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La Polica Nacional ha sido certificada en

su sistema de gestin de calidad, as
mismo ha avanzado en la implementacin
de medios tecnolgicos tendientes a
mejorar sus procesos, procedimientos y
servicios internos, sin embargo, an se
evidencian gran cantidad de actividades
administrativas soportadas en documentos
que tienen efectos negativos en la
eficiencia documental impactando
factores econmicos y administrativos.

Uno de los retos ms grandes de los
seores jefes de oficinas asesoras, reas,
regionales, grupos y responsables de archivo por dependencias es
administrar adecuadamente la documentacin contenida en un archivo.

La racionalizacin y la normalizacin de la documentacin desde su
produccin hasta su destino final.

El manejo integral de los documentos y de la informacin como base para la
toma de decisiones y la preservacin de la memoria institucional de nuestro
proceso misional de la Direccin de Incorporacin.

La integracin de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una poltica informativa total.

La evaluacin y valoracin de la documentacin para evitar la acumulacin
innecesaria de informacin y reducir costos en la produccin y conservacin
del acervo documental.

INTRODUCCION

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La simplificacin de trmites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la informacin.

La normalizacin de las tareas archivsticas a la luz de la nueva concepcin
total.

Por tal razn se hace necesario, primero que todo mostrar la experiencia
significativa del Archivo General de la Nacin de Colombia, para recordar
algunos trminos asociados al programa de gestin documental, seguido de
un objetivo para ubicar al lector que trabajaremos los 8 pasos de un
Programa de Gestin Documental, asociando la definicin de cada uno,
vinculando los elementos de la fundamentacin legal contenida en acuerdos,
circulares, leyes, entre otros actos administrativos de ndole Nacional.

Entidad que cumple las funciones de:

a) Formular, orientar y controlar la poltica archivstica.

b) Coordinar el sistema nacional de archivos.

c) Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del pas y el que
custodia.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.

En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa
de Gestin Documental





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La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en
el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos
deben reunir las condiciones mnimas
para el adecuado desarrollo de su
funcin, siguiendo las
recomendaciones del Archivo
General de la Nacin, en relacin con
las caractersticas arquitectnicas
y medioambientales, espacio,
distribucin de reas de acuerdo con
el flujo de los procesos del archivo,
ubicacin con relacin a las
dependencias, mobiliario y equipo.



Contar con la participacin de las
diferentes reas de la entidad, en
especial con la estructura directiva y
aquellas reas relacionadas con
control interno, compras y
suministros, sistemas, el desarrollo
organizacional y el presupuesto.


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Apreciado aprendiz: Esta gua es fundamental para su proceso de
formacin integral como persona, le permitir dentro del entorno
social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su
conocimiento y manejo de las tcnicas de archivo siendo esto la
memoria colectiva de una unidad y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la
misma.












Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen
una gestin ordenada y seguramente si le pone todo el entusiasmo
y las ganas al desarrollo de esta gua, al alcance del resultado de
aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la
gestin de su propio proceso de aprendizaje), impactar
positivamente sobre su instruccin y el del resto de su grupo por
las dependencias.

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INTEGRANTES DEL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL



APA 09 MYRIAM ROSA CADENA NUMPAQUE
ENCARGADA DE ARCHIVO CENTRAL



ADS - 06 KATIUSCA JAMAIMA
AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL



ADS - 03 DIANA ALAPE SOTO
RESPOSABLE DE LA VENTANILLA UNICA DE RADICACION



TE: EDWIN MAYORAL RAMIREZ
SECRETARIO PRIVADO



CR: JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON
DIRECTOR DE INCORPORACIN



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OBJETIVO SOBRE EL MANEJO DEL DOCUMENTO
DESDE SU CONCEPCIN HASTA SU DISPOSICIN FINAL

PRESENTACIN

Para la Direccin de Incorporacin es importante tener esta gua de
gestin documental, en cumplimiento al artculo 21 de la Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos, como instrumento de apoyo Para el grupo
interesado en aprender ordenacin documental, es una herramienta que
tiene el propsito de orientar mediante conceptos, ilustraciones y un
lenguaje sencillo el contenido del proceso sobre el manejo del documento
desde su origen hasta su disposicin final, en desarrollo de sus
procedimientos manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo de
Gestin, Central e Histrico.
Esperamos que esta herramienta que llega a ustedes en edicin digital,
contribuya al logro de los objetivos de la entidad, facilite la ejecucin de las
funciones de los servidores que la integran y sea consecuente con los
cambios que se proponen a nivel Polica Nacional, sobre la racionalizacin del
uso del papel en pro del medio ambiente.

MARCO CONCEPTUAL

Con el objeto de cumplir con los estndares de calidad, constituidos como
requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos
Siglas:

AGN: Archivo General de la Nacin
PGD: Programa de gestin documental
DINCO Direccin de Incorporacin


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OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemtica un programa de Gestin Documental, para
estandarizar la informacin que se genera en la entidad, dando seguridad,
confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de decisiones.

OBJETIVOS ESPECFICOS

- Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en
la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.

- Fortalecer la seguridad en los sistemas de informacin de la DINCO para
garantizar la obtencin de unos mejores resultados en el almacenamiento y
manejo confidencial de la informacin.

- Conocer el correcto manejo de un sistema de informacin, siguiendo las
pautas estipuladas para ello, basados con la informacin obtenida
principalmente del Archivo General de la Nacin (Ley 594, ley general de
archivos).

- Preservar correctamente la documentacin siguiendo cnones como el
manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estn almacenando.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO





dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas

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digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones

alor probatorio de las imgenes pticas no
modificables.

de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que
presten servicios pblicos.





Archivos.

Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594
de 2000.

administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y
las privadas.

a cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental.

organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas.

lar Externa 005 2012, Consideraciones Bsicas
Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:

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Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de
la gestin de documentos en aspectos como la transparencia, la
simplificacin de trmites y la eficiencia de la administracin.

Econmicos: Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de
la gestin de documentos, como la reduccin de costos derivados de la
conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los
recursos destinados para la gestin documental.

Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los
contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de
documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

PLANEACIN

Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental,
obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su
implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de
problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los
requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin
del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe
corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar
con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su
adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de
la gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo) y un
conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.

Para realizar este diagnstico se debe iniciar con los aspectos
metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre
la institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las
cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de
retencin documental, encuestas documentales.

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Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos
previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de
funciones, Organigrama institucional y tablas de retencin documental,
adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
Correspondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las
siguientes condiciones:

la oficina de recibo y despacho de correspondencia).

externos.

tablas de retencin documental.

Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido
su reglamento y funciones.

Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el
programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones
administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con
los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la
entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:

de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.


especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las

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compras y suministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y el
presupuesto.

funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.

La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestin documental.

para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones
del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas
arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de
acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las
dependencias, mobiliario y equipo.



















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LOS 8 PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL



1. PRODUCCIN DE DOCUMENTOS: GESTIN DOCUMENTAL:
(ORIENTACIN SOBRE CONCEPTOS GENERALES)
2. RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS:
3. DISTRIBUCIN:
4. TRMITE DE LOS DOCUMENTOS:
5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS:
6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS:
7. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS:
8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR DEL PROCESO DE
GESTION DOCUMENTAL
TERMINOS Y DEFINICIONES DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD
TABLA DE CONTENIDO







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PROCESOS TECNICOS
IDENTIFICACIN
CLASIFICACIN, APERTURA E IDENTIFICACIN DE
EXPEDIENTES
VALORACIN
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
SELECCIN
ELIMINACIN
PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN Y
APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
APLICACIN
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
PLAN DE EMERGENCIA



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QU ES GESTIN DOCUMENTAL?

(Orientacin sobre conceptos generales)

Comprende el ciclo de vida
completo de los documentos,
desde su creacin hasta su
disposicin final y las tareas que
durante este ciclo permiten la
planificacin, manejo y
organizacin que facilitan su uso
y conservacin.


Impacta los procesos internos de la Direccin de Incorporacin
Se tiene informacin disponible permanentemente
Facilita la toma de decisiones
Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
Da oportunidad en el servicio al cliente
Concentra la informacin en un solo sitio y facilita su portabilidad
Propicia un escenario para el ahorro de papel

DEMOS UN VISTAZO A ELEMENTOS IMPORTANTES

1. Sistema Integrado de Gestin
2. Documento Electrnico, Gestin electrnica de los documentos,
Gestin del documento electrnico Diferenciemos estos conceptos

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Documento electrnico: contenido
integrado en un archivo informtico

Mediante un programa de computador
(software) que es generado,
comunicado y archivado en medios
electrnicos y en stos permanece
durante su ciclo vital.




Gestin electrnica de los
documentos: Es la aplicacin o uso
de la informtica en la produccin,
transmisin, conservacin y uso de
los documentos que se tramitan en el
desarrollo de las actividades de la
entidad.


En esta orientacin un documento puede ser gestionado por medios
electrnicos, donde la informtica es un medio para producirlo
independiente del soporte en el cual se registre.

El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestin como un
instrumento de fortalecimiento de la funcin administrativa de los
organismos y entidades pblicas.

Es una herramienta de gestin sistemtica y transparente compuesta por un
conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e

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instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armnico para dirigir y
evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin
social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades, estar
compuesto por 8 subsistemas dentro de los cuales est el subsistema
Interno de Gestin Documental y Archivo - SIGA.

El SIGA est conformado por los archivos de gestin, central y cualquier
otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia;
las bibliotecas, centros de documentacin y cualquier otra unidad de
informacin que apoye el cumplimiento de la misin de la Entidad pblica.

Gestin del documento electrnico: Se refiere a la aplicacin de los
principios de la gestin documental al manejo del documento electrnico.
Aqu el documento se gestiona completamente en ambientes electrnicos sin
materializarse en papel.

Actualmente en la Direccin de Incorporacin tenemos los medios para
realizar la gestin electrnica de los documentos soportados en el aplicativo
SINCO, de forma virtual todo el proceso de incorporacin que trabajan en
pro del Sistema de Gestin de Calidad con las herramientas ofimticas a
disposicin de los servidores pblicos en estos momentos se est
trabajando para llegar a este escenario ideal.

La Unidad de correspondencia: de nuestra Direccin tiene el aplicativo
radicar el cual tiene la funcionalidad de realizar la gestin de los
documentos, ya sean entradas, salidas o internos llevando el control del
registro, por medio del escner el cual direcciona a las dependencias para
dar respuesta o recibir respuestas .

De acuerdo con el tipo de trmite se generan las alarmas, las
notificaciones y todos los procesos pertinentes que se realizan sobre un
documento en cumplimiento de nuestro proceso misional.



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QUE ES UN ARCHIVO?


En donde se encuentra la informacin
estructurada y organizada de los
archivos de Gestin y Central
manejados por dos sub mdulos
organizados de acuerdo a las series,
subseries y tipos documentales
consignados en las respectivas Tablas
de Retencin Documental (TRD) de
cada dependencia.

Es un conjunto de documentos producidos y recibidos como resultado de
diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un
determinado asunto o trmite administrativo.

1. PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


QU ES?

Es el proceso que genera los documentos en
cada institucin durante la ejecucin de sus
funciones.

Este proceso comprende los temas de creacin y diseo de formatos
respetando la normatividad archivstica emanada del AGN, adoptados por la
Polica Nacional del primer nivel para ser liderados por la Direccin de
Incorporacin, como segundo nivel en cumplimiento a la Norma ISO,

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especficamente la 15489 y el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y
Certificacin ICONTEC.

Los formatos actualizados deben estar
en el Listado Maestro Control de
Registros y hacer el debido trmite
para ser incluidos en la TRD.

Verificando la poli red en busca de la
SVE, diariamente para evitar utilizar
documentos con versiones modificadas
o documentos obsoletos.

Existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo a
su funcin, Hay otros formatos que son especiales o de uso comn en la
entidad como son: Actas, Circular, Oficio o comunicacin oficial externa,
Memorando o comunicacin oficial interna, Decreto, Directiva y Resolucin.

CMO PRODUCIRLOS?

DIRECTRICES

Existen otros documentos que por su
importancia y manejo vale la pena
mencionar y que hacen parte de los
denominados Actos administrativos,
donde se consigna la expresin de la
voluntad de una autoridad pblica en
ejercicio de la funcin administrativa,
cuya consecuencia es producir efectos
jurdicos sobre la situacin de las
personas.



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DEMOS UN VISTAZO

Se utiliza para informar, dar
orientaciones, pautas, hacer
solicitudes, aclaraciones, al interior de
la entidad referente a la gestin de la
misma. Ver Listado Maestro de
Formatos en la SVE, memorando o
comunicacin oficial, acta decreto,
resolucin, directiva, circular:

Las acciones a emprender conllevan normas que pueden ser tcnicas o
administrativas y a nivel nacional o especfico, segn el grado de aprobacin.

Comunicacin interna o externa que informa sobre actividades de la entidad,
normas, polticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios.

Estos documentos tiene como objetivo
transmitir un mensaje, tambin se utiliza
para contestar comunicaciones oficiales,
dar informacin, hacer solicitudes fuera
de la entidad dirigidas a personas
naturales y/o jurdicas segn sea el caso.


El memo se utiliza para informar, dar
orientaciones, pautas, hacer solicitudes,
aclaraciones, al interior de la entidad
Referente a la gestin de la misma.

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Acta es una comunicacin en la que se
describe la memoria de lo que sucede,
acuerda, y debate en una reunin se
registra las firmas de los asistentes y
se deja el reporte de los ausentes.

Decreto Aqu se expresa la voluntad
de la administracin pblica para
causar efectos jurdicos, tiene
carcter general, obligatorio y
permanente


En la resolucin se expresa la voluntad
de la administracin pblica para
causar efectos jurdicos.

Tiene carcter general, obligatorio y
permanente.

La directiva es una forma de
comunicacin que se enva para
orientar sobre polticas, tareas,
procedimientos o acciones que hay
que abordar y que su realizacin
est calculada a travs de
cronogramas, metodologas,
programaciones, etc.

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La circular es comunicacin
interna o externa que informa
sobre actividades de la entidad,
normas, polticas, cambios, temas y
va dirigida a varios destinatarios.



2. RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS


Este proceso hace referencia a
El conjunto de actividades donde
se efecta la admisin de los
documentos remitidos por las
diferentes dependencias,
organismos del distrito, de otras
entidades pblicas o privadas y de
la ciudadana en general.


ES IMPORTANTE SABER QUE:

Cada comunicacin oficial que ingrese
dentro del sistema aplicativo radicar
tiene un consecutivo (Radicacin) como
componente importante que la identifica
y se clasifican como comunicaciones
internas, recibidas o enviadas para la
radicacin de las comunicaciones se
cuenta con puntos establecidos en las
diferentes dependencias de la Polica
Nacional, para esta actividad.

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Los documentos anexos a las comunicaciones deben venir debidamente
foliados en condiciones adecuadas y cumpliendo los requisitos normativos y
lineamientos establecidos en el Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001).
"Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas"

La unidad de correspondencia gestiona
de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepcin, radicacin y
distribucin de las comunicaciones, de
tal manera, que stos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa
de gestin documental, integrndose a
los procesos que se llevarn en los
archivos de gestin, centrales e
histricos.

Adems las unidades de correspondencia, debern contar con personal
suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las
comunicaciones, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax,
correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de
los principios que rigen la administracin pblica. Es importante hacer
nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr salir de la entidad por va
diferente a la de las unidades de correspondencia.

Las dependencias deben considerar los tiempos de los recorridos para que
den prioridad a las comunicaciones que deben enviar, segn el vencimiento
de los trminos y otros factores que permitan una pronta entrega.

Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los
recorridos.

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Una vez la informacin ha sido ingresada dentro del sistema se puede
consultar en lnea del mismo radicar por usuario de ventanilla.

Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar los
documentos, proporcionar la informacin pertinente y orientar a las
personas cuando las comunicaciones no cumplen segn el instructivo que se
est manejando en el momento, con los lineamientos y certificacin de logos
sobre trmites o asuntos que se requieren con cumplen con las TRD de las
dependencias, se devuelven este es el primer filtro de verificacin Para el
ingreso de las diferentes comunicaciones se realizan actividades y tareas
que se detallan en el procedimiento.

Recepcin y revisin
Radicacin
Ingreso de la informacin
Digitalizacin de los documentos
Organizacin de la correspondencia para distribuir











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RECUERDE QUE:

Los usuarios internos deben diligenciar el
formato que lleva la comunicacin

Igualmente, en la copia de la comunicacin,
debe ir la fecha, la hora de recibido nombre
y apellido de la persona que se hace cargo
del documento.








Recuerde que la informacin debe brindarse adecuadamente!


3. DISTRIBUCIN

Cules son estos destinatarios?

La distribucin tiene que ver con las
actividades que aseguran y avalan que los
documentos que sean entregados a sus
destinatarios cumpliendo los
procedimientos como guas de embalaje
como el correo certificado como los
datos en archivo electrnico.

MINISTERIO DE DEFENSA
POLICA NACIONAL


Unidad: __________________________

Radicado No: _____________________
Recibido por: _____________________
Fecha: ___________ Hora: _________


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Internos: Son las diferentes
dependencias que gestionan dentro
de la Direccin de incorporacin




Externos: Son todos aquellos que no
pertenecen a la Direccin de
incorporacin (Entes oficiales y privados
de orden local o nacional y los ciudadanos
en general).

Siempre debe haber una constancia del
recibo de las comunicaciones.


Se puede verificar que la direccin es la correcta consultando con la
dependencia que la enva para hacer la entrega en la direccin que
corresponda.

Se ingresa la direccin de la dependencia al aplicativo radicar y ste
automticamente registra en que dependencia que se encuentra las
comunicaciones

Las comunicaciones son enviadas
con el personal de la empresa
externa contratada para esta
actividad. Que es la 4/72



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4. TRMITE DE LOS DOCUMENTOS

Una vez recibidos los documentos qu se debe hacer?

Los documentos producidos y
recibidos por las dependencias son
objeto de trmites
administrativos, en concordancia
con la normatividad vigente.

Se debe evaluar si amerita o no
trmite.


Cuando se deba entregar el documento al
funcionario competente, se registra en
el aplicativo radicar que corresponde al
reparto para el trmite correspondiente.

Se presente un requerimiento de un ciudadano, entidad pblica o privada.

Por solicitud de una autoridad competente.

Para cumplir con requisitos que ordene la legislacin.

Para obedecer a requerimientos de diferentes sistemas.

Sea pedido por las diferentes dependencias.

Otros que sean de competencia de cada dependencia.



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IMPORTANTE CUNDO?

El funcionario de la Dependencia basado
en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud.

Se debe hacer acopio de la informacin
necesaria para proyectar la respuesta y
entregar a quien corresponda para su
respectiva revisin.


Cuando la solicitud no sea clara se
debe ampliar y/o precisar el
requerimiento.



Se debe hacer acopio de la informacin
necesaria para proyectar la respuesta y
entregar a quien corresponda para su
respectiva revisin.



El documento y la respuesta debe
archivarse de acuerdo a la serie,
subserie o tipo documental al que
pertenezca, siempre y cuando sea
un documento de archivo.




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5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Integra los procesos archivsticos de Identificacin, Clasificacin,
Ordenacin y Descripcin de todos los documentos de la institucin y las
actividades orientadas para realizarlos.

Hace parte de la organizacin donde se determinan las agrupaciones
documentales (fondo, seccin, series y asunto) que tienen como base la
estructura orgnico-funcional de la entidad.

Este proceso tiene una herramienta que facilita el desarrollo de esta
actividad y es la TRD.

Primera etapa que consiste en indagar, analizar y sistematizar las
categoras administrativas, funcionales y archivsticas de la entidad.

IDENTIFICACIN DOCUMENTAL, CLASIFICACIN DOCUMENTAL.

SERIE: Grupo de unidades documentales
de contenido y estructura homogneos,
producidos por un mismo sujeto
productor como resultado de sus
funciones. Ejemplo: ACTAS.

SUBSERIE: Unidades documentales que
hacen parte de una serie pero por su
contenido y caractersticas especficas,
se identifican separadamente. Ejemplo:
Actas Subcomit de autocontrol.

Las TRD son listados de SERIES y SUBSERIES con sus respectivos tipos
Documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del CICLO VITAL de los documentos Son fundamentales para la
organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo (gestin,

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central e histrico) ya que facilita su manejo, control y acceso mediante los
tiempos de retencin en ella acordados, garantizando la seleccin y
conservacin de los documentos que son de carcter permanente. Tambin
contribuye a regular las transferencias en las diferentes fases de archivo.

Las dependencias de la Direccin de Incorporacin actualmente cuentan
con las TRD, aprobadas.

ACLARACIN




Recuerden que las TRD de la Direccin de Incorporacin actuales se
adjudicaron con la comunicacin oficial S- 2013-138282 - ARGEN
GACOD- 29 del 20 de mayo de 2013, conforme a la resolucin No. 03307
del 22 de octubre 2009.



A la fecha, son un compromiso continuo de la Alta Direccin el hecho de
estar pendiente del despliegue de gestin documental segundo nivel en la
verificacin de los archivos como puntos de control y registro de la calidad.

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DESCRIPCIN DOCUMENTAL: CMO ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS

Es el lugar fsico en que se sitan los documentos dentro de las series y en
el orden inicialmente acordado. Ordenacin documental:


La clasificacin se inicia con la apertura e
identificacin de las cajas- carpetas las
cuales deben reflejar las series y
subseries sealadas en la TRD para cada
dependencia.



Los tipos documentales que integran las
series y subseries, estarn debidamente
foliados con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y control.


No olvide que para foliar los documentos se debe usar un lpiz No. 2, en
archivos de gestin, cuando vayan hacer las transferencias al archivo
central deben ir foliadas en esfero negro, las hojas de control con sus
asuntos claros definidos, que cuando se vaya hacer el cotejo con el
expediente el inventario y firmados por los responsables de los archivos y
los jefes.

Que todo se relacione entre s en cumplimento a la organizacin del
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ,Por el cual se establecen los
criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el

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Inventario nico Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Haciendo referencia a los radicados respetar el orden natural y registrar
el nmero en la margen superior derecha.

Es la explicacin resumida del contenido del documento previo anlisis del
mismo.

En ste se deben disear instrumentos para recuperar la informacin, como
son: guas, inventarios, catlogos e ndices, que debern ser actualizados
permanentemente.

Para la ordenacin, ubique los documentos de cada expediente utilizando
caja-carpetas cuyo contenido no sobrepase su capacidad de 200 folios
mximo.

Verificar la Tabla de Retencin Documental de la dependencia donde
estn los diferentes tipos documentales con su cdigo, series y subseries
retencin, disposicin, observaciones y organizarlos, los clasificarlos con
su ttulo de carpeta segn el tema.

Tener en cuenta los Principios Archivsticos Conformacin del
Expediente



Procedencia
Orden Original


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PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA
ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
































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Ejemplo
El cdigo es 14 de la Direccin de Incorporacin
Esta es la serie 2 actas
Esta es la subserie .83 actas de instruccin
















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ORDENACIN DE EXPEDIENTES Y CARPETAS

La ordenacin de carpetas o expedientes puede realizarse de varias
formas; sin embargo, es importante normalizar el mtodo para que exista
uniformidad en la tarea que se realiza.

As, los sistemas de ordenacin que nos permiten aplicar una secuencia
teniendo en cuenta las caractersticas de las series, para la ordenacin de
los expedientes o carpetas son: Sistema de ordenacin numrico: se realiza
siguiendo una secuencia lgica numrica ascendente, obedeciendo a la
numeracin que identifica los expedientes, los cuales pueden estar
identificados con cdigos, cuentas internas o el nmero del documento de
identidad; por ejemplo, para el caso de las Historias Laborales.

La secuencia de la numeracin asignada nos da la pauta para la ubicacin y
ordenacin de los expedientes.

Sistema de ordenacin alfabtico: consiste en ordenar los nombres, con
que estn identificados los expedientes, por las letras del alfabeto. Este
sistema se subdivide en: Onomstico: se utiliza para series documentales
compuestas por expedientes como las historias laborales, procesos
jurdicos.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer
apellido, segundo apellido y el nombre al final.

Por ejemplo: LPEZ ROS Felipe
MARTNEZ ARANGO Jos
PEZ ROS Andrs

Toponmico o geogrfico: se ordena la serie documental alfabticamente
por nombres de lugares. Este tipo de ordenamiento puede ir por pas,
departamento, municipio, ciudad, barrio, etc.

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Se debe tener en cuenta el criterio que ms se ajuste a las caractersticas
de la documentacin.

Temtico: se ordenan las series o subseries documentales por el Asunto o
tema de su contenido, por ejemplo:

Estadsticas
Informes de Gestin
Mantenimiento de Equipos
rdenes de Pago
Paz y salvos a terceros
Seguros y plizas

Sistemas de ordenacin mixtos: en este sistema existen dos alternativas
para aplicar:

Alfanumricos: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden
alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos
que se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados.

Por ejemplo, los contratos de prestacin de servicios cuya ordenacin se
basa en el ao de celebracin del contrato y el nombre del contratista, as:

2010 MARTNEZ DUSSN, Jorge
2011 MNDEZ CASTRO, Diana
2012 PARRA BELTRN, Edgar
2013 VIVAS CUELLAR, Carlos

Ordinal cronolgico: este sistema aplica a series cuyas unidades
documentales son numricas simples y a la vez cronolgicas (Resoluciones,
Acuerdos, Decretos), las cuales se controlan, en primer lugar, por el
nmero de la unidad documental y, despus, por el cronolgico, As



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0001 2013, 01, 31
0002 2013, 01, 31
0003 2013, 02, 02
0004 2013, 03, 04

El sistema de ordenacin elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y
oportunidad en la localizacin de la informacin, en todo caso, dicha
eleccin depender de las caractersticas y el volumen de la serie.

ORDENACIN DE TIPOS DOCUMENTALES Y CONFORMACIN DE
EXPEDIENTES

La ordenacin de los tipos documentales al interior de cada carpeta hace
referencia a la secuencia, permite conocer la historia de los hechos. En
todos los expedientes se debe aplicar el principio archivstico de orden
original, relacionado con la ubicacin fsica de los tipos documentales al
interior de la carpeta, as: primero el de fecha ms antigua, uno detrs del
otro y, por ltimo, el de fecha ms reciente, en orden cronolgico a manera
de libro.

La ordenacin cronolgica de los documentos debe realizarse ubicando cada
tipo documental en el lugar que le corresponde de acuerdo con el momento
en que se produjo o el trmite administrativo que dio lugar a la produccin
del mismo, los expedientes deben reflejar, o dar testimonio de la gestin.

Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo asunto
atae exclusivamente al respectivo expediente (copia de los enviados
u original de los recibidos) y ordnelos en forma ascendente atendiendo
al orden natural en que fueron elaborados.

El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda a
Derecha).



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Modelo de expediente















Modelo de varios expedientes


















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Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida
(oficios llegados). Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el
expediente correspondientes, dependiendo el trmite al que haga
referencia, junto con los dems tipos documentales Un documento enviado
no se guarda en correspondencia despachada (oficios salidos), es tambin
parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente
correspondientes, dependiendo el trmite al que haga referencia.
















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EXPEDIENTE: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto
especfico y que constituyen una unidad archivstica. Tambin se conoce
como la unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolucin de un mismo asunto.















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Si existen errores en la foliacin,
sta se anular con una lnea
oblicua, evitando tachones

La foliacin debe efectuarse
utilizando lpiz de mina negra y
blanda, tipo HB B. Otra
alternativa es el uso de bolgrafo
(esfero) de tinta negra insoluble,
pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliacin mal
ejecutada.


b) No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es
capturado, en la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.

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FIRMAR LAS HOJAS DE
CONTROL PARA SU VALIDEZ
COMO REGISTRO DEL
EXPEDIENTE, ACLARACION
VAN INMERSOS DENTRO DEL
EXPEDIENTE.

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INVENTARIO DOCUMENTAL


En el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se
establece que es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.

En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artculo Sptimo: Inventario documental.
Se establece que las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el
Formato nico de Inventario Documental y en el instructivo de este
formato, se seala: Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar la finalidad
del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de
entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin,
traslado, desvinculacin.

















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La caja-carpeta debe identificarse de la siguiente manera: stas se colocan
a su vez en Cajas XP-200 identifican de la siguiente manera:

Ejemplos































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Ejemplo de la organizacin


































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6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Es la accin que se realiza para acceder al contenido de la informacin de
uno o varios documentos.

Cundo consultar los documentos?

Consulta de documentos definicin:
Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.



Actividades

Cada encargado del archivo de
gestin de la dependencia
respectiva es quien puede
gestionar el prstamo de los
documentos y el control de los
mismos. El acceso se realiza
mediante el FUID


La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la
informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a
obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada caso).
Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, escrita, por
correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.


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La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de
funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar
con los controles correspondientes (formatos para control de prstamos).

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de
obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya
sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta




ciones por reserva o
por conservacin.

Estrategia de bsqueda





Respuesta a consulta
servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta,
y con la tecnologa necesaria para la expedicin de copias y dems
utilizacin de medios, como escner, fax, internet.


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Cada encargado del archivo de gestin de la dependencia respectiva es
quien puede gestionar el prstamo de los documentos y el control de los
mismos. El acceso se realiza mediante los formatos que se encuentra para
esta funcin en la SVE

Cuando se generan transferencias
documentales igualmente se puede
acceder a la informacin para la
consulta y prstamo de documentos,
Por medio del formato: Solicitud
De Documentos cada vez que se
presente una consulta o prstamo
de documentos en la dependencia


7. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Este proceso contiene las disposiciones de ndole preventiva y/o correctiva,
Dirigidas a garantizar la integridad del documento fsica y funcionalmente
sin cambiar o modificar su contenido.

Dnde o cundo aplica? En las diferentes fases del recorrido del
documento como son: la correspondencia, distribucin, archivo de gestin,
archivo central y archivo histrico.

Es importante la debida sealizacin en los
lugares por donde ste transita o reposa.

Cada dependencia tiene bajo su
responsabilidad el equipo, mobiliario y
unidades de conservacin destinados a su
archivo de gestin.


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Y cmo evito el deterioro? Restrinja el uso
de material metlico.

Evite la perforacin, el doblado de
documentos, el uso de cinta pegante,
anotaciones en originales, amarrar con pita
los documentos, sealizar con marcadores o
resaltadores.

En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a
la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos
adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en
sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del
Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Sensibilizacin y toma de conciencia.

Prevencin y atencin de desastres.

Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).

Limpieza de reas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).

Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).

Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.


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Almacenamiento, re almacenamiento (Determinacin de espacios y reas
locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades
de conservacin y almacenamiento).

Establecimiento de medidas preventivas (anlisis de los riesgos, y el
reporte oportuno)

Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes, (copias
de seguridad, escner de documentos ms consultados.

Este proceso contiene las disposiciones de ndole preventiva y/o correctiva,
dirigidas a garantizar la integridad del documento fsica y funcionalmente
sin cambiar o modificar su contenido.

Dotacin para la limpieza de reas de Archivo de la Direccin de
incorporacin.

El personal que se designe para realizar la limpieza de las reas de
Archivo, debe portar la siguiente dotacin para minimizar el riesgo de
contaminacin biolgica.

de reas y estantera, una vez se presenten roturas en estos debern
cambiarse.

preferiblemente los tipo bozal.








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LIMPIEZA DE REAS DE ARCHIVO

La limpieza de pisos, estantera y dems mobiliario de las reas de archivo
de la DINCO, deber hacerse como mnimo una vez al mes, ya que con esta
actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biolgicos
que son los causales de un buen nmero de deterioros en los bienes
documentales.

Para las reas de archivo de la entidad, las actividades de limpieza se
coordinarn con el rea de servicios generales de la DINCO y deber
realizarse de acuerdo con las indicaciones del Instructivo de Limpieza y
Desinfeccin de reas y Documentos de Archivo del Archivo General de la
Nacin.
SEGUIMIENTO:

Es necesario que el Grupo de Gestin Documental o quien haga sus veces,
realice el seguimiento a la realizacin y frecuencia de la limpieza de las
reas de Archivo a travs de: Visitas de verificacin a las reas de
Archivo, para observar si la limpieza se est realizando segn las
recomendaciones dadas, estas visitas pueden ser durante la ejecucin de la
actividad o despus de esta.

CONTROL DE PLAGAS

El control de plagas debe realizarse en todas las reas de archivo de la
DINCO, con el objetivo de mantener estas reas libres de agentes
biolgicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y
para la conservacin de documentos.

ACTIVIDADES

1. Desinfeccin: La desinfeccin se encarga de eliminar agentes
microbiolgicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente,
es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. De

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acuerdo a lo establecido en el Instructivo de limpieza y desinfeccin de
reas y documentos de archivo del AGN, toda el rea se deber fumigar
completamente por medio de un proceso de nebulizacin con tamao de
gota a 50 micras, con un producto cuyo

Principio activo sea un amonio cuaternario de radicales alqulicos y
estabilizado con urea en una concentracin que puede estar entre 400 y
800ppm o con alcohol antisptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las
reas de depsito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. Es recomendable
que esta desinfeccin se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos
adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de
seguridad industrial necesarios para ello y que adems las personas
asociadas al archivo hallan evacuado las reas a tratar.

2. Desinsectacin: La desinsectacin se encarga de eliminar la presencia de
insectos (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc.), por lo que es
necesario contratar este servicio con una empresa especializada. La
fumigacin se llevar a cabo en toda la infraestructura fsica del archivo,
teniendo cuidado de que en los depsitos de material documental solo se
aplicar UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando
haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se
puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial ser aplicado
solamente por los bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto
con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El
procedimiento se realiza por medio de una fumigacin por aspersin con un
producto y las dosis certificados en el mercado por la secretara de salud
de cada regin. Por lo general estos productos son elaborados a base de
piretrinas, bromuro de metilo, xido de etileno, xido de propileno o de
cualquier otro que resulta txico para el ser humano y cuando estos son
aplicados en papel, cartn o cualquier material higroscpico, se concentran
all por mucho tiempo y al ser manipulados son absorbidos por la piel, es por
ello que nunca deben ser aplicados sobre ellos, adems porque no se conoce
su efecto sobre estos materiales.


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3. DESRATIZACIN:

Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace
necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de
las reas de depsito de archivo como de la totalidad de la infraestructura
de la entidad. Para esto se emplear un agente rodenticida que sea eficaz,
de fcil aplicacin, que no emita olores, ni genere descomposicin en los
animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser certificados en
el mercado por la secretara de salud y los procedimientos de aplicacin
realizados por personal capacitado para ello. La desratizacin deber
realizarse como mnimo una vez al ao.

El Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces debe hacer el
seguimiento a las actividades de desinfeccin, desinsectacin y
desratizacin.

Se estima conveniente que las actividades de desinfeccin se realicen cada
seis meses, las de desinsectacin, cada tres meses y desratizacin por lo
menos una vez al ao. Estas actividades debern ser coordinadas con el
rea de servicios generales de la entidad, para los archivos ubicados en la
entidad.
DNDE O CUNDO APLICA?

En las diferentes fases del recorrido
del documento como son: la
correspondencia, distribucin, archivo
de gestin, archivo central y archivo
histrico.

Es importante la debida sealizacin en
los lugares por donde ste transita o
reposa.



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Limpie los documentos Sanee el ambiente disponga fsicamente la
documentacin en depsitos, prepare los documentos para procesos
tcnicos Almacene los documentos diagnostique la documentacin a
intervenir Conserve y restaure Digitalice y microfilme unidades
documentales Haga control de calidad En cuanto almacenamiento y
conservacin que tiene que ver con reas locativas, equipo, mobiliario y
unidades de conservacin consulte el Acuerdo AGN No.049 de 2000.

8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Definicin: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental TRD.

Es la seleccin de los documentos dirigida a su conservacin temporal,
permanente o su eliminacin en cualquier fase del ciclo vital gestin,
central, histrico-. Se fundamenta en lo que se determin en las TRD.

Actividades

Dentro del formato utilizado para la
presentacin de las TRD, el
diligenciamiento de la columna
Disposicin Final, implica que a cada
serie o subserie se le aplic
previamente el proceso de valoracin
para definir su conservacin, su
reproduccin a travs de tecnologas y
soportes (Microfilmacin, electrnico,
etc. cuyo objetivo ser facilitar
fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula de los
originales.


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En la digitalizacin reproduccin de
la informacin que se encuentra de
manera analgica (papel, video,
sonido, cine, microfilme y otros) a un
medio digital.



Testigo documental formato que
registra en el documento del que se
extrae el material (plano, fotografa,
medios magnticos, etc.) el lugar donde
va estar archivado para su consulta.

Igualmente, este material lleva los
datos del documento de dnde fue
extrado.

Cundo eliminar expedientes?

En los archivos de gestin esta decisin es vlida,
segn la valoracin que se haya hecho de la serie
que determinar la unidad administrativa que
conserva el original.


La eliminacin total del documento resulta de
la disposicin final sealada en las TRD
cuando los documentos pierden sus valores
primarios y secundarios y no se requiere
ningn tipo de conservacin. Para este
procedimiento se hace necesario el aval del
Comit de Archivo y un levantamiento de
acta y determinacin de la eliminacin.

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El acceso a la informacin, sin manipularla y poder obtener una mejor
conservacin del soporte papel; evitando a la vez que la manipulacin
constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicacin se
observen principios y procesos archivsticos, se debe tener en cuenta el
decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura.

La eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o
representen valor para la ciencia, la historia y la cultura.

Seleccin de algunas muestras representativas, llegado el caso de
eliminacin masiva.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Cuando se apliquen tcnicas de conservacin como el escner, sera
conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los
futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.


La conservacin total se aplica a
aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen
por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos
y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su
actividad y trascendencia. As mismo,
son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura.



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Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

Conservacin y preservacin de los documentos.
Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final
sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

Aplicacin de lo estipulado en la TRD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.

Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental: Actividad de
la disposicin final sealada en las
tablas de retencin, la cual se
realizada en el archivo central, con
el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter
representativos, para su
conservacin permanente, significa
guardar una muestra por ao, de la
serie determinada.

Aplicacin de mtodo elegido (Mtodo formato para la realizacin del
muestreo).

Eleccin de otro mtodo de conservacin total y/o reproduccin en otro
medio.

Otros medio de conservacin

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Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula.






Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en
otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Archivo
electrnico y as acogerse a las directrices cero papel presidencial y
decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.

metodologa y plan de trabajo.





HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR

A partir de la segunda guerra mundial el mundo comienza a plantear
problemas por la explosin informativa y la produccin masiva de
documentos.

En los aos 50 Estados Unidos desarrolla la gestin de documentos,
Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones.

En Colombia se contempla por primera vez el trmino en el Reglamento
General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General
de la Nacin - AGN.


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En el 2000 la Ley 594 Ley General de Archivos determina la funcin
archivstica del Estado, las normas que exigen a las entidades pblicas y sus
funcionarios la responsabilidad frente a los documentos conformando
archivos a partir de conceptos como: Archivo total: archivos de gestin,
central e histrico.

Ciclo vital del documento: produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin final.

La Direccin de Incorporacin articula, y adopta y define requerimientos
para la implementacin de un Sistema Integrado de Gestin (SIG) que
incluye un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA) que
hacen de esta gua un elemento importante como soporte de este
Subsistema para las dependencias.


TERMINOS Y DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.

Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su
documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.


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Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.

Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente
Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito voluntario

Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin
administrativa.

Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo,
seccin, series y/o asuntos).

Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas
y que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en
la entidad.


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Comit de archivo: Grupo asesor del alta Direccin, responsable de cumplir
y hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.
Copia: Reproduccin exacta de un documento.

Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la
documentacin producida por una institucin y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por
la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminacin.

Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que
consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.

Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero
es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por
una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

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Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones
idnticas o comunes en todas las entidades.

Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservacin.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de
un conjunto de documentos.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.


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Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.

Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas
en la fase de clasificacin.

Organigrama: Representacin grfica de la estructura de una institucin. En
archivstica se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.

Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin,
la ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora
archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una
institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de
documentos.

Signatura topogrfica: Identificacin convencional que seala la ubicacin
de una unidad de conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de
conservacin que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo
vital.

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Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus
caractersticas especficas.





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DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD

QUE ES UNA TRD

Tabla de retencin documental: Listado de
series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.



La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de
Retencin ya que stas:





proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

retencin en ella estipulados.

carcter permanente.

las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.


Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin
Documental son fundamentales porque:


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Archivo Total.





Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los
documentos.

administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de
gestin.


















La Tabla de Retencin Documental comprende la lista o registro de series,
subseries y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en aos, tanto en el Archivo de Gestin como en el Archivo

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Central y se determina la disposicin final, con la eliminacin, la seleccin, la
microfilmacin, la digitalizacin o la conservacin total en el Archivo
Histrico.
































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Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as
como una disposicin final.

Testigo: Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira
de su lugar, en caso de salida para prstamo, consulta, conservacin,
reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de referencias
cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora
diplomtica.


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Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de
gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de
retencin y de valoracin documental vigentes.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de
tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser
unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin
relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos,
valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos,
religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el
conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica.

Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin,
tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.

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Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la
ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse
en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.

Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institucin en virtud de su aspecto misional.

Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la
estructura orgnico-funcional de la entidad, con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin.

Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son
fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley,
reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las
instancias correspondientes.

En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de
archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las
necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas
las Tablas de Retencin Documental, avaladas por el Comit de Archivo y
debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua
explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.

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PROCESOS TECNICOS

El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los
procesos tcnicos que constituyen herramientas de primera mano en la
gestin documental: Identificacin, Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los
dos primeros preceden la elaboracin de las Tablas de Retencin
Documental y los dos ltimos son su resultado. A continuacin se detalla
cada uno.

IDENTIFICACIN

La identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir
la documentacin motivo de anlisis, la identificacin de las secciones,
series y subseries debe realizarse teniendo en cuenta la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento
denominado clasificacin, permitir ubicarse en el nivel que se quiere
caracterizar y describir.
La identificacin puede establecerse de lo general a lo particular de la
misma manera como se realiza la descripcin, as:




Debe partirse del FONDO identificndolo con toda la documentacin
producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son
las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas
de mayor y menor rango.




Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se
descender al nivel documental:
SUB- SECCION

FONDO

SECCION
SERIE SUB-SERIE
UNIDAD
DOCUMENTAL


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SIMPLE (Acuerdo, Resolucin) COMPLEJA (Expediente de Orden de pago,
Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurdicos

La SERIE est constituida por unidades documentales que bien pueden ser
simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales
diferentes).

CLASIFICACIN, APERTURA E IDENTIFICACIN DE EXPEDIENTES

Para interpretar y conocer la Tabla de Retencin Documental de su
dependencia debe familiarizarse con los nombres y cdigos de las series y
subseries documentales asignadas de acuerdo con las funciones propias de
su rea; asimismo, identificar los tipos documentales que conformarn cada
asunto.

La clasificacin de los documentos producidos y recibidos debe realizarse
conforme a las agrupaciones documentales, de acuerdo con los asuntos
pertinentes segn las funciones de la dependencia.

La TRD registra los documentos que conformarn cada serie o subserie
documental, no se deben incluir documentos que no estn considerados en la
TRD.

El conjunto de carpetas o expedientes relacionados con un mismo asunto
conforman las series y subseries documentales. Ejemplos: Actas, Contratos,
Informes, Resoluciones.

Las dependencias, en cumplimiento de su gestin administrativa, producen o
reciben diversos tipos documentales los cuales van a conformar cada
expediente. Los tipos documentales se deben agrupar en carpetas que se
identifican con el nombre y cdigo especfico que determin la TRD.
Los niveles de clasificacin establecidos para la aplicacin de la TRD son:
fondo, seccin, subseccin, serie y subserie, cada una de estas reas debe
quedar plenamente identificada en cada carpeta.

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Tipos documentales que integran las series documentales simples son
similares y se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero
ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el
contenido de cada uno es particular y la informacin es diversa.

Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares
administrativas o reglamentarias.

Es compleja cuando est integrada por tipos documentales de diversa
ndole, que responden a una secuencia dentro de un trmite comnmente
llamadas expedientes.

Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s
pero relacionados en razn de un trmite determinado.

Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se
almacenan en unidades de conservacin (carpetas) separadas. Por ejemplo
en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental
compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde
que se vincula a una entidad hasta su retiro.

Los tipos documentales son la expresin de las actividades tanto personales
como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta
magntica, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos
especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las
transferencias documentales. As mismo, las series constituyen la unidad
bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por la
oficina productora en virtud de las funciones asignadas.





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VALORACIN

El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que
permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su
permanencia en cada una de las fases de archivo.

Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el
ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales
efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas
que regulan la produccin documental.

Estos criterios permitirn determinar si un documento est en su fase
activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los
valores primarios, en tanto que la tercera puede contener o no documentos
con valores secundarios.

En la primera etapa del proceso de valoracin -establecimiento de valores
primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacin
como el Auxiliar de Gestin Documental, apoyados por expertos en las reas
administrativa, legal y contable.

En la segunda etapa establecimiento de los valores secundarios es necesaria
la participacin de productores, archivistas e historiadores.

VALORES PRIMARIOS

Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado
con el trmite o asunto que motiv su creacin.

Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en
cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad

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administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad
referencial para la toma de decisiones y la planeacin.

Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho comn.

Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante
la ley.

Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
Tesoro o Hacienda Pblica.

Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los
movimientos econmicos de una entidad pblica.

Valor Informativo: Es tambin un valor inherente a cualquier documento
relacionado con sus contenidos que sea relevante para la organizacin o la
investigacin histrica.

Nota: el valor administrativo e Informativo existen siempre en cualquier
documento de gestin o de archivo, por eso es necesario precisar plazos: la
vigencia administrativa para el primero y la calidad de la informacin para el
segundo.

VALORES SECUNDARIOS

Obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento
y que se va acrecentando a travs del tiempo.

Aparece una vez que concluyeron los valores primarios. Se concreta en el
valor testimonial e histrico.


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Valor testimonial: Proporciona informacin sobre los orgenes, estructura,
objetivos, decisiones y operaciones del productor. Es decir, son la prueba de
funciones sustanciales o asuntos que contienen informacin sobre la poltica,
los procedimientos y la organizacin de una institucin o persona. Este valor
da cuerpo y sentido al valor histrico. Ejemplos: Estatutos, Actas de
Asamblea de Fundadores, resoluciones rectorales, convenios, contratos,
reglamentos, directivas y otras disposiciones.

Nota: No tienen valor testimonial los que reflejan funciones ordinarias y
repetitivas en todas las administraciones, como por ejemplo, memos,
formatos de salida de equipos o material, autorizaciones de permiso, etc.

Valor histrico: Es aquel que sirve para reconstruir la historia de una
institucin, de una persona, de una actuacin, de un tema. Los documentos
son de inters no slo para la institucin productora sino tambin para otras
instituciones y para la sociedad en general. Mayormente, el usuario de este
valor es el investigador acadmico, cientfico y cultural. Ejemplos:
expedientes de convocatorias, proyectos de investigacin, planes y
programas, entre otros.

Nota: Este valor ya existe en el documento desde su produccin, pero se
potencia con el tiempo.
Es decir, es un valor secundario que surge y se consolida cuando los
derechos y obligaciones prescribieron o cuando, simplemente, ya no son
operativos.

SELECCIN

La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin por medio del muestreo.

La seleccin documental permite:


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Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administracin o por el usuario externo.

Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la
entidad productora.

Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.

Garantizar la conservacin documental.

La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es
necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el
mbito administrativo.

ELIMINACIN


Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.

La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o
reglamento, es responsabilidad del Comit de archivo de la institucin.
Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos
inactivos que han sido de antemano sealados como eliminables, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de
Retencin.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente
registrada en la correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber
realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las
transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de

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gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los casos deber
levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario.

Procedimiento para la eliminacin de documentos

archivo, para solicitar la aprobacin de la eliminacin de los documentos, de
acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retencin Documental, adjuntando
el inventario nico, el inventario de eliminacin, l registro del archivo plano
de las hojas de control el formato de solicitud de eliminacin con el informe
al director de la unidad el Acta de Eliminacin Documental.

hivo evala la propuesta.

de archivo toma la decisin.

eliminacin documental definitiva y pasa para firma por parte del Comit de
Archivo.
Comit de Archivo, por el nivel central, regional y grupos.

del Comit de Archivo y los funcionarios del Archivo Central.










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PASOS METODOLGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE
LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL















En la elaboracin de las TRD se contemplan cuatro etapas:

Investigacin preliminar sobre la institucin, Compilacin de la informacin
institucional

creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos,
resoluciones.)

de la entidad, manuales de funciones y de
procedimientos.

grupos y asignacin de funciones.

Entrevista con los productores de los documentos de la institucin

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efinicin de unidades documentales.

manuales de procedimientos de las dependencias.



Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado
del anlisis de los manuales de procedimientos de la institucin.

Valoracin y Seleccin Documental, basndose en la encuesta de Estudio
Unidad Documental.

Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD)
Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin teniendo como punto de
partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia.

Las TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los
anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin
y aplicacin.

Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta
del Comit de Archivo de la Entidad.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin
Documental presentadas, la entidad est obligada a atenderlas y deber
presentarlas nuevamente, para su aprobacin.

El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta
avalando la propuesta.

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Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus
veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los
archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de
Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.

MARCO LEGAL





























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APLICACIN


Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente,
el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su
aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la
Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos
que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de
gestin y la preparacin de las transferencias documentales.

Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.

La unidad de Archivo de la Direccin de Incorporacin y con colaboracin de
la entidad encargada del programa de auditoras, realizara el seguimiento
para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en
las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender
las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por
la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de
la misma.









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CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIN PBLICA


(Decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura) Directiva Presidencia 04 de
2012

La implementacin de la iniciativa cero papel en las entidades contempla
cuatro componentes principales:

1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestin documental
4. El componente de tecnologa

El Gobierno Nacional se encargar de promover la adquisicin e
implementacin de las herramientas de tecnologa y los ajustes normativos
necesarios. Por su parte las entidades debern promover activamente el
cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se
requieran.

Como parte de la preparacin de la implementacin del modelo de cero
papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones bsicas:

Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin
electrnica de documentos, promocin de buenas prcticas para reducir el
consumo de papel, formulacin de indicadores: facilitarn posteriores
tareas de diagnstico a la vez que permite controlar los avances e
identificar oportunidades de mejora, equipo humano: Identificar e
involucrar a las personas lderes en la implementacin de cero papel en las
entidades.

Comunicacin, difundir la iniciativa por mltiples canales y promover el
cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilizacin de documentos y

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procedimientos normalizados para la administracin de documentos
electrnicos de archivo.

BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida
diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad,
etc.

La siguiente no constituye una lista exhaustiva, as que es probablemente
en la bsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar
otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y
promovidas en todos los niveles.

Usando el papel de forma racional (Reducir) Fotocopiar e imprimir a doble
cara Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es
utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las
dos caras se ahorra papel, envos, espacio de almacenamiento, se reduce el
peso, son ms cmodos para engrapar, encarpetar y transportar.

Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicios de
fotocopiado e impresin, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a
aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan
habilitada la funcin de impresin a doble cara (dplex) de forma
automtica.

En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar por defecto la
impresin y fotocopia a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que
normas internas, como las del Sistema de Gestin de Calidad o Programa de
Gestin Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola
cara de la hoja.



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REDUCIR EL TAMAO DE LOS DOCUMENTOS AL IMPRIMIR O
FOTOCOPIAR

Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los
documentos a diferentes tamaos, que permiten que en una cara de la hoja
quepan dos o ms pginas por hoja, que para revisin de borradores resulta
fantstico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la
funcin de reducir el tamao, situacin que deber verificarse con los
proveedores de estos equipos y servicios.

ELEGIR EL TAMAO Y FUENTE PEQUEOS

Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresin de borradores
(por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la
computadora con un tipo de letra ms grande, por ejemplo de 14 o 16
puntos, permite aprovechar mejor el rea de impresin de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las
fuentes y tamaos determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las
normas relacionadas con estilo e imagen institucional.

Configuracin correcta de las pginas muchas de las impresiones fallidas se
deben a que no verificamos la configuracin de los documentos antes de dar
la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para identificar
elementos fuera de las mrgenes.

En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse
mrgenes ms pequeos y cambiar a los mrgenes definidos por los
manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestin de Calidad en los
informes y oficios definitivos.





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REVISAR Y AJUSTAR LOS FORMATOS

Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos
usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades
de papel. Igualmente es necesaria la revisin de los procedimientos para
identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno
solo, reducir el nmero de copias elaboradas, entre otras.

Lectura y correccin en pantalla durante la elaboracin de un documento,
es comn que se corrija entre dos y tres veces antes de su versin
definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el
doble del papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio
de papel es utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, que
adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores
ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin.

De esta manera solo se imprime la versin final del documento para su
firma o radicacin.

EVITAR COPIAS E IMPRESIONES INNECESARIAS

Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares
de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayora de
los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de
los documentos de apoyo tales como el correo electrnico, la intranet,
repositorios de documentos o carpetas compartidas.

Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrnicos,
ya que pueden ser ledos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el
disco duro del computador. Si no sabe cmo hacer una copia de seguridad
de sus correos electrnicos solicite la colaboracin de los expertos en
informtica de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le
aclararn todas sus dudas al respecto.


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GUARDAR ARCHIVOS NO IMPRESOS EN EL COMPUTADOR

En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se
recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos
compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnolgico que permita
conservar temporalmente dicha informacin. Es importante que las
entidades cuenten con polticas claras sobre la forma de nombrar o rotular,
clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser
preservados y garanticen su recuperacin y acceso para consulta. En este
aspecto es importante que los servidores pblicos adopten las directrices
formuladas por el Comit de Archivo de la entidad, atendiendo a las
recomendaciones y normas que en materia de preservacin digital emita el
Archivo General de la Nacin.

CONOCER EL USO CORRECTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS

Es importante que todos los servidores pblicos conozcan el correcto
funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para
evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilizacin. De ser
necesario, debern realizarse sesiones de asistencia tcnica sobre el
manejo de estos equipos.

REUTILIZAR EL PAPEL USADO POR UNA CARA

Se utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresin
de borradores, toma de notas, impresin de formatos a diligenciar de
forma manual, listas de asistencia, entre otros.

RECICLAR

El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la
fabricacin de papel reciclado, as como la emisin de elementos
contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores pblicos

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debern mantener polticas y acciones que faciliten la seleccin en la
fuente y el reciclaje del papel.

Promover la implementacin de herramientas de tecnologa [Sustituir]
Uso de la Intranet La mayora de las entidades deben aprovechar al
mximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de
alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresin est la
posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran
tamao que no admiten el correo electrnico.

Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y
referencia en lnea y eventualmente constituyen el medio ideal para
consolidar elementos de interaccin y trabajo colaborativo tales como
blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en soporte
para la gestin de conocimiento y la innovacin en las entidades.

USO DEL CORREO ELECTRNICO

El correo electrnico debe constituir la herramienta preferida para
compartir informacin evitando el uso de papel, pero es necesario que las
entidades establezcan y promuevan polticas de uso apropiado entre los
servidores pblicos para evitar que se transformen en repositorios de
basura digital, por ejemplo:

No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente
indispensable.

En caso de necesitar la impresin, depurar de contenido que no aporte
informacin como los textos de Este mensaje puede contener informacin
confidencial, entre otros.

Herramientas de colaboracin


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Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de trabajo,
programas de mensajera instantnea, aplicaciones de teleconferencia,
calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edicin de documentos
compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para
intercambiar informacin de forma rpida y efectiva, evitando la utilizacin
del papel.

Las entidades debern promover su uso, cuidando de implementar las
medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo
sus activos de informacin.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de
contenido

El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en
papel es el empleo de documentos en formato electrnico, bien sea que
estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que
hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas, programas de diseo,
entre otras herramientas informticas.

Para garantizar la correcta administracin de estos documentos
electrnicos de archivo es necesario el uso de una aplicacin que permita su
captura, registro, clasificacin, archivo, que controle el acceso, facilite la
publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las
medidas de seguridad necesarias.

Las entidades debern implementar herramientas de gestin de
documentos electrnicos de archivo y de gestin de contenido con el fin de
asegurar un adecuado manejo de su informacin.

La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas y estndares
internacionales y aquellas normas tcnicas que sean adoptadas y/o
homologadas por parte del Archivo General de la Nacin y el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

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METAS A CORTO PLAZO

En la actualidad se est realizando la actualizacin de las Tablas de
Retencin Documental en cada dependencia, para lo cual se establecer.

Divulgacin de la resolucin con la aprobacin de la actualizacin de las
TRD.



Conservacin de los documentos importantes en medios electrnicos,
Aplicar los principios archivsticos dentro de la administracin, dar a
conocer las bases legales para la aplicacin de los archivos en la gestin de
los documentos electrnicos.

Asesorar a la administracin en el desarrollo de polticas, procedimientos
y otras mejoras estructurales como soporte a la gestin de documentos
electrnicos.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION
Digitalizar un documento es la representacin de un documento por un
conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital
del documento. El proceso de digitalizacin de documentos se obtiene al
capturar las "esquinas" donde terminan las lneas o cambio de direccin de
los trazos del documento
El proceso de digitalizacin de documentos es fundamental para hacer una
representacin digital de los mapas de bits de un documento en papel,
mediante este proceso de digitalizacin se almacena en una base de datos el
archivo y datos o informacin capturada resultantes de digitalizar un
documento.
El proceso de digitalizacin de documentos no solo afecta a los documentos
en papel, sino que tambin en su trmino ms amplio tambin contiene otras

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fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografas, Msica,
Mapas, Videos, seales de TV, Radio, etc Al final el proceso siempre es el
mismo y se basa en convertir un origen no digital (analgico) a una
representacin binaria (digital) del origen.
Actualmente libros impresos estn siendo escaneados mediante tecnologas
de reconocimiento de caracteres pticos (OCR) utilizados por las
bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. Tambin los
documentos de texto que tienen algn valor histrico o de investigacin
estn siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen
los microfilms por la digitalizacin como medio de preservar y facilitar el
acceso a los documentos nicos.
PROCESO DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
En el proceso de digitalizacin de documentos son los pasos mediante los que
los registros fsicos, como texto e imgenes se convierten en formatos
digitales. En el caso especfico de digitalizar documentos con origen en
formato papel el proceso tiene que realizar:
Captura con escner del documento fsico.
Indexado de la informacin extrada del documento.
Almacenamiento del documento y la informacin asociada para una
posterior bsqueda.
La digitalizacin de documentos es algo imprescindible actualmente para
cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz
la informacin debe estar fcilmente disponible.
La mayora de la informacin o los datos se almacenan en forma de archivos
de papel o informes, que se acumulan en los ltimos aos, dando lugar a
archivos de documentos en papel difcilmente accesibles y la consecuente
prdida de datos. La obtencin de los documentos o datos necesarios cuando
se necesitan a veces es difcil y una gran prdida de tiempo por tener que
andar buscando entre papeles y archivos.

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El Proceso de digitalizacin de documentos es la solucin a este problema
con este proceso se obtienen las herramientas para hacer ms gil y
accesible el acceso a la informacin de la empresa.
Qu se puede digitalizar a nivel de documentos?
Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a
continuacin:
Cualquier documento en papel a documentos en formato electrnico.
Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que
puedan ser manipulados de manera eficiente.
Digitalizacin del proceso misional para extraer la informacin y
agilizar el tratamiento segn el tipo de convocatoria.
Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser
digitalizados y catalogados automticamente en el proceso de
digitalizacin de documentos.
Digitalizar documentos? es necesario? vale la pena? Si estas preguntas
dan vueltas por tus pensamientos es porque todava no conoces las ventajas
de la digitalizacin de documentos.
1 - La informacin queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a
los tiempos y las necesidades de hoy y maana.
2 - Podemos consultar los documentos en cualquier momento a travs de
distintos medios digitales como notebooks, telfonos mviles y pcs de
escritorio. Adems pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la
firma digital
3 - Podemos compartir los documentos de manera rpida utilizando
servicios online como redes sociales y cuentas de correo.
4 - Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar
a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensin muy usada en
la web.

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5 - Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitacin
de la oficina por un CD o DVD.
6 - Disminuye costos de logstica en envos de documentos, viajes, correo
fsico y los problemas de seguridad.
7 - Los documentos no estn expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes,
rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
8 - Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y dems insumos
ya no son necesarios en la oficina.
9 - Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los
documentos que adems pueden ser visualizados simultneamente.
10 - El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de
usuarios.
Y ms ventajas
No solo la digitalizacin de documentos puede ser aplicada para fines
institucionales, comerciales, tambin puede ser usada por cualquier persona
que quiera resguardar informacin que considere de importancia.
Despapelizando el mundo, ms que una ventaja
Adems de ser una solucin para mejorar la gestin de documentos,
digitalizar es un paso muy importante que puede disminuir la contaminacin
ambiental generada por el papel.
En la actualidad somos conscientes de la contaminacin que generan las
fbricas y los consumidores por la mala implementacin del reciclaje y de las
manifestaciones de la gente por nuevas fbricas en zonas pobladas.



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BENEFICIOS PARA NUESTRA INSTITUCIN POLICIAL AL FUTURO
Localizacin efectiva de documentos.

Disminucin en gastos de almacenamiento.
Mltiples copias de archivos de documentos.

Manipulacin adecuada y segura de la informacin.

Depuracin de documentos.

Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de
documentacin.

Manejo y Conservacin de los medios electrnicos. Se debe proteger la
informacin almacena en estos tipos de medios (correo electrnico, CD-
ROM o lector, CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros
externos. Etc.). Para esto es necesario:

a) Los mensajes que llegan por correo electrnico, adems de ser
almacenados en el buzn del correo electrnico Institucional, se deben
guardar y mantener en la carpeta electrnica correspondiente de la Serie,
Subserie o tipo documental, de ser necesario segn su valor.

b) Cambiar peridicamente la contrasea del correo Institucional.

c) Depurar la informacin del correo electrnico, que no sea de importancia
o no tenga ningn valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el
saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que
se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.

d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnticos.


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e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo
en los discos.

f) En el Disco duro del equipo de escritorio o porttil se debe mantener la
informacin que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el
desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturacin de
informacin en los equipos.

g) Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada
vez que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que
detecte y elimine los virus.

Hacer un Back-up o copias de seguridad. Realizar una migracin peridica
de la informacin importante a medios electrnicos como los mencionados
anteriormente, evita la posible prdida irreparable de la informacin por
cualquier situacin no prevista. Esta Copia de respaldo se debe mantener en
reas fuera de la Unidad donde se producen.

PLAN DE EMERGENCIA

Plan de emergencia gestin documental. Las caractersticas geogrficas y
sociales que tiene Bogot, la hacen vulnerable ante la manifestacin de
diversas amenazas, tanto naturales como provocadas por el hombre.

Estas situaciones son de diferente origen: Naturales (vendavales,
inundaciones, sismos, tormentas elctricas, y algunos otros), Tecnolgicas
(incendios, explosiones, derrames de combustibles, fallas elctricas, fallas
estructurales, entre otras) y Sociales (atentados, vandalismo, terrorismos,
amenazas de diferente ndole y otras acciones).

De llegar a presentarse sucesos inesperados con consecuencias seriamente
destructivas, no slo estara en riesgo la integridad fsica del ser humano
sino todo lo que l ha construido .Por esta razn es imprescindible la
implementacin de una serie de medidas que permitan lograr la reduccin

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de los efectos de un desastre, ante una eventual emergencia en la que los
documentos de la Direccin de Incorporacin corran algn tipo de riesgo.

Recursos fsicos para atencin de emergencias
La Direccin de Incorporacin cuenta con los siguientes sistemas de
deteccin y extincin de incendios cmaras de seguridad extintores
botiquines, camillas cuenta con un grupo de brigadistas profesionales.

COMO DEBE SER LA ESTRUCTURA Y EDIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
EN CUMPLIMIENTO DE UNA EMERGENCIA
1.1. Terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin.
1.2. Las bodegas, en lo posible, estn situadas lejos de industrias contaminantes
o posible peligro por atentados u objetivos blicos.
1.3. El rea para albergar la documentacin renen las condiciones de seguridad,
regulacin de las condiciones ambientales y ventilacin.
1.4. Las bodegas cumplen con los aspectos estructurales establecidos en el
Acuerdo 037 de 2002.
1.5. Las reas de depsito o de almacenamiento garantizan el desplazamiento,
seguridad y la adecuada manipulacin de la documentacin.
1.6. Las bodegas poseen adecuacin climtica ajustada a las normas establecidas
para la conservacin del material documental.
1.7. Cuentan con elementos de control y aislamiento que garantizan la seguridad
del acervo documental.
1.8. Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios, estn
fuera de las reas de almacenamiento.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO - ESTANTERA
El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las
caractersticas tecnolgicas de los soportes documentales, considerando los
siguientes aspectos:
a) El Diseo est acorde con la dimensin de las unidades que contendr.
b) No presentan bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
c) Los estantes estn construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente
estable.
d) Cada bandeja soporta un peso mnimo de 100 kg. /MT lineal.
e) La balda superior est a una altura que facilita la manipulacin y el acceso a la

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documentacin.
f) El mobiliario utilizado cuenta con las caractersticas de resistencia, solidez
estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribucin.
CONDICIONES AMBIENTALES Y TCNICAS DE CONSERVACIN PARA
EL MATERIAL DOCUMENTAL
Los edificios y locales se encuentran destinados para albergar material de
archivo y cumplen las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e
iluminacin, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 037 de 2002
SEGURIDAD
Se dispone de equipos para la atencin de desastres como extintores de CO2,
solkaflan1,2,3, o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con o
establecido en el Acuerdo 037 de 2002
El nmero de unidades de control de incendios estn acorde con las dimensiones
del depsito y la capacidad de almacenamiento.
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
Cambio o reparacin de tomas elctricas, cableado, aire acondicionado,
extractores, desages y tuberas asociados a las reas de Archivo.
Reparacin de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
Cambio y/o reparacin de estantera y archivadores.

Existe adems una alarma para aviso de emergencias que se puede escuchar
en todos los pisos del que ocupa la entidad.

Al ingreso por la portera principal se cuenta con un sistema de deteccin
de metales, la Polica de seguridad verifica el destino de cada uno de los
visitantes con el objetivo de tramitar la autorizacin de ingreso de cada
uno de ellos.

Adicionalmente se inspeccionan los vehculos en busca de artefactos
explosivos. Los visitantes ingresan con una ficha de control para ser
identificados.
Al ingresar al edificio principal los funcionarios de la seguridad controlan
que todo el personal este identificado con un carn ya sea de funcionario o
visitante.

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RECOMENDACIONES GENERALES

Los responsables de los archivos deben estar pendientes de la actualizacin
que pueda presentar la Tabla de Retencin Documental, por cambio de
estructura administrativa, asignacin o supresin de funciones.

El encargado de la Gestin Documental, debe difundir los cambios en la
normatividad o procedimientos.

Se deben mantener actualizadas las bases de datos y estadsticas
relacionadas con la produccin documental, archivos organizados,
disposicin final aplicada, consultas, prstamos, usuarios; archivos,
documentos o expedientes ms consultados.

No incluya tipos documentales de apoyo o que no hagan parte integral del
expediente.
Solo conserve durante la vigencia los documentos de apoyo.

No permita el acceso al rea de los archivos, sin la respectiva autorizacin.

No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador,
hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.

No exceda el mximo de folios por expediente (200).

El retiro o salida de documentos o del expediente debe estar debidamente
autorizado, registrado y soportado.

Programe por lo menos cuatro veces por semestre el mantenimiento y
limpieza del rea de los documentos.

Revise y solicite constantemente la devolucin de los documentos o
expedientes que se encuentran en prstamo el cual ha vencido.


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Cambie peridicamente el material deteriorado.

Programe por lo menos media hora diaria para archivar los ltimos
documentos que se hayan recibido.

Mantenga al da los registros de consulta, prstamo y salida de documentos.

Revise y conserve actualizado el inventario documental.

Programe y prepare las transferencias.






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BIBLIOGRAFA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 07 de 1997. Reglamento
General de Archivos. Bogot, 1997.

Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000. Bogot, 2002.

Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000. Bogot, 2002.

Cartilla de Ordenacin Documental. Bogot, 2003.

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Informacin y
documentacin. Gestin de documentos. Parte 1. Generalidades. Bogot:
ICONTEC, Archivo General de la Nacin, 2011. 26 p.

Depsitos de Archivo. Bogot, 1995.

Folleto: foliacin en Documentos de Archivo. Bogot, 2006.

Folleto: pasos para la Realizacin de las Transferencias Documentales.
Bogot, 2010.

Gua para la Conservacin Preventiva en Archivos. Bogot, 1996.

Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental.
Bogot, 2006.



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No. GP 135 21 No. SC 6545 21 No. CO SC 6545 21

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION BOGOTA














Los funcionarios de esta Direccin de incorporacin estamos siempre
dispuestos para brindarles la informacin y orientacin que sean
necesarias.




ORIGINAL FIRMADO
Coronel JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON
Director de Incorporacin






Elaborado por: APA-09 Miryam Rosa Cadena Numpaque
Revisado por: TE Edwin Mayoral Ramrez
Fecha elaboracin: 18/05/2013.
Archivo: Mis documentos/comunicaciones Marzo 2013




Transversal 33 No. 47 A 35 sur Fatima
Telfono: 3278800 ext. 6038
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