar, para enviar mensajes, para
conservar registros genealgicos o para narrar historias importantes y leyendas, como es el
caso de los postes totmicos norteamericanos.
Al correr de los tiempos han sido utilizados todas las clases de materiales imaginables:
piedra, madera, bamb, caparazones de tortuga, metal, pieles animales, hojas, cermica,
marfil, cera, huesos, cortezas de rbol, etc. Algunos, lamentablemente, fcilmente perece-
deros, como las hojas. Otros, en cambio, con la ventaja de ser casi indestructibles, como la
piedra. En Egipto y Mesopotamia, por ejemplo, las inscripciones en piedra se remontan al
cuarto milenio a.C. Todas las grandes civilizaciones del mundo antiguo, Asia, la Roma
Imperial... la utilizaron.
Tambin el metal garantiza la duracin. En la India y partes de Asia ciertos documentos
legales se grababan en planchas de bronce, al igual que se inscriban en este material las
leyes romanas. Tambin se utilizaron metales ms preciados y caros, como el oro y la plata,
por ejemplo, para demostrar respeto. La seda tambin resultaba cara, pero se utiliz en la
poca del Han oriental para cartas, documentos oficiales, etc., por citar un caso.
En huesos, por ejemplo, se registraron algunos de los ms antiguos testimonios de escri-
tura china, al igual que se utilizaron en otras partes de Asia y frica. Los mayas, asimismo, los
utilizaron con mucha frecuencia, e incluso se conservan versos del Corn en este soporte.
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Un material muy comn fue la madera, desde inscripciones egipcias en sarcfagos y
estatuas hasta aplicaciones mucho ms recientes como las pizarras escolares.
Algunos de estos soportes deban ser tratados antes de su utilizacin. Por ejemplo, grie-
gos y romanos enceraban sus tabletas de escritura. Los mayas y aztecas trataban la corte-
za con una capa de barniz blanco. De comienzos de la era cristiana tambin encontramos
fragmentos de obras budistas sobre corteza de abedul, pulimentada y aceitada. Tambin se
trataban las pieles, en algunos casos para convertirlas en cuero. Los documentos en cuero
ms antiguos proceden del antiguo Egipto (ca. 2500 a.C.).
Ms familiares nos resultan la arcilla, el papiro y el pergamino. Las tabletas de arcilla
fueron utilizadas durante miles de aos. Su formato ms comn era el cilindro de varias
caras y el ladrillo oblongo con caras convexas. Curiosamente, en la antigedad se guar-
daban en bibliotecas, donde se ordenaban en estantes.
Del papiro, por su parte, se ha encontrado un rollo que data de la poca 3100-2890 a.C.
Durante ms de 4000 aos fue muy utilizado.
Por ltimo, el trmino pergamino se deriva de la ciudad de Prgamo, en Asia Menor,
donde apareci este material (197-158 a.C.). El pergamino no se utiliz ni en la India, ni en
Asia sudoriental ni en el Lejano Oriente porque tanto los hindes como los budistas recha-
zaban la idea de escribir sus textos sagrados sobre la piel de animales sacrificados.
En Europa el pergamino fue el material ms comn hasta bien avanzada la Edad Media,
cuando fue sustituido por el papel (los rabes comenzaron a usar el papel antes, en el S. IX).
Se cree que la invencin del papel, que segn diversas fuentes procede de China, fue el
desarrollo de un proceso evolutivo basado en parte en la fabricacin del papel de seda. Los
fragmentos ms antiguos de papel que se conservan datan del siglo II d.C. Era una mezcla
de trapos, morera, laurel y csped chino. Lleg a Europa mil aos despus. Fue en el siglo
XIX cuando se introdujo la madera como sustituto de los trapos.
La sociedad se convirti en una sociedad de papel, pero la aparicin de nuevos soportes
(vdeo, discos, microfilm, etc.) marca una nueva era en el almacenamiento de la informacin.
41
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5.2. MATERIAL DE ARCHIVO
Dividimos este epgrafe en tres apartados: elementos auxiliares, contenedores y
mobiliario.
ELEMENTOS AUXILIARES
Es el material que ayuda en el proceso de la organizacin de los documentos.
Etiquetas adhesivas mviles.Son los conocidos Post-it y las banderitas (esa etiqueta
adhesiva de pequeo tamao, que tiene una parte transparente y otra de color). Pueden ser-
virnos para hacer una primera clasificacin aplicndolas en las carpetas o a los documentos,
pero deben retirarse antes de su archivo, puesto que el pegamento puede daar el papel.
Etiquetas adhesivas fijas. Estn indicadas para su colocacin en las cajas y carpetas
de archivo como indicadores de su contenido. Gracias a su diversidad de tamaos y colores,
pueden diferenciar a simple vista diversos contenidos. Por ejemplo, se pueden usar etique-
tas de un color para documentos administrativos y de otro para folletos.
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ndices.Tienen las letras del alfabeto en sus pestaas.
Separadores. Tienen espacios en blanco para insertar el texto que se desee.
Preferiblemente se usarn ms los de cartn que los de plstico; asimismo se recomienda
los de hoja completa en lugar de los fraccionados.
43
A
B
C
D
E
F
G
H
IJ
K
L
M
N
O
PQ
R
S
T
U
VW
XYZ
A
B
C
D
E
F
G
H
IJ
K
L
M
N
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PQ
R
S
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XYZ
A
B
C
D
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F
G
H
IJ
K
L
M
N
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P
Q
R
S
T
U
VW
XYZ
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Bandejas clasificadoras.Sirven para depositar sobre ellas documentos en trmite. No
tienen que convertirse en un almacn donde todo tenga cabida, ni mezclar en ellas docu-
mentos de diversa ndole. Una para cada cosa.
CONTENEDORES DE LOS DOCUMENTOS
Camisas, carpetillas. Son las cubiertas que se utilizan para la proteccin e individua-
lizacin de los documentos, y son adems los elementos que identifican cada documento. Si
la cubierta es de papel, se denomina camisa, y si es de cartulina, carpetilla. Se deben em-
plear siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Se emplean (las de papel)
cuando se necesita crear varios apartados en los expedientes; y para proteccin de los docu-
mentos que forman un expediente, las de cartulina. Dependiendo del grosor del expediente,
se elige el tamao de la carpetilla, y si llevan fuelle o no.
Adems se recomienda que lleven solapas para que los documentos no se deslicen.
Se evitarn los mtodos tradicionales de sujecin (como ciertos elementos metlicos),
44
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que estropean los documentos, porque obligan a taladrarlos y porque se oxidan y man-
chan el papel.
Como se presentan en varios colores, pero no son tantos como para abarcar todos los
tipos documentales, cuando se utilizan los colores para diferenciarlos, deben ser siempre los
mismos (para cada tipo) y en toda la oficina.
Los expedientes se deben archivar con la parte abierta hacia abajo -cuando las carpeti-
llas lleven pestaas- para individualizarlos en las carpetas suspendidas.
Clasificadores. Son las carpetas de anillas o archivadores AZ. Posibilitan ordenar los
documentos por medio de separadores y utilizar carpetas de diferente color para segn qu
documentos. Ahora bien, si no estn llenas se desaprovecha espacio y adems obligan a
perforar las hojas.
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Estas carpetas estn indicadas para la conservacin de documentos en el archivo
departamental. Se recomienda el uso de carpetas de tamao folio. Asimismo, deben estar
plastificadas, con cantos y orificios reforzados y su etiqueta debe ser extrable.
Dentro de estos clasificadores hay dos variantes: los llamados conjuntos de clasifica-
dores y el conjunto de cuatro casetes. Los primeros llevan un mecanismo de fijacin por
presin. Los segundos, estn formados por varias carpetas introducidas en una especie
de caja abierta. Pueden servir, por ejemplo, para archivar documentacin informativa:
folletos, catlogos, etc.
Cajas de archivo. El sistema ms difundido son las cajas de cartn que vienen des-
montadas, que adems resultan muy econmicas. Deben emplearse slo para conservar
documentos ya sin vigencia. Por lo tanto, muy apropiadas para los archivos corporativos, y
no para el del puesto. La pestaa o lengeta debe ser de 5 cm como mnimo para que no se
abra con facilidad. Es preferible que la caja sea de cartn (fuerte y resistente), pues los docu-
mentos archivados en plstico se deterioran y producen mal olor. Asimismo, para que los
documentos se doblen lo menos posible, se recomienda que la caja se apoye por su parte
ms larga.
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Carpetas suspendidas o colgantes. Es el sistema especialmente recomendado para
el archivo del puesto. Su tamao habitual es DIN A4: 33 cm de ancho, y Folio: 36,5 cm de
ancho.
Son carpetas de cartulina que llevan unos ganchos para su suspensin y se deslizan por
unas guas incorporadas al mobiliario.
Caractersticas:
- La carpeta se utiliza como contenedor de 1 o varios expedientes.
- La propia carpeta es la cubierta del expediente. Tienen un espacio para escribir la
fecha, el nmero de orden y la relacin del contenido.
- Suelen llevar pestaas que impiden que los documentos se caigan.
- Puede llevar visor incorporado o ste se coloca posteriormente. Se recomienda la pri-
mera opcin, puesto que as se impide que caiga y se pierda en el mueble. Los viso-
res deben ser grandes y de lupa para una correcta lectura de su contenido.
47
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- En funcin del archivador empleado, las carpetas pueden ser de visibilidad horizontal
o vertical.
Segn el grosor de los expedientes, habr que elegir la carpeta adecuada: la cartulina
simple doblada por la mitad, o una con un lomo de 2 cm, etc.
Estas carpetas nos permiten adems jugar con el color. Podemos, por ejemplo, en un
cajn ordenar los expedientes cronolgicamente y utilizar carpetas o visores de diferente
color segn el asunto del que traten.
Casetes para carpetillas
Son unos recipientes de plstico en los que se introducen los expedientes en forma ver-
tical. Se colocan sobre los estantes, y tienen un visor donde se inserta una cartulina con la
descripcin del contenido.
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MOBILIARIO
En primer lugar, sealar que tanto el mobiliario como el resto del material de archivo
deben reunir las siguientes condiciones:
- Accesibilidad. El acceso a los documentos tiene que ser cmodo y rpido. Por ejemplo,
el mueble archivador tiene que estar en el puesto de trabajo.
- Rpida identificacin de los documentos; es decir, tienen que tener un espacio que per-
mita describir los documentos.
- Extensibilidad. Mobiliario pensado para un posible crecimiento del archivo.
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- Buena conservacin de documentos. Velar para que los materiales sean los apropia-
dos para la conservacin. La documentacin debe conservarse de acuerdo con las condi-
ciones ambientales idneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de soportes (mag-
nticos, papel, etc.).
- Buena relacin calidad/precio. El mobiliario debe ser resistente para soportar un uso
frecuente, pero esto no quiere decir que deba ofrecer un aspecto duro y oscuro. Aunque
debe primar la funcionalidad, no hay que olvidar el impacto psicolgico positivo que puede
ejercer un aspecto agradable.
- Que optimice el espacio, es decir, que facilite su mximo aprovechamiento.
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Desde el portacarpetas extrable hasta el archivo compacto de gran capacidad, se puede
encontrar en el mercado toda una gama de elementos de archivo, de entre los cuales habr
que seleccionar el que ms convenga en cada caso, en funcin de las necesidades de cada
usuario o grupo de personas, del tipo de contenedor, de la frecuencia de acceso a la infor-
macin, del volumen y naturaleza de la misma, etc.
Mini archivadores de sobremesa
Son archivadores de pequeo tamao que se utilizan de sobremesa y que pueden ser
trasladados fcilmente. Es slo un archivo provisional que sirve, por ejemplo, para hacer una
primera ordenacin de documentos y para el archivo de catlogos, folletos, etc.
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MOBILIARIO -
SISTEMAS DE ARCHIVO
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Portacarpetas extrable
Soporte extrable para un reducido nmero de carpetas colgantes (entre 10 y 15), y dota-
do generalmente de una bandeja portalpices. Con frecuencia resuelve las necesidades de
un puesto de trabajo en la oficina, donde la privacidad de los documentos de uso ms fre-
cuente no sea importante. Para la mayora de los usuarios es suficiente la capacidad de este
tipo de archivo.
Bloque personal
Es un bloque de cajones de una altura que ronda los 90 centmetros, dotado de ruedas
para su transporte y cerradura para proteger la privacidad de sus compartimentos.
Generalmente est dotado de una gaveta extrable para carpetas suspendidas y com-
partimentos diversos para la colocacin de carpetas AZ, libros u objetos ms personales,
como pueden ser un portalpices, un ordenador porttil o un bolso de mano.
Este tipo de archivo suele ser utilizado en las oficinas no territoriales, es decir, aquellas
en las que los usuarios no tienen un puesto de trabajo fsico exclusivo sino que cada da que
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acuden a una oficina se les asigna un puesto segn su necesidad y la disponibilidad. Por lo
tanto, un mismo espacio de trabajo puede ser compartido por diferentes personas en distin-
tos horarios y/o das. Suele darse en empresas en las que los empleados trabajan tanto en
las propias instalaciones de la compaa, como en las oficinas de sus clientes o en sus pro-
pios domicilios.
Todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: bol-
grafos, agendas, documentos, objetos personales, etc., que deben guardarse en un lugar
propio y privado. Para ello se dota a cada persona de un bloque personal que se aparca
formando bateras en lugares destinados a tal efecto.
Cada bloque se marca con el nombre de su usuario, y con frecuencia disponen de
una ranura buzn donde se puede depositar la documentacin confidencial destinada a
su propietario.
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Mdulos auxiliares
Cumplen la misma funcin que los armarios bajos, con la particularidad de que suelen
estar dotados de ruedas para que el usuario los ajuste a la posicin idnea, bien para usar
su tapa como superficie auxiliar o plano de descarga, o bien para que el acceso a los docu-
mentos u objetos que contiene sea lo ms cmodo posible.
Pueden ser abiertos o cerrados, generalmente con puertas de persiana. Sus formas
suelen ser ms amables desde un punto de vista esttico que las de los armarios con-
vencionales.
Elementos suspendidos del panel
Baldas o arcones contenedores que se utilizan en aquellos puestos de trabajo cuyo
grado de privacidad se obtiene mediante paneles separadores, y la necesidad de archivo del
puesto es muy alta, no siendo suficiente el bloque de cajones convencional.
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Acontinuacin, podemos observar un puesto de trabajo con los cuatro tipos de mobilia-
rio de archivo que acabamos de citar:
Bloques de Cajones
Idneos para el archivo de fichas y carpetas suspendidas. Se recomienda que renan
las siguientes cualidades:
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- Facilidad de acceso a la documentacin, gracias a la extraccin total de las gavetas
de archivo, lo que supone una mayor comodidad del usuario. De este modo, ste puede
acceder al 100% del material archivado.
- Seguridad. Que dispongan de un sistema de antivuelco, que impida abrir ms de un
cajn a la vez, y que dispongan de quinta rueda en bloques rodantes con gaveta.
- Flexibilidad. Que las gavetas permitan archivar diferentes formatos de carpetas.
Ejemplo de flexibilidad.
- Limpieza. Que cuenten con guas cubiertas en los bloques, lo que adems de asegu-
rar el perfecto funcionamiento del mecanismo a lo largo del tiempo, impide la acumula-
cin de polvo.
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Existen diferentes clases de bloques:
- Rodantes. Aportan movilidad al bloque, permitiendo al usuario su libre ubicacin en
cada momento.
- Soporte. Adems de archivo, cumplen la funcin de elemento estructural, ya que sirve
de apoyo a la mesa, lo que supone un ahorro en la adquisicin del mobiliario.
- Altura de mesa. Al igual que los anteriores sirven de apoyo a la mesa, y presentan como
ventaja adicional una mayor capacidad de archivo.
- Suspendido. Est colgado debajo de la mesa, lo que facilita las labores de limpieza
debajo de la misma.
Adems existen bloques de cajn o cajones verticales, muy tiles cuando se pretende
dotar de un pequeo archivo a puestos de trabajo cuya superficie es muy reducida, o en
puestos compartidos en los que en una mesa de dimensiones normales se busca dotar de
un cajn totalmente independiente a cada persona que trabaja en ese puesto durante los
diferentes turnos de trabajo.
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Armarios bajos
Se sitan muy cerca de la superficie de trabajo o como soporte de la misma en aquellos
puestos donde la necesidad de archivo de acceso rpido es importante.
Pueden ser sin puertas o estar dotados de diferentes tipos de puertas, siendo aconseja-
bles las correderas o tipo persiana a fin de que el usuario no se tenga que desplazar para
abrirlas. Tambin pueden llevar gavetas para el archivo de carpetas suspendidas.
Para aprovechar al mximo su capacidad, es importante que sus estantes sean regula-
bles en altura cada 20 mm.
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Archivadores
Consisten en un mdulo formado por dos o ms cajones donde se colocan carpetas sus-
pendidas o las fichas. Pueden estar en el puesto de trabajo, en ese caso se denominan
bucks, o bien constituir una unidad independiente.
Sus medidas suelen ser: 40 cm de anchura y 70 cm de profundidad, y slo ocupa 0,3 m
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de superficie de suelo, a la que se aade otro tanto para la extraccin de cajones. Su prin-
cipal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la locali-
zacin de las carpetas.
Deben reunir las mismas caractersticas constructivas que los bloques de cajones
(antivuelco, accesibilidad, etc.).
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Estanteras
Las estanteras permiten el acceso directo a los documentos, tanto visual como manual-
mente. Es el sistema idneo para colocar libros, carpetas, cajas de archivo... Se recomien-
dan adems las estanteras preparadas para instalar carpetas colgantes, porque suponen un
importante ahorro de espacio.
Las estanteras deben reunir una serie de cualidades:
- Las baldas deberan ser movibles y poder ubicarse en altura cada 25 milmetros.
- Se rechazan los sistemas de montaje de perno y tuerca, las aristas vivas y todos los
elementos cortantes que puedan daar a las personas y a la documentacin.
- El aire debe circular entre las estanteras, para evitar la humedad, de modo que slo
deben estar cerrados los laterales.
- Se instalarn a unos centmetros del suelo, y cerrado ese espacio, as como por
arriba, para evitar el polvo.
- Las estanteras deben ser slidas puesto que un metro lineal puede alcanzar los 100 kg.
- La superficie ser lisa, con tratamiento antioxidante.
Las dimensiones de un cuerpo de estantera habitualmente son: 1,90 metros de altura,
para que una persona de altura normal pueda acceder con la mano, con baldas o estantes
de 1 (longitud) x 0,40 (profundidad) x 0,50 (distancia entre baldas). Existen dos sistemas de
estanteras: fijas y compactas (que se deslizan).
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Armarios
Son recomendables los sistemas modulares que permiten una posible ampliacin y ofre-
cen la posibilidad de transformar el interior.
En la parte inferior no se deben colocar carpetas ya que su extraccin es incmoda, por
lo que reservaremos ese espacio para cajas.
En muchos casos se han empleado armarios y estanteras elaborados en madera, sin
embargo esta opcin debe ser rechazada puesto que no soporta el peso, es combustible y
favorece la proliferacin de insectos.
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Archivos compactos
Es la solucin ms adecuada para el archivo corporativo, puesto que adems de garan-
tizar la correcta conservacin de los documentos permite rentabilizar al mximo el espacio
de la oficina, aumentando en casi un cincuenta por ciento la capacidad de archivo con res-
pecto a los sistemas tradicionales.
Los archivos compactos se desplazan sobre el pavimento, de tal modo que el desliza-
miento de cada unidad permite la reduccin del nmero de pasillos a uno solo, y basta con
reservar 0,80 metros para formar el pasillo all donde sea necesario mediante el desplaza-
miento de las estanteras. Por lo tanto, suponen el mximo ahorro del espacio.
El Compacto es el archivo que permite una mxima optimizacin del espacio disponible,
lo que se traduce en un importante ahorro para las empresas.
Otras soluciones mobiliarias:
Existen otras soluciones para documentos que no pueden ser doblados:
- Portaplanos horizontal: los planos se guardan en cajones de grandes dimensiones.
- Portaplanos vertical: los documentos estn suspendidos por una banda adherida a
uno de sus bordes.
- Portatubos: previamente los documentos han sido enrollados en ellos. Su manipula-
cin es incmoda.
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La correcta conservacin de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para
controlar diversos factores de riesgo: el fuego, los insectos, la humedad, etc.
La accin de determinados insectos (termitas, carcoma, cucarachas, etc.) as como de
los roedores puede causar la destruccin de los documentos. Su presencia debe evitarse
con todas las medidas posibles: limpieza de los depsitos, desinfeccin, control de la hume-
dad, cerramiento de orificios, rendijas, etc.
Por su parte, la humedad es uno de los principales problemas para la conservacin de
los documentos. Para evitar sus efectos nocivos es necesario controlarla, bien mediante un
sistema de aire acondicionado, bien mediante deshumificadores.
El nivel adecuado para documentos es:
Soporte Humedad relativa Temperatura
Papel 45/65% 17/18C
ptico 35-45 16-20
Magntico 40-50 14-18
Fotografa color 25-35 10-18
Film Color 25-35 10-20
Microformas 30-40 18-20
Tambin es nociva la excesiva sequedad; para evitarla en determinados momentos se
recurrir a la aireacin mecnica o a un humidificador.
Otros factores peligrosos para la correcta conservacin de los documentos son el polvo
(se evitar su presencia a travs de un sistema de aire acondicionado -tambin til para evi-
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MEDIDAS AMBIENTALES
Y DE SEGURIDAD
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tar la contaminacin atmosfrica-, del recubrimiento del suelo, de los contenedores de archi-
vo adecuados, etc.) y la luz solar, cuyos rayos ultravioletas atacan al papel y a las tintas. No
se trata de evitarla totalmente sino de controlarla, pues la luz juega un importante papel
como germicida. Se deben evitar los grandes ventanales, y se recomienda controlar la inci-
dencia de los rayos mediante vidrios filtrantes, partesoles, etc.
Asimismo, debemos recordar que la instalacin elctrica del archivo debe observar todos
los requisitos usuales de seguridad. La iluminacin ser suficiente pero sin excesos. En los
depsitos se recomienda: un punto de luz de 60 W cada dos metros en los pasillos entre
estanteras, y de 75 W cada cuatro metros en los pasillos centrales.
Mencin especial merece el fuego, puesto que los documentos son fcil pasto de las lla-
mas. El depsito debe estar alejado de focos de peligro como calderas, motores... Asimismo
el mobiliario y los materiales de construccin deben ser ignfugos; as como respetarse las
normas de seguridad contra incendios (vas de evacuacin sealizadas, sistemas de detec-
cin automtica de humos en depsitos, etc.).
El edificio
En grandes organizaciones, instituciones, etc. los archivos estn ubicados fuera de las
oficinas, en dependencias especiales, equipadas exclusivamente para este fin.
Es preferible que los archivos se ubiquen lejos de zonas peligrosas (zonas hmedas, con
contaminacin atmosfrica, focos industriales, etc.). El ideal, por otra parte, es un edificio
nuevo construido para tal efecto. La estructura ser preferiblemente de hormign armado;
los cerramientos al exterior sern con preferencia la piedra, el ladrillo a cara vista u otros
materiales de fcil conservacin. Las cubiertas: inclinadas, dejando cmara de aire, con ele-
mentos impermeabilizantes.
En estos edificios los depsitos deben ser difanos (sin columnas o pilastras, o si las
hubiera, reducidas), y permitir la instalacin de las estanteras en altura, para aprovechar al
mximo el metro cuadrado.
Asimismo, la construccin debe cumplir determinados requisitos generales de solidez,
resistencia a las cargas, incombustibilidad, etc.
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