ARCHIVOS Y DOCUMENTOS: ENTRE LA TRADICIN Y LA RENOVACIN

Bloque I. Fundamentos
I.1. Archivstica, archivos y documentos: conceptos, delimitaciones y principios.
La Archivstica es la ciencia de los archivos. Esto plantea ciertas dudas: realmente es una ciencia o una
tcnica? No todas las disciplinas son ciencias. Si se acepta que es una ciencia se tiene que conocer qu es lo
que la caracteriza como ciencia, hay una serie de requisitos fundamentales.
La segunda cuestin es: hay especializaciones? O todo es un conjunto de temas? Si es posible la
especializacin, la archivstica tiene diferentes ramificaciones.
Cuando una disciplina tiene mucha trayectoria detrs, cuando hay muchos estudios sobre esa materia y se
ha llegado a la especializacin es un aspecto positivo. La interdisciplinacin est bien, pero nunca se puede
perder el sentido de globalidad.
Desde el punto de vista poltico, educativo y cientfico ha surgido un movimiento contrario a la
interdisciplinacin. Se tienen que tener muy claro los aspectos generalistas.
La Archivstica es relativamente reciente, al igual que sus estudios, pero los documentos objeto de trabajo
de esta disciplina son ms antiguos. Una persona que se dedique a la Archivstica debe conocer muy bien
su parcela de trabajo, aunque luego sea posible su especializacin, se debe de tener presente la globalidad.
Respuestas:
- Determinar el contenido de la materia archivstica
- Fijar sus lmites y relaciones con otras disciplinas
- Definir la disciplina y estudio de los problemas conceptuales y terminolgicos
- Indicar las divisiones internas de la Archivstica y especializaciones sobre determinadas reas
- Desarrollo y evolucin histrica de los archivos y de la Archivstica.
2. Evolucin histrica de la Archivstica
La consideracin la Archivstica como una ciencia exige una visin retrospectiva de su evolucin histrica
2.1. De tcnica emprica a ciencia auxiliar de la Historia
Se hace necesaria plantearse porqu se escriba y guardaba cierta documentacin. En el palacio de Ebla se
encontraron una estructuras con unas tablillas con escritura cuneiforme con una organizacin, adems, en
el interior de los stanos donde se conservaban las tablillas haban una serie de canales de riego con aguas
circulando por ellos. Los canales de agua eran muy significativos, en los archivos no solo se tenan
documentos organizados en una especie de estanteras sino, tambin se tena mecanismos de
humectacin para poder llevar a cabo los procedimientos de conservacin de los documentos (por medio
de los canales de agua).


Para que haya un archivo tenemos que tener 3 elementos:
- Documentos
- Que los documentos estn documentados
- El servicio
La Archivstica empez como una tcnica, como una forma de organizacin de documentos, y a partir de
ah fue evolucionando. Los documentos encontrados en palacios y templos tenan un funcionamiento de
carcter administrativo. Los documentos tienen un carcter inherente.
La gestin de la documentacin que tiene Europa va muchos siglos por delante con respecto a EEUU,
Canad,.
Si tenemos que buscar los antecedentes del sistema actual, en Roma es desde donde se arranca, sobre
todo hay un elemento catalizador relacionado con el tema de los archivos y la documentacin: el asunto de
la Iglesia. El Archivo Secreto Vaticano, si se pudiese acceder a toda la documentacin a toda la informacin,
se podran dilucidar muchas cosas; la cancillera Vaticana es una institucin muy antigua que podra
proporcionar informacin sobre otras cancilleras europeas. La importancia de guardar la documentacin
va ligada a la necesidad de justificar determinadas actuaciones y para justificar el poder, se necesita
justificar el poder terrenal del Papado (ejemplo Falsa donacin Constantiniana). Necesidad de custodiar el
archivo, porque es lo que ante el acecho de otras monarquas, de otros seores y tierras colindantes que
quisiesen hacerse con el territorio, permite justificar que el territorio es propiedad de la Iglesia.
La clave y la base de la existencia de esos archivos se encuentra en la necesidad de guardar determinada
documentacin. Adems se hace necesario custodiar la informacin, por eso se llevaron a cabo diferentes
medidas de seguridad (Sistema de cerradura de tres llaves, por ejemplo).
Toda esta cuestin se va acrecentando conforme se complican los asuntos de la Iglesia, de la monarqua,
de los seores. Tiene mucha fuerza en la edad Media, y ya en la Edad Moderna es vital para la gestin.
Carlos I (nietos RRCC) gestion su Imperio a travs de la administracin, de la burocracia, de la
correspondencia, de las leyes y privilegios de los mandatos.
Todo esto se mantiene hasta el siglo XVIII, siglo en el que se dieron unos sucesos de ndole histrica que
hicieron tambalearse a la archivstica. Lo que hasta ese momento era una disciplina emprica, se convirti
en una ciencia archivstica. A da de hoy, la archivstica no es una ciencia independiente, se estudia como
ciencia auxiliar de alguna disciplina.

Durante el siglo XIX y gran parte del XX la Archivstica se desarrollar
- Ligada a la Diplomtica, que es la ciencia o disciplina que estudia los documentos.
- Al desarrollo de las propias ciencias histricas.
- A la creacin de los archivos nacionales. Ejemplo de la creacin del Archivo Nacional de Francia.
- A la creacin de los grandes centros de enseanza archivstica (Pars, Viena, Miln, Madrid). LEcole
des chartes
- A la elaboracin de formulaciones tericas como los principios de procedencia y de orden
originario. Hay dos formulaciones tericas que asentaron las bases y el despegue de la Archivstica
como ciencia: el principio de procedencia y el principio del orden original u originario.
El principio fundamental de la Archivstica es el Principio de respeto de los fondos o Principio de
procedencia. La primera referencia al denominado fondo documental la sugiere en 1841 Natalis de Wally,
jefe de todos los archivos departamentales del Ministerio de Interior de Francia. Natalis habl de principio
de respeto de los fondos. Hasta 1841, la organizacin de documentacin de archivos nos estaba
gestionada adecuadamente, cada persona organizaba la documentacin conforme entenda que deba
hacerlo, no haba unas directrices comunes o un protocolo de actuacin. Una de las formas de
organizacin ms comunes (error gravsimo que arrastraron los archivos durante mucho tiempo) es seguir
el proceso de organizacin que siguen las bibliotecas, que organizan sus fondos por temticas. Esta manera
de organizar en una biblioteca tiene sentido, se hace de esa manera temtica y luego se puede utilizar la
forma de organizacin cronolgica,varias formas de organiza una biblioteca. Las bibliotecas parten de un
elemento comn, se sigue un mismo protocolo, unos cdigos empleados a nivel nacional. Esos cdigos se
emplearon en la Archivstica pero con retraso.
Principio de procedencia circular de 24 de abril: Instructions pour la mise en ordre et le classement
des archives dpartamentales et communales, donde daba a conocer la nocin de fondo de archivo

- Qu es el fondo de archivo?

Es el conjunto de documentos procedentes de la actividad de un persona fsica o una persona moral
(puede ser una empresa, una entidad, un organismo, una familia,) cuya reunin es fruto de un proceso
natural en el que el productor genera y conserva esos fondos al igual que se forman los sedimentos de las
capas geolgicas, progresiva y constantemente>>. R.H. Bautier. Les archives en LHistoire et ses
mthodes.
Todas la instituciones, pblicas o privadas, todos los organismos producen informacin que van guardando
conforme se van produciendo.

- En qu consiste el Principio de procedencia o Principio de respeto a los fondos?
Consiste en reunir los documentos por fondos; es decir, juntar los documentos procedentes de la misma
familia, la misma entidad, el mismo individuo, etc. Y no mezclar unos con otros.
A cada documento le corresponda un bloque determinado, lo que prima para organizar los documentos es
la procedencia, quin gestiona, quin produce,
Un archivo de unja universidad producir una documentacin universitaria; un archivo de una casa
particular producir una documentacin nobiliar privada,

Como consecuencia de este texto naca el principio de procedencia, primer fundamento terico de la
Archivstica que dar lugar al perodo de pleno desarrollo o mayora de edad.

Otras propuestas sobre los orgenes del Principio de Procedencia:
- Bautier 1328 Navarra. Bautier da a conocer un ejemplo anterior de ese principio de procedencia,
cuando el reino de Navarra se separ de Francia, Navarra solicit que toda la documentacin navarra en
posesin de Francia sea devuelta; Francia devolvi la documentacin que fue generada en Navarra, por
cancillera navarra o instituciones navarras, se tendi al origen y a la procedencia.
- V. Corts 1588 Simancas. En Espaa hay un ejemplo de principio de procedencia en el siglo XVI
cuando se organiz el Archivo de Simancas bajo la monarqua de los Austrias, bajo el gobierno de Felipe II.
La documentacin se organiz en relacin con los consejos en los que se gener esa informacin.
- Casanova 1790 A.G. Indias. Archivo General de las Indias, se cre en 1790 en Sevilla. Lo que se
llev a Sevilla fueron todos los fondos que produjeron las instituciones indianas, toda la documentacin
que tena que ver con la navegacin, con los navos, los cargamentos,
- J. Papritz 1791 Dinamarca. Argument algo parecido con respecto al Archivo General de
Dinamarca.

Son ejemplos vlidos, pero cuestionables como Principios de Procedencia. Por qu?:
- Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y en el espacio. Se hablaba de fechas muy concretas.
- No fueron precedidos de una teorizacin, de unos principios cientficos. No hubo un antes y
despus de esa formulacin terica, no se argumenta cientficamente el porqu de la devolucin de
la informacin.
- Tampoco les siguieron debates cientficos porque no se dieron las circunstancias para que se
generasen.
- No lograron aplicaciones universales, efectos en cadena.
La aplicacin del Principio de procedencia es concreta: el 24 de abril de 1841 debido a Natalis de Wally. A
partir de ah se extendi rpidamente y se dieron debates en torno a ello.

El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el desarrollo de
la teora archivstica moderna, sirviendo de base a su eje central La clasificacin de los fondos
A la hora de organizar un archivo se hace necesario fijarse en la procedencia, quin tienes los derechos
intelectuales sobre esa produccin/fondo documental. Hay que saber que la organizacin de los archivos
parte de ese momentos (1841 por Natalis de Wally).


Este principio se fue expandiendo rpidamente a otros pases y, en uno de ellos, exactamente en Prusia,
fue donde qued completado. Este
principio cobr bastante entidad en
Prusia, donde Seybel era director de
los Archivos del Estado.
Seybel, director de los Archivos del
Estado, partiendo de los
planteamientos de su coetneo M.
Lehmann en los reglamentos
publicados en 1881, enunci un nuevo
principio: el registraturprinzip.

En qu consiste el registraturprinzip ?
En esencia, este principio deca que los
documentos de cada fondo deban
mantenerse en el orden que les
hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias. Mantenimiento de la
documentacin en el orden principal, lo que significaba que lo primero que se tena que acometer a la hora
de organizar un archivo era agrupar la documentacin en materias y en segunda instancia se tena que
mantener el orden que les hubiera dado la oficina de origen en lugar de hacerlo por asuntos o por
materias. Lo que no se puede hacer es organizar un archivo por materias como se estaba haciendo en las
bibliotecas.
3. ELEMENTOS QUE IDENTIFICAN LA CIENCIA DEL ARCHIVOS



3.1. Mtodos archivsticos

3.2. Los principios archivsticos




3.3. El objeto de la Archivstica: los archivos
El objeto de la Archivstica son los archivos y no los documentos. Mejor an, son los sistemas archivsticos;
es decir, el objeto (archivo) contextualizado, los documentos y las agrupaciones de documentos con los
que mantiene una relacin de jerarqua y subordinacin, proporcionada por la estructura orgnica y/o
funcional en la que se insertan.
3.3.1. Qu son los archivos?
Si acudimos a la RAE o al diccionario del Ministerio de Cultura nos aparecen las siguientes acepciones:

- Lugar (fsico, ubicacin, edificio o instalaciones) en la Ley de patrimonio Histrico Espaol de
1985 est dedicada a la seccin de patrimonio y recoge la consideracin del archivo como una
institucin, un documento y como un lugar fsico.
- Institucin (entidad generadora de documentos)
- Material (conjunto de documentos) muchos documentos.
- Depsito (recinto o estancia concreta dentro de una institucin) en las instituciones pblicas,
dentro de una oficina hay una habitacin en la que se deposita toda la documentacin generada en
dicha oficina.
- Coleccin de documentos
3.3.2. Los documentos y su ciclo vital
El concepto de documento es amplio y omnicomprensivo, e incluye los documentos de carcter
cientfico, tcnico, literario, religioso, etc. y tambin los documentos de archivo, que son los producidos
por personas u organizaciones, de carcter administrativo, en el ejercicio de sus funciones.
La gnesis documental constituye el comienzo del ciclo vital de los documentos.
Una vez creado el documento y acumulado por el productor su utilizacin y valor van a marcar tres etapas
o edades, de gran incidencia en la gestin de documentos.

El documento de reciente creacin se lleva al archivo de oficina, al archivo de gestin (entre 0 y 5 aos), el
archivo de consulta espordica se lleva al archivo central (ms de 5 aos) y el archivo de consulta
ocasional se lleva al archivo histrico.

TEMA 2: EL ARCHIVO. FUNCIONES Y TIPOLOGA
1. IDEAS Y CONCEPTOS
Parte de la confusin existente entre la gente sobre los archivos se debe en parte la tendencia de guardar
determinada documentacin, determinados libros, guardarlos para poder trasmitirlos.











Antes haban edificios en mejores y perores condiciones. Actualmente la documentacin est mejor
conservada y hay investigadores. Qu condicin se tiene que dar para que tengamos un archivo?
- Documentos
- Organizacin de los documentos
- Servicios. En el caso del Archivo Municipal de San Vicente no hay servicio, ya que ste no admite
investigadores
2. EL VOCABLO ARCHIVO
Este trmino es antiguo pero a lo largo de los siglos ha recibido diferentes denominaciones:
- Scrinium
- Tabularium
- Sacrarium
- Armariun
- Archivum (archeion)
Archivo diocesano de Orihuela
Manchas de humedad en el suelo,
diferentes estanteras (unas de madera,
otras metlicas,..)
Archivio (italiano)
Archivo (castellano)
Arxiu (valenciano)
Archivio (portugus)
Archive (francs)



- Acepciones de Archivo

o Lugar (fsico, ubicacin, edificio o instalaciones)
o Institucin (entidad generadora de documentos)
o Material (conjunto de documentos)
o Depsito (recinto o estancia concreta dentro de una institucin)
o Coleccin de documentos

3. CONCEPTO DE ARCHIVO

o Qu compone un archivo?
- Un conjunto de documentos
o Quin los crea?
- Reunidos, producidos y recibidos por una persona o institucin pblica o privada.
o Cmo se conserva?
- En razn de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte.
o Para qu se conserva?
- Se conservan como testimonio e informacin y estn al servicio de la investigacin, cultura y
gestin administrativa. Sirven para probar algo.

- Definicin de Archivo
<<Conjunto de documentos reunidos, producidos y recibidos por una persona o institucin pblica o
privada, en razn de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte, que se conservan como
testimonio e informacin y estn al servicio de la investigacin, la cultura y la gestin administrativa>>
(J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivstica. Fund. Germn Snchez Ruiprez. Madrid, 2001. Pgs. 89-92)

- Definicin d Archivo segn la ley 16/1985 del PHE
<<Son archivos los conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las
personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la
investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las
instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgnicos>>.















4. TIPOLOGA DE ARCHIVOS
- Sistematizacin de Archivos
1. Segn la relacin que mantenga el archivo con la institucin o entidad que lo ha creado
1.1) Con relacin a su existencia
* Vivo (abierto) Cuando la institucin sigue viva, sigue produciendo o recibiendo
documentos. Ejemplo: Archivo de Elche
* Muerto (cerrado) Ya no hay ms documentacin. Ejemplo: Archivo de la Inquisicin
1.2) Con relacin a la naturaleza de la institucin
* Civil
* Religioso se puede decir eclesistico ya que este es un trmino que se refiere a la
religin catlica. Eclesistico se refiere slo a la estructura o jerarqua de lo que es el clero
secular.
2) Segn la funcin que ejercen en la entidad o institucin
2.1) archivo de gestin (archivo de oficina)
2.2) archivo depsito o intermedio
2.3) archivo histrico
3) Segn el organismo productor
Puede hacerse cargo de documentacin
externa, si sta corre peligro de prdida o
deterioro
ARCHIVERO
Recoge todos los documentos de
archivo de su institucin
BIBLIOTECARIO Recoger = coleccionar
3.1) archivo pblico el que est enmarcado en el derecho pblico
3.2) archivo privado el que est enmarcado en el derecho privado
3.3) archivo militar es un espacio de indefinicin a la hora de clasificarlos.

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Son universalmente imprescindibles
e inalienables, de propiedad pblica y no pueden ser destruidos.
ARCHIVO PRIVADO: segn su dependencia con instituciones enmarcadas en el derecho privado. En
funcin de su actividad, se dividen en: personales, nobiliarios, eclesisticos y de empresa.
4) Segn su categora
4.1) locales
4.2) provinciales
4.3) regionales // autonmicos
4.4) generales
5) Segn la edad del documento
5.1) archivo de gestin
5.2) archivo intermedio
5.3) archivo histrico
6) Segn los fondos que contenga
6.1) singulares
6.2) mltiples
7) Segn su soporte?
7.1) audiovisuales
7.2) cartogrficos
7.3) fotogrficos
7.4.) especiales

5. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
1. Organizar la documentacin administrativa til y vigente (fase pre-archivstica)
2. Recibir e ingresar la documentacin.
1 La administracin
2 Los ciudadanos
3 La investigacin y difusin cultural

3. Conservar (prevencin, restauracin y reproduccin).
4. Organizar: clasificacin y ordenacin
5. Describir la documentacin: instrumentos que facilitan el
conocimiento y control del fondo, as como su recuperacin.
6. Instalar la documentacin.
7. Servir: comunicar, difundir y hacer accesible la documentacin.
6. ETAPAS DE LOS ARCHIVOS

- ARCHIVO DE GESTIN
- ARCHIVO ADMINISTRATIVO
- ARCHIVO INTERMEDIO
- ARCHIVO HISTRICO


Bloque II. Documentos y agrupaciones documentales
II.1 El documento. El documento de archivo. Clasificacin, agrupaciones y tipologa.

Segn la categora jurdica del autor, de la persona o institucin generadora de los documentos:
A. Documentos pblicos
B. Documentos privados

A. Documentos pblicos
- Proceden o emanan de una autoridad pblica, estn realizados de forma pblica y se refieren a asuntos de
Derecho Pblico. Ejemplos: documentos legales, de gobierno o administracin, municipales, etc.
- Pero tambin incluye documentos pblicos por su destino. Por ejemplo: de notarios, empresas pblicas, o
documentacin ingresada en archivos pblicos.

B. Documentos privados
- Se refieren a asuntos de derecho privado y emanan de personas particulares.
- Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ninguna
autoridad pblica (eclesisticos, empresariales, patrimoniales o familiares, personales, etc.)
- Un documento privado puede adquirir la calidad o connotacin de documento pblico cuando es
presentado ante notario pblico.

Con respecto a un acto jurdico, mercantil, administrativo, etc., el documento privado es el que recoge la voluntad de
quien lo otorga; por ejemplo, si se trata de un documento de compraventa, recoge la voluntad de las partes de
transmitir la propiedad de una finca.




Documento pblico Documento administrativo
Generado legalmente por una autoridad
facultada para expedir documentos fehacientes
en el ejercicio de su reconocida funcin pblica.
Ejemplo: leyes, reglamentos, sentencias (son
documentos pblicos, pero NO administrativos)
Se genera en la gestin de asuntos pblicos o
privados, por personas fsicas, jurdicas,
instituciones o administraciones, tanto pblicas
como privadas.
Las entidades privadas, pues, pueden generar
documentos administrativos, caso de la TIU de la
Universidad de Alicante, o un libro de cuentas de
una mercantil.

Documento pblico-administrativo
- Producidos por las personas o instituciones pblicas en el ejercicio de sus funciones. Es la Interseccin de los
dos primeros.
- Ejemplo: certificado mdico, ttulo acadmico
Tiene la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos
de las Administraciones Pblicas (Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn)
Tienen la funcin de:
- Constancia: asegurar la pervivencia de las actuaciones administrativas y demostrar su existencia, efectos,
vicios y derechos a que haya dado lugar.
- Y de Comunicacin: de los actos de la Administracin, tanto interna como externa.

La clasificacin ms general de los documentos pblicos administrativos es:
a) de Decisin: Resoluciones y acuerdos
b) de Trasmisin: Notificaciones, Publicaciones, Comunicaciones
c) de Constancia: Actas, Certificados, Certificado producido por silencio administrativo
d) de Juicio: Informes
Caractersticas de los documentos administrativos
1. Son emitidos por un rgano administrativo.
2. Producen efectos: frente a terceros o en la propia organizacin administrativa (efectos jurdicos,
administrativos o comunicativos).
3. Su emisin es vlida siempre y cuando cumplan los requisitos formales exigidos por las normas que regulan
la actividad administrativa.
4. Son seriados: se producen de forma individual y con el paso del tiempo constituyen series.
5. Son exclusivos.

Requisitos de los documentos pblicos administrativos
- Autenticidad.
- Integridad.
- Conservacin.
- Recepcin por el destinatario (notificaciones).
Tambin:
- Fiabilidad
- Manejabilidad






















I.2. Los archivos. Funciones, tipologas y administracin
Piezas documentales
simples
Ej. Carta, Real cdula,
etc.
Piezas documentales
compuestas o
Unidades
archivsticas

Clasificacin de los documentos de
archivo
Bloque III. Gestin y organizacin de los documentos en el Archivo
III. 1. La organizacin de documentos: clasificacin, ordenacin e instalacin.
III.2. Ciclo vital y gestin de documentos. Identificacin, valoracin, seleccin y
eliminacin
III.3. La descripcin. Normalizacin descriptiva.
III.4. Gestin de documentos electrnicos. Archivos electrnicos
Bloque IV. Servicios de Archivo
IV.1. Servicios de difusin y accin cultural. Archivos e internet. La investigacin en
archivos
Bloque V. El acceso a los documentos
V.1. Derechos de acceso, consulta y reproduccin. Regulacin jurdica.
Bloque VI. La conservacin preventiva
V.1 Preservacin y conservacin de archivos y documentos.