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T.R.D
PRESENTADO POR:
JUDITH MARLENI BURBANO CHAMORRO
PRESENTADO POR:
JUDITH MARKENI BURBANO CHAMORRO
INSTRUTOR:
JOAQUIN ESCOBAR VALLEJO
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
INTRODUCCION
3. CMO SE CONFIGURAN
DOCUMENTAL TRD?
Fase
0
LAS
TABLAS
DE
RETENCIN
Alcance
Formulacin del Programa.
Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes
documentales.
Recopilar la informacin legal vigente (leyes, normas,
decretos, acuerdos, resoluciones, circulares), a nivel nacional.
Recopilar la informacin institucional (creacin de la UCC y
cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones, creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales
de procesos y procedimientos).
Disear y aplicar la encuesta a los productores documentales.
Capacitar a los Analistas sobre cmo aplicar la encuesta
documental.
Sensibilizar a todos los productores de documentos sobre el
procedimiento del levantamiento de la informacin.
Elaborar los cronogramas para la aplicacin de las encuestas.
Aplicar la encuesta a todos los productores de documentos en
las 18 sedes del pas.
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar los procesos de la Universidad
Analizar la produccin, el trmite y la trazabilidad del
documento.
Tabular la informacin recolectada.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, en cuadros de clasificacin.
Identificar los valores primarios y secundarios de la
documentacin.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las
series y subseries documentales en cada fase del ciclo vital del
documento conforme a la normatividad interna y externa.
Determinar la disposicin final de la documentacin ya sea
para su conservacin total, seleccin o eliminacin.
Validacin con el rea jurdica sobre la informacin
organizada.
Elaboracin de la TRD y presentacin de ellas a los
productores de documentos.
Elaborar la propuesta de TRD de la Universidad Cooperativa
5. Normatividad.
6. Uso:
7. Procedimientos:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin ante su emisin.
Revisar y actualizar los doc. En cuanto sea necesario y aprobarlo nueva
mente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin
vigente de los documentos.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de usos.
Asegurarse de que lo documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables.
Glosario
Bibliografa