Ica Atom Manual V02 PDF

ICA-AtoM: Manual para archiveros
Abril, 2014
Versin 02

Blanca Biarge Gallardo
Archivera y Gestora de Documentos
www.vidimus.net

ICA-AtoM: Manual para archiveros Marzo 2014
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Introduccin ................................................................................................................ 3
Tablas: Fortalezas y Debilidades de ICA-AtoM......................................................................4
1-Inicio, mens e interfaz de usuario........................................................................... 6
1.1-Men Agregar.........................................................................................................................8
1.2-Men Administrar .................................................................................................................9
1.3-Importar ................................................................................................................................10
1.4-Administrador ......................................................................................................................10
1.5-Men de navegacin Browse..........................................................................................18
1.6-Moverse dentro de ICA-AtoM...........................................................................................21
1.7-Acceso a la estructura de los fondos..................................................................................24
2-Crear un nuevo fondo............................................................................................. 27
2.1-Abrir una nueva ficha ISAD(G) ........................................................................................27
2.2-Algunas cuestiones a tener en cuenta................................................................................28
2.3-Acciones que se pueden realizar sobre una ficha ISAD.................................................36
2.4-Enlazar unidad de almacenaje...........................................................................................43
3-Crear Registros de Autoridad, Instituciones Archivsticas y Funciones................. 45
4-Exportar e importar unidades de descripcin......................................................... 46
5-Crear Ingresos/Transferencias ............................................................................... 53
5.1-Algunas cuestiones a tener en cuenta................................................................................53
6-Administrar las taxonomas lingsticas en ICA-AtoM y editar o crear nuevos
trminos en ellas ........................................................................................................ 57
7-Bsquedas en ICA-AtoM........................................................................................ 60
8-Informes en ICA-AtoM........................................................................................... 63
Fuentes consultadas................................................................................................... 66

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Introduccin

Este manual para archiveros de ICA-AtoM recoge la experiencia de Vidimus SL
(www.vidimus.net) como usuarios del programa. No se ofrecen aqu consejos o ayudas para la
instalacin, sino una visin global de cmo opera y funciona ICA-AtoM y de algunas
cuestiones y problemas que nos hemos encontrado durante su implantacin en archivos. Todos
los ejemplos y explicaciones que se ofrecen aqu pueden ser comprobados y repetidos haciendo
una visita al sitio demo de ICA-AtoM (http://demo.ica-atom.org/).

Respecto a la instalacin, nuestra recomendacin es que sea encomendada a tcnicos y
profesionales de la Informtica. Toda la informacin sobre este punto se puede encontrar en la
pgina Web de ICA-AtoM (https://www.ica-atom.org/) y la Web de la corporacin creadora del
software, Artefactual Systems Inc. (http://artefactual.com/). Existe adems un muy eficiente
grupo Google de usuarios de ICA-AtoM, entre cuyos miembros se encuentran los
desarrolladores del programa, que ofrece respuestas prontas a los problemas que puedan
aparecer durante el proceso de instalacin
1
o a preguntas sobre el uso del software.

ICA-AtoM, bsicamente, es un software libre y gratuito de descripcin archivstica diseado de
acuerdo con los estndares internacionales de descripcin (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH,
ISDF, RAD y otros) y con las normas de descripcin multinivel. Ofrece adems algunas
herramientas de gestin de archivos como, por ejemplo, la gestin de depsitos y unidades de
almacenaje o la creacin de registros de ingresos y transferencias.

Este software fue en un principio financiado y desarrollado por encargo del CIA/ICA
(International Council of Archives, http://www.ica.org/) con el objetivo de proporcionar a los
archivos una herramienta fcil de usar, de calidad y sin costes para describir y realizar gestiones
bsicas sobre la documentacin que custodian. La versin beta de ICA-AtoM fue presentada en
el congreso del CIA/ICA de Kuala Lumpur en julio de 2008. A lo largo de estos seis aos no ha
dejado de evolucionar, incorporando en cada nueva versin mejoras muy notables. Se puede
consultar la lista de instituciones (algunas de gran prestigio) que utilizan ICA-AtoM en
https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_users.

La versin que aqu se va a presentar es la ms reciente (ICA-AtoM 1.3, 2012)
2
. Actualmente,
Artefactual Systems Inc. est trabajando en la versin 1.4, cuyo lanzamiento est previsto para
el 2014, con el objetivo de dotar a los usuarios de una ltima versin del software robusta y
estable con la que quedara cerrado el proyecto ICA-AtoM.

Como usuarios, nuestra evaluacin del software es muy positiva. Pueden leer una breve
recopilacin de los principales puntos fuertes y dbiles de ICA-AtoM en las tablas que se
presentan a continuacin.

1
Otros vnculos de inters:
-Instalacin: https://www.ica-atom.org/doc/Installation
-Requisitos del sistema: https://www.ica-atom.org/doc/Minimum_requirements
-Copias de seguridad: https://www.ica-atom.org/doc/Data_backup
2
Para saber ms acerca del programa pueden consultar en https://www.ica-atom.org/ los artculos ICA-
AtoM: open-source software for archival description, Jessica Bushey, 2012, y The ICA-AtoM Project and
Technology, Peter Van Garderen, 2009.

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Tablas: Fortalezas y Debilidades de ICA-AtoM

Puntos Fuertes de ICA-AtoM
Es un programa de manejo fcil y muy intuitivo de software libre y gratuito respaldado por el
CIA/ICA.

Presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de datos convencionales en la que la
informacin se consigna y se presenta en forma de fichas y plantillas.

Establece relaciones apropiadas entre las descripciones (por ejemplo, vincula registros de
autoridad (Ej., productores) con descripciones de conjuntos documentales a todos los niveles
archivsticos).

Respeta las jerarquas intelectuales de los cuadros de clasificacin subordinando correctamente
niveles inferiores a niveles superiores.

Hereda, entre otros campos, los cdigos de referencia.

Crea mens desplegables con la informacin introducida previamente, lo que facilita la
consignacin de informacin en los campos y evita duplicidades de los trminos.

Permite campos de eleccin mltiple (entre otros, campo productor, registro de autoridad o
unidad de almacenaje).

Una vez configurados los parmetros bsicos, la introduccin de registros es muy sencilla e
intuitiva.

Permite incorporar (importar o enlazar) objetos digitales (fotografas o vdeos entre otros).

Las descripciones archivsticas (todas o parte de ellas) pueden hacerse pblicas en la red, lo
que lo convierte en una buena herramienta de difusin.
Permite realizar importaciones (formatos XML y CSV) y exportaciones (formatos Dublin Core
1.1 XML y EAD 2002 XML).

Se puede trabajar sin conexin a Internet.

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Puntos Dbiles de ICA-AtoM

En ocasiones la traduccin de la interfaz no se adecua a los usos lingsticos del espaol
peninsular, lo que puede dar lugar a trminos errneos o confusos.

Hay que ser cuidadosos al seleccionar el idioma de la interfaz en funcin del idioma de las
descripciones archivsticas, ya que, como los creadores del software advierten, no se trata de una
plataforma multicultural.

No contempla la gestin de prstamos y consultas.

No acaba de resolver la gestin de ingresos/transferencias y eliminaciones.

Para algunos fondos los campos de fechas pueden resultar demasiado rgidos.

No permite configurar informes por el usuario y hay pocos tipos de informes disponibles.
No permite actualizar informacin consignada en un nivel del cuadro a otros niveles que
deberan heredarla.
Aunque define unos perfiles de usuario atendiendo a unos permisos bsicos de seguridad y
acceso, no permite personalizarlos o adecuarlos a cada usuario o grupos de usuarios.
La presentacin y manejo del rbol de jerarqua de fondos y niveles inferiores resulta algo
incmoda cuando hay un nmero considerable de registros.

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1-Inicio, mens e interfaz de usuario

Una vez instalado el software, le sern proporcionadas:
a)La direccin Web del ICA-AtoM de su institucin,
b)Una contrasea para acceder a l, y
c)Una direccin de correo electrnico (puede ser, por ejemplo, su mail
corporativo) que le identificar como usuario.

Para entrar en ICA-AtoM bastar con escribir en la barra de direcciones de su
navegador habitual (Firefox, Internet Explorer, etc.) la direccin Web arriba
mencionada. En este manual se va a utilizar la direccin del sitio demo de ICA-AtoM:
http://demo.ica-atom.org/
3
, donde encontrarn los ejemplos que se exponen.

Se abrir la pgina de bienvenida del ICA-AtoM de su institucin. Podr visualizar una
pantalla similar a sta en la que en lugar del mensaje de bienvenida al sitio demo
aparecer el nombre de su institucin y el texto por defecto de bienvenida a ICA-AtoM.
Puede personalizar este texto pinchando en el botn Editar que aparece en la parte
inferior de la pantalla:

En la esquina superior derecha aparecen tres mens:

3
Animamos a los usuarios a visitar http://demo.ica-atom.org/, donde podrn seguir los ejemplos
expuestos y poner a prueba el software ICA-AtoM sin coste alguno y sin preocupaciones por lo que
pueda ocurrir durante los experimentos, ya que los datos introducidos se eliminan cada poco tiempo.

- 7 -
-Languajes: desde aqu podemos escoger uno de los idiomas en que se
encuentra traducido ICA-AtoM. Escogeremos espaol ya que nuestras
descripciones archivsticas se van a escribir en este idioma
4
.

-Quick links: algunos enlaces rpidos como acerca o ayuda .

-Log In: iniciar sesin. Al pinchar en Log In aparecer la siguiente pantalla:

Basta con identificarse escribiendo la direccin de correo electrnico y la contrasea
proporcionadas durante la instalacin. En el caso del ejemplo:

-Correo electrnico: demo@example.com
-Contrasea: demo.

Pinchamos a continuacin en Iniciar sesin y entramos en el programa
5
:

4
Si van a utilizar el programa para elaborar descripciones archivsticas en espaol, recomendamos
seleccionar el idioma en el momento en que inicie la sesin en ICA-AtoM, cuya lengua por defecto es el
ingls. No hacerlo podra dar lugar a problemas a la hora de visualizar los datos introducidos ms
adelante.
Si en su institucin no est previsto trabajar las descripciones archivsticas en ms de un idioma, lo ms
sencillo es cambiar la configuracin del idioma predeterminado del programa (https://www.ica-
atom.org/doc/Default_language) de modo que la sesin se inicie en el idioma deseado. Vase tambin
https://groups.google.com/forum/#!topic/ica-atom-users/Sov_ZLJVuh8/discussion y
https://projects.artefactual.com/issues/552.
5
Tengan en cuenta que varios usuarios pueden iniciar sesin a la vez incluso utilizando la misma
identificacin. Adems, los usuarios que estn trabajando simultneamente podrn ver y editar las
mismas descripciones ya que las que estn siendo editadas por un usuario en un momento dado no se
bloquearn, por lo que habr que ser cuidadosos al respecto.

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En la esquina superior derecha en lugar de Log In aparece ya, como es lgico, el
nombre del usuario registrado, en este caso Demo. Desplegando este men podremos
definir nuestro perfil (Profile) o cerrar sesin (Log out).

En la esquina superior izquierda aparecen nuevos mens:

1.1-Men Agregar

Desde aqu se podrn crear las descripciones archivsticas que se quiera introducir en
ICA-AtoM. Por orden, se presentan las siguientes opciones:

1.1.1-Agregar/Registro de adhesiones: para crear la descripcin de un nuevo
ingreso o transferencia.

1.1.2-Agregar/Descripcin archivstica: para crear la descripcin de un nuevo
fondo o coleccin de acuerdo con ISAD(G).

1.1.3-Agregar/Registro de autoridad: para crear la descripcin de un registro
de autoridad vinculado a los fondos o colecciones introducidas de acuerdo con
ISAAR(CPF).

1.1.4-Agregar/Institucin archivstica: para crear la descripcin de la
institucin archivstica que detenta la custodia de los fondos o colecciones de
acuerdo con ISDIAH.

1.1.5-Agregar/Terms: para agregar nuevos trminos en las taxonomas
lingsticas que utiliza ICA-AtoM.

1.1.6-Agregar/Funciones: para crear la descripcin de las funciones que
realizan los productores de los fondos o colecciones introducidos de acuerdo con
ISDF.

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1.2-Men Administrar

Desde aqu se puede acceder a las siguientes opciones:

1.2.1-Administrar/Registros de adhesiones: para acceder al listado de los
ingresos/transferencias ya introducidos y modificar, editar, borrar o aadir ms
informacin.

1.2.2-Administrar/Donantes: para acceder al listado de los donantes o unidades
administrativas vinculadas a los ingresos o transferencias, respectivamente. Igual
que antes, desde aqu se pueden realizar los cambios oportunos en los ingresos
consignados cuando sea necesario.

1.2.3-Administrar/Almacenamiento fsico: para acceder al listado de las
unidades de almacenaje que hayan sido consignadas y vinculadas a las unidades
de descripcin, y editarlas o eliminarlas.

1.2.4-Administrar/Titulares de derechos: para acceder al listado de los
titulares de derechos vinculados a las descripciones archivsticas que lo hayan
requerido y modificar o aadir informacin cuando sea necesario.

1.2.5-Administrar/Taxonomas: para acceder a las clases de las taxonomas de
lenguaje que utiliza ICA-AtoM y aadir o modificar los trminos cuando sea
oportuno hacerlo.

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1.3-Importar

ICA-AtoM puede importar descripciones archivsticas en formato XML o CSV.
Exploraremos esta opcin ms adelante (ver punto 4) cuando tratemos las exportaciones
y las importaciones de unidades de descripcin.

Para obtener instrucciones precisas sobre cmo importar descripciones a ICA-AtoM se
puede consultar http://www.ica-atom.org/doc/Import_descriptions_and_terms.
6

1.4-Administrador

Este es el men al que tendr acceso el usuario que tenga privilegios de administrador.
Desde aqu se podrn realizar varias opciones:

1.4.1-Administrador/Usuarios: permite ver y editar el listado de usuarios de
ICA-AtoM y los permisos que les han sido concedidos.

6
Se pueden hacer importaciones masivas de descripciones archivsticas en ICA-AtoM. Teniendo en
cuenta las experiencias de otros usuarios, recomendamos realizar esta accin con la ayuda de un
informtico.

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Para dar de alta a un nuevo usuario, pincharemos el botn Agregar nuevo de la
parte inferior de la pantalla. Se abrir una ficha en la que tendremos que
consignar los datos necesarios para la identificacin del nuevo usuario en el
programa
7
, as como los permisos que tendr en ICA-AtoM. Creemos, por
ejemplo, un nuevo usuario llamado Blanca con correo electrnico
blanca@example.com y contrasea demo.

Elegimos el Grupo de usuarios (ver 1.4.2) al que pertenecer el usuario
Blanca en el men desplegable.

Y los idiomas que podr traducir:

7
La direccin de correo electrnico y la contrasea que hay que introducir al iniciar sesin en ICA-AtoM
ser la que hayamos consignado en esta ficha de usuario.

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A continuacin, pinchamos en el botn Crear de la parte inferior de la
pantalla. Ya hemos dado de alta a un nuevo usuario en el programa:

Navegando por las pestaas de la parte superior de la ficha, resaltadas en azul,
podremos ver tambin qu permisos tiene el usuario Blanca sobre las
descripciones archivsticas, los registros de autoridad o las taxonomas, o bien
volver de nuevo a ver/editar el perfil.

1.4.2-Administrador/Groups: permite ver y editar los 6 perfiles bsicos de
usuarios que contempla ICA-AtoM, as como el nmero de usuarios adscritos a
cada perfil:

Para editar un perfil, procederemos de la misma forma que antes: tan slo hay
que pinchar sobre el nombre del grupo que queramos editar. Veamos, por
ejemplo, el grupo administrador.

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Para acceder a los permisos pormenorizados del perfil administrador sobre las
descripciones archivsticas, los registros de autoridad o las taxonomas, hay que
abrir las pestaas que aparecen en el encabezado de la ficha, resaltadas en azul.
Veamos qu permisos tiene, por ejemplo, sobre las descripciones archivsticas:

Dndole al botn Editar veremos la lista de permisos, desde donde podremos
hacer las modificaciones oportunas.

Los usuarios que tengan permiso de traductor podrn traducir muy fcilmente
los trminos que aparecen en cada pantalla de ICA-AtoM pinchando en la barra
amarilla que aparecer en el margen inferior de la pantalla tal como se visualiza
en el sitio demo, ya que el usuario Demo tiene todos los privilegios de
administrador y traductor
8
.

8
Si usted ha cambiado la lengua predeterminada del programa (ingls) a otro idioma distinto del francs
o espaol, que s cuentan con interfaces traducidas, y observa que, pese a tener privilegios de traductor,
no le aparece la barra de traduccin, le aconsejamos que compruebe si el nuevo idioma seleccionado est
contemplado en la carpeta de instalacin i18n. Si no estuviere, puede copiar el fichero En
(correspondiente al ingls) o Es (espaol) y darle el nombre normalizado del idioma con el que desea
trabajar (por ejemplo cataln, Ca). La interfaz aparecer en el idioma de la carpeta que haya copiado
junto con la herramienta barra de traduccin.

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1.4.3-Administrador/Pginas estticas: desde aqu se pueden editar las pginas
estticas de ICA-AtoM (por ejemplo, la pgina de Bienvenida
9
) o aadir
nuevas pginas estticas:

A modo de ejemplo, vamos a crear una nueva pgina esttica llamada Cmo
usar ICA-AtoM que contendr instrucciones sobre el manejo del programa. A
continuacin, editaremos la pgina de Bienvenida para aadir un enlace a
nuestra nueva pgina de instrucciones.

En primer lugar, pinchamos sobre Agregar nuevo, completamos la ficha y le
damos al botn Crear:

9
Recuerden que tambin puede editarse pinchando sobre el botn Editar de la pgina de Bienvenida.

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Observen que en la barra del navegador (sealada en azul en la captura de
pantalla) aparece la direccin de esta nueva pgina que hemos creado. La
copiamos para aadirla como enlace en la pgina de Bienvenida.

A continuacin, editamos la pgina de Bienvenida
10
con el botn Editar que
aparece en la parte inferior de la pantalla. Aadiremos, por ejemplo, un breve
texto para remitir a los posibles usuarios a la nueva pgina esttica a travs del
enlace que hemos copiado.

Guardamos (botn Guardar), y tendremos una pgina de Bienvenida con un
enlace a nuestra nueva pgina Cmo usar ICA-AtoM:

10
Recuerden que pueden acceder a la pgina de Bienvenida pinchando en el logo de ICA-AtoM, o
desde el men Opciones/Inicio (esquina superior derecha de la pantalla), o bien desde el men
Administrar/Pginas estticas.

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1.4.4-Administrador/Mens: permite editar los mens que se visualizarn en la
interfaz de ICA-AtoM, moverlos de posicin en las listas en que aparecen o
definir nuevos mens.

1.4.5-Administrador/Plugins: para seleccionar las plantillas que se van a
utilizar en la elaboracin de descripciones archivsticas (plantilla ISAD(G),
plantilla ISDIAH, plantilla RAD, etc.).

1.4.6-Administrador/Temas: permite cambiar la forma en que se visualiza la
interfaz de usuario. Se puede elegir entre cuatro estilos diferentes.

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1.4.7-Administrador/Configuracin: desde aqu se pueden definir parmetros
de configuracin de ICA-AtoM como, por ejemplo, el nmero de resultados que
se presentarn por pgina, si se va a heredar o no el cdigo de referencia de las
unidades de descripcin, los ttulos de las etiquetas de interfaz de usuario, o la
forma en que se ordenarn las descripciones en el rbol de jerarqua de los
fondos, entre otros.

1.4.8-Administrador/Descriptions updates: para hacer un listado de las
ltimas actualizaciones de las descripciones segn, por ejemplo el rango de
fechas que se defina.

1.4.9-Administrador/Global-Search replace: para realizar acciones de
buscar/reemplazar global
11
.

1.4.10-Administrador/Visible elements: para seleccionar los elementos que
visualizarn los usuarios externos de ICA-AtoM. Se puede elegir entre una
amplia lista de campos de la plantilla ISAD(G) o de la plantilla de metadatos de
los objetos digitales. Desde aqu tambin se puede ocultar el elemento unidad
de almacenaje.

11
Tngase en cuenta que esta opcin no se puede deshacer. Segn la accin que se desee realizar desde
Buscar/Reemplazar Global, recomendamos, dada la experiencia de otros usuarios, asesoramiento
tcnico.

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1.5-Men de navegacin Browse

Fuera de estos mens, se puede ver tambin en la parte central-izquierda de la pantalla
una lista de enlaces bajo el ttulo de Browse (navegar [por]). Son los siguientes:

1.5.1-Browse/Descripciones archivsticas (archival descriptions): desde aqu
se accede al listado de fondos o colecciones descritas que custodia su institucin.

1.5.2-Browse/Registros de autoridad (authority records): para acceder al
listado de todos los productores descritos vinculados a dichos fondos o
colecciones.

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1.5.3-Browse/Instituciones archivsticas (archival institutions): para acceder
al listado de las descripciones de las instituciones archivsticas que detentan la
custodia de los fondos o colecciones. La pantalla que obtendramos sera muy
similar a las arriba presentadas.

1.5.4-Browse/Funciones (functions): para acceder al listado de las
descripciones de las funciones que desarrollan o han desarrollado las
instituciones o personas vinculadas a la produccin de los fondos/colecciones de
su institucin. Se presenta igual que en las imgenes superiores.

1.5.5-Browse/Materias (subjects): para acceder al listado de los descriptores
de materias que hayan sido consignados en las descripciones de los
fondos/colecciones.

1.5.6-Browse/Lugares (places): para acceder al listado de los descriptores
topogrficos consignados en los fondos/colecciones.

1.5.7-Browse/Objetos Digitales (digital objects): aqu aparecern todos los
objetos digitales que hayamos incorporado a nuestro ICA-AtoM: fotos, vdeos,
archivos de sonido, etc.

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Para abandonar estos listados y volver a la pgina de bienvenida de ICA-AtoM, basta
con pinchar la opcin Inicio contenida en el men Quick links en la esquina
superior derecha de la pantalla, o directamente sobre el icono del programa que aparece
en el lado opuesto de la pantalla.

Como se ha observado, en cada uno de estos listados aparecen los resultados
enumerados resaltados en azul. Si pinchramos en cualquiera de los resultados
presentados en las listas de 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3 y 1.5.4, iramos a la ficha del recurso
seleccionado de acuerdo con el estndar de descripcin oportuno (para un fondo, la
plantilla ISAD(G) con la informacin de ese fondo; para un registro de autoridad, su
correspondiente plantilla ISAAR(CPF),etc.).

Sin embargo, en materias, lugares y objetos digitales se nos presenta un nmero
total al lado de cada descriptor o tipo de recurso digital. En estos casos, si pinchramos
en cualquiera de ellos obtendramos un listado con las vista en miniatura de las
descripciones vinculadas a cada trmino de materia, lugar o tipo de objeto digital.

Por ejemplo, veamos qu descripciones estn vinculadas al trmino Vancouver de la
lista de Lugares:

O cuntas imgenes hay en el sitio Demo (Browse/Digital objets/Images)

Si situamos el ratn sobre una de ellas, se ampliar revelando el ttulo de la imagen y el
fondo a que pertenece. Si pinchamos sobre el objeto, se nos abrir la ficha descriptiva
correspondiente.

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1.6-Moverse dentro de ICA-AtoM

Ahora profundicemos un poco ms: si pinchamos de nuevo en Browse/Descripcin
archivstica/fondo Maurice Lamontagne, obtendremos, por una parte, la descripcin
de dicho fondo presentada como plantilla o ficha ISAD(G) con los elementos que hayan
sido consignados en cada rea (de identidad, de contexto, de contenido y estructura,
etc.).

En la parte inferior de esta plantilla aparecen unos botones que indican las acciones que
podemos realizar sobre esta descripcin. Las exploraremos ms adelante cuando
creemos desde cero un fondo nuevo (ver punto 2):

Por otra parte, aparecern en la parte izquierda de la pantalla diversas anotaciones:

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1.6.1-Archival institution: aparece el nombre de la institucin en que se encuentra el
fondo del ejemplo. De nuevo aparece resaltado en azul; si pinchramos sobre l, iramos
a la ficha ISDIAH de esta institucin.

1.6.2-Productor(es): aparece el nombre del productor de este fondo. Para ver su
descripcin, bastara, una vez ms, con pinchar sobre l.

1.6.3-Fondo: en este caso aparecen enumerados varios fondos, de los cuales uno (el que
nos atae) est resaltado. Los otros fondos que aparecen en la lista son los que tambin
estn introducidos y descritos en el sitio demo de ICA-AtoM. En otras palabras, nos
est presentando el cuadro de fondos.

Si pinchamos ahora en otro fondo de la lista, los datos (productor, institucin
archivstica) cambiarn de acuerdo con la nueva seleccin, y el nuevo fondo ser,
lgicamente, el que aparezca resaltado en la lista.

Veamos uno que tiene objetos digitales para ver cmo los presenta ICA-AtoM. Por
ejemplo, el fondo TeleLearnig Network del sitio demo:

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Tanto el productor como la institucin archivstica se han actualizado. Adems, en este
caso, aparece un nuevo dato en la parte izquierda de la pantalla, digital object, en
donde los objetos digitales (en este caso, documentos digitalizados) aparecen en forma
de abanico.

Podemos desplazar el punto negro a lo largo de la lnea para ver qu o cuntos hay. Si
alguno nos interesara, bastara, una vez ms, con pinchar sobre l y aparecera su
correspondiente ficha. En el fondo Maurice Lamontagne mencionado ms arriba no
apareca el dato digital object porque, simplemente, no tena asociado ningn objeto
digital.

1.6.4-Importar: Con esta opcin podremos importar datos en XML o CSV e
introducirlos en nuestro ICA-AtoM. Exploraremos esta opcin en el punto 4.

1.6.5-Exportar: esta opcin permite exportar los datos de la ficha que aparezca en
pantalla como Dublin Core 1.1 XML o EAD 2002/XML. Con las importaciones, las
veremos en el punto 4.

1.6.6-Browse: por ltimo, aparece el men de navegacin que se ha explicado en 1.5.
Desde aqu podremos volver a, por ejemplo, el listado de fondos/colecciones pinchando
en Archival descriptions (o donde ms nos interese) y abandonar la vista de la ficha
ISAD(G).

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1.7-Acceso a la estructura de los fondos

Profundicemos un poco ms. Veamos ahora cmo accedemos a la estructura
archivstica de un fondo, esto es, a los niveles inferiores de su cuadro de clasificacin.
Tomemos de nuevo como ejemplo el fondo Maurice Lamontagne del sitio demo.
Recordemos cmo podemos acceder a l:

-Opcin 1: Men Browse/ Archival descriptions/ aparece el listado de
fondos/ seleccionamos Fondo Maurice Lamontagne.

-Opcin 2: Si ya estamos en la pgina desde la cual podemos visualizar la ficha
ISAD de un fondo al que hemos accedido (por ejemplo, estamos viendo el fondo
TeleLearning Network), tan slo tendremos que pinchar en la parte izquierda de
la pantalla sobre el fondo al que queramos acceder:

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En la lista de fondos
12
(parte izquierda de la pantalla), cada fondo est sealado por una
punta de flecha. Este icono indica que los fondos tienen niveles inferiores. Bastar con
pinchar sobre l para desplegar su estructura interna. Si no hubiera ningn nivel inferior
introducido, la punta de flecha no aparecera.

Ahora desplegaremos el fondo Maurice Lamontagne, cuyos niveles inferiores s estn
descritos, pinchando en la punta de flecha:

Los otros fondos han desaparecido de la lista. En
cambio, podemos ver las 2 series de que se compone el
fondo Maurice Lamontagne. Cada serie va precedida de
su correspondiente punta de flecha indicando que hay
ms niveles inferiores.

Para volver atrs y ver de nuevo todos los fondos
tendremos que pinchar en Show all (mostrar
todos).

Despleguemos ahora la serie 109431- Speeches:

Ahora slo se visualiza la serie seleccionada, que
tiene 2 expedientes descritos. En este caso, no hay
descripcin a nivel de unidad documental simple
(ningn expediente est precedido de la punta de
flecha).

Para volver atrs y ver de nuevo los niveles superiores de ese fondo, bastar con volver
a pinchar la punta de la flecha (que ahora apunta hacia abajo) las veces que sea
necesario. Si, por el contrario, queremos abrir otro fondo, podemos pinchar
directamente en Show all y, desde ah, seleccionar el fondo que queramos explorar.

Ahora slo hemos visto la estructura del fondo Maurice Lamontagne, pero no las fichas
ISAD(G) de las series o de los expedientes. Para ver, por ejemplo, la descripcin de la
serie Speeches una vez localizada en el cuadro de clasificacin de su correspondiente
fondo, pincharemos sobre su nombre, resaltado en azul:

12
Recuerden que el orden en que aparecen los fondos en este rbol de presentacin (treeview) y, dentro
de cada fondo, sus sucesivos niveles subordinados, depender de la configuracin que hayamos definido
en el men Administrador/Configuracin (1.4.7). Si hemos escogido la opcin Manual, las
descripciones aparecern en orden de creacin, no por cdigo o fecha, de modo que la ms reciente
aparecer en la posicin ms inferior en este rbol. Podremos mover las unidades descriptivas
manteniendo pulsado el ratn y arrastrndolas arriba o abajo para situarlas donde nos convenga.

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Recuerden que para abandonar esta ficha y volver a ver el cuadro de fondos => pinchar
sobre Show all. Para volver a ver la lista de los fondos enumerados por sus ttulos =>
men Browse/Archival Descriptions.

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2-Crear un nuevo fondo.
2.1-Abrir una nueva ficha ISAD(G)

Para crear una nueva ficha ISAD(G) hay que situarse en el men Agregar/
Descripcin archivstica. Aparecer la plantilla en blanco:

Las distintas reas (de identidad, de contexto, etc.) aparecen sin desplegar por cuestin
de espacio. Para introducir en ellas los datos pertinentes simplemente tendremos que
pinchar sobre las que nos interesen. Una vez cumplimentada, pincharemos en el botn
Crear situado en la parte inferior de la plantilla o Cancelar para descartar la
descripcin.

ICA-AtoM proporciona una breve explicacin sobre la informacin que hay que
introducir en cada elemento de cada rea. Igualmente, marca con un asterisco los
campos obligatorios de acuerdo con ISAD(G). Si, una vez completada y guardada la
descripcin, hemos dejado en blanco alguno de estos campos obligatorios, ICA-AtoM
nos los recordar con un mensaje de advertencia. Tambin nos avisar de
incongruencia
13
entre fechas o entre niveles de descripcin (por ejemplo, un fondo no
puede estar subordinado a una serie).

Observarn, adems, que en varios campos ICA-AtoM crea un men desplegable con la
informacin previamente consignada, facilitando la introduccin de informacin
repetida (por ejemplo, descriptores de materia) y evitando las duplicidades de trminos
y datos.

13
Tngase en cuenta que estos avisos slo sern visualizados por los usuarios internos del programa,
nunca por los usuarios externos una vez hayamos hecho pblica la descripcin y sea accesible desde
Internet.

- 28 -

2.2-Algunas cuestiones a tener en cuenta

Vale la pena detenerse en ciertos campos.

2.2.1-En el rea de Identidad:

2.2.1.1-Campo de Identificador: ICA-AtoM hereda los cdigos de referencia de los
niveles superiores, de modo que para consignar el cdigo de referencia de un nivel
inferior no habr que escribir todo el cdigo, slo el propio de su nivel. ICA-AtoM
aadir automticamente el resto de acuerdo con la jerarqua del cuadro de
clasificacin.

2.2.1.2-Campo de fechas: se puede escoger entre fecha de creacin o fecha de
agregacin
14
, y se presenta con 2 opciones de formato:

-Fecha inicial/fecha final: formato aaaa/mm/dd. Por ejemplo, 2012-01-01/2012-
12-31.

-Fecha con texto libre: aqu podemos consignar slo el ao (2012), rango de
aos separados con guin (aaaa-aaaa, en cuyo caso ambos extremos sern
tomados como fecha inicial y final, respectivamente) o bien, para indicar una
fecha incierta, aadir smbolos tipogrficos que expresen incertidumbre: (201?).

14
Hemos observado que, en la obtencin de informes (vase punto 7), ICA-AtoM no reconoce las fechas
de agregacin, slo las de creacin.

- 29 -

A nivel de fondo, subfondo o serie es posible que nos interese ms utilizar el segundo
formato: por ejemplo, 1950-2012. La fecha concreta de inicio y final, en cambio, se
consigna tpicamente a nivel de expediente/documento simple. ICA-AtoM entiende que
las fechas de inicio/fin de un nivel inferior nunca podrn exceder los lmites marcados
en el nivel inmediatamente superior. Si ello ocurriera, nos dara un aviso de
incongruencia de fechas. Hay un caso muy concreto, sin embargo, en que el programa
da un falso aviso de incongruencia:

Sea una serie con fechas globales 1950-2012 en la que queremos introducir expedientes.
Los expedientes con fechas concretas (aaaa/mm/dd) comprendidas entre 1951 y 2011
sern aceptados sin problemas. No sucede as con los que hayan iniciado/finalizado
entre el 1950/01/01 1950/12/31 y 2012/01/01 - 2012/12/31. Estos casos darn lugar a
aviso de incongruencia. Como ya se ha mencionado con anterioridad, este aviso (falso)
slo ser visualizado por los usuarios internos, de modo que no comportar ningn
problema cuando queramos hacer pblica la descripcin.

2.2.1.3-Nivel de descripcin: es fundamental elegir el nivel archivstico de la unidad de
descripcin para que ICA-AtoM cree la estructura del cuadro de clasificacin y
establezca los niveles de jerarqua. Aparece el siguiente men desplegable:

ICA-AtoM, de acuerdo con ISAD(G), distingue (dejando a parte el nivel de coleccin)
los siguientes niveles en orden de jerarqua (ntese que en el men desplegable no
aparecen ordenados jerrquicamente sino alfabticamente):
-Fondo
-Subfondo
-Serie
-Subserie
-Expediente/Documento compuesto (file/dossi)
-Documento simple (item)

En cualquier momento se puede modificar esta nomenclatura e incluso aadir nuevos
niveles si fuera necesario a travs de la edicin de las taxonomas, tal como se explica
ms adelante en el punto 5.

- 30 -
2.2.1.4-Agregar nuevos niveles inferiores: desde aqu podremos aadir tantos niveles
inferiores como sea necesario consignando el cdigo, nivel y ttulo de cada nivel. Una
vez introducido el primer nivel, simplemente hay que pulsar la tecla Intro en el
teclado del ordenador o bien pinchar en Add new para aadir tantos como sea
necesario. La profundidad del nivel la determinaremos escogindola del men
desplegable del campo Nivel.

Para crear toda la estructura del cuadro de clasificacin respetando las jerarquas
intelectuales, es aconsejable aadir los niveles inferiores desde la ficha ISAD de su
nivel inmediatamente superior. Es decir: desde la ficha de Fondo crearemos niveles de
Subfondo si lo hay; si no, crearemos las series. Desde cada ficha de serie crearemos las
subseries contenidas en ella; y as sucesivamente.

Veamos un ejemplo. Sea el fondo AAA-Fondo de prueba del productor Vidimus SL
con el siguiente cuadro de clasificacin:
Fondo: AAA-Fondo de prueba
Serie: 000-Administracin general
Subserie: 001-Documentacin constitutiva y normativa interna
Expediente: 0001-Expediente 1

Primero consignaremos el nivel de fondo y su primer nivel inferior.

(Observen la explicacin que proporciona ICA-AtoM al situar el cursor sobre un
campo.)

Despus de pinchar en el botn Crear aparece la ficha ISAD de ese fondo con enlaces
al productor consignado. En la parte izquierda de la pantalla se ha aadido el fondo
Fondo de prueba a la lista. Si pinchamos sobre la punta de la flecha aparecer la
estructura de dicho fondo, tal como se observa en la siguiente imagen:

- 31 -

La ficha de la serie 000-Administracin general estar incompleta (slo he
consignado el cdigo de referencia y el ttulo). Pinchando sobre su nombre, resaltado en
azul en la parte izquierda de la pantalla, podremos visualizarla, editar para completarla y
aadir nuevos niveles inferiores:

La editamos pinchando en el botn homnimo o directamente en el ttulo de la ficha.
Adems de consignar la informacin obligatoria, agregaremos el nivel de subserie 001-
Documentos constitutivos y normativa interna.

- 32 -

Procedemos de la misma manera: pinchamos en el botn crear, y aparecer la ficha
ISAD y el nuevo nivel en la estructura del cuadro en la parte izquierda de la pantalla.

Editaremos la subserie 001 para consignar la informacin pertinente y crear el nivel de
expediente:

- 33 -

El resultado final sera este:

2.2.2-En el rea de contexto:

- 34 -

Entre otra informacin, ICA-AtoM pedir que se consigne el productor de la unidad de
descripcin. Si ya ha sido consignado en otra descripcin y, por tanto, el registro de
autoridad ya ha sido creado, podrn escogerlo en el men desplegable que aparecer al
situar el cursor sobre este campo. Recuerden que el programa tiene memoria e
intentar facilitar nuestra seleccin segn el campo en que nos encontremos.

Si se introduce un nuevo productor, automticamente se crear un nuevo registro de
autoridad que podrn ver, como ya se ha explicado, pinchando en el men Browse/
Authority Records, desde donde podr ser editado. Lo mismo reza para el campo
Institucin Archivstica (men Browse/ Archival Institutions).

Si se deja en blanco, el productor se heredar del nivel inmediatamente superior al que
se subordina esa unidad de descripcin.

Tngase en cuenta, sobre todo de cara a la presentacin de las fichas, que cuando en la
ficha descriptiva de una unidad documental se consigna especficamente un productor
(es decir, cuando no dejamos el campo en blanco para que lo herede de los niveles
superiores), en la ficha ISAD aparecer la historia de ese productor tomada de la ficha
ISAAR a la que va vinculado, cosa que ser conveniente en unos casos pero no en otros
para no caer en la redundancia.

2.2.3-En el rea de Puntos de acceso:

A travs de los puntos de acceso se puede enlazar una descripcin archivstica a 3 tipos
de descriptores que pueden convertirse en opciones interesantes de bsqueda:

-Descriptores de materia (puntos de acceso por materia): el/los tema/s
principal/es de la unidad de descripcin.

-Descriptores topogrficos (puntos de acceso por lugar): nombres de lugar/es
relacionados con la unidad de descripcin.

-Descriptores onomsticos (puntos de acceso de nombre): nombres de
personas/familias/instituciones relacionadas con la unidad de descripcin.

- 35 -
En los dos primeros casos (materias y lugares), ICA-AtoM aadir los trminos que
hayamos consignado a su vocabulario propio que podemos encontrar en el men
Administrar/ Taxonomas. Aparecern clasificados, respectivamente, en Materias
y Lugares dentro de este men, desde donde podrn ser convenientemente editados.

Si los trminos de materia o lugar ya hubieran sido consignados antes, apareceran en el
men desplegable de cada campo.

En el caso de los descriptores onomsticos, se crear un nuevo Registro de Autoridad
que podremos cumplimentar adecuadamente desde el men Browse/ Authority
Records. Igual que antes, si el nombre ya hubiera sido consignado antes aparecera en
el men desplegable del campo.

Tngase en cuenta que por defecto ICA-AtoM crear un descriptor onomstico con el
nombre del productor que se visualizar en la ficha ISAD. Pinchando sobre este punto
de acceso iramos a la ficha del registro de autoridad del productor.

2.2.4-En el rea de Administracin:

Desde aqu podremos dar orden de publicar en la Web las descripciones seleccionando
Publicado o, por el contrario, dejarlas slo para acceso y uso interno seleccionando
Minuta (borrador). El valor por defecto de este campo en todas las descripciones es el
de Minuta, es decir, no publicado.

Esta propiedad es heredable a los niveles inferiores de una descripcin, de modo que si
marcamos publicado a nivel de fondo, todos los niveles inferiores adquirirn
inmediatamente la condicin de publicado y sern visibles para los usuarios externos.
En caso de que quisiramos reservar en borrador algn nivel o descripcin concreta,
deberemos marcar expresamente minuta en todas aquellas fichas que no queramos
publicar. Recuerden igualmente que desde men Administrador/ Elementos
Visibles podremos determinar qu elementos de las descripciones sern visibles para
los usuarios externos y cules no.

- 36 -
2.3-Acciones que se pueden realizar sobre una ficha ISAD

Una vez hemos consignado la informacin necesaria, le damos al botn Crear y
aparecer la ficha ISAD(G)
15
. Por ejemplo:

El fondo AAA-Fondo de prueba se ha aadido al cuadro de fondos que aparece en la
parte izquierda de la pantalla; igualmente, aparece el productor (Vidimus SL) en su
correspondiente lugar. Desplegamos su estructura pinchando en la punta de flecha:

En la ficha ISAD aparece el nombre del productor resaltado en azul, de modo que si
pinchramos sobre l iramos a su correspondiente ficha ISAAR contenida en los
Registros de Autoridad. Lo mismo sucede con el punto de acceso creado por defecto.

Con los botones que aparecen en la parte inferior de la ficha ISAD(G) podemos realizar
una serie de acciones:

2.3.1-Editar: para modificar la informacin cuando sea necesario. Como ya
hemos visto, tambin se puede editar la ficha de cualquier unidad de descripcin
pinchando sobre su nombre. Tambin podemos editar un rea concreta
pinchando sobre el icono de lpiz que aparece a la derecha de cada rea en la
vista de la ficha ISAD de una descripcin.

15
La palabra minuta que aparece en varios lugares de la ficha se debe a una poco afortunada
traduccin de la palabra draft, borrador. Por defecto, ICA-AtoM considera borradores a las nuevas
descripciones creadas a menos que especifiquemos (en la misma plantilla ISAD) que est lista para ser
publicada.

- 37 -

2.3.2-Borrar: eliminar esta descripcin archivstica.

2.3.3-Agregar nuevo: es otra manera de crear una nueva descripcin
archivstica.

2.3.4-Duplicar: opcin muy til cuando una unidad descriptiva se parece mucho
a otra. Para no tener que escribir toda la informacin de nuevo o tener que abrir
duplicamos la unidad ya creada. sta se insertar en mismo nivel del cuadro que
la unidad que va a ser duplicada. Despus podremos mover la unidad duplicada
adonde convenga y situarla en el nivel que le corresponda con el botn Mover.

2.3.5-Mover: para reubicar una unidad de descripcin en cualquier otra entrada
del cuadro de clasificacin. Aparecer un listado de las unidades de descripcin
consignadas en el programa por el que podremos navegar. Tambin existe una
barra de bsqueda especfica para Mover en la que podremos consignar, por
ejemplo, el cdigo de referencia del nivel al que queremos mover la unidad en
cuestin.

Si, al moverla, no hemos respetado la jerarqua del cuadro (por ejemplo, hemos
movido un subfondo para incluirlo en una serie), ICA-AtoM nos avisar de
nuestro error.

2.3.6-Incorporar objetos digitales: ICA-AtoM proporciona dos mtodos para
incorporar objetos digitales a travs de los botones Enlazar objeto digital e
Importar objeto digital.

-Enlazar objeto digital: cargar un objeto (slo uno) vinculado a una
unidad de descripcin.
-Importar objeto digital: Cargar varios objetos subordinndolos a la
unidad de descripcin a la cual incorporemos dichos objetos digitales. Es
decir, los considerar niveles inferiores.

Veamos unos ejemplos para ilustrar ambas opciones. Lamentablemente, en el
sitio demo no se pueden enlazar ni importar objetos digitales; de todas formas,
realizar esta operacin desde el ICA-AtoM de Vidimus SL para explicar cules
son los pasos a seguir.

En el ICA-AtoM de Vidimus SL he creado un fondo con la siguiente estructura:

AAA-Fondo de prueba
Serie 000-Administracin general
Subserie 001-Libros de actas
Unidad documental compuesta 1-Libro de actas 1

Incorporar una imagen a esta ltima unidad descriptiva mediante la opcin
Enlazar objeto digital.

- 38 -
En primer lugar, me sito sobre la ficha descriptiva a la que enlazar la imagen y
le doy al botn Enlazar objeto digital. En este caso, el documento compuesto
Libro de actas 1 arriba mencionado.

Aparecer la siguiente pantalla en la que tendr que seleccionar el objeto digital
que quiero cargar, o bien escribir una URL si se trata de un objeto digital
externo. En este caso, voy a enlazar una imagen guardada en mi ordenador.

Selecciono el archivo:

Le doy al botn Crear, y este es el resultado:

- 39 -

Como pueden comprobar, ICA-AtoM ha creado automticamente los metadatos
del objeto digital. Para acceder a la ficha de metadatos, basta con pinchar sobre
su nombre en la ficha ISAD (G). Desde su ficha de metadatos tambin
podremos borrar la imagen que hemos incorporado.

Por ltimo, observen que, si volvemos a nivel de fondo pinchando sobre el ttulo
AAA-Fondo de pruebas de la lista en la parte izquierda de la pantalla
aparecer un nuevo apartado de informacin (Digital object), en el que
veremos la miniatura del objeto digital que hemos vinculado. Si pinchramos
sobre ella, iramos a la ficha descriptiva a la que pertenece.

- 40 -
A continuacin cargaremos varios objetos digitales de una sola vez mediante la
opcin Importar objeto digital. Los pasos a seguir sern prcticamente los
mismos: la nica diferencia es que con esta opcin no se pueden enlazar objetos
externos especificando su URL, sino que hay que cargarlos seleccionndolos del
fichero donde los tengamos almacenados (equipo local, etc.).

Volveremos a hacerlo desde el ICA-AtoM de Vidimus SL y en el mismo fondo
AAA-Fondo de prueba con el que hemos trabajado anteriormente.

En este caso, voy a importar tres documento simples que sern, imaginemos, las
imgenes digitalizadas de las tres actas de que se compone el documento
compuesto Libro de actas 1 que acabamos de crear.

En primer lugar, me sito en la ficha de este Libro de actas 1 al quiero
importar un objeto digital:

A continuacin, pincho sobre el botn Importar objeto digital. Aparece una
pantalla muy parecida a la que hemos visto antes, slo que esta vez, adems,
deberemos seleccionar su nivel de descripcin, al que ICA-AtoM dar un ttulo
por defecto, ya que, una vez importado, constituir una nueva ficha ISAD que
tendremos que editar y cumplimentar adecuadamente.

Selecciono su nivel de descripcin en el men desplegable:

- 41 -

A continuacin, selecciono el primer objeto que deseo importar pinchando sobre
Select files:

Este se cargar, generando una miniatura de, en este caso, la imagen. A
continuacin, vuelvo a pinchar sobre Select files para seleccionar la segunda
imagen. Repito el proceso las veces que sea necesario:

Una vez cargadas todas las imgenes, pincho sobre el botn importar. Este es el
resultado:

- 42 -

Observen que ICA-AtoM me ha remitido a la ficha del Libro de actas 1, que
ahora tiene tres documentos simples subordinados (vase el cuadro jerrquico en
la parte derecha de la pantalla), llamados Imagen 01, Imagen 02 e Imagen
03 (los ttulos que asigna el programa). Si pincho sobre cualquiera de estos
nuevos documentos, aparecer la imagen que acabo de importar y que constituye
una ficha ISAD(G) con nivel de documento simple. Por tanto, podr realizar las
mismas acciones que sobre cualquier otra ficha: editarla convenientemente para
consignar un ttulo apropiado, moverla, etc.

Asimismo, aparecen las miniaturas de las imgenes en la parte derecha de la
pantalla con la conocida barra de desplazamiento.

Si ahora nos situamos en el nivel de fondo pinchando sobre Fondo de prueba
AAA en la parte derecha de la pantalla, aparecern todos los objetos digitales
asociados a este fondo:

-Enlazar unidad de almacenaje: esta opcin se explica con ms detalle en el
siguiente apartado.

- 43 -

2.4-Enlazar unidad de almacenaje.

Para enlazar una unidad de almacenaje a una unidad de descripcin (por ejemplo, a un
expediente) pinchamos en el botn homnimo que aparece en la parte inferior de la
ficha ISAD de la unidad de descripcin. Vamos a enlazar una unidad de almacenaje a
una unidad compuesta (0001) de este otro Fondo de prueba.

Al pinchar sobre el botn Enlazar unidad de almacenaje aparece la siguiente pantalla:

Si esta unidad archivstica va a aadirse a una unidad de instalacin que ya existe, el
programa la habr memorizado, de modo que para escribir el nombre de esa unidad de
almacenaje habr que situarse sobre el primer campo (Agregar enlaces de
contenedor). Nos ayudar a escoger con el men desplegable correspondiente que
habr creado para nuestros contenedores.

- 44 -

En la segunda opcin podemos Crear un contenedor nuevo. Aqu podemos consignar:

-El nombre de esta nueva unidad: por ejemplo, UI 1234
-Localizacin: por ejemplo, Depsito 3, stano -1
-Tipo: escogemos el tipo de contendor en el men desplegable. Tengan en
cuenta que la traduccin es especialmente confusa aqu. En espaol peninsular
podramos traducirlo de la siguiente manera:

-Box: caja.
-Cardboard box: cajas de gran formato.
-Hollinger box: caja automontable estndar de archivo.
-Folder: carpeta (de expedientes).
-Archivador/Filling cabinet: compacto.
-Map cabinet: mueble para almacenaje de planos.
-Anaquel/shelf: estantera.

Es solo una sugerencia: recuerden que pueden traducir los trminos en ingls como ms
convenga.

Si por error creramos de nuevo un contenedor que ya existiera o vinculramos dos
veces una misma unidad de almacenaje a una descripcin, ICA-AtoM advierte que
ignorar los enlaces duplicados.

Una vez consignada la informacin pertinente, le damos al botn Crear para enlazar
la unidad de descripcin a su correspondiente unidad de almacenaje. Podemos enlazar
tantas unidades de almacenaje como sea necesario repitiendo la operacin.

- 45 -
3-Crear Registros de Autoridad, Instituciones
Archivsticas y Funciones

Para crear un nuevo Registro de Autoridad, una Institucin Archivstica o una nueva
Funcin se seguirn exactamente los mismos pasos: seleccionaremos desde el men
Agregar la opcin adecuada y aparecer la plantilla basada en el estndar
correspondiente. No merece la pena comentar pormenorizadamente la plantilla ya que
funciona igual que la explicada ms arriba.

En los tres casos, ICA-AtoM proporcionar explicaciones sobre la informacin que
debe contener cada campo, marcar con un asterisco los campos obligatorios, y nos
advertir de incongruencias y dems descuidos.

Una vez creadas, podemos realizar 3 acciones
16
sobre estas descripciones:
-Editar: para modificar o aadir informacin
-Borrar: para eliminarla de ICA-AtoM
-Agregar nuevo: otra forma de comenzar desde cero una nueva descripcin
de Registro de Autoridad o de Institucin Archivstica.

16
Como pueden observar, no existe la posibilidad de incorporar imgenes en los registros de autoridad.

- 46 -
4-Exportar e importar unidades de descripcin

Como se ha ido mencionando varias veces a lo largo de la exposicin, ICA-AtoM
permite exportar e importar descripciones archivsticas en varios formatos. Aqu
exploraremos las exportaciones e importaciones en formato EAD y XML,
respectivamente, ya que seguramente sern los que ms vayan a utilizar. De todas
formas, los pasos que hay que seguir si se desea trabajar con otros formatos disponibles
(Dublin Core para exportaciones y CSV para importaciones) son exactamente los
mismos que los que se explican a continuacin.

Como recordarn, la opcin Exportar aparece siempre al lado de cada ficha de
descripcin, sea el nivel que sea, en la parte derecha de la pantalla:

La opcin Importar tambin aparece en cada ficha descriptiva, as como en el men
principal de ICA-AtoM, en la parte superior de la pantalla:

- 47 -
Si elegimos la opcin Importar que aparece en la parte derecha de la pantalla cuando
visualizamos una ficha ISAD(G), estaremos importando unidades de descripcin dentro
del fondo en que nos encontremos.

La opcin Importar del men principal importar descripciones archivsticas sin
subordinarlas a ningn fondo que hayamos descrito. Ser la opcin ms adecuada,
precisamente, cuando queramos importar un fondo o una coleccin, ya que las
incorporar directamente al cuadro de fondos.

Veamos un ejemplo que nos permita experimentar con las exportaciones e
importaciones: vamos a exportar el fondo Maurice Lamontagne en formato EAD/XML
del sitio Demo de ICA-AtoM para importarlo, tambin como XML, al ICA-AtoM de
Vidimus SL.

En primer lugar, seleccionamos el fondo Maurice Lamontagne y pinchamos en
Exportar / EAD 2002 XML, con lo que obtendremos un archivo XML:

A continuacin, guardamos el archivo XML obtenido pinchando con el botn derecho
del ratn/Guardar como, y con ello habr concluido la exportacin de la unidad de
descripcin. Tendremos el archivo XML del fondo exportado para realizar las
operaciones posteriores que creamos convenientes.

- 48 -

A continuacin, para mostrar cmo funciona la operacin Importar, vamos a incorporar
este archivo XML obtenido del sitio Demo al ICA-AtoM de Vidimus SL.

Como lo que queremos importar es un fondo, el mximo nivel
de descripcin, utilizaremos la opcin Importar / XML del
men principal de ICA-AtoM, situado en la parte superior de la
pantalla y que ya se mencion en 1.3.

Aparecer la siguiente pantalla en la que tendremos que
seleccionar el archivo XML previamente guardado:

- 49 -
Una vez cargado el archivo, le damos al botn Importar
17
:

Finalizada la importacin, aparece una pantalla en la que se nos muestra el tiempo que
ICA-AtoM ha tardado en realizarla as como la opcin de ver el resultado de la
importacin.

Pinchamos sobre Ver descripcin archivstica para ver cmo ha quedado:

Como pueden observar, el fondo con su estructura ntegra ha quedado correctamente
importado al ICA-AtoM de Vidimus SL.

17
Por defecto, ICA-AtoM mantendr los campos indexados. Si se desea importar una descripcin
archivstica sin indexar, basta con seleccionar la opcin No indexar tems importados.

- 50 -
A continuacin importaremos una serie de otro fondo del sitio Demo (por ejemplo, del
fondo Tele Learning Network) al fondo Maurice Lamontagne que acabamos de
incorporar al ICA-AtoM de Vidimus SL.

En el sitio Demo, nos situamos en la serie que nos interesa desplegando la estructura del
rbol jerrquico (ver 1.7):

Procedemos igual que antes: pinchamos en Exportar / EAD 2002 XML y guardamos
el resultado.

Esta vez, como queremos importar una serie a un fondo que ya existe, utilizaremos el
men Importar que aparece en la parte derecha de la pantalla, previamente
seleccionado el fondo pertinente:

- 51 -

Pinchamos en Importar / XML y procedemos igual que antes (seleccionar archivo
XML previamente guardado / botn Importar). Observen, sin embargo, que esta vez
la descripcin archivstica se nos importar dentro de un fondo para incorporarse en su
estructura en el nivel que le corresponda.

Aparecer la consabida pantalla una vez haya finalizado la importacin, desde donde
podremos acceder al resultado (botn Ver descripcin archivstica).

- 52 -
La serie se ha importado al fondo Maurice Lamontagne. Si desplegamos la estructura de
dicho fondo (ver 1.7), podremos observar que se ha incorporado correctamente en el
rbol jerrquico:

Los objetos digitales cargados en las descripciones archivsticas no se exportarn (no
pueden convertirse en lenguaje XML). Sin embargo, cabra esperar que los enlaces
(URL) a los objetos digitales externos consignados en las descripciones se mantuvieran.
Nos consta, empero, que este particular ha dado problemas, segn han informado varios
usuarios en el foro de ICA-AtoM. Los enlaces en lo que se explican estos problemas y
las soluciones proporcionadas son los siguientes:

http://www.ica-atom.org/doc/Import_descriptions_and_terms
http://code.google.com/p/qubit-toolkit/issues/detail?id=639
https://projects.artefactual.com/issues/2589
http://code.google.com/p/qubit-toolkit/issues/detail?id=640
https://projects.artefactual.com/issues/2590

- 53 -
5-Crear Ingresos/Transferencias

Desde el men Agregar, seleccionamos Registro de Adhesiones. Aparecer la
siguiente plantilla:

De nuevo la plantilla es muy similar en cuanto a funcionamiento a las descritas hasta
ahora. Se trata, simplemente, de introducir los datos que consideren necesarios del
ingreso o transferencia que su archivo ha recibido.

5.1-Algunas cuestiones a tener en cuenta

Vale la pena comentar algunos detalles:

5.1.2-Campo Nmero de acceso: ICA-AtoM dar automticamente un nmero o
cdigo al nuevo ingreso con el siguiente formato: aaaa-mm-dd/nmero entero.

5.1.2-rea de descripcin archivstica, campo homnimo:

- 54 -

Si la documentacin de un ingreso o transferencia ya ha sido introducida y descrita en
ICA-AtoM y, simplemente, queremos dejar constancia de su registro, bastar con
seleccionar en el men desplegable de este campo la agrupacin documental adecuada o
los expedientes que forman este ingreso/transferencia para vincularlo a su descripcin
ISAD ya existente.

Si por el contrario no estuviera descrita e introdujramos en este campo, por ejemplo, el
ttulo del conjunto documental representado por este ingreso, se creara
automticamente la ficha ISAD (incompleta, naturalmente) en el cuadro de fondos de
nuestro archivo. Procederamos como en el punto 2.

5.1.3-rea administrativa:

Desde aqu podremos vincular el ingreso a un registro de autoridad. Si ya lo hemos
introducido en ICA-AtoM, aparecer en el men desplegable. Si consignamos uno
nuevo, se crear el correspondiente registro de autoridad (ficha ISAAR).

Tambin se puede elegir el tipo de adquisicin en el men desplegable (donacin,
compra, transferencia o depsito) y la titularidad de la documentacin (tipo de
recurso, a escoger entre pblico o privado).

Veamos un ejemplo: Ingreso de prueba / Productor: Vidimus SL:

- 55 -

Observen el nmero que ICA-AtoM le ha asignado (2012-10-04/1). Asimismo, el
productor aparece resaltado en azul. Como de costumbre, si pinchramos sobre l
aparecera su ficha ISAAR(CPF) contenida en los registros de autoridad.

Podemos realizar varias acciones sobre este ingreso con los botones que aparecen en la
parte inferior de la ficha:

-Editar: para modificar o aadir ms informacin.

-Borrar: para eliminarlo de ICA-AtoM.

-Eliminacin: si en nuestro archivo vamos a proceder a la eliminacin de la
documentacin de este ingreso o transferencia, lo haremos constar presionando
este botn
18
. Se abrir una nueva plantilla llamada registro de eliminacin.
Una vez cumplimentada, la informacin quedar integrada en la ficha del
ingreso:

Para acceder a los detalles del registro de eliminacin, pincharemos sobre
Eliminacin 2012-10-04/1-D (D = deaccession), resaltado en azul, y aparecer
su correspondiente ficha:

18
sta puede ser tambin una forma de dejar constancia de la documentacin que eliminamos:
describirlos primero como ingresos y despus convertirlos en Eliminaciones. No obtendremos, sin
embargo, un registro de eliminacin propiamente dicho que pueda ser validado.

- 56 -
-Aadir un incremento (accrual): aparecer una plantilla idntica a la
plantilla de ingresos en la que describiremos la documentacin que se aade a un
ingreso ya introducido. ICA-AtoM lo tratar como un ingreso ms (aparecer en
la lista de ingresos al mismo nivel que los dems), pero en su ficha constar que
es un incremento del ingreso X. Podemos aadir tantos incrementos como sea
necesario. Veamos un ejemplo de cmo quedara:

-Crear descripcin archivstica: si pinchamos en este botn, ICA-AtoM abrir
la plantilla ISAD(G) de Agregar/Descripcin Archivstica para que creemos la
descripcin del conjunto documental que forma el ingreso desde cero. En el
caso del ejemplo de arriba, se ha creado un fondo (Fondo de prueba).

Recuerden que si la documentacin del ingreso ya estuviera introducida en ICA-
AtoM, para vincularla tendramos que ir al rea de Descripcin Archivstica de
la plantilla del ingreso y seleccionarla del men desplegable proporcionado por
ese mismo campo.

Si pinchamos sobre Fondo de Prueba, iremos a su ficha ISAD, en la que solo
consta el ttulo y el nmero del ingreso, resaltado en azul . Observen que ha sido
aadido al cuadro de fondos (parte izquierda de la pantalla).

- 57 -
6-Administrar las taxonomas lingsticas en ICA-AtoM
y editar o crear nuevos trminos en ellas

Desde el men Administrar/ Taxonomas podremos acceder y editar los trminos que
componen las taxonomas de ICA-AtoM que establecen, por ejemplo, los niveles de
descripcin de una unidad descriptiva, los tipos de funcin segn ISDF, o los tipos de
unidades de almacenaje, por citar algunas. Como se puede observar, estos aparecen
agrupados por clases:

Vamos a editar, por ejemplo, la taxonoma que se refiera a los niveles de descripcin
pinchando sobre ella una vez la hayamos localizado en el listado:

- 58 -

Ahora, por ejemplo, cambiaremos el nombre Dossi por el de Expediente. Para
acceder a l, pinchamos sobre l como de costumbre:

Observen que aparecen tres botones; para editarlo, pincharemos sobre Editar y
aparecer la siguiente pantalla:

Una vez ms, se abre una ficha (de trmino, en este caso), desde donde podremos
cambiar el nombre y describir diversos aspectos de l: su uso, notas sobre el alcance,
relaciones con otros trminos (trminos generales o especficos) para establecer
jerarquas de trminos dentro de una taxonoma, etc. Como siempre, le damos al botn
Guardar.

Si quisiramos crear un nuevo trmino dentro de esta taxonoma, basta con pinchar
sobre el botn Agregar nuevo que aparece cuando abrimos la taxonoma Niveles de
descripcin:

- 59 -

Creemos, por ejemplo, el nuevo nivel de descripcin Subdivisin:

Observen que el campo obligatorio Taxonoma indica, lgicamente, que nos
encontramos en Niveles de descripcin.

Si en las descripciones hemos creado puntos de acceso por materia o lugar, los
descriptores habrn sido incorporados automticamente a las taxonomas de ICA-AtoM,
donde las encontraremos en sus clases correspondientes (Materias y Lugares,
respectivamente). Para administrarlas convenientemente bastar con seguir este mismo
procedimiento.

Existe otra forma de crear un nuevo trmino dentro de cualquier taxonoma a travs del
men Agregar/ Trmino:

Desde esta plantilla, idntica a las otras que ya hemos visto, procedern a su creacin,
teniendo en cuenta, eso s, de subordinarlo a la taxonoma adecuada que aparecer en el
campo Taxonoma con el acostumbrado men desplegable.

- 60 -
7-Bsquedas en ICA-AtoM

Podemos realizar bsquedas generales
19
desde cualquier pantalla de ICA-AtoM
situndonos en la barra de bsquedas que aparece en el encabezado:

Igualmente, en algunas pantallas aparecen barras de bsqueda especficas. Es el caso de:

-Men Browse/Archival descriptions
-Men Browse/Authority records
-Men Browse/Archival institutions
-Men Browse/Functions

Estas barras de bsqueda especficas acotarn la bsqueda segn el filtro seleccionado
(descripciones archivsticas, registros de autoridad, etc.). En cualquier caso, hay que
tener en cuenta que ICA-AtoM no es Google. La bsqueda ser efectiva si sabemos lo
que estamos buscando y qu nombre le hemos dado
20
. Una vez ms habr que ser
cuidadosos con la cuestin de los idiomas para que no se produzcan interferencias en
los resultados de bsqueda.

Veamos un ejemplo. Si buscamos Maurice Lamontagne entre los fondos del sitio
demo desde Browse/Archival description aparecer:

19
Hemos observado que a veces aparecen en los resultados de bsqueda unidades de descripcin que han
sido borradas. Realmente ya no existen en el programa, ya que si se pincha sobre uno de estos registros
fantasma (ghost records) aparece un mensaje de advertencia de pgina no encontrada/pgina no existe.
Para solucionar este inconveniente, vase https://projects.artefactual.com/issues/4361. Ser necesario
reconstruir el ndice de bsqueda (https://www.qubit-toolkit.org/wiki/Rebuild_search_index).

20
Tengan en cuenta que ICA-AtoM acepta algunos caracteres comodn (*, ?).

- 61 -

Observen que el parmetro de bsqueda aparece tambin en la barra de bsquedas
general, y que el resultado de la bsqueda es una vista de todas las unidades en donde
aparecen las palabras maurice lamontagne. El idioma de interfaz de usuario que he
tenido que seleccionar para que la bsqueda fuera eficaz ha sido el ingls, ya que al
intentarlo en espaol el resultado ha sido nulo:

En la barra de bsqueda general aparece la opcin de bsqueda avanzada:

- 62 -

La bsqueda avanzada ofrece varias opciones de bsqueda ms interesantes. Podemos
buscar un palabra en el campo Alcance y contenido o un expediente si sabemos su
cdigo de referencia. Por ejemplo:

Podemos, adems, filtrar la bsqueda a la produccin documental de una institucin
archivstica en particular o a un nivel de clasificacin concreto desplegando la pestaa
Filtrar/Limitar:

Para imprimir los resultados de la bsqueda hay que pinchar sobre el icono de
impresora que aparece en el encabezado. Aparecer la pgina de vista previa de la
impresin. Para imprimirla, seleccionaremos la opcin imprimir en el navegador que
estemos utilizando o bien podremos copiar/pegar los resultados a un documento
ofimtico.

- 63 -
8-Informes en ICA-AtoM

En este ltimo apartado explicaremos cmo se pueden obtener informes en ICA-AtoM.

Primero hay que situarse en la ficha ISAD de la agrupacin documental de la cual se
quiera obtener el informe (Men Browse/Archival Descriptions). Como ejemplo
seleccionaremos el fondo Maurice Lamontagne.

Observen que junto al ttulo del fondo aparece un pequeo cuaderno:

Al pinchar sobre este icono se abre un dilogo con el asistente para informes de ICA-
AtoM. Se pueden seleccionar varios tipos de informes:

-Listado de expedientes o documentos compuestos
-Listado de documentos simples
-Listado de unidades de instalacin

Seleccionamos la opcin que nos interese (por ejemplo, File list) y pinchamos en
Continuar:

A continuacin, seleccionaremos el criterio de orden del listado. Podemos escoger
entre:

- 64 -

-Cdigo de referencia
-Ttulo
-Fecha (basada en fecha inicial de creacin
21
)
-Recuperacin de informacin (retrieval information). Se refiere a las unidades de
almacenaje consignadas.

En el ejemplo seleccionaremos ordenar por fecha. Volvemos a apretar el botn
Continuar y obtenemos el listado:

El listado de expedientes de este fondo aparece ordenado por fechas tal como le hemos
pedido. Adems, observen que respeta la agrupacin por series. En este caso no da
informacin sobre las unidades de instalacin de los expedientes porque no han sido
consignadas.

Se pueden obtener listado de unidades archivsticas en cualquier nivel que contenga
niveles inferiores. Por ejemplo, podemos pedir a ICA-AtoM un informe de unidades
documentales simples dentro de un expediente. El procedimiento ser exactamente el
mismo, pero en este caso seleccionaremos Item list/ Listado documentos
compuestos:

21
Como se dijo ms arriba, los parmetros de configuracin predeterminados de informes no reconocen
las fechas de agregacin, que dan resultado nulo. Su revisin, en caso de que fuera necesaria, tendr que
ser encomendada a un profesional de la Informtica ya que el usuario no puede configurar los informes
desde la interfaz ms all de lo previsto.

- 65 -

Adems de las 2 unidades de que se compone este expediente, muestra en el encabezado
la jerarqua del cuadro de clasificacin de este expediente: Fondo/ Serie/ Subserie/
Expediente al que pertenecen. Algo muy notable que tena la versin 1.2 de ICA-AtoM
y que en sta no se ha mantenido es que en los encabezados de los informes aparecan,
acompaando a los ttulos de los niveles superiores (igualmente en orden de jerarqua),
los respectivos cdigos de referencia, lo que llevaba a tener enseguida la imagen del
cuadro de clasificacin en mente.

Para imprimir el informe obtenido procederemos igual que en el punto 6: tendremos que
imprimir la pgina de vista previa desde el men de nuestro navegador.

Otra opcin es la de trasladar la informacin del listado obtenido a un documento
ofimtico (por ejemplo, una tabla Excel o un documento Word) mediante el sencillo
procedimiento de copiar/pegar. Obtengamos, por ejemplo, un listado de expedientes
del fondo Maurice Lamontagne del sitio demo siguiendo los pasos explicados
anteriormente. Lo seleccionamos todo y copiamos (con el men del navegador o con el
ratn).

A continuacin, abrimos un libro de Excel y pegamos. Este es el resultado:

- 66 -

Como habrn podido comprobar, ICA-AtoM es un programa con muchas posibilidades
y muy fcil de usar. Una vez configurados los parmetros bsicos (fondos, productores
y cuadros de clasificacin), la introduccin de registros es gil y sencilla. El resultado,
adems, es atractivo de cara a la difusin. Espero que este pequeo manual les sirva de
ayuda para explorar el programa y que encuentren que el esfuerzo dedicado a probarlo
haya merecido la pena.

Fuentes consultadas

https://www.ica-atom.org/

https://www.ica-atom.org/doc/User_manual

http://demo.ica-atom.org/

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