VERSIN: 1.0 FECHA: INSTRUCTIVO N 07-2010-FONCODES/UA-ETL PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL FLUJO DOCUMENTARIO INTERNO Y EXTERNO DE FONCODES
RUBRO CARGO FIRMA FECHA Elaborada por: Jefe del E!"po de #raba$o de %o&'()"*a Re+"(ada por: U,"dad Ad-","()ra)"+a Gere,)e .la,ea-"e,)o / Re(!l)ado( Jefe E!"po de #rab. de Ra*"o,al"0a*"1, 2 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: Aprobada por: 2"re*)or E$e*!)"+o INSTRUCTIVO N 072010 FONCODES /UA-ETL PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL FLUJO DOCUMENTARIO INTERNO E!TERNO DE FONCODES I" OBJETIVO Establecer los criterios y lineamientos para la optimizacin de la gestin del flujo documentario interno y externo a fin de simplificar, agilizar y brindar oportunamente la orientacin e informacin solicitada por los usuarios tanto externos como internos. II" FINALIDAD Otorgar a los usuarios nuestros servicios oportunos relacionados con la recepcin, registro, clasificacin, distribucin, atencin, seguimiento y control de los documentos internos y externos con calidad, orientacin e informacin respecto a las solicitudes y trmites en las unidades orgnicas de FONO!E". III" ALCANCE El presente #nstructivo ser de aplicacin en todas las $nidades Orgnicas de FONO!E" y E%uipos &onales cuyo personal sin restriccin de su condicin laboral o modalidad de servicio tienen la obligacin de cumplirla estrictamente. IV" BASE LEGAL a. 'ey N( )*+++, 'ey de ,rocedimiento -dministrativo .eneral. b. !ecreto de $rgencia N( /001)//0, %ue establece como d2as 3biles para el cmputo de determinados plazos administrativos a los d2as sbados, domingos y feriados no laborables. c. 'ey N( )0/0/, 'ey del "ilencio -dministrativo. d. !ecreto "upremo N( /+41)//41,5 , %ue -prueba el 6exto 7nico Ordenado86$O9 de la 'ey N( )*:/;, 'ey de 6ransparencia y -cceso a la #nformacin ,<blica. e. 'ey N( )*0)*, %ue modifica la 'ey N( )*:/;, 'ey de 6ransparencia y -cceso a la #nformacin ,<blica. 3 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: f. !ecreto "upremo N( /*)1)//41,5, %ue aprueba el reglamento de la 'ey de 6ransparencia y -cceso a la #nformacin ,<blica. g. !ecreto "upremo N( /==1)//+15#5!E", %ue aprueba el >eglamento !e Organizaciones y Funciones 8>OF9,del 5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial. 3. -cuerdo N( //;?)//@ 6ribunal de ontrataciones y -d%uisiciones del Estado. i. >esolucin 5inisterial N( =;/1)//0 5#5!E", %ue aprueba el 5anual de #dentidad .rfica y Estandarizacin de !ocumentos. j. >esolucin de la !ireccin Ejecutiva NA 4=) %ue aprueba la !irectiva NA /=+1)//01FONO!E"?!E B,rocedimientos para la Formulacin, -probacin y -ctualizacin de la Normativa #nterna.C V" DISPOSICIONES GENERALES # >acionalizar y agilizar las acciones administrativas de trmite documentario, relacionado con la recepcin, registro, clasificacin, distribucin, atencin, seguimiento y control de los documentos internos y externos. VI" DISPOSICIONES ESPECIFICAS # a. $niformizar criterios para el adecuado manejo del flujo documentario. b. ,roporcionar a los responsables del 6rmite !ocumentario un instrumento de gestin %ue regule el flujo documentario. c. "implificar el trmite interno y externo de los documentos para el cumplimiento de los principios de celeridad, y eficiencia de la tramitacin. d. ,roporcionar informacin de manera oportuna y eficaz de los documentos %ue se tramitan para %ue contribuyan a una mejor gestin administrativa. VII" MEC$NCIA OPERATIVA # %"1" DEL TR$MITE DOCUMENTARIO E!TERNO# %"1"1" R&'&(')*+ ,& D-'./&+0-1#
"on las acciones administrativas mediante las cuales ingresarn a la Entidad la documentacin y?o correspondencia para su tramitacin, seg<n el proceso siguienteD 4 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA:
a. 'os documentos de 6rmite Externo sern recibidos exclusivamente por 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo. b. 'a recepcin de los documentos externos implica el acuse de recibo mediante el sellado del original en la parte superior derec3a, del documento recibido y se anota el n<mero de expediente, fec3a y 3ora de recepcin" c. 'os documentos fax %ue ingresen a cada $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica se registrarn como !ocumentos de 6rmite Externo por la 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo. d. 'os !ocumentos de 6rmite Externo debern consignar necesariamente los datos del remitente 8nombres, apellidos, domicilio, n<mero del !N# y telEfono9 y firma o 3uella digital en caso %ue no supiera firmar o estuviera impedido para ello. e. 'os documentos %ue no cumplan con lo estipulado en el prrafo anterior no sern registrados ni recibidos. f. El servidor o servidores responsables de la recepcin y registro de los documentos y expedientes procedern a abrir los sobres para su verificacin correspondiente a fin de %ue estos cumplan con los re%uisitos establecidos a excepcin de la documentacin secreta, confidencial y reservada. g. !e encontrarse incompleta la documentacin o faltase alg<n re%uisito, se informar de ello al interesado o representante en el mismo momento de la recepcin, %uien tendr ) alternativas# !esistir de su presentacin. ,resentarla, en cuyo caso ser recibida con las observaciones correspondientes para %ue sean subsanadas en un plazo no mayor de dos 8)9 d2as 3biles, teniEndose por no presentada Esta en caso contrario, conforme a lo dispuesto en el art2culo =)@ de la 'ey NA )*+++, 'ey del ,rocedimiento -dministrativo .eneral. 5 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: 3. -l recibirse la documentacin, se proceder a verificar los folios, se estampar el sello de recibido 8%ue incluye la fec3a, 3ora y firma9 en el original y cargo8s9 %ue ser8n9 entregado8s9 al interesado. i. El personal de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo de la "ede entral de FONO!E" y %uienes 3agan sus veces en las oficinas zonales de FONO!E", antes de ingresar los documentos al "6! debern verificar si Estos se encuentran vinculados a alg<n expediente y si as2 fuese se insertarn al ya existente, evitndose la creacin de un nuevo n<mero de expediente. !e tratarse de documentos o expedientes nuevos, se registrarn realizando las acciones correspondientes en el "6!, %ue asignar a los documentos de 6rmite Externo la fec3a y numeracin correlativa en forma automtica. j. En caso se presentase una reiteracin a un pedido atendido, se considerar como una nueva solicitud, generndose un n<mero de expediente. F. "i los documentos corresponden a un procedimiento del 6$,- se verificar su estado, teniendo en cuenta %ue los procedimientos tienen plazos de culminacin. l. 'a correspondencia dirigida a un ex funcionario %ue por razones diversas ya no ocupe el cargo al %ue 3ace mencin el documento, se recibir para su derivacin al funcionario %ue se encuentre ejerciendo dic3o cargo, por un periodo prudencial inmediato al cambio. m. 'a 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo de la "ede entral y %uienes 3agan sus veces en la oficinas zonales de FONO!E" +- ,&2&34+ 3&')2)3 ,-'./&+0-1 ,& 5+,-6& (&31-+76"
VII " 1 " 2 E+85- ,& D-'./&+0-1# a. 'os expedientes y?o documentos %ue sean remitidos o enviados al 5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial 85#5!E"9, 5inisterio de Econom2a y Finanzas 85EF9 o alg<n otro 5inisterio o #nstitucin ,<blica ,&2&34+ -26)970-3)7/&+0& 1&3 :-6)7,-1. b. "i son documentos para la firma de alg<n funcionario de las sedes en mencin debern ir correctamente protegidos.
6 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: c. 'a documentacin enviada deber llegar con la debida anticipacin. En caso de documentos urgentes y %ue lleguen con posterioridad al 3orario de atencin, ser necesario %ue se coordine con la $nidad Orgnica correspondiente8>eceptora9 as2 como con la Oficina de 6rmite !ocumentario del 5#5!E" para la autorizacin correspondiente. VII " 2 DEL TRAMITE DOCUMENTARIO INTERNO# El especialista del 6rmite !ocumentario y -rc3ivo gestionar el env2o por courier y ? o servidores toda la correspondencia %ue le sea alcanzada en los siguientes 3orarios D VII " 2" 1 SERVICIO MOTORI;ADO #
a. PRIMERA SALIDA D "er a partir de las =/.4/ -5 , a partir de esa 3ora se inicia la reparticin de los documentos 8sobres9 recepcionados de todas las dependencias internas, los cuales sern debidamente foliados dndole prioridad en la distribucin de los documentos con destino al 5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial 85#5!E"9, ON6>-'O>G- .ENE>-' !E '- >E,$H'#-, 5inisterio de Econom2a y Finanzas 85EF9 o alg<n otro 5inisterio o #nstitucin ,<blica por lo %ue se deber tomar en cuenta lo siguienteD 7"1 'os documentos sern recibidos por ventanilla y?o por el courier, adjuntndose para el efecto el ticFet de despac3o de la correspondencia a remitirse. 7"2 !eber indicarse correctamente la fec3a, cdigo de la $nidad .erencial, E%uipo de 6rabajo y?o E%uipo zonal si es 'ocal, Nacional o #nternacional. a.4 uando la correspondencia a remitirse sea con destino a los E%uipos &onales, 5unicipalidades en provincia o alg<n otro destino se deber especificar la direccin exacta, nombre, apellidos y firma del remitente.
b. SEGUNDA SALIDA # "er a las =+.4/ ,5, y solo se repartirn los documentos recepcionados en sobres debidamente foliados especialmente los %ue van dirigidos al 5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial 85#5!E"9 , '- ON6>-'O>G- .ENE>-' !E '- >E,$H'#-, o alg<n otro 5inisterio o #nstitucin ,<blica los cuales sern recibidos por ventanilla y?o el courier, debiendo adjuntarse adems el ticFet de despac3o de la correspondencia y el llenado ser tal y conforme se especifica en el <ltimo prrafo especificado en el literal anterior. 7 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA:
VII " 2" 2 SERVICIO A NIVEL NACIONAL# a. 'os documentos de las dependencias de la entidad, dirigidas a las Oficinas &onales y otras entidades p<blicas o privadas sern recibidos por la persona encarga del servicio de courier con la supervisin del especialista en 6rmite !ocumentario y -rc3ivo, cuyo 3orario ser 3asta las +.4/,5 para lo cual debern adjuntar el ticFet de despac3o de correspondencia, cuyo llenado deber 3acerse previa verificacin de datos %ue 3allan sido anotados en los sobres de correspondencia. b. 'o relacionado a transporte de carga debe ser coordinado con el Especialista de ontrol ,atrimonial, Especialista en -lmacEn, representantes de vigilancia y el courier para un mejor control de "alida de Hienes de la #nstitucin. c. 'os documentos %ue se entreguen por 6rmite !ocumentario y -rc3ivo, despuEs de los 3orarios indicados se despac3arn al d2a siguiente. uando es urgente despac3ar el documento el mismo d2a se deber solicitar la autorizacin expresa del .erente de la $nidad -dministrativa o del Iefe del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica. d. 'os documentos %ue se env2en al extranjero debern adjuntar el ticFet de despac3o de correspondencia, debiendo ser firmado por la $nidad .erencial %ue solicite el servicio. e. !ocumentos prioritarios de la !ireccin Ejecutiva %ue lleguen fuera del 3orario establecido, estn exceptuados expresamente. VII " < =ORARIO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS# 7" El 3orario de atencin al p<blico para la recepcin de documentos a nivel de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo ser de :.4/ -5 a +.4/ ,5 . 2" 'a atencin para los d2as sbados, domingos y feriados seg<n !. " /001)//0 ser de :.4/ -5 a @.=@ ,5. '" El especialista en 6rmite !ocumentario y -rc3ivo establecer turnos, ,& 076 /7+&37 >.& +- 1& )+0&33./(7 67 70&+')*+ 76 (?26)'- &+ @-373)- ,& 3&:3)9&3)-" ," Excepcionalmente cuando se re%uiera recibir un documento externo fuera del 3orario de atencin , se consignar el sello %ue corresponde, as2 como la fec3a del d2a 3bil inmediato posterior. 8 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: VII " A FLUJO DOCUMENTARIO INTERNO E!TERNO#
a. 'os memorandos, informes, notas, cartas, oficios, documentos resolutivos y otros, %ue elaboren las dependencias orgnicas debern ser registrados en el "6!, %ue los enumera automticamente, para ser remitidos directamente de una dependencia a otra, dentro de FONO!E". b. ,ara la remisin de los documentos se generan Jojas de 6rmite, las cuales debern adjuntarse obligatoriamente a estos. VII " A"1 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS# -ntes de distribuir la !ocumentacin, esta deber ser analizada y ordenada, para lo cual se tendr en cuenta lo siguienteD a. orrespondencia om<nD -%uella %ue dada su naturaleza puede ser conocida por cual%uier persona. b. orrespondencia lasificadaD -%uella %ue 3a sido seleccionada teniendo en cuenta el valor de su contenido y su naturaleza, y %ue no debe ser conocida por cual%uier persona. ,uede serD secreta o confidencial y reservada. VII "A" 2 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS# a. 'a 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica / 6rmite !ocumentario y -rc3ivo se encargarn de distribuir los documentos, remitiEndolos a la dependencia o funcionario %ue corresponda para su gestin. ,ara ello realizarn un primer corte a media maKana ==.4/am y otro a media tarde 4.4/pm. b. El 'istado de documentos derivados %ue se genere se adjuntar a los expedientes f2sicos, como cargo para la entrega de los mismos, con la finalidad de %ue la $nidad -dministrativa o la $nidad Orgnica correspondiente colo%ue el sello y firma de conformidad. c. 'os documentos entregados f2sicamente a las respectivas $nidades -dministrativas y $nidades Orgnicas debern ser recibidos y registrados en el "6!. d. El responsable de la distribucin de documentos se encargar de arc3ivar los cargos del listado de documentos derivados, en orden cronolgico, llevando el control respectivo, as2 como los documentos tramitados por el servicio de mensajer2a. e. 9 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: f. 'os documentos urgentes, dada su naturaleza, se entregarn inmediatamente despuEs de su registro a la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica %ue corresponda, con el cargo respectivo. VII "A" < DERIVACION DE DOCUMENTOS# VI1 "A "< "1 PARA LA DIRECCION EJECUTIVA# "e derivarn directamente a la !ireccin Ejecutiva, los siguientesD a. !ocumentos de carcter reservado o confidencial, dirigidos al !irector Ejecutivo, %ue tengan como remitentes a funcionarios de #nstituciones ,<blicas o ,rivadas u Organismos #nternacionales, entre otros. b. !ocumentos suscritos por 5inistros de Estado, Embajadores, >epresentantes de Organismos #nternacionales o similares, dirigidos al !irector Ejecutivo. c. #nvitaciones dirigidas al !irector Ejecutivo %ue tengan como remitentes a funcionarios de #nstituciones ,<blicas o ,rivadas u Organismos #nternacionales, Organizaciones "ociales, personas naturales, entre otros. VI1" A "< "2 PARA LAS UNIDADES ORGANICAS# a. !espuEs de emitir el ,rove2do o 6ipo !ocumental, la dependencia correspondiente lo anotar en la columna de !ocumento -djunto u Observaciones de la Joja de 6rmite, con el LA HA, la firma y el sello respectivos, y se remitir el expediente a la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica pertinente, efectuando la derivacin a travEs del "6!. b. 'a $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica remitente ser responsable de asegurarse %ue las derivaciones de los expedientes en el "6! vayan acompaKados de las entregas f2sicas de los mismos, atendiendo a los plazos establecidos. VII "A" A ACCIONES DE REGISTRO# 7. USO DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO STD El uso del "6! permitir utilizar los atributos y consignar en la Joja de 6rmite los siguientes datosD 10 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: R&/)0&+0&# Es la persona o #nstitucin %ue env2a la documentacin o expedientes a los diferentes destinos tanto internos como externos. D&0766&D "e consignarn los datos del remitente. A1.+0-# El "6! tiene una base de datos de temas generales y procedimientos del 6$,- %ue contribuyen a identificar el documento ingresado. D-'./&+0-# "e registrar el 6ipo !ocumental recibido seguido del n<mero del documento, con las respectivas siglas institucionales y la cantidad de folios. D&1'3)(')*+# En este espacio, se describe el tenor o asunto del documento en forma breve. "e indican los datos sobresalientes, fec3as, asunto, documentos de referencia, etc. 2. FLUJO DEL E!PEDIENTE# T)(-# "e consignar la condicin del documento 8Original o copia9. F&'@7 ,& D&3)87')*+# El "6! consignar automticamente la fec3a y 3ora de registro. D&10)+7073)-# "e derivar el documento a la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica correspondiente. A'')*+# "e consignar el n<mero =+ correspondiente a la accin onocimiento y Fines. D-'./&+0- R&:&3&+')7# ,ara el trmite interno, el "6! asignar automticamente el n<mero de acuerdo al 6ipo !ocumental. D-'./&+0- A,B.+0- C/- O21&387')-+&1# "e 3ar referencia al documento adjunto si lo 3ubiere. 'os procedimientos %ue involucren la emisin de documentos resolutivos debern culminar su trmite con toda la informacin registrada en esta columna, sea interna o externa. '. USO DE LOS APLICATIVOS DEL STD 11 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: 'os expedientes con un mismo asunto o remitente se anexarn, cuando corresponda, en la Joja de 6rmite ms antigua, arc3ivando las posteriores. 'as copias informativas %ue se reciban sern ingresadas en el "6! como tales, debiendo tomarse conocimiento de las mismas y arc3ivarlas, sin %ue impli%uen la realizacin de accin o derivacin alguna al respecto. VII " A" D INFORMACIN ATENCIN A USUARIOS# En la 5esa de ,artes o %uien 3aga sus veces en las Oficinas &onales, se orientar al administrado respecto del estado de su trmite, los re%uisitos para la presentacin de sus solicitudes y la informacin sobre la temtica de FONO!E". 'as personas %ue brinden orientacin al ciudadano deben contar con la experiencia necesaria y llevar un registro de la estad2stica de atenciones. VIII" NORMAS COMPLEMENTARIAS AL PROCESO #
E"1 DE LOS DOCUMENTOS O E!PEDIENTES # 7" $na vez concluido el trmite correspondiente el expediente y?o documento deber ser foliado en la parte superior derec3a de cada pgina, incorporando los dems actuados en orden cronolgico de abajo 3acia arriba, formando un solo cuerpo, procurando su conservacin en el tiempo. 2" 'os documentos internos y externos debern contener todos los documentos originales %ue se adjuntaron, y debern estar debidamente foliados, siendo responsable de la actualizacin del mismo, la $nidad Orgnica %ue realiz la ultima remisin del expediente. '" 'as 3ojas de 6rmite no debern ser desglosadas del documento o expediente. "on <nicas y debern reflejar el flujo documental desde su inicio 3asta su culminacin. 12 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: ," 6odo documento o expediente para su derivacin o distribucin a las oficinas %ue correspondan, obligatoriamente mantendrn el formato denominado BJoja de 6rmiteC. &" 6odos los expedientes y Jojas de 6rmite debern ser atendidos, ejecutados y arc3ivados ,tanto f2sicamente como electrnicamente. :" -l termino de cada ejercicio fiscal es responsabilidad de la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica remitir la informacin correspondiente a la !ireccin Ejecutiva sobre los expedientes asignados en el "6! , +- ,&2)&+,- >.&,73 (&+,)&+0&1 - )+'-+'6.1-1" E"2 SITUACIONES ESPECIALES# a. En los casos de recursos de reconsideracin, apelacin y revisin, se proceder de acuerdo a lo establecido en los art2culos )/:,)/0 y )=/ de la 'ey N( )*+++, 'ey del ,roceso -dministrativo .eneral. b. 6ratndose de recursos de apelacin presentados durante el desarrollo de procesos de seleccin, debern ser puestos en conocimiento al E%uipo de 6rabajo de 'og2stica y al ,residente del omitE Especial del ,roceso, el mismo d2a de su presentacin , observndose lo dispuesto en los art2culos =/+, =/@, =/0, y ==/ del >eglamento de la 'ey de ontrataciones del Estado, aprobado por el !ecreto "upremo N( =:+1)//: MEF, y sus modificatorias. c. >especto a las denuncias de personas naturales contra funcionarios, se verificar previamente los datos en la base de datos de la >EN#E. I!" DISPOSICIN FINAL
- las $nidades -dministrativas y $nidades Orgnicas de FONO!E", se les instalar el "oftNare #ntersectorial denominado "#"6E5- !E 6>-5#6E !O$5EN6->#O 8"6!9, con el propsito de registrar los documentos internos, as2 como los documentos %ue ingresan del exterior y de esta manera informar en forma oportuna a los administrados del resultado8s9 de su gestin.
!" RESPONSABILIDAD 13 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: 'a $nidad -dministrativa y el E%uipo de 6rabajo de 'og2stica a travEs del Especialista en 6ramite !ocumentario y -rc3ivo sern los responsables de difundir la presente norma a los B$suarios #nternosC y B$suarios ExternosC y velar por su estricto cumplimiento. !I " GLOSARIO DE TERMINOS# DEFINICIONES
a. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& EF0&3+-1# "on a%uellos documentos generados y remitidos por los administrados e #nstituciones ,ublicas o ,rivadas, cuyas destinatarias son las $nidades Orgnicas de FONO!E". b. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& I+0&3+-# "on a%uellos documentos generados por las .erencias de las $nidades -dministrativas y las $nidades Orgnicas de FONO!E". 6ienen la rubrica original del funcionario %ue emite el documento. "e considera tambiEn como original las copias de los documentos originales %ue debido a una derivacin m<ltiple ad%uieran tal condicin a fin de poder ser tramitadas ante dos o ms dependencias. c. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& R&9.673 # orrespondencia %ue recibe la 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo %ue es abierta para su respectivo registro, a excepcin de la documentacin secreta, confidencial o reservada. d. D-'./&+0-1 '671):)'7,-1 # Es a%uella correspondencia %ue recibe el personal de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo %ue por su naturaleza y contenidos se clasifican como secreta, confidencial o reservadaO E" #NL#O'-H'E, y debe ser remitida al destinatario en las condiciones de seguridad en %ue fue recibida. e. D-'./&+0-1 C-+:),&+')76&1 # orrespondencia %ue por el tipo de informacin %ue contiene, re%uiere de un alto grado de proteccin y solo debe ser conocido por el funcionario a %uien va dirigido. f. D-'./&+0-1 ,& P3-'&,)/)&+0-1 ,&6 TUPA # "on !ocumentos %ue contienen los re%uisitos de un procedimiento establecido en el 6$,- institucional %ue forman parte de un expediente , este procedimiento cuenta con plazos establecidos de estricto cumplimiento por las .erencias de las $nidades -dministrativas y las $nidades Orgnicas responsables. 14 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: g. C-()71 I+:-3/70)871 # "on copias de los documentos internos %ue en la mayor2a de los casos no generan accin ni respuesta y se utilizan para 3acer de conocimiento determinado asunto relacionado con la Entidad, por lo %ue una vez cumplido el objetivo sern arc3ivadas tanto en f2sico como en el "istema de 6rmite !ocumentario 8"6!9. 3. D)103)2.')*+ ,& D-'./&+0-1 # Es la accin de entregar documentacin en las diferentes $nidades Orgnicas de FONO!E". i. D&3)87')*+ # -ccin de trasladar la responsabilidad del trmite de un documento de una a otra instancia. j. EF(&,)&+0& # $nidad documental conformada por un conjunto de documentos relacionados a un mismo asunto generado orgnica y funcionalmente , registrado en "6! a solicitud de los administrados para la gestin y trmite del documentoD 'os expedientes pueden encontrarse en estado anulado ,arc3ivado, atendido, derivado o pendiente. j.= EF(&,)&+0& A3'@)87,- # -%uel documento %ue se mantiene en custodia, como fuente de informacin. j.) EF(&,)&+0& A0&+,),- # -%uel documento cuya solicitud primogEnita 3a sido resuelta. j.4 EF(&,)&+0& P&+,)&+0& # -%uel documento %ue esta en proceso de atencin. F. F-3/70- # Es la forma, tamaKo y dimensiones de los documentos 8papel, cartulina, otros9 de acuerdo a normas establecidas para el "ector ,<blico. l. =-B7 ,& 034/)0& # Formato %ue la 5esa de ,artes de del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo ad3iere encima del primer escrito presentado por el administrado, con el cual se inicia el procedimiento administrativo, %ue permite identificar la fec3a, 3ora de presentacin, total de folios, interesado, tipo de documento, n<mero de expediente, asunto, $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica de destino y el motivo de la derivacin. m. I+:-3/7')*+ # -ccin de dar a conocer al interesado el estado en %ue se encuentra un documento f2sico debidamente registrado en el "6! , con indicacin de la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica, persona %ue se encuentra evalundolo y el tiempo en el %ue se viene ejecutando. 15 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: n. M&,)- # Es el canal utilizado para enviar un documento, el cual puede ser f2sico o electrnico. o. P3-8&5,- # -notacin %ue se efect<a en la columna de documento adjunto u observaciones de la Joja de 6rmite. p. R&'&(')*+ # -ccin de recibir y sellar el documento %ue ingresa , indicando el n<mero de registro y la fec3a y firma en el documento original como en el cargo o copia. %. T)(- D-'./&+076 # "e refiere a los documentos tales como #nformes, Notas , oficios, cartas, etc, los %ue se redactaran deacuerdo a los modelos establecidos en el 5anual de #dentidad .rfica y estandarizacin de documentos 8>esolucin 5inisterial N( =;/1)//0 5#5!E", %ue aprueba el 5anual de #dentidad .rfica y Estandarizacin de !ocumentos9. 16 C2IGO: F%OIN03.IN UNIDAD ADMINISTRATIVA EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA VERSIN: 1.0 FECHA: 17