Los habilitadores de COBIT 5

y la Gestin de Portafolio
Juan Carlos Morales, CISA, CISM, CRISC, CGEIT
Objetivos de aprendizaje
Cmo poner en prctica los conceptos de COBIT 5 en la Gestin del
Portafolio de proyectos y soluciones.
Cmo se relaciona la creacin y seguimiento de los casos de negocio
con las cuatro dimensiones de los habilitadores de COBIT 5
Comprender la aplicabilidad de los habilitadores en el diseo y
construccin de las soluciones.
Cmo lograr una implementacin exitosa de las prcticas de gobierno
y gestin para contar con inversiones priorizadas y alineadas con la
estrategia corporativa.


Por qu desarrollar COBIT 5?
El mandato de la Junta Directiva de ISACA:
Unir y reforzar todos los activos de conocimiento de
ISACA con COBIT
Integrar todos los marcos de referencia y las guas ms
importantes de ISACA
Satisfacer las necesidades empresariales de:
Incrementar la creacin de valor
Obtener la satisfaccin de los usuarios
Lograr el cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas
Mejorar la relacin entre el negocio y TI
Aumentar el retorno sobre la inversin en tecnologa
Conectar y alinearse con los principales marcos de referencia y
estndares
Razones para desarrollar un Marco de Referencia
COBIT 5 proporciona un marco de referencia integral
que ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos y a
obtener valor a travs del gobierno y la gestin eficaz de
TI
Entrega de valor
Beneficios de COBIT 5
Las necesidades,
relacionadas con TI,
de las partes interesadas
definen el punto de partida
para las actividades de
gobierno y gestin



Beneficios de COBIT 5
Crea una visin holstica, integrada y completa del
gobierno y gestin de TI, que ofrece un enfoque de
extremo a extremo en todos los asuntos relacionados
con TI


Se han alcanzado las metas de los
catalizadores?
Se gestiona el ciclo de vida?
Se consideran las
necesidades de las partes
interesadas?
Se aplican buenas
prcticas?
El Modelo de Procesos de Referencia de COBIT 5 subdivide
las prcticas y actividades relacionadas con TI de la
empresa en dos reas principales:
rea de Gobierno
rea de Gestin

Catalizador 2: Procesos
rea de Gobierno
rea de Gestin
EDM
APO
BAI
DSS
MEA
Relacin con los catalizadores
Se necesita informacin
Se requiere una estructura organizativa
Se utilizan los servicios, la infraestructura y las aplicaciones
El proceso Gestionar el Portafolio es dependiente de otros
procesos
Se necesitan polticas y procedimientos para garantizar una
implementacin coherente
Mejora Continua
Programas Portafolio
Control
Medicin
Estandarizacin
Proyectos
Objetivo del proceso Gestionar el Portafolio
Optimizar el portafolio en respuesta al desempeo de
programas y servicios y a las cambiantes prioridades y
demandas corporativas.


Descripcin del proceso Gestionar el Portafolio
Ejecutar el conjunto de direcciones estratgicas para la
inversin, alineada con la visin de la arquitectura
empresarial, las caractersticas deseadas de inversin, los
portafolios de servicios relacionados, considerando las
diferentes categoras de inversin, recursos y las
restricciones de financiamiento


Descripcin del proceso Gestionar el Portafolio
Evaluar, priorizar y equilibrar programas y servicios,
gestionar la demanda con los recursos y restricciones de
fondos, basados en su alineamiento con los objetivos
estratgicos as como en su valor y riesgo corporativo.


Descripcin del proceso Gestionar el Portafolio
Mover los programas seleccionados al portafolio de
servicios activos listos para ser ejecutados.


Descripcin del proceso Gestionar el Portafolio
Supervisar el rendimiento del portafolio de servicios y
programas, proponiendo ajustes si fuesen necesarios en
respuesta a cambio en las prioridades corporativas.


reas de enfoque
Meta del Proceso
Definir una mezcla apropiada de inversin alineada con la
estrategia corporativa
Porcentaje de inversiones en TI que tienen trazabilidad con la
estrategia corporativa
Grado en que la direccin est satisfecha con la contribucin de TI
a la estrategia corporativa

Meta del Proceso
Contar con fondos de inversin que estn disponibles
Relacin entre fondos asignados y fondos usados
Relacin entre fondos disponibles y fondos asignados
Meta del Proceso
Casos de negocio de programa evaluados y priorizados
antes de que se asignen los fondos
Porcentaje de unidades de negocio involucradas en la evaluacin y
priorizacin de procesos
Meta del Proceso
Lograr que exista una vista precisa y comprensiva del
rendimiento de las inversiones del portafolio
Nivel de satisfaccin con los informes de supervisin del portafolio
Meta del Proceso
Que los cambios en el programa de inversiones se reflejen
en los portafolios relevantes de servicios, activos y
recursos de TI
Porcentaje de cambios del programa de inversiones reflejados en
los portafolios relevantes de TI
Meta del Proceso
Realizar los beneficios
Porcentaje de inversiones en los que los beneficios producidos han
sido medidos y comparados con el caso de negocio
Planear soluciones prcticas mediante la definicin de
proyectos justificados por casos de negocios
Un caso de negocio identifica los beneficios del proyecto y
establece como monitorear su cumplimiento
Fase 4 Qu se necesita hacer?
Caso de Negocio
La iniciativa debe basarse en un caso de negocio y estar
liderada por uno de los patrocinadores (senior)
Involucrar a todos los actores clave
Transmitir un sentido adecuado de urgencia
Caso de Negocio
Las principales partes interesadas deben estar conscientes
de los riesgos de no actuar
Comenzar con un caso de negocio de alto nivel con
beneficios estratgicos y costos
El caso de negocio es una valiosa herramienta a
disposicin de la gestin orientada a la creacin de valor
para el negocio
Caractersticas de un buen caso de negocio
Un caso de negocio debe incluir:
Los beneficios del negocio que se realizarn
Los cambios empresariales necesarios
Las inversiones necesarias
Los costos operativos actuales de TI
Limitaciones y dependencias derivadas de la evaluacin de
riesgos
Roles y responsabilidades y rendicin de cuentas
Cmo se dar seguimiento a la inversin
APO05.01
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Revisar y garantizar la claridad de las estrategias y servicios
actuales corporativos y de TI.
Definir una adecuada mezcla de inversin, basada en los
costes, la alineacin con la estrategia y medidas financieras,
tales como coste, retorno de inversin esperado a lo largo
de todo el ciclo de vida econmico, grado de riesgo y tipo
de beneficio para los programas del portafolio.
Ajustar las estrategias corporativas y de TI cuando sea
necesario.
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Actividades
Validar que las inversiones TI y los servicios TI actuales estn
alineados con la visin y los principios corporativos, metas y
objetivos estratgicos, visin de la arquitectura empresarial y
prioridades.
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Actividades
Crear una mezcla de inversin que logre el balance adecuado
entre distintas dimensiones, incluyendo el equilibrio justo de
retornos a corto y largo plazo, beneficios financieros y no
financieros e inversiones de alto y bajo riesgo.
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Actividades
Crear una mezcla de inversin que logre el balance adecuado
entre distintas dimensiones, incluyendo el equilibrio justo de
retornos a corto y largo plazo, beneficios financieros y no
financieros e inversiones de alto y bajo riesgo.
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Actividades
Identificar las categoras generales de sistemas de informacin,
aplicaciones, datos, servicios de TI, infraestructura, activos de TI,
recursos, habilidades, prcticas, controles y relaciones necesarias
para sustentar la estrategia corporativa.
Establecer la mezcla del objetivo de inversin
Actividades
Acordar una estrategia TI y unas metas, considerando las
interrelaciones existentes entre la estrategia corporativa y los
servicios TI, activos y otros recursos.
Identificar y facilitar sinergias que puedan ser alcanzadas.
APO05.02
Determinar la disponibilidad y las fuentes de fondos
Determinar las fuentes potenciales de fondos, diferentes
opciones de financiacin y las implicaciones de las fuentes
de financiacin sobre las expectativas del retorno de
inversin.
Determinar la disponibilidad y las fuentes de fondos
Determinar la disponibilidad y las fuentes de fondos
Actividades
Entender la disponibilidad y el compromiso de los fondos actuales,
el gasto actual aprobado y la cantidad real gastada hasta la fecha.
Determinar la disponibilidad y las fuentes de fondos
Actividades
Identificar las opciones para obtener financiacin adicional para
las inversiones TI internamente o de fuentes externas.
Determinar la disponibilidad y las fuentes de fondos
Actividades
Determinar las implicaciones de la fuente de financiacin en las
expectativas de retorno de la inversin.
APO05.03
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Basado en los requisitos de la mezcla general del portafolio
de inversin, evaluar y priorizar casos de negocio de
programas y decidir sobre las propuestas de inversin.
Dedicar fondos e iniciar los programas.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Reconocer las oportunidades de inversin y clasificarlas en lnea
con las categoras del portafolio de inversiones.
Especificar los resultados empresariales esperados, todas las
iniciativas necesarias para alcanzar los resultados esperados,
costes, dependencias y riesgos y como todo debe ser medido.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Realizar evaluaciones detalladas de todos los caso de negocio de
los programas, evaluando el alineamiento estratgico, beneficios
corporativos, riesgo y disponibilidad de recursos.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Evaluar el impacto en el portafolio general de inversiones por
aadir los programas candidatos, incluyendo cualquier cambio
que pueda ser requerido por otros programas.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Decidir qu programas candidatos deberan ser trasladados al
portafolio de inversiones activas.
Determinar si los programas rechazados deberan ser conservados
para ser considerados en el futuro, o provistos con algn tipo de
inversin para determinar si el caso de negocio puede ser
mejorado o descartado.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Determinar los hitos necesarios para el ciclo de vida econmico de
cada programa seleccionado. Asignar y reservar totalmente los
fondos para cada hito.
Mover el programa al portafolio de inversiones activas.
Evaluar y seleccionar los programas a financiar
Actividades
Establecer procedimientos para comunicar el coste, beneficios y
aspectos relativos al riesgo de esos portafolios a los procesos de
priorizacin de presupuesto, gestin del coste y gestin del
beneficio.
APO05.04
Supervisar, optimizar e informar sobre el rendimiento del
portafolio de inversiones.
Regularmente, supervisar y optimizar el rendimiento del
portafolio de inversiones y de los programas individuales a
lo largo de todo el ciclo de vida de inversin.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Revisar regularmente el portafolio para identificar y explotar
sinergias, eliminar programas duplicados e identificar y mitigar el
riesgo.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Cuando sucedan cambios, volver a evaluar y a priorizar el
portafolio para asegurar que est alienado con la estrategia del
negocio y que la mezcla de inversin objetivo se mantiene, de
modo que el portafolio est optimizando el valor global.
Esto puede requerir que los programas cambien, se aplacen, se
retiren o bien que nuevos programas se inicien.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Ajustar los objetivos, previsiones, presupuestos y, si fuese
necesario, el grado de monitorizacin empresariales para reflejar
los gastos en que se incurrira y los beneficios de la empresa que
se obtendran gracias a los programas del portafolio de
inversiones activas.
Incorporar los gastos del programa en el mecanismo de prorrateo
de costes.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Proporcionar una vista precisa a las partes interesadas sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Aportar informes ejecutivos para la revisin por parte de la alta
direccin de los progresos de la empresa hacia las metas
identificadas, estableciendo qu debe seguir siendo gastado y
conseguido sobre qu franjas temporales.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Incluir en la supervisin peridica del rendimiento informacin
sobre en qu medida los objetivos planificados han sido
alcanzados, el riesgo mitigado, las capacidades creadas, los
entregables obtenidos y las metas de rendimiento, conseguidas.
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Identificar desviaciones para:
Control presupuestario entre el real y el presupuesto
Gestin del beneficio de:
Real versus objetivos de inversin en soluciones, probablemente expresados en trminos de ROI,
NPV o tasa interna de retorno (IRR)
Tendencia actual del coste del portafolio de servicios para la mejora de la productividad de la
entrega del servicio
Supervisar, optimizar e informar sobre el
rendimiento del portafolio de inversiones
Actividades
Desarrollar mtricas para medir la contribucin de TI a la empresa,
y establecer objetivos de rendimiento adecuados que reflejen las
metas de capacidad corporativas y de TI.
Utilizar asistencia de expertos externos y de datos de anlisis
comparativos para desarrollar mtricas.
APO05.05
Mantener los portafolios
Mantener los portafolios de programas y proyectos de
inversin, servicios de TI y activos de TI.
Mantener los portafolios
Mantener los portafolios
Actividades
Crear y mantener portafolios de programas de inversiones TI,
servicios TI y activos TI, que constituyan la base del presupuesto
actual de TI y soporten los planes estratgicos y tcticos de TI.
Mantener los portafolios
Actividades
Trabajar con los responsables de entrega del servicio para
mantener los portafolios de servicio y con los responsables de
operaciones y arquitectos para mantener el portafolio de activos.
Apoyar los planes tcticos y estratgicos de TI.
Mantener los portafolios
Actividades
Eliminar los programas del portafolio de inversiones activas
cuando los beneficios corporativos deseados han sido alcanzados
o cuando est claro que los beneficios no sern alcanzados dentro
del criterio de valor establecido para el programa.
APO05.06
Gestionar la consecucin de beneficios.
Supervisar los beneficios de proporcionar y mantener
servicios y capacidades TI apropiadas, basadas en el caso
de negocio acordado actual.
Gestionar la consecucin de beneficios.
Mantener los portafolios
Actividades
Utilizar las mtricas acordadas y realizar seguimiento sobre cmo
los beneficios son obtenidos, cmo evolucionan a lo largo del ciclo
de vida de programas y proyectos, cmo son entregados desde los
servicios TI y cmo resultan al someterlos a un anlisis
comparativo interno y de la industria.
Comunicar los resultados a las partes interesadas
Mantener los portafolios
Actividades
Implementar acciones correctivas cuando los beneficios
alcanzados se desvan significativamente de los esperados.
Actualizar los casos de negocio para las nuevas iniciativas e
implementar procesos de negocio y mejoras del servicio segn se
requiera.
Mantener los portafolios
Actividades
Considerar obtener orientacin de expertos externos, lderes de la
industria y datos de anlisis comparativos para probar y mejorar
las mtricas y los objetivos.
Mantener los portafolios
Los habilitadores de COBIT 5
y la Gestin de Portafolio
Juan Carlos Morales, CISA, CISM, CRISC, CGEIT