La funcin del Director de Proyectos tiene su razn de ser tanto por la complejidad de las organizaciones actuales, estructuradas en unidades funcionales al modo tradicional, como por la propia complejidad y tamao de muchos de los proyectos que frecuentemente se acometen.
Esta funcin suele encomendarse a una persona, a un individuo, que segn las caractersticas de la organizacin a que pertenezca, puede recibir denominaciones distintas como son Lder del proyecto, Presidente del comit del proyecto, Coordinador del proyecto, Administrador del proyecto y ms habitualmente Director de Proyecto.
El Director de Proyecto puede definirse como "la persona que ha de integrar los esfuerzos internos, y de fuera de la organizacin, para dirigirlos hacia la ejecucin, con xito, del proyecto".
Su responsabilidad fundamental es muy clara, con independencia del sector a que pertenezca el proyecto y a la propia naturaleza de la empresa que lo desarrolle: crear un producto final, completando con xito el proyecto.
El Director de Proyecto debe operar a travs de las distintas unidades funcionales, dedicando se atencin a los objetivos del proyecto, objetivos globales, y no a los particulares (calidad, produccin, ventas, etc.) que seguiran siendo responsabilidad de los respectivos directores funcionales, lo que le permite a l, como Director de Proyecto, concentrarse ms en dichos objetivos globales.
El flujo vertical de autoridad y responsabilidad, caracterstico de la organizacin en unidades funcionales, no concede su real importancia a la interrelacin e integracin de actividades necesarias para el conjunto.
Las unidades funcionales estn ms preocupadas, lgicamente, por su funcin, responsabilidad directa o inmediata, que por los nuevos proyectos que puedan tener asignados.
La estructura de la direccin de proyecto se superpone a la organizacin funcional, ejerciendo una especie de jerarqua horizontal a fin de conseguir sus objetivos.
El Director de Proyecto establece un entramado, una malla de relaciones, para todos los elementos involucrados en el proyecto, que supera y desborda los conceptos tradicionales de lnea y staff. Organizacin del proyecto 2 El Director de Proyecto se convierte en un centro coordinador para todo lo referente a su proyecto y mientras ste contine. Sin embargo, una de las caractersticas fundamentales de esta superestructura es su naturaleza finita, frente a la tendencia a la perpetuidad de las organizaciones funcionales.
El reconocimiento de la necesidad de una Direccin de Proyectos y de la figura del Director de Proyecto, viene seguido inmediatamente de la transformacin de organizaciones funcionales en matriciales, y en algunos campos especficos, en organizaciones exclusivamente orientadas hacia el proyecto (electrnica, industria de armamento, etc).
Aunque el Director de Proyecto, por antonomasia, sea el de la organizacin que genera, que crea el proyecto, habitualmente su futuro usuario; las organizaciones exteriores que, evidentemente, participan en el proyecto, contarn, en muchos casos, con sus propios Directores de Proyecto, responsables del rea especifica de su contrato y dentro del marco superior del proyecto global.
El Director de Proyecto, con independencia de su situacin en el organigrama y desde el momento en que es designado, se convierte en el eje, en el centro del proyecto, y pasa al primer plano de todas las relaciones, tanto interiores como exteriores, de la organizacin en relacin con su proyecto.
2.- Funciones y actividades
La consecucin del objetivo bsico del Director de Proyectos, "crear un producto final", o como se ha dicho en la definicin de proyecto industrial "una realidad industrial en funcionamiento", definicin equivalente, aunque ms dinmica, exige asignarles unas funciones y actividades adecuadas a tal fin. El Director de Proyecto, en cuanto director, tendr las funciones propias de toda direccin y en cuanto a que la organizacin que dirige, en el proyecto, ejercer sus funciones a travs de las actividades necesarias para ejecutar con xito el proyecto asignado.
Organizacin del proyecto 3 Funciones de direccin, primordiales en las tareas del Director de Proyecto, sern:
PLANIFICACION ORGANIZACION COORDINACION CONTROL MOTIVACION
y todas ellas dentro de un entorno eminentemente tcnico. La Planificacin afecta a los objetivos y estrategias del proyecto como a los recursos necesarios para su desarrollo, y aparecera enmarcada en el rea de DECIDIR.
Organizacin, Coordinacin y Control son funciones propias del desarrollo del proyecto, y de la puesta en ejecucin de las decisiones tomadas en virtud de la Planificacin anterior. Pertenecen al rea del HACER.
Finalmente, la Motivacin es ms que una funcin, es casi un estado de nimo encaminado a crear equipo, conciencia de grupo, entre todas las personas que intervienen en el proyecto.
La realizacin de estas funciones exige el desarrollo de las distintas actividades, unas internas, en el seno de la propia organizacin, y otras en el exterior.
Actividades internas
- Definicin, clara y precisa, del alcance de los trabajos a realizar.
- Divisin del trabajo y clara asignacin a las distintas unidades de la organizacin y a las organizaciones exteriores (atencin a los compromisos contractuales).
- Fijacin clara de objetivos a cada grupo de trabajo, que deben conocer lo ms exactamente posible que se espera de ellos.
- Programacin general de trabajos y recursos, como base de una programacin detallada (equilibrio tiempo-costes-recursos) y apoyo del sistema de control.
- Establecimiento del sistema de informacin y comunicacin que permita controlar plazos, costes y calidades. - Decisin y aplicacin de acciones correctoras, en tiempo til, y dentro de la autoridad concedida.
Actividades externas Organizacin del proyecto 4
- Representar a su organizacin en las relaciones con otras organizaciones involucradas en el proyecto (contratista, suministradores, empresas de proceso, ingenieras, etc.).
- Representar a su organizacin ante los organismos pblicos en todo lo referente a su proyecto (autorizaciones, permisos, licencias, etc.).
3.- Responsabilidades y Autoridad
La principal obligacin y, en consecuencia, responsabilidad del Director de Proyecto es, como ya se ha dicho, finalizarlo con xito.
Esta responsabilidad puede parecer un tanto vaga y sobre todo difcil de evaluar. A fin de matizarla se ha de recordar e insistir en los objetivos del proyecto.
Para la Alta Direccin de cualquier organizacin, finalizar con xito el proyecto significa alcanzar los objetivos de PRESUPUESTO, PLAZO DE EJECUCION y CALIDAD, debidamente armonizados.
Desde el punto de vista prctico pueden existir otras responsabilidades del Director de Proyecto, de ndole legal y nacidas del ordenamiento jurdico vigente, por el hecho de ser Ingeniero autor del proyecto o Director facultativo de las obras, con posibles repercusiones civiles, fiscales e incluso penales en determinados casos.
Aceptar estas responsabilidades lleva aparejado disfrutar de la autoridad necesaria para hacer frente a ellas.
Esta autoridad suele recibirla el Director de Proyecto por delegacin y si no supera unos mnimos, compatibles con sus funciones y en consonancia con las responsabilidades anteriores, no puede hablarse de autntica direccin de proyectos.
La autoridad mnima que debe disponer un Director de Proyecto alcanzar los siguientes aspectos:
1. Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y los plazos de entrega fijados previamente por la Alta Direccin de la empresa a que pertenece. 2. Definir las caractersticas bsicas del proyecto y controlar la asignacin de tareas a las personas responsables, ya sea bajo su control directo o el de las unidades u organizaciones que intervengan. 3. Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos y plazos aceptados por los responsables directos de su ejecucin.
Organizacin del proyecto 5 4. Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con independencia de su situacin en el organigrama, a las personas responsables de cada tarea adscrita al mismo.
5. Tomar las decisiones tcnicas y econmicas necesarias para el buen desarrollo de los trabajos.
La autoridad del Director de Proyecto es de dos tipos, formal o legal, e informal o real.
La formal o legal, deriva de la propia estructura de la organizacin:
-- posicin en la organizacin -- rango ejecutivo -- jerarqua -- poderes delegados -- control econmico
Mientras que la informal o real es puramente personal y procede de:
La autoridad efectiva es una combinacin de las dos anteriores, siendo frecuentemente ms importante su habilidad para desarrollar la autoridad real, que la autoridad legal que posea.
La necesidad fundamental de autoridad en el Director de Proyecto es para poder controlar. Mientras mantenga el control, es que goza de la autoridad efectiva necesaria, con independencia de los medios que utilice para ello.
El grado de autoridad concedido al Director de Proyecto puede ser distinto de un proyecto a otro, de una a otra organizacin e incluso de una a otra circunstancia dentro de la misma empresa.
Organizacin del proyecto 6 4. Tipos de Directores de Proyecto
En funcin de la autoridad conferida, puede establecerse distintos tipos de personas muy vinculadas al proyecto, pero con funciones distintas, y que genrica pero indebidamente suelen denominarse todas ellas Director de Proyecto.
Sin embargo, de los cinco tipos de Director de Proyecto que se van a establecer, solamente dos de ellos tienen la autoridad que anteriormente se requera como mnima para ser un autntico Director de Proyecto.
El resto no pueden considerarse Directores de Proyecto, aunque sean personas relacionadas con el proyecto y a travs de las cuales actan los verdaderos Directores de Proyecto, con independencia del ttulo que ostenten y de su posicin en el organigrama.
Los principales tipos son:
Tipo 1
- No tiene poderes para dirigir, aunque puede ejercer cierta influencia por estar cerca de la Alta Direccin.
- Conoce los avances del proyecto y los distintos problemas de forma totalmente pasiva, ya que no est autorizado para manejarlos ni interpretarlos.
- Depende, como auxiliar, de la Alta Direccin.
Es un CENTRALIZADOR DE INFORMACION.
Representa la UNIDAD DE INFORMACION del sistema, aunque su funcin real es la de SECRETARIO del Director Tcnico o del Director General, autentico Director del Proyecto.
Tipo 2
- No tiene poderes concedidos para dirigir a las personas ms que la persuasin y la posibilidad de informar a sus superiores.
- Trata con todas las personas que intervienen en el proyecto para activarlo y asegurar que se cumplen los plazos.
- Sirve como centro de comunicacin y conoce todo lo relativo al proyecto, siendo capaz de suministrar informacin a sus superiores, si la solicitan.
Organizacin del proyecto 7 - Transforma e interpreta informacin tcnica y de plazos en trminos econmicos, que permite la toma de decisin por sus superiores.
Es un ACTIVADOR DEL PROYECTO.
Representa la UNIDAD DE COMUNICACION del sistema y su funcin real es la de AYUDANTE del verdadero Director del Proyecto.
Tipo 3
- Tiene autoridad independiente para actuar y es responsable, aunque no dirige el trabajo de otros.
- Ejerce su jefatura a travs de decisiones sobre procedimientos e interacciones personales ms que con una autoridad legal.
- Controla el presupuesto pero no lo establece.
- Efecta cambios en la programacin.
Es un COORDINADOR DEL PROYECTO.
Representa la UNIDAD DE CONTROL del sistema. Un ejemplo de Coordinador de Proyecto es el profesional que en el ejercicio libre desarrolla un proyecto, en el sentido clsico, para su cliente. Habitualmente es responsable tcnico, pero no econmico ya que suele moverse dentro de unos mrgenes muy estrechos, que son los fijados por el propio cliente.
Tipo 4
- Realiza todas las funciones de direccin, desde la planificacin al control del trabajo de otros, pero estos a quienes dirige no dependen en su totalidad de l, sino de otras unidades funcionales de la organizacin.
- Establece presupuestos para su personal, imparte instrucciones y asigna trabajos.
- Selecciona su personal pero no lo contrata ni despide.
Es un JEFE DE PROYECTO.
Representa la UNIDAD DE DIRECCION del sistema. Es el caso tpico de una organizacin en matriz. Tambin puede darse cuando un Director Funcional es responsable de un proyecto completo.
Organizacin del proyecto 8 Tipo 5
- Tiene toda la autoridad y responsabilidad.
- Todo el personal del proyecto depende de l a travs de la estructura de su organizacin.
- Dirige todo el proyecto.
Es un DIRECTOR DE PROYECTO.
Representa la UNIDAD DE MANDO del sistema. Caso de un equipo de proyecto independiente dentro de la organizacin, que frecuentemente se conoce como "unidad operativa"
La autoridad de cada Director de Proyecto va aumentando del Tipo 1 a 5.
Ahora bien, cul es el tipo de Director de Proyecto ms apropiado a cada caso?
La eleccin depende, fundamentalmente, de dos factores:
- tamao y complejidad del proyecto - tamao y estructura de la empresa u organizacin que lo desarrolla
As puede formarse el cuadro 1.
Al aumentar el tamao del proyecto, para una misma categora de empresa; o el de la empresa, para un mismo tipo de proyecto, aumenta la necesidad de un autntico Director de Proyecto.
El Director de Proyecto ser de Tipo 4 5, no solo en funcin de los tamaos, sino tambin de la estructura de las organizaciones (en matriz o en equipos de proyecto).
En empresas pequeas y medianas, proyectos medianos y grandes son de gran prioridad y las funciones del Director de Proyecto son realizadas por los Directores Tcnicos o incluso por los Directores Generales.
La delegacin de funciones en los Directores de Proyecto comienza por las tcnicas, sigue por las de coordinacin y control y, finalmente, las de organizacin, planificacin y direccin.
Organizacin del proyecto 9 Los proyectos grandes requieren un equipo mucho ms completo para su Direccin y, aunque al frente siempre aparece el Director de Proyecto, ste suele auxiliarse de distintos Ingenieros de proyecto en los que delega parte de sus funciones tcnicas, asignndoles distintas reas de actividad del proyecto y manteniendo el Director de Proyecto la coordinacin y direccin global.
Tambin es frecuente que en el momento de las obras el Director de Proyecto se auxilie de un Director de Obra, responsable ante l de toda la fase de construccin y montaje.
Finalmente, podemos ver grficamente Fig 6 como se reparten las tareas tcnicas y de gestin a medida que el volumen o la complejidad del proyecto van en aumento.
5.- Caractersticas y seleccin del Director de Proyecto
Las caractersticas que debe reunir un buen Director de Proyecto, tanto en el plano profesional como en el humano, son:
1. Liderazgo (Motivacin)
La experiencia derivada de la investigacin de los principales factores que contribuyen al xito de un proyecto, demuestra que la capacidad de motivar, el liderazgo, es el factor ms importante del xito.
2. Capacidad tcnica
Debe ser ms un integrador, un generalista, que no un especialista en alguna disciplina concreta.
3. Capacidad para planificar
No solo debe ser capaz de planificar, sino que debe interesarse especialmente por esta problemtica.
4. Capacidad para controlar
Debe ser capaz de controlar personas, actuaciones y fondos.
5. Capacidad de juicio
Debe ser capaz de compaginar las soluciones tcnicas con los plazos, los costes y los factores humanos.
Organizacin del proyecto 10 6. Capacidad de adaptacin
Debe de ser muy flexible, capaz de adaptarse a muchas y cambiantes circunstancias.
7. Identificacin de problemas
Debe prever la existencia de problemas y tratarlos en la justa medida de su importancia.
La seleccin de un Director de Proyecto es habitualmente difcil, ya que las caractersticas anteriores no son fciles de encontrar reunidas en personas que, adems, estn disponibles.
Las principales fuentes para su reclutamiento son:
- Directores de otros proyectos - Directores de operaciones y de unidades funcionales - Especialistas de unidades funcionales, que a ser posible hayan pasado por varias especialidades
La mejor es, indudablemente, la primera y tambin la ms cmoda.
Entre los directores de operaciones y de unidades funcionales pueden seleccionarse buenos candidatos, sobre todo si se consigue que olviden la rutina propia de toda operacin continuada.
Los especialistas pueden llegar a ser buenos Directores de Proyecto, si se consigue que acepten y ejerzan todas las funciones de planificacin y control, necesarias en la direccin de Proyectos.
El acceso a la Direccin de Proyectos conlleva una serie de dificultades tpicas, que hay que superar:
1. Dejar que otros hagan las cosas, aunque el Director de Proyecto se sienta ms capacitado para hacerlas.
2. No favorecer a los que hacen las cosas en la misma forma que l las hara.
3. Hacer compatible las relaciones personales con antiguos compaeros y la nueva situacin.
4. Controlar demasiado.
5. Dirigir a personas mayores y con ms experiencia especifica en campos concretos. Organizacin del proyecto 11 Todas estas dificultades, sealan una funcin adicional e importante de cualquier Director de Proyecto: formar otros Directores de Proyecto. FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTO - PLANIFICACION - ORGANIZACION - COORDINACION - CONTROL - MOTIVACION DEL PROYECTO ENTORNO TECNICO PARA CONSEGUIR OBJETIVOS PRESUPUESTO PLAZO DE EJECUCION CALIDAD Figura 1
Organizacin del proyecto 12 BIBLIOGRAFIA
- BOOZ, ALLEN & HAMILTON, INC. Project Managers Handbook
- DE COS, MANU7EL Y MORALES, CARLOS Gerencia y Coordinacin de un proyecto Seminario E.T.S.I.I. Madrid. 1.971
- SILVERMAN, M. Project Management. New York 1.976