Jeroen Sangers

Tiempo Productivo
Una seleccin de cuatro aos de artculos en El Canasto
Tiempo Productivo
Jeroen Sangers 2010 Todos los derechos reservados
Todos los artculos de El Canasto y de este libro estn publicados bajo una licencia Creative
Commons de Atribucin 3.0. Eres libre de copiar, distribuir, ejecutar y comunicar pblicamen-
te la obra y hacer obras derivadas, mientras reconoces los crditos de la obra de la manera es-
pecicada por el autor (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o que apoyan
el uso que hace de su obra). Ms informacin:
http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/deed.es
Getting Things Done y GTD son marcas registradas de David Allen Company.
i
El que avanza con demasiada prisa retrocede pronto
Confucio
ii
Introduccin
En verano del ao 2006 tena una idea:
crear un blog sobre la productividad perso-
nal.
Estaba siguiendo varios blogs sobre este te-
ma en ingls y holands, pero todava no ha-
ba encontrado ningn blog de productivi-
dad en castellano. Adems, justo en ese mo-
mento estaba buscando un proyecto para
mejorar mi nivel de castellano. Estos dos he-
chos me llevaron a la creacin del primero
blog de productividad personal en castella-
no: El Canasto.
A los nales de noviembre de 2006 tena to-
do preparado para lanzar la bitcora: un ges-
tor de contenidos, un diseo personalizado,
un logotipo, un dominio y algunos artculos
para publicar durante el primer mes. El da 1
de diciembre publiqu mi primer artculo y
para mi sorpresa El Canasto fue un gran xi-
to desde sus inicios.
Ahora, cuatro aos ms tarde, El Canasto si-
gue siendo un referente de la productividad
personal y cuenta con miles de lectores. Al-
gunos de estos lectores siguen el blog desde
hace mucho tiempo, otros lo han descubier-
to recientemente.
Para celebrar el cuarto aniversario de El Ca-
nasto he hecho una seleccin de artculos
clave que he publicado en estos aos. Son
artculos que tratan una gran variedad de as-
pectos de la productividad personal. Los art-
culos no siguen ningn orden pedaggico,
as que puedes leerlos en cualquier orden y
en cualquier momento.
Acerca del autor
Jeroen Sangers es consultor de productivi-
dad personal y autor del blog El Canasto.
De s d e s u p g i n a p r o f e s i o n a l
http://canasto.es ofrece servicios de consulto-
ra y charlas.
iii
El mito de la separacin de la vida laboral
y personal
1
Hasta hace unos 200 aos no exista ningu-
na separacin entre la vida laboral y perso-
nal, solo haba vida en general. La gente se
despertaba, desayunaba, daba comida a los
animales, cosechaba la fruta, arreglaba ro-
pa, preparaba comida, etc., todo en el mis-
mo da sin etiquetar las actividades como tra-
bajo o personal.
Revolucin industrial
La revolucin industrial cambi todo eso. Pa-
ra que las fbricas pudieran funcionar, fue
imprescindible que todos los empleados es-
tuvieran presentes al mismo tiempo. La intro-
duccin del horario jo hizo que los emplea-
dos de las fbricas tuvieran una clara distin-
cin entre el tiempo que estaban trabajando
en la fbrica y el tiempo que estaban a casa.
Poco a poco la gente dedicaba ms de su
tiempo fuera de la fbrica a actividades de
ocio, como deportes, mirar la televisin y va-
caciones.
Vida de ocina
La siguiente revolucin en la manera de tra-
bajar, el trabajo de conocimiento en las oci-
nas, tambin tena un impacto grande en la
manera de trabajar, pero extraamente no
acab con los horarios jos. Gran parte de
las tareas en una ocina no requieren la pre-
sencia de otras personas y con la tecnologa
actual se pudra hacerlas en cualquier sitio
y/u hora.
Creo que hay dos motivos para mantener el
horario jo en estos casos. Los jefes quieren
controlar lo que sus empleados estn hacien-
do en cada momento (igual que en las fabri-
cas) y an no han aprendido a gestionar el
personal basado en los resultados obtenidos.
Por otro lado, a muchos empleados tambin
les interesan los horarios jos, porque as tie-
nen sus horas de diversin garantizadas.
Hasta aqu todos contentos, o no?
Poco a poco notamos que nos resulta ms
difcil mantener nuestras dos vidas completa-
4
mente separadas. Para poder hacer trmites
tenemos que pedir tiempo libre durante el
da, y si hay mucho trabajo pasamos ms ho-
ras en la ocina (pero nunca salimos antes si
hay poco trabajo). Cada vez hay ms gente
que lleva trabajo a casa para hacer durante
el n de semana, y tambin recibimos ms
llamadas y SMS personales en nuestros mvi-
les mientras estamos en la ocina. Adems,
como nuestro trabajo no es fsico, nuestra
mente tiene problemas de separar las dos vi-
das, as que mientras ests en la cola de la
supermercado piensas en la reunin con el
cliente importante que vas a tener maana
(siempre llevas un bloc de notas para apun-
tas estas ideas, verdad?) y si ests procesan-
do tu correo electrnico en la ocina ests
pensando en las vacaciones de verano.
Es por esto que el consejo es tener solo un
sistema de productividad para tu vida inte-
gral. Separar la vida laboral de la vida perso-
nal es algo contranatural. Tenemos que vol-
ver a cambiar el signicado de la palabra
Trabajar a su signicado original: hacer y
cambiar cosas. Es igual si ests escribiendo
una oferta para un cliente, pintando tu casa,
diseando la web de la empresa o lavando
la ropa: ests trabajando. La nica diferen-
cia es que a veces ests trabajando hacia las
metas de otras personas (que te pagan por
eso) y a veces trabajas hacia tus propias me-
tas.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2009:
http://canasto.es/2009/04/separacion-vida-laboral-pe
rsonal/
5
Eficacia y eficiencia
2
Como sabis, la ecacia es una parte impor-
tante del crecimiento personal. De hecho,
ecacia (hacer las cosas adecuadas) es mu-
cho ms importante que eciencia (hacer
las cosas bien). No importa si haces las co-
sas bien, si son cosas que no deberas hacer.
Imagnate un corredor de maratn partici-
pando en los Juegos Olmpicos que se equi-
voca de ruta. Este corredor puede correr
ms rpido que los dems participantes, pe-
ro no ganar ninguna medalla. As de impor-
tante es la ecacia.
Solo si somos ecaces podemos apropiada-
mente hablar de eciencia. Esto, desafortu-
nadamente, no es la norma. La mayora de
la gente habla sobre la mejor manera de ha-
cer cosas sin pensar si realmente estn ha-
ciendo las cosas que debe hacer. Creo que
pasa porque hablar sobre eciencia es ms
fcil que pensar sobre ecacia. Adems, no
es muy agradable saber que durante aos
has hecho las cosas equivocadas...
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en julio
de 2007:
http://canasto.es/2007/07/ecacia-eciencia/
6
Definir tus metas
3
Ya has denido tus metas a corto y largo
plazo? Segn Steve Pavlina Si no tomas el
tiempo para denir que quieres hacer en tu
vida, pasars el resto de tu vida realizando
las metas de los dems. En el modelo de
David Allen, las metas est en los niveles de
30.000 pies (1-2 aos) y 40.000 pies (3-5
aos).
En este artculo explico como puedes denir
tus metas de una manera que realmente fun-
cione; metas inteligentes que son espec-
cas, mensurables, realizables (pero desaa-
dores) y con fechas de nalizacin.
Empiezo con un ejemplo: un amigo te dice
que ests ms gordo que antes. Porque sois
buenos amigos no te enfadas, pero en cam-
bio tomas un papel en blanco para apuntar
un nuevo objetivo:
Voy a perder peso
Enhorabuena! El hecho de haber apuntado
tu meta incrementa bastante las posibilida-
des de realmente hacerlo. No obstante, po-
demos mejorar la denicin de este objetivo
para motivarte, realmente, a perder peso.
El primer error en esta meta es que est escri-
to en futuro, que no motiva para tomar ac-
cin: (algn da) voy a perder peso. Para te-
ner una meta desaante es mejor imaginarte
que ya has llegado a la meta; eso da el men-
saje adecuado a tu subconsciencia. Enton-
ces en lugar de Voy a perder peso pone-
mos:
Pierdo peso
Es especco?
No mucho. En qu manera vas a perder pe-
so? No es necesario especicar cada accin
individual (para eso tenemos los planes de
proyecto), pero debes hablar del qu sin
mencionar el cmo. Adaptamos nuestra
meta:
7
Pierdo peso haciendo ejercicios y
comiendo sano
Es mensurable?
Como sabes que has llegado a la meta? Ca-
da meta debe tener un valor asociado: un
nmero de kilos para perder, un importe en
euros para ganar, tantos clientes por conse-
guir,... Solo si tus metas son mensurables
puedes hacer un seguimiento y usarlas para
motivarte. En nuestro ejemplo queremos per-
der 10 kilos:
Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y
comiendo sano
Es realizable y desaador?
Depende de tu situacin, perder diez kilos
puede ser mucho o poco. No es lo mismo
perder 10 kilos si pesas 50 kilo o si pesas
150 kilo. En el primer caso, es probable que
realmente no confes en tus posibilidades de
llegar a la meta, y por eso no estars motiva-
do. Y si tan solo pones la meta a 1 kilo no te
sientas desaado para empezar a trabajar.
Para cuando?
Una meta sin fecha nal es solo un sueo.
Cuntas veces has encontrado una amiga
que no has vista desde hace aos para decir-
la que la llamars algn da? Y cuantas ve-
ces realmente has llamado? Una fecha nal,
junto con una cantidad, te permite saber
dnde ests y cuanto te falta. Necesitas una
fecha nal:
Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y
comiendo sano antes del marzo del ao
que viene.
Ahora tenemos una meta especca, mensu-
rable, realizable y desaadora con fecha -
nal. Para los emprendedores entre los lecto-
res: este mtodo tambin puedes aplicar pa-
ra establecer los objetivos de la empresa.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en sep-
tiembre de 2007:
http://canasto.es/2007/09/denir-tus-metas/
8
Cmo decidir qu hacer
4
Es viernes; son las once de la maana y aca-
bas de salir de una reunin. Sacas las hojas
con tus notas de la reunin del bloc de no-
tas y las dejas en tu bandeja de entrada.
Qu vas a hacer ahora?
El Calendario
El primero que debes hacer es consultar tu
calendario para saber si tienes algn com-
promiso. Si hay alguna cita, ya sabes qu de-
bes hacer ahora.
La Lista de Acciones
Si tu calendario muestra un espacio vaco,
tienes tres opciones:
1. Puedes consultar tu lista de acciones pa-
ra elegir la prxima tarea para hacer. Co-
mo tienes la lista de acciones dividida
por contexto, es posible consultar slo
las acciones que fsicamente puedes ha-
cer en tu situacin actual. Si por ejem-
plo ests en la ocina, solo miras en las
listas @ocina, @ordenador, @telfono,
@ j e f e y @ c o mp a e r o .

Luego aplicas un ltro mental a esta lis-
ta y ignoras todas las tareas que requie-
ren ms tiempo que el tiempo disponi-
ble hasta el prximo compromiso en el
c a l e n d a r i o .

Otro ltro que aplicas al revisar las ac-
ciones es el nivel de energa disponible.
Debes intentar hacer tareas complicadas
en momentos con mucha energa y guar-
dar tareas ms fciles para momentos
c o n p o c a e n e r g a .

Finalmente evalas a las prioridades de
las tareas. Cul de estas tareas te avan-
za ms haca tus objetivos? Qu tarea
tiene ms efecto en tu vida?
2. En lugar de trabajar en tareas predeni-
das puedes procesar la bandeja de entra-
da. Habitualmente solo hay que hacerlo
9
una o dos veces al da. T mismo notas
cundo debes hacerlo: si consultas la lis-
ta de acciones y sientes que puede ha-
ber algo ms para hacer que no est en
esta lista, probablemente es hora de pro-
cesar el inbox para completar la lista.
3. Otra posibilidad es dar tu atencin a
una interrupcin. Puede ser que un com-
paero te pregunta algo o que recibes
una llamada. Sabiendo todas las cosas
que tienes que hacer (porque estn en la
lista de acciones), puedes evaluar si vale
la pena dar atencin a la interrupcin o
no.
Otra cosa que puede pasar es que al proce-
sar la bandeja de entrada encuentras algo
que es tan importante que sera mejor dejar
de procesar y primero terminar esta tarea.
No hay problema trabajar en cosas al mo-
mento que aparezcan mientras tienes claro
que en este momento no ests haciendo las
cosas de tu lista.
Recuerda: al momento que elijas hacer una
tarea, tambin elijas no hacer todas las de-
ms tareas.
Qu vas a hacer ahora?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2010:
http://canasto.es/2010/11/como-decidir-que-hacer/
10
Qu es GTD?
5
GTD es un sistema muy completo con va-
rios componentes: el ujo de trabajo, la pla-
nicacin natural de proyectos y el mapa
vertical. Esto lo hace difcil de explicar lo
que Getting Things Done realmente es, y la
mayora de las descripciones de GTD solo
hablan del ujo de trabajo. David Allen sa-
be mejor que nadie lo que es GTD, y ha he-
cho la siguiente descripcin / denicin:
GTD es la abreviacin popular para
"Getting Things Done", un sistema
revolucionario para gestionar tu vida y tu
trabajo, y el libro con el mismo nombre
escrito por David Allen que transforma la
sobrecarga personal en una sistema
integral de productividad sin estrs.

Empez en 1983 con un seminario de
productividad para miles de ejecutivos en
Lockheed, David ha continuado
analizando y perfeccionando las tcnicas
y los principios que ahora conocemos
como GTD un mtodo poderoso para
gestionar compromisos, informacin y
comunicacin. Este sistema innovador y
probado es el resultado de ms de veinte
aos de asesora, coaching privado y
programas organizativos por David para
ms de medio milln de personas en todo
el mundo.

GTD ha ganado su reconocimiento como
el estndar de oro en la gestin y la
productividad personal para las ms
importantes e inteligentes personas y
empresas.

Sosticado sin ser limitado, la ecacia
sutil de GTD est en su sentido comn
que con un inventario completo y actual
de todos tus compromisos, que se
organiza y se revisa sistemticamente, te
puedes enfocar con claridad, puedes ver
tu mundo desde los ngulos ptimos y
puedes tomar decisiones con conanza
11
sobre que hacer (y no hacer) en cada
momento. GTD encarna un mtodo fcil,
paso-por-paso y altamente ecaz para
alcanzar este estado de productividad
relajada. Incluye:

Capturar cualquier cosa que tiene tu
atencin

Denir cosas accionables por separado en
resultados y prximas pasos concretos

Organizar recordatorios e informacin en
la manera ms optimizada, en categoras
apropiadas, basada en cmo y cuando
quieres accederlas.

Mantenerse actualizado con revisiones
apropiadamente frecuentes de los seis
horizontes de tus compromisos
(propsito, visin, metas, reas de
enfoque, proyectos y acciones)

La aplicacin de GTD alivia la sensacin
de desborde, infunde conanza, y libera
una gran cantidad de energa creativa. El
sistema atiene rigurosamente a los
principios bsicos de la productividad,
mientras al mismo tiempo permite una
libertad tremenda en "cmo" hacerlo. La
nica forma "correcta" para hacer GTD
es consiguiendo que se hagan las cosas
con sentido invirtiendo verdaderamente la
menor cantidad de atencin y energa.
Coaching a miles de personas, en su sitio
de trabajo, sobre su trabajo, ha informado
al mtodo GTD con las mejores prcticas
de la manera de trabajar (y vivir) en la
manera ms eciente y productiva.

La simplicidad, exibilidad y inmediatez
de GTD son su atraccin. Su capacidad
de animar, iluminar, y apoderar es su
magia. Qu es GTD? Ms de lo que se
ve a simple vista ...
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en mar-
zo de 2009: http://canasto.es/2009/03/que-es-gtd/
12
Getting GTD Done
6
El mtodo de Organzate con Ecacia no es
fcil. Para trabajar de manera GTD tienes
que cambiar tus hbitos y eso es algo muy
difcil de hacer. Se nota, porque casi cada
da puedes leer en los foros de David Allen
sobre gente intentando volver a GTD des-
pus de haberlo dejado durante un tiempo.
En este artculo te doy nueve consejos que,
segn mi experiencia personal, ayudan al
trabajar con GTD.
1. Compra el libro
Puedes encontrar una gran cantidad informa-
cin y consejos en Internet, pero realmente
necesitas el libro para tener xito con la im-
plementacin. No solo para tener toda la in-
formacin a mano, pero ms que nada por-
que en mi opinin la informacin en Inter-
net se enfoca ms en las herramientas que
en el mtodo. Leer el libro es la manera ms
rpida de tener una idea de lo que es GTD,
y tambin explica paso por paso cmo pue-
des empezar con Getting Things Done.
2. ...y lee el libro con frecuencia
Cada vez que leo el libro descubro cosas
nuevas, y por eso intento leer el libro al me-
nos una vez al ao. La primera vez que leas
el libro te quedas abrumado por el gran volu-
men de informacin, y probablemente esco-
jas un par de temas para empezar a trabajar
(normalmente es la fase de procesar cosas).
Ms tarde, cuando domines al menos parte
del sistema, probablemente estars ms inte-
resado en temas como la Revisin Semanal,
el archivador 'Tickler' o planicar Proyectos.
Crame, despus de varios aos trabajando
con GTD todava encuentro cosas nuevas en
el libro.
3. Saca todo de tu cabeza
Esto suena muy simple, y probablemente
pienses que ya lo haces, verdad? La mayo-
ra de la gente ya recopila sus cosas de traba-
jo, pero tambin lo hacis a casa? Eres
igual de productivo a casa como en la oci-
na?
13
Tambin he notado que las cosas recopila-
das normalmente estn relacionadas con ob-
jetos concretos como el papel o e-mail. Pe-
ro, Qu haces con las cosas menos tangi-
bles como sentimientos, emociones y rela-
ciones? Son cosas que no puedes ver, pero
con toda certeza ocupan espacio en tu
RAM.
4. Empezar desde abajo
David lo deja muy claro; si ests mirando a
GTD probablemente es porque ests abru-
mado con el trabajo. Si empiezas en la ma-
nera tradicional deniendo tus metas, el ni-
co que obtengas es an ms trabajo. Por tan-
to, es mejor empezar desde abajo: limpiar y
organizar tus cosas. Solo entonces tienes es-
pacio y tiempo para mirar a los niveles ms
altos.
5. ...pero no te quedes ah
Muchas veces he hablado con gente que tie-
ne un sistema perfecto para procesar y ges-
tionar tareas, pero que todava tienen proble-
mas de productividad porqu simplemente
tienen demasiado trabajo. Lo que pasa es
que han ignorado los niveles altos. Todo lo
que haces durante la semana debe estar vin-
culado a tus responsabilidades y metas a cor-
to y largo plazo. La Revisin Semanal es el
momento para reducir tu lista de proyectos
y eliminar todos los proyectos recopilados
durante la semana que no te llevan ms cer-
ca a tus metas.
6. Olvida de las herramientas
Lo primero que mucha gente hace al empe-
zar con GTD es buscar el software perfecto.
Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino
que tambin limita tu manera de pensar a
solo las funciones ofrecidas por la herra-
mienta elegida.
Siempre aconsejo trabajar con listas simples
en papel durante al menos seis meses. Solo
cuando ests cmodo con el mtodo y cuan-
do has desarrollado tus hbitos productivos
sabes cules son tus requerimientos para
una herramienta GTD. Adems, ser capaz
de trabajar desde papel tambin es muy til
en el momento en que la tecnologa falla.
7. Optimiza
Identica tareas repetitivas y buscar la forma
para automatizarlas. Si pasas muchas horas
delante del ordenador, incrementa tu veloci-
dad de mecanografa y aprende los atajos
del teclado de las aplicaciones ms usadas.
Optimiza tu espacio fsico para poder archi-
var cheros ms rpido, procesar la bandeja
de entrada con ecacia, etc.
14
8. Trabaja en tus listas
Probablemente has congurado tus listas de
tareas y proyectos y posiblemente tienes has-
ta una lista de metas. Ve ms all y haz listas
para todo lo que debes recordar: una lista
de msica para comprar/descargar, una lista
para preparar viajes, una lista de libros para
leer, listas con los pasos de cada tarea com-
plicada que haces frecuentemente, listas de
atajos de teclado, una lista con ideas para tu
blog, tallas de ropa de los miembros de la
familia,... Las listas son tus amigas.
Busca ayuda externa
Cambiar tus hbitos es difcil, y si siempre
has trabajado en una manera especca es
abrumador cambiarla. La presin externa
puede ayudarte. Si es posible, empieza a tra-
bajar en GTD junto con otras personas, para
que podis discutir los problemas juntos. Si
lo haces solo, explica a tu familia, tus ami-
gos y tus compaeros lo que ests haciendo
y qu quieres lograr. Especialmente tus com-
paeros de trabajo te seguirn atentamente
cuando les explicas que vas a mejorar tu pro-
ductividad, y eso puede ser el catalizador pa-
ra continuar en momentos difciles.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en sep-
tiembre de 2007:
http://canasto.es/2007/09/getting-gtd-done/
15
Ideas buenas en el sitio equivocado
7
Si tienes un trabajo creativo, hay muchas po-
sibilidades que vas a tener buenas ideas, pe-
ro en el sitio equivocado. Qu haces en
esas situaciones? Sera fantstico si puedes
usar todas esas ideas sin olvidarlas.
Hacer compras en el supermercado, entran-
do facturas nuevas o preparar un caf son
tareas bien denidas. Sabes cuando empie-
zas y cuando ests lista.
Pero cuando las ideas y problemas tienen
un rol ms importante en tu vida, o cuando
el proyecto en que trabajas es ms grande y
ms complejo, tu subconsciente va a tener
un papel ms importante. Tu subconsciente
puede ayudarte con ideas y soluciones crea-
tivas. Y tu subconsciencia no sabe de mo-
mentos denidos para tareas especcas.
Tambin puede pasar con cosas simples: si
ests en una reunin y de repente te recuer-
das que debes comprar un regalo para al-
guien. O al revs: mientras ests esperando
para pagar en una tienda ests pensando en
qu temas debes incluir en la agenda de la
prxima reunin.
Qu haces con este tipo de ideas?
Si simplemente dejas desaparecer esas ideas
porque no ests en el sitio adecuado, esas
cosas quedan como bucles abiertos. Esos bu-
cles abiertos llevan estrs y adems te hacen
inquieto, para que nunca vayas a tener la ca-
beza vaca.
En Getting Things Done esas ideas se llaman
'cosas'. Y todas las cosas debes entrar en tu
sistema de una manera u otra para procesar-
las (recopilar, decidir, organizar, hacer, revi-
sar). De este modo no ocupa espacio en tu
cabeza y te mantengas creativo.
Recopilar ideas
Para poder capturar todas las ideas en todos
los sitios es necesario que siempre lleves un
dispositivo de recopilacin contigo. Para m,
16
salir de casa sin mi bloc de notas y un bol-
grafo es lo mismo que salir sin zapatos.
Un bloc de notas de un euro comprado en
el bazar chino ya sirve para capturar tus
ideas, juntos con un buen lpiz o un bolgra-
fo.
Tambin hay gente que preere usar un dis-
positivo electrnico como el telfono mvil.
Lo mejor es trabajar con un aparato con un
teclado completo (QWERTY) que puedes sin-
cronizar con tu ordenador. De este modo
puedes tomar notas en el telfono y profun-
dizar esas notas desde el ordenador con un
teclado normal.
Otro dispositivo electrnico til es un graba-
dor de voz, una funcin que tambin est
disponible en muchos mviles. Ese te permi-
te tomar notas sin usar tus manos (ojo, usar
el telfono en el coche est prohibido!). El
problema de grabar voz es que no es tan f-
cil repasar tus notas. Antes de poder usarlas
debes traspasarlas a papel y el ordenador.
Finalmente, para recopilar en extremo, exis-
ten pizarras para poder tomar notas en la du-
cha o debajo del agua.
Practicar
Si practicas anotar todos los pensamientos
espontneos, momentos geniales e ideas fan-
tsticas, veras que tu subconsciencia te re-
compensa. Cada vez que recopilas un pensa-
miento en papel, obtienes ms espacio en tu
memoria de trabajo que sirve para tener aun
ms ideas buenas.
En largo plazo notars que tienes ms ideas
buenas que no olvides mientras mantienes
la cabeza tranquila.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2008:
http://canasto.es/2008/11/ideas-buenas-en-el-sitio-eq
uivocado/
17
Introduccin a los Mapas Mentales
8
Desde el primer lpiz primitivo, la gente lo
han usado bsicamente para dos cosas: ha-
cer dibujos y escribir informes. Desgraciada-
mente todava mantenemos esas dos cosas
separadas. Dibujar es un acto creativo, arts-
tico y difcil, y por otro lado, tomar notas,
escribir informes o actas es una actividad l-
gica y poco complicada.
Mapas mentales
Puede ser que la palabra Mapa Mental sue-
ne extraa, pero simplemente es una nueva
manera de tomar notas. Si ests haciendo un
mapa mental ests combinando dibujo y es-
critura. De alguna manera, los mapas menta-
les cuadran mejor con nuestra manera de
pensar que las hojas llenas de texto. Ade-
ms, el uso de palabras en los mapas menta-
les hace que estos requieren menos esfuerzo
que dibujar o pintar.
Recordar mejor
Existen ms benecios en hacer mapas men-
tales: la manera habitual de tomar notas no
te ayuda mucho para recordar lo que apun-
tas. Como he dicho anteriormente, los ma-
pas mentales encajan mejor con la manera
en que tu celebro guarda informacin. Pue-
des generar asociaciones ms fuertes con el
uso de varios colores, imgenes y vnculos,
y como el cerebro trabaja con asociaciones,
estos elementos te ayudan a recordar.
Lluvia de ideas
Yo uso los mapas mentales ms que nada pa-
ra hacer una lluvia de ideas o profundizar
en un tema. Por ejemplo, para escribir un
nuevo artculo, el desarrollo de un nuevo
producto o crear una estrategia para entrar
en un nuevo mercado.
Cmo construir un mapa mental?
El proceso para hacer un mapa mental es
muy sencillo:
1. Escribe el tema central del mapa mental
en el medio de una hoja de papel.
18
2. Despus apuntas palabras o conceptos
vinculados al tema alrededor de la pala-
bra y dibujas unas echas hacia el tema
central.
3. Si ms tarde salen conceptos o palabras
que estn vinculadas a los temas del
punto 2, apntalos cerca de esa palabra
y dibuja una echa hacia esa palabra
vinculada.
El proceso suena ms difcil de lo que real-
mente es, pero si una vez has visto un mapa
mental lo entiendes directamente. En Goo-
gle puedes encontrar varios ejemplos de ma-
pas mentales muy visuales:
http://images.google.es/images?q=mapas+m
entales
Consejos para mejorar tus mapas menta-
les:
!
Usa varios colores
!
Dibuja imgenes para acompaar las pa-
labras
!
Escribe en maysculas
!
Conecta partes del mapa mental con e-
chas y colores
!
S creativo
!
Disfruta
Software
Tambin hay software (MindManager, Fre-
eMind) y aplicaciones web (MindMeister) pa-
ra crear mapas mentales, pero aunque tie-
nen algunos benecios (como la integracin
con las tareas de Outlook en el caso de
MindManager), estas herramientas son muy
limitadas en sus posibilidades grcas. Si
realmente quieres tener toda la libertad a la
hora de hacer tus mapas mentales, no hay
nada mejor que una gran hoja de papel y l-
pices de colores.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2009: http://canasto.es/2009/04/mapas-mentales/
19
Mejora la concentracin dirigiendo tu
atencin
9
Estar concentrado es fantstico. Puedes diri-
gir toda tu energa a la solucin de un pro-
blema, a escribir un texto o a nalizar una
lista de tareas. Pero cmo puedes concen-
trarte?
Qu capta tu atencin?
Hace unos meses escrib un artculo sobre
cmo evitar distracciones para poder con-
centrarte. Pero a veces las interrupciones no
vienen de fuera. Aunque ests en un despa-
cho vaco con el ordenador y el telfono
apagado y una hoja en blanco delante, pue-
de ser que no te puedes concentrar para es-
cribir.
Qu es la concentracin?
Concentrarse es Reunir en un centro o pun-
to lo que estaba separado y Atender o ree-
xionar profundamente (RAE). En este caso
hablamos de concentrar tu atencin. Si toda
tu atencin est concentrada en solo una ta-
rea ests trabajando con concentracin.
Atencin: para que se aplique especial
cuidado a lo que se va a decir o
hacer (RAE)
La atencin es una cosa extraa: puedes divi-
dir y distribuir tu atencin. Es posible hacer
varias cosas al mismo momento, aunque
hay un lmite en el nmero de divisiones de
la atencin. Si al mismo momento conduces
el coche, llamas por telfono, comes un bo-
cadillo e intentas buscar la ruta en el mapa
tendrs resultados espectacularmente malos.
La atencin realmente concentrada funciona
como la fuerza atmica. En el momento en
que eliges un objeto para tu atencin, vers
este objeto con ms brillo y claridad. Es co-
mo ajustar el objetivo de la cmara de fotos
para enfocar la foto.
Si enfocas tu atencin en algo, ests dando
importancia a este objeto o tarea. Automti-
camente esta accin disminuir la importan-
cia relativa de todas las otras cosas.
20
Todo el mundo sabe lo que es la
atencin. Es la toma de posesin por la
mente, de un modo claro y vvido, de uno
entre varios objetos o cadenas de
pensamiento simultneamente posibles.
William James
La parte interesante de la atencin es que
puedes utilizarla, durante el da puedes enfo-
car tu atencin en varias cosas. No todas las
cosas puedes tener tu atencin al mismo mo-
mento, pero s es posible enfocarlas una por
una.
Cinco consejos para concentrarte mejor
Si la atencin es tan importante, qu pue-
des hacer para concentrar esta atencin?
1. No te distraigas a ti mismo. Aunque es-
ts trabajando con concentracin, a ve-
ces tu subconsciente es capaz de tener
ideas sobre un tema completamente dis-
tinto. La tentacin de dar atencin a la
idea nueva es muy grande, pero no lo
hagas! Asegrate de que siempre tienes
un bloc de notas y un bolgrafo a mano,
para poder capturar la idea y continuar
con tu trabajo sin tener que preocuparte
por perder la idea.
2. S a dnde quieres llegar y cmo hacer-
lo. Cul es el resultado deseado? y cu-
l es el prximo paso? La lista de Prxi-
mas Acciones te ayuda a enfocarte.
3. Prestar atencin a lo que tiene tu aten-
cin. Cuanto ms pronto seas conscien-
te de que ya no ests concentrado y es-
ts pensando en otras cosas, ms pronto
podrs tomar accin.
4. Vaca tu mente si est llena cuando es-
ts preocupado por algo, cuando notas
un pequeo desequilibro emocional, o
si no encuentras la concentracin por
cualquier otra razn, lo mejor que pue-
des hacer es coger una hoja de papel y
vaciar tu mente y tu corazn escribien-
do una larga lista. Muchas veces no hay
que hacer nada ms, solo apuntarlo pa-
ra sentirte mejor.
5. Controla tu energa. Concentracin de
tu atencin requiere energa. Si ests
cansado resulta ms difcil concentrarte
y puede ser mejor tomar una pequea
pausa para luego continuar.
Elecciones
Al nal el trabajo de conocimiento es cues-
tin de hacer tus elecciones:
!
Qu es lo que realmente deseas hacer
ahora?
21
!
A qu quieres dar tu atencin?
!
Y cunta energa quieres invertir en la
tarea actual?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en mayo
de 2010:
http://canasto.es/2010/05/concentracion-atencion/
22
GTD con un Moleskine
10
El Moleskine es sin duda el cuaderno de no-
tas ms popular entre los seguidores de Or-
ganzate con Ecacia. La mayora de los pro-
pietarios usan su Moleskine para tomar no-
tas y recopilar ideas, pero tambin es posi-
ble gestionar tareas con este bloc de notas.
A continuacin presento algunas ideas para
adoptar el Moleskine (o cualquier otro bloc
de notas) para Getting Things Done. Para
aplicar estos consejos necesitas un cuaderno
Moleskine, unos marcadores de Post-It y un
bolgrafo.
Marca la fecha
Un Moleskine tiene 192 pginas, suciente
para muchas notas, pero algn da tendrs
que reemplazarlo y archivar tus notas. Para
facilitar la bsqueda en los Moleskines archi-
vados pones la fecha de inicio en el lomo
del cuaderno al estrenarlo y cundo el cua-
derno est lleno apuntas la fecha nal. As
es fcil de reencontrar las notas de una reu-
nin que has tenido en enero.
Hacer apuntes
El Moleskine est pensado como bloc de no-
tas, y por tanto est perfectamente adaptada
para recopilar tus ideas. Puedes usar el mar-
cador de pgina del Moleskine para marcar
la pgina actual.
Recomiendo guardar un espacio de 1 cm a
la izquierda de las notas para poder marcar-
las ms tarde al organizar tus notas y ade-
ms recomiendo separar notas individuales
con una lnea horizontal.
Es una buena costumbre anotar la fecha de
tus notas al principio de cada pgina.
Procesar tus notas
Tus notas no tienen valor si no las conviertes
en acciones y/o proyectos, y por tanto debes
procesarlas frecuentemente. Empieza por la
primera nota y procesa cada nota usando las
dos preguntas cul es el resultado deseado?
y cul es el prximo paso? As, una por
una, conviertes tus notas en Prximas Accio-
23
nes, Proyectos, Citas,... Usa el espacio de la
izquierda de la nota para marcarla como
procesada, usando tu propio smbolo.
Si acabas de procesar tus notas, puedes mar-
car la ultima pgina que has hecho con un
marcador de Post-It para no tener que bus-
car la prxima vez que procesas tus notas.
Adems puedes usar los marcadores (de otro
color) para marcar pginas con material de
referencia para proyectos activos, para que
no sea necesario copiar todo el texto y/o es-
quemas a un otro sitio. Es decir, marcas pgi-
nas que ya has procesado pero que contie-
nen material de referencia que todava nece-
sitas.
Gestionar listas
Algunas personas usan su Moleskine no solo
para notas; es todo su sistema de productivi-
dad que contiene tambin las listas de accio-
nes y proyectos. Lo ms fcil es empezar tus
listas desde la ltima pgina y reservar una
pgina para cada contexto (@casa, @ocina,
@ordenador, Proyectos, En Espera,...). Marca
cada contexto con un marcador de Post-It y
apunta las tareas. Si la pgina est llena, sim-
plemente traspasa las tareas activas a una p-
gina vaca para continuar all.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2007:
http://canasto.es/2007/11/gtd-con-moleskine/
24
Tareas rutinarias
11
Sabemos que debemos capturar todo en
nuestro sistema de productividad personal,
pero hasta qu punto? Si pasas cada da un
tiempo haciendo la contabilidad de la em-
presa, deberas denirlo como un Proyec-
to? Adems, es cada factura una Prxima
Accin?
En primer lugar, llevar la contabilidad no es
un proyecto, porque no tiene ningn resulta-
do en concreto. Llevar la contabilidad es un
rea de Responsabilidad. Igual que un pro-
yecto contiene varias tareas, un rea de Res-
ponsabilidad puede tener uno o varios pro-
yectos y/o acciones.
La planicacin en concreto depende de la
situacin y del tamao de el rea de Respon-
sabilidad. A continuacin explico tres mane-
ras de planicar 'responsabilidades' basadas
en tres ejemplos: preparar la comida, lim-
piar el coche y hacer la revisin semanal.
Preparar la comida
Supongo que no tienes la accin Preparar
la comida apuntada en la lista de Prximas
Acciones o en tu calendario. Porque no?
Pues, porque es una accin rutinaria. Hay
cosas que son tan obvias y tan pequeas
que no es necesario planicarlas al detalle.
Ya sabes a qu hora debes preparar la comi-
da, igual que sabes cundo debes cepillarte
los dientes, a qu hora debes ir a la ocina y
cuando debes encender el ordenador.
Limpiar el coche
Tambin hay acciones del tipo limpiar el
coche, que es algo que debes hacer ms o
menos cada dos semanas (por ejemplo), pe-
ro no es claro en qu da debes hacerlo.
Otros ejemplos de este tipo de accin son
procesar el correo (dos veces al da), regar
las plantas (cada dos das) y hacer copias de
seguridad del ordenador (cada semana). Son
acciones pequeas que debes hacer en un
25
periodo concreto, pero dentro de este perio-
do tienes libertad.
Tambin estos ejemplos pueden ser accio-
nes rutinarias que no requieran seguimiento.
Por ejemplo, no tengo apuntado que tengo
que procesar mi correo dos veces al da, por-
que ya lo hago automticamente. Tampoco
apunto cuando tengo que limpiar el coche,
porque uso mi coche cada da y lo veo cuan-
do est sucio. No obstante, para regar las
plantas necesito un poquito de ayuda para
no olvidarlo. Hay varias posibilidades para
hacer este tipo de seguimiento: puedes crear
una tarea repetitiva en tu sistema de accio-
nes, puedes trabajar con un checklist diario
o semanal con cosas que debes hacer cada
da o puedes usar un software especial para
este tipo de tareas como por ejemplo Joe's
Goals o Sciral Consistency.
Hacer la revisin semanal
ltimamente hay tareas del tipo Revisin
semanal que son como las tareas anteriores
(puedes hacerlo cualquier da de la sema-
na), pero como necesitas una o dos horas pa-
ra hacerlo es mejor planicarlo en el calen-
dario para asegurarte que tienes tiempo libre
para realizarlo.
Para volver al ejemplo inicial de la contabili-
dad, puede ser que tambin deberas reser-
var un tiempo cada da para hacerlo, aun-
que no es necesario de especicar cada fac-
tura.
Seguramente vosotros tambin tenis Accio-
nes Rutinarias como los tres ejemplos ante-
riores. Solo hay que mirar si esas acciones
coinciden con uno de los tres modelos que
he dado. Qu tareas rutinarias tenis?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2009: http://canasto.es/2009/04/tareas-rutinarias/
26
Las listas de control
12
Una simple lista de control o checklist, es la
herramienta idnea para obtener ms resulta-
dos con menos esfuerzo. Hay tres razones
para usar una lista de control:
1. Hay tareas que debes hacer siempre de
la misma manera. Aunque los pilotos de
aviones cada da hacen lo mismo, usan
listas de control para asegurarse que no
se olvidan nada.
2. Hay cosas que no haces muy a menudo
y entonces es til disponer de una lista
para vericar que lo ests haciendo
bien. Por ejemplo, tengo una lista de via-
je con todas las cosas que posiblemente
debo llevarme si voy de viaje: pasapor-
te, ropa, libro, neceser, etc.
3. Finalmente, una lista de control puede
ayudarte a desarrollar nuevos hbitos.
Escribe los pasos a tomar en un Post-it y
pgalo a la pantalla hasta que sepas de
memoria cmo hacerlo.
Por qu hacer listas de control?
El gran benecio de usar listas de control es
que solamente tienes que pensar una vez so-
bre cmo hacer la tarea.
Una de mis tareas en la empresa es organi-
zar cursos para nuestros distribuidores. Para
cada curso tengo que arreglar varias cosas:
tengo que vericar que hay suciente mate-
rial, reservar la sala, enviar informacin a
los participantes, etc. Hay docenas de deta-
lles que siempre tengo que hacer, y hay que
hacerlos bien.
Para garantizar la buena ejecucin uso una
lista de control con todas las cosas que debo
hacer empezando un mes antes de la fecha
del curso. Despus de cada curso actualizo
la lista, as que ahora confo completamente
en la lista, lo que me da tranquilidad. Si he
repasado toda la lista estoy seguro de que
todo est arreglado y que tengo todo el mate-
rial necesario.
27
!
Una lista de te da una vista general
!
Solo tienes que pensar una vez cmo ha-
cerlo
!
Una buena lista de control te da tranqui-
lidad: realmente sabes que no has olvi-
dado nada
Cmo crear una lista de control?
Una lista de control funciona mejor si es sim-
ple; habitualmente no es necesario crear
sub-listas. Puedes crear las listas en un bloc
de notas (poniendo un guin delante de ca-
da opcin en la lista) o de forma electrnico
en un chero de texto, una hoja de Excel o
una lista de tareas en Outlook. T decides
qu funciona para ti.
La primera lista
Si ests pensando en hacer la primera lista
de control, por qu no empiezas con una
lista con posibles listas de control para ha-
cer? Unos ejemplos:
!
La Revisin Semanal
!
Tareas (contabilidad)
!
Listas de viaje (vacaciones, negocios, n
de semana, excursin a la montaa)
!
Restaurantes (para visitar y para evitar)
!
Libros para leer
!
Una lista de cosas que no quieres hacer
nunca ms
!
Metas a largo plazo
El nico riesgo que corres es que tus amigos
tambin quieren usar tu lista de restaurantes.
Entonces pagan ellos, no?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en agos-
to de 2009: http://canasto.es/2009/08/listas-control/
28
Descuento en el tiempo
13
Existe un fenmeno psicolgico conocido
como el descuento en el tiempo o el des-
cuento hiperblico implicando que un resul-
tado en el futuro se percibe como menos va-
lioso que un resultado en el presente. Por
ejemplo, si alguien puede elegir entre co-
brar un importe en un ao o cobrar un im-
porte menor ahora, seguramente elige reci-
bir el importe menor ahora mismo.
Estudios cientcos han mostrado que para
la persona tpica un pago de 100! en un
ao es igual de atractivo que un pago de
68! ahora. As que el valor percibido des-
pus de un ao es en promedio un 32% me-
nos que su valor actual.
Este fenmeno tambin se aplica a otras
reas, como por ejemplo la gestin y organi-
zacin de nuestro tiempo. Por ejemplo, si
ahora te dedicas una hora a organizar tus ar-
chivos, seguramente obtendrs benecios en
el futuro, porque necesitars menos tiempo
para archivar y recuperar documentos. Es
muy probable que recuperas la hora inverti-
da dentro de algunos meses. No obstante,
organizar el archivador tiene un coste ahora
y, debido al descuento en el tiempo, subesti-
mas los benecios de la limpieza a largo pla-
zo.
Si tienes otra tarea en la lista de tareas que
te da un 32% menos de benecios que la
limpieza del archivador pero con resultados
inmediatos, seguramente esta tarea parezca
ms atractiva.
El descuento en el tiempo explica parcial-
mente porque procrastinamos. Una tarea im-
portante que debes acabar en un mes tiene
un menor benecio percibido que hacer al-
go menos importante ahora.
Si eres consciente de la existencia de este fe-
nmeno y sabes que subestimas el valor de
benecios futuros, puedes adaptar tu plani-
cacin y dar ms prioridad a tareas con re-
sultados en el futuro. Para los seguidores de
29
Getting Things Done, las listas con tus pro-
yectos, responsabilidades y metas a corto y
largo plazo sirven precisamente para evitar
el descuento en el tiempo. Si revisas estas
listas frecuentemente, siempre tendrs pre-
sente a dnde quieres llegar y automtica-
mente incrementas el valor futuro de tareas
vinculadas a tus metas.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en mayo
de 2010:
http://canasto.es/2010/05/descuento-hiperbolico-tie
mpo/
30
La revisin semanal
14
Cada sistema necesita mantenimiento para
un funcionamiento correcto y Getting Things
Done no es ninguna excepcin a esta regla.
Haciendo una Revisin Semanal garantiza
que ests al da. David Allen aconseja plani-
car la Revisin Semanal en una hora ja,
preferiblemente el viernes al principio de la
tarde. As, te queda un poco de tiempo para
acabar las tareas olvidadas antes del n de
semana. Es como ir de vacaciones y dejarlo
todo arreglado.
A primera vista la Revisin Semanal parece
un castigo, pero en realidad es un momento
encantador en la semana. Es un momento
de reexin en medio de todas tus activida-
des y estrs. Si repasas todos tus proyectos
actuales obtendrs una vista clara de tu situa-
cin actual.
Finalmente, si la semana ha sido tan estre-
sante que no has podido vaciar la cabeza y
relajarte, este es el momento para llegar a
este estado.
Qu haces durante la Revisin Semanal?
1. Recopilar todas las cosas y asuntos;
2. Repasar todas las bandejas de entrada y
procesar su contenido;
3. Limpiar y actualizar tus listas;
4. Ordenar, limpiar, aclarar, actualizar y
completar tu vida laboral.
Lista de comprobacin para la Revisin
Semanal
!
Pon tus notas, correo, tarjetas, recibos y
otros papeles sueltos en la bandeja de
entrada para procesarlos;
!
Procesa todas tus notas. Decide cules
son los temas de accin y proyectos y
gurdalas en el sitio adecuado: Prxi-
mas Acciones, En Espera, Proyectos, Al-
gn Da/Quizs, etc.;
!
Repasa la informacin del calendario pa-
sado. Identica temas de accin pen-
31
dientes, datos de referencia, etctera, pa-
ra transferirlos al sistema activo;
!
Mira en tu agenda los eventos prximos,
en corto y en largo plazo;
!
Vaca tu cabeza minddump. Lleva al
papel (por categoras) cualquier nuevo
proyecto, tema de accin, pendientes,
ideas y otras, todava no capturadas;
!
Repasa las listas de Prximas Acciones.
Elimina las acciones completadas. Identi-
ca recordatorios para pasos de accio-
nes futuras;
!
Revisa la lista de En Espera. Crea accio-
nes nuevas para cualquier seguimiento
que sea necesario, y borra las que has
recibido;
!
Repasa listas de Proyectos y resultados
mayores. Evala el estado de los proyec-
tos, metas y resultados, uno a uno y ase-
grate de que haya por lo menos una
Prxima Accin por proyecto. Identica
nuevas acciones, acciones nalizadas,
pendientes, etc.;
!
Repasa cada checklist relevante. Utilza-
lo como disparador de nuevas Prximas
Acciones.
!
Repasa los listados de Algn Da/Quizs
y convirtelos en Proyectos o Prximas
Acciones. Borra los temas que ya no te
interesan;
!
Se creativo y valiente. Tienes alguna
idea nueva, maravillosa, distinta, provo-
cadora, arriesgada para aadir a tu siste-
ma?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en mar-
zo de 2007:
http://canasto.es/2007/03/repaso-semanal/
32
Qu es esto?
15
Una pregunta sencilla puede tener un signi-
cado grande. En el ujo de Getting Things
Done hay una pregunta central y poco en-
tendida: Qu es esto?
Porqu esta pregunta es tan importante?
Pilas de papeles en la mesa y una bandeja
de entrada llena
Si entramos en un despacho tpico, segura-
mente podemos ver una o varias pilas de pa-
peles encima de la mesa de trabajo, adems
de los papeles sueltas guardadas en las estan-
teras. Tambin podemos observar pilas digi-
tales: el escritorio del ordenador est lleno
de cheros diversos y hay ms que 100 men-
sajes en la bandeja de entrada del correo
electrnico.
De dnde han salido todas estas pilas?
El problema es la falta de claridad, no la
falta de tiempo
Las pilas grandes son el resultado de una fal-
ta de denicin. Si ayudo a alguien con la
implementacin de GTD, una de las prime-
ras cosas que hacemos es procesar estas pi-
las para eliminar a veces varios meses de ma-
terial en muy poco tiempo. La manera de ha-
cerlo es simplemente identicar el objeto
usando la pregunta Qu es esto? y luego de-
cidir qu hacer usando el ujo de trabajo.
1. Toma el primer objeto de la pila;
2. Haz la pregunta (si es posible en voz al-
ta): Qu es esto?;
3. Sigue el resto del ujo de trabajo GTD;
4. Empieza otra vez con punto 1.
As tomas unas decisiones pequeas que al
nal te darn ms espacio en tu despacho,
en tu bandeja de entrada y en tu cabeza. Al
identicar el objeto vers que casi automti-
33
camente sabes qu hacer y dnde guardar-
lo.
Que respuestas puedes dar?
Al contestar la pregunta Qu es esto? solo
se trata del formato:
!
Esto es un folleto
!
Esto es una carta de un amigo
!
Esto es un correo comercial
!
Esto es una idea
!
Esto es un proyecto nuevo
!
Esto es un deseo de un cliente
!
Esto es una factura
!
Esto es una invitacin para una reunin
!
Esto es un compromiso que he hecho
conmigo mismo
!
Esto es algo que he prometido a otra per-
sona
!
Esto es un
Imagnate por un momento que todas estas
pilas no existen. La mesa de trabajo est lim-
pia y la bandeja de entrada vaca. Cmo te
sientes? Es muy probable que te sientas crea-
tivo porque ahora tienes espacio para ideas
y planes nuevas. Tu tambin puedes tenerlo
todo organizado si empiezas con esta pre-
gunta: Qu es esto?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2010: http://canasto.es/2010/04/que-es-esto/
34
Concentracin y flujo para trabajar sin
interrupciones
16
En la ltima semana he hablado con varias
personas que me comentaban que reciben
muchsimas interrupciones en su trabajo y
que no pueden concentrarse.
Concentracin requiere tiempo
El psiclogo Mihly Cskszentmihlyi dice
que tu cerebro necesita tiempo para poder
concentrase. Para poder entrar en un estado
de Flujo o Flow, en que realmente trabajas
con toda tu concentracin, necesitas unos
20 minutos. Si recibes muchas interrupcio-
nes nunca podrs entrar en el Flow.
La mayora de los trabajadores de conoci-
miento no tienen muchas posibilidades para
trabajar sin interrupciones. Solo si a veces
visitas la ocina durante el n de semana, si
tus compaeros estn todos enfermos o si la
centralita telefnica falla tienes la posibili-
dad de concentrarte completamente en la
tarea actual.
Unos consejos
!
Sal de la sala de trabajo compartida! Pi-
de un despacho solo para ti o comparti-
da con solo un compaero. Una sala de
trabajo distrae mucho con tanto ruido y
movimiento de tanta gente. No entiendo
cmo es posible que los arquitectos to-
dava diseen ocinas con este tipo de
espacios tan poco productivos. Como
ltimo recurso puedes trabajar con gafas
de sol y auriculares, aunque solo sea pa-
ra que la gerencia sepa que no ests de
acuerdo.
!
Finaliza micro-tareas. Si un compaero
necesita algo de ti o cuando recibes una
llamada, primero acaba la micro-tarea
en que ests trabajando. Si ests escri-
biendo, acaba primero la frase; si ests
leyendo, lee toda la seccin antes de
dar al compaero toda tu atencin. Si
dejas una microtarea a medias pierdes
mucho tiempo.
35
!
Desactiva la noticacin de correo nue-
vo. Creo que el correo es el origen de la
mayora de las interrupciones en la oci-
na. Ests trabajando en un documento
importante y blip recibes un correo nue-
vo. Obviamente debes mirar directamen-
te de qu va el correo, porque podra
ser importante... Es mejor apagar las no-
ticaciones o cerrar la aplicacin de co-
rreo completamente, y solo procesar el
correo durante algunos momentos al
da.
!
No empieces el da leyendo tu correo.
As puedes empezar el da de manera
productiva, y posiblemente mantienes
esta productividad durante el resto del
da.
!
Reserva algunas horas para tareas que
requieren tu concentracin. Trabaja des-
de casa, reserva una sala de reuniones
durante dos horas, haz la Revisin Sema-
nal en un bar dnde nadie te conozca,
etc. Busca la tranquilidad.
Y t?
Cules son las fuentes de las interrupciones
en tu trabajo? Y cmo puedes desactivarlas
o al menos disminuirlas?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en febre-
ro de 2010:
http://canasto.es/2010/02/concentracion/
36
Por qu caminar si tambin puedes
volar?
17
Aunque has recopilado todas tus Prximas
Acciones en una lista y has organizado tus
Proyectos, todava quedan otras cosas que
no son una accin o un proyecto y que re-
quieren tu atencin. Qu haces por ejem-
plo con tus ideales, tu visin, tus planes y
metas de largo plazo?
Varios niveles para la vida y el trabajo
Utilizando la aviacin como metfora, Da-
vid Allen describe los siguientes niveles en
su libro Getting Things Done:
!
50.000 Pies: Tu vida valores
!
40.000 Pies: Los prximos 3-5 aos vi-
sin y estrategia
!
30.000 Pies: Los prximos 1-2 aos
metas / direccin
!
20.000 Pies: reas de responsabilidad y
enfoque
!
10.000 Pies: Proyectos actuales
!
Pista de despegue: Prximas Acciones
Los diferentes niveles tienen mucha inuen-
cia entre ellos; no solo de arriba hacia aba-
jo, sino tambin al revs.
La pista de despegue y 10.000 pies
Trabajar con las Prximas Acciones es fcil:
las pones en tu lista de Prximas Acciones y
al nalizar la tarea marcas esta tarea como
completada. Este es el nivel ms bsico la
pista de despegue. Where the rubber meets
the road.
Todos los Proyectos en que actualmente tra-
bajas estn en la lista de proyectos. Si es un
proyecto complejo, incluye material de so-
porte como notas, acciones para el futuro y
planes. Para cada Proyecto activo hay al me-
nos una Prxima Accin en la lista de accio-
nes.
37
Los niveles ms altos
Yo mantengo un documento separado para
cada nivel (30, 40 y 50 mil pies) donde
apunto las cosas importantes para m en este
nivel. Por ejemplo el documento de 40.000
pies contiene mis pensamientos relaciona-
dos con la visin y la estrategia para los pr-
ximos tres a cinco aos.
A veces, durante la Revisin Semanal leo
uno de estos documentos para ser conscien-
te de las grandes lneas de mi vida o las me-
tas a largo plazo y para mantener este docu-
mento actualizado.
Existe el peligro que hayas formulado tus me-
tas y visin, sin hacer nada para conseguir
estas metas en tu vida diaria. Simplemente
no les das tu atencin porque es ms fcil
trabajar en cosas urgentes que en cosas im-
portantes. Por ello, vale la pena repasar con
frecuencia tus documentos donde has apun-
tado tus valores, visin y metas. Eso te permi-
tir tomar decisiones intuitivas durante el res-
to de la semana, porque an tienes tus valo-
res y visin en memoria.
Pensar sobre tu visin
Al apuntar tus valores, visin y metas, ests
obligado de pensar sobre estos temas. Estos
documentos son documentos dinmicos: es
posible que justo cuando los tienes actuali-
zados llegar una mudanza, el amor de tu
vida, el trabajo de tus sueos,... y todo cam-
bia. No importa; simplemente hay que actua-
lizar tus documentos en los varios niveles y
estars listo para adaptarte a los cambios en
la vida.
Llevarlo al prctico
Ahora tienes una idea clara y actualizada de
tu visin y todo est bien documentado. C-
mo vas a conseguir tus metas?
La manera ms lgica es empezar por arriba
y saliendo de tu visin y estrategia denir
metas de largo y corto plazo. Para llegar a
estas metas tienes que denir Responsabili-
dades y Proyectos concretos, que contienen
una o varias Prximas Acciones. De este mo-
do, puedes convertir tus ideales en acciones
concretos.
Desde arriba hacia abajo, paso por paso, ni-
vel por nivel.
Aun no has denido tus ideales?
Si todava no tienes ningn ideal o visin de-
nida puedes crear un proyecto nuevo: De-
nir metas y valores. Si en la prxima semana
no tendrs tiempo para sentarte a pensar
puedes dejar este proyecto en la lista Algn
Da/Quizs. Dene tambin las Prximas Ac-
ciones de este Proyecto: Denir metas a lar-
38
go plazo, Denir metas a corto plazo, etc.
Finalmente solo tienes que sentarte delante
de una hoja en blanco y empezar a pensar:
Cmo quieres vivir? Qu es importante pa-
ra ti? Cules son tus valores?
Continua desde all, un nivel a la vez. No es
necesario tenerlo todo perfecto a la primera;
escribir es solo una manera de ordenar tus
pensamientos. Si cada mes o dos meses revi-
sas el documento ser poco a poco ms
completo.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en abril
de 2007: http://canasto.es/2007/04/caminar-volar/
39
Planificar de forma natural
18
Hacer planes detallados de tus proyectos pa-
rece difcil, pero no lo es si usas el Modelo
de Planicacin Natural. Es un mtodo de
planicar que, como su nombre indica, si-
gue la manera natural de planicar.
Planicar basado en el Resultado Desea-
do
Si quieres planicar un proyecto segn el
modelo de la planicacin natural, debes
empezar por el nal.
!
Qu quieres obtener?
!
Para qu lo haces?
!
Cul es el Resultado Deseado?
Si ya ests usando las otras partes del mto-
do GTD seguramente reconoces estas pre-
guntas, porque al procesar la bandeja de en-
trada haces exactamente las mismas pregun-
tas. En este sentido, planicar un gran pro-
yecto no es diferente de planicar una tarea.
Antes de todo, debes saber cul es el Resul-
tado Deseado, para ms tarde poder medir
el xito del proyecto. Debes estar de acuer-
do contigo mismo y con los otros involucra-
dos qu es tener xito.
Tus principios tambin cuentan
Imagnate que quieres organizar una escapa-
da con la familia. Sin darte cuenta, ests li-
mitando las posibles opciones por tus princi-
pios:
!
Cul es la calidad que buscas?
!
Cunto ests dispuesto a pagar?
!
Hasta dnde quieres viajar?
Habitualmente no eres consciente de estos
principios, hasta que alguien proponga una
actividad que es demasiado cara o demasia-
do lejos.
Si ests planicando un proyecto complejo
es importante que todos los principios y va-
40
lores estn bien denidos y que todos los im-
plicados estn de acuerdo. Solo as puedes
buscar la mejor ruta haca el Resultado De-
seado.
Lluvia de ideas
En el momento en que has denido el Resul-
tado Deseado y los principios, puedes empe-
zar con la lluvia de ideas.
Este es la parte ms fcil de la planicacin
del proyecto, porque es lo que haces todo el
da. Por ejemplo si quieres ir al otro lado de
la cuidad: Cul es la manera ms rpida e
inteligente de viajar? Es mejor tomar el co-
che, el metro o ir andando? Tu cerebro est
optimizado para buscar soluciones.
Otro ejemplo: quieres ir a cenar con una
nueva amiga. Ya conoces el Resultado De-
seado: algo como una conversacin intere-
sante o empezar una nueva relacin romnti-
ca. Tambin tienes tus principios, aunque po-
siblemente no eres consciente de su existen-
cia. Si ahora empiezas a pensar, seguramen-
te te salen al menos cinco sitios para ir a ce-
nar con la nueva amiga.
Muchas veces el problema al hacer una llu-
via de ideas no es la generacin de ideas, si-
no saber para qu problema ests buscando
una solucin.
Organizar
Ahora que sabes a dnde quieres llegar, qu
es importante (principios) y ms o menos c-
mo vas a hacerlo, es hora de empezar hacer
planes concretos. Los planes pueden ser
muy sencillos, en media hoja de papel, o
ms complejos con varias carpetas en el in-
tranet y diagramas Gantt. Si el proyecto es
ms complejo hay que jar e estructurar
ms detalles.
Prximas Acciones
Finalmente apuntas las Prximas Aciones (el
resto de las tareas quedan en el plan de pro-
yecto) en tus listas para empezar a trabajar
en el proyecto.
Fcil, verdad? Intenta aplicar estos cinco pa-
sos en un proyecto que ya hace tiempo est
un tu lista pero que no avanza. Solo hay que
contestar estos cinco preguntas:
1. Cul es el Resultado Deseado?
2. Existen principios o estndares que son
importantes para este proyecto?
3. De qu maneras podras alcanzar el Re-
sultado Deseado?
4. Cmo puedes organizar todo el mate-
rial recopilado?
41
5. Y cules son las Prximas Acciones
que ya puedes hacer?
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en no-
viembre de 2009:
http://canasto.es/2009/11/planicar-forma-natural/
42
Los objetivos motivan, las tareas no
19
Cmo puedo encontrar la motivacin para
continuar trabajando en las cosas importan-
tes?
Despus de haber enviado docenas de co-
rreos en un da, seguramente ests harto del
correo. Escribir textos (artculos o informes),
buscando informacin, planicar, hacer lla-
madas casi todos los tipos de tareas pue-
den ser aburridos si lo haces durante mucho
tiempo.
Pero si sabes exactamente por qu ests ha-
ciendo una tarea es probable que te sientes
diferente. Si eres consciente del objetivo -
nal, el quincuagsimo correo que escribes
ser una parte de una cadena grande y ten-
dr ms sentido hacerlo.
Esto explica la importancia de la lista de pro-
yectos para los trabajadores de conocimien-
to. Segn David Allen los profesionales tra-
bajan en una media de 30 proyectos parale-
los (ambos proyectos profesionales y perso-
nales). Si tienes una lista completa con to-
dos tus proyectos actuales, sers capaz de
mirar al menos una vez a la semana tus ta-
reas desde un nivel ms alto.
Que puedes hacer? Mi consejo es anotar el
Resultado Deseado en la descripcin de la
tarea. Yo uso el smbolo > para separar la ta-
rea del resultado, porque as visualmente pa-
rece que ests trabajando hacia el resultado.
Cada vez que veo esta accin en mi lista, au-
tomticamente me acuerdo del porqu de
esta tarea. Por ejemplo:
Llamar a Eva para reservar el proyector >
Presentacin exitosa para el nuevo cliente
Para una motivacin ptima es importante
elegir tus metas al nivel correcto. Muchas ve-
ces una meta forma parte de algo ms gran-
de. Vacaciones divertidas y relajadas pue-
de ser parte de Disfrutar de la vida y Cap-
turar al menos 10 clientes nuevos en la fe-
ria puede ser parte de Incrementar las ven-
43
tas con 75% en 5 aos (o de Mantener el
jefe contento). Como he dicho, tendrs que
elegir una meta en un nivel que te motive
mejor. Si eliges el nivel demasiado alto falta-
ra la conexin con la realidad actual, mien-
tras un nivel demasiado bajo no te motiva
tanto.
Este artculo ha sido publicado en El Canasto en sep-
tiembre de 2010:
http://canasto.es/2010/09/objetivos-motivan-tareas-n
o/
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