EXAMEN ESPECIAL

Comprende la revisin y anlisis de una parte de las operaciones o transacciones

efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de verificar aspectos
presupuestales o de gestin, el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios
aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya observaciones, conclusiones
y recomendaciones.
El Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos financieros y operativos, o
restringirse a slo uno de ellos, dentro de un rea limitada o asunto especfico de las
operaciones.
Tambin se efectan exmenes especiales para investigar denuncias de diversa ndole y
ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos licitarios, del
endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin gubernamental, entre
otros. El Examen Especial se sustenta en mtodos, procedimientos y tcnicas de auditora
y se adecuan a las polticas y normas de auditora gubernamental.
El desarrollo del Examen Especial sigue las mismas fases que la prctica de una auditora
de gestin, es decir: a) Planeamiento; b) Ejecucin; c) Informe; excepto en lo que se
refiere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son ms simplificados que
en una auditora de alcance amplio.

Se denomina Examen Especial a la Auditora que puede comprender o combinar la
Auditora Financiera de un alcance menor al requerido para la emisin de un dictamen de
acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas - con la auditora de gestin -
destinada, sean en forma genrica o especfica, a la verificacin del manejo de los
recursos presupuestarios de un perodo dado, as como el cumplimiento de los
dispositivos legales aplicables.

Tambin tiene objetivos especficos, entre otros, determinar si la programacin y
formulacin presupuestaria se ha efectuado en funcin de las metas establecidas en los
planes de trabajo de la entidad, evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de la
ejecucin del presupuesto, en relacin con las disposiciones que lo regulan y el
cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, as como determinar la eficacia,
confiabilidad y la oportunidad con que se evala el presupuesto de las entidades.
Asimismo, se efectan exmenes especiales para investigar denuncias de diversa ndole y
ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos licitarios, del
endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin gubernamental, entre
otros.

El planeamiento del examen especial se inicia con la programacin de la entidad a ser
examinada y, dentro de ella, el rea o asuntos especficos objeto de examen.

La programacin de un examen especial puede originarse por:

Planeamiento general de los rganos conformantes del Sistema Nacional de
Control,
Pedido efectuado por los Poderes del Estado
Solicitudes de entidades gubernamentales o,
Denuncias formuladas en los medios de comunicacin.

El planeamiento de un examen especial comprende las siguientes actividades:

Comprensin del rea a ser examinada

La comprensin de la entidad o rea a examinar constituye la tarea inicial del equipo de
auditora designado para llevar a cabo el examen especial e implica la obtencin de
informacin bsica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser
auditados.

Un Examen preliminar

En caso que el archivo permanente de la entidad no contenga informacin suficiente
puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de
investigacin preliminar, orientada a la obtencin de informacin bsica directamente de
la entidad a ser examinada

Definir de criterios de auditora

Los criterios a utilizarse en el examen tienen relacin, generalmente, con la normativa
legal y disposiciones de carcter reglamentario.

Elaboracin del memorndum de programacin

Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorndum de
programacin que es el documento de soporte de las principales decisiones adoptadas,
con respecto a los objetivos, alcance y metodologa a utilizar en la ejecucin del examen
especial.

Elaboracin del plan de examen especial

La fase de planeamiento concluye con la formulacin del plan del examen.



Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase ejecucin del examen
especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relacin a los asuntos o hechos evaluados.

Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de ndole repetitiva
en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un programa modelo o pre
establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada entidad.

El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditora en
determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecucin del
examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos para reducir
el alcance de nuestras pruebas, result apropiado slo durante una parte del perodo o,
un posible hallazgo de auditora que no resulta de significacin frente a otros, detectados
durante la bsqueda de evidencias.

Entre los procedimientos de auditora ms utilizados en los exmenes especiales figuran:

Declaraciones de funcionarios.
Confirmaciones.
Inspecciones fsicas.
Revisin documentara.

Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en el curso de
investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las
mismas.

Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin obtenida
de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la transaccin
ocurrida.

La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepcin
sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una
entidad.

La revisin documentara constituye un complemento excelente de la inspeccin fsica,
pues sta ltima aporta evidencia en torno a la existencia fsica de los bienes, lo cual no
puede ser proporcionado a travs del primer procedimiento.

Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados
apropiadamente, confirmando que:

Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente.
Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y autorizados.
Estn plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas.






El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en l se presentan sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados
como consecuencia del anlisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin.

En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto de la auditora, los
resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones
para promover mejoras en la ejecucin de las operaciones, a fin que la administracin
adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro.

El contenido de un informe de examen especial es el siguiente:
Sntesis gerencial
Introduccin
Conclusiones
Observaciones y Recomendaciones
Anexos

La sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de examen especial sea de
mayor utilidad para los usuarios del informe.

La introduccin del informe proporciona al usuario de ste datos importantes relativos a
la entidad bajo examen, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor
claridad el mensaje que comunica dicho documento.

La conclusin es el juicio del auditor basado en la observacin formulado como resultado
del examen practicado.

Las observaciones estn constituidas por las deficiencias o incumplimientos a la normativa
legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en
determinados casos requerirn la adopcin de correctivos por parte de los funcionarios de
la entidad.

El informe de examen especial debe reflejar solamente los comentarios sobre
observaciones significativas, debiendo los asuntos de menor importancia ser comunicados
por el auditor mediante un memorndum para que la entidad adopte las medidas que
considere pertinente.

El informe de examen especial debe incluir los comentarios y aclaraciones por escrito
presentados por los funcionarios de la entidad comprendidos en las observaciones.

Y por ltimo las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por el
auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada.