DEFINICION DE ARCHIVO

Los archivos resultan de gran importancia para muchas instituciones u

organizaciones que pretende preservar y conservar su acervo documental para el
buen funcionamiento de su gestin administrativa. Se puede definir un archivo
como establecimiento fsico en el que se resguarda y conservan documentos, que
conforman el patrimonio de una institucin bien sea pblica o privada ya que son
documentos que se han producido durante sus actividades administrativas
habituales en la organizacin, siendo por esto la unidad responsable de conservar
y propagar la informacin contenida en los mismos.

Por otro parte Jos Lpez define un archivo como:

El depsito donde se conservan los documentos, tambin la institucin u
oficina responsable de recibir, organizar, conservar y difundir los documentos y la
informacin que contienen para servir de testimonio a la gestin administrativa, la
investigacin, la cultura y a los ciudadanos.
Adems Antonia Heredia presente otra definicin de archivo, la cual dice que un
archivo:

Es uno o ms conjuntos de documentos sea cual fuera su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden, para servir como testimonio e informacin para las personas o institucin
que la produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
DEFICINICON DE HISTORIAS MDICAS
La historia clnica, historial mdico o historial clnico, es el conjunto de
documentos que contienen los datos, valoraciones e informaciones de
cualquier ndole sobre la situacin y la evolucin clnica de un paciente a lo
largo del proceso asistencial. (Artculo 3 Ley 41/2002*)
La historia clnica, historia mdica o expediente clnico, es la constancia
escrita de todas las comprobaciones realizadas en el examen mdico, como
tambin de todas las efectuadas en el curso de la evolucin y de los tratamientos
instituidos, aun por terceros.
Tiene por objeto documentarse para posteriores comparaciones, como
tambin para elaborar estadsticas vitales de enfermedad (sntomas, signos,
pronstico y tratamiento), y si el caso se presenta, para la confrontacin necropsia.
Es de fundamental importancia para la prctica mdica; por ello debe ser
realizada sistemtica y minuciosamente. Medicina Interna, P. Cossio, O.
Fustinoni, 5 edicin, Editorial Medicina, Buenos Aires.

HISTORIA MEDICA DIGITAL
Es la historia mdica computarizada, pero en una forma tabulada
(debidamente registrada en una base de datos) y no la simple transcripcin del
texto de la historia en cuestin. En este ltimo caso no tendra mayor diferencia
con la historia escrita en papel.
De esta forma uno de los mayores beneficios de la historia clnica digital es la
facilidad en la bsqueda y recuperacin de la informacin.
Debido a que la informacin est digitalizada, hay un ahorro importante en el
espacio fsico, de manera que se eliminan las estanteras, gavetas y otros tipos de
muebles donde guardar la tradicional historia clnica escrita.
Si el software en cuestin, permite hacer los diferentes reportes que
habitualmente emite el mdico, tales como: Informes, rdenes mdicas (rcipes,
reposos), solicitudes de exmenes, Constancias, etc, entonces tendremos un valor
agregado, como es el ahorro en papelera impresa.
La informacin tabulada en una base de datos, permitir recopilar informacin
con el objetivo de hacer estudios retrospectivos. Tarea nada fcil en un archivo
tradicional en papel. Pensemos nada ms como ejemplo, saber cuntos pacientes
con hipertensin fue evaluado en el transcurso del ao. Habr que revisar todo el
archivo Historia por historia En la historia mdica digital, debidamente tabulada, la
respuesta est al alcance de un click.

IMPORTANCIA DE LA HISTORIA CLINICA
Segn avda. Diagonal, 2010, la importancia de la historia clnica a la hora de
enfrentar casos de mal ejercicio de su profesin, los mdicos cuentan con un
instrumento crucial y definitorio de todo el proceso judicial: la historia clnica de los
pacientes, un documento que debe ser completado con suma minuciosidad.
El notable aumento de las demandas por malas praxis que se registra en el
sector salud, obliga al profesional a extremar los cuidados en el llenado de la
historia clnica, a fin de poder contar con los elementos de prueba necesarios para
ejercer adecuadamente su defensa, frente a la imputacin de responsabilidad
profesional que se le hace en juicio. A la vez, una historia clnica completa
permitir al paciente contar con los elementos de juicio necesarios para dilucidar si
su demanda est bien fundada o si un eventual dao en la salud fue producto de
causas no imputables al actuar del mdico.
La historia clnica debe reflejar todos y cada uno de los pasos seguidos e
indicados en la relacin mdico paciente. Por sobre todo, deber reflejar el
cumplimiento de las obligaciones de medios que el mdico asumi con su
paciente.- As, la historia clnica pasar a ser la forma de instrumentacin de ese
contrato no escrito, ese contrato mdico- asistencial que existe entre un
profesional y su paciente.
En la prctica, la obligacin legal de llevar y custodiar la historia clnica de los
pacientes, vendr as a dar forma instrumental al contrato mdico-asistencial.-
Por ese motivo, en la historia clnica deben estar recopilados todos los datos del
paciente tratado, los del mdico, los diagnsticos presuntivos, los de certeza y
tambin los diferenciales. En la historia clnica, adems, deben estar volcados
todos los datos que hacen a la relacin, ya sea tanto la informacin que el
paciente le brinda al mdico sobre su caso, as como tambin los pronsticos y
todos los tratamientos y estudios indicados. En caso de intervenciones quirrgicas,
este documento se debe integrar tambin con los partes quirrgicos, la hoja de
enfermera, informe del anestesilogo, y otros. Esto es importante, ya que en el
proceso judicial, el juez considerar historia clnica al conjunto de todos esos
documentos.

DEFINICION DE INFORMACION



Definicin de documento
Los documentos son el resultado de una informacin plasmada en cualquier
soporte, esta informacin surge como resultado de ciertas actividades bien sea de
una empresa o un cualquier otro ente.
La norma ISO15489-1 define documentos como la informacin creada o
recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones.
Todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada,
materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba."
(Union Franaise d'Organismes de Documentation)
Por otra parte se entiende por documento, toda expresin en lenguaje oral o
escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, as
como cualquier otra expresin grfica, que constituya testimonio de funciones y
actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusin de las
obras de creacin y de investigacin editadas, y de las que, por su ndole, formen
parte del patrimonio bibliogrfico, as como de las expresiones aisladas de
naturaleza arqueolgica, artstica o etnogrfica. Ley 3/1984, de 9 de enero, de
Archivos (BOJA nmero 4 de 10/01/1984)

segn Mara Pinto Molina, el trmino documento designa cualquier tipo o
gnero de material que pueda suministrar informacin. Es decir, documento es un
soporte material que contiene informacin. El documento ya sea por su material, o
bien por su contenido o contexto, transmite una informacin a quien lo observa.
Esta perspectiva coincide directamente con la concepcin de cualquier objeto
como documento al proporcionar un valor documental al receptor que lo observa y
lo analiza. As pues un documento puede ser un cuadro de una galera de arte,
una escultura, una muestra de sangre, un manuscrito, un archivo electrnico.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los documentos, son la fuente primaria para la formacin de cualquier archivo,
son muchos los conceptos que hacen referencia al trmino de documento de
archivo. Los documentos de archivo son aquellos documentos que son creados
por una institucin y forman parte de su patrimonio los cuales sirven como
evidencia de sus actividades.

El Diccionario de terminologa archivstica define al documento de archivo
como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con
unas caractersticas de tipo material y formal.10
Antonia Heredia considera que un documento de archivo no es sino el
testimonio y prueba de esas acciones / actos registrados en un soporte
perdurable"
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas
o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal
Diccionario de Terminologa Archivstica (1993)

CARACTERISTICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
Los documentos poseen caractersticas que los diferencian unos de otros. Cruz
Mundet hace referencia a las siguientes caractersticas de documento de archivo:

Su origen, est relacionado con la entidad productora, las funciones y el
desarrollo de actividades.

Su carcter seriado, est relacionado con un proceso en el tiempo, el cual origina
las series documentales.
Su condicin de nico, los documentos de archivos tienen como caracterstica
primordial que la informacin que se encuentra all plasmada no es igual a otra, lo
que determina su particularidad
Su autenticidad, en los documentos de archivos no queda sobrentendido su
autenticidad, pero se puede percibir s no han sido manipulados.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

En opinin Navarro (1995) por organizacin del conocimiento, entendemos
la disciplina dedicada al estudio y desarrollo de los fundamentos y tcnicas de la
planificacin, construccin, gestin, uso y evaluacin de sistemas de descripcin,
catalogacin, ordenacin, clasificacin, almacenamiento, comunicacin y
recuperacin de los documentos creados por el hombre para testimoniar,
conservar y transmitir su saber y sus actos, a partir de su contenido, con el fin de
garantizar su conversin en informacin capaz de generar nuevo conocimiento.
Es importante destacar, que el autor resalta que la organizacin del
conocimiento se trata, de una ciencia tridimensional, ya que se ocupa de los
principios, mtodos e instrumentos puestos en accin para la gestin del
conocimiento humano desde una triple perspectiva: su representacin, su
organizacin y su comunicacin documental.

GESTIN DOCUMENTOS
Segn Cruz Mundet la gestin de documentos es la traduccin exacta que
se da del trmino estadounidense records management, que adems se puede
traducir como administracin de documentos, esta palabra permite ambos
significados. El trmino se dio a conocer para el ao 1941, en los Estados Unidos,
por la Society of American Archivist.

Cruz Mundet se refiere a la gestin de documentos como el conjunto de
tareas y procedimientos orientados a logar una mayor eficacia y economa en la
explotacin de los documentos por parte de las organizaciones.12 Teniendo
conocimiento de lo que es gestin documental se puede decir que es todo un
sistema que comprende lo relacionado con un fondo documental desde su
creacin hasta su eliminacin.

GESTIN DE CONOCIMIENTO
La revisin documental revela una serie de conceptos y definiciones
realizadas por varios autores para referirse a la Gestin del Conocimiento


Para Nonaka & Takeuchi: Es la capacidad de una organizacin para crear
nuevo conocimiento, diseminarlo a travs de la organizacin y expresarlo en
productos, servicios y sistemas

Segn rthur Andersen: Necesidad de acelerar el flujo de la informacin
que tiene valor, desde los individuos a la organizacin y de vuelta a los individuos,
de modo que ellos puedan usarla para crear valor para los clientes

Para Gopal y Gagnon: Identificacin de categoras de conocimiento
necesario para apoyar la estrategia empresarial global, evaluacin del estado
actual del conocimiento de la empresa y transformacin de la base de
conocimiento actual en una nueva y poderosa base de conocimiento, rellenando
las lagunas de conocimiento

Thomas Davenport: Proceso sistemtico de buscar, organizar, filtrar y
presentar la informacin con el objetivo de mejorar la comprensin de las
personas en una especificada rea de inters

Eduardo Bueno: Es la funcin que planifica, coordina y controla los flujos
de conocimientos que se producen en la empresa en relacin con sus actividades
y con su entorno con el fin de crear una competencias esenciales

PRODUCCION DOCUMETAL
Segn el ARCHIVO NACIONAL DE COLOMBIA comprende 8 fases que
van desde la produccin del documento has su disposicin final a continuacin se
explica una a una.
PRODUCCION DE DOCUMENTOS:

Es comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones de cada entidad o
dependencia.

Creacin y diseo de los documentos
Medios y tcnicas de produccin y de impresin
Determinacin y seleccin de soportes documentales
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soporte y tintas.
Instructivos para las diligencias de formularios
Determinacin del uso y finalidad de los documentos
Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia.

Normalizacin de los documentos:
Definir las fusiones, objetivos e integrantes de un comit de archivo, para su
constitucin.
Conocer los elementos mnimos que debe tener un manual de
correspondencias y archivos.
Tener una visin general sobre el marco legal que debe regir los principios
de organizacin de archivos.
Identificar los lineamientos legales.

Recepcin De Documentos

Son actividades que buscan verificar y controlar la recepcin de documentos,
formalizando los procedimientos a travs de manuales e identificando de manera
oportuna los nuevos medios para la recepcin de documentos a fin de que sean
controlados.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Numeracin o radiacin de documentos. Asignacin de un nmero
consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envo.

2. Registro de documentos:
Recibo de documentos
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignacin de datos, tales como: nombre de la persona y/o entidad
remitente destinataria, nombre o cdigo de las dependencias competentes,
nmero de radiacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexo
y tiempo de respuesta, entre otros.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de
documentos recibidos y enviados.

Distribucin De Documentos
Es el proceso que involucra acciones tendientes a garantizar el correcto
direccionamiento de los documentos para dar inicio al trmite correspondiente,
bien sea en el interior o en el exterior de la institucin.
En este proceso se distinguen actividades como
1-.Distribucin de los documentos externos
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificacin de las comunicaciones
Organizacin de documentos en buzones o casilleros
Reasignacin de documentos mal diseccionados
Registro de control de entrega de documentos recibidos
2-.Distribucin de los documentos internos.
Identificacin de dependencias
Registro de control de entrega de documentos internos
3-.Distribucin de documentos enviados.
Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional,
correo
Electrnico, entre otros
Control del cumplimiento de requisitos del documento
Mtodos de empaque y embalaje
Paso y porteo de documentos
Gestin del correo tradicional: normal, certificado, especial
Control y firma de guas y planillas de entrega
Control de devoluciones
Registro de control de envo de documentos

Tramite De Documentos
Constituye la identificacin del curso que siguen los documentos desde su
produccin o recepcin hasta el cumplimiento del trmite administrativo por el cual
fueron creados o recibidos.
Deben establecerse normas muy precisas en cuanto a:

1) Prestacin de los documentos: estilo, calidad de papel, cantidad de copias,
firmas autorizadas, tipos de sobres, formas y horarios de despachos.

2) Devolucin de documentos: errores tcnicos, ortogrficos o mecanogrficos,
borrones o enmendaduras, anexos incompletos, etc.

Organizacin De Los Documentos
Comprende los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las
respectivas series y sub.-series documentales
Clasificar documentos
Ordenar documentos
Signar documentos

Consulta De Documentos
Consiste en el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la informacin que contienen.
La consulta de los documentos garantiza el derecho que tiene un usuario de
acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos
Conservacin De Los Documentos
Es un conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar
su contenido.
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del
Sistema Integrado de Conservacin que conlleva a las siguientes acciones:
Diagnstico integral
Sensibilizacin y toma de conciencia
Prevencin y atencin de desastres
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
Monitoreo y control de condiciones ambientales
Limpieza de reas y documentos
Control de plagas
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Disposicin final de los documentos
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, a su
conservacin temperar, permanente o su eliminacin.
Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los documentos
considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General de la Nacin o
los Archivos Regionales en el mbito de sus competencias. Para ellos es
necesario conformar un Comit Evaluador de Documentos (CED), que se
constituye en la mxima autoridad Archivstica en cada institucin, para proponer
una eliminacin de documentos.

DEFINICION DE SISTEMAS DE INFORMACION

Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de
datos estructurada segn las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y
distribuyen la informacin (o parte de ella) necesaria para las operaciones de
dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes
(decisiones) para desempear su actividad de acuerdo a su estrategia de
negocio (Andreu et al., 1999)