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Organizacin del proyecto 1

Tema 6.- EL DIRECTOR DE PROYECTO



1.- La figura del Director de Proyecto

La funcin del Director de Proyectos tiene su razn de ser tanto por la
complejidad de las organizaciones actuales, estructuradas en unidades
funcionales al modo tradicional, como por la propia complejidad y tamao de
muchos de los proyectos que frecuentemente se acometen.

Esta funcin suele encomendarse a una persona, a un individuo, que segn
las caractersticas de la organizacin a que pertenezca, puede recibir
denominaciones distintas como son Lder del proyecto, Presidente del
comit del proyecto, Coordinador del proyecto, Administrador del proyecto y
ms habitualmente Director de Proyecto.

El Director de Proyecto puede definirse como "la persona que ha de integrar
los esfuerzos internos, y de fuera de la organizacin, para dirigirlos hacia la
ejecucin, con xito, del proyecto".

Su responsabilidad fundamental es muy clara, con independencia del sector
a que pertenezca el proyecto y a la propia naturaleza de la empresa que lo
desarrolle: crear un producto final, completando con xito el proyecto.

El Director de Proyecto debe operar a travs de las distintas unidades
funcionales, dedicando se atencin a los objetivos del proyecto, objetivos
globales, y no a los particulares (calidad, produccin, ventas, etc.) que
seguiran siendo responsabilidad de los respectivos directores funcionales, lo
que le permite a l, como Director de Proyecto, concentrarse ms en dichos
objetivos globales.

El flujo vertical de autoridad y responsabilidad, caracterstico de la
organizacin en unidades funcionales, no concede su real importancia a la
interrelacin e integracin de actividades necesarias para el conjunto.

Las unidades funcionales estn ms preocupadas, lgicamente, por su
funcin, responsabilidad directa o inmediata, que por los nuevos proyectos
que puedan tener asignados.

La estructura de la direccin de proyecto se superpone a la organizacin
funcional, ejerciendo una especie de jerarqua horizontal a fin de conseguir
sus objetivos.

El Director de Proyecto establece un entramado, una malla de relaciones,
para todos los elementos involucrados en el proyecto, que supera y
desborda los conceptos tradicionales de lnea y staff.
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El Director de Proyecto se convierte en un centro coordinador para todo lo
referente a su proyecto y mientras ste contine. Sin embargo, una de las
caractersticas fundamentales de esta superestructura es su naturaleza
finita, frente a la tendencia a la perpetuidad de las organizaciones
funcionales.

El reconocimiento de la necesidad de una Direccin de Proyectos y de la
figura del Director de Proyecto, viene seguido inmediatamente de la
transformacin de organizaciones funcionales en matriciales, y en algunos
campos especficos, en organizaciones exclusivamente orientadas hacia el
proyecto (electrnica, industria de armamento, etc).

Aunque el Director de Proyecto, por antonomasia, sea el de la organizacin
que genera, que crea el proyecto, habitualmente su futuro usuario; las
organizaciones exteriores que, evidentemente, participan en el proyecto,
contarn, en muchos casos, con sus propios Directores de Proyecto,
responsables del rea especifica de su contrato y dentro del marco superior
del proyecto global.

El Director de Proyecto, con independencia de su situacin en el
organigrama y desde el momento en que es designado, se convierte en el
eje, en el centro del proyecto, y pasa al primer plano de todas las relaciones,
tanto interiores como exteriores, de la organizacin en relacin con su
proyecto.

2.- Funciones y actividades

La consecucin del objetivo bsico del Director de Proyectos, "crear un
producto final", o como se ha dicho en la definicin de proyecto industrial
"una realidad industrial en funcionamiento", definicin equivalente, aunque
ms dinmica, exige asignarles unas funciones y actividades adecuadas a
tal fin.
El Director de Proyecto, en cuanto director, tendr las funciones propias de
toda direccin y en cuanto a que la organizacin que dirige, en el proyecto,
ejercer sus funciones a travs de las actividades necesarias para ejecutar
con xito el proyecto asignado.

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Funciones de direccin, primordiales en las tareas del Director de Proyecto,
sern:

PLANIFICACION
ORGANIZACION
COORDINACION
CONTROL
MOTIVACION

y todas ellas dentro de un entorno eminentemente tcnico.
La Planificacin afecta a los objetivos y estrategias del proyecto como a los
recursos necesarios para su desarrollo, y aparecera enmarcada en el rea
de DECIDIR.

Organizacin, Coordinacin y Control son funciones propias del desarrollo
del proyecto, y de la puesta en ejecucin de las decisiones tomadas en
virtud de la Planificacin anterior. Pertenecen al rea del HACER.

Finalmente, la Motivacin es ms que una funcin, es casi un estado de
nimo encaminado a crear equipo, conciencia de grupo, entre todas las
personas que intervienen en el proyecto.

La realizacin de estas funciones exige el desarrollo de las distintas
actividades, unas internas, en el seno de la propia organizacin, y otras en
el exterior.

Actividades internas

- Definicin, clara y precisa, del alcance de los trabajos a realizar.

- Divisin del trabajo y clara asignacin a las distintas unidades de la
organizacin y a las organizaciones exteriores (atencin a los compromisos
contractuales).

- Fijacin clara de objetivos a cada grupo de trabajo, que deben conocer lo
ms exactamente posible que se espera de ellos.

- Programacin general de trabajos y recursos, como base de una
programacin detallada (equilibrio tiempo-costes-recursos) y apoyo del
sistema de control.

- Establecimiento del sistema de informacin y comunicacin que permita
controlar plazos, costes y calidades.
- Decisin y aplicacin de acciones correctoras, en tiempo til, y dentro de la
autoridad concedida.

Actividades externas
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- Representar a su organizacin en las relaciones con otras organizaciones
involucradas en el proyecto (contratista, suministradores, empresas de
proceso, ingenieras, etc.).

- Representar a su organizacin ante los organismos pblicos en todo lo
referente a su proyecto (autorizaciones, permisos, licencias, etc.).

3.- Responsabilidades y Autoridad

La principal obligacin y, en consecuencia, responsabilidad del Director de
Proyecto es, como ya se ha dicho, finalizarlo con xito.

Esta responsabilidad puede parecer un tanto vaga y sobre todo difcil de
evaluar. A fin de matizarla se ha de recordar e insistir en los objetivos del
proyecto.

Para la Alta Direccin de cualquier organizacin, finalizar con xito el
proyecto significa alcanzar los objetivos de PRESUPUESTO, PLAZO DE
EJECUCION y CALIDAD, debidamente armonizados.

Desde el punto de vista prctico pueden existir otras responsabilidades del
Director de Proyecto, de ndole legal y nacidas del ordenamiento jurdico
vigente, por el hecho de ser Ingeniero autor del proyecto o Director
facultativo de las obras, con posibles repercusiones civiles, fiscales e incluso
penales en determinados casos.

Aceptar estas responsabilidades lleva aparejado disfrutar de la autoridad
necesaria para hacer frente a ellas.

Esta autoridad suele recibirla el Director de Proyecto por delegacin y si no
supera unos mnimos, compatibles con sus funciones y en consonancia con
las responsabilidades anteriores, no puede hablarse de autntica direccin
de proyectos.

La autoridad mnima que debe disponer un Director de Proyecto alcanzar
los siguientes aspectos:

1. Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y los
plazos de entrega fijados previamente por la Alta Direccin de la empresa
a que pertenece.
2. Definir las caractersticas bsicas del proyecto y controlar la asignacin de
tareas a las personas responsables, ya sea bajo su control directo o el de
las unidades u organizaciones que intervengan.
3. Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos y
plazos aceptados por los responsables directos de su ejecucin.

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4. Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con independencia
de su situacin en el organigrama, a las personas responsables de cada
tarea adscrita al mismo.

5. Tomar las decisiones tcnicas y econmicas necesarias para el buen
desarrollo de los trabajos.

La autoridad del Director de Proyecto es de dos tipos, formal o legal, e
informal o real.

La formal o legal, deriva de la propia estructura de la organizacin:

-- posicin en la organizacin
-- rango ejecutivo
-- jerarqua
-- poderes delegados
-- control econmico

Mientras que la informal o real es puramente personal y procede de:

-- conocimientos tcnicos
-- capacidad negociadora
-- organigrama informal
-- experiencia
-- prestigio personal
-- relaciones humanas

La autoridad efectiva es una combinacin de las dos anteriores, siendo
frecuentemente ms importante su habilidad para desarrollar la autoridad
real, que la autoridad legal que posea.

La necesidad fundamental de autoridad en el Director de Proyecto es para
poder controlar. Mientras mantenga el control, es que goza de la autoridad
efectiva necesaria, con independencia de los medios que utilice para ello.

El grado de autoridad concedido al Director de Proyecto puede ser distinto
de un proyecto a otro, de una a otra organizacin e incluso de una a otra
circunstancia dentro de la misma empresa.

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4. Tipos de Directores de Proyecto

En funcin de la autoridad conferida, puede establecerse distintos tipos de
personas muy vinculadas al proyecto, pero con funciones distintas, y que
genrica pero indebidamente suelen denominarse todas ellas Director de
Proyecto.

Sin embargo, de los cinco tipos de Director de Proyecto que se van a
establecer, solamente dos de ellos tienen la autoridad que anteriormente se
requera como mnima para ser un autntico Director de Proyecto.

El resto no pueden considerarse Directores de Proyecto, aunque sean
personas relacionadas con el proyecto y a travs de las cuales actan los
verdaderos Directores de Proyecto, con independencia del ttulo que
ostenten y de su posicin en el organigrama.

Los principales tipos son:

Tipo 1

- No tiene poderes para dirigir, aunque puede ejercer cierta influencia por
estar cerca de la Alta Direccin.

- Conoce los avances del proyecto y los distintos problemas de forma
totalmente pasiva, ya que no est autorizado para manejarlos ni
interpretarlos.

- Depende, como auxiliar, de la Alta Direccin.

Es un CENTRALIZADOR DE INFORMACION.

Representa la UNIDAD DE INFORMACION del sistema, aunque su funcin
real es la de SECRETARIO del Director Tcnico o del Director General,
autentico Director del Proyecto.

Tipo 2

- No tiene poderes concedidos para dirigir a las personas ms que la
persuasin y la posibilidad de informar a sus superiores.

- Trata con todas las personas que intervienen en el proyecto para activarlo
y asegurar que se cumplen los plazos.

- Sirve como centro de comunicacin y conoce todo lo relativo al proyecto,
siendo capaz de suministrar informacin a sus superiores, si la solicitan.

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- Transforma e interpreta informacin tcnica y de plazos en trminos
econmicos, que permite la toma de decisin por sus superiores.

Es un ACTIVADOR DEL PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE COMUNICACION del sistema y su funcin real
es la de AYUDANTE del verdadero Director del Proyecto.

Tipo 3

- Tiene autoridad independiente para actuar y es responsable, aunque no
dirige el trabajo de otros.

- Ejerce su jefatura a travs de decisiones sobre procedimientos e
interacciones personales ms que con una autoridad legal.

- Controla el presupuesto pero no lo establece.

- Efecta cambios en la programacin.

Es un COORDINADOR DEL PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE CONTROL del sistema. Un ejemplo de
Coordinador de Proyecto es el profesional que en el ejercicio libre desarrolla
un proyecto, en el sentido clsico, para su cliente. Habitualmente es
responsable tcnico, pero no econmico ya que suele moverse dentro de
unos mrgenes muy estrechos, que son los fijados por el propio cliente.

Tipo 4

- Realiza todas las funciones de direccin, desde la planificacin al control
del trabajo de otros, pero estos a quienes dirige no dependen en su
totalidad de l, sino de otras unidades funcionales de la organizacin.

- Establece presupuestos para su personal, imparte instrucciones y asigna
trabajos.

- Selecciona su personal pero no lo contrata ni despide.

Es un JEFE DE PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE DIRECCION del sistema. Es el caso tpico de
una organizacin en matriz. Tambin puede darse cuando un Director
Funcional es responsable de un proyecto completo.

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Tipo 5

- Tiene toda la autoridad y responsabilidad.

- Todo el personal del proyecto depende de l a travs de la estructura de su
organizacin.

- Dirige todo el proyecto.

Es un DIRECTOR DE PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE MANDO del sistema. Caso de un equipo de
proyecto independiente dentro de la organizacin, que frecuentemente se
conoce como "unidad operativa"

La autoridad de cada Director de Proyecto va aumentando del Tipo 1 a 5.

Ahora bien, cul es el tipo de Director de Proyecto ms apropiado a cada
caso?

La eleccin depende, fundamentalmente, de dos factores:

- tamao y complejidad del proyecto
- tamao y estructura de la empresa u organizacin que lo desarrolla

As puede formarse el cuadro 1.

Al aumentar el tamao del proyecto, para una misma categora de empresa;
o el de la empresa, para un mismo tipo de proyecto, aumenta la necesidad
de un autntico Director de Proyecto.

El Director de Proyecto ser de Tipo 4 5, no solo en funcin de los
tamaos, sino tambin de la estructura de las organizaciones (en matriz o en
equipos de proyecto).

En empresas pequeas y medianas, proyectos medianos y grandes son de
gran prioridad y las funciones del Director de Proyecto son realizadas por los
Directores Tcnicos o incluso por los Directores Generales.

La delegacin de funciones en los Directores de Proyecto comienza por las
tcnicas, sigue por las de coordinacin y control y, finalmente, las de
organizacin, planificacin y direccin.

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Los proyectos grandes requieren un equipo mucho ms completo para su
Direccin y, aunque al frente siempre aparece el Director de Proyecto, ste
suele auxiliarse de distintos Ingenieros de proyecto en los que delega parte
de sus funciones tcnicas, asignndoles distintas reas de actividad del
proyecto y manteniendo el Director de Proyecto la coordinacin y direccin
global.

Tambin es frecuente que en el momento de las obras el Director de
Proyecto se auxilie de un Director de Obra, responsable ante l de toda la
fase de construccin y montaje.

Finalmente, podemos ver grficamente Fig 6 como se reparten las tareas
tcnicas y de gestin a medida que el volumen o la complejidad del proyecto
van en aumento.

5.- Caractersticas y seleccin del Director de Proyecto

Las caractersticas que debe reunir un buen Director de Proyecto, tanto en el
plano profesional como en el humano, son:

1. Liderazgo (Motivacin)

La experiencia derivada de la investigacin de los principales factores que
contribuyen al xito de un proyecto, demuestra que la capacidad de
motivar, el liderazgo, es el factor ms importante del xito.

2. Capacidad tcnica

Debe ser ms un integrador, un generalista, que no un especialista en
alguna disciplina concreta.

3. Capacidad para planificar

No solo debe ser capaz de planificar, sino que debe interesarse
especialmente por esta problemtica.

4. Capacidad para controlar

Debe ser capaz de controlar personas, actuaciones y fondos.

5. Capacidad de juicio

Debe ser capaz de compaginar las soluciones tcnicas con los plazos, los
costes y los factores humanos.

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6. Capacidad de adaptacin

Debe de ser muy flexible, capaz de adaptarse a muchas y cambiantes
circunstancias.

7. Identificacin de problemas

Debe prever la existencia de problemas y tratarlos en la justa medida de
su importancia.

La seleccin de un Director de Proyecto es habitualmente difcil, ya que las
caractersticas anteriores no son fciles de encontrar reunidas en personas
que, adems, estn disponibles.

Las principales fuentes para su reclutamiento son:

- Directores de otros proyectos
- Directores de operaciones y de unidades funcionales
- Especialistas de unidades funcionales, que a ser posible hayan pasado
por varias especialidades

La mejor es, indudablemente, la primera y tambin la ms cmoda.

Entre los directores de operaciones y de unidades funcionales pueden
seleccionarse buenos candidatos, sobre todo si se consigue que olviden la
rutina propia de toda operacin continuada.

Los especialistas pueden llegar a ser buenos Directores de Proyecto, si se
consigue que acepten y ejerzan todas las funciones de planificacin y
control, necesarias en la direccin de Proyectos.

El acceso a la Direccin de Proyectos conlleva una serie de dificultades
tpicas, que hay que superar:

1. Dejar que otros hagan las cosas, aunque el Director de Proyecto se sienta
ms capacitado para hacerlas.

2. No favorecer a los que hacen las cosas en la misma forma que l las
hara.

3. Hacer compatible las relaciones personales con antiguos compaeros y la
nueva situacin.

4. Controlar demasiado.

5. Dirigir a personas mayores y con ms experiencia especifica en campos
concretos.
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Todas estas dificultades, sealan una funcin adicional e importante de
cualquier Director de Proyecto: formar otros Directores de Proyecto.
FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTO
- PLANIFICACION
- ORGANIZACION
- COORDINACION
- CONTROL
- MOTIVACION
DEL PROYECTO
ENTORNO
TECNICO
PARA
CONSEGUIR
OBJETIVOS
PRESUPUESTO
PLAZO DE EJECUCION
CALIDAD
Figura 1

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BIBLIOGRAFIA

- BOOZ, ALLEN & HAMILTON, INC.
Project Managers Handbook

- DE COS, MANU7EL Y MORALES, CARLOS
Gerencia y Coordinacin de un proyecto
Seminario E.T.S.I.I. Madrid. 1.971

- SILVERMAN, M.
Project Management.
New York 1.976

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