Prcticas de Project

RSC

Curva S con Excel

Las curvas S se llaman as porque frecuentemente la lnea que
describe su trayectoria est compuesta por diferentes formas de
curva a lo largo del7 tiempo. Referido a grficas de proyectos, en el
eje horizontal se suele situar el tiempo y en el vertical cualquier valor
acumulado y que habitualmente se refiere al coste o trabajo (horas
de recursos). Menos frecuente es referirlo a das de duracin de
tareas o incluso unidades fsicas producidas. Tambin es interesante
reemplazar los das completados o el trabajo completado por el
porcentaje completado de la duracin y el porcentaje completado del
trabajo respectivamente. Es especialmente til incluir en el mismo
grfico el plan actual junto a un plan previsto o lnea de base para ver
desviaciones.

Los requisitos para tener una grficacurva S del Coste acumulado de
la programacin, como es lgico, es haber valorado econmicamente
el proyecto a nivel de tareas, o tambin puede ser a un nivel superior
de esquema como tareas de resumen o cabeceras. Este valor en Ms
Project se puede introducir en el campo Costo fijo si queremos dar
una cifra a partida alzada para la tarea o cabecera, siendo su reparto
habitualmente lineal (prorrateado) en su duracin, aunque tambin
puede repercutirse al Inicio o al Fin de la tarea o cabecera (campo
Prorrateo del costo fijo). Si adems, o en lugar de, se estn
asignando Recursos a las tareas o cabeceras, es posible incluir la
Tasa o precio/h de cada recurso, con lo que Project calcular el Costo
(o costo total) de la tarea de la siguiente forma:

Costo total (de la tarea) = Costo fijo (de la tarea) + sumatorio por
cada recurso asignado a la tarea: [(Trabajo recurso x Tasa recurso) +
Costo por uso del recurso]

N.- El Costo por uso del recurso es poco habitual y de infrecuente
aplicabilidad, y se define al igual que la Tasa para cada recurso en la
vista Hoja de recursos.

De entre todas las posibilidades que conozco de obtener curvas S en
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Ms Project me quedo con la siguiente, que sin ser automtica da ms
flexibilidad que el resto. Se trata de disponer a una fecha de revisin
o estado de los datos programados y previstos del campo Costo a
nivel de proyecto y con la periodificacin deseada (por semanas,
meses,) y luego crear la grfica en Excel.

Supongamos un proyecto con las siguientes tareas y recursos
asignados que se muestra en la vista Diagrama de Gantt.



Las Tasas de los recursos, mostradas en la vista Hoja de recursos es
la siguiente



Los costes generados por los recursos segn la vista Uso de recursos
es como sigue:



Los Costos fijos introducidos y los Costos totales (Fijo + Recursos) se
han insertado en la tabla de la vista Diagrama de Gantt y queda
como sigue:



N.- Para ver la tarea Resumen del proyecto en la fila superior
marcamos Mostrar tarea resumen del proyecto en Men/
Herramientas/ Opciones ficha Vista.

Creamos un Plan previsto o lnea de base copia de la programacin
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actual antes de empezar a ejecutar el proyecto en Men/
Herramientas/ Seguimiento/ Establecer lnea de base.

Supongamos que hace un mes que empez a ejecutarse el proyecto y
la tarea Diseo comenz en plazo pero dur una semana ms, segn
muestran las dos fechas reales que aparecen en la tabla de
Seguimiento, por lo que el proyecto actualmente se ha retrasado una
semana respecto al plan previsto (barras rayadas)



Desde la Vista Uso de tareas seleccionamos los campos Costo y Costo
previsto con el botn derecho del ratn encima de la zona amarilla de
fase temporal. Utilizamos la opcin Estilos de detalle para mostrar el
Costo previsto, eliminando el resto de campos innecesarios para el
diagrama. A continuacin ampliamos o reducimos con el zoom la
escala de tiempos, es decir los perodos que nos interesen, en este
caso semanas y copiamos a Excel los valores de las dos primeras filas
que se corresponden con el Costo actual y previsto del proyecto
seleccionando las celdas con el ratn y Ctr+C.


Pegamos en Excel y calculamos con frmulas los valores acumulados
por semanas. Finalmente definimos un grfico de lneas con las
Curvas S del Coste acumulado previsto y actual por semanas como se
muestra a continuacin, y esto es todo.
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