Equipo 2

2.1.1. Clasifica informacin correspondiente al archivo permanente y al legajo general, de

documentacin financiera, operativa y papeles de trabajo considerando ndices
alfanumricos. !caso pr"ctico#
$esumen
%E&C$'(C')* %E (+(E,E& %E -$+.+/0
En +uditora se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cdulas y
documentos que son elaborados por el +uditor u obtenidos por l durante el transcurso de
cada una de las fases del e1amen.

,os papeles de trabajo son la evidencia de los an"lisis, comprobaciones, verificaciones,
interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador (2blico, para dar sus opiniones
y juicios sobre el sistema de informacin e1aminado.

,os papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad
de la empresa que se e1amina y los informes que proporciona el +uditor

+lgunos papeles de trabajo son elaborados por el propio +uditor, y se denominan
Cdulas. 0tros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas !cartas,
certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.# pero al constituirse en pruebas o
elementos de comprobacin y fundamentacin de la opinin, se incorporan al conjunto de
evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda *orma de +uditora referente a la 3obtencin de evidencia
suficiente y competente3 queda almacenada en los papeles de trabajo del +uditor.
,as cdulas que elabora el +uditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio,
pero en la practica com2n se utili4an hojas multicolumnares manuales o electrnicas las
cuales llevan la siguiente estructura formal5

q 6ndice de la Cdula o 7emorando5 8bicada en la parte superior derecha, permite la
locali4acin r"pida del papel de trabajo. &e acostumbra a marcarse con l"pi4 de +uditora
de color, rojo, verde o a4ul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se
pliega la cdula. &i se trata de una cdula cuya informacin ocupa m"s de una planilla, se
indicar" con una numeracin en cada una as5 1 de 9 : 2 de 9: y 9 de 9, etc. En el caso de
las hojas electrnicas como E1cel, el ndice se ubicara en la parte inferior del libro, en la
pesta;a que se utili4a para nominar las diferentes hojas de dicho libro.

q Encabe4amiento5 %onde va el nombre de la compa;a auditada, rubro de los
estados financieros e1aminados el cual da el nombre a la cdula, memorando u otro tipo
de papel de trabajo, con la fecha de +uditora que es la misma de los estados financieros
e1aminados.

q $esponsables5 &e colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por
la elaboracin y supervisin de la cdula.
Cuerpo del trabajo5 En esta parte se desarrolla toda la +uditora y se consignan los datos
obtenidos por el +uditor para allegar la evidencia suficiente y competente.

q Conclusin5 Cada "rea de trabajo donde se ha desarrollado de una manera
completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de
+uditora, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que
corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. ,as conclusiones deben
e1presar en forma clara la opinin de la persona que efectu el trabajo con lo cual se
responsabili4a del mismo.

q &ignificado de marcas5 +l final de la Cdula a manera de convenciones, se coloca el
significado de las marcas de +uditora utili4adas en el cuerpo del trabajo.

q <uente de informacin5 &i se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los
datos del desarrollo del trabajo.
Su contenido
=oja de trabajo.
Cdulas sumarias o de $esumen.
Cdulas de detalle o descriptivas.
Cdulas analticas o de comprobacin.
,os papeles de trabajo pueden contener informacin 2til para varios ejercicios !acta
constitutiva, contratos a pla4os mayores a un a;o o indefinidos, cuadros de organi4acin,
cat"logos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.#. (or su utilidad m"s o menos
permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un e1pediente
especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios
ejercicios contables.
%e la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin 2til solo para un
ejercicio determinado !confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a pla4o fijo
menor de un a;o, conciliaciones bancarias, etc.#: en este caso, tales papeles se agrupan
para integrar el e1pediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
,a hoja de trabajo5 es la cdula de control que muestra las interrelaciones de todas las
dem"s cdulas, de otros tipos de evidencias y el informe final.
Cdulas de detalle5 El auditor puede preparar varios tipos de cdulas para se;alar el
trabajo reali4ado al obtener evidencia que respalde las conclusiones.
Cedulas sumarias.- >ue son res2menes o cuadros sinpticos de conceptos y?o cifras
homogneas de una cuenta, rubro, "rea u operacin.
Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una
cdula sumaria.
=oja de trabajo
=oja sumaria
=oja analtica
=oja sub@analtica
CLASIFICACIN Y ARCHIVO D LOS !A!LS D "RA#A$O N L DSARROLLO
D LA A%DI"OR&A.
INDICS D RFRNCIA
(ara facilitar su locali4acin, los papeles de trabajo se marcan con ndices que indiquen
claramente la seccin del e1pediente donde deben ser archivados, y por consecuencia
donde podr"n locali4arse cuando se le necesite.
En trminos generales el orden que se les da en el e1pediente es el mismo que presentan
las cuentas en el estado financiero. +s los relativos a caja estar"n primero, los relativos a
cuentas por cobrar despus, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de
gastos y cuentas de orden.
,os ndices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este
objeto, n2meros, letras o la combinacin de ambos.
+ continuacin se presenta un ejemplo de ndices usando el mtodo alfabtico-
numrico por ser el de uso mas generali4ado en la pr"ctica de la auditoria. En este
sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de
pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados5
6ndice *umrico +lfabtico5 &e le asigna una letra may2scula a las cuentas de +ctivo y
dobles letras may2sculas a las cuentas de (asivo y Capital. ,as cuentas de $esultado
llevaran n2meros ar"bigos ascendentes.

6ndice +lfabtico %oble5 + las cdulas sumarias se les asigna una letra may2scula, y a las
cdulas analticas dos letras may2sculas.
6ndice +lfabtico %oble *umrico5 Es una combinacin de los sistemas
*umrico +lfabtico y +lfabtico %oble. pues se le asigna una letra may2scula a las
cdulas sumarias de +ctivo y doble letra may2scula a las sumarias de (asivo y Capital.
,as cdulas analticas se inde1an con la letra o letras de la respectiva sumaria y un
n2mero ar"bigo progresivo. ,as cuentas de $esultados se inde1an con n2meros ar"bigos
en m2ltiplos de 1A en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utili4acin por la
facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

6ndice *umrico5 + las cdulas sumarias de +ctivo, (asivo, Capital y $esultados se le
asignan n2meros ar"bigos progresivos y las cdulas analticas n2meros fraccionarios. En
Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el cdigo asignado a las
cuentas por el (lan Bnico de Cuentas (8C
6ndice %ecimal5 + las cdulas sumarias de +ctivo, (asivo, Capital y $esultados se le
asignan n2meros ar"bigos en m2ltiplos de 1AAA y a las cdulas analticas n2meros
ar"bigos dependientes de los de las sumarias en m2ltiplos de 1AA.
6ndice del (lan Bnico de Cuentas5 Este mtodo consiste en asignar como ndice
el cdigo correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del (lan Bnico
de Cuentas.
El ndice de las hojas de trabajo tendra un dgito5
+ctivo 1:
(asivo 2:
(atrimonio 9:
'ngresos C5 Dastos E:
Costo de Fentas G
Costos de (roduccin o de 0peracin H.
El ndice de las cdulas sumarias tendra dos dgitos5
%isponible 11:
'nversiones 12:
%eudores 19 etc.
El ndice de las cdulas analticas puede tener de C a G dgitos5 Caja 11AEAE, .ancos
111AAE, 'nversiones en +cciones 12AEAE etc.
7arcas de auditora
(ara facilitar la trascripcin e interpretacin del trabajo reali4ado en la auditoria,
usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera
pr"ctica y de f"cil lectura algunos trabajos repetitivos. (or ejemplo: la actividad de cotejar
cifras que provienen de los registros au1iliares contra los au1iliares mismos, se pueden
dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera
justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el au1iliar relativo.
En la pr"ctica la utili4acin de marcas de trabajo reali4ado es de lo m"s com2n y facilita
por un lado la trascripcin del trabajo que reali4a el auditor ejecutante, y por otro la
interpretacin de dicho trabajo como el proceso de revisin por parte del supervisor.
-ambin en la pr"ctica debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de una manera
constante se decide peridicamente establecer una marca est"ndar, es decir, una marca
que signifique siempre lo mismo.
,a forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la ve4 distintiva, de
manera que no haya confusin entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo.
*ormalmente las marcas se transcriben utili4ando color rojo o a4ul, de tal suerte que a
travs del color se logre su identificacin inmediata en las partidas en las que fueron
anotadas.
Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que e1plique el significado del
ndice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja -odo
hecho, tcnica o procedimiento que el +uditor efect2e en la reali4acin del e1amen debe
quedar consignado en la respectiva cdula !analtica o subanaltica generalmente#, pero
esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola pr"cticamente ilegible no solo
para los terceros, sino a2n para el mismo +uditor.
(ara dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utili4ados en las
cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de +uditora, las
cuales son smbolos especiales creados por el +uditor con una significacin especial
7+$C+
&'D*'<'C+%0
I
Confrontado con libros
J
Cotejado con documento
K
Correccin reali4ada
L
Comparado en au1iliar
M
&umado verticalmente
N
Confrontado correcto
O
&umas verificadas
P
(endiente de registro
Q
*o re2ne requisitos
&
&olicitud de confirmacin enviada
&'
&olicitud de confirmacin recibida
inconforme
&'+
&olicitud de confirmacin recibida
inconforme pero aclarada
&C
&olicitud de confirmacin recibida
conforme
&
-otali4ado
R
Conciliado
S
Circulari4ado
T
'nspeccionado

"I!OS D ARCHIVOS
!R'ANN"
Como su nombre lo indica, son aquellos que se usar"n continuamente siendo 2tiles para
la comprobacin de las cuentas no slo en el perodo en el que se preparan, sino tambin
en ejercicios futuros: sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este e1pediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de
trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se refieran los datos que
contiene. -ambin se conoce como el archivo permanente. El contenido del +rchivo
(ermanente puede ser5
=istoria de la Compa;a
Contratos y Convenios a largo pla4o
&istema y (olticas Contables
Estados <inancieros de los 2ltimos a;os
Estado -ributario
Conclusiones y recomendaciones de las 2ltimas auditoras
=ojas de trabajo de la 2ltima auditora
Contiene informacin que se espera sea 2til para el auditor en futuros trabajos con el
cliente
Contendr" informacin 2til para el auditor en futuros trabajos de auditora por ser de
inters continuo y cumplir" los siguientes propsitos5
$ecordar al auditor las operaciones y?o partidas que se aplican por varios a;os.
(roporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen r"pido de las polticas,
organi4acin y funciones de las diferentes unidades de la Corte de Cuentas de la
$ep2blica y leyes aplicables.
Entre la informacin que contendr" el archivo permanente est"5
,eyes y normas
0rganigramas
(olticas y manuales
%etalle de personal clave de la Corte
,a informacin tpica que se encuentra en un archivo permanente incluye5
a# Copia de la escritura constitutiva y de los estatutos.
b# Cat"logo de cuentas y manuales de procedimientos.
c# Dr"ficas de organi4acin.
d# %istribucin de la planta, procesos de manufactura y de acciones representativas
de capita social.
e# Copias de los contratos a largo pla4o tales como contratos de arrendamiento,
planes de pensiones y convenios de participacin en utilidades y bonos.
f# (rogramas de amorti4acin de pasivo a largo pla4o y depreciacin de activos fijos
(NRAL
Contendr" los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que
podr"n ser utili4ados para perodos subsecuentes. Entre los que est"n5
Estados financieros
(lanes anuales de trabajo
(rogramas de auditoria
=ojas de trabajo
.orrador e informe final de cada e1amen
CORRIN"
&on papeles de uso limitado para una sola +uditora: se preparan en el transcurso de la
misma y su beneficio o utilidad solo se referir" a las cuentas, a la fecha o por perodo a de
que se trate. El contenido del archivo de la auditora puede ser5
Estados financieros del perodo sujeto a e1amen y el perodo anterior
=ojas de trabajo de los estados financieros sujetos a e1amen
Cdulas matrices y sumarias de los rubros de los estados financieros
Cdulas analticas y subanalticas de las cdulas sumarias
$esultados de las circulari4aciones
L(A$O D A%DI"ORIA
&on los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria
R)%ISI"OS SCNCIALS !ARA DAR D AL"A %N L(A$O
*2mero de Cuil
<otocopia del %*' !1U y 2U hoja#. &e requiere Claridad de datos en las copias.
<icha individual
%eclaracin /urada de Cargo
*otificacin de la ,ey &alarial 2CH1C bajo la $esolucin *V 112?WG
'niciacin del apto psicofsico
+cta del alta del personal
$egistro de domicilio
$esolucin del Cargo? de la designacin
%eclaracin jurada de domicilio
+lta temprana
Certificado de buena conducta
XXX &e ane1ara un ejemplo de legajo !archivo (%<# XXXXXX