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Verificado
Sumas comprobadas
FECHA: ELABORADO POR : FECHA
09/11/2009 HRJ 12/11/2009 HRJ
La emisin de cheques por parte de la contadora han sido realizados en orden secuencial
y cronolgico, por lo cual se lleva une estricto control en el manejo de los cheques
NOMBRE DE LA EMPRESA
EXAMEN ESPECIAL
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008
CEDULA ANALITICA DE BANCOS
REVISADO POR
A6
1-1
A continuacin tendremos la hoja SUMARIA DE BANCOS con el ndice correspondiente: A7/1-7, dicho
formato y ejemplo es como sigue:
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
TIPO DE EXAMEN: EXAMEN ESPECIAL
COMPONENTE: BANCOS
ALCANCE: DEL 1 DE Enero al 31 de Deiciembre de 2008
SALDO CERTIFICADO SALDO
CUENTA 31/12/2008 DEBE HABER AUDITADO
BANCOS 51.001,07 51.001,07
ciones
Verificado
_ Sumas comprobadas
FECHA: ELABORADO POR :
09/11/2009 HRJ
REVISADO POR
HRJ
AJUSTE RECLASIFICIN
SUMARIA DE BANCOS
comentario: El saldo presentado en el Balance General de la ..........al 31 de
diciembre de 2008 es razonabl, y no da cabida a que se r ealicen ajustes ni reclasifica
A7
1-7
Las siguientes hojas correspondientes al documento A7, es decir las hojas 2-7; 3-7; 4-7; 5-7; 6-7 y 7-7
corresponden a las hojas del balance General, como es extenso abarca todas las dems 6 hojas.
EN EL MISMO ORDEN DEBERN REALIZAR EL EXAMEN PARA LA CARTERA DE CREDITO U OTRAS
CUENTAS SUJETAS A EXAMEN
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIDAD III
INFORMES DE LA UDITORA
FINANCIERA
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Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
2.2.3 FASE III: Comunicacin de Resultados
La labor de auditora no es secreta para los directivos, administradores y
funcionarios de una empresa sujeta a control, para personas externas si, esta
consideracin faculta al auditor discutir abierta y con amplitud los hallazgos
(resultados preliminares de auditora) para que se obtenga evidencia suficiente y
competente que le permita al elaborar el informe definitivo que contenga
conclusiones y recomendaciones prcticas pendientes a mejorar la gestin
administrativa de una empresa.
En este contexto la comunicacin estar presente en todo el desarrollo de la
auditora.
Al Inicio: Para que se enteren de la labor a desarrollarse y presten colaboracin en
presentar informacin y documentos para anlisis.
En el curso de la auditora: Para ir solucionando todo tipo de situacin que arroje
el anlisis de la auditora.
Al Final: Para dejar constancia escrita de los resultados obtenidos y las
recomendaciones formuladas.
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COMPONENTE. ACTIVO FIJO
PERIODO: DEL 01 DE ENERO 2007 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010
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3.1 Informe de Auditora
Constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan, el
dictamen profesional a los Estados Financieros, las notas a los Estados
financieros, la informacin financiera complementaria, la carta de control
interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
3.2Clases de Informe
3.2.1 Informe Corto: Es el documento formulado por el auditor para
comunicar los resultados, cuando se prctica una auditora financiera de la
cual los hallazgos no son relevantes ni se desprenden responsabilidades por
prdidas, sustracciones, acciones u omisiones de aplicacin de una ley, una
norma, etc. Este informe de estar compuesto por el dictamen y los estados
Financieros con sus notas.
El dictamen es la carta de presentacin del informe, contiene un prrafo
introductorio, otro de alcance y el de opinin personal.
Los dictmenes del auditor sobre los Estados financieros, tomados en su
conjunto o la aseveracin de que no es posible expresar una opinin puede
adoptar las siguientes alternativas.
1. Dictamen sin salvedades
2. Dictamen con salvedades
3. Dictamen con opinin adversa negativa
4. Dictamen con abstencin de emitir una opinin
A continuacin se describen algunos ejemplos de dictmenes de empresas
privadas, para una entidad pblica se deber basar en las Normas
Ecuatorianas de Auditora Gubernamental, leyes y reglamentos que rigen
para estas entidades.
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FORMATOS DE DICTAMENES
DICTAMEN SIN SALVEDADES
Lugar y fecha
Seor (es)
De mi consideracin:
Hemos auditado el Estado de Situacin Financiera de (EMPRESA
AUDITADA), al 31 de , de 20XX, as como el estado de Operaciones,
estado de Cambio en la Situacin Financiera, Estado de Cambios en el
Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo, por los aos terminados a esta
fecha. La presentacin de estos estados financieros es de responsabilidad
de la administracin de la entidad: la muestra en base a la auditora
realizada, es expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros detallados anteriormente y su conformidad con disposiciones
legales.
Nuestro examen fue efectuado de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas y las NEA. Estas normas requieren que la auditora
sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados
financieros auditados no contienen omisiones o errores importantes; incluye
tambin la evaluacin de la aplicacin de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. Consideramos que nuestra auditora provee una
base razonable para fundamentar la opinin expresada a continuacin.
En nuestra opinin, los Estados Financieros mencionados presentan
razonablemente, en todos los aspectos de importancia, la situacin
financiera de .. Al 31 de diciembre del 20XX, el resultado de sus
operaciones, de cambios en la Situacin Financiera y el Patrimonio, por el
ao terminado a esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
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Atentamente,
CP. AUDITOR
DICTAMEN CON SALVEDADES
Lugar y fecha
Seor (es)
De mi consideracin:
Hemos auditado el Estado de Situacin Financiera de (EMPRESA
AUDITADA), al 31 de , de 20XX, as como el estado de Operaciones,
estado de Cambio en la Situacin Financiera, Estado de Cambios en el
Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo, por los aos terminados a esta
fecha. La presentacin de estos estados financieros es de responsabilidad
de la administracin de la entidad: la muestra en base a la auditora
realizada, es expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros detallados anteriormente y su conformidad con disposiciones
legales.
Nuestro examen fue efectuado de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas y las NEA. Estas normas requieren que la auditora
sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados
financieros auditados no contienen omisiones o errores importantes; incluye
tambin la evaluacin de la aplicacin de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. Consideramos que nuestra auditora provee una
base razonable para fundamentar la opinin expresada a continuacin.
(a CONTINUACIN SE PRESENTAR LAS SALVEDADES RESPECTIVAS)
En nuestra opinin, los Estados Financieros mencionados presentan
razonablemente, en todos los aspectos de importancia, la situacin
financiera de .. Al 31 de diciembre del 20XX, el resultado de sus
operaciones, de cambios en la Situacin Financiera y el Patrimonio, por el
ao terminado a esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
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Nota: En caso de que exista salvedades por limitaciones al alcance, estas se
expresarn dentro del mismo prrafo del alcance.
Atentamente,
CP. AUDITOR
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DICTAMEN CON OPININ ADVERSA O NEGATIVA
Lugar y fecha
Seor (es)
De mi consideracin:
Hemos auditado el Estado de Situacin Financiera de (EMPRESA
AUDITADA), al 31 de , de 20XX, as como el estado de Operaciones,
estado de Cambio en la Situacin Financiera, Estado de Cambios en el
Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo, por los aos terminados a esta
fecha. La presentacin de estos estados financieros es de responsabilidad
de la administracin de la entidad: la muestra en base a la auditora
realizada, es expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros detallados anteriormente y su conformidad con disposiciones
legales.
Nuestro examen fue efectuado de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas y las NEA. Estas normas requieren que la auditora
sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que los estados
financieros auditados no contienen omisiones o errores importantes; incluye
tambin la evaluacin de la aplicacin de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. Consideramos que nuestra auditora provee una
base razonable para fundamentar la opinin expresada a continuacin.
(A CONTINUACIN SE PRESENTAR LAS SALVEDADES RESPECTIVAS)
En nuestra opinin, por efecto de los asuntos referidos en los prrafos
precedentes, los estados Financieros antes mencionados no se presentan
razonablemente, en todos los aspectos de importancia, la situacin
financiera de .. Al 31 de diciembre del 20XX, el resultado de sus
operaciones, de cambios en la Situacin Financiera y el Patrimonio, por el
ao terminado a esa fecha, de acuerdo con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
Nota: En caso de que exista salvedades por limitaciones al alcance, estas se
expresarn dentro del mismo prrafo del alcance.
Atentamente,
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CP. AUDITOR
DICTAMEN DE ABSTENCIN DE OPININ
Lugar y fecha
Seor (es)
De mi consideracin:
Nos propusimos auditar el Estado de Situacin Financiera de (EMPRESA
AUDITADA), al 31 de , de 20XX, as como el estado de Operaciones,
estado de Cambio en la Situacin Financiera, Estado de Cambios en el
Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo, por los aos terminados a esta
fecha. La presentacin de estos estados financieros es de responsabilidad
de la administracin de la entidad: la muestra en base a la auditora
realizada, es expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros detallados anteriormente y su conformidad con disposiciones
legales.
(Incluir a continuacin los motivos que fundamentan no emitir opinin)
En razn que la Empresa .. y que no fue posible aplicar otros
procedimientos que nos permitan satisfacernos de los saldos, verificar y
comprobar el valor de las cuentas . Las
limitaciones a nuestro trabajo originadas por la administracin de la entidad
bajo examen no permite expresar y no expresamos una opinin sobre los
Estados Financieros antes mencionados. Sealamos adems que las
operaciones financieras y administrativas guardan conformidad, en los
aspectos de importancia, con las disposiciones legales, reglamentarias,
polticas y dems normas aplicables.
Atentamente,
CP. AUDITOR
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3.2.2 Informe Largo
Comentario, Conclusiones y Recomendaciones
Comentario: Es la descripcin en forma narrativa que realiza el auditor, de
los hallazgos o aspectos transcendentales, obtenidos en el examen de
auditora.
Un hallazgo de auditora es la desviacin, que el auditor ha observado o
encontrado sobre hechos y situaciones reales de la actividad administrativa
y financiera de una empresa sujeta a control.
Caractersticas de un Hallazgo: Las caractersticas o atributos de un
hallazgo son:
Condicin - Lo que es
Criterio - Lo que deber ser
Causa - Diferencia entro lo que es y lo que debe ser
Efecto - Por qu sucedi
Condicin: Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a
una operacin, actividad o transaccin que se est examinando.
Criterio: Son parmetro de comparacin o ms normas aplicables a la
situacin encontrada que permiten la evaluacin de la condicin actual.
Efecto: Es el resultado adverso que se produce de la comparacin entre la
condicin y el criterio respectivo.
La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el efecto. Los
efectos deben exponerse, en lo posible en trminos cuantitativos, tales
como unidades monetarias, tiempo, unidades de produccin o nmero de
transacciones.
El efecto puede, entre otros reflejarse en:
Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales
y financieros.
Prdidas de ingresos potenciales.
Gastos indebidos entre otros.
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Causa: Es la razn fundamental por lo cual se origin la desviacin, o es el
motivo por el cual no se cumpli el criterio, norma o poltica; las causas
pueden originarse por:
Falta de capacitacin.
Falta de comunicacin.
Normas, procedimientos inadecuados obsoletos o imprcticos.
Organizacin defectuosa entre otros.
Recomendaciones
Las recomendaciones son sugerencias positivas para dar soluciones
prcticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de
mejorar las operaciones o actividades de la entidad y constituirse en la
parte ms importante del informe.
Las recomendaciones son presentadas luego de los comentarios y las
conclusiones pertinentes, referente al hallazgo, asignando a cada
recomendacin incluida en el informe un nmero correlativo en el orden de
presentacin del informe largo.
3.2.3 Informe de Examen Especial de Auditora
Es el reporte que el auditor formula como producto final de exmenes de
alcance limitado y menos amplio que el de Auditora Financiera, aplicando
las normas tcnicas y procedimientos de auditora para revelar los
resultados obtenidos a travs de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
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APOYOS
TERICOS
ADICIONALES
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1.- IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
ENTIDAD: Cooperativa de Ahorro y Crdito FINANCREDIT" Ltda.
DIRECCION: Santa Rosa Km 6, Va Guaranda
PARROQUIA: Santa Rosa
REPRESENTANTE: Segundo Juan Quisintua Sisa
ACTIVIDAD PRINCIPAL: Intermediacin Monetaria
FECHA DE CONSTITUCION: 20 de marzo de 2006
RUC: 1891725910001
TELEFAX: 2 859703
HORARIO DE ATENCION: 8H00 am. A 17H00 pm
MISIN
Somos una entidad dedicada a ofertar servicios financieros y no financieros mediante su
propia estilo de gestin, desarrollando e innovando productos y servicios eficientes y
eficaces que promueva el desarrollo socioeconmico del sector de la Economa Popular
y Solidaria.
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VISIN
Ser una institucin solvente, slida y productiva, consolidada entre las 10 primeras
Cooperativa de la provincia de Tungurahua con cobertura nacional dentro de los 5 aos,
con una filosofa de trabajo en equipo, estabilidad y armona interna entre sus
estamentos directivos, gerenciales y operativos, prestando servicios financieros de
excelencia, con la utilizacin de la tecnologa moderna y recursos humanos eficientes,
brindando calidad de atencin y confianza para satisfacer las necesidades insatisfechas
de sus asociados.
OBJETIVOS
Objetivo General.
La Cooperativa de Ahorro Crdito FINANCREDIT Ltda. Es una entidad dedicada
al impulso de la Economa Popular y Solidaria mediante servicios financieros de calidad
hacia los sectores menos favorecidos de la sociedad, canalizando y viabilizando
proyectos productivos como: agrcolas, ganadera, vivienda, artesana, comercio
informal, pequea industria, transporte, consumo, etc.
Las tasas de inters en cada uno de los tipos de microcrditos ofrecidos sern inferiores
a los de la competencia, el cual se lograra a travs de una eficiente administracin de los
recursos y cuidadosa evaluacin permanente, logrando de esa manera la satisfaccin de
nuestros clientes.
Objetivos Especficos.
v Otorgar crditos sobre una base slida y recuperable.
La cartera de crditos de la Cooperativa debe ser recuperada en consideracin directa a
los periodos de exigibilidad de los pasivos, de tal forma que se logre mantener una
buena relacin de liquidez y solvencia; y poder cumplir oportunamente con las
obligaciones de la Cooperativa.
v Invertir los recursos de la Cooperativa de tal forma que permita un desarrollo
socio-econmico de sus socios, y como tal un crecimiento sostenido de la
Cooperativa, generando la mxima confianza a la sociedad.
Mantener un nivel de riesgo razonable, donde la calidad del microcrdito prevalecer
las oportunidades de actividades productivas. El mantenimiento de una buena calidad
del crdito, depender del otorgamiento de prstamos slidos y del seguimiento de los
mismos a travs de la evaluacin peridica de la calidad de la cartera y adopcin de
medidas oportunas e inmediatas.
PE
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PE
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v Crear y expandir nuevos productos o servicios financieros, de acuerdo al
mercado cooperativista, que les ayude a impulsar sus actividades productivas.
BASE LEGAL:
La Cooperativa de Ahorro y Crdito FINANCREDIT se encuentra ubicada en la
ciudad de Ambato, fue Creada el 24 de Marzo del ao de 2008.
Est bajo el control y vigilancia de la Direccin Provincial de Inclusin Econmica y
Social de la Ciudad de Ambato, el Gobierno, administracin, contralora y fiscalizacin
de la Cooperativa, se har a travs de los organismos siguientes:
La Asamblea General de Socios.
El Consejo de Administracin.
El Consejo de Vigilancia.
Las Comisiones Especiales; y,
La Gerencia
ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO
FINANCREDIT LTDA
ASAMABLEA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACION
CONSEJO DE VIGILANCIA
PE
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FUENTE: COAC FINANCREDIT
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
NOMBRE CARGO PERIDO
Sr. J os Antonio Tisalema
Bravo
Presidente Consejo de
Administracin
20/03/2010 - Vigente
Ing. J orge Cargua Quispe Presidente del Consejo de Vigilancia
20/03/2010 - Vigente
Srta. Mara Rosa Toalombo
Llambo
Secretaria
20/03/2010 - Vigente
Ec. Segundo J uan Quisintua
Sisa
Gerente General
20/03/2010 - Vigente
Lic. ngel Chugchilan Contador General
20/03/2010 - Vigente
Dr. Hctor Lazcano Asesor J urdico
20/03/2010 - Vigente
COMIT DE CREDITO
SUBGERENCIA DE COORDINACION DE
PROYECTOS
JURIDICO
GERENCIA GENERAL
COORDINADOR DE
AGENCIA
JEFE FINANCIERO GERENCIA TALENTO
HUMANO
GERENCIA
MARKETING
SECREATRIA
GENERAL
CONTABILIDAD
PE
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POLTICAS.
Departamento de Contabilidad.- Estructuracin de balances generados diario, semanal,
mensual, semestral y anual; suministrar la informacin contable a la alta gerencia para la toma
de decisiones.
Departamento de Finanzas e Inversiones.- Control y reporte consolidado de captaciones
realizadas diario, semanal, mensual y anual.
Departamento de Crdito y Cobranzas.- Anlisis previo, asesoramiento y control del monto y
tiempo para la otorgacin y recuperacin de microcrditos.
Departamento de Recurso Humano.- Capacitacin, evaluacin permanente y continua del
personal administrativo y operacional en todos los departamentos.
FINANCIAMIENTO
La Cooperativa de Ahorro y Crdito FINANCREDIT , se financia con Aportes de los
socios, rubros de Programa de Finanzas Populares y Corporacin Financiera Nacional.
2.- MOTIVO DEL EXAMEN
El presente examen se llevara a cabo en cumplimiento a la suscripcin de contrato de
Servicios profesionales de fecha 01 de mayo 2011, habindose dispuesto su ejecucin
inmediata.
3.-OBJETIVO DEL EXAMEN
Emitir un informe del examen que exprese la opinin sobre la razonabilidad de la
cuenta de activos fijos y respecto de si estos fueron preparados de acuerdo a las Normas
de Auditoria Generalmente Aceptadas y las NEA.
4.-ALCANCE DEL EXAMEN
El examen especial a la cuenta Activos de la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Financredit Ltda., se efectuara del periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2007
al 31 de Diciembre de 2010.
5.-FINANCIAMIENTO
Los rubros para la realizacin del examen, se los har con los recursos que se asignan
para la cancelacin de la factura por concepto de honorarios profesionales.
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6.-RECURSOS
Recursos Humanos:
Supervisor:
Dr. Homero Rivadeneira
J efe de Equipo:
..
Auditores Operativos:
..
..
..
Recursos Materiales:
Laptop
Suministros de oficina
Materiales de oficina
Cmara fotogrfica
7.-BASE LEGAL
El examen especial de la Cuenta Activos Fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Financredit Ltda., se efectuar de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente
Aceptadas, Normas Ecuatorianas de Auditora, Normas Internacionales de Auditora,
Reglamento Interno de la Cooperativa, Ley Nacional de Cooperativas, Ley y
Reglamento del Ministerio de Bienestar Social, Normas de Control Interno, Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados entre otros.
8.-PUNTOS DE INTERES
Revisin de levantamiento de inventarios
Revisin de los registros auxiliares con las cuentas de mayor general
Cumplimiento de recomendaciones de la auditoria anterior
9.- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
PE
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
EXAMEN ESPECIAL CUENTA: ACTIVO FIJO
PERIODO: 01 DE ENERO DE 2007 AL 31 DE DICIEMBRE 2010
ACTIVIDADES
MAYO JUNIO
35,00%
PRELIMINAR 10% = 3 DIAS ESPECIFICA 25% = 8 DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0 21
2
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2
7
2
8
2
9
3
0
3
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M
PLANIFICACION PRELIMINAR 10% = 3 das 24 X X X X X
PLANIFICACIN ESPECIFICA 25% (9 dias = 72 horas laborables)
1 Seleccin y identificacin de la Institucin a ser exami nada 2 X
2 Entrevista con el Gerente 3 X
3 Entrevista con la Sra. Contadora de la Institucin 2 X
4 Recopilacin de Documentacin e informacin 54 X X X X X X X X
5 Solicitar Estados Financieros a ser exami nados 2 X
6 Borrador Informe de Visita Previa 8 X X X X
7 Entrega de Planificacin. 1 X
EJECUCIN DEL EXAMEN 60% (20 das = 160 horas laborables)
8 Elaboracin de cedulas sumarias que agrupe los Activos Fijos. 36 X X X X X x x x
9 Constatacin fsica de los bienes 20 X X X X
1
0 Aplicacin cuestionario de Control Interno 24 X X X X X X X X X X X X x x x x x x x x
1
1
Preparaci n del detalle de las adiciones y retiros de cada una de las cuentas que conforman este rubro.
20 X X X x
1
2
Verificacin del clculo de depreciacin de conformidad con la ley
12 X X X X
1
3
Elaboracin de la cedula sumari a que deje constancia de la conclusin sobre la razonabilidad de este rubro
30 X X X X X X
1
4 Borrador de Informe de Auditoria 18 x x X
PE
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PE
9-12
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INFORME DE AUDITORIA 5% ( 1 dia = 8 horas laborables)
1
5
Dictamen de Auditoria: estados financieros, notas a los estados financieros, comentario, conclusiones y
recomendaciones. 8
X
SUMAN 264 H NETAS LABORABLES = 33DIAS CON PROMEDIO DE 8 HORAS DIARIAS
ELABORADO POR: ..............Fecha:
SUPERVISADO: HR.................... Fecha:
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUENTA: ACTIVOS FIJ OS
No. Pregunta Si No N/A PT CT Observaciones
1 Posee la entidad un
departamento de
contabilidad?
X
10
8
2 Se efecta verificaciones
fsicas de los activos de la
cooperativa?
X
10
7
No siempre
3 Las verificaciones son hechas
por personas ajenas al registro
contable y custodio?
X
10
3
No se hace
4 Todo resultado se concilia con
los registros e instrumentos
contables?
X
10
9
Siempre
5 Existen salvaguardias fsicas de
los activos susceptibles de
perdidas por descuido, robo,
dao o desperdicio?
X
10
8
Casi siempre
6 Los activos fijos y los
responsables de su custodia
estn asegurados?
X
10
6
algunos
7 Las Institucin cuenta con un
reglamento de adquisiciones?
X 10 8 Casi siempre
8 Existe autorizaciones para la
venta, retiro, baja o donacin de
activos?
X
10
4
No, aplica
peridicamente
9 Todo bien se controla en base a
registros y con sus respectivas
codificaciones, para controlar al
usuario, a la unidad
administrativa, las adiciones,
las depreciaciones, etc.?
X
10
5
10 Se realiza conciliaciones
peridicas de los registros
auxiliares con las cuentas de
mayor general?
X
10
8
Casi siempre
11 Existen polticas definidas o
reglas para distinguir las
X
10
5
No existen.
PE
10-12
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
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adiciones al equipo, de aquellas
que representan gastos por
conservacin y reparacin?
TOTAL 110 71
EVALUACION CONTROL INTERNO
PT: Ponderacin Total
CT: Calificacin Total
CP: Calificacin Porcentual
CP = CT X 100
PT
CP = 71 X 100 = 64,55%
110
NIVEL DE RIESGO
BAJO MODERADO ALTO
5 50% 51 75% 76 95%
ALTO MODERADO B AJO
NIVEL DE CONFIANZA
ANALISIS O CONCLUSION:
Una vez concluido con el EXAMEN se puede evidenciar que el nivel de confianza ES Moderado, ya
que el porcentaje obtenido en el control de riesgo es del 64,55% , ya que no estn cumpliendo con
todos los procedimientos del Control Interno.
ELABORADO:
FECHA: 09-05-2011
SUPERVISADO: Dr. Homero Rivadeneira
J.
FECHA: 09-05-2011
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
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Para sustentar la tarea de Investigacin correspondiente a la Planificacin preliminar y especfica de la
Auditora o Examen Especial, debo dar las siguientes indicaciones, que por cierto les servir como base o
gua para que puedan realizar las tareas y la investigacin.
FASE I: DIAGNOSTICO Y PLANIFICACION PRELIMINAR:
El Auditor (en este caso ustedes) visitan las instalaciones de la empresa o institucin para observar el
desarrollo de las actividades y operaciones, visualizando el funcionamiento conjunto de la organizacin.
Revisa el archivo corriente y permanente de la informacin de auditorias anteriores. Es importante
aplicar desde esta fase, las siguientes tcnicas de auditora:
Verbales, Oculares, Documentales, Fsicas y Escritas.
La entrevista como fuente primara de informacin y como principal tcnica de auditora aplicada en esta
fase, deber considerar los siguientes procedimientos:
1. Antes de la entrevista
Haga cita con el entrevistado
Explique el objetivo de la entrevista en forma clara
Calcule el tiempo requerido
Remita con la debida anticipacin las preguntas al entrevistado
2. Al inicial la entrevista:
Presntese de forma amistosa
Procure dar una visin general de los remas que se cubrirn en la entrevista
Inicie con preguntas amplias y generales
3. Durante la entrevista:
Mantenga una relacin amable y relajada
Sondee las preguntas para obtener ms informacin
Parafrasee (repetir la informacin) con frecuencia para asegurar su comprensin
Balancee las preguntas problema con las preguntas solucin
Evite hacer preguntas que solo requieran un si o un no como respuesta, excepto para clarificar
un punto
Analice el lenguaje verbal y no verbal. Ciertas actitudes dicen mucho
Mantenga una conversacin fluida, evitando interrupciones
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4. Al finalizar la entrevista:
Ofrezca la oportunidad para genera comentarios que necesiten elaboracin o se analicen temas
que no se pregunt durante la entrevista.
Agradezca al entrevistado por su tiempo e informacin.
En conclusin la fase de diagnostico, permite acumular informacin clave para el desarrollo de la
planificacin especfica, podemos manifestar que desde la fase de diagnstico, el auditor ya determina
una importante aproximacin a los riesgos de carcter interno y externo, que se pueden definir como
riesgos inherentes, riesgos de control y riesgos de deteccin.
En esta fase, se han definido en gran parte los principales componentes que van a ser considerados en el
estudio, los mismos que pueden o no ratificarse en la siguiente fase.
Identificando el propsito que tiene la fase de diagnstico, se pueden plantear preguntas relacionadas
con los temas indicados a continuacin:
Cuestionario de fase preliminar:
a) Informacin general de la organizacin
Debemos tener un conocimiento claro de lo que comprende la planificacin de la organizacin,
identificando los siguientes elementos:
Visin, Misin, Objetivos, Metas, Polticas, Estrategias de trabajo
b) Con respecto a la organizacin debemos conocer
La estructura organizacional
La divisin y distribucin de funciones
La cultura organizacional
c) En lo que respecta a la direccin es importante tener una objetiva apreciacin del grado de:
Liderazgo de la alta gerencia
Niveles de comunicacin
Cultura de motivacin e integracin del personal
La cultura de trabajo en equipo
Manejo de conflictos
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
d) En lo que se refiere al control, es importante identificar si se mantiene una cultura de
administracin de riesgo, sobre la base de los siguientes componentes:
Ambiente de control y trabajo
Evaluacin de riesgos
Actividades de control
Informacin y comunicacin
Supervisin y monitoreo
Como podrn darse cuenta, el diagnostico est enfocado sistemticamente al proceso administrativo,
en sus areas claves, logando con esta aplicacin conocer en forma global como esta funcionando la
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organizacin, infamacin que ser sustentada con la evaluacin del control interno en la fase de
planificacin especfica.
Productos de la Planificacin Preliminar:
A) Reporte de diagnstico preliminar, que contendr la siguiente informacin:
a) Motivo de la auditora, antecedentes que constan en un plan de control se sustenta con la orden
de trabajo (contrato de auditora - trminos de referencia)
b) Objetivos de la auditora, consta de la orden de trabajo
c) Alcance de la auditoria
Puede incidir en la determinacin del alcance los resalados de la evaluacin preliminar
(diagnostico), por lo que, cualquier sugerencia se revelar en ese sentido.
d) Conocimiento de la entidad
Nombre de la entidad
Direccin
Ruc
Representante Legal
Direccin
Base Legal
Misin
Visin
Objetivos organizacionales
Estructura orgnica
Principales actividades, operaciones e interrelaciones
Principales polticas y estrategias organizacionales
Funcionarios responsables por reas relevantes
e) Seguimiento a la aplicacin de recomendaciones
Verifica el cumplimiento de las recomendaciones que constan en informes anteriores.
f) Concluye el reporte con las firmas de responsabilidad.
El objetivo del reporte de diagnostico preliminar es documentar la auditora, y disear una estrategia
de trabajo global.
B) Matriz Preliminar de riesgos
Calificacin
de riesgo
Calificacin
de riesgo
Componente Inherente Fundamento De Control Fundamento Enfoque Preliminar
La matriz detallada nos permite lograr:
La identificacin de los componentes principales que forman parte del proceso o actividad que
se est analizando
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La calificacin del riesgo preliminar, tanto inherente como de control y describir su fundamento
La generacin de informacin adicional para la evaluacin del control interno.
Esta matriz es un elemento fundamental de la primera fase, y constituye el enfoque preliminar de la
auditora, el mismo que puede se ratificado o rectificado en la siguiente fase de planificacin especfica.
FASE II: PLANIFICACION ESPECFICA
Cumple con un objetivo fundamental, disear una estrategia de trabajo a la medida de las necesidades
de la organizacin.
El Cmo, una vez que disponemos de la informacin de la fase preliminar, ya contamos con una
importante aproximacin del riesgo, nos familiarizamos con los principales componentes determinados,
lo que nos permite evaluar el nivel de cumplimiento en los controles internos de los procesos
relacionados con estas reas.
Para qu, una vez identificados los objetivos de la auditora, el auditor revisa y analiza la infamacin y
documentacin obtenida en la fase anterior, con la finalidad de identificar controles claves, para
verificar su cumplimiento y ejecutar una evaluacin de control interno, aplicando indicadores de
efectividad al cumplimiento de controles.
De esta forma el auditor define los procedimientos que requiera de acuerdo a las circunstancias. Debe
fundamental su programa de trabajo con procedimientos que refuercen aquellos controles clave cuyo
cumplimiento o funcionamiento es dbil.
Los productos de esta fase, nos permiten determinar:
a) La naturaleza y el alcance del examen
b) El personal requerido
c) Los plazos de ejecucin
d) Los principales componentes
La informacin se presenta en el reporte de planificacin especfica:
Reporte de Planificacin especfica:
DATOS GENERALES:
a) Nombre de la empresa
b) Objetivo de la auditora
c) Perodo del examen
d) Preparado por Auditor Lder
PRODUCTOS DE LA AUDITORIA:
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Informe de auditora que contenga comentario, conclusiones y recomendaciones
FECHA DE INTERVENCION:
a) Trminos de referencia
b) Inicio de trabajo en el campo
c) Finalizacin del trabajo en el campo
d) Fecha de discusin del borrador del Infame con funcionarios
e) Emisin del Informe Final de Auditora
EQUIPO DE TRABAJO:
a) Supervisor de Auditora
b) Jefe de Equipo de Auditora
c) Auditores Operativos
d) Personal de apoyo
DIAS PRESUPUESTADOS POR FASE:
Fase 1: Diagnstico preliminar
Fase 2: Planificacin especfica
Fase 3: Ejecucin
Fase 4: Comunicacin de resultados
Fase 5: Seguimiento e implementacin de recomendaciones (en caso de auditora de gestin), para la
financiera se obvia esta fase, pero si se registra el cronograma de recomendaciones
RECURSO FINANCIEROS Y MATERIALES
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
Anlisis del sistema de planificacin: estratgica, operativa y de proyectos
Identificacin de los principales componentes
Anlisis de los indicadores disponibles
Resultados de la evaluacin de Control Interno
MATRIZ DE DECISIONES POR COMPONENTE, el contenido se expone a continuacin:
Calificacin
del riesgo
Calificacin
del riesgo
Programa de trabajo
Componente
y
afirmaciones
afectadas Inherente Fundamento De Control Fundamento Enfoque Preliminar
factores de
riesgo
factores de
riesgo
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Ejemplo:
Matriz de decisiones por componentes:
Ejemplo: Empresa ganadores
Alcance: 1 de enero de 2010 al 30 de Junio de 2010-10-15
Componente: Compras de materia prima
Componente
y
afirmaciones
afectadas
Programa de trabajo
Eficiencia Alto
Fundamento
de riesgo: Alto
Fundamento de
riesgo:
Objetivos:
Volumen de
compra de MP
representativo
No existen
procesos
escritos para
adquisiciones
Determinar la
eficiencia y eficacia
del proceso de
compras de MP
No hay un
adecuado
seguimiento
numrico de las
facturas
Verificar la veracidad
de las facturas
Procedimientos
Sustantivos:
Realice un
seguimiento al
proceso de
adquisiciones y evale
su eficiencia.
Verifique si el proceso
tiene definido
controles claves que
prevean, detecten, y
corrijan errores
potenciales.
Calificacin del riesgo
Inherente
Calificacin del riesgo de
control
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En la matriz de decisiones por componentes que presenta el ejemplo, usted puede apreciar varios
elementos, que en la evaluacin de una organizacin es importante considerar. Iniciamos identificando
las afirmaciones como son la eficiencia, eficacia y la calidad, definiendo que la eficiencia es el racional
uso de los recursos, la eficacia mide la consecucin de las metas, el logro de resultados y la calidad los
niveles de satisfaccin percibidos por el cliente. En este caso la afirmacin afecta a esta eficiencia.
La siguiente calificacin de los niveles de riesgo como consta en el Manual de Auditora Gubernamental
de mayo de 2003, emitido por la Contralora General del Estado, establece el siguiente modelo para
medir el nivel de riesgo, el mismo que es aplicado en varios pases latinoamericanos.
DETERMINACION DE LA CONFIANZA Y EL RIESGO DE CONTROL
ALTO MODERADO BAJO
15% - 50% 51% - 75% 76% -95%
BAJA MODERADA ALTA
CONFIANZA
R I E S G O
Los modelos de riesgo determinarn la profundidad y alcanc de los procedimientos sustantivos que se
aplicarn a travs de los programas detallados de auditora.
Con el fin de ampliar el enfoque prctico del tema se presentan las siguientes definiciones claves:
Componentes: Es la agrupacin de hechos que tienen similares caractersticas, por lo que, es mucho
mas objetivo analizarlo como el conjunto de actividades y flujo de transacciones.
Controles Clave: Son procesos que permiten prevenir, detectar y corregir errores potenciales
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Riesgo Inherente: Es la posibilidad que tiene una actividad, un proceso, un componente de contener
errores potenciales. Los factores que lo afectar principalmente son el volumen de operaciones, la
significatividad del componente, la experiencia de los funcionarios a cargo y las observaciones de
auditoras anteriores.
Riesgo de Control: Es la posibilidad que existe de que un error pudiera presentarse en la ejecucin de un
proceso o actividad y, no sea previsto ni descubierto oportunamente por el sistema de control interno,
diseado por la organizacin. Los factores que lo afectan constituyen el nivel de cumplimento o
incumplimiento de los controles claves de los procesos evaluados. En otras palabras, si los controles se
cumplen satisfactoriamente, la confianza ser alta y el riesgo de control bajo y por el contrario, si estos
no se cumplen la confianza ser baja y el riesgo de control alto.
Riesgo de deteccin: Se presenta cuando se aplican los procedimientos de auditora y, estos no cumplen
con criterios de calidad, que permitan detectar errores o irregularidades significativos. Los factores que
lo afectan, son la capacidad tcnica del equipo auditor, la disponibilidad de herramientas adecuadas y la
experiencia relacionada con los temas auditados.
A manera de conclusin podemos afirmar que el riesgo inherente y de control es afectado por las
condiciones propias de la empresa, mientas que el riesgo de deteccin es administrado por el auditor.
Procedimientos Sustantivos: Tareas con criterios de calidad efectuados por el auditor en funcin al
requerimiento para satisfacerse del funcionamiento eficiente y eficaz de un proceso.
Fundamentos del riesgo: Se define en funcin al nmero de factores de riesgo que afectan al
componente.
Ejemplo: volumen representativo de transacciones en una cuenta es un factor que afecta al riesgo
inherente. La importancia del componente en relacin al proceso misionar.
Ejemplo: El riesgo de control alto genera un procedimiento sustantivo de auditora; Anlisis profundo de
la condicin presentada.
En un proceso de cartera un factor de control es que no se haya verificado previamente el monto
aprobado para la concesin de los crditos, otro factor que no se haya efectuado un anlisis de
vencimiento.
Indicador: Fuente de medicin de cualquier proceso (componente), deben ser claros en lo que se quiere
medir, el nivel de profundidad y los medios de verificacin. Los indicadores para medir cada E, son
claramente diferenciables.
Estndar: Situacin deseada, lo que se espera lograr.
Variable: Representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la cual asumir distintos
valores que dependern del momento de su observacin, expresada con la unidad de medida
apropiada.
Indic: Resultado de comparar la gestin lograda con el estndar esperado.
rea relevante: Tiene importante incidencia en la misin empresarial, la poltica y el uso de los recursos.
Es un proceso clave para la organizacin.
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NOTA: Toda esta planificacin se utiliza en una Auditora de Gestin, es decir de todas las actividades
o de un todo de una empresa o institucin, la auditora financiera constituira una parte de sta y el
examen especial una parte de la Financiera, por ende y por lgica son ms sencillas las dos ultimas.
Si conocemos que Auditora de Gestin comprende todas las actividades de una organizacin, que
implica el establecimientos de metas u objetivos mensurables, as como la evaluacin de su desempeo
y cumplimiento; adems, el desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la
misma, segn el entorno correspondiente.
Dr. Homero Rivadeneira Jaramillo
DOCENTE TUTOR
EJEMPLO DE ESTADOS FINANCIEROS
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COMPAA CIA. LTDA.
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE 2.624.950,00
1.1.1. ACTIVO DISPONIBLE 245.000,00
1.1.1.01 Caja - Bancos 245.000,00
1.1.2. EXIGIBLE
2.379.950,00
1.1.2.01 Cuentas por Cobrar 1.695.000,00
1.1.2.02 Documentos por cobrar 595.000,00
1.1.2.03 Retenciones Impuesto Renta 51.450,00
1.1.2.04 Anticipo Impuesto Renta 38.500,00
1.2. FIJOS 830.323,83
1.2.2. DEPRECIABLES
1.2.2.03 Edificios 150.000,00
1.2.2.04 - Depreciacin acumulada Edificio -7.500,00
1.2.2.05 Muebles y Enseres 15.560,00
1.2.2.06 - Depreciacin acumulada Muebles y Enseres -1.556,00
1.2.2.07 Maquinaria y Equipo 680.000,00
1.2.2.08
- Depreciacin acumulada Maquinaria y
Equipo -68.000,00
1.2.2.09 Equipo de Computo 18.356,00
1.2.2.10 - Depreciacin acumulada equipo de Computo -6.118,67
1.2.2.11 Vehculo 48.000,00
1.2.2.12 - Depreciacin Acumulada Vehculos -9.600,00
1.2.2.13 Equipo de Oficina 12.425,00
1.2.2.14 - Depreciacin acumulada Equipo de Oficina -1.242,50
TOTAL ACTIVO 3.455.273,83
2. PASIVOS
2.1. CORTO PLAZO 117.994,25
2.1.04 Cuentas por Pagar 58.500,00
2.1.05 Sueldos por Pagar 7.136,36
2.1.06 IESS por pagar 1.534,32
2.1.07 15% Utilidades trabajadores por pagar 50.823,57
LARGO PLAZO 535.000,00
2.1.08 Prstamo bancario 350.000,00
2.1.09 Documentos por Pagar 185.000,00
TOTAL PASIVO
652.994,25
3. PATRIMONIO
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3.1. CAPITAL 2.463.455,75
3.1.01 Capital Social 2.463.455,75
3.2. RESULTADOS 338.823,83
3.2.01 Utilidad del ejercicio 338.823,83
TOTAL PATRIMONIO 2.802.279,58
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 3.455.273,83
GERENTE CONTADOR
COMPAA CIA. LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
4. INGRESOS
4.1. OPERACIONALES
4.1.01 Ventas 12% 5.985.648,00 5.674.898,00
4.1.02 - Descuento en Ventas -282.500,00
4.1.03 - Devolucin en ventas -28.250,00
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4.1.04 Costo de Ventas 4.661.250,00
4.1.05 Inventario Inicial 150.000,00
4.1.06 Compras 5.500.000,00 4.961.250,00
4.1.07 - Descuento en compras -190.000,00
4.1.08 - Devolucin en compras -450.000,00
4.1.09 +Transporte en compras 101.250,00
4.1.10 Inventario Final 450.000,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
1.013.648,00
5. GASTOS
5.1. ADMINISTRATIVOS
596.824,17
5.1.01 Gastos servicios bsicos 15.500,00
5.1.02 Beneficios Sociales 15.800,00
5.1.03 Honorarios 50.000,00
5.1.04 Arriendos 60.000,00
5.1.05 Impuestos y contribuciones 58.735,00
5.1.06 Mantenimiento y reparacin 18.972,00
5.1.07 Combustible y Lubricantes 7.200,00
5.1.08 Gasto Sueldos y salarios 78.500,00
5.1.09 Repuestos vehculos 2.250,00
5.1.10 Indemnizaciones 37.850,00
5.1.11 Gastos de Gestin 113.000,00
5.1.12 Depreciacin de Activos 94.017,17
5.1.13 Gastos de viaje 45.000,00
5.2 FINANCIEROS
38.500,00
5.2.03 Intereses pagados 38.500,00
5.4. GASTOS DE VENTAS
39.500,00
5.4.01 Promocin y publicidad 1.500,00
5.4.02 Comisiones pagadas 38.000,00
TOTAL GASTOS
674.824,17
UTILIDAD DEL EJERCICIO
338.823,83
CONCILIACION TRIBUTARIA
Utilidad del Ejercicio 338.823,83
- 15% Trabajadores -50.823,57
+Gastos no deducibles 25.800,00
Base imponible 313.800,26
25% Impuesto a la renta Causado
78.450,06
-Anticipo del impuesto a la renta -51.450,00
- Retenciones del impuesto a la renta -38.500,00
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SALDO A FAVOR DEL CONTRIBUYENTE -11.499,94
Fecha de elaboracin .
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:
GERENTE CONTADOR
............... ..................
EJEMPLO DE CONTROL INTERNO
1. Introduccin
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
La Matriz de Control Interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de
accionar proactivamente a los efectos de suprimir y / o disminuir significativamente la
multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones,
sean estos privados o pblicos, con o sin fines de lucro. Las numerossimas normas y
reglamentaciones, sean stas de carcter impositivas, laborales, ecolgicas, de
consumidores, contables, bancarias, societarias, burstiles entre otras, provenientes de
organismos nacionales (federales), provinciales (estaduales) y municipales, obligan a las
administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la
falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben
sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas,
como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como as tambin
verificar la sujecin de las diversas reas o sectores a las polticas de la empresa.
Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de no haberse hecho mencin
detallada de todas las normativas, los riesgos a los cuales estn expuestas las empresas
son muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse bajo control.
El constante avance que en los diversos pases hace la burocracia estatal y para-estatal
sobre los entes privados, a llevado a stos a la bsqueda de herramientas o instrumentos
que permitan, como se expreso al inicio, "suprimir y / o disminuir significativamente los
riesgos a los cuales se encuentran expuestos".
Una empresa esta expuesta por un lado a errores internos de buena fe, pero tambin a
acciones que de manera accidental o no exponen a la misma a prdidas. Si tomamos
como ejemplo una entidad bancaria, sta se encuentra expuesta al accionar de mala fe
de su personal, como as tambin del de sus clientes y proveedores, la posibilidad de
cometer incumplimientos de normativas legales, el accionar de estafadores o ladrones,
la falta de previsiones en materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o
las prdidas de archivos en el sistema informtico). Cualquiera de estos sucesos originan
para la entidad prdidas econmicas. Prdidas que en muchos casos pueden poner en
riesgo la continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la sustraccin
de frmulas o planos concernientes a procesos fabriles o productos, o bien la venta ilegal
de base de datos de clientes a la competencia.
No menos importante son las prdidas que por defectos en los procesos productivos
afectan la calidad de los productos y servicios, y con ello los costos (reprocesamiento,
garantas, desperdicios) como as tambin la degradacin en la reputacin de la
empresa.
Muy pocas empresas tienen polticas, planes y metodologas sistemticamente
conformadas para evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por
experiencia, intuicin o planifican de manera parcializada.
Hoy en da ninguna empresa seria, que aspire o no a la excelencia, puede continuar
operando de tal forma. Una de las gravsimas falencias de las auditoras externas est
justamente en no controlar y evaluar apropiadamente los controles internos en su
totalidad, como as tampoco evaluar desde un punto de vista sistmico a las empresas
auditadas. Pensemos al respectos en los efectos que en el valor econmico de una
empresa tiene prdida de informacin ultraconfidencial como podra ser el desarrollo de
un producto farmacutico an no patentado.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
Por tales razones sta herramienta de control es tambin de gran utilidad para las
auditoras externas.
2. Qu es la Matriz de Control Interno?
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y
resolver problemas, y de ver la organizacin en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los diversos productos,
servicios y reas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas,
como as tambin con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los
funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas
reas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a
sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se
relacionen con las mismas.
Cabra preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones
pecuniarias por incumplimiento de deberes formales slo por el hecho de no haber
realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas
acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organizacin establecen
cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que elementos o recursos se
van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarn. Por medio de
la delegacin se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los
controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o reas de
mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes ms bajos, son aquellos en los cuales se
han de priorizar los ajustes y correcciones, adems a travs del anlisis de las razones de
los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las
mejores acciones tendientes a su resolucin.
3. Cmo es y funciona dicha Matriz?
En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran las Normativas Externas e
Internas, como as tambin los Principios y Polticas cuya aplicacin debe verificarse.
Por el lado de las filas tenemos los Productos, Servicios, reas / Sectores Actividades /
Procesos que tienen lugar en la compaa.
As pues, una vez colocados los ttulos de las columnas y filas, corresponde
interrelacionar los mismos (Ejemplo: Ventas / Impuestos Nacionales "Punto 1.1") en
funcin de las normativas y principios a los cuales debern dar cumplimiento las reas,
actividades y productos. En caso de no existir interrelacin entre el tem de la fila con el
de la columna, dicho espacio se anula (sombreado) (Ejemplo: Investigacin y Desarrollo
no tiene norma de aplicacin del Banco Central).
Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los cuestionarios de control
aplicables y al Manual de Auditora, as tambin servirn para asignar recursos en el
presupuesto de control, como tambin para establecer cantidad de controles por
perodos y delegar responsabilidad del control respectivo.
NORMAS Y
PRINCIPIOS
A VERIFICAR
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
AREAS -
PRODUCT
OS -
ACTIVIDA
DES
IMP.NACION
ALES
IMP.
PROVINCIA
LES
IMP.LOCA
LES
LABORA
LES
(Nac. -
Pciales. -
Locales)
LEYES
DE
SEGUR
OS
CONTAB
LES
ISO
900
0
ISO
140
00
PRINCIPI
OS DE
CONTRO
L
INTERN
O
PRINCIPI
OS Y
NORMAS
DE
SEGURI
DAD
BANC
O
CENTR
AL
NORMA
S
INTERN
AS
POLITICA
ORGANIZACI
ONAL
SOCIETA
RIAS
REGIST
RO
PROPIE
DAD
1 VENTAS 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 1,7 1,8 1,9 1,11 1,12
2 COMPRAS 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 2,9 2,11 2,12
3 RR.HH. 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 3,11 3,12
4
COMPUTO
S 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 4,8 4,9 4,11 4,12 4,13 4,14
5
CONTABL
E 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 5,6 5,7 5,8 5,9 5,10 5,11 5,12 5,13 5,14
6
PRODUCCI
ON 6,1 6,2 6,3 6,4 6,5 6,6 6,7 6,8 6,9 6,11 6,12 6,14
7 I & D 7,6 7,7 7,8 7,9 7,11 7,12 7,14
8
CRED. Y
COBR. 8,1 8,2 8,3 8,5 8,6 8,7 8,8 8,9 8,11 8,12
9 FINANZAS 9,1 9,2 9,3 9,4 9,5 9,6 9,7 9,8 9,9 9,10 9,11 9,12 9,13 9,14
1
0
DISTRIBU
CION 10,1 10,2 10,3 10,4 10,5 10,6 10,7 10,8 10,9 10,11 10,12
1
1
MARKETIN
G 11,6 11,7 11,8 11,9 11,11 11,12 11,14
1
2
SERVICIO
S 12,1 12,2 12,3 12,4 12,5 12,6 12,7 12,8 12,9 12,11 12,12
Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos puntos. En el caso de las
Ventas, stas estn sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un lado
las vinculadas a las normativas sobre facturacin y por otro lado las relativas a
percepciones, impuesto al valor agregado y las atinentes a documentacin
correspondientes a los clientes. Luego en funcin de ello se conformarn los
cuestionarios para verificar que los diversos puntos de la matriz estn siendo
debidamente cumplimentados.
Los cuestionarios tienen una primer columna correspondiente al nmero de la pregunta
en cuestin, una segunda con la respectiva pregunta, y las tercera y cuarta corresponden
a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad de SI de cada cuestionario se divide por el total de
preguntas del cuestionario y se multiplica por 100, logrndose un porcentaje de
cumplimiento o efectividad, el cual se aplicar sobre una base de 10 para as obtener el
puntaje por cuestionario.
Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las cuales tienen 5 SI, el porcentaje es
de 62,50%, en tanto que el puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
cuestionario tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran s, el porcentaje sera de 50% y
el puntaje de 5. De sta forma se logra un anlisis bastante objetivo. Pero no todas las
preguntas tienen igual importancia, razn por la que puede mejorarse el sistema
otorgndole una ponderacin. De tal forma a aspectos menores se le dara un puntaje de
1 punto, a aspecto de nivel medio 2 puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos.
Ejemplo: Para un cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2 y 3 de
valor tres, el puntaje mximo sera de 20 puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de
un punto, 2 de dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos, con lo que
se tiene un porcentaje de efectividad del 45% y un puntaje de 4,5.
Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podran ser de uno, tres y cinco, para hacer ms
sensible el puntaje final a los aspectos ms importantes.
Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje correspondiente a cada punto
de la matriz, as si de contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios
cuyo puntaje mximo de responderse a todas las preguntas positivamente sera de 40
puntos y se obtuvo un total de 35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el
puntaje de 8,71 puntos.
Por ltimo y dado que no todas las reas actividades o productos estn sujetos a las
mismas cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los puntos de
control obtenindose el puntaje mximo posible, se suman los puntos obtenidos de
acuerdo al prrafo anterior y se divide por dicho mximo obtenindose el puntaje de
efectividad por rea. Veamos: el rea o actividad "Ventas" de un total de 14 casilleros,
tiene 11 puntos de control. S multiplicamos 11 por diez tenemos un puntaje mximo de
110 puntos. Supongamos que de los controles realizados surge un puntaje mximo de 80
puntos, el porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un puntaje de 7,27.
Igual criterio es aplicable a las columnas, as tenemos que "Registro de la Propiedad"
tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el puntaje mximo es de 60
puntos. Si el puntaje obtenido es de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un
puntaje de 10.
En funcin de los totales por fila (reas, actividades / procesos, productos / servicios),
de los totales por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de
prioridades para el anlisis y resolucin de los problemas.
As un bajo puntaje en los casilleros de productos y servicios en relacin a las normas
ISO 9000 e ISO 14000 nos estara indicando problemas en materia de controles de
calidad, a los cuales debera prestarse atencin inmediata.
Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la Matriz es a ttulo de ejemplo,
dependiendo la cantidad y contenido de las mismas a las normativas propias de cada
lugar o pas, como de la actividades que la empresa objeto de control desarrolle. As por
ejemplo podra agregarse segn el caso las normas referentes al suministro de
informacin a las entidades oficiales de Estadstica Industrial.
NORMAS Y
PRINCIPIOS
A
VERIFICAR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
AREAS -
PRODUCT
OS -
ACTIVIDA
DES
IMP.NACION
ALES
IMP.
PROVINCI
ALES
IMP.LOCA
LES
LABORA
LES
(Nac. -
Pciales. -
Locales)
LEYES
DE
SEGUR
OS
CONTAB
LES
ISO
900
0
ISO
140
00
PRINCIP
IOS DE
CONTR
OL
INTERN
O
PRINCIPI
OS Y
NORMA
S DE
SEGURI
DAD
BANC
O
CENT
RAL
NORM
AS
INTER
NAS
POLITICA
ORGANIZACI
ONAL
SOCIETA
RIAS
REGIST
RO
PROPIE
DAD
1 VENTAS 7,10 6,50 6,30 7,00 6,20 8,00 8,00 7,00 8,50 8,00 7,40
7,2
7
2 COMPRAS 6,50 6,10 5,00 6,50 6,30 9,10 6,00 6,00 7,00 7,00 6,25
5,9
3
3 RR.HH. 5,50 7,15 6,15 8,34 7,12 7,22 5,00 6,10 6,00 6,85 6,42
6,0
3
4
COMPUTO
S 8,00 8,50 7,32 6,22 6,05 5,77 6,80 5,90 5,50 7,22 7,00 7,10 10,00
6,4
1
5
CONTABL
E 7,15 7,00 6,80 7,55 6,98 8,00 5,50 7,20 6,70 5,60 7,00 6,55 6,70 10,00
6,5
4
6
PRODUCC
ION 8,00 6,40 6,00 5,80 6,60 8,20 6,00 8,30 5,80 6,00 6,90 10,00
6,3
3
7 I & D 8,20 5,80 6,00 7,00 8,10 8,15 10,00
7,6
1
8
CRED. Y
COBR. 8,00 8,00 6,00 7,30 6,20 6,00 8,00 6,80 7,80 8,00
6,4
1
9 FINANZAS 7,00 7,10 6,75 7,00 6,90 7,15 4,00 7,00 6,00 6,00 7,12 8,53 7,00 10,00
6,4
7
1
0
DISTRIBU
CION 8,00 7,00 6,00 7,00 6,90 7,50 5,75 6,00 7,00 6,12 8,00
6,1
2
1
1
MARKETIN
G 6,80 6,25 7,00 6,00 6,50 5,50 10,00
6,8
6
1
2
SERVICIO
S 7,00 8,00 7,00 6,50 7,00 6,80 6,40 8,00 5,80 6,70 7,18
6,3
1
7,23 7,18 6,33 6,88 6,74 7,41 5,96 6,88 6,51 5,80 7,03 7,16 6,93 10,00
As de los puntajes totales observados en sta Matriz se observan problemas en el rea
de Compras (producto de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones
impositivas, de calidad y de control interno), por el lado normativo se observa un bajo
desempeo en materia de cumplimiento a las disposiciones a las Normativa ISO 9000 /
ISO 14000 y en las correspondientes a las disposiciones del Banco Central
(conformacin de carpetas crediticias e informaciones especiales exigidas por el
organismo de contralor para acceder a la financiacin bancaria; lo cual podra traer
como consecuencia un corte en la lneas crediticias, o bien un incremento en la tasa de
inters).
4. Conclusiones
De sta forma tenemos que la Alta Gerencia puede verificar por medio de la Matriz de
Control que se est dando cumplimiento a todos los controles, quienes estn a cargo de
dichas verificaciones, cuando fue la ltima vez que realizaron los controles para cada
punto y con que frecuencia. En funcin de la importancia relativa de los distintos puntos
y de los problemas que los mismos tienen se le dar la prioridad de control y correccin.
Los encargados de reas, y los responsables del control, sean auditores internos o
externos pueden verificar y razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial)
el cumplimiento de las distintas disposiciones.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
La matriz contempla el 100% de los factores de riesgo siendo de tal forma un vehculo
formidable para evitar o corregir defectos que perjudiquen patrimonial y
econmicamente a la entidad.
La Matriz de Control le da tanta importancia al cumplimiento de las disposiciones
fiscales, como al control para evitar fraudes, o resguardar la calidad de los productos y
servicios, como as tambin proteger los recursos humanos entre otros. Por tal motivo
una rpida visin de dicha matriz, impresa o por monitor, por parte de los Directivos le
permiten saber las reas que comprometen a la empresa, y proceder a analizar las
causas o motivos, para luego aplicar las correspondientes medidas de ajuste.
La Matriz es en ltimo trmino un generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo
eliminar o disminuir las prdidas ocasionadas por los fraudes, la falta de seguros contra
riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de cumplimiento de disposiciones legales, la
carencia de informacin ptima entre otras.
Como dicen los norteamericanos: "los partidos de basketball comienzan ganndose con
una buena defensa". De nada sirve encestar muchos puntos si los contrarios nos
convierten ms. De igual forma de poco servir trabajar con ahnco y generar ventas, si
buena parte de est son absorbidas por perdidas ocasionadas en descuidos, despilfarros
y carencias de controles.
Cada sector o punto de control de la Matriz representa el eslabn de una cadena, y una
cadena es tan fuerte como su eslabn ms dbil, de ah la importancia de verificar
preventivamente el cumplimiento de diversos aspectos concernientes a la empresa,
corrigiendo luego de los controles los aspectos, reas, procesos, actividades, normas y
principios con menores o insatisfactorios niveles de eficacia.
5. Anexos
Anexo 1 Modelo de Cuestionario
PUNTO 3.4 - Crditos / Control Interno F.de Control. 20/05/2003
N PREGUNTA DE VERIFICACION SI NO Aclaracin - Observaciones
1 Existe un Sector Crditos dependiente de rea Financiera? X
2
Hay normas escritas actualizadas sobre composicin de carpeta
Crediticia correspondiente a los clientes?
X
3
Se cuenta con informacin computarizada acerca de la
Acualizacion de las carpetas? X
4
El Sector Crediticio efecta la calificacin y anlisis de los
clientes X
5 Se verifican los ttulos de propiedad de las empresas o garantes X Existe norma, pero no se cumple
6 Se encuentran actualizadas las carpetas crediticias? X Existe norma, pero no se cumple
7 Hay disposiciones escritas sobre los niveles crediticios? X
8
Se cuenta con informacin del nivel de deuda confiable y
Actualizada? X
Los sistemas de cmputos no funcionan
correctamente
9
Se mantienen datos actualizados de los clientes en cuanto a su
Situacin econmico-financiera-patrimonial y legal?
X
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
10
No se realizan ventas a crdito sin el visto bueno del Sector
Crediticio? X
11 El Responsable y dems personal del Sector cuenta con capacidad X
Slo el responsable del Sector cuenta
Con conocimientos
12
El personal del Sector actualiza sus conocimientos peridicamente
? ) por lo menos dos veces por ao= X
Hace ms de dos aos que no actua-
lizan o perfeccionan sus conocimientos_
13
Existe normativa sobre indicadores o ndices mnimos a analizar
De los clientes
X
14 Las carpetas estn correctamente analizadas? X
Hay una incorrecta interpretacin de
Algunos indicadores
PUNTAJE TOTAL 6 8 4,29 PUNTOS
Aclaracin: Debe verificarse la existencia de la normativa, como del cumplimiento de sta. De existir la norma o sistema, pero no
aplicarse o funcionar correctamente, deber aplicarse la columna del NO.
Control realizado por: ..
El puntaje implica un problema en el rea, producto o actividad, pero no implica que las personas de dicho sector o proceso sean
Siempre responsables de los problemas que puedan observarse.
Debe tenerse en cuenta la regla del 85/15 (J .J urn) segn la cual el 85% de los problemas no son atinentes a los empleados
U obreros, sino al sistema y, por tanto es responsabilidad de la Direccin, su correccin.
Anexo 2 Informe por Excepcin
CUESTIONARIO PUNTO 3.4 Cr ditos / Control. Interno
Fecha Control.
20/05/03
OBSERVACION IMPLICANCIA RIESGO
No se verifican los ttulos de propiedad de las empresas y sus
garantes
Se carece de constatacin actualizada de las
propiedades Elevado
No se encuentra actualizadas las carpetas crediticias
Se carece de informacin que respalde el nivel
Crediticio. Elevado
El sistema matricial de control puede realizarse manualmente, como en forma
automtica mediante software programado al efecto. Con ello se lograr no slo el
clculo automtico de los puntajes tanto por cuestionario, como por casillero de la
matriz y por rea o normativa / principio, sino adems el informe por excepcin ser
automtico. S para cada respuesta negativa se indica en el programa la correspondiente
observacin y sus implicancias y riesgos, una vez efectuado el control y colocada la
marca ("X") en la columna "NO" del cuestionario, el informe se efecta de manera
automtica. Con ello se logra estandarizar los informes, reducir el papeleo y tareas
burocrticas, permitir un rpido informe para los funcionarios respectivos y mayor
uniformidad en los criterios de informacin.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
APOYO SOBRE CONTROL INTERNO
Para la aplicacin de los aspectos de investigacin de informacin dentro de la
auditoria operacional, resulta prctico utilizar, como parte de los mtodos de
investigacin sealados en la normatividad, un cuest ionario de control interno que
una vez aplicado, nos proporcione los parmetros generales de la situacin de los
principales registros, controles e informacin relat iva a determinar la eficiencia del
control int erno dentro de la empresa.
A continuacin se presenta un ejemplo de Cuestionario de Control Interno que se
puede aplicar como parte importante de la investigacin de la auditoria operacional.
Este ejemplo de cuestionario es reducido como para una empresa comercial pequea,
por lo tanto, el adecuado para cada empresa ser con las caractersticas y la extensin
necesarias segn las circunstancias.
La evaluacin de las respuestas se har con base en la estructura del propio
cuestionario, que est redactado de manera que si las repuestas a las preguntas son
un s, se referir a un buen control interno y, si por el contrario son no, se entender
que existen fallas de control en los aspectos rel ativos.
EJ EMPLO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPAA: ____________________________________________________
AUDITORIA. ____________________________ F ECHA: ________________
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
PREPAR: _____________________ REVIS : ______________________
Al resolver el cuestionario de control interno, marque SI - NO, segn resulte en cada
caso, y si se considera necesario, un breve comentario en cada respuesta.
Anote su conclusin en el rengln "observaciones" en cada rea y mencione el trabajo
adicional de investigacin necesario. Redacte observaciones por separado cuando se
considere conveniente. Considere los comentarios hechos por el personal de la
empresa al estar resolviendo el cuestionario, que pudiera servirnos para determinar los
alcances de mayor investigacin.
En los casos en que se considere conveniente deber agregarse en cada rea, un flujo
de la operacin (grfico o descriptivo), con objeto de lograr un mejor entendimiento de
la operacin. Si en la empresa se encuentra disponible esta informacin, obtenga un
ejemplar y acompelo al final del rea respectiva. El resultado de nuestra revisin y
conclusiones, deber ser comentado con el supervisor de la auditoria.
Es necesario que el auditor, al terminar la revisin del control interno de cada rea,
obtenga de la empresa, si los hay, papeles de trabajo que estn utilizando en el cada
proceso, ejemplo: planes, programas, cuadros de control de operaciones, reportes de
actividad, etc. Lo anterior evitar el desarrollo del trabajo adicional por parte del
auditor. La informacin obtenida deber ser marcada PPC (Preparado por Compaa) e
invariablemente se verificar por el auditor.
REA: ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIN Y CONTROL INTERNO
1. - Tiene el cliente una grfica de organizacin.
R-S () No () _______________________________________________
2. - Tiene el cliente un manual de organizacin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Est bien determinada la independencia de las funciones de operacin, custodia y
registro.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Auditora interna:
a.- Existe un departamento de auditora interna o algn empleado que desarrolle actividades de esta clase.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
b.- De qu funcionario depende directamente el departamento de auditora interna.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Son independientes de los registros contables:
a.- Personal de los departamentos operativos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Empleados que estn a cargo de custodiar activos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
6.- Es independiente el departamento de contabilidad de las funciones de:
a.- Operacin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Custodia de activos.
R.____________________________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: ASPECTOS LEGALES
1.- Estn todas las actas de asambleas de accionistas y de sesiones del consejo de
administracin transcritas al libro de actas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Consta el nombramiento de funcionarios en las actas de asamblea de
accionistas o de sesiones del consejo de administracin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- En las actas de asamblea de accionistas que aprueban los resultados anuales,
se hace mencin expresa de las cifras.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Estn todos los movimientos de las cuentas de capital contable aprobados por la
asamblea de accionistas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Tienen poder notarial los funcionarios o empleados que celebran actos que
imponen obligaciones econmicas a la compaa.
R-S ( ) NO ( )_________________________________________ ______
OBSERVACIONES:
REA: SISTEMA DE CONTABILIDAD
1.- Cuenta con un manual de contabilidad.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Es revisado peridicamente y actuali zado el manual Con qu periodicidad?.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Cuenta con un catlogo de cuentas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Con qu periodicidad es revisado o actualizado el catlogo.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- La clasificacin de las cuentas es tal que permita preparar fcilmente la informacin
contable necesaria.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
6.- Se formulan mensualmente estados financieros.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
7.- Son confiables los estados financieros mensuales.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
8.- Se evitan ajustes importantes de fin de ao.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
9.- Estn bien entendidas por el personal de contabili dad.
a.- Sus tareas individuales.
R-S ( ) NO ( )__________________________________________ _____
b.- La organizacin del departamento.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
c.- Las instrucciones del manual de contabili dad.
R-S ( ) NO ( )_________________________________________ ______
10.- Estn bien identificadas las funciones de registro de:
a.- Compras.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Produccin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
c.- Ventas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
d.- Cobranza.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
11.- La informacin que registra el departamento de contabilidad es suficientemente
comprobada antes de proceder a su registro.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
12.- Tiene el cliente todos los libros, registros y cuentas necesarios que le permitan
cumplir con las obligaciones legales, o de otro tipo a que est sujeto.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
13.- En cuanto a los registros de inventarios perpetuos que establece el reglamento de
la ley del impuesto sobre la renta, cuenta el cliente con ellos.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
R-S ( ) NO ( )_________________________________ ______________
14.- Respecto del sistema de costos establ ecidos:
a.- De qu tipo es?
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Es adecuado y oportuno?
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REAS: INVERSIONES TEMPORALES EN VALORES
1.- Aprobacin por parte de funcionario responsable, para la adquisicin, ventas y
gravmenes de los val ores.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Segregacin adecuada de l as funciones de adqui sicin y venta de valores, custodia,
registro de operaciones, y cobro de los rendimientos.
R-S ( ) NO ( )__________________________ _____________________
3.- Adecuada proteccin a la entidad mediante el afianzamiento de aquellos empleados
que manejan valores.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Estudio peridico de las inversiones para determinar su correcta valuacin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
6.- Arqueo peridico de los valores.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
7.- Cobro y registro oportunos de los rendimientos.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: CUENTAS POR COBRAR
1.- Segregacin adecuada de las funciones de: otorgamiento de crdito, entrega de
mercancas, facturacin, registro contable, custodia y cobro de los documentos que
amparen los adeudos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Facturacin oportuna de todas las ventas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Control adecuado de entregas, facturacin, cobro o crditos concedidos al deudor
mediante el uso de formas prenumeradas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Autorizacin del crdito, precios y condiciones de la venta, reducciones de los
adeudos, etc.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Comprobacin interna, independiente, de:
a.- Operaciones aritmticas de las facturas, notas de crdito, etc., elaboradas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Cargos y crditos oportunos al deudor.
R-S ( ) NO ( )__________________________________________ _____
c.- Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta
de mayor correspondiente.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
6.- Confirmacin peridica por escrito de los saldos por cobrar.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
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7.- Inspeccin fsica peridica y sorpresiva de los documentos que amparen las
partidas pendientes de cobro de cada adeudo.
R-S ( ) NO ( )_____________________________________________ __
8.- Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, principalmente
con base en informacin sobre la antigedad de los saldos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
9.- Evaluacin de las posibilidades de cobro y ajuste a la estimacin correspondiente.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: INVENTARIOS
1.- Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro en la
adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque de existencias.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Control de que todo lo que se embarca se registra y se factura oportunamente en el
periodo que corresponda.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Custodia fsica adecuada de los inventarios.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Planeacin y toma peridica de los inventarios fsicos, valuacin y comparacin con
los libros, y la investigacin y ajuste de las deferencias resultantes.
R-S ( ) NO ( )___________________________________ ____________
6.- Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los elementos del
costo.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
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7.- Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes de la
empresa como de terceros.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
8.- Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en almacenes de
la empresa.
R-S ( ) NO ( )_________________________________________ ______
9.- Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de
mayor correspondiente.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
10.- Comprobacin interna, independiente, de la correccin de los inventarios
peridicos y finales.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
11.- Fijacin de mximos y mnimos para el control de existencias.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
12.- Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos,
daados, obsoletos y de lento movimiento, as como ajuste de las estimaciones
correspondientes.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
13.- Adecuada proteccin a la entidad mediante el aseguramiento y afianzamiento de
los inventarios y el afianzamiento del personal que los maneja.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: GASTOS Y PAGOS ANTICIPADOS
1.- Aprobacin por parte de la administracin, para efectuar erogaciones por estos
conceptos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
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2.- Existencia de polticas definidas de lmites y conceptos que deban ser tratados
como gastos y pagos anticipados.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Existencia de registros que permitan identificar el origen de los pagos y las bases
para su aplicacin a resultados.
R-S ( ) NO ( )___________________________________________ ____
4.- Revisin peridica de la vigencia de los servicios por recibir o artculos por utilizar y
en consecuencia de su aplicacin a periodos futuro
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO
1.- Aprobacin por parte de la determinacin para adquirir, vender, retirar destruir o
gravar activos.
R.____________________________________________________________
2.- Segregacin adecuada de las funciones de adquisicin, venta, custodi a y registro.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado
adecuadamente los bi enes adquiridos.
R-S ( ) NO ( )______________________________________ _________
4.- Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por
conservacin y reparaciones.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Revisin peridica de las construcciones o instalaciones en proceso para registrar
oportunamente las terminadas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
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6.- Comprobacin peridica de la existencia fsica y condiciones fsicas de los bienes
registrados.
R-S ( ) NO ( )_______________________ ________________________
7.- Informacin automtica al departamento de contabilidad de las unidades dadas de
baja.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
8.- Registro de activos en cuentas que representen grupos homogneos, en atencin a
su naturaleza y tasa de depr eciacin
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
9.- Existencia de registros individuales que permitan la identificacin y localizacin de
los bienes.
R-S ( ) NO ( )_____________________ __________________________
10.- Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de
mayor correspondiente.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
11.- Adecuada protecci n de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: SEGUROS Y FIANZAS
1.- Estn asegurados todos los bienes propiedad de la empresa que as lo requieran.
R-S ( ) NO ( )___________________________________________
2.- Los que no son propiedad de la compaa pero que estn bajo su responsabilidad.
R-S ( ) NO ( )_____________________________________________
3.- Los que siendo de la compaa obran en poder de terceros.
R-S ( ) NO ( )____________________________________________
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4.- Se determina peridicamente la cobertura de los seguros; Quin y con qu
periodicidad?
R-S ( ) NO ( )_____________________________________________
5.- Alcanza la cobertura a cubrir:
a.- Costo de reposicin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
b.- Valor en libros.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
6.- Es la pliza de inventarios abierta (es decir, de las llamadas de declaracin), o sea
que las existencias mensuales son reportadas a la compaa de seguros ajustando en
esa forma la suma asegurada.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
7.- El efectivo en trnsito, est asegurado contra robo.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
8.- Hay contratada una fianza de fidelidad para el personal con funciones de custodia y
/ o registro de efectivo y otros valores.
R-S ( ) NO ( )___________________ ____________________________
9.- Se tiene contratada alguna fianza especial para funcionarios con autorizacin para
retirar fondos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
10.- Quin tiene a su cargo la custodia de las plizas de seguros?
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
11.- Son guardadas las plizas en lugar seguro?
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
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REA: INTANGIBLES
1.- Aprobacin por parte de la administracin para efectuar erogaciones por estos
conceptos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Existencia de polticas definidas de capitalizacin.
R-S ( ) NO ( )_________________________________________ ______
3.- Existencia de registros que permitan identificar el origen de las erogaciones, y las
bases para su apli cacin a resultados.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Revisin peridica de la vigencia de los beneficios futuros.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: PASIVOS
1.- Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, compra, recepcin,
inspeccin y verificacin de documentaci n, registro y pago.
R-S ( ) NO ( )______________________________________________
2.- Comunicacin oportuna de contratos o acuerdos al departamento correspondiente.
R-S ( ) NO ( )______________________________________________
3.- Autorizacin a diferentes niveles, para contraer pasivos, gravar activos y otorgar
garantas.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Comparacin peridica de la suma de los auxiliares de cuentas colectivas, contra
las cuentas de control.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Evaluacin de la suficiencia de las estimaciones para cubrir las obligaciones legales
y contractuales.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
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R-S ( ) NO ( )________________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS
1.- Existencia de comunicacin oportuna entre los directivos y asesores legales de la
empresa con la persona responsable de preparar los estados financieros, que permita
que sta se entere de las contingencias y compromisos existentes.
R-S ( ) NO ( )______________________________________________
2.- Existencia de comunicacin sistemtica de los acuerdos del consejo de
administracin y de los accionistas para el mismo objeto.
R-S ( ) NO ( )__________________________________________ _______
3.- Evaluacin peridica del estado que guarden las contingencias y compromisos y
sus montos.
R-S ( ) NO ( )_________________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: CAPITAL CONTABLE:
1.- Existencia de registros para emisin de los ttulos que amparen las parte de capital
social.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
2.- Custodia de ttulos en tesorera.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
3.- Autorizacin y procedimientos adecuados para el pago de dividendos.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Informacin oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los
accionistas o de los administradores que afecten las cuentas de capital contable.
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R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: VENTAS Y COSTO DE VENTAS
1.- Segregacin adecuada de las funciones de embarque, facturacin, cobranza,
recepcin de devoluciones y contabili zacin.
R-S ( ) NO ( )________________________________________________
2.- Existencia de informes prenumerados de las mercancas embarcadas y recibidas
por devoluciones de los clientes, como base de su correcta contabilizacin.
R-S ( ) NO ( )________________________________________________
3.- Autorizacin y documentacin de las ventas a crdito, de los precios de venta y de
las bonificaciones y devoluciones.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
4.- Comprobacin aritmtica de las facturas y notas de crdito.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
5.- Existencia de la informacin analtica de las ventas y sus deducciones por lneas de
productos, zonas, agentes, sucursales, de exportacin, mrgenes de utilidad bruta, etc.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
OBSERVACIONES:
REA: GASTOS DE OPERACIN
1.- Existencia de un catlogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de
operacin.
R-S ( ) NO ( )_______________________________________________
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2.- Revisin aritmtica de las operaciones que afecten las cuentas de gastos de
operacin, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, nminas, inventarios,
etc.
R-S ( ) NO ( )____________________ ___________________________
OBSERVACIONES:
VIII. DIAGRAMAS DE FLUJO
Una herramienta de gran utilidad en la investigacin administrativa es la diagramacin
de las operaciones, y tiene por objeto de tener una explicacin esquemtica de la
secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo, as como de los elementos
que se utilizan, y del personal que interviene en cada una de ellos.
Para lograr lo anterior, se utiliza una tcnica de diagramacin que se adapta muy bi en a
los procesos administrativos y que surge de tcnicas de diagramacin en la
programacin en computacin. Esta tcnica se desarroll para representar
grficamente la secuencia de instrucciones que se incluiran en un programa
computacional como esquema bsico para el desarrollo del programa en s, y como
facilitador de modificaciones, al proporcionar una visin general y panormica de la
totalidad del programa hasta sus sol uciones o ltimas consecuenci as (informacin final,
su contenido y su ltimo destino.
Para efectos de la investigacin administrativa, en esta tcnica de diagramacin se
utilizan algunos de los smbolos que se han utilizado en la programacin de
computacin, y la misma simbologa de uniones entre cada una de las acciones u
operaciones que se van realizando en la secuencia que compone un procedimiento, as
como las conexiones que por razones de cruzamiento en el dibujo mismo del diagrama
se tienen que realizar para seguir la secuencia en otro punto de la pgina o en una
nueva pgina, as como para relacionar un punto de un procedimiento con otro de otro
procedimiento.
En este captulo se propone esta tcnica como un medio prctico y se trata en un
ejemplo sencillo para una empresa pequea, sin considerar aqu los elementos
complementarios necesarios que seran los formatos de los documentos que se
utilizan.
As mismo es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento administrativo
esta sujeto a complementarse con las polticas aprobadas de cada una de las
operaciones que se manejan, anexos a cada procedimiento debern estar las polticas
relativas.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
En la tcnica de diagramacin se utilizan elementos de criterio y de juicio personal del
auditor, para lograr el objetivo primordial de obtener la descripcin de un procedimiento
administrativo, con todos sus elementos esenciales y en la forma mas resumida posible
para tener al propio tiempo una visin panormica de la operacin de que se trata.
Con un diagrama de flujo tendremos la posibilidad, adems de observar de conjunto
una operacin, o procedimiento de la misma, de incluir las modificaciones posibles
como un punto de partida de un plan de reestructuracin para echar a andar los
cambios necesarios.
Para lograr lo anterior a continuacin se mencionan algunos aspectos que el auditor
debe de cuidar:
-Que se incluyan los controles bsicos que proporcionen informacin, que debe estar
contenida y constantemente actualizada en un archivo manual o computarizado con el
diseo de los formatos donde se incluya la informacin y los parmetros para medir su
suficiencia y oportunidad.
-Que se incluyan los controles bsicos que propicien la eficiencia en las operaciones,
que incluyan la referencia a la utilizacin de tcnicas avanzadas para el manejo de las
operaciones y de la adecuada coordinacin entre ellas.
-Que se incluyan los controles bsicos que impliquen la proteccin de los activos de la
empresa, como las polticas para la cobertura de riesgos en cada uno de los renglones
correspondientes y tambin los trmites de verificacin entre dos instancias diferentes
con respecto a la misma operacin, para eliminar el riesgo de errores, distinguiendo si
se implica o no una duplicidad de trabajo y una inversin de recursos y tiempo
excesivos.
CODIGO: PAG 07
GRUPO: RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
TITULO: ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
El auditor gubernamental obtendr la comprensin suficiente de la base legal, planes y
organizacin, as como de los sistemas de trabajo e informacin manuales y
computarizada, y establecer el grado de confiabilidad del control interno del ente o
rea sujeta a examen, a fin de: planificar la auditora, determinar la naturaleza,
oportunidad, alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados de
dicha evaluacin para conocimiento de la administracin de la entidad.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
El auditor gubernamental evaluar la organizacin y los sistemas que se encuentren
en funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio comprender las
funciones del personal vinculado con las reas especficas a evaluar; as como si los
informes financieros y los reportes operacionales son adecuados par a fines de gestin
y de control
El estudio y evaluacin del control interno se realizar a base del objetivo general de la
auditora y los objetivos especficos del examen, como se describe a continuacin:
a) En la auditora financiera y exmenes especiales se evaluarn los controles
establecidos para proteger los recursos y la integridad de la informacin financiera;
y,
b) En la auditora de gestin se evaluar los sistemas y procedimientos vigentes para
que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y econmica, a
fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.
El auditor obtendr evidencia acerca de la efectividad de los controles internos para:
a) Formarse una opinin acerca de la efectividad de los controles internos al trmino
del perodo auditado; y,
b) Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento durante el
perodo auditado.
El auditor emitir el informe sobre la evaluacin del control interno durante la ejecucin
de la auditora, a fin de permitir la aplicacin inmediata de las recomendaciones y la
evaluacin directa de su cumpli miento.
La informacin y resultados que se obtengan en esta etapa, permitirn estructurar la
matriz del riesgo de las reas que definir el alcance de las pruebas a realizar.
El auditor gubernamental al evaluar el control interno, tomar en consideracin los
componentes de ste como:
Ambiente de Control Interno.
Evaluacin de Riesgo.
Actividades de Control.
Sistema de Informacin y Comunicacin.
Actividades de Monitoreo o Supervisin.
Estos componentes se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles
de efectividad y eficiencia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el
cumplimiento de sus objetivos.
Contenidos Tericos: Mdulo IX INFORMES DE AUDITORIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA En los tesoros de la sabidura est la glorificacin de la vida
X. BIBLIOGRAFA
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