MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA VENTAS AL

CONTADO Y A CRDITO.
MP-EKO-002-00

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA VENTAS AL CONTADO Y A CRDITO.

1.
2.
3.
4.

INTRODUCCION
OBJETIVO.
ESTRUCTURA DE APLICACION
POLITICAS.
4.1. POLITICA DE VENTAS AL CONTADO
4.2. POLITICA DEL VENTAS A CREDITO
5. PROCEDIMIENTO.
5.1. PROCEDIMIENTOS DE VENTAS AL CONTADO
5.2. PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CREDITO
- Diagrama de Flujo

1. INTRODUCCION:
El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las
polticas y los procedimientos de ventas, presentndolos simplificados, mejorados y
actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del
departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro
de la empresa.
Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe servir como un
instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas especficas que se involucran en las
transacciones de venta al contado y al crdito que se realicen en el departamento de ventas,
brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo adems al
alcance de los objetivos organizacionales de Eko Lumix.
2. OBJETIVO:
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar la venta del producto de tal
manera que se cumplan las polticas administrativas y financieras de la empresa.
3. ESTRUCTURA DE APLICACION
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta

del

producto que ofrece la empresa Eko Lumix, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago,
y el manejo de documentos involucrados en el proceso.

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Firmas autorizadoras que validan la venta:

o

Administrador.

Jefe del departamento de ventas.

Vendedor

Cliente/distribuidor

4. POLITICAS
4.1. POLTICAS DE VENTAS AL CONTADO:
-

Es deber del cliente/distribuidor revisar su mercadera al momento de la entrega

para comprobar el buen estado de la misma.

La actividad de venta ser realizada bajo la supervisin del Jefe de Ventas.

Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible
de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.

Todo cobro realizado en moneda extranjera ser ajustada 2 puntos debajo del tipo
de cambio oficial.

4.2. POLTICAS DE LAS VENTAS A CRDITO:

-

Para el otorgamiento de un crdito se deber hacer el respectivo anlisis,

siguiendo parmetros establecidos, respecto a los clientes/distribuidores sujetos a
crdito.
o

Sern sujetos de crdito todos los clientes/distribuidores que hayan

demostrado ser personas confiables y solventes, habiendo previamente
hecho al menos 3 compras de producto al contado.
o La capacidad de pago mensual del distribuidor deber estar acorde con el
lmite de crdito asignado.
o En funcin al monto de crdito otorgado se solicitara la verificacin en la
central de Infocred.
La autorizacin de crdito ser efectuada por el Administrador, con el aval del Jefe
del Departamento de Ventas.

Por todo otorgamiento de crdito deber elaborarse una carpeta que contenga los
formularios y el contrato con todas las generalidades, este deber ser firmado por
ambas partes (distribuidor y representante legal).

La carpeta de cada cliente/distribuidor deber contener la informacin veraz y

actualizada.

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Los cambios o modificaciones en contratos por refinanciamientos, cesaciones,

rebajas y otros, debern ser evaluados y autorizados por Gerencia.

El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses.

Si el distribuidor de la Categora IV (Ver Poltica Para La Categorizacin Del Crdito

Y Requisitos) efecta la cancelacin del 100% de un pedido antes del periodo
establecido en la lnea de crdito, podr beneficiarse de un descuento del 1%.

Todo cobro realizado en moneda extranjera ser ajustada 2 puntos debajo del tipo
de cambio oficial.

5. PROCEDIMIENTOS
5.1. PROCEDIMIENTO PARA VENTAS AL CONTADO:
RESPONSABLE
Cliente/ Vendedor

NO. DESCRIPCIN
1
Se establece el contacto del cliente/distribuidor con la
empresa a travs del vendedor.

Vendedor

El Vendedor asesora al cliente/distribuidor sobre el

producto que ofrece Eko Lumix, sobre las diferentes
formas de compra, al crdito o al contado.

Cliente/distribuidor

El cliente/distribuidor especifica el pedido que

realizar.

Vendedor

El Vendedor realiza el llenado de la NOTA DE PEDIDO

de acuerdo a la orden de compra realizada por el
cliente/distribuidor, validando los parmetros de la
venta (Stock).

Vendedor/Jefe de Ventas

El Vendedor pide la autorizacin del Jefe del

Departamento de Ventas cuando se trate de casos
especiales.

Contabilidad

Encargado de Almacenes

Contabilidad

Encargado de
Almacenes/Vendedor

Cliente/distribuidor

10

Una vez obtenida la autorizacin (si corresponde),

Contabilidad elabora la NOTA DE REMISION de la
mercadera, que pasa al encargado de Almacenes.
El encargado de Almacenes prepara la mercadera
requerida para el posterior envi al punto de venta.
Contabilidad elabora la factura para la entrega al
cliente /distribuidor
El encargado de almacenes hace entrega de la
mercadera al cliente/distribuidor, siempre que sea
posible esta actividad se realiza conjuntamente con el
vendedor.
El cliente/distribuidor debe revisar la mercadera y
firmar la nota de remisin en seal de conformidad.

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5.2. PROCEDIMIENTO PARA VENTAS A CREDITO:

RESPONSABLE
Cliente/ Vendedor

NO. DESCRIPCIN
1
Si el cliente/distribuidor decide comprar bajo lnea
crdito, el vendedor comprueba que el
cliente/distribuidor llene los requisitos, elabora la
NOTA DE PEDIDO y evala los siguientes parmetros:
- Que su compra no exceda su lmite de crdito
que figura en el contrato.
- Que no tenga pagos en mora con la empresa.
- Cuando las ventas excedan el lmite de crdito
otorgado al distribuidor, el excedente deber
ser pagado al contado.

Contabilidad

Encargado de Almacenes

Contabilidad

Encargado
Almacenes/Vendedor

cliente/distribuidor

de 5

Contabilidad elabora la NOTA DE REMISION de la

mercadera, que pasa al encargado de Almacenes
El encargado de Almacenes prepara y verifica la
mercadera requerida para el posterior envi al punto
de venta.
Contabilidad elabora la factura para la entrega al
cliente/distribuidor
El encargado de almacenes hace entrega de la
mercadera al cliente/distribuidor, siempre que sea
posible esta actividad se realiza conjuntamente con el
vendedor.
El cliente/distribuidor debe revisar la mercadera y
firmar la nota de remisin en seal de conformidad.

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PROCESO DE VENTAS

CONTADO
LLENADO DE LA NOTA DE
PEDIDO DE ACUERDO A
INSTRUCCIONES DEL
CLIENTE

INICIO

SE ESTABLECE
CONTACTO CON EL
CLIENTE O
DISTRIBUIDOR

EL JEFE DE VENTAS
AUTORIZA LA VENTA
CUANDO SE TRATA
DE CASOS ESPECIALES

CONTABILIDAD
ELABORA LA NOTA DE
REMISION

EL ENCARGADO DE
ALMACENES RECIBE LA
NOTA DE REMISION Y
PROCEDE CON LA
PREP ARACION DEL PEDIDO

CONTABILIDAD
ELABORA LA
FATURA

EL CLIENTE FIRMA LA
NOTA DE REMISION EN
CONFORMIDAD DE QUE
LA MERCADERIA FUE
ENTREGADO DE MANERA
EXITOSA

FIN DEL PROCESO

EL CLIENTE DEBE
VERIFICAR LA
INTEGRIDAD DEL
PRODUCTO

EL ENCARGADO DE
ALMACENES DEBE
ASEGURARSE DE QUE EL
PRODUCTO ESTA SIENDO
ENVIADO EN CONDICION ES
OPTIMAS

EL CLIENTE ES
ASESORADO PARA
REALIZAR SU P EDIDO

-EL
ENCARGADO
DE
ALMACENES HACE ENTREGA
DE LA MERCADERA AL
CLIENTE O DISTRIBUIDOR,
SIEMPRE QUE SEA POSIBLE
ESTA ACTIVIDAD SE REALIZA
CONJUNTAMENTE CON EL
VENDEDOR.

CREDITO
VENDEDOR
COMPRUEBA QUE EL
CLIENTE LLENE LOS
REQUISITO S (VER
POLITICA DE CRDITOS),
ELABORA LA NOTA DE
PEDIDO

EVALUA LOS SIGUIENTES

PARAMETROS:
- QUE SU COMPRA NO EXCEDA SU
L MITE DE CRDITO QUE FIGU RA EN EL
CONTRATO.
- QUE NO TENGA PAGOS EN MORA
CON LA EMPRESA.
- CUANDO LAS VENTAS EXCEDAN EL
L MITE DE CRDITO OTORGADO AL
DISTRI BUIDOR, EL EXCEDENTE DEBER
SER PAGADO AL CONTADO.

EL JEFE DE VENTAS
AUTORIZA LA VENTA
EN CASO DE SER
NECESARIO

CONTABILIDAD
ELABORA LA NOTA DE
REMISION

EL ENCARGADO DE
ALMACENES RECIBE LA
NOTA DE REMISION Y
PROCEDE CON LA
PREP ARACION DEL
PRODUCTO

EL ENCARGADO DE
ALMACENES DEBE
ASEGURARSE DE
QU E EL PRODUCTO
ESTA SIENDO
ENVIADO EN
CONDICIONES
OPTIMAS

CONTABILIDAD
ELABORA LA
FACTU RA

-EL
ENCARGADO
DE
ALMACENES HACE ENTREGA
DE LA MERCADERA AL CLIENTE
O DISTRIBUIDOR, SIEMPRE
QUE SEA POSIBLE ESTA
ACTIVIDAD
SE
REALIZA
CONJUNTAMENTE CON EL
VENDEDOR.

EL CLIENTE DEBE
VERIFICAR LA
INTEGRIDAD DEL
PRODUCTO

EL CLIENTE FIRMA LA
NOTA DE REMISION EN
CONFORMIDAD DE QUE
LA MERCADERIA FUE
ENTREGADO DE MANERA
EXITOSA

FIN DEL PROCESO