Informacin Informacin

Se genera en
Dependencia donde
hay una archivo de
gestin
Dependencia donde
hay una archivo de
gestin
Se llena de
informacin
Que es derivada de los procesos que
lleva a cabo la dependencia los
cuales tienen una vigencia que
oscilan entre 3 y 5 meses
dependiendo del proceso que los
cre, despus de ese periodo se
pueden quedar en el archivo de
gestin un mes mas y luego deben
pasar al archivo central .
os archivos de gestin son
aquellos se consultan
frecuentemente o que est!n
vigentes
Como se debe
guardar esta en un
archivo?
Lo primero es ordenar la informacin de
acuerdo el orden especfico del proceso que la
gener empezando por el primer documento del
proceso hasta el ultimo para ello lo mas
recomendable es llevarlo cronolgicamente,
luego se deben retirar los ganchos y otros
elemento ajenos al documento como grapas,
cintas etc !espu"s de eso se revisa cada hoja
del documento que no tenga corrector y otro
tipo de hendiduras puesto que eso puede
afectar su validez si las tiene debe elaborarse
dicho documento de nuevo
Luego de que todo esto este hecho se procede a
encarpetar los folios y luego se procede a foliar
cada hoja que conforme el e#pediente con l$piz
%n la parte superior derecha en el sentido en
que este impreso el documento, y por ultimo se
ingresa el e#pediente a la serie y subserie a la
que corresponda
"n el archivo central se depositan estos documentos
de forma permanente durante alrededor de unos 5 o
#$ a%os que es lo que la ley estipula para la
reactivacin de proceso si el proceso no se activa
durante este tiempo pasa al archivo histrico y si la
informacin de este proceso no se considera vital
para la empresa, o no aporta nada a la cultura o al
patrimonio cultural de la empresa se procede a
eliminar ba&o la autori'acin del comit de archivo y
de&ando un acta de eliminacin en el archivo donde
e(prese de forma global el contenido del documento,
las fechas de inicio y finali'acin del proceso y por
supuesto la fecha de eliminacin dicha acta debe ser
firmada por todos los miembros del comit de archivo.
"l archivo central es aquel
cuya consulta no es frecuente
pero puede ser solicitado o que
aun esta en vigencia) tambin
pueden entrar documentos de
que son de inters aunque ya
no estn vigentes
"l archivo histrico en este se
almacenan los documentos cuya
informacin no se consulta pero
que son de vital importancia para la
empresa o la cultura por lo cual se
deben preservar. os archivos que
carecen de valor se disponen para
eliminacin con la debida reunin
del comit de archivo y de&ando su
respectiva acta.
Cual es la importancia de hacer todo este
proceso?
%l proceso de transferencia de archivos y
el manejo de los archivos es de vital
importancia para cualquier empresa pues
los documentos que albergan los archivos
los soportes de los procesos que realiza la
empresa por lo cual hay que preservarlos
para esto la ley estipula como deben ser el
manejo de dicha informacin y como se
debe proceder en el manejo de los archivos
la transferencia de archivos es una
herramienta clave para asegurar la
preservacin y fiabilidad de los documento
siempre y cuando se haga con forme lo
dictan los est$ndares impuestos por el
&'( y es de recordar que como la
informacin es tan importante el personal
responsable de los archivos debe tener
unas connotaciones "ticas y de fiabilidad