El Archivo General de Protocolo Trabajo

Universidad de San Carlos de Guatemala
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Facultad de Ciencias Jurdicas y Sociales
Sptimo Semestre
Notariado I

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EL ARCHIVO GENERAL DE
PROTOCOLOS

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Universidad de San Carlos de Guatemala,
Centro Universitario Chimaltenango,
Facultad de Ciencias Jurdicas y Sociales,
Abogaca y Notariado,
Derecho Notarial I
Licda. Ruth Noemy Gonzalez Morales

Trabajo sobre:
Archivo General de Protocolos

Trabajo realizado por:
Bayron Augusto Rivera Jurez, 201044046
SECCION C

Chimaltenango, 07 de marzo del 2,014.
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INDICE
Introduccin 04
El Archivo General de Protocolos... 05
Antecedentes Histricos. 05
Fundamento Legal.. 07
Misin del Archivo General de Protocolos.. 07
Visin del Archivo General de Protocolos. 08
Principales funciones . 08
Atribuciones legales del Archivo de Protocolos.. 10
Obligaciones generales de Notario ante el Archivo general de
Protocolos 11
Conclusiones.. 13
Anexos. 14

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INTRODUCCION

LA PRESENTE INVESTIGACIN CONTIENE DATOS IMPORTANTES ACERCA DEL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, SU HISTORIA, MISIN, VISIN, SUS
OBJETIVOS SU CONFORMACIN Y EL SENTIDO PRINCIPAL PARA EL CUAL FUE
CREADO. SIENDO UNA EXPERIENCIA QUE NOS DEJA UNA GRAN ENSEANZA, YA
QUE TUVIMOS LA OPORTUNIDAD DE PRESENTARNOS A DICHA INSTITUCIN
CONOCER SUS INSTALACIONES Y SUS PRINCIPALES FUNCIONES, MEDIANTE UN
TOUR EDUCATIVO, SIENDO RECIBIDOS POR EL LICENCIADO ITALO SWUAMY M.
DONIS SALVATIERRA QUE ES EL ASESOR LEGAL DE TESTIMONIOS ESPECIALES
DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, EN DICHO TOUR PUDIMOS DARNOS
CUENTA DE QUE EL NOTARIADO ES UN REA MUY IMPORTANTE Y COMPLEJA EN
LA CARRERA DE DERECHO, MUY DELICADA, QUE REQUIERE DEDICACIN,
ORDEN Y DISCIPLINA YA QUE EL INCUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
PRESENTADOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, PUEDEN
SIGNIFICAR MULTAS, FORMULACIONES DE CARGOS Y HASTA LA INHABILITACIN
DEL NOTARIO. POR ESO ES MUY IMPORTANTE Y NECESARIO CUMPLIR CON
TODOS LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR ESTA INSTITUCIN Y TENER EN
ORDEN TODO LO RELACIONADO AL PROTOCOLO, TAL Y COMO LO ESTABLECE LA
LEY.

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El Archivo General de Protocolos

Qu es el Archivo General de Protocolos?

Definicin
El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del
Organismo Judicial que organiza, controla y supervisa el ejercicio del notariado en
toda la repblica. Archiva protocolos, expedientes de jurisdiccin voluntaria
notarial y adems documentos notariales y registra poderes. Se constituye en
garante de la seguridad jurdica y de la fe pblica documental.
La directora del Archivo General de Protocolos es la Licenciada Mirna Valenzuela,
quien ha logrado, gracias a su capacidad, eficiencia y preparacin, hacer de esta
institucin una fuente de recopilacin e informacin muy importante en Guatemala.

Antecedentes histricos
Esta importante institucin notarial, originalmente se cre para que all se
depositaran los protocolos de notarios fallecidos y de los que fallecieren. A partir
de la emisin del decreto 257 que contena la ley orgnica y reglamentaria del
poder judicial, emitida durante el gobierno de Justo Rufino Barrios, para los que
hubieren sido suspendidos en el ejercicio de la profesin y para aquellos que se
ausentaran de la Repblica con el objeto de domiciliarse fuera de ella.
La referida institucin notarial naciente, tuvo su primera sede en el Archivo de las
Salas de Justicia de la ciudad de Guatemala, siendo presidido el Archivo General
de Protocolos de Notarios, por primera vez, por el secretario de la primera sala de
justicia, figurando dentro de su personal con un solo escribiente, encargado de
compulsar lo que se les solicitare, quien permaneca en el archivo los das y horas
de audiencia ordinaria de la primera sala de justicia, habindosele encargado
adems, llevar un libro de registro o ndice por orden alfabtico de cada protocolo
depositado, con expresin del ao o aos que comprendan y el nmero de folios
de que se componan.

Con la emisin del Decreto nmero 271 de veinte de febrero de 1882, se amplan
las atribuciones del archivo, contenidas en la Ley Orgnica y Reglamentaria del
poder Judicial, en el sentido de que tambin deba de procederse a depositar en
dicho archivo los respectivos protocolos cuando los notarios voluntariamente
quisieran as hacerlo; cuando se venca el termino de la fianza y no lo renovaran
(la cual se extenda por un trmino de dos aos), o bien no acreditaran que
poseyeran una propiedad raz por valor de dos mil pesos; cuando en contra de
algn notario se hubiera dictado interdiccin judicial o auto de prisin; cuando se
promoviera a un notario de un empleo que llevara aneja jurisdiccin con goce de
sueldo y, cuando por cualquier razn los notarios se ausentaban de la repblica.

La legislacin notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino
Barrios, estuvo vigente en nuestro pas por mucho tiempo, siendo el decreto 271
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uno de los cuerpos legales que presenta tal caracterstica, al que casi ninguna
adicin o reforma se le hiciera, hasta que fuera abrogada por una nueva Ley de
Notariado durante el gobierno del General Jorge Ubico, quien decret una nueva
Ley Notarial, el 20 de agosto de 1934, que se identific como el decreto nmero
1563.

Esta nueva Ley Notarial dedica el captulo XIII al Archivo General de Protocolos y
dems registros notariales, comprendido del Artculo 59 al 62, se regulaba que el
archivo continuaba siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial,
indicando que el titular del mismo se conocera con el nombre Archivo General de
Registros Notariales y que para optar a dicho cargo, nicamente se necesitaba ser
notario hbil para el ejercicio de la profesin. En materia de atribuciones se legisl
en dos grandes grupos a saber: uno en relacin a las atribuciones propiamente
dichas del Archivo General de Protocolos y otro en relacin a las atribuciones del
Archivero General de Registros Notariales.
El 8 de octubre de 1935, o sea un poco ms de un ao de la emisin del Decreto
Gubernativo nmero 1563, el propio general Jorge Ubico, vuelve a promulgar una
segunda Ley Notarial, contenida ahora en el decreto gubernativo nmero 1744, en
la cual se dedica el captulo decimoquinto al Archivo General de Protocolos,
contenidos en los Artculos del 60 al 64, estableciendo que dicho archivo a partir
de esa fecha dependa de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del
Organismo Judicial, como se legislaba en la Ley Notarial derogada.

Por tercera ocasin el 21 de abril de 1936, el presidente Jorge Ubico, emite nueva
Ley de Notariado, contenida en el decreto nmero 2154 de la Asamblea
Legislativa.
Esta nueva ley dedica el captulo decimoquinto al Archivo General de Protocolos,
comprendido de los Artculos 65 al 69, sin introducir ningn tipo de reforma o
innovacin.

Por ltimo el 30 de noviembre de 1946, el Honorable Congreso de la Repblica,
promulga el decreto legislativo nmero 314, que contiene un cuerpo legal que los
congresistas titulan: Cdigo de Notariado, el cual fue promulgado por el
Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo ao, puesto en vigencia el
primero de enero del ao siguiente.

Actualmente el Decreto del Congreso de la Repblica nmero 314 es el que se
encuentra en vigencia en materia notarial y regula en el ttulo XI lo referente al
Archivo General de Protocolos, al igual que en leyes notariales anteriores, regula
que dicho archivo depende de la Corte Suprema de Justicia.

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Fundamento legal
Conforme lo establece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, en
sus Artculos 140 y 141, que en su parte conducente indican que el sistema de
gobierno de nuestro pas, es republicano, democrtico y representativo, radicando
la soberana en el pueblo, quien la delega para su ejercicio, en los organismos
legislativo, ejecutivo y judicial. Entre estos no existe supremaca, ya que gozan de
absoluta y total independencia para el desarrollo de sus atribuciones y en un
mismo nivel jerrquico.

El Organismo Ejecutivo tiene como objeto principal la ejecucin de la funcin
administrativa del Estado, siendo el Presidente de la Repblica el jefe del estado
de Guatemala. El organismo legislativo, representado por el Congreso de la
Repblica y cuya funcin principal es la creacin y aprobacin de las leyes. El
organismo judicial, tiene como atribucin fundamental la funcin jurisdiccional,
cuyo rgano representativo lo constituye la Corte Suprema de Justicia.
Con relacin a la Corte Suprema de Justicia, adems de juzgar y ejecutar lo
juzgado, por medio de sus diferentes rganos jurisdiccionales, posee atribuciones
de orden administrativo, tales como el nombramiento o remocin de jueces y
personal auxiliar de los tribunales, as mismo el Archivo General de Protocolos, es
una dependencia de la Corte Suprema de Justicia, segn lo regulado en el Artculo
78 del Cdigo de Notariado, el cual adems de establecerlo de este modo,
contiene los requisitos que se deben cumplir para optar al cargo de director del
Archivo General de Protocolos: El Archivo General de Protocolos depende de la
Corte Suprema de Justicia. Estar a cargo de un notario hbil que haya ejercido
por un periodo no menor de cinco aos. Llevar el ttulo de Director del Archivo
General de Protocolos y ser nombrado por la Corte Suprema de Justicia.

En el Cdigo de Notariado se encuentran contenidas las atribuciones del Director
del Archivo General de Protocolos; sin embargo la Ley del Organismo Judicial
establece otras atribuciones al Archivo General de Protocolos, como lo son recibir
el aviso de documentos protocolizados provenientes del extranjero, el registro de
los mandatos judiciales, segn lo establecido en los Artculos 40 y 189 del Decreto
2-89 Ley del Organismo Judicial.

Misin del Archivo General de Protocolos
Es una dependencia encargada de garantizar el efectivo, legal y adecuado
cumplimiento del ejercicio de la funcin notarial. Archivar, custodiar y registrar
protocolos y documentos notariales proporcionando seguridad jurdica utilizando la
tecnologa idnea para brindar asesora e informacin de forma gil, ordenada y
confiable a los notarios, entidades pblicas y privadas y al pblico en general.

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Visin del Archivo General de Protocolos
Entidad desconcentrada, polifuncional y con vocacin de servicio, que garantiza la
seguridad de los protocolos y documentos notariales y colabora en el control del
cumplimiento del ejercicio de la funcin notarial, por medio de sistemas modernos
que permiten proporcionar informacin gil y veraz al usuario.

Principales funciones

Podemos sealar como funciones generales del Archivo General de Protocolos las
siguientes: a) Registro; b) Archivo; c) Supervisin Notarial.

a) Registro de:
Notarios
Firma y/o sello de notarios
Poderes y/o sus modificaciones

Entre las funciones de Registro, como anteriormente se indic se lleva un triple
registro: a) Registro de Notarios: con informacin general identificativa de cada
notario, nombre, sede notarial, fecha de graduacin, determinacin del depositario
del protocolo en caso de ausencia o fallecimiento; b) Registro de Firma y Sello de
Notario: actualmente en cuatro libros fsicos, pero en proceso de digitalizacin.
Existen unas 7,000 inscripciones, sin embargo, no todos ejercen debido a que
fungen en cargos pblicos, se encuentran ausentes del pas por ms de un ao, o
por fallecimiento, de forma que se puede calcular en 4,500 los notarios habilitados
y en ejercicio. Adems, existen anotaciones relacionadas con cancelaciones,
identificacin de personas; c) Registro de poderes y de sus modificaciones. Se
encuentra en proceso de automatizacin, de forma que las razones puedan ser
expidas a la mayor brevedad posible.

En su funcin de Archivo, almacena los siguientes documentos: Protocolos, de
entrega obligatoria, testimonios especiales desde 1967 (los anteriores se
encuentra en el Archivo General de Centroamrica), avisos notariales trimestrales,
expedientes de jurisdiccin voluntaria, en este caso no hay plazo de entrega.

b) Archivo de:
Protocolos
Testimonios
Avisos notariales
Expedientes de jurisdiccin voluntaria notarial

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En su funcin de supervisin notarial, realiza una revisin e inspeccin de
Protocolos, desde agosto del 2,001, tras un lapso de 10 aos. En el caso de los
departamentos, dicha funcin se ejerce a travs de los Juzgados de Instancia del
Ramo Civil, segn el Acuerdo 55-2000 de la Corte Suprema de Justicia. En
aquellos departamentos con ms de un Juzgado, en los aos pares, a travs de
los Juzgados pares, y viceversa en los impares. El Secretario del Juzgado es el
encargado de recibir la documentacin. La revisin de los protocolos notariales se
realiza por sorteo aleatorio, citando al notario a revisin ordinaria (empastado,
foliado, razn de testimonios y otras). En caso de anomalas, se fija de mutuo
acuerdo un plazo de subsanacin, siempre que la deficiencia o error sea
subsanable. En el caso de las enmiendas, se requiere de un proceso
administrativo jurisdiccional. La Direccin General del Archivo de Protocolos emite
circulares informativas para el envo en plazo de los avisos trimestrales notariales.

c) Supervisin notarial:
Vigilancia (verificacin del cumplimiento de obligaciones notariales)
Revisin e inspeccin de protocolos

Servicios que presta a usuarios en general
Asesora jurdica
Registro de poderes y/o modificaciones y revocatorias
Autentica de firma de notarios

Certificaciones de:
o Poderes registrados y/o sus modificaciones
o Registro de sello y firma de notarios
o Testimonios especiales desde 1967
Copias simples legalizadas y testimonios de escrituras pblicas de
protocolos que obran en el archivo.
Recepcin de protocolos de notarios fallecidos
Consulta y exhibicin de documentos que obran en el archivo
Cobro de multa por avisos de traspaso extemporneos

Servicios que presta exclusivamente a notarios
- Registro de firma y sello a notarios
- Apertura de protocolo
- Recepcin de:
Testimonios especiales
Plicas de testamentos o donaciones por causa de muerte
Avisos notariales (trimestrales, instrumentos cancelados, ausencia del pas,
Protocolizacin de documentos provenientes del extranjero)
Testimonios de ndices de protocolos
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Expedientes de jurisdiccin voluntaria extrajudicial
Protocolos de notarios que se ausenten del pas por ms de un ao,
Inhabilitados y en forma voluntaria

- Revisin e inspeccin de protocolos
- Constancia de la inscripcin del notario en la Corte Suprema de Justicia
-Certificacin o constancia para trmite de prestaciones en el Colegio de
Abogados y Notarios de Guatemala.

Atribuciones legales de la direccin del Archivo General de Protocolos
1. Extender testimonio de los instrumentos pblicos que obren en el Archivo,
bastando solicitud verbal de la parte interesada.
2. Practicar la inspeccin de protocolos de los notarios que residan en la
capital y en los municipios del departamento de Guatemala.
3. Exigir la entrega de los protocolos de conformidad y en los casos
establecidos por esta ley.
4. Guardar y conservar bajo su responsabilidad los protocolos, libros de actas
y de inventarios, los avisos notariales y dems documentos del Archivo.
5. Rendir a los tribunales los informes que le pidieren relativos a los
documentos del archivo.
6. Cuidar de que los ndices, testimonios especiales y avisos notariales sean
empastados, con la separacin debida.
7. Extender recibo de todos los documentos y avisos que reciba de los
notarios, en la misma fecha de su recepcin.
8. Registrar los poderes y toda modificacin o revocatoria de los mismos en
riguroso orden cronolgico, para lo cual llevar un libro especial.
9. Anotar al margen de los instrumentos que obren en el archivo, las
modificaciones que sufran y de las cuales tenga conocimiento por aviso del
notario autorizante. Tal anotacin deber incluirse en los testimonios que se
extiendan con posterioridad.
10. No permitir que sean extrados, an con orden de autoridad judicial, los
protocolos; testimonios y documentos del Archivo. Si la autoridad,
cualquiera que fuere, tuviere que practicar alguna diligencia, la verificar en
el propio Archivo, a presencia del Director, el cual firmar el acta que se
levantare.
11. Dar parte a la Corte Suprema de Justicia de cada infraccin al Artculo 37,
as como de las dems faltas en que incurran los notarios por la
inobservancia de esta ley, y de las irregularidades que encontrare en los
protocolos que inspeccionare y revisare.
12. Poner la razn de cierre y elaborar el ndice respectivo en aquellos
protocolos que fueren entregados al archivo, y en los cuales el notario no
haya podido satisfacer ese requisito, por causa justificada.

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OBLIGACIONES GENERALES DEL NOTARIO ANTE EL ARCHIVO GENERAL
DE PROTOCOLO

1. El sello del Notario debe ser legible, no gastado.
2. El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un formulario de
registro al efecto.
3. No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se borra con el
tiempo, lo que no permite digitalizar documentos.
1. No repetir o seriar instrumentos con nmero repetido, de conformidad con
el artculo 96 del Cdigo del Notariado, se debe realizar diligencias de
enmienda en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil.
2. Los testimonios especiales tienen un plazo de presentacin, 25 das
despus de la fecha de autorizacin del instrumento pblico. Deben
presentarse fotocopias completas, claras, sin rayas negras, completamente
legibles. Las transcripciones deben ser legibles. Todas las hojas deben ser
numeradas, firmadas y selladas por el Notario compulsante (por ejemplo,
en supuestos de notarios que temporalmente no puedan compulsar,
dejando constancia de que se trata de un testimonio especial a ruego. La
clave del notario debe ser visible. Un timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se
deben inutilizar los timbres notariales o fiscales (con el sello del notario, no
perforndolos). El timbre notarial se adhiere en la primera hoja, no en la
ltima.
3. En el caso de testimonios especiales de protocolizacin, el documento
protocolizado debe formar prte de la escritura y debe ser insertado en el
testimonio especial. En la fotocopia debe estar visible el folio del
documento, el impuesto fiscal o notarial. La razn final debe concordar el
nmero de instrumentos y el nmero de hojas que lo componen. Si se
encuentra compulsado por notario distinto al otorgante "a ruego" deben
sealarse las circunstancias y la causa de la imposibilidad. En el caso de
los testamentos y donaciones mortis causa abiertos comunes en plica y sus
modificaciones o revocaciones, se transcribe el acta, sde utilizan sobre
oficio, no sobre manila, y se redacta una razn con los requisitos sealados
en el artculo 37 del Cdigo del Notariado. La razn debe ir sellada y
firmada por el notario. La plica lleva un timbre notarial de Q. 25.00.
4. En el caso de los ndices de Protocolo, adems de los requisitos generales,
el envo al Archivo General de Protocolos debe efectuarse hasta 25 das
hbiles despus del cierre del Protocolo. Cada hoja est gravada con
timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya tributara la operacin, se
debe razonar dicha circunstancia.

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5. Finalmente, en el caso de los avisos trimestrales, el plazo es de 25 das
hbiles despus de finalizar el trimestre calendario, pudiendo presentarse
en el Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil. Se dirige un memorial
del Director del Archivo General de Protocolos, indicando alguno de los
siguientes supuestos, y sealando la clave del notario. Firmado y sellado
por el notario, en original, sin que est afecto a impuestos. Los supuestos
son: Nmero de testimonios y fecha del ltimo autorizado; Nmero y fecha
del ltimo cancelado; Mencin de que no autoriz ningn testimonio en el
trimestre.

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CONCLUSIONES

QUE EL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS ES UNA DEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA ENCARGADA DE GARANTIZAR EL EFECTIVO, LEGAL Y
ADECUADO CUMPLIMIENTO DEL EJERCICIO DE LA FUNCION NOTARIAL.

QUE SUS PRINCIPALES FUNCIONES SON ARCHIVAR, CUSTODIAR, Y
REGISTRAR PROTOCOLOS Y DOCUMENTOS NOTARIALES.

QUE PROPORCIONA SEGURIDAD JURIDICA A LA FUNCION NOTARIAL.

QUE ES EL ENCARGADO DE VELAR POR QUE LOS NOTARIOS LLEVEN SU
PROTOCOLO SEGN LO ESTABLECIDO EN EL CODIGO NOTARIADO.

HAY QUE DESTACAR LA BUENA ATENCION QUE TIENEN EN EL ARCHIVO
GENERAL DE PROTOCOLOS, SIENDO IMPORTANTE QUE NOSOTROS COMO
FUTUROS PROFESIONALES TAMBIEN TOMEMOS EN CUENTA ESO.

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ANEXOS

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Vista exterior del Edificio

Entrada a la Direccin

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Croquis de Ubicacin de Oficinas

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Equipo que se utilizaba para Microfilmar

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Sala de Notarios

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