UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

EMISION
23/01/1996
PAGINA
1 / 4
CODIGO: M-06-62MF
MANUAL DE FUNCIONES
REVISION
26/11/2010
No. REV
1



TITULO DE CARGO: JEFE DE CARTERA
AREA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
REPORTA A: DIRECTOR FINANCIERO
LOCALIZACION: BOGOT


COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION
Profesional en carreras administrativas. Cursos de formacin y actualizacin en procesos
administrativos, especializacin en procesos administrativos.
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organizacin, Iniciativa, Solucin de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
Cuatro (4) aos de experiencia relacionada en su rea.


FUNCIONES:

1. Revisar y controlar el proceso de pagos que realizan los estudiantes por concepto de los diferentes servicios que
brinda la universidad.
2. Controlar y verificar la cartera a favor de la universidad y velar por su recaudo oportuno.
3. Remitir oportunamente a las facultades los listados de los estudiantes a quienes se les aprueba el crdito.
4. Grabar, controlar y revisar el registro sistematizado de los pagos recibidos por diferentes conceptos, para el reporte
oportuno al departamento de contabilidad.
5. Verificar y controlar los intereses de cobros de cartera morosa y reportarlos a la vicerretora administrativa, a la
direccin financiera, a la revisora fiscal y a contabilidad.
6. Controlar el modulo de cartera del sistema financiero de la universidad.
7. Analizar y calificar la cartera de la universidad, a travs de los registros contables de la institucin.
8. Velar por el suministro oportuno de las copias de los actos administrativos que imponen, modificar o revocar
sanciones pecuniarias (multas) a favor de la universidad, por parte de los estudiantes.
9. Expedir mensualmente los estados de cuenta y paz y salvos por conceptos de la cartera.
10. Elaborar mensualmente y tramitar el envo de los estados de cuenta de los crditos otorgados.
11. Expedir, con base en los registros contables, la certificacin sobre el monto de la deduccin de los intereses de
crditos otorgados, en los trminos previstos en los estatutos de la universidad.
12. Informar por escrito a la honorable Consiliatura sobre el estado de la cartera y el avance de los crditos en mora.
13. Coordinar con los departamentos de informtica y sistemas y contabilidad el mantenimiento y actualizaciones de las
aplicaciones sistematizadas en cartera.
14. Elaborar y presentar los informes que sean solicitados por el superior inmediato o autoridad competente, relacionados
con sus funciones.
15. Elaborar anualmente el proyecto de presupuesto para su dependencia y controla la ejecucin pasiva del mismo.
16. Realizar la autoevaluacin de la dependencia, identificar las reas crticas y elaborar el plan de mejoramiento, segn
las directrices trazadas por el comit central de autoevaluacin institucional.
17. Rendir informes semestrales al inmediato superior o sobre la ejecucin del plan de desarrollo de la dependencia,
sealando los logros en los indicadores de proceso y de resultado, segn sea el caso, en los formatos que para el
efecto se expidan.
18. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual har parte del informe institucional
que el rector debe rendir anualmente al honorable plenum.
19. Las dems funciones que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el rector.





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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Supervisin sobre personas Directa
Registro e informes Directa por los que porta y elabora
Dinero y/o ttulo valor Directa (cheques, pagares, consignaciones)
Equipo, maquinaria y material N/A
Coordinacin interna y externa Directa (con toda la comunidad universitaria)
Indirecta (bancos, Icetex, entidades financieras)


ELABORO



REVISO APROBO
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:

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1



TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE CARTERA
AREA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
REPORTA A: JEFE DE CARTERA
LOCALIZACION: BOGOT

COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION
Bachillerato Acadmico. Cursos de formacin y actualizacin en procesos
administrativos.
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organizacin, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
Dos (2) aos de experiencia relacionada en el cargo

FUNCIONES:

1. Atencin Ventanilla (servicio al cliente), elaboracin paz y salvos, certificados, constancias, legalizacin matriculas,
descargo y, recibo correspondencia, otros.
2. Grabar las matriculas de las especializaciones y los pregrados.
3. Grabar los pagares y libranzas del manual (idioma, cursos, diplomados y seminarios).
4. Cargar y descargar los supletorios, habilitaciones, validaciones, seminarios y exmenes preparatorios, descuentos,
becas Sena y UGC, devoluciones y reintegros.
5. Revisar los archivos y las consignaciones de cheques posfechados.
6. Grabar los cheques devueltos y sanciones.
7. Elaborar y enviar las cartas realizadas a los cheques devueltos.
8. Verificar y corregir los recibos y las tiras bancarias diarias.
9. Elaborar y corregir los cuadros del banco.
10. Revisar y corregir las interfaces de cartera caja terceros diariamente.
11. Revisar, corregir y elaborar las tapas y movimientos diarios de cartera, para entregar a contabilidad.
12. Elaborar los informes de pregrado, postgrado y terceros.
13. Elaborar los informes de la Aseguradora Solidaria.
14. Verificar, diligenciar y entregar los paz y salvos de pregrados, postgrados y terceros a cartera para su respectiva
firma.
15. Entregar las interfaces diarias y mensuales de cartera caja terceros a contabilidad.
16. Crear las modalidades, cdigos de cargos, descargo, descuentos y devoluciones de cartera postgrados postgrados
y terceros.
17. Gestionar los trmites respectivos de la modalidad de crdito ICETEX
18. Las dems que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relacin con la naturaleza del cargo.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Supervisin sobre personas N/A
Registro e informes Directa por los que porta
Dinero y/o ttulo valor Directa
Equipo, maquinaria y material Directa
Coordinacin interna y externa Directa (con todos los procesos y aspirantes)

ELABORO



REVISO APROBO
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CARGO: CARGO: CARGO:

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CODIGO: M-06-62MF
MANUAL DE FUNCIONES
REVISION
26/11/2010
No. REV
1



TITULO DE CARGO: SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
AREA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
REPORTA A: JEFE DE CARTERA
LOCALIZACION: BOGOT

COMPETENCIA

EDUCACION FORMACION
Bachillerato Acadmico. Cursos de formacin y actualizacin en procesos
administrativos.
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organizacin, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
Dos (2) aos de experiencia relacionada en el cargo

FUNCIONES:

1. Elaborar las comunicaciones internas y externas a solicitud del jefe inmediato.
2. Brindar atencin telefnica de la dependencia.
3. Realizar las acciones necesarias para la generacin de rdenes de pago de matrcula de aspirantes nuevos a ingresar a
pregrado.
4. Realizar y recibir los pedidos de papelera para el departamento.
5. Elaborar y revisar el inventario de los elementos de la dependencia.
6. Enviar de las consignaciones de las inscripciones al departamento de contabilidad y tramitar las solicitudes de
devoluciones de dinero por concepto de matrculas.
7. Las dems que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Supervisin sobre personas Directa
Registro e informes Directa
Dinero y/o ttulo valor Directa
Equipo, maquinaria y material Directa
Coordinacin interna y externa Directa (con todos los procesos y aspirantes)


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REVISO APROBO
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CARGO: CARGO: CARGO: