Archivstica

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Grabado representando un archivo.
La archivstica o archivologa, en algunos pases archivonoma (trmino no reconocido
an por la RAE) es el estudio terico ! pr"ctico de los principios, procedimientos !
problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando #ue dicha
documentacin se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada ! clasi$icada.
%ocumento archivstico es toda e&presin testimonial, en
cual#uier lengua'e, $orma o soporte ($orma oral o escrita,
te&tual o gr"$ica, manuscrita o impresa, en lengua'e
natural o codi$icado, en cual#uier soporte documental
as como en cual#uier otra e&presin gr"$ica, sonora, en
imagen o electrnica), generalmente en e'emplar nico,
(aun#ue puede ser multicopiado o di$undido en
imprenta).
(rancisco (uster
La archivstica se haba mantenido centrada en buscar maneras de
almacenamiento, conservacin ! restauracin de documentos $sicos, pero con la llegada
de los medios digitales, la archivstica tuvo #ue replantearse para dar cabida a las nuevas
$ormas de almacenar ! gestionar in$ormacin. La disciplina tambin se ocupa por el
conte&to donde se da dichain$ormacin ! el uso #ue le ser" dado, ! aun#ue
esta pro$esin se ha!a relacionado $recuentemente con las bibliotecas ! archivos grandes,
tambin ha dado paso al estudio de tcnicas para pe#ue)os archivos, como archivos
$amiliares, o depe#ue)as organi*aciones.
La archivstica se ense)a como ciencia en muchas universidades+ en programas
de ,iblioteconoma, %ocumentacin !-useologa, las llamadas Ciencias de la
documentacin+ ! en algunos casos como cursos en carreras de .istoria.
Historia de la Archivstica
El origen de esta sabia tradicin es desconocido. /e sabe #ue los archivos, sea
documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la re$le&in
sobre su organi*acin ! su gestin es mucho m"s reciente. La creacin por diversos
soberanos europeos en los siglos 012 ! 02 de las primeras instituciones encargadas de
reagrupar los documentos necesarios para la de$ensa de los derechos del estado no
parece en e$ecto haber generado te&tos normativos o tericos sobre el rol de los
archivistas o sobre la naturale*a de los archivos.
A#u tambin podemos mencionar los primeros manuales de archivstica #ue est"n
histricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivstica,
impresos en 3453, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo 021. A
su autor, el hidalgo alem"n 6acob von Rammingen, podemos considerarlo el 7padre8 de
esta disciplina. (und una tradicin archivstica, #ue en Alemania sigui viviendo durante
al menos un par de siglos. La primera teora archivstica $ue $ormulada por el. 2er9 :3;
Es en esta perspectiva #ue son llevados a cabo en el siglo 02111, los primeros traba'os #ue
pueden considerarse relevantes en la archivstica9 estos consisten en mostrar los
principios directores de la clasi$icacin de los archivos ! del establecimiento de los
instrumentos de bs#ueda. La revolucin $rancesa se hi*o un principio de la accesibilidad
a todos los ciudadanos $ranceses de los archivos de los poderes pblicos. En
consecuencia una imponente red de archivos $ue engendrada, la cual necesitaba dotarse
de reglas. Es a <atalis de =aill! #ue se debe, en una circular enviada en 3>?3 por el
primer ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptuali*acin
del principio de respeto de los $ondos. En la pr"ctica, este principio !a e&ista por lado !
lado, no solamente en (rancia. Este principio del respeto de los $ondos, #ue impone tratar
los documentos en $uncin de su origen ! no de su su'eto, es uno de los conceptos de
base de la disciplina archivstica. La constitucin de los $ondos de archivos de otra parte !
de su utili*acin para probar los derechos ! concurrir a la administracin ! luego como
$uente de la historia es a partir del siglo 010, el gran su'eto de re$le&in ! de in#uietud de
los archivistas.
El mane'o de los $ondos, no es tarea $"cil, se necesita mucho para #ue los documentos
pasen de manera regular ! e$ica* de las o$icinas administrativas donde son producidos a
las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el
proceso de creacin de los documentos ! su lugar en comparacin a las personas !
organismos #ue producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los
temas ma!ores de la archivstica. @na cuestin cone&a es a#uella del uso de los
documentos archivados, producidos ! conservados en su origen como pruebas, por lo
tanto para responder a las necesidades de a#uellos #ue los conservan, notablemente en
materia $inanciera ! 'urdica, estos pueden servir para conocer me'or el pasado ! para
escribir la historia. Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser
concomitantes, a la ve* por#ue los documentos pueden guardar durante largo tiempo su
$uncin de pruebas (Es el caso de los ttulos de propiedades, acuerdos ! tratados
internacionales, por e'emplo) ! por#ue la bs#ueda histrica puede portar sobre periodos !
eventos recientes. %esde entonces los archivistas deben encontrar los medios de conciliar
el problema de las autoridades de velar por proteger ciertos secretos, con la voluntad del
pblico #ue los archivos sean bien conservados ! ampliamente consultables.
Aoda la re$le&in en materia archivstica despus de la primera guerra mundial est"
tambin consagrada a la elaboracin de soluciones a estos problemas. Los principales
son9
B La teora de las tres edades (Ctro concepto de base de la archivstica) #ue anali*a el
ciclo de vida del documento en tres $ases sucesivas.
B La elaboracin progresiva en cada pas de le!es ! de reglamentos #ue obliguen las
administraciones a tener cuenta, luego de la produccin de los documentos, de la vocacin
de ciertos de entre ellos a volver a los archivos ! someter las destrucciones de los
documentos al acuerdo de los archivistas. B La de$inicin del lugar de las instituciones de
archivos en la administracin ! en la sociedad #ue es mu! variable segn el pas. B La
de$inicin de las $unciones del archivista, #ue no es solamente la de conservar, sino
tambin la de colectar, comunicar ! valori*ar.
/egn Gumaro %ami"n Dervantes se puede aceptar como una disciplina, en tanto #ue
#uien la practi#ue deber" seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de
organi*acin, conservacin ! servicio de los archivos. Empero, si se anali*a brevemente la
literatura de la materia se puede observar #ue los estudiosos del "rea la identi$ican como
una ciencia #ue se enmarcan en el "rea de lo #ue distinguen como ciencias de la
documentacin o la in$ormacin documental 'unto la bibliotecologa ! la %ocumentacin.
Respecto de los $ondos
Este principio implica de respetar la integridad material e intelectual de cada $ondo de
archivos sin intentar separar los unos de los otros, los documentos #ue lo componen ! sin
repartirlos en categoras arti$iciales en $uncin de su su'eto. Dlasi$icacin e instrumentos de
bs#ueda (Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben permitir al investigador, de
no perder de vista el vnculo org"nico #ue une cada documento a la entidad #ue lo ha
producido.
Ciclo de vida de los documentos
Teora de las tres edades de los archivos
Aodo documento pase sucesivamente por dos o tres $ases. En la primera, surge de los
archivos corrientes, a#uellos #ue se reportan cotidianamente, este es conservado por las
personas #ue lo ha!an producido o recibido. Duando estos documentos de'an de utili*arse
cotidianamente ! tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios,
en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podr"n consultar
en caso de necesidad o se con$a a un servicio de archivos #ue lo restituir" si se pide. @na
ve* llegado el momento donde conservarlos !a no es necesario por la conducta de la
actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser con$iado como archivo de$initivo a
un servicio de archivos histricos. En (rancia, los archivos de$initivos de las personas
pblicas, !a sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado
deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geogr"$ico donde se
encuentren. Los archivos de$initivos de las administraciones centrales del estado ! de los
establecimientos pblicos a competencia nacional deben ser entregados a los archivos
nacionales.
Funciones de la archivstica
Dreacin
Evaluacin (de)
Drecimiento (ad#uisicin)
Dlasi$icacin
Donservacin (preservacin)
%escripcin e inde&acin
%i$usin
Diez reflexiones acerca de la profesin del archivista segn la Dr Antonia Heredia
Herrera que fueron presentadas en !" aniversario del Archivo #acional de $ima%
El re$erido dec"logo dice as 3) El ob'eto de la Archivstica sigue siendo doble9 los
documentos de archivo, en papel o electrnicos, ! todos los Archivos, como instituciones,
con la salvedad del cambio de orden en su enumeracin tradicional. E) El principio de
procedencia permanece ! es un error arrinconarlo F) El ciclo vital ! sus tres edades e&igen
una revisin ?) .a! una ruptura del e#uilibrio entre pr"ctica ! teora9 la teora ho! va por
delante ! a veces es di$cil alcan*arla con la pr"ctica. 4) .a! una atencin pre$erente a los
documentos antes #ue a los Archivos, de a#u el protagonismo de la gestin documental
#ue llega a arrinconar a la Archivstica. G) Los conte&tos, 'unto a los atributos, 'uegan un
papel mu! importante a la hora de la identi$icacin de los documentos 5) E&iste un
protagonismo de las $unciones ! de los procesos #ue se hace patente a la hora de la
valoracin, de la clasi$icacin, de la gestin de la calidad ! ha! una ampliacin de sus
respectivos ob'etos >) El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesin por la
posesin, por la propiedad, de a#u la proli$eracin de instrumentos de control a la hora de
la eHgestin documental I) Es un hecho la anticipacin ! adelanto de las $unciones
archivsticas antes de la produccin de los documentos 3J) K tambin es evidente #ue la
autonoma ha cedido el paso a la corHresponsabilidad.
&ndice
:ocultar;
3 Archivstica en Dolombia
o 3.3 <ormatividad
o 3.E (ormacin en Archivstica ! ,ibliotecologa
o 3.F Revistas seriadas en Archivstica ! ,ibliotecologa
o 3.? 1nstituciones archivsticas destacadas en Dolombia
E <orma 1nternacional General de %escripcin Archivstica ! su
aplicacin en Dolombia
F 2ase tambin
? Re$erencias
4 Enlaces e&ternos
Archivstica en Colombia:editar;
#ormatividad:editar;
La Le! 4I? del a)o EJJJ o le! general de Archivos estipula #ue un archivo, es un
con'unto de documentos acumulados por un proceso natural de una entidad pblica en
el transcurso de su gestin.
3
Aambin se reglamenta el sistema de categori*acin de
los archivos pblicos segn su 'urisdiccin territorial ! su $uncin en la estructura del
Estado Dolombiano, las $unciones de los archivos, su administracin, los
procedimientos de consulta de la documentacin, la gestin documental, el control ! la
custodia de la documentacin, la ad#uisicin, e&portacin ! e&propiacin de
documentos, la conservacin de los documentos, el mane'o de di$erentes soportes
documentales ! la gestin de los archivos privados.
%e igual $orma, durante los ltimos 3J a)os se han promulgado nuevas le!es acerca de la
gestin documental, al igual #ue polticas de reduccin de la utili*acin del papel en los
archivos pblicos. Algunas de estas normas son9
Acuerdo <o. JE5 de EJJG del AG<9 -ediante el cual se actuali*a el Reglamento
General de Archivos, en su Artculo G5 ! en lo correspondiente al uso del Glosario. En
este acuerdo se estipula cada uno de los trminos utili*ados en la $uncin archivista.
Le! 3?JI de EJ3J9 Lor la cual se reglamenta el E'ercicio pro$esional de la
Archivstica, se dicta el Ddigo de Mtica ! otras disposiciones. En esta le! se
establece9 Re#uisitos para la $uncin de archivista, sus campos de accin, $unciones
del Dolegio Dolombiano de Archivistas, el Ddigo de Mtica, los deberes ! prohibiciones
del pro$esional, los Aribunales Mticos, el Rgimen ! Lrocedimiento %isciplinario.
%ecreto E45> del EJ3E del -inisterio de Dultura9 Lor el cual se reglamenta el
/istema <acional de Archivos, se establece la Red <acional de Archivos, se deroga el
%ecreto ?3E? de EJJ? ! se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de
los archivos del Estado. En esta le! se establece9 El sistema nacional de archivos,
Evaluacin de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas #ue cumplen
$unciones pblicas ! a Red <acional de Archivos.
%irectiva Lresidencial JJ? de EJ3E. Establece los lineamientos generales, para la
implementacin de la iniciativa Dero Lapel en la administracin pblica, con el $in de
identi$icar, racionali*ar, simpli$icar, automati*ar los tr"mites ! procesos, procedimientos
! servicios internos, para lograr una e$iciente ! oportuna prestacin de los servicios a
cargo de esas entidades.
La le! de Ncero papelN promulgada por parte del senado de la repblica busca la reduccin
de la utili*acin del papel ! apo!ar el uso de soportes electrnicos a cambio de una poltica
ambiental tomada por parte del Archivo General de la <acin.
Formacin en Archivstica ' (i)liotecologa:editar;
En Dolombia, la $ormacin en archivstica ! bibliotecologa es promovida por las siguientes
universidades ! centros.
/ervicio <acional de Aprendi*a'e Ouien o$rece $ormacin tcnica en modalidad
presencial ! cursos cortos de capacitacin virtual.
@niversidad de La /alle. Lrograma de /istemas de 1n$ormacin ! %ocumentacin
@niversidad de Antio#uia Escuela 1nteramericana de ,ibliotecologa H E1,
@niversidad 1ndustrial de /antander H @1/ 9 Archivo .istrico Regional H Grupo de
1nvestigacin de .istoria, Archivstica ! Redes de 1nvestigacin. Escuela de .istoria.
@niversidad del Ouindio. Diencia de la in$ormacin ! la %ocumentacin,
,ibliotecologa ! Archivstica
Lonti$icia @niversidad 6averiana (acultad de Domunicacin ! Lengua'e H Darrera
de Diencia de la 1n$ormacin H ,ibliotecologa.
1npahu
*evistas seriadas en Archivstica ' (i)liotecologa:editar;
/e destacan en Dolombia, las siguientes revistas re$erentes a la Archivstica ! a las
Diencias de la 1n$ormacin.
Revista Ddices de la @niversidad de la /alle.
Revista 1nteramericana de ,ibliotecologa. Escuela 1nteramericana de
,ibliotecologa.
Revista Dambios ! Lermanencias del Grupo de 1nvestigacin .istoria, Archivstica
! Redes de 1nvestigacin.
+nstituciones archivsticas destacadas en Colom)ia:editar;
Archivo General de la <acin H AG<
E
. Ente rector de la poltica archivstica
colombiana.
/ervicio <acional de Aprendi*a'e /E<A9
Lremio Gestin Lblica del /E<A
El Lro!ecto ,ficina -in .apel delGrupo de Administracin de Documentos !
la Secretara General del SENAobtuvo el reconocimiento del %epartamento
Administrativo de la (uncin Lblica para ser inscrito en el ,anco de M&itos de la
Administracin Lblica, en el marco del Lremio <acional Alta Gerencia.
F
Adem"s del
reconocimiento pblico al /E<A por su capacidad para generar pro!ectos innovadores
! con gran valor agregado en trminos de competitividad para el sector pblico, este
pro!ecto ser" replicado en el resto de entidades estatales.
?
A partir del E4 de
noviembre de EJJ?, sta entidad creo un espacio llamado Mesa Sectorial de
Archivos y Bibliotecas
4
teniendo a cargo la (uncin de gestionar la aprobacin de
<ormas de Dompetencia Laboral ! orientar o evaluar las propuestas por gremios,
asociaciones, sectores o cadenas productivas u otras entidades, para ser aprobadas
como <ormas de Dompetencia Laboral Dolombianas.
G
Archivo %istrital de ,ogot" . Ente rector de la poltica archivstica del %istrito
Dapital.
Entre las agrupaciones gremiales ! pro$esionales m"s reconocidas en el "rea de la
archivstica ! la bibliotecologa se encuentran9
Dolegio Dolombiano de Archivistas H DDA
/ociedad Dolombiana de Archivistas
Asociacin de Egresados de ,ibliotecologa ! Archivstica de la @niversidad de la
/alle H A/E,1AR
Asociacin de ,iblioteclogos 6averianos H A,6
D1/A (en constitucin).
Archivo .istrico 6averiano 6uan -anuel Lacheco /.6.
Desarrollo del ./D o programa de gestin documental
-ediante la le! 4I? del EJJJ de la Ple! general de archivosQ, se estipulo la obligatoriedad
de las entidades tanto pblicas como privadas #ue a la ve* cumplen $unciones pblicas, el
elaborar programas de gestin documental ! #ue tanto los principios ! procesos
archivsticos deben aplicarse cual#uiera sea la tecnologa ! el soporte de la in$ormacin
as mismo dentro la norma la gestin de documentos es enmarcada dentro del concepto
de archivo total comprendiendo los procesos tales como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organi*acin, recuperacin ! disposicin $inal de los documentos,
tambin se re$iere a la obligacin de la elaboracin ! adopcin de tablas de retencin
documental,la tabla es un instrumento #ue identi$ica a cada identidad de acuerdo con sus
$unciones ! procedimientos, as mismo los documentos #ue produce, recibe la entidad
deben conservarse con su'ecin al principio de e$iciencia ! racionalidad. El estado toma la
medida de esta estipular la obligatoriedad de estos programas de gestin documental en
las instituciones debido a la carencia de tratamientos archivsticos #ue se vieron re$le'ados
en los grandes nmeros de fondos acumulados en el pas de all #ue la gestin se va a
encaminar hacia las actividades administrativas ! tcnicas tendientes a la plani$icacin,
mane'o ! la organi*acin de la documentacin desde su origen hasta su destino $inal para
$acilitar su utili*acin ! conservacin para tal propsito la le! 3?JI del e'ercicio pro$esional
de archivista artculo E Ncampos de accinQ establece #ue el e'ercicio de la archivstica
comprende a) la aplicacin de los principios universales de procedencia ! de orden natural
en la organi*acin tanto de archivos p)licos como archivos privados, ba'o el concepto
de archivo total #ue a la ve* comprende procesos como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organi*acin, recuperacin ! la disposicin $inal de los documentos
b) clasi$icacin, descripcin, seleccin, valoracin, diagnostico, conservacin ! custodia de
los documentos ! en general todas las actividades #ue propenden el desarrollo de la
gestin documental. c) la planeacin, dise)o, coordinacin, control, administracin,
evaluacin ! gerencia tcnica de los procesos archivsticos en sus distintos soportes. %e
all #ue los procesos de la gestin documental en la entidad ser"n desarrollados por el
archivista. Al momento de la elaboracin de los programas de gestin documental se
deben tener ciertas consideraciones como administrativas, econmicas ! archivsticas, se
debe tambin contemplar la identi$icacin de problemas, oportunidades 'unto con el
an"lisis ! determinacin de los re#uerimientos ! planes de contingencia el cual debe
responder a un plan de corto, mediano ! largo pla*o mediante las polticas generales ! de
gestin tomadas por el comit de archivo Lara comen*ar a aplicar los programas de
gestin de calidad es necesario #ue se ha!an implementado manuales de procesos !
procedimientos con compilacin de $ormas ! $ormatos regulados, manual de $unciones
! ta)las de retencin documental la cual nos permite institucionali*ar el ciclo de vida de
los documentos en los archivos de gestin0 central e histrico0 deber" ser entonces
elaborada ba'o los siguientes par"metros9 1) investigacin preliminar sobre la institucin y
fuentes documentales )an!lisis e interpretacin de la informacin recolectada ")
elaboracin y presentacin de la tabla de retencin documental para su aprobacin al
comit# de arc$ivo %) aplicacin &) seguimiento y actuali'acin de la tabla de retencin
documental(A<E0C 3 R LEK 4I? %E EJJJ LEK 4I? %E EJJJ LCR -E%1C %E LA D@AL
/E %1DAA LA LEK GE<ERAL %E ARD.12C/ K /E %1DAA< CARA/
%1/LC/1D1C<E/ %iario C$icial ?5.>35 Le! 3?JI de EJ3J (agosto FJ) por la cual se
reglamenta el E'ercicio pro$esional de la Archivstica, se dicta el Ddigo de Mtica ! otras
disposiciones.
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y
su aplicacin en Colombia:editar;
Ou es la descripcin archivsticaS P%escripcin Archivstica9 elaboracin de una
representacin e&acta de la unidad de descripcin !, en su caso, de las partes #ue la
componen mediante la recopilacin, an"lisis, organi*acin ! registro de la in$ormacin #ue
sirve, para identi$icar, gestionar, locali*ar ! e&plicar, los documentos de archivo, as como
su conte&to ! el sistema #ue los ha producido. El trmino sirve tambin para describir los
resultados de este proceso (Archival description)Q
5
/egn el Acuerdo JE5 de EJJG del
Archivo General de la <acin, cu!a $inalidad $ue actuali*ar el artculo G5 del Reglamento
General de Archivos en lo correspondiente al uso del glosario, la descripcin documental
es una $ase del proceso de organi*acin documental #ue consiste en el an"lisis de los
documentos de archivo ! de sus agrupaciones, ! cu!o resultado son los instrumentos de
descripcin ! consulta. Estos instrumentos de descripcin o descriptores, segn el mismo
Acuerdo, son trminos normali*ados #ue de$inen el contenido de un documento ! se
utili*an como elementos de entrada para la bs#ueda sistem"tica de la in$ormacin.
El te&to titulado norma internacional general sobre descripcin archivstica, e&pone
detalladamente el procedimiento o proceso de descripcin a partir de normas surgidas de
una necesidad de los archivos para controlar ! conocer la in$ormacin poseda, pero
principalmente permitir la $acilidad de acceso a la in$ormacin ! a su ve* como un
re#uerimiento para la calidad administrativa de las entidades. La norma aborda muchos
"mbitos pues va desde lo general hasta lo espec$ico, por e'emplo identi$ica ! e&plica el
conte&to, como medio para comprender los orgenes de los documentos, esta in$ormacin
acerca del origen, permitir" hacer valoraciones histricas sobre la pertinencia de la
conservacin total de muchos documentos, otra labor importante #ue permite la
descripcin es #ue el contenido de los archivos sea comprensible !a sea al ciudadano o a
la entidad #ue los re#uiera. @n punto importante es #ue la aplicacin de la norma de
descripcin depende de traba'os previos del mismo nivel de importancia, como la
identi$icacin la, clasi$icacin ! la acotacin del $ondo. La descripcin surge como una
necesidad de acciones archivsticas #ue buscan en la cooperacin romper el aislamiento
tradicional de los archivos $rente a la sociedad ! el tai$ismo de archivos ! de archiveros. La
$alta de conocimiento sobre el contenido de los archivos, gener un desconocimiento de la
sociedad hacia estos. La descripcin permite #ue el archivo pueda hacer accesible la
in$ormacin al ciudadano dependiendo de su inters personal, o social. La accesibilidad de
in$ormacin la hace posible la descripcin archivstica a travs de los instrumentos de
descripcin.
Resulta por lo tanto ine&plicable #ue hasta la publicacin de el te&to o$icial ha!a e&istido un
desconocimiento generali*ado ! un desinters por la descripcin ! an cuando se gener
la norma esto sigui siendo evidente, sin embargo tambin es verdad #ue al hacer la
lectura esta tiende a ser un poco con$usa, lo cual hace #ue sea di$cil su aplicacin tal !
como lo plantea, esto se debe a #ue la norma es producto de un inters surgido
inicialmente en Espa)a, uno de los pases con ma!or avance desde mi perspectiva en el
tema archivstico en toda su especi$icad, por e'emplo desde mane'o ! di$usin de la
in$ormacin archivstica, o descripcin hasta la concienti*acin social e institucional de la
importancia de la in$ormacin, por lo tanto aplicar esta norma #ue si bien $ue creada para
la generalidad de archivos como tal, resulta di$cil su puesta en marcha para pases #ue no
toman como relevante el mane'o de los archivos, como es el caso de Dolombia, por lo
tanto lo m"s pertinente sera crear una norma #ue sur'a de esta norma general de
descripcin de archivos ! #ue pueda aplicarse de acuerdo a los avances de la
organi*acin de estos.
/iguiendo con nuestro an"lisis segn la lectura de Antonia .eredia la descripcin constar"
de un con'unto ordenado de elementos de descripcin #ue permitan caracteri*ar !
representar a#uello #ue describimos. Dada elemento de descripcin es un punto de
acceso. Ctro punto de crtica de la norma ! #ue lo traba'a la autora son las
denominaciones de las "reas, como es el caso de N"rea de conte&toN, argumenta #ue son
ambiguas ! otras e#uvocas como el caso del NTrea de identidadN la cual tendra #ue ser
de N1denti$icacinN, es decir la esencia de los documentos de archivo no es otra #ue la
vinculacin a su origen, #ue de ninguna manera podr" materiali*arse a partir de un simple
NttuloN, #ue, como tal, puede ser hasta arbitrario, el denominado NAtuloN, es un trmino
m"s bibliogr"$ico #ue archivstico, sera m"s adecuado el trmino nombre #ue es trasunto
de su procedencia, #ue es la #ue marca la identi$icacin de los documentos de archivo. %e
igual manera de desconocen algunos elementos importantes para la investigacin cultural,
histrica ! de diversas disciplinas de ciencias humanas, como la tradicin documental ! la
escritura como mencione anteriormente e&iste una necesidad de elaborar un manual de
aplicacin por pases con todos los e'emplos su$icientes, pues la norma tiende a ser
con$usa para su aplicacin.
El problema de la norma para algunos pases es #ue #ui*" los obligue a replantearse
conceptos tan $undamentales como los de $ondo ! a recti$icar la metodologa de la
descripcin, desde los #ue di$cilmente la norma es aplicable sin #ue sea por de$iciencia de
la norma, el problema es espec$ico dependiendo de la $orma en #ue se apli#uen !
avancen las aplicaciones de las normas de archivo. La descripcin archivstica se re$iere
en su trmino m"s amplio a cada uno de los elementos de in$ormacin #ue se describe a
partir del momento en el #ue se han seleccionado para su conservacin ! las posteriores
etapas, esto permite #ue en la documentacin garanti*ar la elaboracin de descriptores
coherentes, $acilitar la recuperacin ! el intercambio de in$ormacin sobre los documentos
de archivo, haciendo ! aplicando la integracin de las descripciones procedentes de
distintos lugares del sistema uni$icado de in$ormacin.
La descripcin multinivel implica #ue si se va a describir el $ondo como un todo debera
representarse en una sola descripcin, usando los elementos adecuados de descripcin.
/i $uera necesario describir las partes, stas pueden describirse, tambin, separadamente
usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones as obtenidas,
estructuradas 'er"r#uicamente, representa el $ondo ! a#uellas partes #ue $ueron descritas.
El principio de la descripcin archivstica procede de lo general a lo particular, es decir el
principio de procedencia al ser una consecuencia de esta. A lo largo de la descripcin se
deben tener en cuenta toda una serie de conceptos sobre todo el de gestin documental !
todos ! cada uno de los procesos #ue integra, la descripcin toma la in$ormacin general
de cada uno de estos procesos ! los incorpora dentro de sus $ormatos, se deber" tener el
conocimiento necesario sobre acuerdos ! normas en donde se to#uen los conceptos
archivsticos ! su aplicabilidad, por e'emplo los elementos de descripcin van desde el
"rea de identi$icacin, ttulo, $echa, "rea del Donte&to, en donde se consignan datos sobre
la entidad, su historia, pasando por la recepcin e ingreso de los documentos donde se
registra el origen ! $echa de la unidad en descripcin, se le asignan nmeros o cdigos.
Lor otro lado el "rea de identi$icacin 1n$ormacin es esencial para identi$icar a la unidad
de descripcin el "rea de contenido ! estructura, en esta categora pertenecen la
in$ormacin sobre el tema principal de los documentos, la organi*acin de la unidad de
descripcin, el alcance ! contenido ! la valoracin, seleccin ! eliminacin.
En cuanto a las condiciones de acceso ! uso, se re#uiere la in$ormacin acerca de la
disponibilidad de la unidad de descripcin, sobre las condiciones de acceso, condiciones
de reproduccin LenguaUescritura de los documentos, las caractersticas $sicas !
re#uisitos tcnicos 1nstrumentos de descripcin. En el tem de documentacin asociada se
consigna la in$ormacin acerca de los materiales #ue tengan una relacin importante con
la unidad de descripcin, la e&istencia ! locali*acin de los documentos originales ! la
e&istencia ! locali*acin de copias 'unto a las unidades de descripcin relacionadas. El
"rea de control de descripcin, es el espacio donde se controla la in$ormacin sobre cmo,
cu"ndo ! por #uin se ha preparado la descripcin archivstica. Algunos elementos a
incluir en una descripcin Dantidad ! calidad El nmero de elementos #ue debe incluir una
descripcin archivstica depender" de la naturale*a de la unidad de descripcin. En
cual#uier descripcin pueden utili*arse todos los elementos contemplados en estas reglas
generales, aun#ue slo una parte de ellos debe necesariamente utili*arse en todos los
casos. 1ntercambio de in$ormacin Las posibilidades para el intercambio internacional de
in$ormacin descriptiva est"n contempladas en la norma, !a #ue de los elementos
disponibles, slo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio. Los puntos
de acceso se basan en los elementos de descripcin. A $in de asegurar el valor de los
puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma
1/AAR (DL(). Esta norma permite contar no slo con la $orma normali*ada del nombre del
productor, sino tambin con la completa descripcin de los atributos de dicho productor.
Ddigo de re$erencia /u ob'etivo es identi$icar de un modo nico la unidad de descripcin !
establecer el vnculo con la descripcin #ue la representa. Es importante consignar, en la
medida #ue sea necesario para su identi$icacin nica, elementos como el cdigo del pas
segn la ltima versin de la 1/C F3GG, cdigos para la representacin de los nombres de
los pases+ el cdigo del Archivo segn la norma nacional de cdigos de archivos u otro
identi$icador nico de su ubicacin+ el cdigo de re$erencia local espec$ico, el nmero de
control u otro identi$icador nico. La norma a su ve* dice #ue es labor del AG< Donsignar,
en la medida #ue sea necesario para su identi$icacin nica, detalles como el cdigo del
pas segn la ltima versin cdigos para la representacin de los nombres de los pases+
el cdigo del estado, segn norma 1<EG1+ el cdigo de la delegacin o municipio segn
norma 1<EG1 ! el acrnimo del archivo.
Los anteriores aspectos solo son un esbo*o de la un gran nmero de reglas #ue se deben
aplicar en la descripcin, el car"cter comple'o de la descripcin es un punto en contra para
su aplicacin a nivel general, sin embargo es importante comprender la importancia de su
aplicacin,seria un paso importantsimo para establecer relaciones entre el archivo ! la
sociedad, entre el archivo ! la investigacin, entre el archivo ! la historia, los archivos no
son nada si no se aplican los mecanismos de descripcin seran archivos intiles #ue no
aportan nada institucionalmente, debemos entender el archivo como un mecanismo de
control, los archivos son el re$le'o del nivel de con$ian*a #ue por e'emplo pueda tener una
entidad pblica, son sinnimo de anticorrupcin, su posibilidad de acceso r"pido a travs
de la descripcin acompa)ados con campa)as de concienti*acin ! di$usin social sobre
la in$ormacin #ue reposa en los archivos ! a la #ue pueden acceder, har"n de los
archivos el principal centro in$ormacin, investigacin, control social. Aodo esto lo hace
posible la descripcin, esta permite el acceso a lo #ue se #uiere sin prdida de tiempo. La
aplicacin de la norma es di$cil en un pas como Dolombia en donde e&isten enormes
atrasos en el tema archivstico, tan solo en los ltimos a)os a travs de la le! 4I? se
empe* a aplicar una serie de medidas para iniciar un proceso de concienti*acin en todas
las entidades pblicas sobre la importancia de la gestin documental dentro del
$uncionamiento de cual#uier entidad. En los ltimos a)os tambin salieron una serie de
acuerdos concernientes al tema archivstico. ,a'o este panorama lo planteado por La
norma anali*ada en este te&to es poco aplicable pues re#uiere pasos iniciales como lo son
la organi*acin, clasi$icacin entre otros #ue an no se cumplen, sin embargo el espritu de
la norma puede servir de gua para aplicar una propia de acuerdo a dichas
particularidades.
En un a$"n de la Domunidad Europea por acciones archivsticas con'untas, #ue buscasen
la cooperacin regional entre los distintos pases ! rompieran el aislamiento tradicional de
archivos ! archivistas $rente a la sociedad, el Donse'o de Europa ! los ministros de cultura
de los pases integrantes convocaron, segn Antonia .eredia .errera (3II>9 F3), el 3? de
noviembre de 3II3, a un grupo de e&pertos vinculados al 1nstituto @niversitario Europeo
de (lorencia, custodio del archivo de la Domunidad. El in$orme resultante de esta
convocatoria $ue publicado en 3II?, dando especial relevancia a las problem"ticas
tocantes a la descripcin9 disparidad de modelos, multiplicacin de instrumentos de
descripcin, arbitrariedad de denominaciones, diversidad de metodologa ! ausencia de
normatividad internacional (.eredia9 F3). @na primera solucin a esta di$icultad $ue
presentada a $inales del mismo a)o (3II?), en ingls ! en $rancs, ! en 3II4 se conoci
su traduccin en espa)ol9 se trata de la primera norma internacional para la descripcin
archivstica, #ue con una serie de revisiones ! modi$icaciones desde 3II? hasta el EJJJ,
se ha venido conociendo en el argot archivstico como la 1/A%(G), siglas en ingls de
General 1nternational /tandard Archival %escription. Esta norma internacional de$ini la
descripcin archivstica como la elaboracin de una representacin e&acta de la unidad de
descripcin !, en su caso, de las partes #ue la componen mediante la recopilacin,
an"lisis, organi*acin ! registro de la in$ormacin #ue sirve para identi$icar, gestionar,
locali*ar ! e&plicar los documentos de archivo, as como su conte&to ! el sistema #ue los
ha producido. El trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso (D1A,
EJJJ9 3G).
En Dolombia, segn Darlos Tlvaro Gamboa (EJJ>), los debates en torno a la descripcin
se han venido dando desde la promulgacin de la Le! >J de 3I>I, pero sin duda alguna,
es con la aparicin de la 1/A%(G) #ue la discusin ha tenido una ma!or relevancia. Los
archivistas de Dolombia, como bien re*a la <orma en el punto 1.3 de su 1ntroduccin, han
asumido la necesidad de una gua general para la elaboracin de descripciones
archivsticas sin apartarse de las normas ! la realidad archivstica e&istentes en el pas. %e
este modo, el proceso de adaptacin de la 1/A%(G) en Dolombia, se ha venido dando
gradualmente, pasando por la creacin de una $icha de descripcin documental en 3II?,
#ue me*claba elementos de descripcin procedentes del primer borrador de <orma
di$undido por el D1A, con elementos de una $icha de descripcin anterior elaborada por el
Archivo General de la <acin (Gamboa9 F). En 3II4 se reali* en Dartagena el 111
/eminario 1nternacional sobre %escripcin Archivstica, donde se problemati* la
aplicacin de los conceptos $echas de creacin ! $echas de acumulacin+ la necesidad de
incluir puntos de acceso onom"sticos, toponmicos ! tem"ticos+ la ma!or precisin en el
elemento caractersticas $sicas, sugiriendo agregar estado de conservacin+ ! el
establecimiento de niveles de descripcin en coherencia con las caractersticas de los
archivos iberoamericanos (Gamboa9 ?).
Algunas de estas consideraciones $ueron resueltas, para el caso colombiano, en abril de
3II5, con la publicacin de la <AD ?JI4 (<orma General para la %escripcin Archivstica)
en la #ue se conservaron seis "reas de la 1/A%(G), agregando algunos subelementos al
Trea de 1denti$icacin ! al Trea de Dontenido. <o obstante, los alcances de la <AD ?JI4, !
por ende de la 1/A%(G), en este primer comien*o, $ueron mu! limitados. Adem"s de una
incontrolable proli$eracin de bases de datos, de una diversidad de $ormatos, del poco
control sobre los datos, del predominio de los ingenieros de sistemas en la determinacin
de los campos ! subcampos, la <AD ?JI4 centr su aplicacin, al igual como lo denunci
Antonia .eredia para la 1/A%(G) en su respectivo momento (.eredia9 F>), en los $ondos
histricos, en el soporte papel ! en la elaboracin de ndices (Gamboa9 ?). Esto en ltimas,
a o'os de Gamboa, recoga un problema ma!or, a saber, determinar cu"les elementos de
la <orma podan aplicarse al Archivo de Gestin, cu"les al Archivo Dentral ! cu"les al
Archivo .istrico. Dontrariando a los #ue crean #ue la descripcin era un recurso
e&clusivo de los archivos histricos, la solucin de los archivistas colombianos $ue
entender el concepto instrumento de descripcin dentro de los marcos tericos de archivo
total o ciclo vital de la documentacin, para comprender #ue en cual#uier $ase del ciclo
documental el $in de la descripcin es establecer un control $sico, administrativo e
intelectual de los documentos, #ue permita su adecuada locali*acin ! recuperacin
(Gamboa9 ?). %e esta manera, la %ivisin de Dlasi$icacin ! %escripcin del Archivo
General de la <acin, sin salirse de los lineamientos ! alcances de la 1/A%(G), dise)aron
unos instrumentos de control mu! particulares, #ue no establecen rupturas en el ciclo vital
de la documentacin sino #ue por el contrario permiten una me'or comprensin del
concepto archivo total9 se trata de las Aablas de Retencin %ocumental (AR%), las Aablas
de 2aloracin %ocumental (A2%) ! el (ormato Vnico de 1nventario %ocumental ((@1%).
Estos recursos, si bien no hacen alusin a todos ! cada uno de los elementos de la
1/A%(G), constitu!en, como bien lo e&presa Darlos Tlvaro Gamboa, el mnimo comn
mltiplo de la descripcin de nuestro pas, dnde est"n incorporados claramente los
principios de procedencia ! de orden natural, la produccin documental de las
instituciones, sus valores primarios ! secundarios, tiles para evidenciar la vida ! obra de
cual#uier entidad (Gamboa9 4).
/istema %e Gestor %e Dontenidos D-/ (Dontent -anagement /!stem, por sus
siglas en ingls)Es un programa #ue permite crear a sus usuarios una estructura de
soporte til para la administracin ! creacin de contenidos, principalmente p"ginas
Web, por parte de editores, participantes ! dem"s usuarios. La disciplina archivista ha
estado acompa)ada de los nuevos soportes electrnicos para la in$ormacin, ! han
sido $undamentales los programas de gestin de contenidos.