IINTRODUCCION

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico
que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la
base para fundamentar la opinin o dictamen que emite el Auditor. Tambin
podemos decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cdulas en las
que el Auditor registra los datos y la informacin obtenida de la empresa que
esta examinando y de esta manera acumula las pruebas encontradas y la d
escripcin de las mismas. Los papeles de trabajo constituyen una historia del
trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus
conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser elaborados de
tal forma que muestren: Las informaciones y hechos concretos, el alcance del
trabajo efectuado, las fuentes de la informacin obtenida, las conclusiones a
que lleg. Desde el punto de vista personal, los papeles de
trabajo constituyen esencialmente un informe que facilitar la revisin del
trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requiera
informacin verbal adicional .
Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en
cualquier fecha futura un miembro de la empresa auditora o de la Contralora
General dela Repblica, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda
revisar los
papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia
contenida en los mismos. Los papeles de trabajo deben ser elaborados de
acuerdo a las tcnicas y normas existentes, y en concordancia normas de
elaboracin y tcnicas de auditoria presentadas a continuacin.








TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

La ejecucin del trabajo de auditora es una serie de actividades que se aplica
de manera lgica y sistemtica para que el auditor se allegue de los elementos
informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Las
cuatro fases de la ejecucin se describen enseguida.
a) Recopilacin de Datos
Mediante esta actividad el auditor se allega de la informacin y documentacin
necesarias para su revisin.
La compilacin de documentos debe estar relacionada con el programa, rea o
rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el auditor
debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explcito en sus requerimientos.
b) Registro de Datos
Se lleva a cabo en documentos denominados cdulas y papeles de trabajo, en
los que se asientan los datos referentes al anlisis, comprobacin y conclusin
sobre las operaciones examinadas.
Las especificaciones que deben cumplir los papeles de trabajo y los
lineamientos para su preparacin en las Normas Generales de Auditora
Pblica.
c) Anlisis de la Informacin
El anlisis consiste en la desagregacin de los elementos de un todo para ser
examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de
sus partes.
La profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado y en
relacin directa con
la problemtica determinada; es decir, si el programa, rea o rubro muestran
irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades,
el anlisis ser ms extenso; inclusive abarcar la totalidad de las operaciones
que estn relacionadas con la irregularidad.

d) Evaluacin de los Resultados
La evaluacin de los resultados slo es posible si se tomaron como base todos
los elementos de juicio suficientes para emitir una opinin.
Esta opinin estar plasmada en cdulas de observaciones donde se describen
las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal
transgredido y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la
problemtica.
Cuando a juicio del titular del rea de auditora alguna(s) observacin(nes)
determinada conlleve presunta responsabilidad administrativa, civil o penal, lo
comunicar con oficio al titular del rgano Interno de Control o de Control
Interno, anexando el soporte documental respectivo.
Para efectuar las actividades mencionadas en los cuatro incisos anteriores
deben aplicarse las tcnicas y procedimientos de auditora pblica.
Estos procedimientos son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a
un rea, programa, partida, rubro u operacin, mediante las que el auditor
obtiene bases para fundamentar su opinin.

A continuacin se mencionan las tcnicas y procedimientos ms
comunes utilizados en el trabajo de auditora:

1. Estudio General. Apreciacin sobre las caractersticas generales del rea,
programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a revisar, de los
presupuestos y/o estados financieros y de las partes importantes, significativas
o extraordinarias que los constituyen.

Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del auditor pblico que,
basado en su preparacin y experiencia, podr apreciar en los datos e
informacin originales del programa, rea o rubro por examinar las situaciones
importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Esta
tcnica sirve de orientacin, por lo que generalmente debe aplicarse antes de
cualquier otra.

2. Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales
que forman una cuenta, partida, rubro o concepto de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogneas y significativas. La utilizacin ms comn de
esta tcnica se da en el anlisis de saldos y en el de movimientos donde stos
son desagregados en los elementos que los constituyen para tener la visin
particular de cada uno de ellos.


3. Inspeccin. Examen fsico de bienes materiales o documentos, con el
objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operacin
registrada en el presupuesto, en la contabilidad o presentada en los estados
financieros, segn sea el caso.
4. Confirmacin. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona
independiente a la dependencia, organo desconcentrado, Procuradura General
de la Repblica o Entidad auditada, que se encuentra en posibilidad de conocer
la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de informar de una
manera vlida sobre ella.
Esta tcnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmacin
que conteste por escrito al auditor y proporcione la informacin que se solicita.
Puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva: Se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la
informacin y que emita sus comentarios, en su caso.
Negativa: Se envan datos al confirmante y se le solicita d respuesta slo si
est en desacuerdo con la informacin presentada.
Nula: No se enva informacin y se solicitan datos sobre saldos, movimientos
e informacin necesaria para la auditora.

5. Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los
servidores pblicos de la propia Dependencia, rgano Desconcentrado,
Procuradura General de la Repblica o Entidad. Con esta tcnica el auditor
puede obtener informacin y formarse un juicio sobre algunos saldos u
operaciones realizadas por el rea auditada. Por ejemplo: el auditor puede
formarse su opinin sobre la cobrabilidad de los saldos de deudores mediante
informacin y comentarios que obtenga de los encargados de los
departamentos de crdito y cobranzas.

6. Declaracin. Manifestacin por escrito, con la firma de servidores pblicos
que emiten la declaratoria de informacin o datos solicitados por el auditor.
Esta tcnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la
situacin que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de
informacin o una comparecencia donde la declaratoria del servidor pblico
queda plasmada en un acta.
7. Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegura la verdad
de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente
con tal atribucin.
8. Observacin. Presencia fsica de cmo se realiza una operacin o hecho.
Mediante esta tcnica el auditor se cerciora de la ejecucin de procesos,
mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos.
9. Clculo. Verificacin matemtica de alguna operacin. Existen partidas en la
contabilidad que son resultado de procesos computarizados realizados sobre
bases predeterminadas; en este caso, el auditor puede cerciorarse de la
correcta operacin matemtica de estas partidas mediante el clculo
independiente de las mismas.
El auditor podr realizar visitas domiciliarias para solicitar documentacin a
terceros y compararla con la presentada por el rea auditada. En este caso, el
auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita.

NORMAS PARA LA PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atencin a la
planeacin, concepcin y legibilidad, con ttulos completos y explicacin en
cuanto al fuente.
Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de
manera que puedan ser localizados y consultados fcilmente. Las siguientes
normas deben observarse en la preparacin de papeles de trabajo:
A) Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre
del ente, una descripcin de la informacin presentada, el periodo cubierto.
B) Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier
informacin de valor suficiente para requerir su inclusin en los papeles de
trabajo, amerita una hoja completa sobre su ttulo descriptivo.
C) Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona
que los prepar, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del
encargado del trabajo y el supervisor que los revis.

La completa y especifica identificacin de las cuentas analizadas, empleados
entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un
buen trabajo.
Los papeles de trabajo deben contener ndices que los relacione con la hoja de
trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o funcin
bsica, a la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados.
Al aplicar estas recomendaciones y medida que avanza la revisin, debe
elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigacin.



REQUISITOS MINIMOS
Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mnimos siguientes:
El nombre de la compaa sujeta a examen
rea que se va a revisar
Fecha de auditoria
La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a
cabo la supervisin en sus diferentes niveles.
Fecha en que la cdula fue preparada
Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo
Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a
donde pasan
Marcas de auditoria y sus respectivas explicaciones
Fuente de obtencin de la informacin
Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe
concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin.


ESTRUCTURA
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede
recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de
trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de
sus procedimientos para llegar a su dictamen.


NATURALEZA
Los papeles de trabajo son diseados y organizados para cumplir con las
circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular.
El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control,
cartas machote, organizacin estndar de papeles de trabajo) puede mejorar la
eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo.
Facilitan la delegacin de trabajo a la vez que proporcionan un medio para
controlar su calidad.




CONFIDENCIALIDAD
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad
respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las
empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen
que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados
financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones,
siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no
mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.





PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor , l los prepar y son la
prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya
que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, esta obligado
a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen. Es
decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto
profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesin
(amenos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que
obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).





CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso

Papeles de uso continuo.
Papeles de uso temporal.

Por su contenido

Hoja de trabajo.
Cdulas sumarias o de Resumen.
Cdulas de detalle o descriptivas.
Cdulas analticas o de comprobacin.1.



POR SU USO:

Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios
ejercicios(acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos,
cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos,
etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les
acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los
servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la
misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo
para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada,
contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este
caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del
ejercicio a que se refieran.

POR SU CONTENIDO:

Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la
propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave
cuyo contenido esta ms o menos definido.

Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o
ejecucin del trabajo. Entre estos estn:

Planificacin de auditoria
Hojas de trabajo
Cdulas sumarias o de resumen
Cdulas de detalle
Cdulas narrativas
Cdulas de hallazgos
Cdulas de notas



Cdulas de marcas Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el
rea auditada. Entre los que figuran:

Estados financieros
Conciliaciones bancarias
Manuales
Organigramas
Planes de trabajo
Programacin de actividades

Informes de labores Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los
documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al rea
auditada. Algunos de estos son:

Confirmaciones de saldos
Interpretaciones autnticas y normativa publicada
Decretos de creacin de unidades
Opiniones Jurdicas
Opiniones Tcnicas

LAS CDULAS DE AUDITORIA SE PUEDEN CONSIDERAR DE DOS TIPOS:

Tradicionales.
Eventuales.





Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya
nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido;
dentro de estas se encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de
conceptos y/ocifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u
operacin.

Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que
conforman una cdula sumaria.

Las eventuales, no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de
nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser
cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste,
cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas
de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes,
entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse.



NDICES DE AUDITORA

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se
integrarn en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su
distincin o clasificacin, se sealan mediante un clave escrita en todos y cada
uno de los documentos que lo integran en el ngulo superior derecho con lpiz
de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre de
ndices.



Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras
as como clasificarlas por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se
puede saber o identificar de que cdulas se trata y el lugar que le corresponde
en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos, teniendo un orden
lgico y flexible.

El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar
las cdulas. sta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y
facilita la revisin de los expedientes o la consulta de determinado rengln, cifra
o concepto.






A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los
expedientes de papeles de trabajo que generan las revisiones efectuadas
al Instituto.

NDICES CONCEPTO

A ANTECEDENTES DE LA REVISIN
B INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES

A. Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser
utilizada para conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo:
orden de auditora, carta planeacin, cronograma de actividades, acta de inicio
de auditora, informes de auditoras anteriores, seguimiento de observaciones,
comunicaciones sobre problemtica, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones
comentadas.Comprende el informe donde se seala el resultado de la auditora
practicada, as como las observaciones que se determinaron y que fueron
comentadas con el personal autorizado del rea revisada.

C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura
orgnica, manual de organizacin y procedimientos, estructura bsica y no
bsica, control de personal, expedientes, confronta de tabuladores de sueldos
autorizados contra nmina, verificacin de pagos y estructura funcional, etc.

D. Rubro de adquisiciones.- Comprende el anlisis de funciones y actividades
en el mbito de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto
autorizado, programa anual, licitaciones en sus diferentes modalidades,
inventarios, pago de prestaciones y servicios, verificaciones fsicas, comits,
subcomits de compras y manuales que regulen la actividad, etc.


E. Rubro de obras pblica.- Integra la documentacin respecto a la
autorizacin y ejercicio del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones,
manejo y control de estimaciones, as como manuales que regulen la actividad.

F. Fondos y valores.- Comprende la revisin a los renglones o reas de
contabilidad, tesorera, presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la
actividad, etc.



G. Revisiones especiales.- Comprende la documentacin de aquellas
revisiones que no estn consideradas en los rubros mencionados, as como
auditoras no financiera tales como:
Desempeo, Administrativas, Operacionales, etc.

H. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentacin
utilizada para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las
reas auditadas a las observaciones determinadas.

Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la
auditora, los siguientes datos:

La observacin a la cual se da seguimiento.
Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la
problemtica planteada.
El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, incluir el replanteamiento que
propone el auditor,
mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las
irregularidades.

MARCAS DE AUDITORIA

Las marcas de auditora son smbolos convencionales que utiliza el auditor
para dejar constancia de las pruebas y tcnicas de auditora que se aplicaron;
generalmente se registran con lpiz rojo.
Las marcas de auditora cumplen los siguientes propsitos:

1. Dejar constancia del trabajo realizado.

2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de
la cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades
efectuadas para la revisin de varias partidas.

3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el
trabajo realizado.



Por sus caractersticas, las marcas pueden ser de dos tipos:

1. Estndar

Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o
procedimientos que se aplican constantemente en las auditoras y son
interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las
emplean.
2. Especficas

Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se
adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y
sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo (1).

Para las reas de Auditora de los rganos de Control, se han establecido las
marcas de auditora que a continuacin se muestran:

MARCAS DESCRIPCIN

Clculos verificados (toda operacin aritmtica)

Operacin aritmtica incorrecta

Cifras cuadradas

Cifras que no deben tomarse en consideracin.


Comprobante examinado que carece de requisitos fiscales.



Punto pendiente por aclarar.



Punto pendiente, que fue verificado y resuelto.


Documentos especiales examinados de carcter legal
(contratos, plizas de seguros, etc.)

Confrontado en segundo anlisis.

Confrontado contra documentacin comprobatoria (con
requisitos).

Libros, documentos contabilizadores (plizas, etc.).
Confrontado contra documentacin comprobatoria (sin
requisitos)

Se investig y acept comentarios.

Ajustes propuestos.

Ajustes aplicados.
C Confirmacin enviada.

C
Confirmacin contestada.
Para destacar determinado hecho de las cdulas, se
encerrar el concepto y cifras relativas entre dos marcas, lo
suficientemente grandes como se indica aqu mismo.

Cuando se haya formulado cdula de puntos pendientes y
vayan quedando aclarados, al centro del concepto relativo
se pondr la marca que se indica.

Conectores para identificar y correlacionar importes y/o
hechos en las cdulas.
.
Estas son otras marcas de Auditora que se pueden utilizar:


Cotejado con registros presupuestales autorizados
^ Verificado contra registros presupuestales autorizados
@ Cotejado con la Cuenta Pblica

Incluir en el informe
X X
Partida presupuestal afectada que no cumple la
normatividad aplicable
Notas aclaratorias (llamada de auditora)
DE: Fuente de datos
N/A No aplicable

Va a otra cdula
Viene de otra cdula

Sin comprobante

Comprobante sin requisitos fiscales

Cumple con requisitos fiscales

Adicionalmente, un ejemplo y por sus caractersticas, para la Auditora de Obra
Pblica se han implementado las siguientes marcas, cuya aplicacin debe
adoptarse por el personal que se encuentre adscrito a la misma.


Verificado fsicamente

Verificado con tabulador de precios unitarios

Se contrapone al precepto legal (citar ley y artculo)



Confirmacin por compulsa

Comentar con el superior

Continua al reverso

Cotejado con normatividad

Diferencias
v
f


tp
u

Documento que no cumple
DO Documento original
FD Faltante de documentacin
AP Conexin con el archivo permanente
P Planos que sirven de soporte
G Nmeros generadores
GA Generadores de auditora
GEA Generador del ente auditado
E Estimaciones
PU Precios unitarios sujetos a revisin
V+ Volumen de mas
Dt Deductiva
At Aditiva






























CONCLUCION

Las normas de preparacin de papeles de trabajo de auditora son muy
importantes yaque permite tener eficiencia en los mismos de manera,
oportuna, precisa y confiable esto permite que el auditor pueda realizar su
trabajo de mejor manera.







RECOMENDACIN


El uso apropiado de las normas para la preparacin ayudan al auditor ser
preciso y confiables en el trabajo que desempea y el que asigne tambin le
ayudara a tomar una buena decisin al elaborar una declaracin en una
empresa.
Al conocer mejor las tcnicas esto permitir al auditor a desempear un buen
trabajo en diferentes actividades que realiza con el fin de garantizar a la
empresa un buen trabajo por parte del auditor.