Guia Integración Carpeta Jefe de Enfermeras 2013

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Direccin General de Servicios Mdicos y Urgencias

Coordinacin Operativa de Enfermera

GUA PARA LA ELABORACIN DE LA
CARPETA GERENCIAL DEL
DEPARTAMENTO DE ENFERMERA

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I. DIAGNSTICO INTEGRAL
1. Antecedentes histricos
Son datos y hechos histricos que permiten conocer la Unidad Mdica, deber
contener la fecha de inauguracin, quienes participaron, nombres de los fundadores,
actividades ms sobresalientes desde su inicio hasta la actualidad, tipo y
caractersticas de la poblacin, datos especficos de los servicios (fecha de apertura,
remodelacin, acreditacin, etc.).

2. Organizacin (Estructura orgnica y lneas de mando)
Organigrama. Representacin grfica de la estructura orgnica y funcional de la
Unidad Mdica, indicando sus aspectos ms importantes las relaciones jerrquicas de
comunicacin y coordinacin desde el mayor hasta el menor.

3. Marco Ideolgico
Es el conjunto de ideas fundamentales (Misin, visin y valores) que caracteriza al
pensamiento de una persona, una colectividad o una poca, en el cual se tiende a
conservar o a transformar la cultural organizacional.

3.1. Misin
Expresa la razn de ser de la unidad mdica, justifica su existencia y da el
sentido social a sus actividades, define su campo de especialidad, delimita
fronteras de responsabilidad, integra los esfuerzos hacia un objetivo comn,
genera cohesin, motivacin y compromiso con la Institucin. La misin se
formula respondiendo a varias preguntas

Gua de Interpretacin
1. Quin es?
Identificar el servicio o
rea responsable de
otorgar el servicio al
cliente. Anotando la razn
social completa.
2. Qu se hace?
Describir la tarea y como
se desarrolla sta a travs
de atributos de calidad
(ejemplo: Eficiencia,
oportunidad, equidad,
sentido humano).
3. Para quin lo hace?
Especificar el tipo de
usuario (s) a quien se
ofrece el servicio,
enunciando las
caractersticas que los
distinguen (ejemplo:
adulto, peditrico y tipo de
patologas especficas).
4. Para qu lo hace?
Es importante referir en esta seccin los
medios con los que se cuenta para cumplir
la tarea, as como la base normativa que
apoya la realizacin de las actividades.
5. A travs de qu lo hace?
En este rubro, enunciar el propsito o
finalidad que se tiene al otorgar el
servicio.

Construccin de la misin:
En esta seccin integrar el enunciado global utilizando las respuestas anteriores
ordenndolas de manera lgica.

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Ejemplo:
El personal de Enfermera brindara cuidados con un alto sentido tico y
humano, para elevar la calidad de vida de los pacientes adultos sustentados en
bases cientficas, reintegrndolo a su ambiente, comunidad y familia con
mininas de secuelas.

3.2. Visin
Enunciado que describe el estado deseado en el futuro. Provee direccin y forja
el futuro de la organizacin, estimulando acciones concretas en el presente. La
visin se formula respondiendo a varias preguntas

Gua de Interpretacin
1. Qu y cmo queremos
ser?
Expresa como respuesta cul
es el anhelo de crecimiento
que se desea obtener para el
desempeo; como desea verse
al servicio en el futuro, utilizar
un verbo en presente de
indicativo.
2. Qu queremos
cambiar?
Anotar en respuesta a esta
pregunta, la contribucin al
desempeo del trabajo que
se quiere alcanzar a futuro;
debe ser factible de lograr y
positiva (Ej.: sistematizar
modelos, disear nuevos
modelos de trabajo, etc.).
3. Cmo queremos que
nos describan?
En este apartado responder
cuales sern las
caractersticas que describen
a los ejecutores de la tarea.
(No perder de vista la tarea
mencionada en la misin)
4. Cules son nuestros
valores prioritarios?
Anotar los valores que
sustentan o fundamentan el
servicio que se otorga y que
estn presentes inicialmente y
deben ser mencionados.
(Ejemplo: responsabilidad,
honestidad, claridad,
confiabilidad, equidad).
5. Qu valores
queremos que nos
digan?
Definir en este rubro que
virtud o valor principal, de
acuerdo a la funcin, se
desea distinga a ese querer
ser, de manera retadora y
que incluya atributos de
excelencia.
6. Hacia dnde
queremos encaminar
los logros?
Sealar aqu cual es el
impacto que se desea lograr
en un mbito ms amplio de
la enfermera. Hacia dnde
deben dirigirse a los
esfuerzos.
Construccin de la Visin:
Integrar el enunciado global utilizando las respuestas anteriores, de manera lgica y ordenada,
iniciar planteamiento anotando el ao en que se desea dar por alcanzada la visin (Mnimo a 5
aos).

Ejemplo:
Ser el mejor Hospital General que cuente con personal altamente especializado
que otorgue atencin de calidad; aplicando tratamientos innovadores que
permitan reincorporar al usuario a su ambiente, comunidad y familia.

3.3. Valores
Pautas de conducta o principios que definen la actuacin de los individuos en la
organizacin. Los valores deben convertirse en actitudes y conductas, adems,
ser compartidos y practicados por todos los miembros de la Unidad Mdica.

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Ejemplo:
Responsabilidad: Es la conciencia acerca de las consecuencias que tiene todo
lo que hacemos o dejamos de hacer sobre nosotros mismos o sobre los dems.

Un trabajo bien hecho y entregado a tiempo es sinnimo de responsabilidad. La
responsabilidad garantiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos y
genera confianza y tranquilidad entre las personas.

Los responsables son: conscientes, juiciosos, diligentes, tranquilos, reflexivos,
maduros y confiables.

4. Anlisis Estratgico
Es una herramienta que permite hacer un estudio minucioso de los factores crticos
de una situacin determinada y su interrelacin con el momento actual, su presencia
o ausencia afecta significativamente el logro de los objetivos.

Hacer un anlisis estratgico implica considerar un cmulo de factores tanto externos
como internos que influyen o pueden incidir sobre la estructura, el funcionamiento y
la identidad de una organizacin. Este anlisis debe trascender la coyuntura y
proyectarse a mediano y largo plazo, dado que las condiciones del entorno suelen
cambiar en el transcurso del tiempo.

Usualmente se consideran cuatro grandes categoras de factores: en el medio interno
las Fortalezas y Debilidades, y en el medio externo las Oportunidades y Amenazas.,
los cuales son un conjunto de elementos del mismo tipo que se integran en una
matriz.

ANLISIS FODA
Positivos Negativos
Internos Fortalezas Debilidades
Externos Oportunidades Amenazas

4.1. Matriz FODA Esttica
Para entender la situacin interna y externa de la organizacin, el anlisis FODA
es una herramienta que no cambiara durante toda la vida o ejecucin del
programa, conformado un diagnstico preciso para la toma de decisiones
acordes con los objetivos y polticas formulados.

El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenaza.

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4.1.1. Ambiente externo
Se refiere a todas aquellas caractersticas del entorno externo a la unidad
mdica que constituyen oportunidades o amenazas para el cumplimiento
de la misin de nuestra organizacin.

a. Oportunidades
Son caractersticas que pueden influir positivamente en el
cumplimiento de la misin: nuevos mtodos, polticas o caractersticas
del entorno econmico, poltico, cultural o social.

Se generan en un ambiente externo donde la Institucin no tiene
control directo de las variables, sin embargo son eventos que por su
relacin directa e indirecta pueden afectar de manera positiva el
desempeo de la organizacin.

Ejemplos:
Programas de Honorarios asimilados para la cobertura de plantilla
de personal.
Educacin contina extramuros.
Normas, lineamientos y manuales.
Informacin nacional e internacional sobre los avances cientficos y
tecnolgicos en salud disponibles.
Reconocimiento social de los servicios de salud que ofrece la Unidad
mdica.
Marco jurdico.
Estandarizacin de procesos de enfermera (Identificacin correcta
del paciente, Prevencin de cadas a pacientes hospitalizados e
higiene de manos).

b. Amenazas
Las amenazas se encuentran en el entorno de la Institucin y de
manera directa o indirecta afectan negativamente el quehacer
institucional, indicando que se deben tomar las previsiones necesarias
para que las amenazas no interrumpan el desempeo de la
organizacin.

Son dinmicas, por lo tanto su tendencia es crecer sino la minimizamos
lo ms rpido posible es un riesgo de disminuir la eficacia y la
eficiencia en la organizacin

Al igual que las oportunidades, al analizar las amenazas, se deben
considerar los factores econmicos, los factores polticos, los sociales,
los productos, la tecnologa, los factores demogrficos, la competencia
y los mercados, entre otros.

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Ejemplos:
Insuficiente presupuesto para la contratacin de personal.
Ineficiencia del sistema de Referencia y Contra Referencia.
Quejas y/o demandas.
Contingencias epidemiolgicas.
Informacin desvirtuada a travs de los medios masivos de
comunicacin, sobre la atencin en los servicios de salud.

4.1.2. Ambiente interno
Describe y analiza el funcionamiento de la unidad mdica desde la parte
estructural hasta la identificacin de los procesos.

a. Fortalezas
Se definen como la parte positiva de la unidad mdica de carcter
interno, es decir, aquellos productos o servicios que de manera directa
se tiene el control de realizar y que reflejan una ventaja ante las
dems unidades producto del esfuerzo y la acertada toma de
decisiones.

Tienen que estar presentes en el momento actual, pero pueden
disminuir o desaparecer si no las protegemos. Es un acierto para
aumentar la eficacia y eficiencia de la organizacin.

Son factores o cualidades humanas, administrativas, tecnolgicas y
econmicas de una organizacin, rea o departamento.

Ejemplos:
Recursos humanos competentes en el rea designada.
Adecuacin de la Estructura fsica de acuerdo a la normatividad y
criterios de Acreditacin.
Equipo biomdico funcinales.
Clculo y control de medicamentos y material de curacin para 24
horas.
Cuadro bsico de medicamentos.
Aplicacin de procesos estandarizados de enfermera.

b. Debilidades
La principal caracterstica de las debilidades es el afectar en forma
negativa y directa el desempeo de la unidad mdica, derivndose en
malos productos o servicios (vicios de trabajo). Una debilidad puede
ser disminuida mediante acciones correctivas de corto plazo a efecto
de eliminarlas y transformarlas en fortalezas.

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Las debilidades deben estar presentes en el momento actual y pueden
empeorar, sino se eliminan. Son un riesgo para disminuir la eficacia y
la eficiencia de la organizacin y representan un rea de mejora.

Ejemplo:
Plantilla de enfermera cubierta al 80% de acuerdo al clculo de
personal.
Falta de organizacin en la funcin supervisora
Abasto del 40% de medicamentos, material curacin, papelera
Desconocimiento de manuales de procedimientos, de organizacin y
tcnicas, Normas Oficiales Mexicanas, etc.
30% de Ausentismo del personal mensual, trimestral y anual.
Incumplimiento de calendarizacin de mantenimiento preventivo
Mantenimiento correctivo deficiente o ausente.
Manejo inadecuado de RPBI con base en la NOM-087-ECOL-SSA1-
2002, Proteccin ambiental - Salud ambiental - Residuos peligrosos
biolgico-infecciosos - Clasificacin y especificaciones de manejo.
Falta de apego a las precauciones estndar para la prevencin y
control de las infecciones nosocomiales.
Deficiente integracin de los expedientes clnicos de acuerdo a la
NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clnico.
Falta de apego a Manuales, NOM, polticas, reglamentos, etc.

4.2. Matriz FODA Dinmica
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el
objetivo de generar diferentes opciones de estrategias, lo que implica ahora
hacer un ejercicio de mayor concentracin en dnde se determine, teniendo
como referencias a la Misin y la Visin de la unidad, cmo afecta cada uno de
los elementos de FODA.

La matriz FODA conduce a cuatro tipos de estrategias:

Estrategia FO (Ofensivas). Aprovechar las fortalezas para alcanzar las
oportunidades. Con base en el uso de las fortalezas internas de la organizacin,
con el propsito de aprovechar las oportunidades externas. Este tipo de
estrategias es el ms recomendado.

Estrategia DA (Supervivencia). Tiene como propsito disminuir las
debilidades y neutralizar las amenazas, a travs de acciones de carcter
defensivo, generalmente se utilizan cuando la organizacin se encuentra
altamente amenazada.

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Estrategia DO (Adaptativa). Su finalidad es disminuir las debilidades
aprovechando las oportunidades, una organizacin a la cual el entorno le brinda
ciertas oportunidades, podra invertir recursos para desarrollar el rea deficiente
y aprovechar la oportunidad.

Estrategia FA (Defensiva). Trata de disminuir al mnimo el impacto de las
amenazas del entorno en forma directa, ya que a veces puede resultar ms
problemtico para la institucin.

En este anlisis se deben identificar las estrategias que permitirn incrementar
las fortalezas, para alcanzar las oportunidades FO y disminuir las debilidades
aprovechando las oportunidades DO para contrarrestar las amenazas.

Hasta ahora, los factores que se incorporan en la Matriz FODA corresponden al
anlisis en un punto particular del tiempo. Pero tanto el medio ambiente externo
como el interno, son dinmicos; algunos factores cambian fuertemente con el
tiempo, otros cambian muy poco. As, podramos empezar con un Anlisis FODA
del pasado, continuar con un Anlisis FODA del Presente, y, quizs ms
importante, hacer varios anlisis FODA en diferentes tiempos del futuro.

4.3. Jerarquizacin de problemas
Son los criterios que permite establecer un orden de superioridad o de
subordinacin entre problemas (debilidades), que interfieren en el logro de los
objetivos del servicio.

Se debe calificar cada uno de los problemas de acuerdo a los siguientes
criterios:

Magnitud. Se refiere a la importancia que el problema representa, su
calificacin ser mayor en tanto ms frecuentemente se presente.

Trascendencia. Considerar el impacto que el problema pueda tener sobre la
salud y la vida de los pacientes, su calificacin ser mayor en tanto la dimensin
de los riesgos sean mayores.

Vulnerabilidad. Se refiere a la posibilidad de atacar el problema en trminos
de los avances del conocimiento, su calificacin ser mayor en tanto sea ms
sencillo de resolver.

Factibilidad. Estima la posibilidad de resolucin en trminos polticos y/o
econmicos, su calificacin ser ms alta en tanto las posibilidades de solucin
sean mayores.

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Para identificar el orden de importancia de los problemas, se ponderara cada
uno de los cuatro criterios mencionados, asignando puntaje del 1 al 4 segn se
estima y se presenten en mayor o menor medida en cada uno de los problemas
identificados y mrquelo en la columna correspondiente.

Sumar de manera horizontal los puntos asignados a cada problema y consgnelo
en la columna de calificacin. Al terminar de evaluar cada problema, se podr
identificar en la columna de calificacin, los que tienen mayor puntaje sern los
problemas prioritarios.

II. PLAN ESTRATGICO
1. Justificacin
La Justificacin explica de forma convincente el motivo por el qu y para qu se va
a realizar el programa.

Para efectuar la justificacin es necesario entender bien la situacin que se va a
realizar, para explicar el por qu es conveniente desarrollar el programa, adems de
los beneficios que se conseguirn al solucionar la problemtica que se expone,
incluye el impacto en el corto, mediano y largo plazo, as como la forma en que
beneficiara el proyecto a los administradores, se debe incluir el inters y la utilidad
del proyecto.

Ejemplo:

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2. Objetivos
Los objetivos son enunciados que contienen el propsito y la finalidad que se
pretende alcanzar durante el desarrollo del programa de trabajo, estos se escribirn
en forma sinttica (mximo cinco renglones) y se iniciaran con un verbo en
infinitivo. Deber evitarse el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas,
para su elaboracin se debern contestar las siguientes preguntas.

Qu fines quiero lograr?
Para qu lograr esos fines?
Cmo o a travs de qu voy a lograr ese fin?
Cundo? metas en tiempo para el logro del proyecto.

Ejemplo:
Objetivo General
Administrar la Gestin en Enfermera y fomentar el liderazgo para mejorar la calidad
de atencin en los procesos que proporciona el Personal de Enfermera, a travs de
estandarizacin de procesos, herramientas de medicin, generacin de indicadores,
diseo de programas de mejora continua, monitoreo de programas, establecimiento
de recomendaciones, seguimiento sistemtico para controlar y garantizar la calidad
y oportunidad del servicio.

Objetivo especfico
Implementar el Plan Estratgico en los Programas de Trabajo que se han
establecido para lograr la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades de
planeacin, organizacin, direccin y control.

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3. Integracin del Plan Estratgico

Plan estratgico
Se define en la alta direccin y sirve como base para la elaboracin de los planes
tcticos y operacionales, coadyuva a la racionalizacin de la toma de decisiones, se
basa en la eficiencia institucional e integra la visin de largo plazo.

Problema. Es una debilidad que se identifico a travs del anlisis estratgico
(FODA).

Estrategias. Alternativas o cursos de accin para lograr los objetivos y la misin
organizacional. Muestran el uso y la asignacin de los recursos.

Tipo de Estrategia. Son de tipo adaptativas, ofensivas, defensivas y de
supervivencia.

Lnea de accin. Son ejes estratgicos de actuacin para orientar y organizar las
actividades relacionadas con la gestin del cuidado de enfermera, de tal forma que
se pueda garantizar la integracin, articulacin y continuidad de esfuerzos, de
manera ordenada, coherente y sistemtica.

Responsable. Es la persona consciente, juicioso, diligente, tranquila, reflexiva,
madura y confiable, que dirige las lneas de accin con base en su tramo de control,
para garantiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos y generar confianza
en el equipo de salud.

Evaluacin. Es un proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia
y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los
objetivos previstos, posibilitando la determinacin de las desviaciones y la adopcin
de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
propuestas, as como su impacto real. Se aplica antes, durante y despus de las
actividades desarrolladas, a travs de tcnicas y procedimientos como la
observacin, entrevistas, autoevaluacin, auditorias y perfiles de desempeo, con el
apoyo de instrumentos de medicin como: cdulas de verificacin o cotejo,
encuestas, etc.

Plazo. Es el periodo de tiempo requerido para la ejecucin de las estrategias y
lneas de accin, puede ser a corto plazo (menor de un ao), a mediano plazo (dos
aos) y a largo (de tres a cinco aos).

Impacto esperado. Es el resultado que se desea alcanzar a travs de las
estrategias empleadas.

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3.1. Despliegue Estratgico
No Problema
Tipo de
Estrategia
Definicin de la
Estrategia
Lnea de
accin
Responsable Evaluacin Plazo
Impacto
esperado
1.
Falta de
alineacin a las
metas
internacionales
para la
seguridad del
paciente
Adaptativa
Gestin para la
implantacin de las
metas
internacionales
para seguridad del
paciente
Elaboracin de
PLACES

Coordinadora
de Enseanza
Enfermera Jefe
de Servicio
Jefe de
Enfermeras
Registro del
cuidado en la
Hoja de
Enfermera
A mediano
plazo, cada 3
meses
Registros
clnicos de
enfermera de
calidad
Estandarizacin
de procesos
Supervisora de
Enfermera
Medicin de
indicadores
de los
procesos
A mediano
plazo,
cuatrimestral
Disminucin de
cadas, lceras
por presin
Errores de
medicacin
Medicin de
indicadores de
Enfermera

Coordinadora
de Enseanza
Supervisora de
Enfermera
Anlisis de
Resultados de
indicadores
A mediano
plazo,
cuatrimestral
Disminucin de
eventos
adversos,
quejas,
infecciones
nosocomiales

4. Evaluacin y control

4.1. Cronograma de actividades y cumplimiento de metas
Esquema bsico donde se organiza en forma secuencial y temporal el conjunto
de actividades y/o tareas, con fechas previstas a realizar a lo largo del
programa, as como el cumplimiento de las metas.

Actividad. Accin determinada para dar cumplimiento a las estrategias
establecidas en el Plan Estratgico.

Periodicidad. Nmero de veces que se realizaran las actividades durante un
ao, puede ser diarias, semanales, mensuales o anuales.

Metas. Son el valor numrico (porcentual) a lograr para cada actividad
programada.

Avance. Es el valor numrico obtenido de la comparacin de lo programado
con lo realizado.

P: Es la cifra numrica de una actividad Programada para realizar durante un
ao.

R: Es la cifra numrica de una actividad Realizada durante un tiempo
determinado.

Porcentaje parcial. Resultado porcentual mensual del nmero de veces de
una actividad realizada comparada con el total de lo programado en un ao.

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Meses. Registro de los meses del ao.

Total. Suma de las actividades realizadas durante un ao.

Porcentaje Alcanzado. Es el porcentaje acumulado de las actividades
realizadas durante un ao.

Observaciones: Informacin que justifica el incremento o disminucin de la
meta establecida.

III. MEJORA CONTINUA
El concepto de mejora continua se refiere al hecho de que nada puede considerarse
como algo terminado o mejorado en forma definitiva. Estamos siempre en un proceso
de cambio, de desarrollo y con posibilidades de mejorar. La vida no es algo esttico,
sino ms bien un proceso dinmico en constante evolucin, como parte de la
naturaleza del universo. Y este criterio se aplica tanto a las personas, como a las
organizaciones y sus actividades.

El esfuerzo de mejora continua, es un ciclo interrumpido, a travs del cual
identificamos un rea de mejora, planeamos cmo realizarla, la implementamos,

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verificamos los resultados y actuamos de acuerdo con ellos, ya sea para corregir
desviaciones o para proponer otra meta ms retadora.

Este ciclo permite la renovacin, el desarrollo, el progreso y la posibilidad de responder
a las necesidades cambiantes de nuestro entorno, para dar un mejor servicio o
producto a nuestros clientes o usuarios.

1. Programa de Mejora Continua
Describe de manera detallada los elementos tcnico-administrativos necesarios
para realizar las actividades de cada grupo de trabajo en especfico (direccin,
coordinacin, departamento, servicio, etc.).

Debe aplicarse en un periodo determinado y tener como propsito mejorar la
calidad de los servicios a travs de la identificacin de reas de oportunidad
ejerciendo acciones preventivas o correctivas que logren el equilibrio entre la
atencin brindada y la percibida. Para su elaboracin vea el anexo.

IV. ANEXOS
Documentos vinculados al contenido de la carpeta gerencial que complementan la
gestin del cuidado.

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