Procesos de Nmina

1.- La Nmina de Pago

Para efectos de la contabilidad, nmina de pago es un listado del personal de la empresa
donde se relacionan todas las percepciones salariales y deducciones que la empresa hace a cada
miembro de su personal en cierta unidad de tiempo: semanal, quincenal o mensual, con base en
principios administrativos preestablecidos, convenios contractuales y aspectos legales que regulan
las relaciones laborales, as como las contribuciones fiscales y la seguridad laboral.
La nmina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de traba!o, en
relacin al servicio que deba prestarse y a la remuneracin, los cuales se regir"n por las siguientes
normas:
a. #l traba!ador estar" obligado a desempe$ar los servicios que sean compatibles con sus
fuer%as, aptitudes, estado o condicin, y que sean del mismo g&nero de los que formen el
ob!eto de la actividad a que se dedique el patrono' y
b. La remuneracin deber" ser adecuada a la naturale%a y magnitud de los servicios y no podr"
ser inferior al salario mnimo ni a la que se le pague por traba!os de igual naturale%a en la
regin y en la propia empresa.
(.- )efinicin: La N*+,N- es el registro financiero que una empresa reali%a sobre los salarios de
sus empleados, bonificaciones y deducciones. #n la contabilidad, el t&rmino nmina indica la cantidad
pagada a los empleados por el traba!o que han hecho en la empresa durante un perodo determinado
de tiempo, normalmente mensual o trimestral. La N*+,N- es muy importante en la contabilidad
financiera de una empresa por varias ra%ones.
..- /b!etivo: La nmina es vital en una empresa dado que &stas y los impuestos derivados de las
mismas afectan significativamente el ingreso neto de la mayora de las organi%aciones. 0ambi&n son
a menudo ob!eto de numerosas leyes y reglamentos.
1.- Propsitos /rgani%acionales:
#l fin que se persigue con la elaboracin de la nomina de pago es asegurar que la empresa
calcule y cancele los salarios correctamente, as como preparar los registros contables conforme a la
Ley.
2 Permite determinar el importe neto de los sueldos y salarios que debe cancelar a su personal
el da de pago.
2 3onstituye el documento fuente para registrar los gastos asociados con los salarios en cada
perodo predeterminado.
2 4acilita el calculo de las aportaciones patronales conforme a las regulaciones legales de
seguridad social.
2 Permite calcular las obligaciones 5pasivos6 de la empresa con el #stado y los institutos de
seguridad social, por efectos de las retenciones que la misma hace a sus traba!adores y de
sus propios aportes patronales, como consecuencia de la aplicacin de la normativa legal
vigente.
#n una empresa muy peque$a, el propio due$o puede calcular y elaborar la nmina. Pero en
la mayora de las empresas, la elaboracin de la nmina de pago es encomendada a empleados de
oficina capacitados para tal efecto. #stos empleados deberan tener conocimiento y habilidades para
hacer c"lculos elementales de aritm&tica, as como para el mane!o pr"ctico de la normativa legal que
regula tanto las relaciones laborales como las contribuciones fiscales y de seguridad social.
7.- Normativa legal: 8e fundamenta en las siguientes leyes:
2 La 39:;
2 Ley /rg"nica del 0raba!o, de los 0raba!adores y 0raba!adoras.
2 Ley del 8eguridad 8ocial.
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Ley del 9&gimen Prestacional de #mpleo
4ondo de -horro /bligatorio para la ;ivienda.
Ley del ,N3#8.
Ley )el ,mpuesto 8obre la 9enta.
<.- La Nmina puede ser:
2 Nmina +anual: 8e elabora por c"lculos enteramente manuales, usadas en empresas
peque$as o de mediana capacidad.
2 Nmina -utomati%ada: 8e elabora a trav&s de un sistema de informacin, el cual
permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular autom"ticamente, tanto
los aportes como los descuentos efectuados en el perodo a pagar. - trav&s de:
= 4ormularios de entrada y codificacin.
2 9eportes del sistema.
2 /peracin del sistema.
2 -rchivos del sistema.
>.- 3lasificacin de la nmina:
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8eg@n la 4orma de Pago:
8emanal: Para obreros o personal de nmina diaria, cuyo lapso de pago est" establecido en
ese tiempo.
Auincenal: Para empleados cuyo lapso de pago est" establecido en ese tiempo.
8eg@n el 0ipo de Personal
Nmina #!ecutiva o +ayorB Cerencia: Para directivos y alta gerencia. 5Nmina confidencial6.
Nmina de #mpleados: Para el resto del personal empleado.
Nmina de /breros: Para personal operativo' a su ve% puede ser dividida, para efectos de
costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento. ?
D.- #lementos necesarios para reali%ar la Nmina:
2
9evisar los registros de control de asistencia y horas de traba!o:
E 8istemas :iom&tricos, 3digo de :arras en los carnet
E Libros de asistencia
;erificar la totalidad del personal, nuevos ingresos, despidos, ascensos, vacaciones,
permisos, reposos,defunciones 5:ase de datos de 0alento Fumano, 8istema de ,nformacin6.
#stipular salarios, seg@n la Ley /rg"nica del traba!o: 5#l salario se podr" estipular por unidad
de tiempo, por unidad de obra, por pie%a o a desta!o, por tarea y por comisin. La forma de
c"lculo del salario no afecta la naturale%a de la relacin de traba!o, sea esta a tiempo
indeterminado o determinado. 5-rtculo 11( Ley /rg"nica del traba!o6.
8ueldo o 8alario :"sico, corresponde al pago mensual mnimo que se tiene que reali%ar
para un traba!ador dentro de la categora en la que est" incluido.
;erificar las asignaciones' por e!emplo, :ono nocturno, se considera !ornada nocturna la
que va de las > de la noche a las 7 de la ma$ana siguiente. 5art. 1>..( L/06. La !ornada
nocturna ser" pagada con un treinta por ciento 5.GH6 de recargo, por lo menos, sobre el
salario convenido para la !ornada diurna. Para el c"lculo de lo que corresponda al traba!ador o
traba!adora por causa del traba!o nocturno, se tomar" como base el salario normal devengado
durante la !ornada respectiva. 5-rtculo 11> Ley /rg"nica del traba!o6.
;acaciones, 3uando el traba!ador o la traba!adora cumpla un a$o de traba!o ininterrumpido
para un patrono o una patrona, disfrutar" de un perodo de vacaciones remuneradas de
quince das h"biles. Los a$os sucesivos tendr" derecho adem"s a un da adicional
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remunerado por cada a$o de servicio, hasta un m"?imo de quince das h"biles. 5-rtculo 1IG
Ley /rg"nica del traba!o6. #n total, serian .G das h"biles de disfrute de vacaciones a los
traba!adores que lleven m"s de 17 a$os en una empresa.
2
:ono ;acacional, Los patronos y las patronas pagar"n al traba!ador o a la traba!adora en la
oportunidad de sus vacaciones, adem"s del salario correspondiente, una bonificacin especial
para su disfrute equivalente a un mnimo de quince das de salario normal m"s un da por
cada a$o de servicios hasta un total de treinta das de salario normal. #ste bono vacacional
tiene car"cter salarial. 5-rtculo 1I( Ley /rg"nica del traba!o6.
Jtilidades o -guinaldo de Navidad, hay que darla a los primeros das del mes de diciembre
de cada a$o y son treinta 5.G6 das de salario. La obligacin es para todos los patronos,
incluidas las entidades de traba!o sin fines de lucro, es decir las creadas con otros fines, como
un club, un museo o una /NC dedicada a labores filantrpicas, etc. 3omo lo se$ala el artculo
11G de la L/0. Las entidades de traba!o tienen la obligacin de distribuir entre todos los
traba!adores y traba!adoras, por lo menos, el quince por ciento 517H6 de las ganancias que
hubieran obtenido al final de su e!ercicio anual, con un tope mnimo de pago a los traba!adores
de un mes de salario y un m"?imo de cuatro meses.
;erificar las deducciones, se destina a suministrar informacin relacionada con todas las
retenciones que la empresa hace al traba!ador en el pago correspondiente, tanto por mandato
legal como voluntariamente. #stas son:
9etenciones legales 5obligatorias6: 8on aquellas que escapan a la voluntad del
traba!ador, y por ser a!ustadas a la norma legal, &ste se ve obligado a cumplir con ellas. 8on
deducciones impuestas:
(.- 9a%ones de inter&s familiar: 8on las deducciones contempladas en la L/PN- y el
-rt. 1(7 L./.0, que se refieren a las pensiones alimentarias o de sostenimiento para los hi!os
menores del traba!ador, estipuladas en los t&rminos que dicte el !ue% de la causa.
1.- 3ontribuciones 8ociales: 3omo su nombre lo indica son pagos de car"cter obligatorio
5ba!o las condiciones que establecen las respectivas leyes6 que le es deducido al traba!ador
de sus ingresos normales, para el sostenimiento de una serie de KserviciosL que le brinda el
#stado. 0ales contribuciones est"n conceptuadas en:
E 8eguro 8ocial /bligatorio 58.8./.6: Para cubrir la asistencia m&dica del traba!ador y su
grupo familiar, as como las pensiones de ve!e%, invalide%, y sobrevivencia de familiares.La
Ley del 8eguro 8ocial estipula en su artculo <> que la parte de coti%acin que
corresponde al traba!ador es de 1H 5o (H si es r&gimen parcial6 del salario devengado por
el mismo, calculado con base al n@mero de lunes que tiene un mes.
E 8eguro de Paro 4or%oso 5Ley del 9&gimen Prestacional de #mpleo6: Para cubrir las
contingencias por la p&rdida involuntaria del empleo, en los casos y modalidades que
se$ale la Ley. La Ley del 9&gimen Prestacional de #mpleo en el artculo 1< se$ala que la
coti%acin al 9&gimen Prestacional de #mpleo ser" del dos coma cincuenta por ciento
5(,7GH6 del salario normal devengado por el traba!ador, traba!adora o aprendi% en el mes
inmediatamente anterior a aquel en que se caus, correspondi&ndole al empleador o
empleadora el pago del ochenta por ciento 5DGH6, de la misma, y al traba!ador o
traba!adora el pago del veinte por ciento 5(GH6 restante.
E 4ondo de -horro /bligatorio de ;ivienda 54-/;6: 3onsiste en una deduccin al
traba!ador para promover el ahorro individual, y financiar los planes de desarrollo
habitacional, que le proporcionen una vivienda propia. #l artculo 1>( de la Ley del
9&gimen Prestacional de ;ivienda y F"bitat, se$ala que el aporte mensual en la cuenta de
cada traba!ador equivale al tres por ciento 5.H6 del ingreso total mensual
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I.- 3asos pr"cticos de nmina:
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3"lculo del bono nocturno' #l vigilante de da gana :s. 1.GGG. #l vigilante de noche deber"
ganar un .GH mas, es decir, :s. 1.GGG ? .GH M :s. 7.(GG.
Por e!emplo: si la utilidad del a$o fue de un milln de bolvares, se repartir" entre el personal
:s 17G.GGG como mnimo y cada traba!ador recibir" su parte en proporcin a su salario,
siempre que no e?ceda de cuatro salarios mensuales ni sea menor a un mes de salario.
3"lculo de 8eguro 8ocial, Por e!emplo, si una persona devenga :s. 4 .7GG,GG, en el mes de
enero de (G11, hay 7( semanas laborales en el a$o y la retencin del 88/ est" establecida
en 1H el c"lculo sera as: 5.7GG,GG ? 1( B 7(6 M DG>,<I 5? 1H6 M .(,.1 5? 1 lunes del mes6 M
1(I,(.. #n este e!emplo se le debe descontar :s. 4 1(I,(. en el mes de enero al traba!ador.
4ormula: 8alario normal ? 1( mesesB 7( semanas laborales del a$o6 ? 5retencin 1H del 88/
? NN de lunes del mes
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1G.- )escripcin del proceso administrativo y contable:
procesos de nmina
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Procesamiento y pago de las nminas
3umplimiento de los deberes formales relacionados con las nminas
Proceso de las retenciones y los aportes patronales
3"lculo de las prestaciones sociales
Procesamiento de los datos para los registros contables 5libros6 relacionados con la nmina y
acumulaciones de pasivos del personal
Procesamiento de los aportes de empleados y patrono a la 3a!a de -horros
3"lculo de las utilidades del personal.
11.- -sientos #st"ndar:
3oncepto
- 1 - 5en caso de pago en efectivo6
3a!a
:anco
Para registrar pago de nmina del mes ??? del a$o (G??.
-( -
8ueldos y 8alarios
9etencin 88/ por Pagar
9etencin 4-/; por Pagar
9etencin ,8L9 por Pagar
3a!a o :anco
Para registrar pago de nmina del mes ??? del a$o (G?? y las
retenciones al traba!ador.
8ueldos y 8alarios
-partado :ono ;acacional B ;acaciones
-partado Jtilidades
-partado Prestaciones 8ociales
Para registrar los pasivos laborales correspondiente a la nmina
del mes ??? del a$o (G??.
)ebe
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Faber
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1(.- #l 3ontrol interno
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8egregacin de funciones, con relacin a registro de tiempo, preparacin, aprobacin,
revisin, pago y registro contable de remuneraciones al personal.
3onciliacin mensual de la cuenta banco de la nmina
9ecibos de pago para cada empleado
9otacin de personal que elabora la nmina peridicamente
9evisin de la nmina por el contador antes de enviarla al banco
-uditora del sistema de informacin nmina mensuales
-uditoras de personal 5Nmina fsica contra registros inform"ticos6
-uditora ,nterna
)efinicin: 9evisando varios autores, coinciden, en lo siguiente: #s una evaluacin sistem"tica y
puntual de como se est"n e!ecutando los procedimientos medulares y los pertinentes en una
organi%acin, reali%ando un cote!o con las normas, polticas y procedimientos establecidos en la
empresa. Las "reas de auditora deben ser independientes de todas las dem"s en la empresa y
reportar a los niveles estrat&gicos los resultados.
/b!etivos:
2;erificacin de cumplimiento de procedimientos administrativos y contables
2#valuacin de cargos y funciones de personal
2)eteccin de caos laboral
2Proponer me!ores pr"cticas
2y otros seg@n el tipo de auditoria aplicada
0ipos:
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-uditorias -dministrativas: )eteccin de fallas administrativas
-uditorias contables: #valuacin de planes de cuentas, libros contables, estados financieros...
-uditorias de 8istemas: 9astreo de operaciones inform"ticas...
-uditorias 4orenses: :@squeda de evidencias en casos de fraudes empresariales.....
-uditorias -mbientales ;erifica las normas y polticas ambientales de la empresa con respecto
a las normativas establecidas.
4unciones de la /ficina de -uditora ,nterna:
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;erificar, inspeccionar, e?aminar, investigar la rectitud en las operaciones diarias y el
cumplimiento de planes, acciones y ob!etivos en las empresas.
#n el caso de la administracin p@blica, e!ercer las potestades de investigacin establecidas
en la Ley /rg"nica de la 3ontralora Ceneral de la 9ep@blica y del 8istema Nacional de
3ontrol 4iscal.
#laborar informes t&cnicos donde se indiquen las irregularidades y los responsables
)ar f& p@bli para de los hechos encontrados
-sesora sobre nuevos procedimientos de control interno
-diestramiento en materia de auditora interna
;ene%uela: 8istema Nacional de 3ontrol 4iscal #s un sistema conformado por un con!unto de
rganos, estructuras, recursos y procesos que, integrados ba!o la rectoria de la 3ontrolara Ceneral
de la 9ep@blica, interact@an coordinadamente a fin de lograr la unidad de direccin de los sistemas y
procedimientos de control que coadyuven al logro de los ob!etivos generales de los distintos entes y
organismos del sector p@blico, as como tambi&n al buen funcionamiento de la -dministracin
P@blica.
8JN-,: 8uperintendencia Nacional de -uditoria ,nterna, rgano dependiente de la ;icepresidencia
de la 9ep@blica
8istema Nacional de 3ontrol 4iscal ente 9ector e ,ntegrantes