Trabajo Ciclo Vital

GESTION
DOCUMENTAL II
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Clara Milena Mario Colmenares
Mara Elena Marn Jimnez
Melva Olarte Castellanos

Faculta de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa de Ciencias de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica
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CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

CLARA MILENA MARIO COLMENARES
MARA ELENA MARN JIMNEZ
MELVA OLARTE CASTELLANOS
GRUPO G4

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVISTICA
2014

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INTRODUCCION

La Gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura,
que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del
actual estudiante de CIDBA, de all la importancia de generar toda la atencin al
ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboracin
ha permitido una relacin directa con su definicin, el marco normativo y las
actividades por realizar en el ejercicio prctico.
El propsito de este trabajo es conocer la forma de clasificacin de los archivos
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos
inherentes de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo
vital adems los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o
etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto
en la unidad 3. Ofrecer herramientas de fcil acceso que oriente las labores en
los archivos tanto a nivel terico como metodolgico, en instituciones pblicas y
privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el
tema, que les permita establecer los sistemas de ordenacin documental ms
adecuados de acuerdo con las caractersticas propias de las series documentales.

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OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Presentar la normatividad vigente aplicada a la descripcin documental

Identificar los diferentes instrumentos de descripcin documental.

Promover la implementacin del proceso de descripcin documental,
mediante la utilizacin de los diferentes instrumentos.

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases.

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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries documentales. De conformidad con los principios de procedencia y
orden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en:
Fondo Documental
Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o
persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
Seccin Documental
Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de una
unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.
Su seccin Documental
Es una subdivisin de la seccin documental (divisin administrativa). En algunos
casos la su seccin recibe el nombre de Oficina, Divisin o Seccin.
La su seccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la
seccin.
Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas
por una entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada seccin y
subseccin est constituida por documentos agrupados en series.
Subseries Documental
Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada por un conjunto de
unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
Unidad Documental

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La unidad documental, archivsticamente es el elemento fundamental de una
serie documental, la cual puede ser simple o compleja.
Es simple, cuando est constituida por el mismo tipo documental, Los tipos
documentales que integran las series documentales simples son similares y
se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn
documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido de
cada uno es particular y la informacin es diversa.
Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares
administrativas o reglamentarias.

Es compleja, cuando est integrada por tipos documentales de diversa
ndole, que responden a una secuencia dentro de un trmite comnmente
llamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos
documentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite
determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por
lo general se almacenan en unidades de conservacin (carpetas)
separadas.

Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad
documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una
persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.
Los tipos documentales
Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, acetato, entre
otros.) y con los mismos caracteres internos especficos para cada uno, los
cuales determinan su contenido.
Las Agrupaciones Documentales refleja la Estructura Orgnica de las
Empresas
Fondo Documental
Entidad
Secciones Documentales
Dependencias
Mayor Jerarqua
Subsecciones Documentales
Grupos de Trabajo

EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA FONDO
SUBGERENCIA FINANCIERA SECCION DOCUMENTAL
DIRECCIN OPERATIVA DE TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTAL
PAGO A PROVEEDORES FUNCIN
COMPROBANTES CONTABLES SERIE
COMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE

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COMPROBANTES DE EGRESO Y DE INGRESO TIPO DOCUMENTAL
SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA FONDO
SECRETARIA GENERAL SECCION DOCUMENTAL
DIRECCION TECNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA SUBSECCION DOCUMENTAL
PROCESOS CONTRACTUALES FUNCIN
CONTRATOS SERIE
CONTRATO EMPRESTITO SUBSERIE
ESTUDIO SOLICITUD DE FOMENTO, MINUTA, COMUNICACIONES
OFICIALES DERECHO DE PETICION, MODIFICACION,
PUBLICACION EN LA GACETA, PAGARES
TIPOS DOCUMENTALES
COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y
DESCRIPCIN.

LA CLASIFICACIN es una operacin archivstica que consiste en el
establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura jerrquica. Es
el primer paso del proceso de organizacin, dentro de la fase del tratamiento
archivstico en cuanto a la identificacin.

Adems es una labor intelectual y fsica que consiste en separar la
documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados como fase del
proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la
entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). As mismo, para
clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo ms
amplios hasta los ms especficos,

Segn T. R Schellenberg propone que la clasificacin sea por criterios: como las
acciones a que se refieren, la estructura orgnica de la dependencia que los
produce, los asuntos y materias de los que versan. Por sistemas la cual establece
tres tipos, la clasificacin funcional, orgnica, y por materias.

Puede ser:
Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo
Clasificacin de secciones o su secciones en el interior de un fondo
Clasificacin de series en el interior de una seccin o su seccin
La clasificacin documental es el establecimiento de agrupaciones
documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la
agrupacin documental ms grande (fondo) y finaliza determinando las ms
pequeas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
Para lograr la conformacin de series, el proceso de clasificacin procede
determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo
lugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del

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proceso de clasificacin es la conformacin de las series (o subseries si es el
caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una
estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La
clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro de
cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los
de cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie.
Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin

Ordenacin Archivstica
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que
consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro
de las categoras o grupos definidos en la clasificacin. La ordenacin se puede
entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las
relaciones entre los documentos de una serie.
EL PROCESO DE ORDENACION: es el proceso mediante el cual se da
disposicin fsica a los documentos, determina qu documento va primero y
cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y
relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. la
ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos, tambin
es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales
documentos, pues refleja la dinmica administrativa.
La ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias a la
pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin posterior;
facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es informacin
contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos necesarios en el
orden que es debido, se facilitan el estudio y los anlisis de contenido. Es como

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tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas o
encajadas, para que funcione.
Para la ordenacin se debe tener en cuenta los siguientes principios archivsticos:

Principio de Orden Original: consiste en ordenar los documentos de
acuerdo a la secuencia del trmite que los produjo, el documento con la
fecha ms antigua de produccin ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta, y la fecha ms reciente se encontrar al final
de la misma.

Principio de Procedencia: consiste en separar los documentos producidos
por cada unidad administrativa de la entidad, lo que indica que no se
pueden mezclar.

Para los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin, se debe acoger el
que ms se acomode a la serie y subserie documental:

Sistemas de Ordenacin Numricos:

Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,
progresivamente. Ejemplo: cuenta de cobro N 01, cuenta de cobro N. 02, cuenta
de cobro N 03 y as sucesivamente.

Cronolgico: Consiste en colocar un documento detrs del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentacin ha sido tramitada,
teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido el mes y al final el da.
Ejemplo: Serie consecutivo de comunicaciones:

2012 01 31
2012 02 01

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Sistemas de Ordenacin Alfabticos:
Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto y pueden
ser:
Onomstico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por grandes lapsos de tiempos: Ejemplo: Historias laborales
ALVARZ, SOSA, Carlos
CARDONA AGUIRRE, Lina
PINEDA CARDONA, Mara

Toponmico (o alfabtico geogrfico): Se ordena la serie documental
alfabticamente por nombres de lugares. Ejemplo: el Plan de capacitacin al
cliente externo, servicios que se presta por municipios o regiones de Antioquia:
Guarne
La Ceja
Marinilla
Rionegro
Temtico: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:

Actas
Informes
Resoluciones
Sistemas de Ordenacin Mixtos:

Alfanumricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico
y numrico. Ejemplo: Contratos de prestacin de servicios:

0132 RAMIREZ DURN, Luis
0133 GALLEGO FRANCO, Luz Elena
0134 ARIAS CARDONA, Lucero
0135 ARIAS OCHOA, Daniel
Orden cronolgico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades
documentales son numricas y a la vez cronolgicas. Ejemplo: Resoluciones,
Actas.

Resolucin 001 2012 01 20
Resolucin 002 2012 02 10
Resolucin 003 2012 03 01

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ORDENACIN DEL EXPEDIENTE
En la ordenacin del expediente se deben tener en cuenta aspectos como la
depuracin y la foliacin

DEPURACIN DOCUMENTAL:

Es la operacin que consiste en la destruccin organizada de documentos
carentes de valor, por ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos,
manuales externos, normas tanto internas como externas en copia.
Las categoras ms usuales de documentos depurables son:

Formatos en blanco no utilizados- y que ya se encentran en desuso o
desactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trmites).
Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos,
seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando
estos documentos no se encuentren asociados a contratos u rdenes
contractuales.
Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos, Circulares,
Acuerdos, Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un
apoyo muy valioso para la gestin de muchas unidades, pues orientan e
informan sobre los procedimientos, requisitos, formas de adelantar
aspectos de la gestin, cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta
claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de
Retencin Documental, no se organizan por tanto de la misma manera que
los Archivos de Gestin y lo ms importante, deben ser revisados
peridicamente (p. Ej. mensual, semestral o anualmente) por el jefe y/ o
director y el personal de la oficina para seleccionar cules de ellos han
perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos.
Fotocopias de artculos y extractos de libros duplicados varias veces.
Documentos de carcter social (invitaciones, tarjetas de felicitacin).
Documentos en borrador cuya versin definitiva se encuentre en alguna (s)
de las series de la oficina.
La responsabilidad de efectuar la depuracin le corresponde al personal de
cada una de oficinas o a los archivos de gestin.
Este tipo de depuracin no requiere autorizacin del Comit de Archivo ni
de otra oficina.
Es indispensable solicitar asesora por parte del Centro de Administracin
Documental, para lograr identificar los documentos depurables, evitar que
errneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinas
y funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de los
documentos facilitativos.
Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras, se destruirn
mediante el picado manual o con mquina en caso de ser ello posible.
Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja, pueden utilizarse para
impresin de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas.

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FOLIACIN DOCUMENTAL
Consiste en enumerar continuamente todos los folios de una carpeta.
Dentro del proceso de ordenacin debe aplicarse la foliacin, es parte
imprescindible de los procesos de organizacin archivstica pues da fe de la
responsabilidad de los productores de los documentos. Tiene como finalidad
controlar la cantidad de documentos de una carpeta, as mismo permite la
conservacin e integridad de la misma y tambin permite ubicar y localizar de
manera puntual los documentos.
Es necesaria para la elaboracin del Inventario nico Documental y requisito
ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al Archivo
Central), como secundarias (Archivo Central al archivo histrico).
Para realizar la foliacin de los documentos de una carpeta, esta debe estar
debidamente clasificada segn la Tablas de Retencin Documental o Tabla de
Valoracin Documental, ordenada segn el sistema elegido y depurada.

Procedimientos:
Se debe foliar de manera consecutiva, una vez se halla verificado el orden
cronolgico de los documentos.
Cuando se est llevando a cabo la foliacin debe tenerse cuidado de no
repetir nmeros o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algn folio.
Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal (/) y quedar
como vlida la ltima realizada.
Los suplementos como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin.
En el caso de expedientes contenidos en ms de una carpeta, la foliacin
de la segunda ser continuacin de la primera, si por ejemplo, un Contrato
de Obra X, est contenido en dos carpetas y el ltimo folio de la primera
termin en 200, la segunda carpeta iniciar con el folio 201.
Las respectivas carpetas se controlan tambin consecutivamente, para
nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 ser la No. 1 del
contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante
ser la No. 2 del mismo contrato.
Cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografas,
impresos (peridicos, revistas), etc., stos debern foliarse en el orden
consecutivo que les corresponda y separarse de la carpeta de donde
proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia
cruzada, en donde debe constar fondo, seccin, subseccin, serie
documental, unidad de conservacin y folio al que corresponde; para
efectos de recuperacin y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada
debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (plano teca, mapoteca,
fototeca, hemeroteca, etc.).
Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas
de audio y de video, negativos de fotografas, acetatos, disquetes,
corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicacin de destino.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
nmeros.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la hoja.

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Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a
una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio.
En caso de unidades de conservacin (legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de
fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re
foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el instrumento de control
o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de
conservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya ms de
una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o
digitalizacin).
La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo
documental en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco,
se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos
debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos
cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin
de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros,
o para evitar.
La foliacin debe efectuarse utilizando lapicero de tinta negra insoluble,
segn la Norma Tcnica Colombiana NTC 5397 tem 4.6 y Circular Interna
No. 13 de 1999 del Archivo General de la Nacin. No se deben utilizar
micropuntas o bolgrafos de tinta hmeda.
Las ms utilizadas son:
ORDENACIN CRONOLGICA: Ubicacin de los documentos en el
tiempo y con relacin a este, en forma ascendente por ao, mes y da.
ORDENACIN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin que
consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificacin.
ORDENACIN NUMRICA: Algunos documentos deben ordenarse en
forma numrica ascendente, en la que el primer nmero corresponde al
primer documento almacenado en la unidad de conservacin. Dentro de
las carpetas los documentos se ordenarn en forma numrica y
cronolgica ascendente, evitando guardar duplicados.

Descripcin Documental

La descripcin documental es el registro que se hace en el Formato nico de
Inventario Documental, y se realiza en el momento que se hacen transferencias

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primarias y secundarias, es de gran ayuda en el Centro de administracin
Documental para la localizacin de unidades documentales. Adems, en la
extraccin de informacin para registrar en los ndices del software de
administracin documental. La descripcin documental es el proceso de anlisis
de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su
informacin para la gestin o la investigacin.

La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcin
persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al
archivista. Antonia Heredia, 1988.

ASIENTO DESCRIPTIVO: Conjunto de elementos informativos que
individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y
recuperacin.

Esta actividad en teora slo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente
clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer
archivstico, cuyo propsito es transmitir la informacin contenida en los
documentos a los interesados, se lleva a cabo a travs de la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin histrica explicando su contexto y
sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y especfico
(fondo, seccin, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos
tipos de instrumentos de descripcin que se detallan. Antonia Heredia dice que:
la descripcin es el puente que comunica el documento con los usuarios, en la
cabeza del puente sta el archivero, que realiza una tarea de anlisis que supone
identificacin, lectura, resumen e indizacin que transmite al usuario para que este
inicie la recuperacin en sentido inverso a partir de los ndices[1]

Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge en
sus distintos campos la informacin de los instrumentos de descripcin (guas,
inventarios y catlogos) de los cuales se toman los necesarios adecuados a cada
nivel de descripcin.

La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e inteligibles y, adems, mediante la
normalizacin aceptada internacionalmente, pretende facilitar el intercambio de
informaciones de archivo, coincide con otras normas precedentes en considerar la
procedencia y el fondo como bases de la descripcin y en la utilizacin del sistema
multinivel, que consiste en describir las agrupaciones documentales como un
conjunto que proporciona informacin general (macrodescripcin) y por otro
informacin concreta sobre expedientes y documentos (microdescripcin). Ambos
niveles se pueden simultanear, estableciendo relaciones entre ellos. La Norma
Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivsticos para Entidades,
Personas y Familias ISAAR (CPF) sirve para establecer los encabezamientos

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autorizados que describan las entidades, personas o familias que aparezcan como
productores en las descripciones archivsticas.
Normas archivstica en descripcin documental:
Norma 15489
Norma de Catalogacin fonogrfica
Norma de Catalogacin Videogrfica
Norma ISAAR CPF
Norma ISAD G
Norma ISDF
Norma ISDIAH
Norma ISO 23081 Metadatos
Norma NEDA
Norma Puntos de Acceso

La descripcin documental es describir en contexto, catalogar en contexto desde
los principios archivsticos orden original y principio de procedencia. El objetivo
general de las normas de descripcin es la de normalizar y estandarizar las
entradas y salidas de datos en los sistemas de informacin archivstica, esto con
el fin de facilitar el intercambio entre sistemas.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN

ORDENACIN DOCUMENTAL
Ubicacin fsica de los documentos dentro de la respectiva
clasificacin y orden previamente definido y acordado
Unir los documentos de cada grupo, dndoles un orden
cronolgico, alfabtico, numrico, segn sean las necesidades
que de los documentos tengan los usuarios.
en establecer, secuencias naturales cronolgicas y/o
alfabticas, dentro de las categoras y grupos definidos en la
clasificacin. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
tratamiento archivstico denominada identificacin.
Ordenacin implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada
uno de esos subconjuntos, de esos grupos.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una
estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los
documentos han sido creados.
Se debe observar o representar en instrumentos de control
(Inventarios, Tablas de Retencin Documental, Tablas de
Valoracin Documental) o en instrumentos de consulta (Guas,
Catlogos).
proceso que mediante las etapas de clasificacin y ordenacin,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin
a la estructura de un fondo.
La organizacin archivstica es el conjunto de acciones
orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte integral de los
procesos archivsticos.
Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los
documentos aportan mayor informacin si se encuentran
integrados con su contexto.

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4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la institucin.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Segn la definicin dada por el Archivo General de la Nacin en la Gua para la
Implementacin de un Programa de Gestin Documental, la organizacin archivstica
es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de
los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

Con la organizacin de los documentos se facilita la identificacin de los documentos
que se producen en cada unidad administrativa del IDEA, aportando elementos para la
valoracin y planificacin de las funciones y necesidades operacionales , contando con
un sistema de ordenacin fcil de entender por los usuarios, agilizando el proceso de
consulta, transferencia y/o disposicin final.

La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central y
Archivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental o Tabla
de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental es la
unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que para el
caso se divulguen.
La organizacin archivstica se da mediante tres procesos, a saber, la clasificacin, la
ordenacin y la descripcin.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Se entiende como Archivo de Gestin el archivo que se encuentra en cada oficina del
IDEA, donde reposan los documentos que se encuentran en trmite o funcin.
ACTIVIDADES:

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Tome la Tabla de Retencin Documental (TRD) correspondiente a su dependencia
e identifique las series y subseries y unidades documentales que estn establecidas
en ella.
Identifique de igual forma el cuadro de clasificacin correspondiente a su
dependencia.
No se debe abrir un expediente con un nombre de serie subserie si no se
encuentra registrado en la Tablas de Retencin Documental.
Ordene la documentacin de acuerdo al sistema de ordenacin escogido: numrico,
alfabtico o mixto. Los documentos deben ordenarse dentro del expediente de
manera que se evidencie el desarrollo de la produccin y trmite, el documento con
la fecha ms antigua ser el primer documento que se vea al abrir la carpeta y la
fecha ms reciente debe quedar al final.
Realice la depuracin de la documentacin: Retire hojas en blanco, fotocopias si
existe el original, documentos que son de apoyo: Normatividad interna y externa etc.
Debe realizarse una depuracin de copias de documentos, cerciorndose que
existe el original
Los expedientes no pueden exceder de los 200 folios por conservacin y agilidad en
la consulta.
Realice la foliacin de los documentos segn indicaciones anteriormente dadas.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
Rotule la carpeta con la siguiente informacin:
o Cdigo y nombre de la dependencia
o cdigo y nombre de serie
o cdigo y nombre de subserie, con mayscula sostenida
o unidad documental
o nmero de carpeta
o fechas extremas
o nmeros de folios
o Marcar con la siguiente marca si el expediente se encuentra digitalizado
esa informacin debe diligenciarse con lapicero rojo en mayscula
sostenida.
Para legajar la documentacin debe ser con gancho legajadores plstico, puesto
como se muestra a continuacin:

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Debe realizarse la transferencia documental segn el plan de transferencias dados
por el Centro de Administracin Documental, y segn lo indicado en las Tablas de
Retencin Documental.
Las transferencias deben diligenciarse en el formato nico de Inventario
Documental para que desde el Centro de Administracin Documental se verifique lo
que se transfiere. Debe quedar una copia del formato para la dependencia y otra
para el Centro de Administracin Documental firmada por quien recibe y quien
entrega.
Adems del soporte fsico de la transferencia debe enviarse al centro de
Administracin Documental el inventario Diligenciado electrnicamente, que este
sirva para alimentar el inventario documental elaborado por el Centro de
Administracin Documental.
Cuando la transferencia se realice en cajas, estas deben rotularse con los
siguientes campos:
Nombre de la dependencia y cdigo
o Nombre de Series y subseries documentales con sus respectivos cdigos.
o Nmero de expedientes
o Fechas extremas de los expedientes
Los documentos de apoyo como lo son normatividad interna y externa no deben
transferirse al Centro de Administracin Documental, estos deben ser conservados
o eliminados en la misma oficina.
ORGANIZACIN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES

Organizacin de Historias Laborales: debe basarse en la circular 004 del 2003 dada por
el Archivo General de la Nacin.
La Direccin Operativa de Gestin Humana, ser la nica encargada del manejo,
control, archivo y conservacin del expediente de historias laborales, durante el
tiempo que segn lo establecido en las Tablas de Retencin Documental se
encuentren cumpliendo en el Archivo de Gestin.
Los documentos de cada expediente de historia laboral se deben archivar en
unidades de conservacin (carpetas) individuales, ordenados segn la secuencia de
su produccin, de manera que al revisar el expediente el primer documento sea el
que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la fecha ms reciente.
En el archivo de gestin las carpetas se almacenaran alfabticamente, tomando
como referencia el primer apellido del empleado.
Elaborar lista de chequeo para identificar los diferentes tipos documentales que
contiene el expediente.
Los documentos deben ser ordenados, depurados y foliados para facilitar el control
y acceso.

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Los espacios destinados al archivo de expedientes de historias laborales, deben ser
de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
Medio ambientales necesarias para garantizar la integridad y conservacin fsica de
los documentos.
Se utilizarn carpetas de yute en el almacenamiento de las historias laborales de:
personal retirado, jubilado y activo.
Los expedientes de historia laboral deben tener el orden sealado en la lista de
chequeo y contener los siguientes documentos:
Por comisin nacional de registro civil- vinculacin directa:
Resolucin de comisin
Lista elegibles
Tutelas del cargo
Comunicaciones
Resolucin gerencia nombramiento
Notificacin nombramiento periodo de prueba
Aceptacin de nombramiento
Fotocopia cedula
Fotocopia libreta militar
Fotocopia tarjeta profesional
Hoja de vida de la funcin publica
Certificados de estudios
Certificados laborales
Acta de posesin
Certificados de antecedentes (polica - contralora)
Certificado juramentado de bienes y rentas
Exmenes de ingreso
Afiliacin a seguridad social
Afiliacin a fondo de pensin y cesantas
Afiliacin aportes parafiscales
Afiliacin ARP
Documentos beneficiarios (fotocopia de registro civil-fotocopia cedula-registro de
matrimonio etc.)
Original de paz y salvo de centro de administracin documental y biblioteca
Resolucin de gerencia de liquidacin y retiro.

Documentos historia laboral jubilados:
Resolucin Seguro Social
Acto administrativo
Renuncia

20
Resolucin de gerencia de aceptacin de renuncia
Liquidacin
Egreso de seguro de vida por parte de jurdica
Certificado de ingresos de la Dian
Comunicaciones
Certificados laborales
Situaciones administrativas: permisos por ms de dos das se da por medio de
resolucin-al igual que las vacaciones

Organizacin de las Series Contratos y Convenios: El Centro de Administracin
Documental hace las veces de archivo de gestin para la Oficina Asesora Jurdica que
dentro de sus funciones es el encargado de los contratos y es all donde se le deben
realizar los diferentes procedimientos para su organizacin:

La subserie del contrato debe estar estipulada dentro de la Tabla de Retencin
Documental.
Cuando se le da apertura a un expediente, debe generarse un nmero consecutivo,
el cual corresponde al nmero del contrato.
Los expedientes ingresan al CAD por medio de transferencia primaria, previo
registro en el FUID.
La transferencia debe realizarse antes de las 9:00 am los das martes y jueves.
En el Centro de Administracin Documental se debe verificar que la documentacin
coincida con la reflejada en el Formato nico de Inventario Documental y firmado
por quien entrega y quien recibe y la fecha de recibido.
Al expediente se le realiza una depuracin, retirando las copias de los documentos,
si se requiere.
Si la transferencia son tipos documentales y el expediente se encuentra ya
almacenado, debe irse a buscar el expediente correspondiente y actualizarlo
debidamente foliado.
Pasa a ser digitalizado e indizado al software de administracin documental, con el
fin de gestionar su consulta.
Cuando se remitan anexos como (Planos-mapas-cd- dvd-fotografias), deben ser
retirados de los expedientes y generar un testigo donde se registre la ubicacin
donde se conservar este tipo de soportes.
La ordenacin de los documento dentro de la carpeta debe reflejar la consecucin
del trmite, el primer documento que se vea cuando se abra la carpeta es el de la
fecha ms antigua, y el documento con la fecha ms reciente debe quedarse
ubicase en la ltima hoja.
El expediente debe ubicarse en los estantes de manera consecutiva en la seccin
de la Oficina Asesora Jurdica.

21
De acuerdo con el tipo documental conformado, convenio o contrato, se sugiere
elaborar una hoja de control. Esta hoja no hace parte integral del expediente, es
decir no se folia; slo es un instrumento de informacin y verificacin y se ubicar al
inicio del expediente.

ORGANIZACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL
En el Archivo Central reposa toda la documentacin que es transferida por cada uno de
los archivos de gestin y aunque los documentos ya han terminado su trmite an
siguen siendo objeto de frecuente consulta.
El CAD debe tener calculada la proyeccin aproximada de transferencias para cada
ao, segn las transferencias recibidas; esto con el fin de disponer de unidades de
conservacin suficientes para continuar con el almacenamiento de las unidades
documentales que son objeto de conservacin, segn las directrices dadas en las
TRD del Instituto.
Se debe tomar la Tabla de Retencin Documental para organizar la documentacin
por dependencias-series y subseries documentales con sus respectivos cdigos.
Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir
para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y as
reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad
de consulta por efecto de reduccin de espacio.
Las transferencias primarias deben recibirse en el Centro de Administracin
Documental diligenciadas en el formato nico de inventario documental.
Adems de la transferencia en soporte fsico, debe recibirse tambin en soporte
electrnico para alimentar el inventario general manejado en el Centro de
Administracin Documental.
El funcionario en el centro de Administracin Documental, debe cerciorar que lo
registrado en el formato nico de inventario documental sea lo que se transfiere.
El formato debe ser firmado por quien entrega la transferencia y quien la recibe.
La documentacin que se recibe debe ser inventariada en el inventario documental
al Centro de Administracin Documental.
Ordenar la documentacin en los estantes, de acuerdo a las Tablas de Retencin
Documental.

Ejemplo:
La ordenacin topogrfica de los estantes debe identificarse segn criterios
establecidos en el Sistema de Ordenacin Archivo Central IDEA

22
SIGNATURA TOPOGRFICA: Para la asignacin del control de las ubicaciones de
las unidades documentales almacenadas en los contenedores del archivo central, se
utilizar la siguiente estructura de ordenacin con el objetivo de agilizar la bsqueda
rpida de las unidades documentales ya almacenadas.

El Punto de Asignacin Topogrfica PAT se conformar de la siguiente manera.

ESTRUCTURA FSICA DEL ARCHIVO

Cada mdulo se divide en dos elementos, y cada elemento se divide en 6 entrepaos.
Grfica 1.

A cada elemento se le asignar un nmero en el Archivo Central siendo 21 elementos,
con seis entrepaos cada uno, donde se identificar as:
01: nmero del elemento
01: nmero del entrepao
1000: cdigo dependencia segn TRD
08: cdigo de la serie segn TRD
01: cdigo de la subserie
PUNTO DE ASIGNACIN TOPOGRAFICA PAT
No. ELEMENTO

No. ENTREPAO CDIGO TRD No. De orden
01 01
Dependencia Serie Subserie
138
1000 08 01

23
Nro. De orden: Es el consecutivo de la unidad documental. Para el caso de los
contratos ser el mismo nmero consecutivo que llevan, ejemplo 0138.
Cuando el expediente contractual est conformado por varias carpetas, se registrar
el nmero de carpeta, ejemplo 0138-1, 0138-2, 0138-3
Grfica 2

Resultado final asignacin topogrfica PAT:
02-01-1000-08-01-138
Es decir que en el elemento 2, entrepao 1, se ubica el convenio interadministrativo
0138.
Igualmente, se identificarn los elementos por colores y su ordenacin corresponde a
las agrupaciones documentales reflejadas en la Tablas de Retencin Documental.
Colores de identificacin para cada dependencia
N NOMBRE DEPENDENCIA CDIGO
COLOR
IDENTIFICACIN
1 Gerencia General 1000 Anaranjado
2 Oficina Asesora Jurdica 1100 Fucsia
3 Oficina de Control Interno 1200 Verde
4 Oficina Asesora de Comunicaciones 1300 Amarillo
5 Oficina de Mercadeo Estratgico 1400 Verde Ctrico
6 Oficina Asesora de Planeacin 1500 Rojo
7
Subgerencia Comercial de Fomento y
Desarrollo
1600
Lila
8 Subgerencia Financiera 1700 Rosado
1000-08-01-138 hasta N capacidad del
entrepao 2,17 mts. Lineales

24
N NOMBRE DEPENDENCIA CDIGO
COLOR
IDENTIFICACIN
9
Direccin Operativa de Contabilidad y
Presupuesto
1710
Azul Oscuro
10 Direccin Operativa de Tesorera 1720
Amarillo Ocre

11 Direccin Operativa de Cartera 1730 Verde Oscuro
12
Direccin Operativa de Convenios y
Proyectos
1740
Blanco
13 Secretaria General 1800 Azul Rey
14 Direccin Operativa de Gestin Humana 1810 Gris
15 Direccin Administrativa 1820 Azul Claro
16 Direccin Operativa de Sistemas 1830 Morado
17
Subgerencia de Cooperacin y Negocios
Internacionales
1900
Verde Menta

En el diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental FUID, estos datos
sern las tres primeras columnas, as:

ORGANIZACIN ARCHIVO HISTRICO
Se conserva la documentacin que ha sido transferida desde el Archivo Central para ser
de conservacin total, los documentos adquieren valores histricos, culturales y

25
cientficos. Tambin pueden conservarse documentos histricos recibidos por donaciones,
depsitos voluntarios, adquisicin o expropiacin.
La organizacin para un fondo acumulado debe basarse en las Tablas de
Valoracin Documental.
Las transferencias deben diligenciarse en el formato nico de inventario
documental, identificados los documentos que tienen deterioros ambientales y
antropognicos.
Verificar por parte del funcionario que recibe que lo registrado en el formato coincida
con lo fsico y debe ser firmado el documento por quien entrega y recibe.
Las unidades de almacenamiento deben conservarse en carpetas desacidificadas
que permitan la conservacin de los documentos durante el tiempo.
Se debe realizar una descripcin de la documentacin de manera ms especfica,
para responder la necesidad de los investigadores.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
Los documentos slo pueden ser archivados cuando han cumplido el trmite requerido.
nicamente los funcionarios responsables del manejo de los documentos archivados
tienen acceso a este material, los funcionarios podrn realizar consultas en las
instalaciones del rea de Archivo o se prestarn los expedientes diligenciando la Gua de
Afuera. La consulta y prstamo de carpetas se har slo a los documentos de su
competencia.

Los contratistas solo pueden hacer prstamos sobre asuntos de su competencia, previo
del interventor del respectivo contrato, no podrn acceder a sus contratos. Al finalizar el
contrato, deben tener el Paz y Salvo del rea de Archivo.

La certificacin, requerimientos y consultas, sobre los documentos que reposan en el
Archivo, son atendidos por el Tcnico de Archivo o quien haga sus veces, previo VoBo de
la Direccin Administrativa.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la
ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.

ORGANIZACIN DE LAS CARPETAS

ARCHIVO DE GESTIN: El archivo de oficina est compuesto por los documentos que
se producen como resultado de la ejecucin de las funciones propias de la dependencia.

26
La organizacin documental de los Archivos de Gestin consiste en agruparlos de
acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen, estipulados en las
Tablas de Retencin Documental.
Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser individualizados,
manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se
han producido.

CARPETAS ELECTRNICAS:

Documento electrnico: Ada Abdal. Un documento electrnico se puede definir como:
aquel contenido integrado en un archivo informtico mediante un programa de
computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios
electrnicos, pticos y permite una representacin material para reproducir las
decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, polticas, etc., de una organizacin
o una persona natural

Expediente tradicional y expediente electrnico: En general puede decirse que un
expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de
diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto o
trmite de la administracin. Las caractersticas bsicas de un expediente son:

Responde a un trmite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimiento
previamente establecidos
En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan
documentos para resolver dicho trmite
M
e
d
e
l
l
n
,

1

d
e

o
c
t
u
b
r
e

d
e

2
0
0
7

4

M
e
d
e
l
l
n
,

1
6

d
e

j
u
n
i
o

d
e

2
0
0
7

3

M
e
d
e
l
l
n
,

8

d
e

a
b
r
i
l

d
e

2
0
0
7

2

M
e
d
e
l
l
n
,

2
3

d
e

e
n
e
r
o

d
e

2
0
0
7

1

27
Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las
actuaciones y trmites
Tiene un principio y fin claramente determinados
Existen un vnculo indeleble de unin entre cada uno de los documentos que lo
conforman
Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos
Los expedientes forman series documentales

En cuanto al expediente informtico, segn Casas de Barrn el expediente electrnico
es la sucesin ordenada de documentos registrados por va informtica, tendientes a
la formacin de una voluntad administrativa en un asunto determinado. En esta
definicin se presentan al menos cuatro de los elementos del expediente tradicional
como son:

Formato
Ordenacin
Contenido
Medio o instrumento de creacin

Para una adecuada planeacin de la documentacin, se requiere configurar un modelo
de gestin de archivos electrnicos que integre los aportes de diferentes profesionales
(archivistas, abogados, historiadores, ingenieros, etc.) y el cual debe estar
caracterizado por:
Uso de estndares
Manejo de cdigos basados en las mejores prcticas
Guas y manuales
Entrenamiento y soporte

Adicionalmente se requiere que el programa de administracin de documentos y
archivos electrnicos est basado en los siguientes principios:

Identificable desde otros programas corporativos.
Soportado en polticas, ampliamente documentadas, autorizadas y divulgadas
institucionalmente.
Planeado, obedecer a un plan en dos niveles: estratgico y operativo.
Asignar responsable, que tenga la funcin especfica de planearlos, desarrollarlo y
monitorearlo.
Localizado, que el programa est ubicado adecuadamente dentro de la estructura
organizacional de la entidad.
Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institucin, la
naturaleza del negocio y el ambiente tecnolgico.
Manejado por personas con habilidades y conocimientos adecuados en el campo de
la informacin, la gestin de documentos y la informtica.

28
Implementado en toda la organizacin de manera sistemtica y bajo la direccin de
un responsable con autoridad y autonoma.
Mensurable regularmente, a travs de procedimientos de auditora de informacin

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS:

Las carpetas se abrirn y organizarn de acuerdo con las series documentales
establecidas en las Tablas de Retencin Documental.
No se deben abrir carpetas con el ttulo de VARIOS, GENERALIDADES,
MISCELNEA, CORRESPONDENCIA RECIBIDA, CORRESPONDENCIA
ENVIADA, DECRETOS...
Las carpetas en el archivador o sistema de conservacin estarn organizadas de
izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.

Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservacin,
seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto, no deben guardarse en
ellos elementos que no cumplan esta funcin, tales como papelera, implementos de
oficina, equipos, impresoras, repuestos, etc.
En cada carpeta se deben almacenar mximo 120 folios u hojas.
El contenido debe corresponder al mismo asunto, teniendo en cuentas las TRD de
cada oficina productora de documentos.
Los documentos deben almacenarse en forma horizontal.
1
0
0
0
.
0
8
.
0
1
.
2
3
2
0

C
O
N
V
E
N
I
O

I
N
T
E
R
A
D
M
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N
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V
O

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P
A
R
T
A
M
E
N
T
O

D
E

A
N
T
I
O
Q
U
I
A

29
Los documentos debern conservarse en su orden natural, como se producen en el
tiempo, primero debe aparecer la fecha ms antigua y al final debe estar la fecha
ms reciente.
El gancho legajador debe colocarse hacia abajo.
Todos los documentos, no importa el tamao se organizarn, en la carpeta
utilizacin la gua de la perforadora en tamao oficio.
Se deben foliar, utilizando para ello bolgrafo negro, sin tachones, borrones o
enmendaduras.

IDENTIFICACIN EXTERNA DE LA CARPETA

Las carpetas deben marcarse en la parte superior, as:
Estas etiquetas deben estar digitadas con letra Arial en tamao 14. Se deben dejar
los espacios para las fechas extremas y el nmero de folios para llenarlos con
lapicero negro, cuando se considere que la carpeta debe cerrarse debido al tope
mximo de folios o por otra razn.
Los espacios de Carpeta N___________ y Caja N_______ no se llenan, ya que son
espacios para uso del archivo central.

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

De acuerdo con el Reglamento del Archivo General (art. 35) los documentos se
organizan desde los archivos de gestin de acuerdo con un cuadro de clasificacin
de aplicacin general, de carcter funcional, que permite una recuperacin global
de la informacin a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, esto es,
mientras perdura el valor administrativo y cuando finalmente adquiere valor
histrico

Carpeta N _________ Caja N_________
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
1000 GERENCIA GENERAL
1000.08 CONVENIOS
1000.08.02 CONVENIOS DE COFINANCIACIN

30

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los
documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es
prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales o de
respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo
Histrico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.

El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexin sobre los
hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron
cumplir para la resolucin de un trmite o problema, que a su vez es una reflexin
sobre la secuencia en la produccin documental. Merced a esta reflexin es
posible la ordenacin fsica de los documentos que componen los expedientes y
las series y tambin es llamado Principio Histrico, es una herramienta
metodolgica para proceder adecuadamente en la organizacin de los archivos. El
respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en
cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin
causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento
inicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teora
archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una
institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya que
los orgenes y procedimientos a los que deben su existencia estn reflejados
en su ordenacin.
Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un
documento individual slo puede entenderse completamente cuando los
documentos son ordenados de acuerdo con este principio
Proporciona al archivista una gua prctica y econmica para ordenar, describir
y analizar los documentos que estn bajo su custodia.

Si el Principio de Procedencia permite saber quin produce los documentos (las
unidades administrativas) y por qu razones lo hace (por asignacin de funciones),
el Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos necesarios de
tal produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia,
cules le siguen a ste, hasta finalizar. Se puede afirmar que el orden original
nace desde el mismo momento de la produccin documental y debe verse
reflejado en los archivos mediante la correcta ordenacin de las series, subseries
documentales y expedientes. La experiencia permite observar que en nuestro
medio no siempre se ha respetado el Orden Original en el trnsito administrativo,
surgiendo de esta manera la desorganizacin, llevando consigo una fatal prdida

31
de la razn final de ser de los archivos que no es otra que el servicio a la
sociedad.

Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las
siguientes:
Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de
cada oficina.
Ausencia de manuales de procedimientos
Desconocimiento del trmite para la disposicin fsica de los documentos,
pues es el trmite o gestin es el que indica (y obliga) el orden debido.
Interrupcin de los trmites, lo cual no permite hacer un seguimiento
puntual al asunto y mucho menos determinar si el trmite est en curso o
en qu momento se encuentra.
Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen
series que no reflejan trmites establecidos (las que se denominan series
facticias), como tambin a que se formen series con expedientes
desagregados (documentos de un mismo trmite repartidos en distintas
series).
Agrupacin por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones,
correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas,
constancias).
Incorrectos procesos de produccin y distribucin documentales (duplicidad
de documentos, mal manejo en la remisin de copias)
Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y
documentos facilitativos.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE
UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

El cuadro de clasificacin documental sirve de soporte a todos los procesos
de gestin y permite que las operaciones de valoracin, seleccin,
asignacin de responsabilidades, limitacin de derechos de acceso, entre
otros, puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre
cada uno de los documentos por separado. Tambin la clasificacin implica
la determinacin previa del dominio o conjunto que se clasifica y de los
componentes de ese conjunto. En el caso de los sistemas tradicionales de
archivo, implica la identificacin de los fondos y series documentales.

El proceso de organizacin de archivos requiere normalmente el desarrollo
de dos tipos de clasificacin la de fondos documentales, que genera el
cuadro de fondos, y la clasificacin de las series incluidas en cada fondo
documental, que genera los cuadros de series.

Para el caso de los documentos electrnicos El "Modelo de requisitos para
la gestin de documentos electrnicos de archivo"(MoReq), tambin
considera que el cuadro de clasificacin es el "elemento clave" de la

32
organizacin documental. El cuadro, en este caso, se emplea para
organizar el directorio de carpetas y ficheros electrnicos y para asignar
diversos metadatos de identificacin

Las operaciones de clasificacin que determinan las agrupaciones y tipos
documentales de archivos determinan tambin las unidades de descripcin.

La clasificacin normaliza la denominacin de las agrupaciones de
documentos de archivo y la asignacin de ttulos a las unidades
documentales.

La clasificacin garantiza la realizacin de bsquedas genrales de
documentos y la formulacin y depuracin de bsquedas especficas en un
mbito determinado.

La clasificacin permite la ordenacin de los resultados de las bsquedas
documentales mediante criterios jerrquicos de relevancia.

El dominio de clasificacin tambin se por los objetivos, la estructura, los
criterios y los cdigos de clasificacin.

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA
CLASIFICACIN?

Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar la
misin, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo, para realizar
efectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes actividades
secuencialmente:

a- Identificacin de productores:
Como primera tarea se encarga de identificar las Agrupaciones Documentales,
esto es, Fondo, Seccin, Subseccin, a partir de de la informacin relacionada
en los actos administrativos de creacin y reconstrucciones del organismo
productor y de los organigramas.
Para identificar un Fondo documental se debe recopilar informacin sobre el
origen y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin
Fecha de supresin (si es el caso)
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que la han precedido en el desempeo de
Funciones anlogas
Organismos que heredan competencias

33
b- Estructura orgnica:
En el proceso de identificar las Secciones y Subsecciones documentales
relacionadas con la documentacin producida por cada una de las
dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se
subdividen es necesario recopilar los actos administrativos a travs de los
cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la
jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son de nivel directivo y
cules del subalterno. Son datos muy importantes para codificar las
dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una.
Para realizar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura
orgnica de la entidad teniendo en cuenta:

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos

c- Series documentales y asuntos:
Se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las
dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar
sus funciones cada entidad establece tramites y procedimientos que se reflejan
en la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accin
administrativa. La documentacin generada en el desarrollo de esta actividad
origina una unidad documental que, reunidas con otras de estructura y
contenidos homogneos, conforman la serie documental. Cada serie
documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta
del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los
genera.

Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo los
procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo
que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el
titulo o denominacin del asunto principal Serie- podra subdividirse en ciertos
nmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn indicados como
subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad
documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos
que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite del
cual forma parte.

A travs de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual
se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos de
procedencia y orden original.

34

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Se entienden como una unin de documentos que busca generar una accin
administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin determinada
con motivo de su creacin.

Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los
documentos que hagan parte de esta unin. Para tener mayor claridad de esta
definicin hay que referenciar el concepto de tipologa documental entendido
este como una pieza documental, ya que es la unidad archivstica mnima que
se conforma por un solo documento completo .Ejemplos: una carta, un recibo
de caja, una hoja de vida, una ley, una resolucin, etc.

Hay algunas tipologas que son ms extensas que otras ya que en las unidades
documentales simples estn conformadas por una tipologa documental
extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologas que se
representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer tambin una tipologa
extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad
documental y de la funcin administrativa que est generando.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

La unidad documental simple es la que est conformada por una sola tipologa,
ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunin de la Junta de accin comunal del
barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas
durante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una sola
tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas las
reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la
Junta en mencin.

Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de tipologas
documentales que van relacionadas con algo en comn. Por Ejemplo: La unidad
documental de la historia acadmica de Mara Alejandra Roncancio Olarte,
posee la fotocopia del documento de identidad (tarjeta), Formulario de
inscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de bachillerato, diploma de
bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos
documentos que se relacionan con un individuo, en este caso Mara Alejandra
en funcin de ejecutar un programa acadmico.

35

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella informacin
contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido,
recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o
impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.),
sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas
de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de
datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance
tecnolgico pudiera plantear en el futuro

Tipo documental son las unidades de informacin contenidas en los documentos.
Se clasifican en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un
libro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como
expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

12. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS
DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN,
GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN
DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y
VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA
ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS
ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE
DICHOS PROCESOS, TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO EN EL

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DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFAS CADA UNO DE LOS
PROCESOS.

ARCHIVO MUNICIPAL
ALCALDIA DE DUITAMA

En cumplimiento a la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y de sus
acuerdos reglamentarios, EL Municipio de Duitama consiente de ser salvaguarda
del patrimonio documental, ha adelantado tareas concernientes a la organizacin
de los archivos de gestin as como de la recuperacin y organizacin de su fondo
acumulado.
En tal sentido a partir el ao 2008 se iniciaron las tareas enmarcadas en la norma
lo cual ha contribuido de manera importante a garantizar los derechos de los
ciudadanos suministrndole informacin eficaz y oportunamente.
Dentro del proceso adelantado en desarrollo de la organizacin general, se
identificaron tareas inherentes e intervencin archivstica como primer elemento
que aporta el diagnostico general y por consiguiente establecer el Plan de
Mejoramiento a Desarrollar, de acuerdo al resultado obtenido de la evaluacin.

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PLANEACION:
Como actividad inicial se realiz la revisin de la documentacin institucional y que
sirvi como base para el conocimiento organizacional del Municipio y la
contextualizacin de su produccin documental.
Se lleva a cobo un diagnostico tanto en archivos de gestin como en archivos
acumulados el cual determina el nivel de organizacin y los correctivos
necesarios, as se enmara el plan de mejoramiento archivstico.
Los elementos bases para establecer esta fase son: observacin directa,
descripcin, clasificacin, agrupacin.

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PRODUCCION
Con base en el anlisis de la informacin recolectada y el estudio de la
documentacin objeto de organizacin, se construyen instrumentos archivsticos
como cuadros de clasificacin y tablas de retencin documental.
El cuadro de clasificacin se elabor con base en datos suministrados en los
decretos y Acuerdos del Concejo Municipal y lectura de documentos. Para la tabla
de retencin documental segn los principios y procesos que regula el trabajo
archivstico y la evolucin histrica del Municipio de Duitama considerando ocho
estructuras orgnicas funcionales.
Las tareas realizadas fueron:
Compilacin de la informacin institucional
Entrevistas a funcionarios responsables de las dependencias
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada
Codificacin estructura de la Alcalda
Elaboracin del cuadro de clasificacin documental.
Elaboracin de tablas de retencin documental
Presentacin ante el Concejo Municipal de Archivos para aprobacin
Aprobacin de tabla de Retencin Documental mediante acto administrativo
(Acuerdo No 02 de diciembre de 2008
Generacin del Acto administrativo para adopcin y aplicacin de las TRD
(Resolucin 1036 diciembre de 2008)

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GESTION Y TRMITE
En cada dependencia hay persona encargada del recibo y tramite de las
comunicaciones externas y solicitudes, con esto solo se logra atender a las
comunicaciones en tiempos reglamentarios, sin embargo se observa que no se ha
logrado trabajar con la duplicidad de documentos relacionados en la mayora con
derechos de peticin radicados a diferentes dependencias; por esto se presenta el
proyecto de la ventanilla nica, el cual fue aprobado y se ha logrado adecuar las
instalaciones, actualmente se presta el servicio de atencin al usuario con
proyeccin de adquirir los equipos necesarios y cumplir con el propsito de la
Ventanilla nica o Cen tro de Respuesta y Archivo

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ORGANIZACION DOCUMENTAL
Partiendo de la informacin que se evidenci en el inventario inicial documental y
en particular en el estudio durante la intervencin de la documentacin existente
en el Fondo acumulado, se procedi a conformar y denominar diferentes series y/o
asuntos para lograr conformar La Tabla de Valoracin Documental, adems de
tener en cuenta:
Respeto de Principio de Procedencia dado por el Municipio
Respeto a la denominacin asignada por los diferentes productores de
documentos a ciertas series y/o asuntos documentales, en concordancia
con el sentido de practicidad para la recuperacin y consulta de
informacin.
Agrupacin de series y subseries de acuerdo a las funciones propias de
cada dependencia, conservando en lo posible la conservacin inicial dada
por el productor.
Se hace el retiro de material metlico de la documentacin, se lleva a cabo
la foliacin y rotulado.

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Atendiendo lo establecido en las Tablas de Retencin Documental, teniendo en
cuenta los tiempos de retencin y la adopcin y cumplimiento del cronograma de
transferencias Documentales se lleva a cabo una trasferencia documental al ao.
La documentacin llega al archivo central ya organizada, foliada e inventariada, se
realiza el programa de trasferencias documentales por dependencias y se designa
el personal encargado de revisar la documentacin y ubicar las cajas en su
disposicin final.

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CONSERVACIN TOTAL
Se aplic a aquellos documentos que tienen valor permanente, dado que reflejan
el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas del Municipio, aspectos
constitutivos de su patrimonio documental, indispensables para la garanta de
derechos de los ciudadanos y para la sociedad en general y se conservan como
fuente para la investigacin y la cultura.

VALORACIN
La valoracin es la Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital, se procedi a determinar estos
valores teniendo en cuenta entre otros aspectos la preservacin de los
documentos, que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional del
Municipio y respetando la valoracin dada por lo funcionarios de esta poca.
Se establecieron valores primarios, pues en los fondos acumulados an existen
documentos con dichos valores, adems se establecieron los valores secundarios
teniendo como fundamento el punto de vista histrico.

13. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON
SUS FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los
documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo
esta su eliminacin o su conservacin permanente, teniendo en cuenta los
criterios establecidos desde su creacin por la entidad o los valores adquiridos
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de

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utilidad para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la
investigacin histrica).

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por
una comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de
informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los
documentos no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las
entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo. Esta teora se
basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de
archivo dentro de una organizacin:

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales
son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las
Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser
de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se
conservan ms de cincuenta aos. Los documentos del archivo histrico se
conservan definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.

14. QU ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUL ES SU
IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIN?

PRIMERA EDAD
Cubre desde la creacin del documento y el
trmite de la informacin que contiene
SEGUNDA EDAD
Informacin que no es consultada
frecuentemente pero que todava tiene un
valor primario o secundario por lo cual
deben conservarse como objeto de
consulta.

TERCERA EDAD
Documentos que tienen valor secundario o
permanente, que se puede utilizar como
documento investigativo.

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La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y
distribuir la documentacin de carcter administrativa que ingresan, proveniente
de diferentes fuentes externas, as como la generada por todas las dependencias
que conforman una organizacin. Su propsito centralizar toda la
correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar la
entrega a su destinatario de manera oportuna, rpida y eficaz.

FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIA
Las funciones del rea de Correspondencia se relacionan con el manejo y
distribucin interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la
organizacin y la administracin del sistema de correo. Entre sus funciones
tenemos:

Control de Ingreso de la Documentacin
Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir)
Conservacin
Servicio y Control de Prstamo de los documentos
Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central
Digitalizacin de los Documentos
Atencin de consultas
El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada
conservacin y el control en la produccin documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos
exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y
firmas responsables.

IMPORTANCIA
Adems de evitar la duplicidad de documentacin y el que un oficio sea
contestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artculo Tercero del
Acuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades debern establecer
conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada y
normalizada, ofreciendo los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las
comunicaciones, de tal manera, que stos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental, integrndose a los procesos que
se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las unidades

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de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que
faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administracin pblica.
Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr salir de las
entidades por va diferente a la de las unidades de correspondencia.
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestin Documental:
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Conservacin y
Consulta de documentos

15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN
CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES
SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE
DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, CENTRAL E
HISTRICO).

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA:
Comprende toda la documentacin de uso continuo por la misma oficina
productora o quien lo solicite. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a algunos asuntos.

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PROCESO DE Planeacin, Produccin, Gestin y Trmite.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de
gestin de una entidad u organizacin, su consulta no es tan frecuente pero
sigue con vigencia.
PROCESO DE: Valoracin seleccin y expurgo

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo,
histrico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su
integridad y transmisin a las generaciones futuras por esto forma parte de
patrimonio histrico.
PROCESO DE: Transferencia, disposicin y Preservacin a largo plazo

16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE
POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

APORTE MARIA ELENA MARIN JIMENEZ

ARCHIVO DE GESTIN
PRODUCCIN
CARTA:
Es una comunicacin escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con
personas naturales o con los empleados.
CARACTERISTICAS:
Mrgenes: Se deben tener las siguientes mrgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm

Entre
3cm y 4
Entre
3cm y 4
cm
Entre
2cm y
3 cm
Entre
2cm y

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PRESENTACIN DE LA CARTA: La carta se escribir en estilo Bloque extremo,
que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.
ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:
Cdigo: se debe dejar una interlinea despus del logotipo del IDEA, se consigna el
cdigo numrico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla
de Retencin Documental
1820.07.01

Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlineas debajo del
cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una
coma (,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin
Documental, en el momento en que se radica la comunicacin.
Medelln,
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen y
consignar los siguientes datos en lneas independientes:
1. Ttulo acadmico en mayscula inicial
2. Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida
3. Cargo en mayscula inicial
4. Nombre de la entidad u organizacin, este debe ir en mayscula inicial y
su acrnimo o sigla en mayscula sostenida
5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin
complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra
completa.
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una
coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe
identificarse el pas en la misma interlinea.

Cdigo de subserie: Contratos Interadministrativos
Cdigo de la serie: Contratos
Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR
Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza
Medelln, Antioquia

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Asunto: Se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabra
Asunto con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un
resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir
artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la
frase. Se recomienda producir una comunicacin para cada asunto.
En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la
comunicacin a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta
informacin se puede hacer en el primer prrafo del texto.
Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra
el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o
Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como
saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si
existe. El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre
separando cada prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del
contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.
- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.
- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo,
un prrafo de tres renglones.
- No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.
Despedida: se utiliza a dos interlineas del ltimo prrafo del texto de la
comunicacin. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras
sencillas.

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de
quien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln el
cargo que ocupa, en mayscula inicial.
Cordial saludo seora Lina Mara:
Atento saludo doctor Martnez Osa:

Respetuosamente lo saludo y le comunico
Con alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos
Despedidas terminadas en coma:

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

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Anexos: Se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas
de los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis se
relaciona el nmero de folios y el tipo de anexo.

Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los
datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse los
datos en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo y
nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra
el nombre de esta.

Identificacin del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a
una de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora,
seguido de la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial,
tamao 8. Si hay ms participantes en la elaboracin del documento se debe
aclarar el papel desempeado por cada uno.

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,
debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamao
8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de este y el ao en
el que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar en: y luego
de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea el caso,
seguido, el nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de suscripcin.
Archivar en: Convenio 0164 de 2011
Archivar en: Contrato 0143 de 2010
NOTA: La carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ir
con facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo

Anexos: uno (10 folios)
Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)
Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable)
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
Seor Alejandro Ros, Jefe de seguridad, SEGURCOL
Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa
Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez
Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica
Revisor: Andrs Senz

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relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artculo 12. FIRMA MECNICA. Los
jefes de las entidades que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso,
bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algn medio mecnico, en
tratndose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto
administrativo de carcter general, deber informar sobre el particular y sobre las
caractersticas del medio mecnico.
No se remplazar las copias por fotocopias.
Identificacin de pginas subsiguientes: La calidad, color y tamao del papel
debern ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel,
de las siguientes hojas, se identificar, con el tratamiento y el nombre del
destinatario del documento y el cdigo del rea. Al frente contra el margen
derecho se escribe el nmero de la pgina. Tres renglones despus se continan
con el texto.
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas
hojas para la despedida y el remitente y cargo.

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MEMORANDO:

Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias
de la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de
Documentos.

PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: A travs del software Administrador de Documentos, el jefe
de rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los
siguientes pasos:
Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar
con un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.
Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la
opcin completar datos del memorando:
Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a
enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No
utilizar la opcin CCO.
ASUNTO Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.
EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta
y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la
plantilla del texto del memorando que va a enviar.
RADICAR Una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla
seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero
del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo
integra al sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario
seleccionado.
VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

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EJEMPLO DE MEMORANDO

MEMORANDO
1 interlineas
1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin
2 interlineas
Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
2 interlineas
PARA: Doctora Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa

DE: Andrs Senz Giraldo, Tcnico Operativo

1 interlinea

ASUNTO: informe de interventora contrato Thomas MTI

2 interlineas

Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la
empres a Thomas MTI, es la realizacin del informe mensual de interventora. De acuerdo con
esta afirmacin le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de
2010.

Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.

Cordialmente,

4 interlineas

ANDRES SAENZ GIRALDO

Anexos: uno (20 folios)

Transcriptor: Lina Suarez

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RECEPCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS:
En la ventanilla nica del Centro de Administracin Documental, se recibe la
documentacin interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de
Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, segn la
gua tcnica colombiana GTC 185, datos como: cdigo de la dependencia, tipo de
letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los
contratos y convenios suscritos en el Instituto.
Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el
destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos
completos, siguiendo las indicaciones de la gua GTC 185.
Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de
administracin documental con el nmero consecutivo de radicado, fecha y hora
de radicacin, adems el campo de fecha se pone con sello manual donde se
registra da en nmero, tres primeras letras del mes y ao en nmero as: 26 SEP
2012.
Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicacin, se devuelve el
documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato Devolucin en la
produccin de documentos (Anexo 5), all se consigna el motivo de la devolucin.
Cuando existan errores en la radicacin de comunicaciones enviadas, se debe
realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el
documento.
Cuando se radiquen las comunicaciones, se debern entregar al funcionario o a la
persona encargada de realizar planillas de envo, ya sea por la empresa de
mensajera Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribucin.
DISTRIBUCIN:

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y
eficiente.
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE
Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no
siempre se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas
relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente
y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la
dependencia.

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Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no
corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al
Centro de Administracin Documental para que sea reenviado a la
dependencia que se debe encargar del trmite.

Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser
remitidas a ms tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de
mensajera, solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 3:00 p.m.

Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al
destinatario el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de
Administracin Documental antes de las 9:00 a.m.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas,
se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben
ser enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
Solicitudes prstamo de espacios
Documentos relacionados con la
administracin del Centro Cvico Plaza de la
Libertad
Documentos relacionados con la contratacin,
en su fase precontractual.
Documentos relacionados con la
administracin de bienes inmuebles.
Ejecucin contractual de los contratos de
administracin del IDEA.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben
diligenciar la planilla Registro de documentos para recorridos internos (Anexo 2),
y en la ventanilla nica, se verificar el contenido de las carpetas de distribucin, y
nuevamente relacionar el documento para la dependencia correspondiente.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS

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En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos
medios de distribucin, para los documentos que pasan por el Centro de
Administracin Documental: por mensajera del Instituto y por mensajera
especializada.
El Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental revisa los
paquetes, sobres y dems envos y decide por qu medio se distribuyen.
Mensajera del Instituto: Distribucin de algunas comunicaciones dirigidas a
personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el rea
Metropolitana cercana.

Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00
p.m.
El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos
externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre
entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe,
firma y sello, observaciones.
La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el
mensajero la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar
los controles necesarios
Cuando no es posible entregar la comunicacin, el mensajero la entrega a la
persona encargada de la recepcin y numeracin de las comunicaciones
enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con la
justificacin de por qu no se hizo la entrega.

Mensajera Especializada:
Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se
envan los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en el
rea Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y municipios.
Cuando se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos) por parte del
Tcnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se seleccionan los
que se van por correo certificado2, por postexpres3 o correo al da4.

Se diligencia una planilla electrnica en Excel, establecida por la empresa de
mensajera especializada, con los siguientes campos: nombre, direccin,
ciudad, departamento y descripcin y cuando se hallan registrado los envos
del da, se remite esta informacin por correo electrnico, se debe diferenciar
en qu tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al da.

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TRMITE

Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento
de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede estar
relacionado con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica de
una solicitud y con enterarse del asunto.

Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de que
el Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a todas las
dependencias.

De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno
de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:

Manifestaciones, quejas y reclamos 15 das hbiles
Solicitudes de Informacin 10 das hbiles
Consultas 30 das calendario
Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se
atendern en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

Los Derechos de Peticin, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA,
estn regulados por acto administrativo, donde se estipula que Toda solicitud o
derecho de peticin que se radique en el IDEA-, se debe direccionar, de manera
inmediata a la Oficina Asesora Jurdica, dicha oficina analizar la solicitud o
peticin presentada a la materia y objeto de consulta e informacin y remitir al
rea respectiva para que proyecte su respuesta

FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:

La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si
corresponda a sus funciones.

Se verifica si se debe iniciar un trmite, en caso afirmativo darle inicio, en caso
contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro
de Administracin Documental para que sea archivado en el asunto adecuado,
esto se debe hacer en los dos das siguientes a la entrega del documento en la
dependencia.

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Dependiendo del trmite iniciado, el funcionario proyectar la respuesta o el
documento que contine, por ejemplo, la solicitud de crdito que llega a la
Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe
verificar que la informacin anexa sea completa y adecuada, en caso de no
estar completa, enva comunicacin a la entidad solicitando los documentos
faltantes, si los documentos estn completos, pasan al Comit de Crdito para
su estudio y aprobacin.

Si es una solicitud de vinculacin a un evento y es aprobada, contina en
trmite para contratacin, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y
se enva al solicitante.

Se enva la respuesta al Centro de Administracin Documental, en el caso que
sea necesario radicar y enviar.

ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central
y Archivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental
o Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin
Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar en los
lineamientos y polticas que para el caso se divulguen. En este caso las
comunicaciones oficiales memorandos, esta tipologa se identifica el asunto, si
tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie
contratos de prestacin de servicios, el nombre de la unidad documental, Contrato
120 -2010 Custodia y Manejo Tcnico de Informacin Thomas MTI, se ubica en el
expediente de acuerdo al orden cronolgico y reflejando el trmite. Una vez
recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestin y sus respectivos
inventarios, se confronta el inventario con los documentos fsicos recibidos, se
clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la descripcin y ubicacin
topogrfica en el acervo central donde se almacenara de acuerdo a los tiempos de
retencin segn las Tablas de Retencin Documental.
Archivo Histrico
Una vez cumplido el tiempo de retencin, se hace valoracin documental (segn
objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su
conservacin total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos
inventarios al archivo histrico de la entidad.

58

APORTE MELVA OLARTE CASTELLANOS.

Documento: Resolucin N 036 de 02 de febrero de 2013

59

60

61

Produccin. Este documento se produjo en la oficina de Rectora de la Ciudadela
Educativa Jos Mara Crdoba bajo el nombre de Resolucin N 036 de 02 de
febrero de 2013 con el siguiente fin: cumplir un requerimiento de la oficina de
control interno del departamento que es el de constituir el equipo interno de
auditoria de matrcula de la institucin educativa Jos Mara Crdoba.

Gestin y trmite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se
procede a que surta los efectos para el cual fue creado

Organizacin. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones. 1 es el
cdigo que le corresponde a la institucin, serie 1 ya que sale de rectora que en el
organigrama le corresponde el cdigo 1, subserie 5 que le corresponde a las
resoluciones en la tabla de retencin documental y 1 que le corresponde a la subsidie
Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante tamao oficio, por fecha.

e. Transferencia. Despus de socializado el documento se transfiere al archivo de
gestin

f. Disposicin de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al
archivo de gestin donde permanece dos aos segn la tabla de retencin
documental y luego pasar al archivo central donde permanecer 5 aos y luego
pasara al archivo histrico para su conservacin total ya que guarda diferentes tipos
valores.

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental.

g. Preservacin a largo plazo. Con miras a la preservacin del documento se
realizan las siguientes acciones:

Se utiliza un papel adecuado
No se utilizan ganchos de cosedora.
Se clasifica.
Se utiliza gancho plstico
Se utiliza una carpeta colgante
Se ubica la carpeta de acuerdo a la clasificacin en un archivador metlico
para su posterior consulta.

h. Valoracin. Este documento tiene valores primarios y tambin secundarios ya
que tambin se conserva como parte de la historia de la institucin.

62

APORTE CLARA MILENA MARIO C.
CERTIFICACION DE EXPERIENCIA

La certificacin de experiencia es un documento que expide el Secretario
General, para acreditar la experiencia ejecutada por medio de contratos
celebrados con el Municipio de Duitama.
Se expide por medio de una solicitud o requerimiento por escrito que se hace a
la oficina de contratacin.
Los requisitos mnimos que debe contener este documento son:
Nombre y cargo de la persona que expide la certificacin
Nombre e Identificacin del contratista
Valor del contrato
Nmero y fecha del contrato
Termino del contrato
Fecha de Inicio
Fecha de terminacin

63
Objeto del contrato
Obligaciones del contratista (si las requiere)
Cumplimiento del contrato
Fecha de expedicin de la certificacin
Firma de la persona que emite la certificacin.

Esta informacin se toma del proceso original, la profesional de contratacin
tiene la obligacin de corroborar estos datos y luego pasarlos para firma de
aprobacin del Secretario.

Este es un documento que no se conserva en los archivos del Municipio
simplemente ser imprime el solicitado y se mantiene el recibido en la solicitud
que se conserva por el ao vigente.

17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN
CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

VALORES PRIMARIOS

Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del
Ciclo Vital e los Documentos, es decir, durante la tramitacin y su vigencia
mientras sirven los documentos a la institucin, por ende este valor es
transitorio.

FASETAS DEL VALOR PRIMARIO

ADMINISTRATIVO: Es anlogo al valor legal, pero solo para el
mbito interno de la institucin. Posee este valor mientras
sustenta derechos y obligaciones.
LEGAL: Todo documentos tiene un valor legal:
Los documentos que afecten a la organizacin en su ordn
general.
Los documentos testimoniales
Los de contratos
FISCAL: Documentos que expresan movimiento de dinero como
libros contables, balances e informes financieros.
TECNICO: Documentos producidos y recibidos por una institucin
en virtud de aspectos misionales.

VALORES SECUNDARIOS
Es el valor histrico o cultural de algunos documentos y que interesa a los
investigadores en cualquier campo, surge una vez agotado el valor primario, los
documentos de este valor se conservan permanentemente en su soporte
original.

64

FASETAS DEL VALOR SECUNDARIO

HISTORICO: Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su
forma y su soporte material, producidos o recibidos por una
persona o por una organizacin pblica o privada.
CULTUIRAL: Calidad del documento que por su contenido,
testimonio, hechos, vivencias, tradiciones de una comunidad y til
para el conocimiento de sus entidades
CIENTIFICO: Documento relacionado con la creacin de
conocimientos, son documentos ligados a la investigacin.

18. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN
CUENTA EN LA CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE 2012
Y LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

En la Circular externa se puede destacar que:
La adquisicin de herramientas tecnolgicas para la gestin documental es un
instrumento de gran importancia para el desarrollo de estos procesos, SORFEO
en su proceso de reingeniera es sin duda alguna una herramienta fundamental
para las empresas que lo incorporen en sus procesos productivos, con estos
propsitos el Archivo General de la Nacin genera las correspondientes
recomendaciones para asumir los estndares mnimos en procesos de
administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos; la aplicacin de
las tecnologas de la informacin y las comunicaciones deben incorporarse
eficientemente para su aplicacin efectiva de tal manera que asegure la gestin
de los documentos durante el ciclo de vida.
El acuerd 003 del 15 de marzo de 2013 reglamenta parcialmente el decreto 2578
de 2012 y reglamenta alli el comit evaluador de documentos del Archivo General
de la Nacin, una figura de gran importancia por su carcter de ente consultor
para el Archivo General de la Nacin y otras entidades publicas con relacin al el
tratamiento de los documentos y las decisiones que se tomen respecto al futuro
de estos. La evaluacin de las tablas de retencin documental y las tablas de
valoracin documental hace parte sustancial de la labor de este comit evaluador,
de alli su importancia en la dinamica pertinente al tratamiento de los documentos y
su ciclo vital.
El acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 reglamenta parcialmente los decretos
2578 y 2609 del 2012 y se relaciona con el tratamiento dado a las la tablas de
retencin documental y las tablas de valoracin documental con respecto al
procedimiento para la elaboracin, evaluacin, presentacin e implementacin de
estas. Son estos instrumentos de gran valor para las organizaciones

65
gubernamentales debido a su labor de conservar la informacin publica y
patrimonio documental; tal labor es de significancia primordial para la decuada
gestin de los documentos y archivos del estado en aras de generar informacin
valiosa oportunamente en el devenir de aparato estatal colombiano.
El acuerdo 005 del 15 de marzo del 2013 permite establecer los criterios basicos
para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
publicas y privadas que cumplen funciones pblicas ademas de otras
disposiciones dictadas en este documento; es precisamente una funcin vital del
Archivo General de la Nacin fortalecer los archivos en todas las unidades
administrativas presentes en la pais, desde la misma nacin, los deprtamentos
hasta los municipios este tipo de escenario de manejo de la informacin es de
gran importancia para la conservacin de todos los momentos administartivos de
tan importantes escenarios de la democracia en Colombia.

66

CONCLUSIONES

Todas las etapas comprendidas en un Programa de Gestin Documental
demandad la misma importancia para el buen funcionamiento del archivo
total.

Es de vital importancia que un archivista conozca y aplique la normatividad
vigente.

El archivo General de la Nacin es una entidad de gran importancia debido
a su carcter de orientador frente a todos los procesos de gestin
documental que se llevan a cabo en todas las entidades administrativas del
pas.

Se puede evidenciar que en la labor practica de algunas entidades
estatales no se lleva a cabo un buen Programa de Gestin Documental

67

WEBGRAFIA

http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-
documentos.html

http://prezi.com/qzwxmwdprawb/valores-primarios-y-secundarios-del-
archivo/

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
CIRCULAR_02_DE_2012.pdf

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