Taller Arqueo Caja Menor Fernanda

TO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS.
PROYECTO
Ejecucin de procesos contables con la aplicacin de tcnicas y normatividad vigente
para las MIPYMES DE SANTANDER
Taller

Fecha:

1. En fecha mayo 31 de 2.014La Servimarfil (R.C.), decide crear el Fondo Fijo de Caja menor por valor de
$3.500.000 girando para ello del Banco Davivienda cuenta 94725677 cheque N 412978. Su reembolso
se har cuando se agote en aproximadamente un 80 %.

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1105 CAJA 3.500.000
110510 Cajas menores 3.500.000
1110 BANCOS 3.500.000
111005 Moneda nacional
11100501 Banco Davivienda 3.500.000
Sumas iguales 3.500.000 3.500.000

PROYECTO
Taller

Fecha:

NOTA : Se designa como encargado(a) del Fondo Fijo a Juliana Snchez Tolosa, quien ocupa el cargo de
Auxiliar de tesorera y se determina como poltica pagos mximos por cuantas de $ 300.000 y autorizados
con el visto bueno del jefe inmediato, se le entrega un talonario de recibos de caja menor relacionados del
001 al 100, estos deben estar debidamente soportados y firmados, sin enmendadura

2. Se designa como encargado(a) del Fondo Fijo a Juliana Snchez Tolosa, quien ocupa
el cargo de Auxiliar de tesorera y se determina como poltica pagos mximos por
cuantas de $ 300.000 y autorizados con el visto bueno del jefe inmediato, se le
entrega un talonario de recibos de caja menor relacionados del 001 al 100, estos
deben estar debidamente soportados y firmados, sin enmendaduras.

PROYECTO
Taller

Fecha:

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
DIRECCION: CRA 27 # 34-56
TEL: 6578943
SERVIMARFILSA@HOTMAIL.COM

SERVIMARFIL S.A

ACTA DE CONSTITUCION
FONDO FIJO DE CAJA MENOR

En la fecha se constituye el fondo de Caja Menor por el valor equivalente a $ 3.500.000 (valor en letras) tres millones quinientos
mil pesos m/cte. Destinado para gastos de montos menores y de propiedad para el correcto manejo y funcionamiento de las
actividades. Estar bajo la responsabilidad de: JULIANA SANCHEZ LOPEZ, Funcionario(a) del departamento de contabilidad y
que ocupa el cargo de AUXILIAR DE TESORERIA quien declara haber recibido el cheque No. 412978 del Banco DAVIVIENDA por
la suma de $3.500.000 (valor en letras) Tres millones quinientos mil pesos m/cte y se le entrega talonario de recibos de caja
menor del 001 al 100.
As como el Reglamento de Caja Menor se estipula como poltica de pagos mximos por cuantas de $300.000 y se har
reembolso cuando se haya gastado hasta el 80% del valor ya dicho.
Declara lo siguiente:
Me comprometo a dar un buen manejo a la caja menor, as como a salvaguardar la utilizacin de los recursos asignados.
Teniendo en cuenta que est bajo mi responsabilidad la adecuada consecucin y control de la misma a travs de soportes
fidedignos.
En constancia se firma en Bucaramanga a los 31 das del mes de mayo de 2014

ENTREGA RECIBE

Mara Camila Seplveda Juliana Snchez Lpez
Gerente Auxiliar de tesorera
37.765.785 de Bucaramanga 53.543.564 de Bucaramanga

PROYECTO
Taller

Fecha:

3. El 3 de junio se cancela con el recibo Nro. 001 por concepto de reemplazo de
mensajera a Pedro Ortiz R.S. por valor de $ 160.000, para lo cual entrega una cuenta
de cobro.

5195 DI VERSOS 160.000
519595 Otros 160.000
5115 Impuestos 3.840
511570 iva teorico 3.840
2365 RETEFUENTE 9.600
236525 servicios 9.600
2367 reteiva 3.840
236701 Iva terico 3.840
1150 CAJA 150.400
110510 Caja menor 150.400
SUMAS IGUALES 163.840 163.840

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943
SERVIMARFILSA-HOTMAIL.COM

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

Ciudad Bucaramanga 03 Da 06 Mes 2012Ao No.01
Pagado a PEDRO ORTIZ $150.400
Concepto Remplazo de mensajera

Valor (en letra)CIENTO CINCUENTA MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE

Cdigo Firma de recibido
Pedro Ortiz
Aprobado
JUAN DAVID
CC NIT No.1098.745.420

x

PROYECTO
Taller

Fecha:

SERVIMARFIL S.A
NIT: 907-505-213-5

DEBE A:

Pedro Ortiz
C.C.1.102.745.420 DE SANTA MARTA

LA SUMA DE: $160.000

(VALOR EN LETRAS)(VALOR EN NMERO)
Ciento sesenta mil pesos M/CTE

Por concepto de: (Remplazo de mensajera) en el marco del convenio No 746 de Fecha 01 de Junio
del 2012. Pedro Ortiz pertenece a Rgimen Simplificado.

En Bucaramanga, a los 06 das del mes de Junio de 2014.

Firma:
Pedro Ortiz
C.C 1102.745.420
Direccin: CRA 18 #30
Telfono: 6731872

PROYECTO
Taller

Fecha:

4. Se pagan artculos de aseo con el recibo Nro.002 a la empresa Todo Aseo al
daLtda.Por valor de $140.000, el 5 de junio de 2.012, segn factura 1527 del 4 de
junio/2014

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

Ciudad Bucaramanga 04Da 06 Mes 2014
Ao
No.02
Pagado a EMPRESA TODO ASEO AL DIA LTDA $ 140.000
Concepto PAGO DE ARTICULOS DE ASEO

Valor (en letra)CIENTO CUARENTA MIL PESOS M/CTE

EMPRESA TODO ASEO AL DIA
Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No.800.980.765

5195 DIVERSO 120.690
519595 Otros 120.690
5115 IMPUESTOS 19.310
511570 IVA
DESCONTABLE
19.310
1105 CAJA 140.000
110510 Caja menor 140.000

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

TODO ASEO AL DIA LTDA.
Nit: 890.301.145-2
Direccin: Cra 14#19-2
Tel: 6731872
Bucaramanga
FACTURA DE VENTA
Numero: 1527
VENDIDO A: SERVIMARFIL S.A
NIT: 900-567-234-6
DIRECCIN: CRA 27 # 34-56
Bucaramanga
CIUDAD Y FECHA: BUCARAMANGA, 05 DE JUNIO DE 2012
FORMA DE PAGO: CONTADO: X
CRDITO:
CANT. REF. DESCRIPCIN DE LA MERCANCA V/R UNIDAD V/R TOTAL
ARTICULOS DE ASEO $140.000

VALOR DE LA MERCANCA $120.690

IVA 16%:

$ 19.310

VALOR EN LETRAS Ciento cuarenta mil pesos mc
$ 140.000

5. el da 5 de junio para organizar la fiesta cumpleaos de los empleados, se cancelan
refrigerios a la empresa Flautas Ltda. Por valor de $133.366, nos entregan factura
de servicios Nro. 2546 del 5 de junio de 42.01. Recibo de caja menor 003.

5135 SERVICIOS 133.366
513595 Otros 133.366

PROYECTO
Taller

Fecha:

511595 OTROS 10.669
236525 Servicios 5.335
1105 CAJA 138.700
110510 Caja menor 138.700

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

Ciudad Bucaramanga 05Da 06Mes 2014Ao No.003
Pagado a: Flautas Ltda. 138.700
Concepto Pago de refrigerios para fiesta de cumpleaos de empleados
Valor (en letra) CIENTO TREINTA Y OCHO MIL SETECIENTO PESOS
M/CTE

Cdigo 12 Firma de recibido
FLAUTAS LTDA.
Aprobado
Juliana Snchez
CC NIT No.921.605.904 -5

FLAUTAS LTDA.
X

PROYECTO
Taller

Fecha:

Nit: 921.605.904 -5
Direccin: Cra 14 #12-04
Tel: 6 66 30 20
FACTURA DE VENTA
Numero: 2546
VENDIDO A: SERVIMARFIL S.A
NIT: 900-567-234-6
DIRECCIN: CRA 27 # 34-56
Bucaramanga
CIUDAD Y FECHA: BUCARAMANGA, 5 DE JUNIO DE 2014
FORMA DE PAGO: CONTADO: X
CRDITO: NO
CANT. REF. DESCRIPCIN DE LA MERCANCA V/R UNIDAD V/R TOTAL
Xxx01 REFRIGERIOS 133.366
VALOR DE LA MERCANCA 133.366
CIENTO CUARENTA Y CUATRO MIL TREINTA Y CINCO PESOS M/ CTE IVA 16%
TOTAL:
10.669
144.035

6. Se le paga a la seora Mara Lpez $ 185.600 por concepto de Servicios de aseo prestados al
rea de ventas el da 6 de junio, pero no se visa la autorizacin por el Jefe inmediato, recibo
de caja menor 004, pero fue anulado y realizo el siguiente en el talonario.

523505 Aseo y vigilancia 185.600
5215 Impuestos 4.454
521570 Iva teorico 4.454
RETEFUENTE 11.136
SERVICIO 11.136
2367 RETEIVA 4.454
236702 REGIMEN SIMPLIFICADO 4.454
1105 CAJA 174.464
110510 Caja menor 174.464

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

PROYECTO
Taller

Fecha:

Ciudad Bucaramanga 06 Da 06 Mes 2014
Ao
No.04
Pagado a MARIA LOPEZ $185.600
Concepto servicio de aseo prestados a la rea de venta
ANULADO

Valor (en letra)CIENTO OCHENTA Y CINCO MIL SEICIENTOS PESOS
M/CTE

MARIA LOPEZ
Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No. 100.345.678

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

Ciudad Bucaramanga 06 Da 06 Mes 2014 Ao No.05
Pagado a MARIA LOPEZ $185.600

Valor (en letra)CIENTO OCHENTA Y CINCO MIL SEICIENTOS PESOS M/CTE

MARIA LOPEZ
Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No. 100.345.678

Cuenta de Cobro
SERVIMARFIL S.A
NIT: 900-567-234-6

X
X

PROYECTO
Taller

Fecha:

DEBE A:

Mara Lpez
C.C. 32.334.567 DE BUCARAMANGA

LA SUMA DE: $185.600

(VALOR EN LETRAS)(VALOR EN NMERO)
Ciento ochenta y cinco mil seiscientos pesos M/CTE

Por concepto de: (Servicio de aseo) en el marco del convenio No 743 de Fecha 06 de Junio del 2014. Mara Lpez
pertenece a Rgimen Simplificado.

En Bucaramanga, a los 06 das del mes de Junio de 2014.

Firma:
MARIA LOPEZ
C.C:32.334.567
Direccin: CL 146 # 44-22
Telfono: 6764302

7. El 9 de junio se le entrega al seor Rafael Rojas mensajero de la empresa la suma de
$190.000 para pagar servicio de agua por valor de $185.700, pero a la fecha junio 9
no ha legalizado el pago del recibo de caja menor 006

513525 Acueducto y alcantarillado 190.000
1105 CAJA 190.000
110510 Caja menor 190.000

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

PROYECTO
Taller

Fecha:

Pagado a RAFAEL ROJAS $190.000
Anulado

Valor (en letra)CIENTO NOVENM/CTETA MIL PESOS M/ CTE

RAFAEL ROJAS
Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No.89.900.451

8. En junio 10 de 2.012, se cancela servicio de telefona celular por valor de $ 85.000
con el recibo de caja menor007. Sin el visto bueno del jefe inmediato.

513535 Telfono 85.000
511570 IVA DESCONTABLE 13.600
511595 IMPUESTO AL CONSUMO 3.400
1110 CAJA 102.000
110510 Caja menor 102.000

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor

Ciudad: Bucaramanga Da10 Mes06 Ao2012 No.007
Pagado a: CLARO $102.000
Concepto: Pago de telefona celular

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

Valor (en letra): CIENTO DOS MIL PESOS M/CTE

CLARO
Aprobado
Juliana Snchez Tolosa
CC NIT No.900.345.678-9

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

9. El 10 de junio, con el recibo Nro. 009 se cancela fotocopias a la papelera el triunfo
por valor de $ 190.000.
Hay novedad porque se pas del N 7 al N 9 sin hacer el N8

5195 DIVERSOS 163.793
519530 tiles ,papelera y fotocopias 163.793
511570 DESCONTABLE 26.207
1105 CAJA 183.448
110510 Caja menor 183.448

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor

Ciudad: Bucaramanga Da10 Mes06 Ao2014 No.009
Pagado a: PAPELERIA EL TRIUNFO $190.000
Concepto: Pago de fotocopias

Valor (en letra): Ciento noventa mil pesos M/CTE

PAPELERIA EL TRINFO
Aprobado
CC NIT No.900.567.891-6

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

PROYECTO
Taller

Fecha:

10. Con el recibo Nro. 010 se compra mercancas segn factura Nro. 456700 del 11 de
junio por valor de $ _150.000 a la empresa La revistica Ltda. R.C.

1435 DE MERCANCIAS 129.310
143524 Venta de productos textiles y calzado 129.310
2408 IVA X PAGAR 20.690
240810 IVA descontable 20.690
1105 CAJA 150.000
110510 Caja menor 150.000

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

Pagado a LA REVISTA LTDA $ 150.000
Concepto COMPRA DE MERCANCIA

Valor (en letra)CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE

LA REVISTICA LTDA Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No. 800.462.385 2

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

11. En junio 13 con el recibo Nro. 011, paga comisin de venta por valor de $187.500 a
Jorge Prez vendedor de la empresa.

5195 Gasto diversos 187.500
519505 Comisiones 187.500
2408 IVA 4.500
240820 IVA terico 4.500
2365 Rete fuente 11.250
236525 Servicios 11.250
2367 Reteiva 4.500
236702 Rgimen simplicado 4.500
1105 Caja 176.250
110510 Caja menor 176.250

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

RECIBO DE
RECIBO DE CAJA
011
20-02 x 100

$176.250
LA REVISTICA
LTDA
Nit: 890.775.234 -2
Direccin: Cra 33# 21-09
Tel: 6 45 33 55
FACTURA DE VENTA No.
456700
Vendido a: SERVIMARFIL S.A CIUDAD Y FECHA: B/MANGA, 11 - JUNIO -14
DIRECCIN DEL DOMICILIO: CRA 27 # 34-56
CONCEPTO DE: Compra de mercancas

IVA 16%
VALOR TOTAL
$129 .310
$ 20.690
150.000
Recibido por: Silvia Juliana Vargas Vargas

PROYECTO
Taller

Fecha:

Pagado a Jorge Prez
Concepto Pago de comisiones

Valor (en letra) CIENTO SETENTA Y SEIS MIL DOCIENTOS CINCUENTA
PESOS M/CTE

Jorge Prez
Aprobado
CC NIT No. 37 548.329

12. En junio 13 se cancelan viticos a la analista Contable por desplazamiento a la ciudad
de Barranca por valor de $_78.000__ segn Recibo N12

5155 Gastos de viajes 78.000
515520 Pasajes terrestre 78.000
1105 CAJA 78.000
110510 Caja menor 78.000

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

RECIBO DE
RECIBO DE CAJA
012
20-02 x 100

$78.000
Pagado a Rocio Arias
Concepto Pago de viticos por desplazamiento a Barranca

X

PROYECTO
Taller

Fecha:

Valor (en letra) Setenta y ocho mil pesos M/CTE

Mara Paula Arias
Aprobado
CC NIT No. 37 863.005

13. En junio 13 se legalizo el pago del Recibo de Caja menor N 006

513525 Acueducto y alcantarillado 185.700
1105 CAJA 185.700
110510 Caja menor 185.700

SERVIMARFIL LTDA
NIT: 900-567-234-6
TEL: 6578943

Recibo de
Caja Menor
20-02 x 100

X
78.000
13/06/ 2014
1

PROYECTO
Taller

Fecha:

Pagado a JORGE PEREZ $185.700
Concepto PAGO DE RESIVO DE AGUA

Valor (en letra)CIENTO OCHENTA Y CINCO MIL SETECENTO PESOS M/CTE

JORE PEREZ Aprobado
ANDREA CAROLINA
CC NIT No.98.878.345

Se encontraron unas irregularidades como:
En el recibo de caja 008 no aparece legalizado y no esta anulado, est en blanco por falta de atencin
se salt el consecutivo.
El recibo de caja 007 no tiene la firma del autorizante
El 9 de junio el seor Rafael no se acerc a legalizar el pago de alcantarillado que estaba en el recibo
de caja 006, lo legalizo hasta en da 13 de junio del 2014 en horas de la tarde.
X

PROYECTO
Taller

Fecha:

Al efectuarse el arqueo se encontr:

En Efectivo $ 2.003.350, $ 2.003.350, representado en:

Billetes de $ 50.000---20----1.000.000 Monedas de $ 500---4----2.000
Billetes de $ 20.000---35------700.000 Monedas de $ 200---1------200
Billetes de $ 10.000---20------200.000 Monedas de $ 100---1------100
Billetes de $ 5.000---15--------75.000 Monedas de $ 50---1--------50
Billetes de $ 2.000---12--------24.000
Billetes de $ 1.000-----2---------2.000

Se pide:

Efectuar el arqueo de Caja menor en calidad de Tesoreros

MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE CAJA

NOMBRE CAJERO SILVIA JULIANA VARGAS

FECHA Y HORA DE REALIZACIN 15 DE JUNIO A LAS 5:03 PM

SALDO SEGN LIBRO DE CAJA 00234

EFECTIVO UNIDADES TOTAL

Billetes 50.000 20 1.000.000

Billetes 20.000 35 700.000

Billetes 10.000 20 200.000

Billetes 5.000 15 75.000

Billetes 2.000 12 24.000

Billetes 1.000 2 2.000

PROYECTO
Taller

Fecha:

SUBTOTAL BILLETES $2.001.000

Monedas 500 4 2.000

Monedas 200 1 200

Monedas 100 1 100

Monedas 50 1 50

SUBTOTAL MONEDAS $2.350

TOTAL EFECTIVO
$2.003.350

OTROS FONDOS

CHEQUES 0

JUSTIFICANTES 0

VALES 0

OTROS 0

TOTAL OTROS FONDOS 0

TOTAL SALDO DE CAJA $2.003.350

CERTIFICO: Que el efectivo y justificantes de caja arriba indicados, fueron verificados
en mi presencia y devueltos a m poder. No existiendo otros fondos, valores o
documentos en mi poder que no hayan sido mostrados y contabilizados en el arqueo:

Firma del Cajero SILVIA JULIANA VARGAS

Firma del Supervisor MARIA ALEJANDRA GARCIA

PROYECTO
Taller

Fecha:

GUINA FERNANDA MARTINEZ RUEDA
FICHA: 651309
SENA-SANTANDER

Modelo para solicitud de reembolso de Caja Menor
(fecha de elaboracin : Mayo 2 de 2008)
Cada empresa es libre en definir los controles con los cuales se han de estar administrando los recursos en efectivo que
destinan a las denominadas "cajas menores"
(Nota: sobre este tema, recomendamos estudiar un especial sobre
Aclarado lo anterior, a continuacin se sumnistra un modelo del documento que peridicamente tendra que estar elaborando
la persona encargada del fondo de caja menor para solicitar que se le reponga el dinero necesario con que debe contar dicho
fondo. En dicho documento se detallaran uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de la caja menor, pagos que
en el momento de hacerse el cheque para el reembolso terminarn afectando entonces las cuentas de los Estados Finacnerios (gastos,
cuentas por cobrar, activos fijos, etc)
Empresa: _____________________ SERVIMARIL LTDA
Nit: ________________900-567-234-6
Sucursal: ___________________ BUCARAMANGA
SOLICITUD REEMBOLSO PARA CAJA MENOR
Fecha de la solicitud :_________________ 14/06/2014
VALOR REEMBOLSO 1.496.650,00
Detalle de los pagos realizados por los cuales se solicita el reembolso
Fecha del pago
realizado con
fondos de la caja
menor
Pagado a NIT Por concepto de Valor pagado CODIGO PUC
a afectar
por causa
de dicho
pago
03/06/2014 PEDRO ORTIZ 28.213.765-1 SERVICIO DE MENSAJERIA 150.400 110510
160.000,00 519595
3.840,00 511570
-9.600,00 236525
3.840,00 236702
05/06/2014 TODO ASEO AL DIA LTDA 900.278.276-9 PAGO DE ARTICULOS DE ASEO 140.000,00 110510
120.690,00 519595
19.310,00 511570
05/06/2024 FLAUTAS LTDA 900.567.231-9 PAGO DE REFRIGERIOS 138.700,00 110510
135.366,00 513595
10.669,00 511595
-5.335,00 236525
06/06/2014 MARIA LOPEZ 28.234.789-1 SERVICIO DE ASEO 185.600,00 110510
185.600,00 523505
4.454,00 521570
-4.454,00 236702
10/06/2014 CLARO 900.456.764-9 SERVICIO DE TELEFONIA CELULAR 102.000,00 110510
17.000,00 511570
3.400,00 511595
10/06/2014 PAPELERIA EL TRIUNFO 890.765.345-1 PAGO DE FOTOCOPIAS 190.000,00 510510
163.793,00 519530
26.207,00 236525
11/06/2014 LA REVISTICA LTDA 890.755.341-2 PAGO DE FOTOCOPIAS 150.000,00 110510
129.310,00 143524
20.690,00 240810
13/06/2014 JORGE PEREZ 3.897323-1 COMPRA DE MERCANCIAS 176.250.000,00 110510
187.500,00 529502
4.500,00 240820
-11.250,00 236525
-4.500,00 236702
13/06/2014 ROCIO ARIAS 28.659789-4 PAGO DE VIATICOS 78.000,00 110510
78.000,00 515520
13/06/2014 RAFAEL ROJAS 13.584-853-1 SERVICIO DE AGUA 185.700,00 110510
185.700,00 513525
ELABORADO POR REVISADO: APROBADO: TOTAL 1.496.650
GUINA MARTINEZ JESSICA MARTINEZ ANDRES TOLEDO DIAZ
"controles de auditora a los fondos de caja menor")

PROYECTO
Taller

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Taller Arqueo Caja Menor Fernanda

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