PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Recepcion
de
requisiscion
es Localizar
fuentes
proveedoras
Solicitar
cotizaciones
a los
proveedore
s elegidos
Recibir
cotizaciones
Elaborar
cuadro
comparativo
de
cotizaciones
Negociar
con los
proveedore
s las
condiciones
de compra
Elaborar
orden de
compra o
pedido a
quien
resulte
favorecido
Elaborar
orden de
compra o
pedido en
firme a
quien
resulte
favorecido.
Trafico
realiza
seguimiento
a las
ordenes de
compra
hasta la
recepcion
de las
mercancias
Recepcion
de las
mercancias
en el
departamen
to de
almacen
Comprobaci
on de las
mercancias
solicitadas
con la orden
de compra
expedida
por compras
Envio al
departamento
de contabilidad
de todos los
documentos
inherentes a la
orden de
compra fincada
a proveedores
Establecer un
control de
inventarios para
determinar sus
"maximos y
minimos "y asi
los puntos e
recompra
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1.- RECEPCIN DE REQUISICIONES

Para la recepcin de requisiciones es necesario elaborar un documento llamado
requisicin o solicitud de compras, que es un documento interno que maneja una empresa
para expresar las necesidades del departamento de produccin.
Se canaliza siempre a travs del departamento de almacn.
La descripcin de los materiales en la requisicin debe ser clara, precisa y detallada
(cantidad, marca, modelo, numero de serie, clave, etc.) para evitar confusiones al momento
de solicitar las cotizaciones a los proveedores.
Para la requisicin debenconsiderarse como bsicos e indispensables los siguientes
aspectos:
Numero (consecutivo)
Fecha en que se formula la requisicin
Partida (numero de partida presupuestal)
Cantidad requerida
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galones u otras)
Descripcin clara, precisa y detallada del material solicitado (marca, modelo, numero de
serie, clave, etctera)
Clave (si hay catalogo de proveedores, se usa normalmente en refacciones y similares)
Observaciones, si el caso lo amerita
Persona que solicita el material
Persona que autoriza la requisicin
Visto bueno del gerente, comit o director general
Nombre y firma de la persona que recibe la requisicin en el departamento de compras,
as como la fecha y alguna anotacin especial si el caso lo amerita
Indicacin del almacn, para conocer el mximo, mnimo o existencia real de los
materiales solicitados.
Nombre del departamento que formula la requisicin
De una vez llenado este cuadro, de forma clara, precisa y detallada, con los datos
correctos, el departamento de produccin lo enva al departamento de almacn, este a su
vez lo enva al departamento de compras.

2.- LOCALIZAR FUENTES PROVEEDORAS

El departamento de compras recibe las requisiciones.
El siguiente paso es registrarlas, clasificarlas y turnar a los compradores, a fin de que
puedan localizar las fuentes proveedoras.
Se consulta, en primera instancia, el registro de proveedores propio de la empresa, as
como catlogos, revistas especializadas, folletos, etctera, que proporcione la informacin
requerida y que permita identificar mayoristas, distribuidores exclusivos, fabricantes, su
ubicacin, su disponibilidad para las entregas, tiempos de entrega y formas de pago.
Se debe localizar a un buen proveedor, que es aquel que en todo momento acta con
honestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes.
Se deben considerar los siguientes aspectos que son parte esencial de la eleccin de
proveedores:
Capacidad financiera. Investigar la confiabilidad que ofrece en caso de que se concedan
anticipos. Es la posibilidad de abastecimiento por parte de una empresa.
Capacidad tcnica. Importante cuando se trata de materiales que exigen
especificaciones tcnicas o de calidad.
Capacidad de producciones. Permite conocer si la empresa tiene capacidad para
producir materiales en determinado tiempo y cumplir sus obligaciones.
De estas caractersticas, se basa una empresa para elegir al proveedor adecuado, el
cual, le ofrecer los mejores productos, servicios, etc.

3.- SOLICITAR COTIZACIONES A LOS PROVEEDOES ELEGIDOS

Despus de localizar al o los proveedores adecuados, el comprador tiene la posibilidad
de solicitar la cotizacin al proveedor, ya sea por va telefnica, fax o correo electrnico.
Dentro de la cotizacin debe transcribir todos los datos que corresponden a lo solicitado
en la requisicin, adems de otros, como:
Nombre del proveedor, RFC, domicilio
Numero de la solicitud, fecha
Partida
Cantidad
Unidad de medida (pieza, caja, metros, litros, etctera)
Descripcin detallada de los materiales solicitados para cotizacin (marca, modelo,
clave, nmero de serie, etctera).
Precio unitario y precio total
Lugar de entrega donde requieren los materiales
Las condiciones de pago
Fecha, nombre y firma de la persona que solicita la cotizacin
Nombre de la persona que proporciono la cotizacin (cuando es telefnica)
Condiciones de entrega (tiempo, disponibilidad, forma y lugar para las entregas de los
materiales solicitados)
Nombre y firma de la persona que solicito la cotizacin
Observaciones, entre otros
Al llenar la solicitud de cotizacin de enva a los proveedores.

4. RECIBIR COTIZACIONES

ELABORAR CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Escoger avarios proveedores para poder saber que proveedor nos dan mejores
condiciones.

Es necesario llenar el cuadro de cotizacin ya q as se podremos saber cules
proveedores nos con viene mas dependiendo de los beneficios que nos ofrezcan as como
las forma de pago, calidad, entrega, etc.

Despus de elegir al proveedor adecuado mandrselo al proveedor

5.- NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES LAS CONDICIONES DE COMPRA

Es la parte mas importante de todo el proceso de compras; es aqu donde el comprador
pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisin, pero
siempre bajo el principio de beneficio mutuo y perdurable; cuando se manejan las
relaciones comerciales en un solo sentido, el vinculo no dura mucho tiempo.
Es este punto del proceso de compra se debe considerar a los proveedores como socios
y no como empresas extraas, de suerte que efectivamente se aplique el principio de
beneficio mutuo para lograr la mejor negociacin comercial posible.
Para lograr lo anterior no se debe olvidar que toda negociacin tiene un inicio, y que se
debe tener conocimiento preciso y claro de lo que se va a negociar, lo cual permitir
conciliar inters para lograr el beneficio mutuo y el final de la negociacin, con la
determinacin de los acuerdos as como la etapa de la posnegociacin, que consiste en
hacer un seguimiento permanente de los proveedores para verificar el cumplimiento de
esos acuerdos.

6.- ELABORAR ORDEN DE COMPRA O PEDIDO EN FIRME O A QUIEN RESULTE
FAVORECIDO.

Este documento se realiza cuando ya se tiene la decisin de comprar con un determinado
proveedor.
Es el documento que maneja el departamento de compras y que vara en su forma y
extensin de acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo en las prcticas
comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras (gerente) al
proveedor elegido.
Este al aceptarlo firme que esta conforme.
El documento se convierte en un contrato de compra venta generando en consecuencias
derechos y obligaciones para ambas partes
Por lo tanto en virtud de seguridad de la empresa tambin se incluyen documentos que
sirvan de base a la orden de compra (lista de precios, boletines etc.)
En este documento se hace mencin de los artculos y leyes correspondientes que son
los instrumentos por el cual queda protegida legalmente la operacin.
Se leen las condiciones para aceptar variaciones, mermas, prdidas, deterioros, as como
la garanta de los materiales amparados en la orden de compra.
Existen algunas sanciones por el incumplimiento de la orden de compra.
El documento consta de las siguientes partes:

Numero de la orden de compra
Fecha en que se formula
Nombre y razn social del comprador y del proveedor
Partida
Cantidad
Unidad de medida
Descripcin detallada de los artculos (marca, modelo, clave, nmero de serie, entre
otros).
Precio unitario y total
Condiciones de entrega de los materiales o productos
Condiciones de pago
Observaciones
Clusulas a las que se sujetaran comprador y vendedor

7.- ELABORAR ORDEN DE COMPRA O PEDIDO EN FIRME A QUIEN RESULTE
FAVORECIDO

Despus de negociar con los proveedores hay que elaborar la orden de compra que se
enviara con el acuerdo que hayan quedado.

Una vez enviada la orden de compra avisarle al jefe inmediato de compra para que est
al tanto de todo.

Una vez que se d la informacin al jefe de copra hay que tener un seguimiento de las
compras antes realizadas.

8. - TRAFICO REALIZA SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRA HASTA LA
RECEPCION DE LAS MERCANCIAS

Cuando el departamento de compras hace una orden de compra o pedido a algn
proveedor, debe verificar que este cumpla con las condiciones pactadas y con las
especificaciones encuanto calidad, cantidad y garanta de los materiales o productos
referidos a la orden de compra.
Los procedimientos necesarios deben hacerse a travs de formatos especiales, llamados
hojas de control, cuya requisicin se hace por va telefnica.
Una hoja de control para el seguimiento de la orden de compra debe contener
fundamentalmente:
Nmero de la orden de compra
Nombre del proveedor
Fecha en que se expidi
Requisicin a la que se refiere
Promesa de entrega
Descripcin del artculo
Persona con quien se hablo
Espacio para observaciones y nombre y firma de la persona que realizo el seguimiento.
Sirven para determinar entre otros: si ya ha sido enviado el pedido, si se entregara en el
plazo pactado, si se entregara en fecha posterior, si existen problemas para su entrega.

9.- RECEPCION DE LAS MERCANCIAS EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Se reciben las mercancas en el departamento de almacn.
Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarn o nota de
entrega suministrada por el proveedor.
Los porteros o vigilantes de la empresa debern disponer de los libros-registros que
indiquen adnde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un nmero de
control de entrada.
Una vez pasado este control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar
dos variantes:
Que el transportista sea una agencia, en cuyo caso la mercanca vendr catalogada por
nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte
que el transportista sea directamente el suministrador, en este caso, la mercanca
vendr con el albarn de los materiales que porte.
El recepcionista del almacn firmar dicho albarn, haciendo constar que la recepcin
definitiva se efectuar posteriormente, obligndose el proveedor a aceptar las anomalas
que ms tarde puedan detectarse.

10.- COMPROBACION DELAS MERCANCIAS SOLICITADAS, CON LA ORDEN DE
COMPRA EXPEDIDA POR COMPRAS

Se verifica el contenido de la orden de compra o pedido contra el contrato de transporte.
Cerciorarse de que es precisamente lo que se consigno en la orden de compra y no haya
mermas, faltantes o deterioros significativos en el pesaje o contenidos en los materiales o
productos que se reciben.
El sistema de comprobacin se realizar por personal cualificado de la empresa, ya que
se trata de observar que la mercanca recibida rene las caractersticas exigidas para su
buena utilizacin.
Se harn las siguientes comprobaciones:
Que el material recibido tenga grabado en s o en su envoltura la referencia o marca
solicitada.
Que sea igual al existente con ese mismo cdigo, en caso de que lo hubiese.
Que sea correcto el plano, el croquis o el catlogo, si existe, en el supuesto de que el
recepcionista sepa o pueda interpretar este extremo, teniendo en cuenta su capacidad
profesional.
Hacer las reclamaciones correspondientes.
Notificar de inmediato a los departamentos de compras y contabilidad si hubiera faltantes,
mermas o deterioros significativos, para que sean considerados al momento en que el
proveedor presente sus facturas a cobro.

11.- ENVIO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE TODOS LOS DOCUMENTOS
INHERENTES A LA ORDEN DE COMPRA FINCADA A PROVEEDORES.

Este documento debe presentarse al departamento de contabilidad todos los documentos
inherentes a la orden de compra o pedido (factura, orden de compra, acuse de recibo,
entre otros), para trmite de pago.
Este documento tendr entre sus funciones: Recibir, clasificar y efectuar el registro
contable de los documentos. Archiva documentos contables para uso y control interno.
Realizar las tareas administrativas y de procesamiento informtico de la documentacin
relativa al departamento de contabilidad, de acuerdo con lasinstrucciones y los circuitos de
los documentos.
Funciones: Reporta al gerente de la oficina, se responsabiliza principalmente
administrando todos los documentos del departamento, como archivar y clasificar la
documentacin diversa de la empresa.

12.- ESTABLECER UN CONTROL DE INVENTARIOS PARA DETERMINAR SUS
MAXIMOS Y MINIMOS Y, CONSECUENTEMENTE, LOS PUNTOS DE COMPRA.

El departamento de almacn determina el punto de recompra a atreves del sistema que
haya elegido (por ejemplo, mximos y mnimos).
Una vez que se recibe el suplemento en la unidad, archiva la copia del recibo con el cual
comprobara el total de cajas que recibir por parte de la empresa distribuidora. El cual
debe obtener los datos de donde sale el documento por ejemplo:
Tipo de suplemento
Fecha de caducidad
Nombre y firma del responsable
Fecha de entrega
Nombre y firma de la persona que recibe