Mẹo vặt trong tin học văn phòng

Chắc chắn tính năng mới khó chịu nhất (được đưa vào Word 2002) là Drawing Canvas,
nó từ chối mọi sáng tạo của cả những người mới vào nghề cũng như đã nhiều năm từng
trải. Bất kỳ khi nào bạn dùng một công cụ trong thanh công cụ Drawing của Word 2002
hoặc 2003 (hay nhấn Insert.Picture.New Drawing), Word cũng khăng khăng đòi tạo ra
một cái hộp - gọi là "canvas" - để giữ hình đồ họa đó. Khi bạn đặt bức vẽ, đường vạch,
hình vuông, hình ôvan hoặc một hình nào đó vào trong canvas, Word sẽ xem chúng là
một nhóm, cho nên bạn có thể di chuyển hoặc thay đổi kích thước chúng như một khối
hoặc bổ sung các kết nối nhanh giữa phần tử. Tuy nhiên Canvas lại không tiện lợi cho
việc thiết kế lại.

Muốn tống khứ Drawing Canvas, bạn nhấn Tools.Options.General, và bỏ chọn đối với
Automatically Create Drawing Canvas When Inserting AutoShapes. Muốn di chuyển
hoặc co dãn các hình vẽ theo một nhóm, bạn chọn các hình vẽ này bằng cách nhấn <Ctrl>
đồng thời nhấn chuột lên chúng, sau đó chọn Draw.Group trên Drawing Toolbar. Nếu cần
sử dụng các kết nối nhanh, bạn nhấn Insert.Picture.New Drawing để đặt một Drawing
Canvas to và thô vào bên trong tài liệu trau chuốt của bạn.

Xếp đặt lại My Places Bar

Bất cứ khi nào bạn mở một tập tin trong ứng dụng Office XP hoặc 2003 bằng cách nhấn
File.Open hay nhấn <Ctrl>-O, một liệt kê các biểu tượng cũng xuất hiện ở khung bên trái.
Tiện ích My Places Bar cho phép bạn mở các folder với chỉ một cú nhấn; nhưng mặc dầu
được xếp hàng đầu về tiết kiệm thời gian, tính năng này lại có giao diện khá xấu. Muốn
bổ sung thêm một folder vào My Places Bar, bạn chọn folder đó và nhấn Tools.Add to
"My Places". Muốn hiển thị mười biểu tượng folder nhỏ trên My Places Bar thay vì năm
biểu tượng lớn (Hình 1), bạn nhấn phải thanh đó và chọn Small Icons. Bạn có thể sắp xếp
lại các folder trong thanh bằng cách nhấn phải một folder nào đó và chọn Move Up hoặc
Move Down, mỗi lần một bước.
Hình 1: Bổ sung folder vào My Places trong hộp thoại Open của Office.

Vấn đề lớn nhất với My Places là nó đầy lỗi. Nếu đã loại bỏ một số biểu tượng khỏi danh
sách, các tùy chọn Move Up và Move Down sẽ xuất hiện với màu xám ảm đạm trong
trình đơn. Khi xảy ra điều này, muốn sắp xếp lại các biểu tượng bạn phải vào Registry để
chỉnh sửa. Trước khi thực hiện, hãy sao lưu Registry (Xem TGVT A tháng 4/2003, trang
106 để có hướng dẫn chi tiết).

Khi đã hoàn thành việc sao lưu, bạn nhấn Start.Run, gõ regedit, và nhấn <Enter>. Điều
khiển trong khung bên trái đến HKEY_CURRENT_USER
\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\Open Find\Places (trong Office XP, khóa thứ
năm là 10.0, không phải 11.0). Bên dưới cả hai khóa StandardPlaces và
UserDefinedPlaces, bạn sẽ phát hiện các khoản mục cho từng biểu tượng My Places.
Chọn biểu tượng nào mà bạn muốn xuất hiện đầu tiên trên My Places Bar, nhấn đúp
khoản mục Index trong khung bên phải, thay 'Value data' của nó bằng 1, và nhấn OK.
(Nếu không có khoản mục Index nào cả, bạn nhấn phải khung bên phải, chọn
New.DWORD Value, gõ Index, và nhấn <Enter>). Lặp lại những bước này cho các biểu
tượng My Places, gán cho mỗi cái một giá trị Index khác nhau (giá trị '0' sẽ làm cho biểu
tượng không xuất hiện, nếu tất cả các biểu tượng đều được cài đặt là '0' thì Desktop sẽ
xuất hiện). Lần sau, khi mở Office với My Places Bar hiển thị, các biểu tượng sẽ xuất
hiện theo trình tự mà bạn đã xác định trong Registry.

Gán cho Word một kiểu chữ mới

Hình 2: Tạo dáng vẻ mới cho các Style trong Word bằng Modify Style

Chắc bạn biết sử dụng các kiểu chữ (style) trong Word để đơn giản hóa việc chỉnh sửa tài
liệu dài. Tuy nhiên, kiểu chữ giống như một cái gông sang trọng mang trên cổ, và các
kiểu chữ mặc định của Word có vẻ không thích hợp: Gõ một dòng trong tài liệu, và chọn
Heading 1 từ danh sách Style rơi xuống (thường nằm ở bên trái của thanh công cụ
Formatting); Word sẽ làm cho dòng văn bản đó có kiểu Arial chữ đậm cỡ 16 rất khó đọc.
Chọn heading 2, dòng đó sẽ xuất hiện dưới dạng chữ nghiêng đậm - một format dễ làm
nổi giận các thợ sắp chữ in.

Rất may là các kiểu chữ cài sẵn trong Word đều dễ tùy biến. Trong Word XP hoặc 2003,
bạn chỉ cần chọn format.Styles and Formatting, nhấn lên mũi tên chỉ xuống xuất hiện khi
bạn dịch chuyển con trỏ trên kiểu chữ mà bạn muốn thay đổi, và chọn Modify (hoặc
Modify Style). Trong Word 2000 và 97, bạn nhấn Format.Style, chọn ngay style đó, và
chọn Modify. Trong tất cả các phiên bản của Word, bạn dùng các tùy chọn Formatting để
tạo những thay đổi mà bạn muốn. Bạn nhấn nút Format ở góc dưới cùng bên trái của hộp
thoại Modify Style, và tạo các biến đổi sâu hơn cho font chữ đó hoặc các kiểu chữ khác;
sau đó nhấn OK (xem Hình 2). Đánh dấu chọn lên Add to Template và nhấn OK lần nữa.
Từ đây trở đi, tất cả các tài liệu mới sẽ tuân theo cách định dạng kiểu chữ mà bạn đã
chọn.

Định lại lề cho Word

Khó khăn trong việc thiết lập khoảng lề trên của một tài liệu Word là phải làm sao cho
phần đầu (header) và dòng thứ nhất của văn bản xuất hiện đúng nơi bạn muốn, vừa đủ độ
dài như khi bạn dùng máy đánh chữ IBM Selectric II. Hãy quên đi việc ước lượng theo
tài liệu của Microsoft, sau đây là đúc kết về việc định lề trong Word.

Word chừa một khoảng trống trên đầu mỗi trang của tài liệu để dùng cho phần đầu và
khoảng trống ở cuối mỗi trang cho phần chân (footer). Khi nhấn File.Page Setup, bạn có
thể báo cho Word biết chừa lề trên rộng bao nhiêu, và đặt phần đầu cách mép trang giấy
bao xa (vị trí của các thông số cài đặt và thuật ngữ xác định chúng thay đổi tùy phiên bản
Word).

Khi định dạng một trang, Word sẽ dịch nó xuống một khoảng Header From Edge (mép
trang đến phần đầu). Khoảng Header From Edge này thường là 0,5 inch. Sau đó chương
trình sẽ đưa vào đó bất cứ đầu đề nào mà bạn đã xác định - văn bản, hình... Nếu dòng
cuối của phần đầu trang có thiết lập Space After, ví dụ như 18 điểm, Word sẽ dự trữ một
khoảng bổ sung 18 điểm ở cuối phần đầu. Cuối cùng, Word bắt đầu xếp dòng văn bản thứ
nhất lên trang. Khi đặt xong dòng đó, Word sẽ kiểm tra xem khoảng cách từ đỉnh dòng
đầu tiên đến đỉnh trang giấy có bé hơn thiết lập Top Margin (lề trên) hay không (trong
hầu hết các trường hợp, Top Margin mặc định là 1 inch). Nếu khoảng cách này bé hơn
Top Margin, Word sẽ dịch dòng đầu tiên xuống sao cho phần Top Margin được chừa lại
rõ ràng.

Trong "ngôn từ" khoảng cách của Word, số đo Header From Edge là 'Exactly' (chính
xác), còn Top Margin là 'At Least' (tối thiểu). Các số đo phần chân cũng tương tự: Footer
From Edge (mép trang đến phần chân) là 'Exactly', còn Bottom Margin (lề dưới) là 'At
Least'.

Cho nên, nếu không tìm ra lý do tại sao Word lại dịch dòng thứ nhất của trang xuống thấp
hơn nơi mà bạn muốn đặt, bạn hãy thử định dạng lại nội dung của phần đầu trang. Đừng
cố thu nhỏ thiết lập Top Margin - nó sẽ không làm việc.

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TỐT HƠN TRONG EXCEL

Một trong những việc mà người mới dùng Excel ngại nhất là định dạng dữ liệu, thường
người dùng phải dò đến từng ô để đặt lại định dạng sai. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ
giúp bạn "thuần phục" Excel, buộc nó phải định dạng dữ liệu đúng như ý bạn ngay từ lúc
nhập liệu.
• Để nhập một giá trị với định dạng tiền tệ (currency), hãy gõ một dấu đô la ($) phía trước
giá trị cần nhập.
• Để nhập một giá trị với định dạng phân số (fraction), hãy gõ một số 0 và một dấu cách
phía trước phân số đó. Ví dụ: nhập "0 1/2" thay vì "1/2", Excel sẽ hiểu cần phải hiển thị
giá trị theo định dạng phân số thay vì định dạng ngày tháng "01-Feb".
• Để nhập một giá trị với định dạng phần trăm (percentage), hãy gõ dấu % phía sau giá trị
của bạn (ví dụ như 70%).
• Để nhập một chuỗi số với định dạng văn bản (Text), hãy gõ một dấu ' ở phía trước
chuỗi số đó. Mẹo này đặc biệt hữu ích vì Excel luôn "thông minh thái quá" khi hiểu các
chuỗi toàn chữ số là kiểu số và tự động định dạng chúng theo kiểu số. Những chuỗi số có
số 0 ở đầu sẽ bị cắt hết những số 0 cần thiết. Nếu bạn nhập mã 08053, Excel sẽ định dạng
theo kiểu số và chỉ hiển thị 8053. Để buộc Excel định dạng chuỗi đó theo kiểu text, bạn
hãy gõ '08053. (Với những chuỗi số quá dài, Excel chuyển sang hiển thị dạng mũ còn khó
coi hơn, ví dụ chuỗi 123456789012 sẽ được chuyển thành 1,23457E+11).

Biện pháp "chữa cháy"

Với những ô Excel đã định dạng theo kiểu số, dù bạn có định dạng lại theo kiểu text thì
cách hiển thị của chúng vẫn không thay đổi. Để tránh phải gõ lại từ đầu, hãy làm như sau
(lưu ý là cách làm này chỉ giúp bạn phá vỡ định dạng mũ "ngứa mắt" chứ không cứu lại
được những số 0 ở phần đầu đã bị Excel cắt):
- Chọn (bôi đen) ô cần chuyển sang định dạng kiểu text; chọn thực đơn Format/Cells,
chuyển sang thẻ Number.
- Chọn Text trong danh mục Category rồi nhấn nút OK.
- Nhấn vào ô cần chuyển định dạng, nhấn F2 rồi nhấn ENTER

Làm trôi hình trong Word

Hình 3: Bao văn bản quanh hình trong Word bằng tùy chọn Format Picture

Muốn đưa một hình vẽ vào bên trong tài liệu Word, bạn chỉ cần nhấn Insert.Picture.From
File, chọn đúng tập tin, và hình xuất hiện. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ đạt được
đúng những gì mình muốn: một hình vẽ chèn trong văn bản. Word tạo các hình chen vào
cũng giống như cách tạo các ký tự lớn. Nếu bạn gõ ký tự vào phía trước hình, nó sẽ bị
đẩy đi giống như trường hợp gõ văn bản. Nếu bạn canh giữa một dòng có hình chèn, nó
sẽ xuất hiện đúng giữa dòng đó. Thậm chí bạn còn có thể vẽ một hộp bao quanh hình
hoặc gạch dưới nó, cũng giống hệt như khi thực hiện với một ký tự.

Tuy nhiên, đôi khi bạn không muốn hình vẽ của mình hoạt động giống như một ký tự. Cụ
thể, bạn có thể muốn văn bản xuất hiện xung quanh hình. Cách đơn giản nhất để Word bố
trí văn bản xung quanh hình là làm cho hình trôi. Khi hình trôi, Word sẽ lấy nó ra khỏi
văn bản trên trang, và đặt nó vào trong một mặt phẳng ảo, thường được gọi là "lớp vẽ",
nằm bên dưới hoặc bên trên văn bản.
Muốn làm cho hình trôi, bạn nhấn phải nó và chọn Format Picture. Trên nhãn Layout,
bạn chọn 'Wrapping style' là Square hoặc Tight, và nhấn OK (xem Hình 3). Word sẽ dán
hình đó trong một lớp vẽ và bọc văn bản chung quanh nó. Khi di chuyển hình trong lớp
vẽ của tài liệu, Word sẽ tuân lệnh bố trí lại văn bản, tạo khoảng trống cho hình.

Tự động bảo vệ bằng Password

Bạn có thường tạo tài liệu và bảng tính được bảo vệ bằng password? Hay bạn có thường
quên bảo vệ bằng password?

Có một cách đảm bảo luôn thực hiện bảo vệ tài liệu là dùng template (tài liệu mẫu) của
Word và Excel. Theo cách này, mọi tài liệu hay bảng tính mới dùng template này đều
được bảo vệ bằng password.

Để tạo ra một template bảo vệ bằng password trong Word hoặc Excel, bạn mở một tài
liệu mới, nhấn File.Save As, và chọn Document Template (trong Excel chỉ chọn
Template) trong hộp thoại 'Save as type' gần dưới cùng (trong Word 97 hoặc 2000 là
'Files of Type'). Gõ tên cho template mới của bạn, rồi nhấn OK. Để cài đặt một password
trong phiên bản 97 và 2000 của Word và Excel, bạn nhấn Tools. Options.Save; trong các
phiên bản XP và 2003, bạn nhấn Tools.Options.Security (Hình 4). Nhập password để mở
tập tin này (và nếu thích, bạn nhập vào một password khác cho việc sửa đổi nó); sau đó
nhấn OK.

Lần sau, khi muốn tạo một tài liệu hoặc bảng tính mới và được bảo vệ bằng password,
bạn nhấn Files.Open và chọn template được bảo vệ của mình. Tài liệu mới sẽ thừa hưởng
password của template đó.
Khi muốn thay đổi password của tài liệu trong Word 97 hoặc 2000, bạn nhấn
Tools.Options.Save và thực hiện thay đổi trong các hộp password. Trong Word XP hoặc
2000, bạn nhấn Tools.Options.Security để truy cập các cài đặt.

In phần đầu đề lặp lại

Hình 4: Bảo vệ tập tin Word và Excel bằng template có password

Người sử dụng Excel thường thắc mắc về cách cài đặt thao tác in nhiều trang lặp lại đầu
đề cột trên từng trang. Nếu đầu đề mà bạn muốn in cũng là phần đầu đề cột trong các
hàng đầu tiên của bảng tính, thì rất dễ làm cho chúng xuất hiện trên từng trang in.
Trước tiên phải bảo đảm ít nhất là một hàng trong bảng tính của bạn có chứa đầu đề mà
bạn muốn in. Sau đó nhấn File.Page Setup.Sheet, và nhấn biểu tượng Collapse Dialog ở
bên phải của ô 'Rows to repeat at top'. Trở lại trong bảng tính, bạn sẽ nhìn thấy con trỏ
của mình đã trở thành một mũi tên chỉ về bên phải. Nhấn và kéo mũi tên đó trên các hàng
có chứa văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở đầu các trang in. Sau khi chọn xong, bạn nhấn
biểu tượng Expand Dialog nằm bên phải của hộp thoại. Nhấn Print Preview để tin chắc
các đầu trang đều đúng. Nếu mọi cái xuất hiện đúng trình tự (đừng quên kiểm tra trang
2), bạn nhấn Print.
Cuối năm là thời điểm cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Đây là vấn đề không "nhẹ
nhàng" chút nào, nhất là khi qui mô công ty của bạn không nhỏ. Tuy nhiên bạn đừng lo,
bạn có thể lập trình "bắt" Excel xử lý giúp "gánh nặng" này.

Công việc chuẩn bị

- PC cài HĐH Windows 2000 hoặc XP, Microsoft Excel XP hoặc 2003

- Phụ lục số 1 và số 2, kèm theo Thông tư số 81/2004/ TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ
Tài chính.

- Lên kế hoạch tạo các hàm sau:

• PITLC: Hàm tính thuế thu nhập cá nhân dành cho công dân Việt Nam và các cá nhân
khác định cư tại Việt Nam.

• PITFR: Hàm tính thuế thu nhập cá nhân người nước ngoài cư trú tại Việt Nam và công
dân Việt Nam lao động, công tác ở nước ngoài.

• NET2GROSSLC: Hàm qui đổi thu nhập sau thuế (net) sang thu nhập trước thuế (gross)
dành cho công dân Việt Nam và các cá nhân khác định cư tại Việt Nam.

• NET2GROSSFR: Hàm qui đổi thu nhập sau thuế (net) sang thu nhập trước thuế (gross)
dành cho người nước ngoài cư trú tại Việt Nam và công dân Việt Nam lao động, công tác
ở nước ngoài.

Lưu ý: Tên hàm có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
TẠO HÀM

1. Mở bảng tính (workbook) mới

2. Nhấn tổ hợp phím Alt+F11 để khởi động microsoft Visual Basic

3. Nhấn vào bảng tính của bạn tại cửa sổ VBA project. Ví dụ: VBA project (book1)

4. Chọn Insert.Module

5. Nhấn đúp vào module mới tạo ra và nhập vào các đoạn mã sau.

Function pitlc(gross_local)

'Personal Income Tax for Local Vietnamese Citizen

If (gross_local > 0) And (gross_local <= 5000000) Then

pitlc = 0

ElseIf (gross_local > 5000000) And (gross_local <= 15000000) Then

pitlc = (gross_local - 5000000) * 0.1

ElseIf (gross_local > 15000000) And (gross_local <= 25000000) Then

pitlc = 1000000 + ((gross_local - 15000000) * 0.2)

ElseIf (gross_local > 25000000) And (gross_local <= 40000000) Then

pitlc = 3000000 + ((gross_local - 25000000) * 0.3)

ElseIf (gross_local > 40000000) Then

pitlc = 7500000 + ((gross_local - 40000000) * 0.4)

End If

End Function

Function pitfr(gross_foreign)

'Personal Income Tax for Resident Foreigner in Vietnamese

If (gross_foreign > 0) And (gross_foreign <= 8000000) Then

pitfr = 0

ElseIf (gross_foreign > 8000000) And (gross_foreign <= 20000000) Then

pitfr = (gross_foreign - 8000000) * 0.1

ElseIf (gross_foreign > 20000000) And (gross_foreign <= 50000000) Then

pitfr = 1200000 + ((gross_foreign - 20000000) * 0.2)

ElseIf (gross_foreign > 50000000) And (gross_foreign <= 80000000) Then

pitfr = 7200000 + ((gross_foreign - 50000000) * 0.3)

ElseIf (gross_foreign > 80000000) Then

pitfr = 16200000 + ((gross_foreign - 80000000) * 0.4)

End If

End Function

Function net2grosslc(net_local)

'Local Net Salary to be gross-up to Gross Salary

If (net_local > 0) And (net_local <= 5000000) Then

net2grosslc = net_local

ElseIf (net_local > 5000000) And (net_local <= 14000000) Then

net2grosslc = Round((net_local - 500000) / 0.9, 0)

ElseIf (net_local > 14000000) And (net_local <= 22000000) Then

net2grosslc = Round((net_local - 2000000) / 0.8, 0)

ElseIf (net_local > 22000000) And (net_local <= 32500000) Then

net2grosslc = Round((net_local - 4500000) / 0.7, 0)

ElseIf (net_local > 32500000) Then

net2grosslc = Round((net_local - 8500000) / 0.6, 0)

End If

End Function

Function net2grossfr(net_foreign)

'Foreigner Net Salary to be gross-up to Gross Salary

If (net_foreign > 0) And (net_foreign <= 8000000) Then

net2grossfr = net_foreign

ElseIf (net_foreign > 8000000) And (net_foreign <= 18800000) Then

net2grossfr = Round((net_foreign - 800000) / 0.9, 0)

ElseIf (net_foreign > 18800000) And (net_foreign <= 42800000) Then

net2grossfr = Round((net_foreign - 2800000) / 0.8, 0)

ElseIf (net_foreign > 42800000) And (net_foreign <= 63800000) Then

net2grossfr = Round((net_foreign - 7800000) / 0.7, 0)

ElseIf (net_foreign > 63800000) Then

net2grossfr = Round((net_foreign - 15800000) / 0.6, 0)

End If

End Function

TẠO ADD-IN

Ở các bước trên bạn đã tạo được các hàm dùng để tính thuế thu nhập. Tuy nhiên các hàm
này chỉ sử dụng cho chính bảng tính có gắn hàm đã tạo mà thôi. Để tất cả các bảng tính
đều có thể sử dụng hàm đã tạo ở trên hoặc bạn muốn gửi những hàm này cho bạn bè thì
bạn cần phải tạo add-in. Cách tạo add-in như sau:

1. Nhấn chuột phải vào Module đã tạo ở trên

2. Điền thông số trong tab General

a. Project Name: Điền tên hàm (ví dụ: PIT)

b. Project Description: Điền vào mô tả của dự án (ví dụ: PIT formular)

3. Trong tab Protection, nhấn vào Lock project for viewing sau đó điền mật khẩu và xác
nhận mật khẩu nếu bạn không muốn người khác xem và chỉnh sửa đoạn mã của mình.

4. Đóng cửa sổ VBA

5. Vào File_Save As, nhấn vào khung Save as type và chọn Microsoft Office Excel Add-
in (*.xla)

6. Đặt tên file và chọn đường dẫn để lưu file (ví dụ: c:\PITformular .xla)

7. Hoàn tất

Muốn gắn add-in vào bất cứ máy nào có Excel bạn chỉ việc vào Tools ->Add-Ins sau đó
nhấn Browse... và tìm đến nơi chứa file .xla nêu trên rồi OK