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GUIA DIDACTICA NUMERO 8

T.R.D

PRESENTADO POR:
JUDITH MARLENI BURBANO CHAMORRO

TECNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS


REGIONAL DEL PUTUMAYO SENA
VILLAGARZON
2014

GUIA DIDACTICA NUMERO 8


T.R.D

PRESENTADO POR:
JUDITH MARKENI BURBANO CHAMORRO

INSTRUTOR:
JOAQUIN ESCOBAR VALLEJO

TECNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVOS


REGIONAL DEL PUTUMAYO
VILLAGARZON
2014

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

TRD (Tabla de retencin documental).


Qu son las TRD y cul es la diferencia con las TVD?
cmo se configuran las tablas de retencin documental TRD?
Cules insumos se requieren para elaborarlas?
Normatividad.
Usos.
Procedimientos.
Glosario.
Bibliografa

INTRODUCCION

Este trabajo se lo ha desarrollado con el fin de aprender ms acerca


de cmo, se maneja las tablas de retencin documental, por qu y
cundo se dio la orden de llevarlas en una entidad. Se dice que fue
por medio de una ley 599 del 2000 se obligan a todas las empresas
o entidades del estado a elaborar y adoptar dichas tablas.
Esta TRD se la considera un instrumento porque nos permite establecer , cuales
son los documentos de una entidad, es decir sirve para tener los documentos bien
organizados
segn su dependencia,
manteniendo la conservacin
y
preservacin de dichos documentos cual fuera su necesidad e importancia que
contengan durante su utilidad o vigencia, si son de poco inters la TRD nos
permitir eliminarlos.
Segn la normatividad las empresas o entidades les daban un plazo de 6 meses
para presentar las TRD si en ese periodo no entregaban eran multadas o lo
peor destituidas, esta norma se les rige a todas aquellas empresas pblicas o
privadas que emprestan un servicio publico
Con el uso de esta se facilita el manejo de la informacin, el control y acceso a
los documentos proporciona un servicio eficaz y eficiente para darle orden al
proceso administrativo.

1. LA T.R.D (tabla de retencin documental).


Las Tablas de Retencin Documental TRD del Archivo General de la Nacin,
constituyen un instrumento archivstico que permite la clasificacin documental de
la entidad acorde a sus estructura orgnico - funcional, e indica los criterios de
retencin y disposicin final resultante de la valoracin documental por cada una
de las agrupaciones documentales.

2. QU SON LAS TRD Y CUL ES LA DIFERENCIA CON LAS TVD?


TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. Es decir se considera como el instrumento que permite establecer
cules son los documentos e una entidad, su necesidad e importancia en trminos
de tiempo de conservacin y preservacin que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.
TVD: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el
listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de
sus fechas extremas, sus valoracin, y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposicin final.
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin (AGN), contempla que
el conjunto de la documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de
la Tablas de Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se
denomina, tcnicamente, fondo acumulado y ser sometido a un proceso de
organizacin. Su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD).

3. CMO SE CONFIGURAN
DOCUMENTAL TRD?

Fase
0

LAS

TABLAS

DE

RETENCIN

Alcance
Formulacin del Programa.
Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes
documentales.
Recopilar la informacin legal vigente (leyes, normas,
decretos, acuerdos, resoluciones, circulares), a nivel nacional.
Recopilar la informacin institucional (creacin de la UCC y
cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones, creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales
de procesos y procedimientos).
Disear y aplicar la encuesta a los productores documentales.
Capacitar a los Analistas sobre cmo aplicar la encuesta
documental.
Sensibilizar a todos los productores de documentos sobre el
procedimiento del levantamiento de la informacin.
Elaborar los cronogramas para la aplicacin de las encuestas.
Aplicar la encuesta a todos los productores de documentos en
las 18 sedes del pas.
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar los procesos de la Universidad
Analizar la produccin, el trmite y la trazabilidad del
documento.
Tabular la informacin recolectada.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, en cuadros de clasificacin.
Identificar los valores primarios y secundarios de la
documentacin.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las
series y subseries documentales en cada fase del ciclo vital del
documento conforme a la normatividad interna y externa.
Determinar la disposicin final de la documentacin ya sea
para su conservacin total, seleccin o eliminacin.
Validacin con el rea jurdica sobre la informacin
organizada.
Elaboracin de la TRD y presentacin de ellas a los
productores de documentos.
Elaborar la propuesta de TRD de la Universidad Cooperativa

de Colombia, en el formato establecido por el Archivo General de la


Nacin.
Presentar la propuesta de TRD a los respectivos productores
de la informacin para su revisin y aprobacin.
Aplicacin de las correcciones identificadas con los
productores de documentos y presentacin de la TRD para su
aprobacin.
Realizar los ajustes a la TRD de acuerdo a las apreciaciones
hechas por los productores de documentos.
Preparar el documento introductorio y los anexos que
sustenten el proceso, as como los criterios empleados en su
elaboracin.
Presentar la propuesta de TRD al comit de Archivo de la
Universidad con el fin de obtener su aval.
Remitir las TRD al Comit Evaluador de Documentos o a la
instancia correspondiente para su estudio y trmite (AGN),
acompaada del documento macro para su evaluacin y
aprobacin.
Nota: Si la instancia competente hace observaciones a las TRD
presentadas, la Universidad est obligada a atender dichas
observaciones y deber presentarlas nuevamente para su
aprobacin.
Elaboracin de instructivos, guas y dems documentos
pertinentes para la aplicacin y socializacin de las TRD.
Crear manuales de procesos y procedimientos
Elaborar las Guas
Construir el Modelo de aplicacin
Elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la
organizacin de los documentos y archivos de gestin y la
preparacin de las transferencias documentales.
Aplicacin.
Elaborar el Acto administrativo, que ordene la difusin y
aplicacin de las TRD entre los funcionarios de la Universidad
Cooperativa de Colombia, con el fin de garantizar su aplicacin.
Capacitar a todos los empleados de la Universidad, en la
buena implementacin de las TRD.
Transferir los documentos primarios y secundarios segn el
cronograma establecido por la Unidad de Nacional de Archivo.
Eliminar los documentos de acuerdo con la Tabla de
Retencin Documental. Levantamiento de Actas de eliminacin.

4. CULES INSUMOS SE REQUIEREN PARA ELABORARLAS?


Informacin bsica de la entidad:
Creacin de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creacin
de su dependencia y de los cargos que estn adscrita a ella (si los tienen).
Creacin de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan
todos los grupos de trabajo (Comits Tcnicos, Tcticos, Directivos y dems) de
su dependencia.
Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior donde
se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.
Creacin de cargos: Actos administrativos para los que aplique.
Creacin de Sedes: Actos administrativos.
Manuales de Funciones.
Manuales de procesos y procedimientos.

5. Normatividad.

CON EL ACUERDO 1392 DEL 1995 se reglamenta la ley 80 del 89 y se ordena la


transferencia de la doc. Histrica de los archivo de los organismos
Ley la T.R.D. sern obligatorios para las entidades para los estados laborales y
adoptar las respectivas T.R.D
LA CIRCULAR 001 DE 2000 EL A.G.N. calendario para la presentacin para las
T.R.D.
ACUERDO 012 DE 16 DE OCT. DEL 1991, se fijara un plazo de 6 meses para la
presentacin para la T.R.D.
ACUERDO 039 DEL 2000 el A..N.G.N contempla el conjunto
de la
documentacin producida. Ante la produccin y aplicacin de la TRD se denomina
tcnicamente fondo acumulado.
SEGN DECRETO NO. 2578 DE 2012 ARTCULO 9.

PARGRAFO: EL Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, podr


evaluar las Tablas de Retencin Documental y de Valoracin Documental de las
Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas,
autnomas y de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas de los
municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comit Interno de
Archivo de la respectiva entidad.
ACUERDO NO. 004 DE 2013 ARTCULO 8.
Aprobacin: Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental debern ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el
representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden
nacional y por el Comit Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel
territorial, cuyo sustento deber quedar consignado en el acta del respectivo
comit.

6. Uso:

Para facilitar el manejo de la informacin.


Para racionalizar la produccin documental.
Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administracin de los
documentos.
Facilitar el control y acceso a los doc. Atreves de los tiempos de retencin
en ella estipulados.
Garantizar la seleccin y conservacin de documentos que tienen carcter
permanente.
Regular las transferencias documentales en diferentes fases de archivo.
Racionalizar los procesos administrativos.

La articulacin con la Norma en la ISO 9001 se encuentra especficamente en los


numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.
Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de
gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de
documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el
apartado 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin,


b)
revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente
de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso,
e)
asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables,
f)
asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin
determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de
gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin, y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.
Control de los registros: Los registros establecidos para proporcionar evidencia
de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema
de gestin de la calidad deben controlarse.
La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

7. Procedimientos:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin ante su emisin.
Revisar y actualizar los doc. En cuanto sea necesario y aprobarlo nueva
mente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin
vigente de los documentos.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de usos.
Asegurarse de que lo documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables.

Glosario

Acceso: se refiere al conjunto de tcnicas para buscar, categorizar,


modificar y acceder a la informacin que se encuentra en un
sistema: bases de datos, bibliotecas, archivos, Internet.
Conocer: Tener informacin o conocimiento profundos y con
experiencia directa sobre algo.
Dependencia: Oficina dependiente de otra superior
Destitucin: Expulsin de una persona del cargo que ocupaba por
parte de la autoridad competente.
Entidad: Asociacin de personas de cualquier tipo, en especial la
que se dedica a una actividad laboral.
Eficaz: Que produce el efecto esperado, que va bien para
determinada cosa.
Eficiente: Que realiza o cumple un trabajo o funcin a la perfeccin.
Establecer: Hacer que empiece a funcionar algo, generalmente con
propsito de continuidad, como una ciudad, un edificio, una
empresa, un organismo, una costumbre, una reforma, etc.
Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se
somete una cosa para elaborarla o transformarla.
Racionar: El racionamiento es la asignacin gubernamental de
recursos limitados y bienes de consumo, figura econmica
generalmente aplicada durante las guerras, las hambrunas o
cualquier otra emergencia nacional.
Regular: Supervisin que somete a las instituciones financieras a
determinados requisitos, restricciones y directrices, con el objetivo
de mantener la integridad del sistema.

Retencin: Cantidad o porcentaje retenidos de un sueldo, pago, etc.


Utilidad: Utilidad es la propiedad por la cual una cosa o accin
adquiere la condicin de valor til para satisfacer las necesidades
humanas.
Vigencia: Estado de lo que tiene validez o est en uso en un tiempo
determinado.

Bibliografa

Esta informacin se obtuvo de INTERNET google y PDF.

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