Manual de Prevencion de Lavado de Activos-6666666

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ACUERDO No.

POR MEDIO DEL CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DEL LAVADO DE ACTIVOS

El consejo de Administracin de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE
COCORNA LTDA., en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y en concordancia con
las disposiciones legales

CONSIDERANDO

a. Dar respuesta a la circular 0014 de la Superintendencia De La Economa Solidaria de
diciembre de 2000, a la vez que se adopta la Circular Bsica Jurdica No. 007 del 2008
en lo relativo a LA/FT(Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo)

b. Mejorar los controles implementados para evitar que nuestra cooperativa sea utilizada
como instrumento para el lavado de activos y la financiacin del terrorismo con base al
siguiente contenido:

CAPITULO 1 - NORMAS GENERALES
Lavado De Activos

CAPITULO 2 - MECANISMOS DE CONTROL
Conocimiento Del Asociado
Conocimiento Del Mercado
Identificacin y anlisis de operaciones inusuales
Determinacin y reporte de operaciones sospechosas

CAPITULO 3 - CONSOLIDACIN DE OPERACIONES POR ASOCIADO
Seales De Alerta
Deteccin De Operaciones Inusuales Y/O Sospechosas
Asociados Exonerados Del Registro Individual De Transacciones En
Efectivo
Operaciones Mltiples Transacciones En Efectivo

CAPITULO 4 - RESPONSABILIDADES
La Cooperativa
Los Asociados
La Administracin De La Cooperativa
La Vigilancia De La Cooperativa
El Personal De La Cooperativa

COOPERATIVA PIO XII DE COCORNA
MANUAL DEL LAVADO DE ACTIVOS

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CAPITULO 5 - FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS
FORMATOS Y REPORTES DEL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS

CAPITULO 6 - CAPACITACIN

CAPITULO 7 - SANCIONES

CAPITULO 8 - PROCEDIMIENTOS
Reporte De Operaciones Inusuales
Informe De Visitas A Asociados
Suministro De Informacin A Entes Judiciales
Reporte De Operaciones En Efectivo

CAPITULO 9 - OBTENCIN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMES Y FORMATOS
Reportes Internos
Reportes Externos

CAPITULO 10 - CODIGO DE CONDUCTA
Declaracin De Postulados ticos
Manejo De Conflictos De Inters


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MANUAL SOBRE MECANISMOS PARA PREVENIR Y
DETECTAR LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL
TERRORISMO EN LA COOPERATIVA PIO XII DE
COCORNA

FEBRERO DE 2003

INDICE

INTRODUCCIN 7
1. NORMAS GENERALES 9
1.1. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO 9

Etapas Que Comprenden El LA/FT 9
Tipificacin Legal Del Llamada Delito De Lavado De Activos 10
Normas Sobre El Secreto Bancario Y Conservacin De Documentos 11

2. MECANISMOS DE CONTROL 13
2.1. CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO 13
Conceptos Generales 13
Como Conoce La Cooperativa El Asociado 16
Seleccin E Identificacin Del Asociado Y De Sus Actividades Econmicas 17
Visita Al Asociado 20
2.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO 20
Segmentacin Del Mercado 21
Definicin Del Perfil Del Asociado Por Producto 22
2.3. DESARROLLO TECNOLGICO 22

3. CONSOLIDACIN DE OPERACIONES POR ASOCIADO 23
3.1. SEALES DE ALERTA 23
3.2. DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS 25
3.3. CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O
SUPERIORES A10000.000 25
3.3.1. Tipos De Operaciones 25
3.3.2. Reporte De Asociado Y Operaciones 26
3.4. ASOCIADOS EXONERADOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE
TRANSACCIONES EN EFECTIVO 26
3.4.1. Criterios Para Determinar Asociados Exonerados Del Registro Individual De
Transacciones En Efectivo 27


4
3.5. OPERACIONES MLTIPLES TRANSACCIONES EN EFECTIVO 27

4. RESPONSABILIDADES 28
4.1. LA COOPERATIVA 28
4.2. LA ADMINISTRACIN DE LA COOPERATIVA 28
4.3. VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA 28
4.4. EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA 29

5. FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS FORMATOS Y
REPORTES DEL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS 30

6. CAPACITACIN 33

7. SANCIONES 34
7.1. POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL DEL ESTADO 34
7.2. SANCIONES ADMINISTRATIVAS 34
7.3. SANCIONES PENALES 34
7.4. POR PARTE DE LA COOPERATIVA 34

8. PROCEDIMIENTOS 36
8.1. REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES 36
8.2. INFORME DE VISITAS A ASOCIADOS 37
8.3. SUMINISTRO DE INFORMACIN A ENTES JUDICIALES 38
8.4. REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO 39

9. OBTENCIN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMES Y FORMATOS 42
9.1. REPORTES INTERNOS 42
9.1.1. Formato REGISTRO INDIVIDUAL DE REPORTE DE OPERACIONES EN
EFECTIVO (T0004) 42
9.1.2. Formato FICHA INTEGRAL Y REGISTRO ESPECIAL DE ASOCIADO
(T0014) 43
9.1.3. Formato INFORME DE ASOCIADO EXONERADO DEL REGISTRO
INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO (T0015) 46
9.1.4. Formato REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (T0016) 48
9.1.5. Formato REPORTE DE OPERACIN INUSUAL (T0017) 49
9.1.6. Formato REPORTE DE OPERACIONES RECHAZADAS (T0016) 51
9.1.7. Listado Mensual De Transacciones En Efectivo Iguales O Superiores A
$10.000.000 52
9.1.8. Listado Que Recibirn Mensualmente Las Oficinas Para Su Revisin 52
9.2. REPORTES EXTERNOS 52
9.2.1. Reporte Consolidado De Transacciones En Efectivo A La Superintendencia De
La Economa Solidaria 53
9.2.2. Reporte de clientes que efectan mltiples transacciones en efectivo 54
9.2.3. Listado de asociados exonerados del registro individual de transacciones en
efectivo 54

5
9.2.4. Reporte De Las Transacciones Sospechosas A La Unidad De Informacin Y
Anlisis Financiero (U.I.A.F.) 54
9.2.5. Reporte de operaciones rechazadas por la cooperativa 55
9.2.6. Informes Sobre La Actualizacin Del Manual Sobre Mecanismos Para Control
De Lavado De Activos 55

10. CODIGO DE CONDUCTA 56
10.1. DECLARACIN DE POSTULADOS ETICOS 56
10.2. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERES 58
10.2.1. Definicin 58
10.2.2. Pautas Generales 59
10.2.3. Practicas Prohibidas 60
10.2.4. Practicas Controladas 63


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INTRODUCCIN

El Manual para la Prevencin y Deteccin de Lavado de Activos y Financiacin del
Terrorismo, constituye una gua para el desarrollo normal de las actividades de todos los
funcionarios al servicio de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE
COCORNA LTDA. Se encuentra fundamentado en las disposiciones legales que el
Gobierno Nacional ha establecido, a travs de los diferentes organismos que regulan y
controlan las operaciones de Lavado de dinero y Financiacin del Terrorismo.

El Manual debe convertirse en un medio de consulta y de permanente capacitacin para los
funcionarios y directivos de la cooperativa, por consiguiente se debe dar a conocer desde
el mismo momento en que se vincula nuevo personal a la entidad.

El Lavado de activos, tambin denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimacin de
capitales, constituye uno de los fenmenos ilcitos ms graves, que pueden afectar al
sistema financiero, la economa o la seguridad nacional.

Tradicionalmente el Lavado de Dinero ha sido abordado desde la perspectiva del negocio
del narcotrfico, considerndolo como el mecanismo a travs del cual las ganancias ilcitas
del negocio son invertidas en negocios lcitos, para darles apariencia de legalidad. Sin
embargo, constituye un procedimiento que se puede extender a otras modalidades
delictivas, como por ejemplo: el secuestro, el hurto, el asalto bancario, etc. Colombia por lo
tanto, ha adoptado el camino de la regulacin de ciertas conductas o pautas que de ser
observadas, permiten razonablemente prevenir y detectar el lavado de dinero.

Las cooperativas multiactivas con seccin de ahorro y crdito, en cumplimiento de las
normas y pautas establecidas por los organismos de control externo, deben implementar un
Sistema Integral Para La Prevencin del Lavado de Activos Y la Financiacin del Terrorismo
(SIPLAFT), que consiste en la adopcin de medidas de control apropiadas y suficientes,
orientadas a evitar que la realizacin de cualquier operacin en efectivo, documentaria, de
servicios productos financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para
ocultamiento, manejo, inversin o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros
bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las
transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos en la
lucha contra el delito, frente al lavado de dinero en sus diferentes modalidades y la
financiacin del terrorismo; las cooperativas multiactivas con seccin de ahorro y crdito en
su conjunto juegan un importante papel al lado del que corresponde a las autoridades de
supervisin en la valoracin idnea y apropiada de los mecanismos que permiten a las
entidades del sector prevenir y detectar mecanismos idneos para el lavado de activos y la
financiacin del terrorismo.


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Con miras a perfeccionar los sistemas jurdicos contra los delitos mencionados y fortalecer
la cooperacin internacional, la cooperativa debe apuntar hacia los siguientes aspectos
substanciales:

1. Conocimiento del asociado.
2. Conocimiento del mercado.
3. Control de operaciones
4. Deteccin de operaciones inusuales y determinacin de operaciones sospechosas.
5. Control de transacciones en efectivo

Teniendo en cuenta las normas legales vigentes, incluyendo las reglamentaciones
administrativas y particularmente las normas de naturaleza penal, lo mismo que el estatuto
anti corrupcin mediante la ley 190 de 1995 y las contenidas en los artculos 102 a 107 del
Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, es de carcter obligatorio que los funcionarios
vinculados a la cooperativa, apliquen las normas de conducta y procedimientos, buscando
siempre la colaboracin con las entidades competentes.

Para evitar que la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA
LTDA, sea utilizada por la delincuencia organizada en el blanqueo de activos Y la
financiacin del terrorismo, todos los funcionarios vinculados a ella, deben tener claro
dentro de sus funciones particulares del da, cual es su participacin para evitar que se
lleven a cabo actos delictivos.

El incumplimiento de lo normalizado en el manual, conlleva a la aplicacin de sanciones
disciplinarias, administrativas y aun penales, segn lo contemplado en el Reglamento
Interno, las contempladas en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, Cdigo Penal y
las dems normas estipuladas.


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1. NORMAS GENERALES

1.1. LAVADO DE ACTIVOS

El lavado de activos consiste en el proceso de ocultacin de dineros de origen ilegal y los
subsiguientes actos de simulacin respecto de tal origen, para hacerlos aparecer como
legtimos; As como la financiacin del terrorismo y la administracin de recursos
relacionados con actividades terroristas. A travs del lavado de activos se reciclan,
utilizando negocios de aparente o real licitud, grandes volmenes de efectivo o bienes
muebles adquiridos con recursos de origen ilcito. En virtud de lo anterior y dado que el
sector financiero canaliza a diario la casi totalidad de los recursos del pas, las cooperativas
multiactivas con seccin de ahorro y crdito son especialmente vulnerables a este tipo de
actividades.

Para atender lo anterior, se hace necesario implementar medidas de control para la
prevencin de actividades delictivas no solo con respecto a las transacciones en efectivo en
moneda legal o extranjera, sino tambin con respecto a las documentarias y frente a toda
clase de servicios o productos financieros.

1.1.1. Etapas Que Comprenden El LA/FT El Lavado De Activos y La Financiacin del
Terrorismo

El lavado de dineros es un proceso que comprende varias etapas:

Obtencin o recoleccin del dinero: Consiste en la recepcin fsica de grandes
cantidades de dinero en efectivo como consecuencia de actividades ilcitas.
Acumulacin o colocacin: Supone la inclusin de los fondos dentro del sistema
financiero, aprovechando especialmente el de los pases que son exigentes en materia
de reserva bancaria o en su defecto aquellos en los que tienen debilidades respecto a
la identificacin y registro de sus clientes. Ejemplo: en casas de cambio, bancos, etc.
Estratificacin o mezcla con fondos de origen ilegal: Consiste en la realizacin de
sucesivas operaciones financieras dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que ste sea
ms complejo de encontrar, de tal suerte que se impide conocer el verdadero origen
ilcito de los dineros, mediante la mezcla con dineros de origen legal. Ejemplo:
diversificaciones de los fondos mediante una serie de transacciones a travs de
diferentes instituciones financieras, tanto en el nivel nacional como internacional.
Integracin o Inversin: Consiste en el proceso mediante el cual el dinero liquido se
convierte en bienes muebles o inmuebles o en negocios de fachada. Esto es, traspasar
los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vnculos aparentes
con el delito organizado.

Este proceso sirve a tres propsitos sustanciales:

- Formar un rastro de papeles y transacciones complicado.


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- Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero.
- Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legtimas. Ejemplo: compra
venta de finca raz, cadenas hoteleras, vehculos costosos, integracin de fondos a la
cadena comercial.

Los dineros ilegales tienden a salir por otros conductos, especialmente a travs de los giros
bancarios a lugares donde las transacciones financieras se vigilan menos rigurosamente,
tratando de confundir muchas veces las huellas electrnicas de sus transferencias de
dinero. Por ello, cada vez que se imponen ms medidas de control para las transacciones
en efectivo.

1.1.2. Tipificacin Legal Del Llamado Delito LA/FT

La tipificacin del delito de lavado de activos y financiacin del terrorismo constituye un
imperativo para la legislacin colombiana, por cuanto se asumi tal compromiso al suscribir
la Convencin de Viena sobre narcotrfico, de tal suerte que la elevacin a norma penal de
este delito, es una obligacin que deviene de compromisos adquiridos en el mbito
internacional. Para tal efecto tenemos:

Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 de 1995): El Estatuto Anticorrupcin fue
aprobado y sancionado por el Presidente de la Repblica para erradicar la
corrupcin administrativa, el artculo 31 del mencionado Estatuto modific el
artculo 177 del cdigo penal, de la siguiente manera:

Quien adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o
administre bienes que tienen su origen mediato o inmediato en actividades
ilegales, le d legalidad o legalice, oculte, o encubra la verdadera naturaleza,
origen, ubicacin, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes, o realice
cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilcito incurrir, por ese solo
hecho en prisin de ocho (8) a veintids (22) aos y multa de seiscientos
cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mnimos legales vigentes,
siempre que el hecho no constituya delito sancionado con pena mayor.

La misma pena se aplicar cuando las conductas descritas en el inciso anterior se
realicen sobre bienes cuya extincin de dominio haya sido declarada.

El LA/FTser punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o
los actos penalizados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o
parcialmente en el extranjero.

Las penas privativas de la libertad mencionadas, se aumentarn de una tercera
parte a la mitad cuando para la realizacin de las conductas se efectuaren

10
operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancas de
contrabando al territorio nacional.

Las penas previstas sobre lavado de activos se aumentarn en la tercera parte
en el mnimo y en la mitad en el mximo a partir del 1 de enero de 2005-

Adems, en desarrollo de lo previsto en el art. 9 de la Ley 1121 de 2006 que
modifico el art. 23 de la Ley 365 de 1997, todas las cooperativas de ahorro y
crdito y multiactivas e integrales con seccin de ahorro y crdito estn sujetas al
cumplimiento de lo previsto en los artculos 102 a 107 del Estatuto Orgnico del
Sistema Financiero-EOSF (Decreto 663 de 1993) y para ello debern adoptar un
Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la
Financiacin del Terrorismo, en adelante SIPLAFT

El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevencin y control del
lavado de activos y de la financiacin del terrorismo, tiene como base fundamental
el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economa
prevenir que, a travs de las instituciones que los integran, sean utilizadas
directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el lavado de
activos y/o la canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades
terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos
provenientes de dichas actividades.

Omisin de Control. El empleado o director de una institucin financiera o de
cooperativas que ejerzan actividades de Ahorro y Crdito que, con el fin de ocular
o encubrir el origen ilcito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los
mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurdico para las
transacciones en efectivo incurrir, por esa sola conducta en prisin de dos (2) a
seis (6) aos y multa de cien (100) a diez mil (10.000) salarios mnimos legales
mensuales vigentes.

El mismo Estatuto en su captulo III- Rgimen Financiero, ratifica los controles
establecidos en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993 en
sus artculos 39 a 44).

ENRIQUECIMIENTO ILCITO: Incurre en el enriquecimiento ilcito, el empleado oficial que
obtiene incremento patrimonial no justificado, por razn del cargo o de las funciones,
siempre que el hecho no constituya otro delito, y la persona particular que obtiene para s o
para otro, directamente o a travs de un intermediario, un incremento patrimonial no
justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas.

TESTAFERRATO: Consiste en prestar el nombre para adquirir bienes con dineros
provenientes del delito de narcotrfico y conexos.


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DELITO DE FAVORECIMIENTO: Comete el delito de favorecimiento quien ayuda a eludir
la accin de la autoridad o a entorpecer la investigacin, teniendo conocimiento de la
comisin del hecho punible y sin concierto previo, o quien oculte, asegure, conserve,
transforme, invierta, transfiera, transporte, administre o adquiera el objeto material o el
producto de una actividad ilcita.

1.1.3. Normas Sobre El Secreto Bancario Y Conservacin De Documentos.

Se entiende por reserva bancaria, el deber jurdico que tienen, tanto las entidades
financieras y aseguradoras en su calidad de personas jurdicas, como sus funcionarios
(administradores, gerentes, directores, empleados, etc.) de guardar reserva, secreto y
discrecin sobre la informacin de sus clientes (saldo, cuentas, transacciones, negocios,
ingresos, patrimonios, bienes declarados, etc.) o sobre aquellos datos relacionados con la
situacin propia de la persona o compaa, que conozca en desarrollo de su profesin u
oficio.

Esta obligacin comprende tanto los datos que suministre directamente el cliente, como
aquellos que configuren la relacin entre l y la entidad y debe cumplirse durante la vigencia
del vnculo comercial y an cuando este haya terminado. La Superintendencia Financiera
ha sealado que la reserva bancaria es una de las garantas ms valiosas que tienen los
clientes (asociados para el caso de las cooperativas) que depositan en las entidades
financieras a titulo de secreto, parte o toda su intimidad econmica.

La principal caracterstica de la reserva bancaria es que no puede ser absoluta, que no
puede generar un secreto a otras personas sobre las transacciones financieras, sino que
puede ser levantada, bajo ciertas y determinadas condiciones, en la bsqueda de
propsitos concretos. Por lo tanto, para efectos judiciales y tributarios podr exigirse la
presentacin de los libros de contabilidad y dems documentos privados. De igual forma,
en esta normatividad se dispone que quien tenga en su poder documentos que se requieran
en un proceso penal, tiene obligacin de entregarlos o permitir su conocimiento al
funcionario que lo solicite.

Una forma para levantar la reserva bancaria es la solicitud de la autoridad jurisdiccional en
lo penal. Los funcionarios de la Fiscala General de la Nacin son funcionarios judiciales, el
articulo 105 del Estatuto Orgnico del sistema financiero dispone que las instituciones
financieras estn obligadas a suministrar la informacin que sea requerida por los directores
regionales o seccinales de la fiscala. No obstante, es recomendable establecer un
conducto regular para tramitar todas las peticiones de las autoridades competentes,
preferiblemente a travs del departamento jurdico de cada entidad.

Otra forma que existe para levantar la reserva bancaria, se encuentra contemplada en el
literal d. del artculo 102 del Estatuto orgnico del Sistema Financiero en el que se
establece que las instituciones sometidas al control y vigilancia de la superintendencia

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Financiera, estn obligadas a reportar de forma inmediata y suficiente a la Fiscala General
de la Nacin, o a los cuerpos especiales de Polica Judicial, cualquier informacin relevante
sobre manejo de fondos cuya cuanta o caractersticas no guarden relacin con la actividad
econmica de sus Asociados, o sobre transacciones de sus usuarios que por su nmero,
por las cantidades transadas o por las caractersticas particulares de las mismas, puedan
conducir razonablemente a sospechar que los mismos estn usando a la entidad para
transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades
Delictivas y las dems que seale el Gobierno Nacional.

La Asociacin Bancaria y de Instituciones Financieras de Colombia, seala:

De acuerdo con la Ley Colombiana, todos los ciudadanos estn obligados a comunicar a
las autoridades cualquier posible violacin a las normas penales. Ello podra haber sido
suficiente para determinar la conducta de los administradores y directores de las
instituciones financieras respecto del lavado de dinero. Es fundamentalmente destacar que
la reserva bancaria en Colombia no es oponible en las investigaciones criminales .

Siempre que un funcionario reporte a la Fiscala General de la Nacin, la ejecucin de
operaciones sospechosas por parte de un asociado, la entidad deber abstenerse de
informarle por cualquier medio a este acerca de la existencia del correspondiente reporte.

El articulo 148A del Cdigo Penal establece como delito la utilizacin indebida de
informacin privilegiada sealando que:

El servicio pblico o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u
rgano de administracin de cualquier entidad pblica o privada que haga uso indebido de
informacin que haya conocido por razn o con ocasin de sus funciones, con el fin de
obtener provecho para s o para un tercero sea ste, persona natural o jurdica, incurrir en
prisin de dos (2) a seis (6) aos e interdiccin de funciones por el mismo termino de la
pena principal .

2. MECANISMOS DE CONTROL

2.1. CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO

2.1.1. Conceptos Generales:

Asociados: Tienen el carcter de asociados las personas que habiendo suscrito el Acta de
Constitucin o las que posteriormente hayan sido admitidas como tales permanezcan
afiliados y estn debidamente inscritos.

a) Las personas naturales


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b) Las personas jurdicas de derecho pblico.

c) Las personas jurdicas del sector cooperativo y las dems de derecho privado sin nimo
de lucro.

d) Las empresas o unidades econmicas, cuando los propietarios trabajen en ellas y
prevalezca el trabajo familiar o asociado.

Los anteriores deben cumplir las condiciones y requisitos que se establecen a continuacin:

a) Personas Naturales

- Ser legalmente capaz o menor de edad que haya cumplido catorce (14) aos o quienes
sin haberlos cumplido, se asocien a travs de representante legal.

- Residir o tener actividades econmicas o vnculos laborales en el rea geogrfica de
accin de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA.

- Proporcionar toda la informacin de carcter personal, laboral y econmica que requiera
la Cooperativa y aceptar que se efecten las averiguaciones del caso.

- Recibir o demostrar que posee la capacitacin cooperativa bsica.

- Cancelar la cuota de admisin por el valor equivalente al 3% del salario mnimo mensual
legal vigente, ajustado al mltiplo de mil ms cercano y pagar los aportes sociales que
establecen los estatutos.

- Presentar por escrito solicitud de afiliacin ante el organismo competente.

La admisin de personas que residan espordicamente en el rea geogrfica de influencia
de la Cooperativa queda a criterio del Consejo de Administracin.

b) Personas Jurdicas:

- Estar legalmente constituidas.

- Desarrollar su objeto social en el rea geogrfica de influencia y accin de la
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA.

- Proporcionar toda la informacin de carcter social, actividades y econmica que
requiera la Cooperativa y aceptar se efecten las averiguaciones del caso.

- Cancelar la cuota de admisin por un valor equivalente al 3% del salario mnimo
mensual legal vigente, ajustado al mltiplo de mil ms cercano y pagar como aportes
sociales, el valor equivalente a 50% del salario mnimo mensual legal vigente.

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- Presentar por escrito, por intermedio del representante legal, la solicitud de afiliacin y
carta de presentacin autorizada por el organismo competente.

- Las dems que exijan y estipulen los reglamentos.

El Consejo de Administracin reglamentar la representacin de las empresas o unidades
econmicas familiares o asociativas.

Servicios: Se entiende por servicios las actividades originadas en virtud del acto
cooperativo y la relacin de solidaridad que surge como vinculacin entre persona natural o
jurdica con la cooperativa.

Para el cumplimiento del objeto general, la Cooperativa puede desarrollar las siguientes
actividades:

a) Recibir de sus asociados depsitos de ahorro a la vista, a trmino y en las diferentes
formas contractuales que se establezcan en los presentes estatutos o en los
reglamentos respectivos.

b) Otorgar crditos a sus asociados en diferentes clases y modalidades, conforme lo
establezcan los reglamentos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

c) Prestar servicios de asesora y capacitacin econmica a sus asociados, orientados al
correcto manejo de sus recursos monetarios.

d) Contratar seguros que amparen y protejan los aportes, ahorros, crditos, la seguridad
social y los bienes de los asociados.

e) Adelantar programas de seguridad social, recreacin y bienestar en general para sus
asociados y familiares.

f) Adquirir terrenos y adecuarlos para la ejecucin de programas habitacionales,
recreacionales e industriales.

g) Adelantar programas de construccin y mejoramiento de vivienda, bajo cualquier
modalidad.

h) Establecer empresas de actividad agropecuaria, comercial y/o servicios o industrial, en
forma directa o en asocio, de acuerdo con las normas legales.

i) Adelantar y ejecutar proyectos con el fin de fomentar el empleo, por sus propios medios
o a travs de terceros.

j) Establecer en forma directa, en asocio o convenio centros de educacin a cualquier
nivel y modalidad.

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k) Establecer servicios integrales de turismo, recreacin y cultura.

l) Desarrollar actividades de educacin y solidaridad cooperativa, dentro de los marcos
fijados por la ley.

m) Ejecutar las dems actividades complementarias de las anteriores y destinadas a
cumplir con los objetivos generales de la Cooperativa.

En todo caso, las actividades y servicios de ahorro y crdito debern ser realizadas y
prestadas por intermedio de una seccin especializada con reglamentos, procedimientos y
manejos contables independientes, sin perjuicio de la consolidacin de cuentas y
operaciones generales de la Cooperativa y de otras secciones de sta.

Para la prestacin de los diferentes servicios, el Consejo de Administracin, organizar
secciones independientes de acuerdo a las caractersticas de cada tipo especializado de
cooperativa a que estos correspondan. Inicialmente contar con la seccin de ahorro y
crdito

Relacin Contractual: Se entiende por relacin contractual de carcter financiero toda
aquella que se deriva de operaciones desarrolladas entre el asociado y la cooperativa, en
virtud de un contrato verbal o escrito celebrado entre los mismos y que se encuentra
enmarcada dentro de las operaciones autorizadas a la cooperativa, es decir, aquellas que
constituyen el desarrollo de su objetivo social.

Es importante sealar que la relacin mencionada no se establece por el simple hecho de
que una persona celebre un contrato con la cooperativa, sino que se requiere que el mismo
tenga por objeto el desarrollo de un negocio financiero propiamente dicho. Es decir que en
principio se hallara referido a todos los contratos que en virtud de los cuales se ejecutan las
operaciones financieras autorizadas, incluyendo operaciones de tesorera. Por el contrario,
no se entendern relaciones contractuales de carcter financiero, las surgidas de los
contratos que la cooperativa celebra para la ejecucin de obras o para la implementacin de
servicios tecnolgicos o administrativos, que si bien es cierto son necesarios para la
ejecucin de su objetivo social, no obstante no forman parte del mismo.

2.1.2. Cmo Conoce La Cooperativa El Asociado

Una estricta poltica de Conocer bien al asociado constituye una herramienta importante y
efectiva para que la cooperativa conozca en detalle sus Asociados y detecte cualquier
accin que conlleve al lavado de dinero o la financiacin del terrorismo.

El conocimiento del asociado debe iniciarse desde la primera visita del cliente a la asesora
de servicios de la entidad, en el registro de datos de la solicitud de vinculacin a la
cooperativa, en el ingreso de datos al sistema y el cumplimiento de los requisitos
determinados por la cooperativa para cada uno de los productos a travs de los cuales se

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pueden vincular por tanto es necesario que la cooperativa investigue, por medios que
considere eficaces, los datos personales que sean relevantes.

De acuerdo con los diferentes productos y servicios que la cooperativa ofrece, se debe
alcanzar un conocimiento adecuado de todos los Asociados en cuanto a su identificacin y
la actividad econmica que desarrolla. Igualmente se debe verificar la informacin que el
asociado suministre, con el fin de constatar la veracidad de los datos y profundizar sobre el
conocimiento del mismo.

Para lograr un adecuado conocimiento del asociado con los cuales se tengan transacciones
en montos iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) en efectivo, la
cooperativa deber abrir una carpeta que contenga informacin comercial soportada en
cuanto a su identificacin, domicilio, actividad, profesin u oficio e ingresos, con el fin de
establecer la actividad econmica a efecto de definir su perfil financiero e igualmente, debe
mantenerla actualizada.

La cooperativa, con base en la identificacin y seleccin del asociado, establece los
siguientes criterios generales de anlisis de las operaciones realizadas con ellos, a fin de
determinar la coherencia de stas, con su actividad econmica:

2.1.3. Seleccin E Identificacin Del Asociado Y Conocimiento De Sus Actividades
Econmicas.

La regla de oro en la prestacin de los servicios de la Cooperativa es Conozca a su
Asociado por lo tanto, debe identificarlos plenamente a partir del momento de su
vinculacin, mediante el diligenciamiento de un formulario de vinculacin que contenga al
menos la siguiente informacin:

A. Personas naturales (asociados)

1. Informacin del solicitante, personas autorizadas con firmas registradas y
representantes de menores e incapaces:

. Nombre Completo, identificacin y tipo, lugar y fecha de nacimiento(Depto. Y Mpio.),
direccin domicilio y telfonos fijo y mvil
. Empresa donde labora, cargo, direccin(Depto y Mpio), tels, No. De fax, ocupacin oficio
o profesin. Especificar si administra recursos pblicos, tiempo laborando
. Actividad econmica y Cdigo CIIU
. Estado civil

2. Informacin financiera del solicitante

. Origen de los fondos con los cuales abre la cuenta y/o cancela los aportes
. Ingresos mensuales derivados de su actividad principal
. Otros Ingresos(especificar)

17
. Egresos mensuales
. Total Activos: direccin, No escritura, fecha notaria, valor comercial, marca, modelo,
placa, prenda, valor
. Total Pasivos: Compromisos y Obligaciones financieras
. Conyugue, datos personales y actividad econmica principal
. Cuentas en moneda extranjera.
. Registro de la firma del solicitante
. Autorizacin para consulta y reporte a centrales de riesgo
. Declaracin voluntaria de origen de fondos

3. Referencias

. Una persona familiar identificando nombre, parentesco, telfonos fijo mvil y direccin
. Una persona no familiar, identificando nombre, telfonos fijo y mvil y direccin
. Dos financieras, identificando: nombre de la entidad, sucursal, No. de cuenta, fecha de
apertura.

4. Anexos: Como anexos a la informacin enunciada en este literal se debe obtener como
mnimo:
. Fotocopia del documento de identificacin
. Constancia de ingresos(honorarios, laborales, certificacin de ingresos y retenciones)
. Diclaracin de Renta del ltimo perodo gravable disponible
. Registro de la huella dactilar del solicitante

B. Personas Jurdicas

1. Informacin del solicitante

. Razn social
. Ao, nmero de personera jurdica y/o registro de cmara de comercio
. Nombre completo del representante legal y de las personas autorizadas con firma
registrada.
. No de identificacin y tipo de identificacin del representante legal y de las personas
autorizadas con firma registrada.
. Direccin domicilio, telfonos fijo y mvil del representante legal. Especificar depto y
mpio.
. Direccin, telfono, fax y ciudad de la oficina principal. Si se trata de varias agencias, la
de estas y la de la oficina principal.
. Tipo de empresa: privada, publica, mixta, otras
. Actividad econmica principal y cdigo CIIU ((cdigo Internacional de Industria Uniforme)

2. Informacin financiera del solicitante.

. Origen de los fondos con los cuales va a manejar la cuenta

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. Ingresos y egresos mensuales
. Total activos y pasivos
. Operaciones en moneda extranjera

3. Referencias

. Dos financieras, identificando: nombre de la entidad, No. cuenta, producto y oficina

4. Anexos: Como anexos a la informacin enunciada en este literal debe obtenerse como
mnimo:

. Original del certificado de existencia y representacin legal con vigencia no superior a
3 meses, expedido por la cmara de comercio o por la entidad competente.
. Fotocopia del nmero de identificacin tributaria (NIT)
. Registro de la firma y huella digital del representante legal y de las personas
. Fotocopia del documento de identificacin del representante legal y de las personas
. Lista de los socios y/o accionistas cuando esta informacin no conste en el certificado
de existencia y representacin legal de la cmara de comercio y su participacin sea del
5% o ms del capital social
. Declaracin voluntaria de origen de fondos
. Declaracin de renta del ltimo periodo gravable disponible
. Autorizacin para consulta y reporte a centrales de riesgo.
. Copia del certificado de autorizacin de funcionamiento expedido por la autoridad
competente.

Disposiciones Generales

La Cooperativa debe verificar que el FORMULARIO DE VINCULACION DE ASOCIADOS
se llene completamente, de manera clara y precisa, tambin deber confirmar toda la
informacin dejando evidencia escrita de tal confirmacin en los trminos que establece el
mismo formulario en el espacio para uso exclusivo de la cooperativa. En el evento que no
pueda confirmarse tal informacin, la operacin deber calificarse como inusual. Es de
mencionar que la realizacin de operaciones inter cooperativas por convenio se encuentra
exceptuada de la aplicacin del presente manual

Con el objeto de conocer los cambios en los datos del solicitante de manera cierta y
oportuna, la cooperativa deber procurar mantener siempre actualizada la informacin de
sus asociados, para lo cual deber incluir como clusula adicional en los nuevos contratos
de cuentas de ahorros y procurar adicionarla en los ya existentes la obligacin por parte
del asociado de actualizar por lo menos anualmente la informacin aqu sealada. Lo
anterior, en concordancia con la facultad que tienen los establecimientos de cancelar las
cuentas en caso de incumplimiento de tal obligacin.


19
Cuando se utilice la red de un establecimiento cooperativo y financiero para el recaudo de
los pagos o consignaciones efectuadas por los clientes de la otra entidad, el reporte
trimestral consolidado debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de
quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo, puesto que en un estricto sentido
legal estas transacciones no fueron realizadas por el establecimiento de crdito, sino por el
cliente y la entidad usuaria que es quien tiene el conocimiento del cliente.

Cuando el CDAT se constituya por medio de apoderado se debe recibir el poder por escrito
debidamente autenticado con reconocimiento de firma y contenido, documento donde debe
aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios estos deben
estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de los
beneficiarios. Para cada uno de los beneficiarios se debe obtener la informacin y anexos
exigidos para persona natural.

En los casos de cambio o inclusin de nuevos beneficiarios o fusiones, se debe cumplir con
los requisitos exigidos en los literales 1 y 2, de los requisitos para personas naturales o
jurdicas.

Cuando es cesin del titulo debe registrarse con anterioridad a la fecha de pago y debe
obtener la firma y huella de quien cobra el titulo y la fotocopia del documento de identidad.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera
prctica insegura y no autorizada.

2.1.4. Visita Al Asociado

Los funcionarios responsables o sus delegados realizarn visitas a la sede de negocios de
los Asociados, segn el volumen y monto de sus operaciones. Uno de los principios
filosficos de la actividad financiera es la confianza mutua, por ello el control documental se
constituye en un requisito formal pero no en el criterio concluyente para establecer
relaciones comerciales. Por lo tanto, la verificacin fsica y directa de la actividad econmica
del asociado es imprescindible.

Para efectos de control deben conocer los documentos que soportan las propiedades de
sus asociados y solicitar que le suministren una descripcin de sus actividades. Efectuar
una revisin visual de los negocios para verificar la existencia de sus bienes. Averiguar del
asociado:
Qu hace?
Quines son sus clientes?
Qu volumen de operaciones tiene?
Quines son sus proveedores?

Diligenciar el formato Ficha Integral y Registro Especial De Asociados Forma T0014
en original, como soporte de la visita efectuada y archivarla en el flder del asociado. En

20
todos los casos el funcionario responsable antes de aprobar con su firma la apertura de la
cuenta deber tener un conocimiento bsico del asociado y emitir un breve concepto en el
espacio de observaciones en la tarjeta de firmas de la cuenta corriente convenio, de
ahorros o del producto correspondiente.

2.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO:

Teniendo en cuenta que la cooperativa tiene como misin contribuir a elevar el nivel
econmico, social y cultural de los asociados y de la comunidad en general, su accin se
dirige a mltiples segmentos de mercados conformados por personas naturales o jurdicas
de todos los ingresos y actividades. La cooperativa dirige su accin a ofrecer servicios
especialmente al sector solidario, en donde se desenvuelve una franja importante del sector
de clase media, que requiere servicios oportunos y accesibles a sus necesidades.

La poltica es proteger y apoyar a los sectores productivos de la economa ubicando dentro
de sus preferencias los microempresarios, empresas familiares y media empresa, sin que
se deba descuidar el rengln de la gran empresa.

En lo referente a potencialidades econmicas como clientes de los negocios financieros
podemos decir que los asociados de la cooperativa pertenecen a una clase media media y
media baja. La cooperativa pretende trabajar con recursos propios, de los asociados y en lo
posible no recurrir a crdito externo, es aqu donde vemos la potencialidad econmica de
ahorro y crdito del mercado, el cual nos garantiza que del total de captaciones (depsitos +
aportes sociales) la cartera sea equivalente al mayor porcentaje de los mismos.

2.2.1. Segmentacin Del Mercado

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a travs de la
entidad, se deben adoptar criterios de segmentacin y cualquier otro instrumento de similar
eficacia que nos permita identificar las operaciones inusuales.

Segmento es el rango de mercado dentro del cual se inscribe cada uno de los factores de
riesgo LA/FT de acuerdo con las caractersticas particulares de cada uno de ellos. Son
factores de riesgo como mnimo los siguientes:

a) Clientes: actividad econmica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto
de ingresos, egresos y patrimonio.
b) Productos/Servicios: naturaleza, caractersticas y nicho de mercado o destinatarios
c) Canales de distribucin: naturaleza y caractersticas
d) Jurisdicciones: ubicacin, caractersticas y naturaleza de las transacciones

Los segmentos del mercado se definen as:


21
ACTIVIDAD CODIGO

Rentista de capital 00 Industria 05
Asalariados 01 Servicio 06
Agricultura 02 Construccin 07
Ganadera 03 Comercio 08
Minera 04 Financiero 09
Sector Oficial 10

MERCADO DE ASALARIADOS

S1 Ingresos menores a 1 S.M:M.L.V
S2 Ingresos entre ms de 1 y 3 S.M:M.L.V
S3 Ingresos ms de 3 y 10 S.M:M.L.V
S4 Ingresos entre ms de 10 y20 S.M:M.L.V
S5 Ingresos de ms de 20 S.M.M.L.V

MICROEMPRESAS

A1: Ventas o Ingresos anuales inferiores a 175 S.M:M.L.V
A2: Ventas o Ingresos anuales entre ms de 175 y 350 S.M:M.L.V
A3: Ventas o Ingresos anuales entre ms de 350 y 700 S.M:M.L.V

EMPRESAS PEQUEAS

B1: Ventas o Ingresos anuales entre 701 y 1400 S.M:M.L.V

EMPRESAS MEDIANAS

C1: Ventas o Ingresos anuales entre 14001 y 20000 S.M:M.L.V
C3: Ventas o ingresos anuales entre 35001 y 75000 S.M:M.L.V

2.2.2. Definicin Del Perfil Del Asociado Por Producto

Cuentas de ahorros y CDATS

Mercados objetivos: todo el mercado de asalariados, mercado por otras actividades y
empresas de todos los niveles que tengan actividades econmicas de carcter lcito

2.3. DESARROLLO TECNOLGICO

22

El aplicativo financiero de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE
COCORNA LTDA, brinda la informacin necesaria con agilidad y confiabilidad y se tienen
implementadas rutinas de auditoria y control para garantizar la confiabilidad y seguridad del
sistema.

En lo relacionado a Prevencin y Control del Lavado de Activos y Financiacin del
Terrorismo, el sistema posee un programa que le permite revisar diariamente la informacin
consolidada de la cooperativa para detectar y generar por asociado, un listado de
transacciones de todas las operaciones dbito y crdito que acumuladas o
independientemente, sean iguales o superiores a diez millones de pesos m/l ($10.000.000)
o diez mil dlares (US$ 10.000).

Adems mensualmente partiendo de la informacin de la cooperativa, el programa genera
las transacciones en efectivo que se realicen en la oficina, durante un mes calendario, por
o en beneficio de una persona, que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones
de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil de dlares (US $50.000) o su equivalente.


23

3. CONSOLIDACIN DE OPERACIONES POR ASOCIADO

Sin perjuicio de los reportes que en cualquier momento requiera el Gobierno Nacional a
travs de las entidades que ejercen las funciones de vigilancia y control, sobre operaciones
en efectivo, y con el propsito de determinar las operaciones inusuales, la cooperativa, se
encargar de consolidar todos los productos de captaciones (ahorro a la vista, ahorro a
trmino, ahorro contractual y aportes) y de generar, por asociados, un listado de
transacciones de todas las operaciones dbito y crdito que acumuladas o
independientemente, sean iguales o superiores a diez millones de pesos m/l ($10.000.000)
o diez mil dlares (US$ 10.000).

Este listado se remitir al oficial de cumplimiento el cual deber evaluar cada uno de los
asociados del listado teniendo en cuenta las seales de alerta (Numeral siguiente) los
parmetros de segmentacin establecido y efectuar anlisis de movimientos con respecto a
la actividad e ingresos declarados por el asociado con el propsito de determinar
operaciones inusuales. En los casos que amerite debe efectuarse visita al asociado y
enviar el resultado al Oficial de cumplimiento.

3.1. SEALES DE ALERTA

Segn la poltica del Gobierno Nacional en materia de control de lavado de activos y
Financiacin del Terrorismo, las instituciones cooperativas multiactivas con seccin de
ahorro y crdito deben prestar especial atencin a todas las transacciones efectuadas,
complejas, inslitas, significativas y a todos los patrones de transacciones no habituales y a
las transacciones significativas pero no peridicas, que no tengan un fundamento
econmico o legal evidente.

Como criterio mnimo, para el anlisis de las operaciones distintas a las relacionadas en el
numeral anterior, se tendr en cuenta, segn la naturaleza de la operacin si la misma
implica un cambio sustancial, repentino o injustificado en aspectos tales como:

a) Datos proporcionados por el asociado que son insuficientes, falsos o sospechosos.

b) Renuncia del asociado a proporcionar cualquier dato solicitado para la identificacin
apropiada.

c) Fraccionamiento de transacciones para evitar requerimiento de documentacin y/o
presentacin de Reporte de operaciones en efectivo(Pitufeo)

d) Transferencias y reintegros que no concuerdan con las actividades comerciales del
asociado con el volumen de sus operaciones.

e) Cancelacin inmediata de pasivos con la entidad sin justificacin razonable de fuentes
de ingresos.


24
f) Movimientos de las cuentas en volmenes que no concuerdan con la actividad
comercial del asociado o a su volumen de operaciones.

g) Cambios sustanciales y repentinos en los volmenes de liquidez, particularmente en
efectivo, frente al desarrollo normal de negocios del asociado.

h) El asociado se muestra renuente a seguir adelante con una transaccin, una vez se le
informa que se har presentacin de un informe de Reporte de operaciones en efectivo,
o no proporciona los datos requeridos en la declaracin.

i) El asociado habla de los requerimientos del Reporte de operaciones en efectivo con la
aparente intencin de evadir esos requerimientos, o amenaza a un empleado para evitar
que se presente declaracin.

j) El asociado constantemente deposita fondos en una cuenta y casi inmediatamente
transfiere los fondos a otra cuenta, ciudad o pas y esta actividad no es consecuente
con el negocio declarado del asociado.

k) El asociado abre varias cuentas bajo uno o ms nombres en todas ellas tienen
autorizacin para girar.

l) El asociado abre cuentas a nombre de una tercera persona, pero en las cuentas slo
firma l.

m) Transferencia internacional para cuentas que no tiene historia de dichas transferencias.
O cuando la actividad comercial del asociado no justifica dicha actividad.

n) Realizacin de exportaciones anormales, esto de las mismas o diferentes o al giro
ordinario de los negocios del asociado.

o) El asociado que recibe transferencias cablegrficamente compra cheques de gerencia o
gira a favor de un tercero.

p) Las cuentas para las cuales de un mes a otros incrementa su promedio en un 100%.

q) Los asociados que incrementen en un 50% el movimiento mensual de sus ventas o
ingresos y que superen el limite mximo del parmetro del segmento del mercado en el
cual se encuentra ubicado

Para facilitar la labor de identificacin de seales de alerta, se genera un listado donde se
mostrarn variables de movimiento de los asociados cuando estos se salgan de los
parmetros establecidos correspondientes a los literales p y q. Mientras se desarrolla el
proceso para la generacin de este listado, se debe efectuar la verificacin de las seales
de alerta en forma manual. Para el efecto deben efectuar anlisis de movimiento y
promedios a travs de la terminal administrativa confrontando esta informacin con la

25
suministrada por el asociado referente a sus ingresos y actividades econmicas que
desarrolla.

3.2. DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETERMINACIN DE
OPERACIONES SOSPECHOSAS

Se denominan operaciones inusuales aquellas cuya cuanta o caractersticas no guarda
relacin con la actividad econmica del asociado o que por su nmero, por las cantidades
transadas o por sus caractersticas particulares o especiales, se salen de los parmetros de
normalidad dentro del segmento en el cual se halle ubicado o bien por la continuidad.

Para la deteccin de operaciones inusuales es importante que los funcionarios tengan
presente, adems, del monto y de la frecuencia de las transacciones, las seales de alerta
descritas en el punto anterior, e igualmente que conozcan los parmetros de segmentos de
mercado en el cual se mantiene el asociado.

Cuando se detecten operaciones inusuales, estas se deben informar debidamente
soportadas (Anexar Copia de los documentos inherentes a la misma) al Oficial de
cumplimiento a travs del Reporte de Operaciones Inusuales (Forma T0017). El Oficial de
cumplimiento mediante un anlisis de todo lo anterior y las aplicaciones de un criterio
prudente, evaluar si corresponde o no a una operacin sospechosa.
Si durante el mes la Oficina no detecta operaciones inusuales, debe igualmente informar al
Oficial de Cumplimiento de este hecho, mediante comunicacin firmada por la Gerencia.

3.3. CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O SUPERIORES A
DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000)

Se tendr en cuenta lo dispuesto por la superintendencia Financiera a travs de la circular
externa No.007, en la cual seala que es obligatorio para todas las entidades Cooperativas
Multiactivas dejar constancia y reportar las transacciones en efectivo iguales a DIEZ
MILLONES DE PESOS ($10.000.000) y la compra o venta de divisas en efectivo por
valores iguales o superiores a DIEZ MIL DLARES (US $10.0000) o su equivalente en
otras monedas.

3.3.1 Tipos De Operaciones

Para el diligenciamiento de la forma Reporte De Operaciones En Efectivo (T0004) las
operaciones se deben agrupar de acuerdo con la siguiente clasificacin:

DEPSITOS: en moneda Nacional
Ahorro a la vista
Aportes
Constitucin de CDAT
Pago de cartera

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Envo de giros
Abonos normales o extraordinarios de cartera

RETIROS: En moneda Nacional
Para las operaciones en efectivo que se presenten por los siguientes conceptos:
Ahorro a la vista
Aportes
Cobro de Giros
Cobros de cheques
Cancelacin de CDAT

Acciones a seguir en caso de que el asociado se niegue a diligenciar la forma Reporte de
Operaciones en Efectivo

- Si se trata de un autorizado se le avisa al titular de la cuenta para que diligencie la
forma.

- Si es asociado propio, el director o funcionario responsable debe efectuar la gestin
pertinente con el asociado, con miras a obtener la firma del comprobante si a pesar de
la gestin el asociado se niega, la Oficina debe informar al Oficial de Cumplimiento para
que sta , realice el anlisis respectivo y determinen si se considera una operacin
inusual o sospechosa.

3.3.2. Reporte De Asociado Y Operaciones

Es responsabilidad de la Gerencia, revisar que todas las operaciones en efectivo iguales o
superiores a $10.000.000 o US $10.000 o su equivalente en otras monedas, se encuentren
debidamente soportadas con el respectivo comprobante REPORTE DE OPERACIONES
EN EFECTIVO

El archivo del original de este reporte estar a cargo de la Secretaria de la Oficina o
funcionario responsable, quien lo llevara en orden cronolgico y la copia para el Oficial de
Cumplimiento.

3.4. ASOCIADOS EXONERADOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES
EN EFECTIVO

Cuando el giro ordinario de los negocios de un asociado implica la realizacin corriente de
numerosas transacciones en efectivo, habindose establecido que sus actividades son
licitas, la Gerencia, puede excluirlo del diligenciamiento del formato Reporte de
operaciones en efectivo

Para el efecto, el asociado debe reportar debidamente identificado, por una sola vez, el
informe mensual, al Oficial de Cumplimiento, mediante el formato de Asociados
exonerados del registro individual, con el fin que esta dependencia lo relacione para el
informe que sea remitido a la Superintendencia de la Economa Solidaria.

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3.4.1 Criterio Para La Determinacin De Asociado Exonerados Del Registro Individual
De Transacciones En Efectivo

Se debe cumplir con cada uno de los siguientes puntos, para que un asociado sea
exonerado de la presentacin del formato de declaraciones de operaciones en efectivo:
El asociado debe estar vinculado a la entidad con un mnimo de doce (12) meses
Se debe tener pleno conocimiento del asociado y de sus actividades, poseer toda la
documentacin requerida y habrsele realizado la correspondiente visita.
- El volumen y monto de transacciones implique el manejo de importantes cantidades de
efectivo

3.5. OPERACIONES MLTIPLES - TRANSACCIONES EN EFECTIVO

Corresponde a aquellas transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas,
durante un mes calendario, por o en beneficio de una persona, que en su conjunto igualen o
superen los cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil dlares (US
$50.000) o su equivalente.

La Cooperativa genera mensualmente un listado, por asociado para las Oficinas y copia
para el Oficial de Cumplimiento. Las Oficinas al recibir este listado debe revisar que los
asociados que figuran en el mismo hayan diligenciado el formato de Reporte de
transacciones en efectivo. En el evento de que no exista, deben ubicar al asociado para
solicitarle su diligenciamiento y remitir ste al Oficial de Cumplimiento, quien se encargar
de incluirlo dentro del reporte consolidado que trimestralmente se dirige a la
Superintendencia de Economa Solidaria sobre operaciones en efectivo, que se debe
mantener organizado por orden cronolgico y a disposicin de las autoridades.

Con base a la revisin y anlisis de este listado las Oficinas podrn determinar aquellos
asociados que normalmente dentro del giro de sus negocios, durante el mes, no manejan
esta suma de dinero, dichos asociados deben reportarse al Oficial de Cumplimiento como
operacin inusual o sospechosa en el formato respectivo y debidamente documentado.


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4. RESPONSABILIDADES

En el cumplimiento del presente manual, se fijan las siguientes responsabilidades:

4.1. LA COOPERATIVA: La Cooperativa se hace acreedora o deudora ante terceros y
ante sus Asociados por las operaciones que activa o pasivamente efecte el
Consejo de Administracin, el Gerente o mandatario de la Cooperativa, dentro de la
rbita de sus atribuciones respectivas y responde econmicamente con la totalidad
de su patrimonio.

LOS ASOCIADOS: La responsabilidad de los Asociados para con los acreedores de
la Cooperativa se limita al monto de los aportes pagados o que estn obligados a
aportar y comprende las obligaciones contradas por ella antes de su ingreso y las
existentes en la fecha de su retiro, exclusin o disolucin.

4.2. LA ADMINISTRACIN DE LA COOPERATIVA: La Administracin De La
Cooperativa, esta a cargo de la Asamblea General, Consejo De Administracin, y el
Gerente.

a) La Asamblea General: La Asamblea General es el rgano mximo de
administracin de la Cooperativa y sus decisiones son obligatorias para todos
los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas
legales, reglamentarias y estatutarias.

b) El Consejo de Administracin : Los miembros del Consejo de Administracin,
el Gerente y los Directores de oficina de la Cooperativa, sern responsables por
violacin de la Ley, los Estatutos o los Reglamentos. Los miembros del
Consejo de Administracin sern eximidos de responsabilidad mediante la
prueba de no haber participado en la reunin o de haber salvado expresamente
su voto.

c) Gerente: El gerente es el representante legal de la Cooperativa, ejecutor de las
decisiones de la Asamblea General y el Consejo de Administracin y superior
de todos los funcionarios. Ser nombrado por el Consejo de Administracin por
el tiempo que lo considere conveniente, sin perjuicio de poder ser removido
libremente por dicho organismo.

4.3. VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA: Sin perjuicio de la inspeccin y vigilancia que
el Estado ejerce sobre la Cooperativa, sta contar para su fiscalizacin con una
Junta de Vigilancia y un Revisor Fiscal.

a) Junta de Vigilancia: La Junta de Vigilancia es el organismo que tiene a su
cargo velar por el correcto funcionamiento y eficiente administracin de la
Cooperativa. Elegidos por la Asamblea General respondern ante ella por

29
el cumplimiento de sus deberes, dentro de los lmites de la ley y de los
estatutos, pudiendo ser reelegidos y removidos libremente por sta.

b) El Revisor Fiscal: La fiscalizacin general de la Cooperativa y la revisin y
vigilancia contable estar a cargo de un Revisor Fiscal, contador pblico con
matrcula vigente elegido por la Asamblea General con su respectivo
suplente para un perodo de dos aos.

El Revisor Fiscal por derecho propio podr concurrir a las reuniones del Consejo de
Administracin y procurar establecer relaciones de coordinacin y
complementacin de funciones con la Junta de Vigilancia.

4.4. EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA: La Cooperativa para el cumplimiento de su
actividad cuenta con una planta de personal administrativo, dirigida por su Gerente
General, estos responden por:

a) El cumplimiento al cdigo de conducta que ordene su actuacin, el uso de la
informacin y los recursos destinados para el normal cumplimiento de sus
funciones tanto dentro del mbito de la cooperativa como para con los clientes,
inversores, proveedores y restantes entidades y personas interesadas en la
misma, ajustndose completamente a las normas externas e internas de
autorizacin y legalizacin.

b) El cumplimiento de todas las instrucciones definidas en los reglamentos,
manuales y polticas establecidas por la Cooperativa de los funcionarios a su
cargo.

c) El cumplimiento de las polticas implementadas en la Cooperativa, de la misma
manera mantenerse actualizado con los cambios que se presenten.

d) El cumplimiento de todas las instrucciones definidas en los reglamentos y
manuales de: Servicios, Prevencin y lavado de activos y Financiacin del
Terrorismo, conducta, higiene y seguridad interno de trabajo, inversiones,
fondos y comits, mitigacin de riesgos y contingencias, funciones, cobranzas,
comunicaciones, procedimientos y dems aprobados por los organismos de
administracin y vigilancia.

e) La revisin y control de la adecuada elaboracin y flujo de los documentos que
se generan en su seccin y afectan el funcionamiento de otras dependencias de
la Cooperativa.

f) La prctica del autocontrol reportando las posibles faltas que comprometen la
responsabilidad de los dems funcionarios y el patrimonio de la Cooperativa.


30

5. FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS FORMATOS Y
REPORTES DEL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS

Todos los funcionarios de la cooperativa, de acuerdo con las funciones asignadas,
son responsables del estricto cumplimiento de las normas y procedimientos
contemplados en el presente manual. En lo referente al anlisis de asociados, anlisis
de operaciones, deteccin de operaciones inusuales, determinacin de operaciones
sospechosas y del cumplimiento del procedimiento de control se asignan los
siguientes funcionarios:

Cajero:

Responsable de entregar el formulario prenumerado Reporte de Operaciones en
efectivo al asociado y de su correcto diligenciamiento por parte del mismo.

Secretaria

Responsable de entregar la documentacin de apertura de cuentas, la verificacin
del correcto diligenciamiento y de la documentacin presentada por el asociado. As
como de constatar la veracidad de la informacin reportada.

Representante Legal

El Representante Legal, como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y
del consejo de administracin tiene a su cargo, las siguientes funciones relacionadas
con el riesgo de LA/FT:

- Someter a aprobacin del consejo de administracin, en coordinacin con el oficial
de cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLAFT y sus actualizaciones.

- Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las polticas aprobadas
por el consejo de administracin.

- Disponer de los recursos tcnicos y humanos para implementar y mantener en
funcionamiento el SIPLAFT, segn la aprobacin impartida por el consejo de
administracin

- Brindar el apoyo que requiera el oficial de cumplimiento

- Coordinar y programar los planes de capacitacin sobre el SIPLAFT dirigido a todas
las reas y funcionarios de la cooperativa, incluyendo el consejo de administracin,
la revisora fiscal y la junta de vigilancia


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- Verificar la adopcin y funcionamiento de los procedimientos definidos para el
adecuado manejo, conservacin y archivo de los documentos y reportes
relacionados con el SIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha informacin

Oficial De Cumplimiento

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3 del articulo 102 del estatuto Orgnico
del sistema financiero; El oficial de cumplimiento es la persona que designa el
Consejo de Administracin para verificar el adecuado cumplimiento de los
mecanismos y reglas de conducta que debern observar los representantes legales,
directores, administradores y funcionarios de la COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA., con miras a prevenir y detectar el lavado
de activos y la Financiacin del Terrorismo.

Las cooperativas tienen la obligacin de designar un oficial de cumplimiento con su
respectivo suplente, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3 del artculo 102
del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, en concordancia con el art. 98 de la
Ley 795 de 2003. Estos debern cumplir los siguientes requisitos:

- Pertenecer como mnimo al segundo nivel jerrquico dentro de la estructura
administrativa de la cooperativa
- Ser nombrado por el consejo de administracin
- Ser empleado de la entidad y tener capacidad de decisin
- Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y tcnico de acuerdo con el riesgo de
LA/FT y el tamao de la entidad.
- Contar con el efectivo apoyo de los rganos de administracin de la cooperativa
- Acreditar capacitacin en materia de LA/FT, mediante certificacin expedida por parte
de instituciones por el Ministerio de Educacin Nacional para impartir formacin en esta
materia, en la que conste que su duracin no es inferior a 90 horas
- No podr pertenecer a los rganos de control(revisora fiscal, junta de vigilancia
auditora interna) ni a las reas directamente relacionadas con las actividades previstas
en el objeto social principal de la entidad.

De acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto Orgnico de Sistema Financiero, este
funcionario debe:

a) Verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos
establecidos en el presente manual con el fin de prevenir el lavado de activos Y La
Financiacin del Terrorismo.

b) Reportar al superior inmediato las posibles faltas que comprometen la
responsabilidad de los funcionarios.

c) Vigilar de manera particular todos los aspectos relacionados en la ley y en la
circular 0014 del 6 de diciembre de la Superintendencia de la Economa Solidaria.


32
d) Presentar informes al Consejo de Administracin sobre la efectividad de las
normas y procedimientos adoptados por la Cooperativa.

e) Coordinar con el gerente las investigaciones relacionadas con la deteccin de
operaciones sospechosas, la realizacin de los informes y reportes a que haya
lugar ante los organismos de control externo.

f) Revisar y firmar los informes y reportes que se preparan para la Superintendencia
de la Economa Solidaria y la Unidad Especial De Control Y Anlisis Financiero.

g) En cumplimiento de sus funciones est encargado de la evaluacin, del diseo y
de la aplicacin de los mecanismos de control del lavado de activos y financiacin
del terrorismo con base en los procedimientos de auditoria generalmente
aceptados para verificar su aplicacin.

Revisora Fiscal

De conformidad con lo sealado en el numeral 3 del artculo 207 del Cdigo de
Comercio, a la Revisora Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el
cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades.

En consecuencia dicho rgano deber establecer unos controles que le permitan
evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y presentar un informe trimestral
al Consejo de Administracin, sobre el resultado de su evaluacin del cumplimiento
de las normas e instrucciones contenidas en el SIPLAFT. Igualmente deber poner
en conocimiento del oficial de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos
detectados en esta materia.

Auditora Interna

Si bien el diseo y aplicacin de los mecanismos de control es responsabilidad de
los rganos de administracin de cada entidad, las cooperativas que tengan
auditora interna, o quin ejecute funciones similares haga sus veces, debern
incluir dentro de sus procesos de auditora, un programa especfico para verificar el
cumplimiento del SIPLAFT, basado en los procedimientos de auditora generalmente
aceptados.

Los resultados de estas evaluaciones debern ser informados a la brevedad al
consejo de administracin y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los
anlisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios.

Comit De Control De Lavado De Activos Y Financiacin del Terrorismo

Conformado por funcionarios de la alta direccin de la cooperativa, nombrados por
el Consejo de Administracin con el fin de analizar los informes presentados sobre

33
posibles operaciones sospechosas y con base en los fundamentos de las
sospechas, es decir el reporte o no a la Fiscala General de La Nacin.


34

6. CAPACITACIN

La cooperativa a travs de los cursos de induccin y capacitacin debe capacitar a todo su
personal directivo y administrativo en este tema y dotarlos del presente manual para su
consulta permanente. La Gerencia, y el Oficial de Cumplimiento, deben desarrollar
programas de capacitacin permanente dirigidos a todos los funcionarios, con el fin de
instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevencin de
lavado de activos y financiacin del terrorismo, indicndoles los mecanismos de control
desarrollados por la entidad y su aplicacin y cumplimiento

La capacitacin debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

a) Periodicidad anual

b) Ser impartida durante el proceso de induccin de los nuevos funcionarios y a los
terceros (no empleados de la entidad), cuando sea procedente su contratacin.

c) Ser constantemente revisados y actualizados

d) Contar con los mecanismos de evaluacin de los resultados obtenidos con el fin de
determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos

e) Sealar el alcance del programa, los medios que se emplearn para ejecutarlos y
los procedimientos que se adelantarn para evaluarlos. Los programas deben
constar por escrito


35

7. SANCIONES

7.1. POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL DEL ESTADO: Los
organismos del estado impondrn sanciones de tipo administrativo y penal a los
funcionarios que incumplan la normatividad referente al lavado de activos y a la
financiacin del terrorismo.

7.2. SANCIONES ADMINISTRATIVAS: Hacen referencia a las multas que puede
imponer la Superintendencia Financiera a cualquier funcionario, de acuerdo con el
Artculo 209 del E.O.S.F., as como la responsabilidad de exigir su remocin
inmediata.

7.3. SANCIONES PENALES: Se refieren a las penas impuestas por los delitos de
utilizacin indebida de informacin privilegiada, favorecimiento y recepcin,
legalizacin y ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales y que se
encuentran descritos anteriormente en el presente instructivo.

7.4. POR PARTE DE LA COOPERATIVA: En caso de incumplimiento de las normas y
procedimientos contemplados en el presente manual y dependiendo de la gravedad
del mismo la cooperativa aplicar las sanciones disciplinarias internas necesarias a
que haya lugar contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo.

La violacin de las normas establecidas por la COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA., tiene como consecuencia sanciones de
tipo administrativo, pecuniario en general, tambin sanciones con penas privativas
de la libertad, de acuerdo a su naturaleza y dimensin, segn lo contemplado en el
Cdigo Laboral Colombiano, en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, Cdigo
Civil Colombiano, Cdigo Penal Colombiano y las dems contempladas en la
reglamentacin interna de la Cooperativa.

Las sanciones se aplican a los administradores, jefes o funcionarios de la
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA., por la
violacin a los estatutos, manuales, reglamentos o procedimientos de la cooperativa
en el desempeo de las funciones asignadas.


36
Los perjuicios que dolosa o culposamente causen los responsables a terceros, a la
cooperativa, a los acreedores o a los asociados conducirn a iniciarse una
investigacin por parte de la Gerencia.

Cuando de una investigacin resulte que se hayan violado normas a los estatutos de
la Cooperativa ser sancionado el funcionario responsable por la conducta
realizada. Cuando cualquier jefe, director, u otro empleado de la cooperativa,
autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la cooperativa, de alguna ley o
reglamento, o de cualquier norma legal a que la entidad deba sujetarse, este deber
pagar de su propio pecunio las perdidas que cualquier individuo o la cooperativa
sufra por razn de tales infracciones en las condiciones estimadas por la Gerencia
de la Cooperativa, sin perjuicio de las dems sanciones civiles o penales que seala
la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer la
Superintendencia Bancaria.

Las sanciones impuestas tendrn una tasa de inters de acuerdo a la tasa vigente
para crdito ordinario sobre el valor insoluto de la sancin hasta el momento en el
cual la misma sea cancelada por el infractor.

Toda notificacin por violacin de una norma, se realizar de forma escrita por su
jefe inmediato, con copia a la hoja de vida; de igual manera debern presentarse los
descargos del infractor.


37

8. PROCEDIMIENTOS

8.1. REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES

a) El Director :

- Revisa estrictamente los listados mensuales de transacciones en efectivo iguales o
mayores a $ 10.000.000 US $5.000 y los movimientos y promedios de los
siguientes productos:

. Ahorros
. Aportes (listado)
. Depsitos de ahorro a trmino (listado)
. Ahorro contractual

- Teniendo en cuenta el patrimonio presentado por el asociado segn el producto y el
movimiento del mismo, determina la coherencia de las cifras con la actividad
econmica del asociado, aplicando las normas establecidas en el presente manual
para catalogar las operaciones como transaccin inusual y si el asociado se
acomoda a una de ellas, procede as:

- Elabora el formato Reporte de Operacin inusual en original y copia adjuntndole
los documentos originales soporte de la operacin, dejando copia de estos en la
oficina.

- Enva en sobre cerrado con la correspondencia, as:

Original: Oficial de Cumplimiento, junto con los documentos soportes originales
Copia: C.A.D (Centro de Administracin Documental)

b) Oficial de Cumplimiento:

- Recibe reporte de operacin inusual y procede a verificar con los documentos de la
Oficina.

38

- En caso de comprobar que alguna operacin inusual presenta indicios de sospecha,
solicita mayores argumentos o presenta el informe ante el Comit De Control De
Lavado De Activos Y Financiacin del Terrorismo

- Si considera que la operacin no es sospechosa archiva el reporte de los
documentos originales y enva a la Oficina respectiva, dejando fotocopia de la
misma.

c) Comit de Control de Lavado de Activos Y Financiacin del Terrorismo

- Considera los informes presentados y con base en los fundamentos de las
operaciones sospechosas, decide enviar el reporte o no a la Fiscala General de la
Nacin y a la unidad especial de informacin y anlisis para el control de lavado de
activos del Ministerio De Hacienda y Crdito Pblico.

d) Oficial de Cumplimiento:

- Elabora el informe de operaciones sospechosas. Archiva los documentos soporte
original en orden cronolgico y por Oficina, los cuales deben conservarse para
cualquier consulta o requerimiento posterior por parte de la Fiscala General de la
Nacin, por lo que deben ser conservados en el C.A.D (Centro de Administracin
Documental)

8.2. INFORMES DE VISITA ASOCIADOS: La visita a los asociados y el correspondiente
informe es responsabilidad directa de cada director de agencia. El procedimiento es
el siguiente:

a) El Director:

- Realiza visita fsica en la sede de negocios del asociado segn el volumen y monto
de sus operaciones. Solicita los documentos que soporten la actividad del asociado,
tales como:

. Certificado de Cmara de Comercio
. Estados Financieros del mes ms reciente disponible
. Estados Financieros de tres ltimos aos
. Manuales de normas, procedimientos y funciones de que disponga
. Documentos que soporten el volumen de operacin del negocio

- Efecta una revisin visual del sitio del trabajo del asociado, verificando la
existencia de los bienes del mismo.

- Averigua con el asociado, quienes son sus proveedores y quienes sus asociados
potenciales. Toma nota a medida que va obteniendo la informacin.


39
- Una vez en la Oficina, verifica e investiga si los proveedores y referencias
mencionados por el asociado de la cooperativa, realmente forman parte del negocio
del mismo, confirmando el volumen de operaciones observado.

- Elabora formato Ficha Integral Y Registro Especial De Asociado lo firma y lo
archiva en el flder del asociado, quedando como constancia de la visita del mismo

8.3. SUMINISTRO DE INFORMACIN A ENTES JUDICIALES:

a) El Funcionario Del Ente Judicial:

- Enva solicitud escrita por correo en la cual requiere informacin de movimiento de
cuentas de un asociado determinado, mostrando la siguiente documentacin para
su identificacin:

. Carn que lo acredite como funcionario del ente judicial.

. Documento original emitido por el ente judicial para efectuar la consulta en la
cooperativa.

b) El Director:

- Recibe documentacin y consulta la gestin del ente judicial mediante comunicacin
telefnica al Oficial De Cumplimiento.

- En caso de que la solicitud se haga personalmente o por escrito por un trmino
demasiado corto contestar directamente el funcionario previa instruccin del Oficial
De Cumplimiento.

c) El Oficial De Cumplimiento:

- Determina si la informacin puede o no ser suministrada.

- En caso afirmativo, autoriza a la Oficina para proporcionar la documentacin
necesaria.

- En caso negativo, le informa al ente judicial que no tiene autorizacin y que deber
dirigirse al Comit de control de lavado de activos y Financiacin del Terrorismo.

d) El Director:

- Recibe autorizacin y procede a suministrar los documentos para su respectiva
revisin, sin permitir el traslado de los mismos fuera de la Oficina.


40
- En caso de que lo solicite el ente judicial, le entregar fotocopias de los mismos.

8.4. REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO

a) El Asociado:

- Efecta operaciones dbito o crdito sobre los diferentes productos o servicios que
se tienen establecidos, por un valor igual o superior a $10.000.000 o US $5.000
diligenciando el comprobante respectivo.

b) El Cajero:

- Dependiendo del tipo de operacin, recibe cualquiera de los siguientes formatos:

. Consignacin
. Libreta de Ahorro
. Comprobante contable

- Le entrega al asociado para su diligenciamiento en original la Declaracin de
transacciones por mayor cuanta.

c) El Asociado:

- Recibe formato Declaracin de Operaciones de Mayor cuanta lo diligencia en
todas sus partes y lo entrega al cajero adjunto con el comprobante o documento
soporte de la operacin.

d) El Cajero:

- Procede a constatar la siguiente informacin:

. Solicita documento de identificacin y verifica que corresponda a quien realiza la
transaccin.
. Que se encuentre bien diligenciado el comprobante o documentacin soporte de
la operacin.
. Que se encuentre bien diligenciado el formato Declaracin de Operaciones de
Mayor cuanta.

. Que el dinero efectivo corresponda a lo relacionado.

- Entrega al Director el formulario de Declaracin de Operaciones de Mayor cuanta.

e) El Director:


41
- Revisa que el formato Declaracin de Operaciones de Mayor cuantia se encuentre
bien diligenciado, adems verifica las firmas del depositante y el empleado de la
cooperativa. Distribuye los documentos as:

Original: Oficial de Cumplimiento
Primera copia: C.A.D en orden cronolgico

f) El Tesorero:

- Mensualmente durante los primeros diez (10) das, enva listado acumulado de
transacciones en efectivo iguales o superiores a $10.000.000 al Director y al Oficial
de cumplimiento. El listado anterior incluye tambin las transacciones en efectivo
que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en
beneficio de una persona, que en su conjunto igualen o superen los cincuenta
millones de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil de dlares (US $50.000) o su
equivalente.

g) El Director:

- Recibe el listado y en conjunto con la secretaria de la Oficina, lo revisan contra los
formatos de Declaracin de Operaciones de Mayor cuanta verificando si las
operaciones relacionadas por asociado, estn soportadas con este documento.

- Teniendo en cuenta las normas establecidas para catalogar un asociado exonerado
del registro individual lo marca con una X en el listado.

- Las transacciones efectuadas con cheque de gerencia, las registra en la relacin de
cheques de gerencia.

- En caso de encontrarse transacciones sin el debido soporte, debe establecer quien
es el asociado, con el fin de ubicarlo para el respectivo diligenciamiento de la forma
correspondiente.

h) Secretaria Informadora:

- Debe comunicarse telefnicamente con el asociado e invitarle a acercarse a la
cooperativa con el fin de diligenciar el formato Declaracin de Operaciones de
Mayor cuanta.

i) El Asociado:

- Diligencia personalmente o su representante tantos formatos Declaracin de
Operaciones de Mayor Cuanta como operaciones se encuentren relacionadas en
el listado en original y copia

j) El Director:

42

- Verifica el correcto diligenciamiento de los formatos, los firma y distribuye de
acuerdo con los procedimientos establecidos en el presente instructivo.

- Finaliza la revisin de los listados, elabora la Relacin de Asociados Exonerados del
Registro Individual.

- Diligencia la Ficha Integral y Registro Especial de Asociados por cada asociado
que se exonere (Este ltimo lo archiva en la carpeta del asociado).

- Firma la Relacin de Asociados Exonerados del registro individual en seal de
aprobacin y las distribuye as:


Copia: C.A.D (Centro de Administracin Documental) de la cooperativa


43

9. OBTENCIN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMES Y FORMATOS

9.1. REPORTES INTERNOS

Los informes internos son de uso exclusivo de la Cooperativa

9.1.1. Formato (T0004) DECLARACION DE OPERACIONES DE MAYOR CUANTIA.

- Responsables:

El cajero le solicita al asociado diligenciar este formato en original y copia
El Director como responsable de las transacciones verifica la informacin

Original: Se archiva en orden cronolgico en el flder consecutivo de la Oficina.
El flder queda bajo la custodia de la Secretaria.

Primera copia: Se debe enviar al Oficial de Cumplimiento en sobre debidamente
rotulado, indicando la cantidad total de formatos enviados.

- Plazo de envo:

Todos los lunes o siguiente da hbil, mediante memorando indicando la cantidad
de formatos enviados.

- Diligenciamiento del formato:

Fecha: Escriba aqu la fecha en que se realiza la transaccin de la forma da,
mes, ao
Agencia: Escriba aqu el nombre la agencia donde se realiza la transaccin.
Hora: En que se realiza la transaccin
Tipo de Operacin: Seale con una X el tipo de operacin que se realiza de las
aqu relacionadas
Tipo de Producto: Seale con una X el tipo de producto afectado en la
transaccin de los aqu relacionados
Valor: Escriba aqu el valor por el cual se hace la transaccin
Nmero de Cuenta: Escriba aqu el nmero de cuenta sobre la que se realiza la
transaccin.
Nombre: Nombres y apellidos del titular de la cuenta en la que se realiza la
transaccin

44
Identificacin: Escriba aqu la identificacin del titular de la cuenta
Direccin: Escriba aqu la direccin del titular de la cuenta
Telfono: Escriba aqu el Nmero fijo y mvil del titular de la cuenta
Actividad Econmica: Describa la actividad econmica del titular de la
cuenta
Nombre: Escriba aqu los nombres y apellidos completos de quin realiza la
operacin
Identificacin: Nmero de identificacin de quin realiza la operacin
Direccin: De residencia de quin realiza la operacin de la forma:
Nomenclatura, ciudad, departamento
. Telfono: Fijo y mvil de quin realiza la operacin
. Actividad econmica: Describa la actividad econmica de quin realiza la
operacin

Para Uso Exclusivo de la Cooperativa: Colocar la huella y firma del depositante y
firma y sello del empleado de oficina


45

DECLARACION DE OPERACIONES DE MAYOR CUANTIA

FECHA: AGENCIA: HORA:

TIPO DE OPERACIN EN EFECTIVO

RETIRO CONSIGNACION

RENOVACION CDAT INCREMENTO DE CAPITAL PAGO CARTERA

TIPO DE PRODUCTO

CDAT CUENTA CORRIENTE CUENTA DE AHORROS

OTROS

VALOR $

DATOS DEL TITULAR DE LA CUENTA EN LA QUE SE REALIZA LA OPERACIN

NUMERO DE CUENTA
NOMBRE
IDENTIFICACION
DIRECCION
TELEFONO
ACTIVIDAD ECONOMICA

DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA LA OPERACIN

NOMBRE
IDENTIFICACION
DIRECCION
TELEFONO
ACTIVIDAD ECONOMICA
Huella Origen y Destino de los Fondos

Firma del Depositante Firma Empleado PIO XII

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Entidad Vigilada por la Superintendencia de la Economa Solidaria y Afiliada a Fogacoop.

9.1.2. Formato (T0014) FICHA INTEGRAL Y REGISTRO ESPECIAL DE ASOCIADO

- Responsables:

Director o persona autorizada: Elabora la ficha al momento de la visita de un
asociado, esta ficha permite obtener informacin integral del asociado la cual se
debe actualizar en cada visita del asociado o que se requiera del promedio
trimestral de todos los productos que tiene este con la cooperativa, as como
para aclaraciones de diferente naturaleza que se solicite por cualquier ente
estatal.

Adicionalmente debe elaborarse este formato cuando se exonere asociados de
la presentacin del formato de declaraciones en efectivo y debe explicar las
razones fundamentadas por las que el Director considera que se debe exonerar.

Original: Carpeta del asociado
Copia: Oficial de Cumplimiento

- Diligenciamiento de los campos del formato:

Oficina: nombre completo de la Agencia
Fecha: Da-Mes y ao de visita al asociado
Nombre del asociado: apellidos y nombres completos o razn social
Sigla: nombre abreviado de la persona jurdica
Cdula- Nit: marca con una x el tipo de identificacin, colocar el No.
Identificacin y lugar de expedicin.
Direccin: campo asignado para la direccin donde habitualmente trabaja el
asociado.
Telfonos: nmero telefnico del lugar de trabajo y de la residencia del asociado,
como tambin un No. De tel. mvil
Actividad econmica: Descripcin de la actividad econmica que desempea el
asociado y el cdigo CIIU correspondiente segn normas internacionales
Visita al asociado: marca con una X si realiz la visita al asociado por parte del
Director, describir brevemente los aspectos ms sobresalientes en la visita
Principal fuente de financiacin: Breve descripcin de la principal fuente que
financia el negocio del asociado. En caso de persona natural, la principal
actividad que desempea el asociado.
Principales clientes: clientes ms importantes a los cuales provee o vende.
Principales proveedores: proveedores importantes que lo surten.
Activos representados en: describir los activos que posee el asociado, en lo
posible verificar en la visita que se efecta.

47
Vinculacin del asociado con la cooperativa: Se debe indicar el producto, la fecha
de vinculacin del asociado y el promedio trimestral obtenido. Para los pasivos
diligenciar la fecha de aprobacin, el valor y la calificacin de cartera cada
trimestre.
Actualizacin de la informacin: Da, mes y ao de la actualizacin de la
informacin financiera y comercial.
Razones por las cuales se exonera un asociado: explicar brevemente las razones
principales por las cuales la oficina considera que se debe exonerar a un
asociado de la presentacin del formato de declaracin de operaciones en
efectivo.
Observaciones: comentarios sobre la verificacin de la informacin suministrada.
Elabor: firma del Director responsable de la visita y exoneracin del asociado.
Ao : campo asignado para que se diligencie anualmente con un comentario
breve sobre la situacin financiera del asociado, de acuerdo con los estados
financieros presentados.

Informacin bsica de la visita del asociado exonerado de Reporte de operaciones en
efectivo.

OFICINA_____________________________FECHA ___________________________

DATOS BASICOS DEL ASOCIADO
NOMBRE DEL ASOCIADO_____________________________________
SIGLA_________________________________CD.NIT__________________________
DIRECCIN __________________________ TELEFONOS _____________________

ASPECTO ECONOMICO
ACTIVIDAD ECONOMICA______________________________COD. CIIU____________
VISITA AL ASOCIADO: S ____ NO _____
COMENTE BREVEMENTE LOS ASPECTOS MS RELEVANTE DE LA VISITA
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
PRINCIPAL FUENTE DE FINANCIACIN_____________________________________
PRINCIPALES CLIENTES_________________________________________________
PRINCIPALESPROVEEDORES____________________________________________
ACTIVOS REPRESENTADOS EN __________________________________________

VINCULACIN DEL ASOCIADO CON LA COOPERATIVA
PRODUCTO FECHA VINCUL PROMEDIOS EN MILES DE PESOS
FECHA TRIM FECHA TRIM FECHA TRIM
AHORRO
APORTES
CORRIENTE- CONV.
OTROS

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PRODUCTO
FECHA DE
APROBACIN
VALOR EN
MILES $
CALIFIC.
CARTERA
FECHA DE
APROBAC.
VALOR EN
MILES $
CALIFIC.
CARTERA
CRDITO
T.CRDITO
CUPO SOBREGIRO
CUPO REMESA

ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN
FECHA
ACTUALIZACIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN
COMERCIAL
FINANCIERA

OBSERVACIONES_______________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
ELABORO___________________________________AO_______________________

EXONERACIN DE ASOCIADOS (Diligenciamiento Forma Reporte Operaciones en
Efectivo (T0004))

PUEDE SER CLIENTE SI _______RAZONES POR LAS CUALES SE EXONERA AL ASOCIADO
_________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
OBSERVACIONES:_________________________________________________________
___________________________________________________________________
__________________________ ________________________________
ELABOR DIRECTOR

BREVE COMENTARIO DE LA SITUACIN DEL ASOCIADO SEGN ESTATUTOS
FINANCIEROS ACTUALIZADOS CONOCIMIENTO QUE EL DIRECTOR TIENE DEL
MISMO Y SU SITUACIN DE ACUERDO CON LA VISITA EFECTUADA.
AO

NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR
AO

AO



49
9.1.3. Formato T0015) INFORME DE ASOCIADO EXONERADO DEL REGISTRO
INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO

- Responsables:

Es funcin exclusiva e indelegable del Director el diligenciamiento y aprobacin del
informe; con el fin de relacionar los asociados nuevos a exonerar, que cumplen con
las normas relacionadas en el presente manual, o que dejaron de cumplir alguna de
estas y por lo tanto se les debe suprimir la exoneracin.

Copia: .C.A.D (Centro de Administracin Documental)

ste informe debe remitirse junto con la Ficha Integral y Registro Especial de
Asociados

- Plazo:

ste reporte debe enviarse dentro de los primeros cinco (5) das calendario del mes
siguiente al diligenciamiento

- Diligenciamiento del Formato:

Oficina: Escriba aqu la ubicacin geogrfica de la Oficina
Fecha: Escriba aqu la fecha de diligenciamiento del formato de la forma da,
mes y ao.
Nombre del asociado: Escriba aqu los apellidos y nombres completos o razn
social
Cdula- Nit: Marque con una x el tipo de identificacin, colocar el nmero y
lugar de expedicin.
Nmero de cuenta: Escriba aqu el nmero de cuenta que presenta los
movimientos que catalogan al cliente como habitual.
Elabor: Firma aqu el Director.


50


FORMATO (T0015) INFORME DE ASOCIADOS EXONERADOS DEL REGISTRO
INDIVIDUAL DE TRASACCIONES EN EFECTIVO

OFICINA:________________________________FECHA: ________________________________

1. ASOCIADOS NUEVOS A EXONERAR:

APELLIDOS Y NOMBRE DEL ASOCIADO CC. O NIT No. DE CUENTA

2. ASOCIADOS QUE SALEN DE EXONERACIN
APELLIDOS Y NOMBRE DEL ASOCIADO C.C. O NIT No. DE CUENTA

OBSERVACIONES:
ELABORO: FIRMA DIRECTOR

9.1.4. Formato (T0016) REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES
SOSPECHOSAS

- Responsables:

Este formato lo diligenciar nicamente el Comit de Control de Lavado de
Activos Y Financiacin del Terrorismo, cuando de acuerdo con la investigacin
que adelante sobre operaciones inusuales determine en coordinacin con el Oficial
de Cumplimiento qu cuentas corresponden a operaciones sospechosas por cambio
sustancial, repentino o injustificado.

Este formato se diligenciar por cada operacin sospechosa y debe anexarse al
informe que se presente al Comit de Control de Lavado de Activos Y
Financiacin del Terrorismo, organismo que determinar el envo del reporte de
las operaciones sospechosas a la Fiscala General de la Nacin, Superintendencia

51
Financiera y a La Unidad Especial de Informacin Y Anlisis para el Control de
Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

- Diligenciamiento del formato:

Ciudad y Fecha: Escriba aqu la ciudad y fecha de diligenciamiento del formato
de la forma ao, mes y da.
Reporte No: Escriba aqu el nmero consecutivo cronolgico que corresponde a
la operacin reportada.
Breve descripcin de la operacin sospechosa: Escriba aqu la operacin
detallando si se trata de una consignacin, pago de cheque, constitucin de
certificado, cancelacin total de deuda o cualquier otro tipo de transaccin que
por naturaleza deba ser reportada.
Estado de operacin: Marque con una x en que estado qued la operacin.
Suspendida - rechazada ejecutada
Persona involucrada en la transaccin: Escriba aqu el nombre, nmero de
cdula de ciudadana o nit, nmero de cuenta, direccin, municipio y telfonos
de la persona que efecta la transaccin.
Actividad econmica: Escriba aqu brevemente la actividad que desempee el
asociado involucrado.
Monto de la operacin: Escriba aqu el valor en nmeros de la operacin
reportada como sospechosa.
Relacin de las cuentas de ahorro y Cdat involucrados: Escriba aqu el nmero
de cuenta Cdat, nombre completo del beneficiario, fecha de constitucin y
valor de las transacciones involucradas.
Si el asociado ha sido reportado anteriormente, indicar las circunstancias:
Escriba aqu el nmero del reporte, la causa que lo motivaron y la fecha del
reporte donde se haba notificado.
Elabor: Firme aqu el funcionario responsable que entrega y revisa el formato y
realiza la transaccin.
Aprob: Firme aqu el Director de la Oficina.

REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (T0016)

OFICINA _____________ CIUDAD Y FECHA ________________________REPORTE No. ___

BREVE DESCRIPCIN DE LA OPERACIN SOSPECHOSA_______________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________

ESTADO DE LA OPERACIN:
SUSPENDIDA RECHAZADA EJECUTADA

52
_________________________________________________________________________

PERSONA INVOLUCRADA EN LA TRANSACCIN
NOMBRE __________ __________________C.C. O NIT _________________ CTA No. ________
ACTIVIDAD ECONOMICA_____________________ DIRECCIN _________________________
MUNICIPIO ____________________TELEFONOS _______________________
MONTO DE LA OPERACIN _________________________________________($ )

RELACIN DE LAS CUENTAS DE AHORRO Y CDATS INVOLUCRADOS
No. CUENTA O CDAT BENEFICIARIO FECHA
CONSTITUCIN
VALOR
TRANSACCIN

SI EL ASOCIADO HA SIDO REPORTADO ANTERIORMENTE, INDICAR LAS
CIRCUNSTANCIAS

REPORTE No. CAUSA FECHA DE REPORTE

ELABORO APROBO

9.1.5. Formato (T0017) REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES INUSUALES

- Responsables:

Debe ser diligenciado por el Director. Permite registrar todas aquellas operaciones
inusuales que realicen los asociados cuyas cuentas presenten un cambio sustancial,
repentino o injustificado quedando estos por fuera de los parmetros de
segmentacin de mercado, promedios e ingresos establecidos.

Debe diligenciarse por cada operacin inusual que se detecte, con informacin y
soportes requeridos, al Oficial de Cumplimiento para su evaluacin, debidamente
firmado por el Director y soportada con los documentos originales que incidieron en
el hecho.
Su envo debe hacerse en sobre cerrado, as:

Copia: C.A.D

NOTA: En el evento de que no se detecten operaciones inusuales las Oficina deben
informar de este hecho, al Oficial de Cumplimiento para efectos de realizar el reporte
correspondiente.


53
- Plazo

Debe enviarse en la misma fecha de ocurrencia del hecho o dentro de un plazo
de cinco (5) das calendario.

- Diligenciamiento Del Formato:

Fecha: Escriba aqu la fecha de diligenciamiento del formato de la forma ao,
mes y da.
Breve descripcin de la operacin inusual: Escriba aqu la operacin detallando
en forma clara y precisa la forma como se gener la operacin inusual.
Estado de operacin: Marque con una x en que estado qued la operacin.
Suspendida - rechazada ejecutada
Persona involucrada en la transaccin: Escriba aqu el nombre, nmero de
cdula de ciudadana o nit, nmero de cuenta, direccin, municipio y telfonos
de la persona que efecta la transaccin.
Tipo de operacin: Escriba aqu la clase de operacin a realizar o efectuada por
el cliente
Numero de cuenta afectada: Escriba aqu el nmero de la cuenta involucrada en
la operacin.
Nombre: Escriba aqu los nombres y apellidos completos del cliente o razn
social involucrada en la transaccin.
Cdula de ciudadana o Nit: Escriba aqu el nmero y lugar de expedicin.
Actividad econmica: Escriba aqu el nombre de la actividad econmica que
desempee el cliente.
Direccin: Escriba aqu el campo asignado para la direccin donde
habitualmente trabaja el cliente
Telfonos: Escriba aqu el nmero telefnico del lugar de trabajo y de residencia
del asociado.
Monto de la operacin: Escriba aqu el valor de la transaccin
Seal de alerta: Escriba aqu la seal de alerta correspondiente. Si esta no
existe dentro de las indicadas mencinela de acuerdo al hecho.
Otros movimientos: Escriba aqu otros movimientos que se presentaron
alrededor del hecho que permitan un mayor conocimiento de la operacin.
Elabor: Firme aqu el funcionario responsable.
Aprob: Firme aqu el Gerencia.

REPORTE OPERACIONES INUSUALES. (T0017)

OFICINA________________________ FECHA _____________________________

BREVE DESCRIPCIN DE LA OPERACIN INUSUAL

54
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________________________________________________________

ESTADO DE LA OPERACIN
SUSPENDIDA- RECHAZADA-EJECUTADA
TIPO DE OPERACIN
No. CUENTA AFECTADA
PERSONA INVOLUCRADA EN LA TRANSACCIN
NOMBRE C.C. O NIT
ACTIVIDAD ECONOMICA DIRECCIN
TELEFONOS MONTO DE LA OPERACIN
SEAL DE ALERTA

OTROS MOTIVOS QUE INCIDEN PARA REPORTAR LA OPERACIN COMO INUSUAL

LAS OPERACIONES RECHAZADAS DEBEN RELACIONARSE EN ESTA PLANILLA CADA
OPERACIN DEBE REMITIRSE DEBIDAMENTE SOPORTADA CON LOS DOCUMENTOS
ORIGINALES
ELABORO APROBO

9.1.6. Formato (T0016) REPORTE DE OPERACIONES RECHAZADAS

- Responsables

El reporte de estas operaciones debe hacerse en el mismo formato de REPORTE
DE OPERACIONES INUSUALES sealando con una X la casilla correspondiente
al estado de operacin RECHAZADA. La planilla debe diligenciarse en todo su
contenido.

Para el efecto, las Oficinas una vez detecten a simple vista la irregularidad de una
operacin y la hagan o se abstengan de realizarla, deben informar inmediatamente
al Oficial de Cumplimiento, para que se encargue de evaluar dicha situacin y de
adelantar los trmites correspondientes.

9.1.7. Listado Mensual De TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O
SUPERIORES A $10.000.000

- Responsables

El Tesorero enva al Oficial de Cumplimiento y a la Direccin de cada Oficina, en
los primeros diez (10) das de cada mes, el listado de Transacciones en
efectivo iguales o superiores a $10.000.000 o USD $ 5.000.


55
Este informe debe ser revisado (Confrontar la informacin registrada frente a los
formatos de Reporte de Transacciones En Efectivo) con la Secretaria, llevando a
cabo los procedimientos establecidos para las operaciones inusuales y los
asociados exonerados de llevar el formulario Reporte de Operaciones en
Efectivo.
En aquellas operaciones que no poseen Reporte de Transacciones en Efectivo
es responsabilidad del Director, ubicar al asociado para la obtencin de la
misma.

El Oficial de Cumplimiento, verificar de manera aleatoria la informacin de este
listado contra las copias del formato de Transacciones en Efectivo, con el fin de
aclarar con el estamento respectivo, las inconsistencias que detecte.

9.1.8. Listados Que Recibirn Mensualmente Las Oficinas Para Su Revisin

- Listado de transacciones en efectivo iguales o mayores a $10.000.000
- Listado de operaciones mltiples consolidado por asociado, reporta todas las
operaciones en efectivo realizadas inferiores igualen o superen los $50.000.000
o USD$50.000

- Listado de operaciones iguales o superiores a $10.000.000 de los archivos de
CDAT y Aportes.
- Listado de seales de alerta

9.2. REPORTES EXTERNOS:

Reportes a la Superintendencia de la Economa Solidaria, Fiscala General de la Nacin y a
la Unidad Especial de Informacin y Anlisis para el Control de Lavado de Activos del
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

9.2.1. Reporte de Transacciones en Efectivo

Las cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e integrales con seccin de ahorro y
crdito vigiladas por la Superintendencia de Economa Solidaria, deben remitir a la UIAF el
formulario de transacciones individuales y mltiples en efectivo cuyo valor sea igual o
superior al monto establecido en el numeral 7.2.3 del Captulo XI del Ttulo II de la Circular
Bsica Jurdica. Se deber entregar un (1) archivo por cada operacin realizada durante el
mes objeto de reporte.

Se entender por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo
del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en
billetes o moneda legal colombiana o extranjera.

Las Cooperativas debern en primer lugar, calcular las transacciones mltiples en efectivo
(es decir aquellas que igualen o superen los $50.000.000 si es en moneda legal o USD
50.000 o su equivalente en otras monedas).

56

Una vez calculadas las operaciones mltiples en efectivo, las entidades debern tomar las
transacciones individuales en efectivo que no fueron reportadas como mltiples y que
cumplan con el monto establecido, es decir aquellas iguales o superiores a $10.000.000 si
es en moneda legal o USD5.000 o su equivalente en otras monedas.

En el evento que no se realicen tales transacciones, la cooperativa debe, igualmente, diligenciar el
formato con valores en cero (0) y remitirlo a la UIAF en la fecha correspondiente.

El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

1. Transacciones mltiples en efectivo

Las cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e integrales con seccin de ahorro y crdito
debern reportar todas las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante
un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o
superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) en moneda legal o cincuenta mil dlares de
los Estados Unidos de Amrica (USD50.000) o su equivalente en otras monedas, segn la tasa de
conversin a dlares americanos del da en que se realice la operacin, de acuerdo con la
certificacin de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para el caso del Reporte de Transacciones Mltiples en Efectivo, la cooperativa debe reportar
la totalidad de las operaciones de recepcin o entrega de efectivo en cabeza de un mismo
titular. Sin embargo, es pertinente aclarar que si bien la cooperativa debe sumar las
operaciones de recepcin o entrega de efectivo para efectos de determinar y cumplir con el
monto sealado para el reporte de transaccin mltiples en efectivo, se debe reportar de forma
individual las operaciones dbitos y crdito en cabeza de un mismo titular.

2. Transacciones individuales en efectivo

Las cooperativas obligadas debern reportar las transacciones individuales en efectivo iguales
o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) en moneda legal o cinco mil dlares de
los Estados Unidos de Amrica (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, segn la tasa
de conversin a dlares americanos del da en que se realice la operacin de acuerdo con la
certificacin de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Tanto las transacciones mltiples como las transacciones individuales en efectivo se deben
reportar en un (1) solo archivo.

Si durante el periodo de reporte no se present ninguna transaccin que haya dado lugar al
reporte de transacciones en efectivo individuales o mltiples, se deber enviar un archivo que
contenga 0 como registros de detalle.

Antes de enviar la informacin, cada entidad debe verificar que sta se encuentra
completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el slo hecho que algn
dato est corrido una posicin, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se

57
rechace la informacin; as mismo, debern verificar que sean incluidos los datos que son
obligatorios.

Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviar un correo electrnico a la
entidad reportante indicando el nmero de radicado y el nmero de entrega asignado al
archivo. Estos nmeros corresponden a la constancia de recibo de la informacin.

Si algn registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente ledo, se devolver
todo el archivo y se proceder a informar a la entidad remitente por correo electrnico las
razones del rechazo.

A las cooperativas a las cuales se les rechaz la informacin, se les notificar por va e-
mail el nombre del archivo y el nmero de consecutivo de los registros que tienen
inconvenientes para su revisin y debern enviar nuevamente todo el archivo con sus
respectivas correcciones con el fin que se pueda realizar el cargue de la misma. La entidad
notificada tendr un mximo de diez (10) das calendario para reenviar la informacin,
contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

Las Cooperativas obligadas debern reportar mensualmente a la UIAF, dentro de los diez
(10) das calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones
individuales y mltiples en efectivo, para lo cual se debe diligenciar el Formato No. 2 en las
condiciones indicadas en el siguiente instructivo:

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE DE TRANSACCIONES
EN EFECTIVO (FORMATO N 2)

TEMA: Informacin de transacciones en efectivo
NOMBRE DEL FORMATO: Reporte de Transacciones en Efectivo
OBJETIVO: Entregar informacin a la Unidad Administrativa
Especial de Informacin y Anlisis Financiero
UIAF, sobre las transacciones en efectivo en el
sector solidario.
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e
integrales con seccin de ahorro y crdito vigiladas
por la Superintendencia de Economa Solidaria
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE REPORTE DE LA INFORMACION: Dentro de los primeros diez (10) das calendario
del mes siguiente al del corte.
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: ltimo da del mes inmediatamente anterior.
FORMATO: Archivo plano
MEDIO DE ENVO: CD o e-mail
ENTIDAD A LA QUE DEBEN REPORTAR: Unidad Administrativa Especial de Informacin y
Anlisis Financiero UIAF.

58
Carrera 7 N 31 10 Piso 6. Bogot D.C. o a la
direccin de correo electrnico:
efectivo@uiaf.gov.co

EXTENSION Y NOMBRE DEL ARCHIVO: Formato para el nombre del archivo:
XXXXXXMMAA donde XXXXX corresponde al
nombre o sigla de la entidad reportante, MM
corresponde al mes y AA corresponde al ao de la
fecha de corte de la informacin. El archivo debe
tener extensin txt y debe enviarse grabado en
codificacin de texto ANSI.
LONGITUD DE REGISTRO: 548 posiciones
ETIQUETAS EXTERNAS: Nombre de la entidad reportante, mes y ao. En
caso que sea una correccin, anotar esta
observacin.

CONTENIDO DEL FORMATO

1. Informacin de la Entidad que Reporta

1. Sector: Se diligencia el cdigo de sector asignado para las entidades vigiladas
por la Superintendencia de Economa Solidaria: Cdigo 6

2. Tipo de cooperativa: Se diligencia el tipo de entidad de acuerdo con los siguientes
cdigos:

1= Cooperativa especializada de ahorro y crdito
2= Cooperativa multiactiva con seccin de ahorro y crdito
3= Cooperativa integral con seccin de ahorro y crdito

3. Cdigo de cooperativa: corresponde al cdigo asignado a la entidad por
Confecoop.

4. Fecha de corte: Se registra la fecha de corte de la informacin reportada, bajo el
formato AAAA (ao) MM (mes) DD (da).

5. Nmero total de registros del archivo: se indica el nmero total de transacciones
reportadas.

2. Informacin de las transacciones reportadas

1. Nmero consecutivo: corresponde al nmero de registro de cada operacin
reportada, enumeradas en forma consecutiva (1, 2, 3 ).


59
2. Fecha de la transaccin: Se registra la fecha en que se realiz la transaccin bajo
el formato AAAA (ao) MM (mes) DD (da).

3. Valor de la transaccin: Se registra el valor de la transaccin realizada, en pesos sin
decimales. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe
convertir a pesos segn la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM)
vigente para el da en que se realiz la operacin, certificada por la Superintendencia
Financiera de Colombia.

4. Tipo de moneda: Se registra la moneda en que se efectu la transaccin, de
acuerdo con los siguientes cdigos:

1 = Moneda nacional,
2 = Moneda extranjera.

5. Cdigo de la Oficina: Se registra el cdigo asignado por la cooperativa a la oficina
o sucursal donde se efectu la transaccin.

6. Cdigo Departamento / Municipio: Se debe indicar el cdigo del departamento y
municipio donde se efectu la transaccin, de acuerdo con la codificacin del
Departamento Nacional de Estadstica DANE.

7. Tipo de producto: Se diligencia el cdigo del producto mediante el cual se efectu
la transaccin, segn la siguiente codificacin:

90 = Depsitos de ahorro a la vista
91 = Depsitos de ahorro a trmino (CDAT)
92= Depsitos de ahorro contractual
93= Depsitos de ahorro permanente
94 = Aportes
09 = Otros

8. Tipo Transaccin: Se diligencia el cdigo del tipo de transaccin efectuada, as:

1 = Retiro, cuando el dinero fsico en efectivo es entregado por la
cooperativa.

2 = Depsito, cuando la cooperativa recibe dinero fsico en efectivo.

9. Nmero de la cuenta: Se registra el nmero que identifica a la cuenta o producto
con que se efectu la transaccin, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro
tipo de separadores.

10. Tipo de Identificacin del titular: Se indica el tipo de documento de identificacin
del titular de la cuenta o producto, de acuerdo con la siguiente codificacin:


60
11 = Registro Civil de Nacimiento
12 = Tarjeta de identidad
13 = Cedula de Ciudadana
21 = Tarjeta de Extranjera
22 = Cedula de Extranjera
31 = NIT
41 = Pasaporte
42 = Tipo de Documento Extranjero
00 = Otro tipo de identificacin

11. Nmero de Identificacin del titular: Se debe indicar de nmero del documento de
identificacin del titular de la cuenta o producto, sin incluir separadores de miles, ni
guin. Cuando se trate de personas jurdicas, se debe anotar el NIT incluido el dgito
de verificacin.

12. Primer apellido del titular: se registra el primer apellido de la persona natural titular
de la cuenta o producto.

13. Segundo apellido del titular: se registra el segundo apellido de la persona natural
titular de la cuenta o producto.

14. Primer nombre del titular: se registra el primer nombre de la persona natural titular

15. Otros nombres del titular: se registran los otros nombres de la persona natural titular

16. Razn social de la persona jurdica titular: se registra la razn social de la persona
jurdica titular de la cuenta o producto.

17. Actividad econmica del titular: descripcin de la actividad econmica del titular de
la cuenta o producto.

18. Ingreso mensual del titular: se registra el monto del ingreso mensual del titular,
en pesos, bajo el formato #################.##.

19. Tipo de identificacin de la persona que realiz la transaccin: Se debe indicar el
tipo de documento de identificacin de la persona natural jurdica que realiza la
transaccin, de acuerdo con la siguiente codificacin:


61
31 = NIT
41 = Pasaporte

20: Nmero de identificacin de la persona que realiz la transaccin: Se debe indicar
de nmero del documento de la persona natural que realiza la transaccin, sin incluir
separadores de miles, ni guin.

21. Primer apellido: se registra el primer apellido de la persona natural que realiza la
transaccin.

22. Segundo apellido: se registra el segundo apellido de la persona natural que
realiza la transaccin.

23. Primer nombre: se registra el primer nombre de la persona natural que realiza la
transaccin.

24. Otros nombres: se registran los otros nombres de la persona natural que realiza la
transaccin.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

A continuacin se sealan las caractersticas bsicas que deben tener los registros y el
procedimiento para el envo de la informacin de transacciones en efectivo a la UIAF.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de
registros:

Tipo 1: contiene la informacin que identifica la entidad que reporta. Existir un
registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la informacin referente a las operaciones reportadas. El archivo
tendr tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en
cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transaccin
se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la informacin entregada, se incluye un registro en el
que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

DISEO DE LOS REGISTROS

Registro tipo 1 (cabecera 1 por archivo)

No. Nombre del campo Pos Pos Formato Contenido

62
inicial final
1 Consecutivo 1 10 Numrico -Siempre el valor cero 0
-Alineado a la derecha
2 Cdigo de la
Cooperativa
11 18 Numrico -Formato SSTTTCCC donde S identifica
al sector (06). La T el tipo de entidad
(001= Cooperativa especializada de ahorro
y crdito
002= Cooperativa multiactiva con seccin
de ahorro y crdito
003= Cooperativa integral con seccin de
ahorro y crdito)
y la C el cdigo de la entidad asignado
por Confecoop
-Campo obligatorio
3 Fecha de Corte 19 28 Numrico -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al
ltimo da del mes reportado.
-Si el da o el mes tiene un solo dgito, se
debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del
2008 ser 2008-01-01.
-Campo obligatorio
4 Nmero total de
transacciones
reportadas
29 38 Numrico -Total de registros Tipo 2 reportados en el
archivo.
-Alineado a la derecha.
-Campo obligatorio
5 Fin de registro 39 548 Alfanumrico -Llenado con una X hasta completar las 548
posiciones.
-Campo obligatorio

Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)

No. Nombre del campo Pos
inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero consecutivo
de registro
1 10 Numrico -Inicia en 1.
-No se puede repetir.
-Campo obligatorio
2 Fecha de la
transaccin
11 20 Numrico

-Fecha de la transaccin bajo formato
AAAA-MM-DD.
-Si el da o el mes tiene un solo digito se
debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 de
2008 ser 2008-01-01
-Campo obligatorio
3 Valor de la
transaccin
21 40 Numrico -Valor de la transaccin, sin incluir
decimales, ni separadores de miles.
-Valores positivos.
-Valor en pesos.
-Si la transaccin fue en otra moneda se
debe convertir el valor en pesos, de
acuerdo con la certificacin de la TCRM

63
que expida la Superintendencia Financiera
de Colombia.
-Campo obligatorio
4 Tipo de Moneda 41 41 Numrico -1 Moneda nacional.
-2 Moneda extranjera.
-Campo obligatorio
5 Cdigo de la Oficina 42 56 Alfanumrico -Oficina en donde se realiza la transaccin.
-Alineado a la izquierda.
-Campo obligatorio.
6 Cdigo del
Departamento/Munic
ipio
57 61 Numrico De acuerdo con la codificacin del DANE.
-Bogot, por ser distrito capital, tiene
cdigo especial de departamento y
municipio = 11001.
-Campo obligatorio
7 Tipo de Producto 62 63 Numrico 90 = Depsitos de ahorro a la vista
94 = Aportes
09 = Otros

8 Tipo Transaccin 64 64 Numrico -1 Retiro (dinero en efectivo que entrega la
entidad)
-2 Depsito (dinero en efectivo que recibe
la entidad)
-Campo obligatorio
9 Nmero de la cuenta 65 84 Alfanumrico -Nmero que identifica a la cuenta o
producto.
-No incluir guiones ni otros separadores.
-Alineado a la izquierda
-Campo obligatorio
10 Tipo de
Identificacin del
titular de la cuenta o
producto
85 86 Numrico (11) Registro Civil de Nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cedula de Ciudadana
(21) Tarjeta de Extranjera
(22) Cedula de Extranjera
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de Documento Extranjero
(00) Otro tipo de identificacin
-Campo obligatorio
11 Nmero
Identificacin del
producto
87 106 Alfanumrico Alineado a la izquierda.
-Nmero del documento de identificacin de
la Persona o Empresa.
-Diligenciar sin guiones, puntos, comas o
espacios en blanco.
- En caso de ser una Persona Jurdica,
incluir digito de verificacin.
-Campo obligatorio
- Para el caso de los Fideicomisos

64
inmobiliarios se debe reportar por parte de
las fiduciarias al comprador y no al
constructor.
12 Primer Apellido del
producto
107 146 Alfanumrico - Primer Apellido de la Persona.
- Solo diligenciar en caso de ser una
Persona Natural, de lo contrario dejar en
blanco.
- Alineado a la izquierda.
-Campo obligatorio cuando se trate de una
persona natural
13 Segundo Apellido
del titular de la
cuenta o producto
147 186 Alfanumrico - Segundo Apellido de la Persona
Solo diligenciar en caso de ser una Persona
Natural, de lo contrario dejar en blanco.
-Campo opcional
14 Primer Nombre del
titular del producto
financiero
187 226 Alfanumrico - Primer Nombre de la Persona
persona natural
15 Otros Nombres del
titular del producto
financiero
227 266 Alfanumrico - Otros Nombres de la Persona
blanco.
-Campo opcional
16 Razn Social de la
Persona Jurdica
producto
267 326 Alfanumrico - Razn social de la empresa
Persona Jurdica, de lo contrario dejar en
blanco.
persona jurdica.
17 Actividad econmica
del titular de la
cuenta o producto
327 346 Alfanumrico -Cdigo actividad econmica del titular del
producto, segn ltima revisin de la
codificacin CIIU publicada por el DANE
-Campo obligatorio para clientes y opcional
para usuarios de la entidad.
18 Ingreso mensual del
producto
347 366 Numrico - Se refiere al monto del ingreso mensual
del titular del producto.
-Formato #################.##
-El punto . decimal se debe incluir. (2
decimales)
-Campo obligatorio para clientes y opcional
para usuarios de la entidad
19 Tipo de
Identificacin de la
persona que realiza
la transaccin
individual
367 368 Numrico (11) Registro Civil de Nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cedula de Ciudadana
(21) Tarjeta de Extranjera
(22) Cedula de Extranjera

65
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de Documento Extranjero
(00) Otro tipo de identificacin
- Este campo aplica para las transacciones
individuales (igual o superior a diez
millones de pesos ($10.000.000) si es en
moneda legal o cinco mil dlares de los
Estados Unidos de Amrica (US $5.000) o
su equivalente en otras monedas). No
aplica para mltiples.
-Este campo no aplica para clientes
exonerados.

20 Nmero
Identificacin de la
persona que realiza
la transaccin
individual
369 388 Alfanumrico -Alineado a la izquierda.
-Nmero del documento de identificacin de
la Persona.
-Diligenciar sin guiones, puntos, comas o
espacios en blanco.
exonerados.

21 Primer Apellido de
la persona que
realiza la
transaccin
individual
blanco.
exonerados.
22 Segundo Apellido de
la persona que
realiza la
transaccin
individual

66
exonerados.

23 Primer Nombre de
la persona que
realiza la
transaccin
individual
exonerados.

24 Otros Nombres de la
persona que realiza
la transaccin
individual
blanco.
exonerados.

Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo
de registro
1 10 Numrico -Valor 0.
-Campo obligatorio
2 Cdigo de la Entidad 11 18 Numrico -Formato SSTTTCCC donde S
identifica al sector (06). La T el tipo de
entidad (001= Cooperativa especializada
de ahorro y crdito
002= Cooperativa multiactiva con seccin
de ahorro y crdito
003= Cooperativa integral con seccin de
ahorro y crdito)
y la C el cdigo de la entidad asignado

67
por Confecoop
-Campo obligatorio
3 Nmero total de
transacciones
reportadas
19 28 Numrico -Total de registros Tipo 2 reportados en
el archivo.
-Campo obligatorio
4 Fin de Registro 29 548 Alfanumrico -Llenado con X hasta completar las 548
posiciones.
-Campo obligatorio

CARACTERSTICAS ADICIONALES DE LA INFORMACIN

Para la escritura de variables alfanumricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
En ningn caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, smbolos
no alfabticos tales como #, %, &, , /, +, |, }, etc.
Todas las letras incluidas en la informacin relacionada con cualquier variable deben
ser escritas en mayscula.

Para la escritura de variables numricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
En ningn caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios despus
del dato.
Si no es posible diligenciar un campo, por las caractersticas de la operacin, este se
debe dejar en blanco (por ningn motivo se deben incluir espacios en l).

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la informacin solicitada, en la pgina Web de la
UIAF (www.uiaf.gov.co) podr descargar:

Codificacin DANE para departamentos y municipios.
Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.
Archivo plano de ejemplo que sirve como gua para el diseo y construccin del
archivo plano requerido.

9.2.2. Reporte de Asociados Exonerados del Registro de Transacciones En Efectivo

Aquellos asociados que por el giro normal de sus negocios realicen numerosas
transacciones en efectivo pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo
que debe realizar la Cooperativa a la UIAF.


68
Copia de los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneracin del
reporte, debe conservarse y archivarse en forma centralizada en cada oficina
En el manual de procedimientos se deben incluir los requisitos generales que deben
cumplir estos clientes para ser exonerados del reporte de transacciones en efectivo a la
UIAF. Este rgimen de excepcin debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artculo 103 del EOSF, las
cooperativas deben informar a la UIAF, los nombres e identidades de todos los
asociados exonerados del registro de transacciones en efectivo. Esta informacin debe
remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) das calendario del mes
siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato
N3, en las condiciones indicadas en el instructivo.

Para cada periodo de reporte, las cooperativas deben remitir toda la informacin de los
clientes exonerados vigentes.

En el evento que no exista informacin que reportar, la cooperativa igualmente, debe
diligenciar el formato con valores en cero (0) y remitirlo a la UIAF, dentro del plazo
establecido.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE DE ASOCIADOS
EXONERADOS DEL REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO

(FORMATO N 3)

TEMA: Informacin de Clientes exonerados
NOMBRE DEL FORMATO: Reporte de clientes exonerados del registro de
transacciones en efectivo
Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF,
sobre los clientes exonerados del registro de
transacciones en efectivo en el sector solidario
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e integrales
con seccin de ahorro y crdito vigiladas por la
Superintendencia de Economa Solidaria
PERIODICIDAD: Trimestral
FECHA DE REPORTE DE LA INFORMACIN: Dentro de los primeros diez (10) das calendario del
mes siguiente al del corte trimestral
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: ltimo da de cada trimestre
direccin de correo electrnico: efectivo@uiaf.gov.co

EXTENSIN Y NOMBRE DEL ARCHIVO: Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA

69
donde XXXXX corresponde al nombre o sigla de la
entidad reportante, MM corresponde al mes y AA
corresponde al ao de la fecha de corte de la
informacin. El archivo debe tener extensin txt y
debe enviarse grabado en codificacin de texto ANSI.
LONGITUD DE REGISTRO: 262 posiciones.
ETIQUETAS EXTERNAS: Nombre de la entidad reportante y periodo de reporte
(Formato T#AAAA, donde T indica que es trimestre, #
indica el numero del trimestre 1,2,3 o 4 y AAAA el
ao al que corresponde el trimestre). En caso de que
sea una correccin, anotar esta observacin.

A. GENERALIDADES

crdito vigiladas por la Superintendencia de la Economa Solidaria, deben remitir a la UIAF
el formulario de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo establecido en
el numeral 7.2.4 del Captulo XI del Ttulo II de la Circular Bsica Jurdica.




cdigos:


Confecoop.

4. Fecha de corte inicial: corresponde al primer da del perodo reportado, bajo el

5. Fecha de corte final: corresponde al ltimo da del perodo reportado, bajo el

6. Nmero total de registros del archivo: se indica el nmero total de clientes
reportados.

70

2. Informacin de los clientes exonerados

1. Nmero consecutivo: corresponde al nmero de las exoneraciones registradas, enumeradas en
forma consecutiva (1, 2, 3 ).

2. Fecha de la exoneracin: deber registrarse la fecha en la cual se present la exoneracin,
bajo el formato AAAA (ao) MM (mes) DD (da).

3. Tipo de Identificacin: debe reportarse el tipo de la identificacin del cliente, segn la
siguiente codificacin:

31 = NIT
41 = Pasaporte

4. Nmero de Identificacin: se registra el nmero completo del correspondiente documento de
identificacin del cliente objeto de reporte, en caso de tratarse de una persona jurdica, se
debe anotar el NIT incluido el dgito de verificacin

5. Primer apellido del cliente: se registra el primer apellido de la persona natural cliente objeto
de reporte.

6. Segundo apellido del cliente: se registra el segundo apellido de la persona natural cliente
objeto de reporte.

7. Primer nombre del cliente: se registra el primer nombre de la persona natural cliente objeto
de reporte.

8. Otros nombres del cliente: se registran otros nombres de la persona natural cliente objeto de
reporte.

9. Razn social del cliente: se registra la razn social de la persona jurdica cliente objeto de
reporte. Slo se debe diligenciar en el caso de tratarse de una persona jurdica, de lo contrario
se debe dejar en blanco.


71

procedimiento para el envo de la informacin de clientes exonerados a la UIAF.

registros:


Tipo 2: contiene la informacin referente a los clientes reportados. El archivo tendr
tantos registros de este tipo, como informacin reportada.




inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo
de registro
1 10 Numrico -Siempre el valor cero 0
-Campo obligatorio
2 Cdigo de la
Cooperativa
11 18 Numrico -Formato SSTTTCCC donde S
identifica al sector (06). La T el tipo
de entidad (001= Cooperativa
especializada de ahorro y crdito
002= Cooperativa multiactiva con
seccin de ahorro y crdito
003= Cooperativa integral con
seccin de ahorro y crdito)
y la C el cdigo de la entidad
asignado por Confecoop
-Campo obligatorio
3 Fecha de corte inicial 19 28 Numrico -Formato AAAA-MM-DD,
corresponde al primer da del periodo
reportado.
-Si el da o el mes tiene un solo
dgito, se debe llenar el otro con 0.
Ej. Enero 1 del 2008 ser 2008-01-01
-Campo obligatorio
4 Fecha de corte final 29 38 Numrico -Formato AAAA-MM-DD,
corresponde al ltimo da del periodo
reportado.

72
Ej. Marzo 31 del 2008 ser 2008-03-
31
-Campo obligatorio
4 Nmero total de
clientes reportados
39 48 Numrico -Total de registros Tipo 2 reportados
en el archivo.
-Campo obligatorio
5 Fin de registro 39 262 Alfanumrico -Llenado con una X hasta completar
las 262 posiciones.
-Campo obligatorio

Registros tipo 2 (Detalle registro por cliente reportado)

inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo
de registros
-Campo obligatorio
2 Fecha de
Exoneracin
11 20 Numrico -Fecha en la cual se exonera al
cliente bajo formato AAAA-MM-DD
digito se debe llenar el otro con 0.
Ej. Enero 1 de 2008 ser 2008-01-01
-Campo obligatorio
3 Tipo de Identificacin
del cliente
21 22 Numrico 11 = Registro Civil de Nacimiento
31 = NIT
41 = Pasaporte
-Campo obligatorio
4 Nmero
Identificacin del
cliente
23 42 Alfanumrico -Se registrar el nmero completo
del correspondiente documento de
identificacin del cliente objeto de
reporte
-Diligenciar sin guiones, puntos,
comas o espacios en blanco.
-En caso de ser una Persona
Jurdica, incluir digito de verificacin
-Campo obligatorio

73
cliente
Persona Natural, de lo contrario
dejar en blanco.
-Campo obligatorio cuando se trate
de una persona natural
6 Segundo Apellido del
cliente
Solo diligenciar en caso de ser una
dejar en blanco.
-Campo opcional
7 Primer Nombre del
cliente
dejar en blanco.
8 Otros Nombres del
cliente
dejar en blanco.
-Campo opcional
9 Razn Social del
cliente
Persona Jurdica, de lo contrario
dejar en blanco.
de una persona jurdica

Registro Tipo 3 - Cola (1 por archivo)

inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo de
registro
-Campo obligatorio
2 Cdigo de la Cooperativa 11 18 Numrico -Formato SSTTTCCC donde S
identifica al sector (06). La T el
tipo de entidad (001=
Cooperativa especializada de
ahorro y crdito

74
-Campo obligatorio
3 Nmero total de clientes
reportados
19 28 Numrico -Total de registros Tipo 2
reportados en el archivo.
-Campo obligatorio
4 Fin de Registro 29 262 Alfanumrico -Llenado con X hasta completar
las 262 posiciones.
-Campo obligatorio

9.2.3. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)

Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que
determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y el formato N 1 de la
presente circular. As mismo, las entidades debern reportar las operaciones intentadas
o rechazadas que contengan caractersticas que le otorguen el carcter de
sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los
criterios objetivos establecidos por la entidad.

Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la entidad vigilada toma la
decisin de catalogarlo como tal. Todo esto deber realizarse durante un tiempo
razonable. En estos casos no se requiere que la cooperativa tenga certeza de que se
trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos
involucrados provienen de tales actividades.

El reporte de operaciones sospechosas no dar lugar a ningn tipo de responsabilidad
para la entidad reportante, ni para los directivos o empleados que hayan participado en
su deteccin y/o reporte, de acuerdo con lo sealado en el artculo 42 de la Ley 190 de
1995.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE REPORTE DE
OPERACIONES SOSPECHOSAS - ROS (FORMATO N 1)

TEMA: Operaciones sospechosas
NOMBRE DEL FORMATO: Reporte de operaciones sospechosas
OBJETIVO: Reportar a la Unidad Administrativa Especial de
Informacin y Anlisis Financiero - UIAF las
operaciones sospechosas en el sector solidario.
Superintendencia de Economa Solidaria.
PERIODICIDAD: Permanente
FECHA DE REPORTE: El mismo da en que se califique la operacin como

75
sospechosa.
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: No aplica
MEDIO DE ENVO: Correo electrnico
ENTIDAD A LA QUE DEBEN REPORTAR:
Unidad Administrativa Especial de Informacin y
direccin de correo electrnico: ros@uiaf.gov.co.

GENERALIDADES

Las Cooperativas de ahorro y crdito y multiactivas e integrales con seccin de ahorro y
crdito vigiladas por la Superintendencia de la Economa Solidaria deben reportar a la
Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero - UIAF, aquellas
operaciones determinadas como sospechosas, as como las intentadas o rechazadas que
contengan caractersticas que les otorgue el carcter de sospechosas, segn lo indicado
en el artculo 102 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, modificado por el artculo 1
de la Ley 1121 de 2006, y lo previsto en el Captulo XI del Ttulo II de la Circular Bsica
Jurdica de la Superintendencia de la Economa Solidaria.

Para tal efecto debern utilizar el software ROS STAND ALONE desarrollado por la citada
Unidad, disponible en forma gratuita con sus respectivas actualizaciones tcnicas en la
pgina www.uiaf.gov.co, o cualquier otro medio idneo que establezca la unidad y teniendo
en cuenta los siguientes aspectos:

El archivo de reporte producido por el software, deber ser remitido a la UIAF, va correo
electrnico al e-mail: ros@uiaf.gov.co, o a la Carrera 7 No. 31 10 Piso 6 (Torre
Bancolombia) de la ciudad de Bogot D.C., telfono: 2 88 52 22, fax: 3 20 29 22.

El reporte debe ser institucional y por lo tanto no se requiere que est suscrito por
funcionario alguno de la entidad.

Para el reporte de la informacin las entidades deben ajustarse a lo sealado en el presente
instructivo, as como en el correspondiente formato.

Instrucciones Generales:

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el
caso de operaciones intentadas o rechazadas se diligencia nicamente los
campos obligatorios: Fecha de la operacin, Oficina, Monto, Motivos de sospecha,
Identificacin y nombre de la persona o empresa, identificacin del producto.

2. Guarde una copia del reporte de la operacin sospechosa. Para el caso de
operaciones intentadas o rechazadas se diligencia nicamente los campos

76
obligatorios: Fecha de la operacin, Oficina, Monto, Motivos de sospecha,
Identificacin y nombre de la persona o empresa, identificacin del producto.

3. Una vez diligenciado el los Reportes de Operaciones Sospechosas, el
procedimiento para envo del reporte a la UIAF es el siguiente:

a) En el software ROS Stand Alone seleccione la opcin Enviar Reporte ROS que
se encuentra en el men principal.

b) En la ventana de envo de reporte, seleccione la opcin Reporte Positivo y la
modalidad de envo:

- Automtico: Selecciona todos los reportes que aun no han sido enviados.
- ltima fecha: Selecciona los reportes diligenciados hasta la fecha que
determine en el campo fecha.
- ltimo nmero de ROS: Selecciona los reportes hasta el ltimo nmero de
reporte que determine en el campo nmero de ROS.

c) Haga clic en el botn Envo manual, en este momento se abre una nueva
ventana en donde se selecciona la carpeta donde quedar salvado el reporte. El
sistema automticamente genera un archivo comprimido y encriptado en dicha
carpeta con el nombre que el usuario digite y extensin .ros

d) El archivo con extensin .ros generado se debe adjuntar y enviar por correo
electrnico al buzn ros@uiaf.gov.co

4. En el caso que durante el periodo establecido (Mensual) no se haya determinado la
existencia de operaciones sospechosas los sujetos obligados debern informar este
hecho dentro de los 10 primeros das siguientes calendario y como se indica en el
presente instructivo.

Instrucciones Especficas para el diligenciamiento del ROS:

Encabezado

1. Nmero del reporte: Indique el nmero del reporte segn la asignacin que lleve
internamente la cooperativa a este respecto.

2. Fecha: Indique la fecha del reporte bajo el formato AAAA (ao) MM (mes) DD
(da).

3. Clase de reporte: Seleccione la opcin correspondiente segn sea el tipo de
reporte: reporte inicial, correccin al reporte anterior o adicin a reporte anterior.


77
4. En caso de correccin adicin al reporte nmero: En caso de que sea una
correccin o una adicin a un reporte anterior, indique el nmero del reporte que se
corrige o adiciona.

Seccin I. Informacin de la Cooperativa que reporta

5. Nombre de la cooperativa: registre el nombre o sigla con la cual se identifica la
cooperativa.

cdigos:


7. Cdigo de la cooperativa: corresponde al cdigo asignado a la entidad por
Confecoop.

8. Cdigo de la sucursal: Se registra el cdigo asignado por la cooperativa a la
oficina o sucursal donde se efectu la transaccin.

9. Nombre de la sucursal: Se registra el nombre asignado por la cooperativa a la
oficina o sucursal donde se efectu la transaccin.

Seccin II. Informacin de las personas implicadas en la operacin sospechosa

10. Nombre o razn social: Indique el nombre completo o la razn social de las
personas implicadas en la operacin sospechosa, segn sea persona natural o
jurdica respectivamente. Si hay ms de una persona relacionada con la operacin,
se deber repetir la informacin contenida en la seccin II del formato por cada una
de ellas.

11. Nmero de identificacin: Marque con una X la casilla correspondiente al tipo de
documento de identificacin de las personas implicadas en la operacin, e indique el
nmero de dicho documento, segn las siguientes convenciones:

CC= Cdula de Ciudadana,
TI= Tarjeta de Identidad,
CE= Cdula de Extranjera,
Pas = Pasaporte,
NIT= Nmero de Identificacin Tributario.


78
Numerales 12 a 15: Indique la informacin solicitada en cada casilla sobre la
direccin del domicilio de las personas implicadas en la operacin sospechosa.

16. Cmara de Comercio: En caso de persona jurdica, indique la Cmara de
Comercio en la cual est registrada.

Numeral 17 a 20: Indique la informacin solicitada en cada casilla sobre la direccin
donde laboran las personas implicadas en la operacin sospechosa.

21. Actividad econmica: seale la actividad econmica de la persona que interviene
en la operacin.

22. CIIU: corresponde al Cdigo Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no
aplica en la actividad econmica, coloque una lnea.

23. Fecha de vinculacin: indique la fecha de vinculacin a la cooperativa de las
personas involucradas en la operacin, bajo el formato AAAA (ao) MM (mes) DD
(da).

24. Relacin de la persona con la cooperativa: Marque con una X la casilla
correspondiente al tipo de relacin que tienen con la cooperativa, las personas
implicadas en la operacin.

25. Vinculacin con la cooperativa: Seale si la relacin de la cooperativa con las
personas implicadas en la operacin sospechosa an se mantiene o si finaliz. En
este ltimo caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisin de la cooperativa
(como la exclusin del asociado) o por suspensin e indique la fecha en que esta
ocurri. La suspensin se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la
cooperativa, por ejemplo, en una sancin de este tipo realizada a algn empleado
interno.

26. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales
de las personas implicadas segn la informacin ms reciente que tenga la
cooperativa a este respecto y seale la fecha a la cual corresponde dicha
informacin.

Seccin III. Informacin de la operacin sospechosa
27. Valor de la operacin sospechosa: Indique el monto total de la operacin
sospechosa en conjunto.

28. Tipo de operacin: Indique el tipo de transaccin segn sea nacional o
internacional.


79
29. Fecha de la operacin sospechosa: Indique el lapso de tiempo en el cual se
present la operacin sospechosa, bajo el formato AAAA MM DD; en caso de que la
operacin conste de una sola transaccin, la fecha de inicio debe ser igual a la de
finalizacin.

30. Informacin del producto involucrado: marque con una X la casilla
correspondiente a los productos o servicios financieros implicados en la operacin.

En el cuadro se relacionan los nmeros de identificacin de cada producto o servicio
especfico (donde aplique), para indicar el tipo.

Acerca del Producto Financiero Involucrado:
30. Indique con una X si la operacin sospechosa se realiz a travs de uno o algunos de los siguientes
productos o servicios financieros:
94 = Aportes
09 = Otros
Si es otro producto detllelo:

Ejemplo: En caso de tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el segundo
cuadro se diligenciara as:

No. 1 2 3 4
1 3359990 5069230 56987561
2 2525521 2525678
8 2675

- Nmero del tipo de Producto o Servicio Financiero segn la tabla.

- Nmero de identificacin de cada producto o servicio especfico.

31. Caractersticas de los productos: Mencione caractersticas de los productos
financieros implicados, por ejemplo:

En el caso del ejemplo anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un
CDT, el cuadro se diligenciara as:


80
1 Fecha Apert Fecha Cierre
3359990
5069230
56987561
2 Fecha Apert Fecha Cierre
2525521
2525678
8 Monto Fecha Apert Fecha Cierre Otro
2675

Se agrupan los productos financieros y se diligencian los datos correspondientes a cada uno segn sus caractersticas
propias.

Para efectos del reporte, las caractersticas sugeridas en cada producto o
servicio financiero son:

Seccin IV Descripcin de la operacin sospechosa

32. Descripcin de la operacin sospechosa:

Para realizar la descripcin de la operacin sospechosa, se recomienda a la
Cooperativa atender como mnimo los siguientes lineamientos:
1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los
hechos y su similitud con tipologas conocidas de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologas
identificadas por el GAFI (Grupo de Accin Financiera Internacional) y la UIAF.
Cuentas corrientes o de ahorros: Fecha de apertura Fecha de cierre (si aplica) Total de dbitos* Total crditos*
Transferencias: Monto Medio Cuenta(s) origen
Crditos: Monto Fecha apertura Fecha cierre Cuota (frecuencia) Nmero de obligacin
Seguros: Tipo Monto Prima anual Valor rescate (si aplica)
CDTs y CDATs: Monto Fecha apertura Fecha cierre
Acciones: Fecha de emisin Precio compra Precio venta (si aplica) Firma corredora**
Encargo Fiduciario: Monto Fecha apertura Comisin Tipo fondo (comn, otro)
Bonos: Emisor (si aplica) Emisin Maduracin
Leasing: Tipo Canon Perodo Monto
Aportes Voluntarios: Valor acumulado Fecha de apertura % promedio mes
Tarjetas de Crdito: Cupo Manejo promedio
Cdulas de Capitalizacin: Fecha de apertura Fecha de vencimiento Monto
Compra de Divisas: Monto Tipo cambio Fecha de realizacin
Operacin de Giro: Monto Fecha de realizacin Origen Destino # cuentas origen y destino
Derivados: Entidad intermediaria Tipo Fecha realizacin Precio ejercicio Prima
Fondos Mutuos: Nombre fondo Tipo Fecha compra NAV compra NAV actual
*Durante el tiempo de la operacin sospechosa
**O indicar si se compraron directamente

81
Para determinar la importancia de la operacin reportada, resulta til considerar
entre otras, la presencia de los siguientes elementos:
a. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los
promedios del respectivo sector o actividad econmica, de acuerdo con el
SIPLAFT implementado por la entidad.
b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de nmeros de
identificacin inexistentes, nmeros de identificacin de personas fallecidas,
suplantacin de personas, alteracin de nombres.
c. Presentacin de documentos o datos presuntamente falsos.
d. Actuacin en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de
fachada.
e. Relacin con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades
delictivas.
f. Relacin con bienes de presunto origen ilcito.
g. Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.

2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo as la
prontitud con la cual se debera actuar respecto del mismo. En tal sentido, por
ejemplo, un reporte ser urgente cuando:
a. Sea inminente la disposicin, transferencia o retiro de recursos vinculados a
una presunta actividad de lavado de activos y/o financiacin del terrorismo.
b. Sea inminente el empleo de recursos en la realizacin de actividades
terroristas u otras delictivas.
c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervencin de las
autoridades para evitar la disposicin, transferencia o circulacin de recursos,
en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de
activos y/o financiacin del terrorismo.
3. Realice una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa,
indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos
financieros, transacciones, instituciones financieras y dems agentes de la
operacin sospechosa.
4. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronolgico de los
eventos y la participacin de cada persona o agente, si esto ayuda al
entendimiento de los mismos.
5. Mencione las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como
sospechosa.
6. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o
transacciones implicadas en la operacin sospechosa.

82
7. Si la institucin recibi alguna declaracin, explicacin, justificacin u otro, que
los implicados hayan dado y que se relacionen con la operacin sospechosa,
mencinela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un
requerimiento formal de la institucin, otros) y se alleg los soportes
correspondientes a la operacin.
8. Precisar si se solicit al cliente actualizacin de datos o aclaracin sobre los
hechos respectivos, e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir
de un requerimiento formal de la institucin, otros.
9. Mencione si la operacin sospechosa se relaciona con algn reporte realizado
anteriormente por la cooperativa o con otras operaciones.
10. No omita ningn dato conocido de la operacin y mencione cualquier hecho
adicional que pueda contribuir al anlisis de la misma.
11. Tratndose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar adems los
siguientes datos:
a. Caractersticas y montos de los ingresos y egresos, as como la informacin
patrimonial, en caso de poseerse.
b. Descripcin del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en
el SIPLAFT de la entidad.
c. Comparacin del cliente con el sector econmico al cual pertenece, de
acuerdo con la segmentacin contemplada en el SIPLAFT de la entidad.
d. Enunciar, adems de los productos vinculados a la operacin sospechosa,
los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y
otros.
12. Se debe indicar el procedimiento empleado para la deteccin de la operacin
reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como
inusual y las razones por las cuales se determin que era sospechosa. Si el
procedimiento lo incluy, se debe enunciar la tipologa identificada o la seal de
alerta activada en el SIPLAFT de la entidad.
13. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que
expliquen la operacin reportada. Esta informacin puede consistir en extractos
bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados
y emitidos, documentos de vinculacin a la entidad reportante (formularios y
anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones,
declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.
Toda la descripcin de la operacin debe estar contenida en el espacio
correspondiente. En caso de requerir ms espacio del disponible en el campo de
descripcin, se puede adjuntar un archivo en medio electrnico. Igualmente, se
puede remitir la informacin que se posea como un archivo adjunto del reporte,
mencionando en ste el nombre y el formato del archivo que lo complementa.


83
Antes de enviar la informacin, cada Cooperativa debe verificar que esta se
encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, as mismo,
debern verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

9.2.4 Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas (Reporte Negativo ROS):

Para el envo del reporte de ausencia de operaciones sospechosas a la UIAF, el
procedimiento es el siguiente:

1. En el software ROS Stand Alone seleccione la opcin Enviar Reporte ROS que se
encuentra en el men principal.

2. En la ventana de envo de reporte, seleccione la opcin Reporte Negativo.

3. Haga clic en el botn Envo manual, en este momento se abre una nueva ventana en
donde se selecciona la carpeta donde quedar salvado el reporte. El sistema
automticamente genera un archivo comprimido y encriptado en dicha carpeta con el
nombre que el usuario digite y extensin .ros

4. El archivo con extensin .ros generado se debe adjuntar y enviar por correo electrnico
al buzn ros@uiaf.gov.co

Para el envo del reporte de ausencia de operaciones sospechosas no se debe diligenciar
ningn formato dentro del software ROS Stand Alone.

9.2.5 Reporte De Operaciones Rechazadas Por La Cooperativa

La cooperativa est obligada a informar, a la Fiscala General de la Nacin, aquellas
operaciones que se abstenga de realizar por que se estime como sospechosas.

Este reporte, al igual que el de operaciones sospechosas, se debe hacer
inmediatamente se presente el hecho.

9.2.6 Reporte sobre productos ofrecidos por la Cooperativa

Las cooperativas obligadas debern remitir informacin sobre las modalidades de ahorro
que ofrece la entidad (activos inactivos) tales como depsitos de ahorro (a la vista),
depsitos de ahorro a trmino (CDAT), depsitos de ahorro contractual (ahorro
programado) y depsitos de ahorro permanente y los titulares de los depsitos.

Esta informacin debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) das
calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento
del formato N 4, en las condiciones indicadas en el instructivo.


84
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE DE PRODUCTOS DE
ASOCIADOS

(FORMATO N 4)

TEMA: Informacin de productos
NOMBRE DEL FORMATO: Reporte de productos de asociados
Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF,
sobre los productos de los asociados a entidades del
sector solidario
Superintendencia de Economa Solidaria
PERIODICIDAD: Trimestral
FECHA DE REPORTE DE LA INFORMACIN: Dentro de los primeros diez (10) das calendario del
mes siguiente al del corte trimestral
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: ltimo da de cada trimestre
direccin de correo electrnico: efectivo@uiaf.gov.co

EXTENSIN Y NOMBRE DEL ARCHIVO: Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA
donde XXXXX corresponde al nombre o sigla de la
entidad reportante, MM corresponde al mes y AA
corresponde al ao de la fecha de corte de la
informacin. El archivo debe tener extensin txt y
debe enviarse grabado en codificacin de texto ANSI.
LONGITUD DE REGISTRO: 531 posiciones.
ETIQUETAS EXTERNAS: Nombre de la entidad reportante y periodo de reporte
(Formato T#AAAA, donde T indica que es trimestre, #
indica el numero del trimestre 1,2,3 o 4 y AAAA el
ao al que corresponde el trimestre). En caso de que
sea una correccin, anotar esta observacin.

GENERALIDADES

crdito vigiladas por la Superintendencia de la Economa Solidaria, deben remitir a la
UIAF trimestralmente, informacin sobre las modalidades de ahorro que ofrece la entidad
(activos inactivos) tales como depsitos de ahorro (a la vista), depsitos de ahorro a
trmino (CDAT), depsitos de ahorro contractual (ahorro programado) y depsitos de
ahorro permanente, los titulares de tales depsitos y de los aportes, en el formato

85
establecido en el numeral 7.2.5 del Captulo XI del Ttulo II de la Circular Bsica
Jurdica.




cdigos:


Confecoop.

4. Fecha de corte inicial: corresponde al primer da del perodo reportado, bajo el

5. Fecha de corte final: corresponde al ltimo da del perodo reportado, bajo el

6. Nmero total de registros del archivo: se indica el nmero total de productos
reportados.

3. Informacin de los productos reportados

10. N consecutivo: corresponde al nmero de las productos registrados, enumerados en forma
consecutiva (1, 2, 3 ).

11. N del producto: Se registra el nmero que identifica el producto sin incluir guiones, espacios
en blanco, ni otro tipo de separadores.

12. Fecha de vinculacin: se debe registrar la fecha de vinculacin del producto, bajo el formato
AAAA (ao) MM (mes) DD (da).

13. Tipo de producto: Se diligencia el cdigo del producto, segn la siguiente codificacin:


86
94 = Aportes
09 = Otros

14. Cdigo Departamento / Municipio: Se debe indicar el cdigo del departamento y municipio
donde se efectu la transaccin, de acuerdo con la codificacin del Departamento Nacional
de Estadstica DANE.

15. Tipo de identificacin del titular 1: debe reportarse el tipo de la identificacin del cliente,
segn la siguiente codificacin:

31 = NIT
41 = Pasaporte

16. Nmero de Identificacin del titular 1: se registra el nmero completo del correspondiente
documento de identificacin del titular. En caso de tratarse de una persona jurdica, se debe
anotar el NIT incluido el dgito de verificacin.

17. Primer apellido del titular 1: se registra el primer apellido de la persona natural que aparece
como primer titular del producto.

18. Segundo apellido del titular 1: se registra el segundo apellido de la persona natural que
aparece como primer titular del producto.

19. Primer nombre del titular 1: se registra el primer nombre de la persona natural que aparece

20. Otros nombres del titular 1: se registran otros nombres de la persona natural que aparece

21. Razn social del titular 1: se registra el nombre de la persona jurdica que aparece como
primer titular del producto. Slo se debe diligenciar en el caso de tratarse de una persona
jurdica, de lo contrario se debe dejar en blanco.

22. Tipo de identificacin del titular 2: debe reportarse el tipo de la identificacin del segundo
titular del producto, segn la siguiente codificacin:


87
31 = NIT
41 = Pasaporte

23. Nmero de Identificacin del titular 2: se registra el nmero completo del correspondiente
documento de identificacin de la persona que aparece como segundo titular del producto. En
caso de tratarse de una persona jurdica, se debe anotar el NIT incluido el dgito de
verificacin.

24. Primer apellido del titular 2: se registra el primer apellido de la persona natural que aparece
como segundo titular del producto.

25. Segundo apellido del titular 2: se registra el segundo apellido de la persona natural que
aparece como segundo titular del producto.

26. Primer nombre del titular 2: se registra el primer nombre de la persona natural que aparece

27. Otros nombres del titular 2: se registran otros nombres de la persona natural que aparece

28. Razn social del titular 2: se registra el nombre de la persona jurdica que aparece como
segundo titular del producto. Slo se debe diligenciar en el caso de tratarse de una persona
jurdica, de lo contrario se debe dejar en blanco.


procedimiento para el envo de la informacin de clientes exonerados a la UIAF.

registros:


Tipo 2: contiene la informacin referente a los productos reportados. El archivo
tendr tantos registros de este tipo, como informacin reportada.


88



inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo 1 10 Numrico -Siempre el valor cero 0
-Campo obligatorio
2 Cdigo de la
Cooperativa
11 18 Numrico -Formato SSTTTCCC donde S
identifica al sector (06). La T el tipo
de entidad (001= Cooperativa
especializada de ahorro y crdito
-Campo obligatorio
3 Fecha de corte inicial 19 28 Numrico -Formato AAAA-MM-DD,
corresponde al primer da del periodo
reportado.
Ej. Enero 1 del 2008 ser 2008-01-01
-Campo obligatorio
4 Fecha de corte final 29 38 Numrico -Formato AAAA-MM-DD,
corresponde al ltimo da del periodo
reportado.
Ej. Marzo 31 del 2008 ser 2008-03-
31
-Campo obligatorio
4 Nmero total de
productos reportados
39 48 Numrico -Total de registros Tipo 2 reportados
en el archivo.
-Campo obligatorio
5 Fin de registro 49 531 Alfanumrico -Llenado con una X hasta completar
las 531 posiciones.
-Campo obligatorio

Registros tipo 2 (Detalle todos los productos reportados)

inicial
Pos
final
Formato Contenido

89
1 Nmero Consecutivo
de registro
-Campo obligatorio
2 Nmero del producto 11 30 Alfanumrico -Nmero que identifica el producto
-No incluir guiones ni otros
separadores.
- Alineado a la izquierda
-Campo obligatorio
3 Fecha de vinculacin 31 40 Numrico -Fecha de vinculacin del producto
bajo el formato AAAA-MM-DD. Si el
da o el mes tiene un solo dgito, se
debe llenar el otro con 0. Ej. Marzo
31 del 2008 ser 2008-03-31
-Campo obligatorio
4 Tipo de producto 41 42 Numrico 90 = Depsitos de ahorro a la vista
91 = Depsitos de ahorro a trmino
(CDAT)
93= Depsitos de ahorro
permanente
94 = Aportes
09 = Otros

5 Cdigo del
Departamento/Munici
pio
43 47 Numrico De acuerdo con la codificacin del
DANE.
-Bogot, por ser distrito capital, tiene
cdigo especial de departamento y
municipio = 11001.
-Campo obligatorio
del titular 1
31 = NIT
41 = Pasaporte
-Campo obligatorio
7 Nmero
Identificacin del
titular 1
identificacin del primer titular del
producto
-Campo obligatorio

90
titular 1
dejar en blanco.
titular 1
dejar en blanco.
-Campo opcional
titular 1
dejar en blanco.
titular 1
dejar en blanco.
-Campo opcional
12 Razn Social del
titular 1
dejar en blanco.
del titular 2
31 = NIT
41 = Pasaporte
-Campo obligatorio
14 Nmero
Identificacin del
titular 2
identificacin del segundo titular del
producto

91
-Campo obligatorio
titular 2
dejar en blanco.
titular 2
dejar en blanco.
-Campo opcional
titular 2
dejar en blanco.
titular 2
dejar en blanco.
-Campo opcional
19 Razn Social del
titular 2
dejar en blanco.

Registro Tipo 3 - Cola (1 por archivo)

inicial
Pos
final
Formato Contenido
1 Nmero Consecutivo de
registro
-Campo obligatorio
2 Cdigo de la Cooperativa 11 18 Numrico Cdigo de la entidad asignado
por Confecoop
-Campo obligatorio
3 Nmero total de productos 19 28 Numrico -Total de registros Tipo 2

92
reportados reportados en el archivo.
-Campo obligatorio
4 Fin de Registro 29 531 Alfanumrico -Llenado con X hasta completar
las 531 posiciones.
-Campo obligatorio

9.2.7 Informe sobre la actualizacin del Manual

Las actualizaciones que se produzcan al presente manual, deben informarse a la
Superintendencia de la Economa Solidaria, dentro de los diez (10) das siguientes a
su adopcin adjuntando copia del acta del Consejo de Administracin en la cual
conste la respectiva decisin.


93

10. CDIGO DE CONDUCTA

Corresponde a una serie de normas y principios ticos que obliga a los funcionarios de la
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA. a que los
conozcan y cumplan con estos, y les permitan actuar con absoluta austeridad y
transparencia en el desarrollo de sus labores diarias.

Teniendo en cuenta que como funcionarios de la Cooperativa, deben con sus actuaciones y
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, consolidar y acrecentar la
confianza que han depositado los asociados en la institucin es indispensable actuar con
absoluta honestidad dentro y fuera de ella.

As mismo, para cumplir cabalmente con el espritu y la letra de las leyes, procedimientos,
polticas internas y los controles pertinentes, es necesario que, cuando alguna de estas
parezca confusa o ambigua, se solicite informacin para asegurar que los procedimientos
sean legales y ticos.
Todos estos procederes, actuaciones y comportamiento que se desarrollen en cumplimiento
de las funciones asignadas deben regirse adems, por unos postulados ticos, con los
cuales se brinde la mayor confianza y seguridad a los asociados.

10.1. VALORES CORPORATIVOS

Dentro de los principales postulados ticos que deben distinguir a un funcionario de la
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA., se encuentran:

Respeto: Con las personas (familia, clientes, empleados), cooperativa y sociedad.

Lealtad: Todas las personas vinculadas a la cooperativa deben cumplir con las leyes de
fidelidad, honor y actuar con lealtad y verdad.

En desarrollo de este deber la cooperativa consagra su actividad en beneficio de la
comunidad (asociados y empleados, etc), en forma tal que el provecho que reporte de
su gestin revierta en forma integral a esto, sin perjuicio por la gestin adelantada.

Anteponer los principios ticos al logro de las metas

Honestidad y Sinceridad

Estos principios garantizan ante personas que nos rodean la confianza y seguridad de
nuestras actuaciones. Para cumplir con este principio, es esencial mantener una
completa sinceridad con todos los funcionarios de la cooperativa. Esperndose de ello
la total revelacin de los hechos y la oportuna identificacin de los problemas reales o
potenciales que en un momento dado se presenten o estn por ocurrir. Igualmente, es

94
necesario tener en cuenta los siguientes puntos con los cuales se estara violando este
principio:

- Ningn funcionario puede ofrecer o recibir gratificaciones personales, regalos,
comisiones, atenciones o cualquier otra forma de remuneracin o beneficio para adquirir
o influir un negocio o compromiso que involucre a la cooperativa.

- No se deben adquirir compromisos que comprometan a la cooperativa sin la debida
autorizacin previa.

- Todos los compromisos se deben expresar claramente.

- Los reportes de gastos deben ser presentados oportuna y exactamente.

- Se deben cumplir personalmente con todos los procedimientos y controles de la
cooperativa como tambin con los requerimientos de seguridad establecidos para la
informacin.

- Cuando se tenga conocimiento de cualquier transaccin cuestionable o posiblemente
ilegal que afecte a la cooperativa, se debe informar oportunamente sobre estas
acciones.

Equidad

- Todas las actividades de los funcionarios de la cooperativa, se basan en el compromiso
con una justicia total y en el respeto mutuo en las relaciones con los Asociados, con los
competidores y con las mltiples asociaciones con las cuales interacta.

- El trato entre funcionarios debe ser con respeto, consideracin y comprensin. Discutir
los problemas de trabajo y resolver las diferencias de manera rpida en el
convencimiento de que una comunicacin plena sobre asuntos de mutuo inters
propicia un ambiente profesional que es frtil para un alto nivel de eficiencia. Se debe
tratar a los asociados actuales o potenciales con igual respeto y sin ninguna clase de
tratamiento preferencial. Esto requiere servicio corts, conductas de trabajo ticas y el
reconocimiento formal de leyes y costumbres aplicables.

- La competencia justa es un mandato legal y tico, No corresponde a los funcionarios
entablar discusiones o llegar a acuerdos con los competidores en relacin con las
prcticas competitivas. Cuando se tenga duda de cualquier disputa comercial o
personal que requiera la asistencia de la cooperativa, el asunto deber referirse al jefe
inmediato o al departamento que corresponda.

Integridad en el uso de los recursos de la cooperativa

95

- Se deben tratar todos los recursos, incluyendo el nombre de cada quien, como activos
preciosos y no usarlos de manera que puedan ser interpretados como imprudentes,
impropios o para beneficio personal.

- El uso de la informacin y los recursos destinados al proceso y conservacin de
informacin debe ajustarse completamente a las normas externas e internas, incluido
todo lo relacionado con la utilizacin exclusiva del software que legalmente ha adquirido
la cooperativa. Los servicios externos que requiera la cooperativa deben acogerse a
partir de la calidad de los mismos o la competitividad de sus tarifas de acuerdo con las
polticas establecidas.

- La competencia por negocios estar basada en la calidad de los servicios ofrecidos por
la cooperativa y el beneficio en general que reciban los asociados. No se debe
participar en ningn pago o clase de arreglo que viole este principio.

10.2. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERS

10.2.1. Definicin

Se entiende por conflicto de inters toda situacin de interferencia entre esferas de inters,
en las cuales una persona puede sacar provecho para s o para un tercero, valindose de
las decisiones que el mismo tome frente a distintas alternativas de conducta, en razn de la
actividad que desarrolla, y cuya realizacin implicara la omisin de sus deberes legales,
contractuales o morales a los que se encuentra sujeto.

El trmino hace relacin a una situacin en la que tiene lugar la pretensin de uno de los
interesados de obtener una ventaja moral o material, frente a la resistencia de otro. Se
podran identificar, entonces, como elementos de un conflicto de inters los siguientes:

- Una interferencia entre esferas de inters.
- Varias alternativas de conducta, dependientes de una decisin propia.
- Aprovechamiento de la situacin para s o para un tercero.
- Omisin de un deber legal, contractual o moral.

Los conflictos de inters generan un efecto negativo en la transparencia, equidad y buena fe
que deben caracterizar las relaciones del negocio. Por ende, los conflictos de inters se
relacionan directamente con cuestiones eminentemente ticas, que pueden o no tener
consagracin legal.

Los conflictos de inters pueden tener diversas causas y en configuracin pueden coexistir
tantos cruces de intereses divergentes, como los puede haber en una relacin negociada.
Por lo tanto, es de tal amplitud, que resulta imposible definir todos los casos que se puedan
presentar. En consecuencia, haciendo uso de algunas prescripciones legales, y de la
experiencia, se ha procedido a establecer algunas prcticas prohibidas y otras controladas

96
con miras a evitar los conflictos de inters, bajo el entendido de que no comprenden todas
las prcticas posibles, sino que representan un instrumento meramente preventivo y que
deben ser interpretadas de acuerdo con las pautas generales que a continuacin se
formulan:

10.2.2. Pautas Generales

a. Con miras a conservar la confianza y seguridad del pblico, que son los fundamentos de
una sana actividad bancaria, la honestidad, la probidad y el cumplimiento de los deberes
legales, contractuales y morales, sern los patrones que rijan la conducta de los
funcionarios de la cooperativa, dentro y fuera de ella.

b. La actividad de los funcionarios se sujetar a la estricta observancia de la ley y a las
regulaciones polticas y controles internos de la cooperativa, as como del deber de
lealtad que se debe tener para con los asociados, competidores y el pblico en general.

c. Siempre que algn funcionario, considere que se encuentre incurso en un conflicto de
inters, diferente de los expresamente mencionados en este manual, deber abstenerse
de tomar cualquier decisin, e informar de ello tanto a su jefe inmediato como al
organismo de control interno competente. En caso de tomar alguna decisin deber
anteponer su obligacin de lealtad a su inters propio.

d. Los asociados actuales y potenciales, as como aquellas personas a quienes se sirve,
sern tratados todos con igual respeto y consideracin, sin que reciban ninguna clase
de tratamiento preferencial. Para la cooperativa, la atencin esmerada y el servicio al
asociado son presupuestos de operacin y norma general de conducta y nunca
representaran un privilegio derivado de consideraciones comerciales o de preferencia
personal, ni mucho menos la contraprestacin por reciprocidad o algn tipo de
remuneracin indebida.

e. Al nivel interno los directivos y los funcionarios estn obligados a salvaguardar las
polticas de la cooperativa para el otorgamiento de crditos, concesin de sobregiros,
abonos a capital por obligaciones, etc., especialmente cuando los mismos se
encuentran en cabeza de compaeros, parientes, o de negocios. En ningn caso, los
funcionarios tomarn decisiones respecto de obligaciones que ellos o sus parientes, o
sus empresas tengan o deseen tener para con la cooperativa.

f. Los administradores evitarn toda operacin que pueda generar conflicto de inters.

g. Los funcionarios se abstendrn de utilizar informacin privilegiada que repose en la
cooperativa o que conozcan con ocasin de sus funciones, para realizar inversiones o
negocios especulativos cuyo resultado positivo est determinado por tal informacin.


97
h. Siempre que el funcionario, de cualquier rango, se coloque en una situacin tal que el
desconocimiento de cualquiera de estos deberes de lealtad le genere un provecho a l o
a un tercero, se hablar de un conflicto de inters.

i. Todo acto violatorio de la ley y/o los reglamentos internos se imputar a los
responsables, an en el caso que los haya realizado en cumplimiento de rdenes o
autorizaciones expresadas de sus superiores. En este evento, tales personas estarn
tambin sujetas a la correspondiente sancin disciplinaria.

j. Los conflictos de inters debern analizarse de acuerdo con las condiciones particulares
de la situacin concreta. Los funcionarios debern presumir que todos los eventos que
se mencionan en el presente instructivo son generadores de conflictos de inters, pero
si a su juicio lo consideran, podrn demostrar ante su superior, que no sucede tal cosa.

k. En la cooperativa, cuando haya lugar a ello, los funcionarios que tengan participacin
directa o indirecta en la mesa de dinero, tienen un especial deber de lealtad para con la
cooperativa, por ende deber abstenerse de realizar actividades que generen un
conflicto entre los intereses propios y los de la cooperativa.

l. En razn de que prcticas originadoras de conflictos de inters son mltiples, es deber
de los funcionarios atender la definicin y pautas aqu trazadas, de forma que siempre
que determinen la existencia de un conflicto de inters que no este expresamente
consagrado, se abstengan de ejecutar la prctica u operacin que constituya su
existencia.

10.2.3. Practicas Prohibidas:

Corresponden a situaciones que por sus caractersticas son altamente susceptibles de
generar conflictos de inters. En virtud de tal razn, la cooperativa y en algunos casos la
ley, consideran que evitar su prctica constituye a mantener la transparencia en el
desarrollo de los negocios.

Prohibiciones De Origen Legal

a. Prohibiciones institucionales (De acuerdo con el decreto 1134/89 y 1487/97)

b. Prohibicin de inversin de recursos de ahorros.

La cooperativa no podr invertir los depsitos de ahorro captados en inversiones de
riesgo y deber limitarse a colocarlos en operaciones de crdito que consisten en ttulos
valores otorgados por los prestatarios con las adecuadas garantas, o en ttulos
negociables emitidos por entidades financieras autorizadas y vigiladas por la
Superintendencia Financiera, preferiblemente del sector cooperativo. Igualmente podrn
hacer inversiones en ttulos de Deuda Pblica emitidos por el Banco de la Repblica.

98

Las inversiones en activos fijos, cuando comprometen los recursos de ahorros de
asociados, debern ser autorizadas previamente por la Superintendencia de Economa
Solidaria. En todo caso la cooperativa estar sometida al rgimen de inversiones que
expida el gobierno nacional a travs de las entidades que ejercen el control y vigilancia

c. Prohibicin otorgamiento de crdito por fuera del reglamento:

Los prstamos que se otorguen con cargo o recursos captados de depsitos de ahorros,
debern ceirse a los respectivos reglamentos vigentes al efecto.

En ningn caso las personas con cargo de direccin, administracin o vigilancia en la
cooperativa podrn para s o para entidades que representan, obtener prstamos u
otros beneficios similares por fuera de los reglamentos establecidos para el comn de
los asociados, so pena de incurrir en las sanciones previstas en la Ley.

Adems sta cooperativa, acatar las limitaciones generales que sobre operaciones
activas de crdito dicte el Gobierno Nacional para las Entidades Financieras sometidas
a la vigilancia de la Superintendencia Financiera

d. Prohibiciones de origen penal a los administradores.

- Utilizacin indebida de fondos: Debern abstenerse de utilizar fondos captados del
pblico, sin autorizacin, para operaciones dirigidas a adquirir el control de entidades
vigiladas por la Superintendencia Financiera, o de otras empresas.

- Operaciones no autorizadas con asociados: Deber abstenerse de otorgar en contra de
las disposiciones legales crditos o descuentos a los asociados en forma directa o por
imposicin, por encima de las autorizaciones legales.

e. Prohibiciones a empleados y administradores.

- Los empleados o administradores se abstendrn de hacer uso indebido de la
informacin que hayan conocido por razones o con ocasin de sus funciones, con el fin
de obtener provecho para s o para un tercero.

- La informacin acerca de los asociados, estn o no vinculados a la cooperativa, es
estrictamente confidencial y debe hallarse correctamente protegida. Los funcionarios se
abstendrn de divulgar informacin interna de la cooperativa, que corresponda al giro de
sus negocios, as como todo lo atinente a cdigos, clases, programas, sistemas de
operacin y secretos comerciales e industriales de la cooperativa. Los funcionarios
evitarn suministrar informacin de los asociados o de la entidad a otra dependencia o
funcionarios de la misma, sin el cumplimiento de los requisitos de procedimientos que
hayan diseado para tal efecto.


99
- Los funcionarios se abstendrn de ofrecer prendas o beneficios a los empleados
pblicos con el fin de mantener cuentas o saldos en cuentas a nombre de la
cooperativa.

Prohibiciones De Origen Interno

a. Los funcionarios se abstendrn de ejercer presiones sobre asociados, cualquiera sea la
naturaleza, en el desarrollo de las operaciones o con miras a obtener depsitos o
cualquier tipo de operacin de los asociados. Se prohbe el cobro de comisiones o
cualquier conducta asimilada, como contraprestacin por el otorgamiento de sobregiros
o crditos.

b. Los funcionarios no podrn ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones personales,
comisiones, u otro tipo de contraprestacin que condicione la realizacin de operaciones
o la prestacin de cualquier servicio.

c. Ante la existencia de asociados que son competidores entre s, los funcionarios guardan
especial sigilo para evitar que se filtre informacin confidencial entre ellos. As mismo,
se evitar dar un trato diferente o especial hacia alguno de ellos. Se entender que son
competidores aquellos comerciantes que dediquen su actividad a negocios afines y
cuyos mercados de influencia sean comunes.

d. Los empleados de la cooperativa, no podrn influir en otros empleados de la misma con
miras a obtener trato favorable en la consecucin de crditos o cualquier tipo de
servicios de los que ella ofrece.

e. Los funcionarios, no podrn tener nunca control directo sobre los abonos contables a los
saldos de sus crditos o cuentas que sean titulares ellos en la cooperativa. As mismo,
con los crditos en que sean titulares los cnyuges de los funcionarios, sus parientes,
hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.

f. Los funcionarios, estn obligados a poner en conocimiento de las directivas de la
cooperativa toda informacin relacionada con transacciones cuestionables o ilegales
desarrolladas por asociados o funcionarios de la cooperativa o situaciones en que la
misma sea utilizada como instrumento para el manejo de operaciones delictivas o que
pretendan darles apariencia de legalidad.

g. Los funcionarios, se abstendrn de ofrecer beneficios a los asociados que no estn
relacionados con el objeto social de la cooperativa, con el fin de obtener su vinculacin.

h. Los funcionarios, se abstendrn de ofrecer prebendas o beneficios a los funcionarios o
dependientes de los asociados, con el fin de mantener cuentas o saldos en cuentas a
nombre de la cooperativa.


100
i. Los funcionarios, que en razn de su actividad tengan acceso a informacin confidencial
que pueda ser usada para actividades especulativas de inversin, se abstendrn de
comunicarla a otras dependencias de la cooperativa.

j. Los funcionarios, que tengan participacin directa en las mesas de dinero, se
abstendrn de utilizar informacin confidencial privilegiada que tengan con ocasin de
sus actividades para fines de especulacin personal o de la tesorera de la cooperativa,
y en detrimento de las transparencias del mercado.

k. Los funcionarios, que tengan participacin directa o indirecta en las mesas de dinero, o
en las decisiones de inversin de la cooperativa, se abstendrn de utilizar las
operaciones de la cooperativa, as como la influencia que su posicin propia pueda
tener, en las tasas de inters para obtener provecho en cualquier tipo de inversiones
personales especulativas que hubieren realizado o pretendieren realizar.

l. Los funcionarios, que tengan participacin directa o indirecta en las mesas de dinero,
siempre que consideren que puede tener lugar a una situacin de conflicto de inters,
debern declararse impedidos para realizar la operacin y comunicarlo a su superior
inmediato, para que este asigne la operacin a otra persona.

10.2.4. Practicas Controladas

Son aquellas, que sin estar prohibidas, en virtud de su idoneidad para generar conflictos de
inters, se hallarn sujetas a controles tanto previos como posteriores.

Procedimientos Internos De Control:

Adems de los controles internos previos que se lleven a cabo por la naturaleza de las
prcticas controladas, la Revisora Fiscal, incluir dentro de sus programas de evaluacin
de cumplimiento de control interno, todo lo relativo a las prcticas y usos aqu reseados.

Colaboracin y apoyo a las autoridades para el suministro de la informacin.

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO PIO XII DE COCORNA LTDA., colaborar
con la Fiscala General de la Nacin, con los cuerpos especiales de La Polica Judicial que
ella designe y con las dems autoridades competentes, mediante el Oficial de Cumplimiento
que efectuar reporte de las siguientes operaciones que resulten sospechosas de acuerdo
con los parmetros sealados en este manual:

a. Cualquier informacin relevante sobre el manejo de fondos que por cuanta o
caractersticas, no tenga relacin con la actividad econmica del asociado.


101
b. Las transacciones de los usuarios que por el nmero, cantidad o caractersticas puedan
conducir razonablemente a sospechar que los mismos estn utilizados a la cooperativa
en actividades ilcitas.

c. Cualquier informacin que solicite la Fiscala General de la Nacin en forma legal y
debida, directamente o por conducto de las entidades que cumplan funciones de Polica
Judicial.

d. Ni la cooperativa, ni sus funcionarios darn a conocer a los Asociados que hayan
efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la
fiscala General de la Nacin informacin sobre ellas y guardarn reserva con respecto
a las mismas.

e. Las operaciones rechazadas, es decir, todas aquellas que la cooperativa se abstenga
de realizar en virtud de su eventual carcter sospechoso.

f. Las cuentas razonables susceptibles de investigacin de la informacin de
transacciones inusuales reportada por las Oficinas al Oficial de Cumplimiento y a las
autoridades competentes.

Solucin De Conflictos Internos

Las diferencias que surjan entre La Cooperativa y sus Asociados o entre stos por causa o
con ocasin de las actividades propias de la misma y siempre que versen sobre derechos
transigibles, se procurar someterlas a procedimientos de mediacin.

Procedimiento Para La Mediacin Y Adopcin De Otros Mtodos.

El Consejo de Administracin reglamentar en detalle el procedimiento de mediacin y la
forma como deber nombrarse el o los mediadores; en todo caso, las proposiciones o
insinuaciones del o los mediadores no obligan a las partes, de modo que si no hubiere lugar
a un acuerdo, se har constar en acta quedando en libertad los interesados de acudir a la
justicia ordinaria o de adoptar el procedimiento de amigables componedores o tribunal de
arbitramento, previo acuerdo de las partes en conflicto.

Conservacin de Documentos

Con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades, la
conservacin de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un trmino mnimo
de 5 aos, segn lo establecido en el artculo 96 del EOSF(Estatuto Orgnico del Sistema
Financiero), modificado por el artculo 22 de la Ley 795 de 2003. Al cabo de este lapso
pueden ser destruidos si se cumplen las siguientes condiciones:


102
- Que no exista solicitud de entrega de dicha informacin por parte de las autoridades
competentes.
- Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y
la preservacin de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos nmeros
2620 de 1993 y en el art. 12 de la Ley 527 de 1999 y dems normas que los
complementen o adicionen ,
- En los casos de Fusin e Incorporacin la entidad absorbente debe garantizar la
continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposicin.
- En caso de liquidacin corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para
garantizar el archivo y proteccin de estos documentos, de acuerdo con lo sealado en
el art. 60 del Decreto 2211 de 2004 y el pargrafo del art. 22 de la Ley 795 de 2003.

Los informes del Representante Legal, Revisor Fiscal, Auditor Interno y Oficial de
Cumplimiento, deben archivarse en orden cronolgico, junto con las fotocopias de las actas
del Consejo de Administracin donde consta la presentacin de tales informes y de las
actas donde consten los pronunciamientos y determinaciones tomadas por el consejo de
administracin.

El presente manual es aprobado en reunin de Consejo de Administracin, segn consta en
el Acta No. 34 del 25 de Abril de 2009

DISSON DE J GMEZ ARISTIZBAL ALBA LUCIA TORO GMEZ
Presidente Secretaria
Consejo de Administracin

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