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es
Ao 01 Nmero 11
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Director Editorial
Luis Matos
Traduccin
Francisco Zaragoza
Editora Asistente
Monalisa Neves
Revisin
Fernando Puente
Redaccin
Daniel Aurlio y Luis Matos
Portada
Luciane S. Haguihara
Coordinacin Editorial
Francisco Zaragoza
Maquetacin
Luciane S. Haguihara
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PREFACIO
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Captulo 1
Hojas de clculo, celdas, y libros ...................................................................... 7
La hoja de clculo ............................................................................................ 7
Libro de Excel.................................................................................................. 8
Iconos ............................................................................................................... 8
Introduccin de datos en Excel ........................................................................ 9
Texto .............................................................................................................. 10
Nmero .......................................................................................................... 10
Captulo 2
Edicin de hojas de clculo ............................................................................. 14
El controlador de relleno ............................................................................... 14
La opcin de autorrelleno .............................................................................. 15
Autocompletar ............................................................................................... 17
Borrar formatos y contenido de las celdas ..................................................... 18
Deshacer/Rehacer una accin ........................................................................ 19
Buscar/Reemplazar datos............................................................................... 20
Cmo eliminar celdas, filas y columnas ........................................................ 20
Mover filas y columnas .................................................................................. 23
Mover, copiar y pegar datos .......................................................................... 23
Nombrar celdas y grupos de celdas ............................................................... 25
Insertar comentarios....................................................................................... 26
Comprobar la ortografa ................................................................................ 27
Ms de lo mismo ............................................................................................ 27
Captulo 3
Formato de la hoja de clculo ......................................................................... 30
Formato .......................................................................................................... 30
Formato de celdas .......................................................................................... 30
Bordes y tramas ............................................................................................. 31
El plano de fondo ........................................................................................... 32
Formato de nmeros ...................................................................................... 33
El formato condicional .................................................................................. 34
Captulo 4
Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo.................................... 35
Aplicacin del zoom en hojas de clculo ...................................................... 35
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NDICE
Dividir Inmovilizar paneles ........................................................................... 36
Comparar en paralelo con .............................................................................. 37
Ocultar lneas o columnas .............................................................................. 38
Captulo 5
Grfico............................................................................................................... 40
Asistente para grficos ................................................................................... 40
Tipos de grfico ............................................................................................. 41
Creacin de grficos ...................................................................................... 42
Ejes ................................................................................................................ 45
Rtulos y textos en el grfico......................................................................... 45
Edicin de grficos ........................................................................................ 49
Captulo 6
Impresin .......................................................................................................... 51
Imprimir en Excel .......................................................................................... 51
Visualizar la impresin .................................................................................. 51
Configurar pgina de impresin..................................................................... 52
Encabezado y pie de pgina ........................................................................... 54
rea de impresin .......................................................................................... 55
Captulo 7
Solucin de errores........................................................................................... 56
Solucin de los problemas de impresin ....................................................... 56
Correccin de errores ..................................................................................... 57
Mensaje de error: causas ms probables de error .......................................... 58
Ventana de inspeccin.................................................................................... 59
Captulo 8
Proteccin de la hoja de clculo o del libro ................................................... 61
Las contraseas en Excel ............................................................................... 61
Cmo crear contraseas en Excel .................................................................. 61
Contraseas avanzadas .................................................................................. 62
Proteger hojas de clculo .............................................................................. 63
Eliminar o modificar una contrasea ............................................................. 63
Modificar la proteccin de las hojas de clculo ............................................. 63
Eliminar la contrasea de la hoja de clculo ................................................ 65
Proteger una parte de la hoja de clculo mediante contrasea ...................... 65
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Captulo 9
Excel y Internet ................................................................................................ 68
Creacin de un hipervnculo .......................................................................... 68
Inclusin de datos de Excel en la Web .......................................................... 69
Visualizacin de la hoja de clculo en la Red................................................ 70
Modificacin y almacenamiento de datos en un sitio .................................... 70
Captulo 10
Formularios ...................................................................................................... 71
Cmo elaborar formularios ............................................................................ 71
Editar datos en un formulario ........................................................................ 73
Captulo 11
Tablas y grficos dinmicos ............................................................................. 74
Informe de tabla dinmica ............................................................................. 74
Informe de grficos dinmicos....................................................................... 76
Insercin, modificacin, eliminacin y exhibicin de datos.......................... 77
Caputlo 12
Filtrado y clasificacin de datos ...................................................................... 79
Ordenar datos ................................................................................................. 79
Filtrar un rango .............................................................................................. 80
Filtros por criterios avanzados ....................................................................... 81
Captulo 13
Anlisis de datos ............................................................................................... 84
Resumir datos en listas y tablas .................................................................... 84
Buscar objetivo ............................................................................................. 86
Solver ............................................................................................................ 87
Escenario ....................................................................................................... 89
Captulo 14
Importar y vincular hojas de clculo ............................................................. 91
Importar datos ............................................................................................... 91
Conexin con datos de diferentes tipos ........................................................ 92
Creacin de vnculos ..................................................................................... 93
Compartir un libro de trabajo ....................................................................... 94
Validacin de datos ....................................................................................... 95
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Libro de Excel
He aqu un tema de gran inters. Pero seamos breves: un libro es como aquellos
cajones espaciosos en los que guardamos gran cantidad de objetos (cartas, el papel
de los caramelos, recuerdos, cosillas intiles...). Para el caso de Excel, simplemente
cambie la palabra objetos por hojas de clculo. Resulta increble cmo un recurso
tan sencillo puede modificar todo un sistema de organizacin.
Veamos un ejemplo prctico. Tenemos un libro llamado Movimiento de la biblioteca. Con l podemos controlar mensualmente el flujo de prstamos y devoluciones
del fondo, sin necesidad de crear varias hojas de clculo dispersas por el archivo del
ordenador. La norma es de tres hojas de clculo por libro, pero es posible modificar
la cantidad libremente. Cada hoja de clculo recibe un nombre-base (Hoja1, Hoja2,
Hoja3), pero no se altere, puede renombrarlas como desee. El procedimiento para
nombrar una hoja de clculo es muy sencillo: basta con hacer doble clic sobre la
pestaa en que est escrito Hoja1 y teclear el nuevo nombre, que, lgicamente, debe
relacionarse con el contenido incluido en la hoja de clculo.
Para pasar de una hoja de clculo a otra, debe hacer clic sobre el nombre de la
hoja de clculo deseada. Puede ocurrir, sin embargo, que tenga que insertar una nueva
hoja de clculo dado el caso de que tenga necesidad de otro tipo de organizacin de
los datos o tambin que usted quiera eliminar una hoja de clculo que no necesite
ms. En estos dos casos, el procedimiento es similar. Haga clic con el botn derecho
del ratn sobre la pestaa con el nombre de la hoja de clculo (Hoja1, por ejemplo)
y, en el men de opciones que all aparece, seleccione la opcin Insertar, y, despus,
Hoja de clculo o Eliminar, para borrar la hoja de clculo seleccionada.
En este mismo men de opciones, puede elegir otras opciones, como Mover o
copiar o Seleccionar todas las hojas, entre otras. Si desea cambiar de posicin su
hoja de clculo, el mejor procedimiento es, simplemente, hacer clic con el botn
izquierdo del ratn sobre ella, mantener presionado el botn, y arrastrar la hoja de
clculo hasta que quede situada en la posicin deseada.
Como ejercicio para consolidar estos conceptos, inserte 12 hojas de clculo en
el libro de trabajo, y dle a cada una de ellas el nombre de un mes: enero, febrero,
marzo hasta diciembre. Elimine despus las tres hojas de clculo que existan
con anterioridad (Hoja1, Hoja2 y Hoja3) y asegrese de que las hojas de clculo se
encuentren, todas, ordenadas por mes. Si logra realizar este ejercicio con xito, ya
habr cumplimentado la primera parte de su aprendizaje.
Iconos
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Entindalo de una vez por todas. Los iconos estn ah para explicar, no
para complicar.
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Texto
Teclear textos en Excel no constituye problema alguno. Basta con hacer clic en
la celda y escribir el contenido. No tiene que preocuparse si el texto sobrepasa el
lmite de la celda. Despus de teclear los datos, podr comprobar que la columna
que hay inmediatamente a la derecha no se ha modificado. Con ese fin tendr que
redimensionar el tamao de la columna haciendo clic sobre su extremo derecho y
arrastrndolo hasta el tamao deseado tal y como estudiamos en el epgrafe anterior.
Otra posibilidad es hacer clic en el men Formato > Celdas, despus en Alineacin
y entonces seleccionar Ajustar texto, lo que har que el texto resulte dividido en dos
o ms filas dentro de la celda, facilitando as la visualizacin de los datos.
Nmero
En una celda cualquiera pruebe a teclear una cifra. Nota alguna diferencia?
Curioso, verdad? En cuanto Excel identifica el carcter numrico, se activan dos
nuevos botones. Ambos poseen funciones sencillas de introducir y cancelar
datos. Para los nmeros fraccionarios utiliza el punto o la coma entre los dgitos
(siguiendo un patrn previo). De esa forma, el valor se alinear a la derecha o a la
izquierda, respectivamente.
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SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1
CTRL+PGDN
CTRL+PGUP
SHIFT+CTRL+PAGE DOWN
SHIFT+CTRL+PAGE UP
CTRL+PAGE DOWN
ALT + H R
Euroconversin
ALT+E J
ALT+E H
SHIFT+BACKSPACE
CTRL+SHIFT+BARRA
ESPACIADORA
ENTER
SHIFT+ENTER
TAB
SHIFT+TAB
ESC
HOME
CTRL+SHIFT+F3
CTRL+ALT+K
Inserta la fecha
Inserta la hora
CTRL+Z
ALT+0162
ALT+0128
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F2
BACKSPACE
ENTER
CTRL+SHIFT+ENTER
ESC
SHIFT+F3
F3
CTRL+F
CTRL+ALT+F9
Edita la celda activa y la limpia o excluye el carcter anterior de la celda activa a medida que se edita el contenido
de la celda
BACKSPACE
DELETE
CTRL+DELETE
F7
Verificar ortografa
SHIFT+F2
CTRL+C
CTRL+ (guin)
CTRL+SHIFT+signo de
adicin (+)
ALT+(apstrofo)
CTRL+1
CTRL+SHIFT+$
CTRL+SHIFT+%
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CTRL+N
CTRL+K
CTRL+S
CTRL+9
CTRL+0 (cero)
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Esta imagen es un ejemplo elemental, con pocas opciones. Pruebe ahora a teclear
martes, haga clic en el controlador de relleno y arrstrelo hacia abajo, manteniendo
presionada la tecla izquierda del ratn:
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Serie expandida
1, 2, 3
9:00
Norte
lunes
Ene
Ene, Abr
Ene-99, Abr-99
15-Ene, 15-Abr
1999, 2000
1-Ene, 1-Mar
Tri3 (o T3 o Trimestre3)
texto1, textoA
1 Perodo
Producto 1
4, 5, 6, ...
10:00, 11:00, 12:00, ...
Norte, Sur, Este, ...
martes, mircoles, jueves, ...
Feb, Mar, Abr, ...
Jul, Oct, Ene, ...
Jul-99, Oct-99, Ene-00, ...
15-Jul, 15-Oct, ...
2001, 2002, 2003, ...
1-May, 1-Jul, 1-Sep,...
Tri4, Tri1, Tri2,...
texto2, textoA, texto3, textoA,...
2 Perodo, 3 Perodo,...
Producto 2, Producto 3,...
Para simplificar su trabajo, puede crear una serie de relleno personalizada para
las entradas de texto utilizadas con ms frecuencia, como, por ejemplo, las reas
de venta de su empresa. En lneas generales, una serie de relleno personalizada es
un conjunto de datos utilizados para rellenar una columna que sigue un orden fijo,
como puede ser, por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. En Excel puede crear una
serie de relleno personalizada a partir de tems ya existentes, creados por usted en
una hoja de clculo, o puede teclear la lista previamente. Para ello basta con seguir
los siguientes pasos:
1. Si ya ha introducido la lista de tems que desea usar como serie, seleccinela
en la hoja de clculo. En el men Herramientas elija Opciones, y seguidamente
haga clic en la pestaa Listas personalizadas.
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1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, seguidamente en la pestaa Listas personalizadas. En el cuadro respectivo, seleccione la lista deseada.
2. Para editar la lista, haga las modificaciones necesarias en el cuadro Entradas
de lista y, seguidamente, haga clic en Agregar. Para eliminar la lista, haga clic
en Eliminar.
Autocompletar
Escena 1: Individuo que se apresta a teclear en Word datos que muchas veces
se repiten. Su misin: concluir una hoja de clculo urgente. Son las 6:15 p.m. Est
atrasadsimo y suda a borbotones. Su expresin atnita no resulta convincente. Tiene
lo que merece, ya que se ha gastado la punta de los dedos innecesariamente:
A) Qu diablos haca tecleando datos de una hoja de clculo en Word?
B) Si se hubiese dignado a abrir Excel, se habra enterado de que no era necesario
teclear la mitad de los caracteres. El infeliz suspendi por pura negligencia!
Escena 2: Es lo mismo que pasa en cierta propaganda de una crema dental. El to
aparece con un aspecto triunfal rodeado de aduladores y palmaditas en el hombro,
mientras saborea su caf y se prepara con aires de intelectual para la prueba. El
secreto? Algo muy sencillo y al alcance de cualquiera: Use Autocompletar en su
hoja de clculo, y tendr la sartn por el mango!
Durante la introduccin de los datos, observe que, si los primeros caracteres
coinciden con los de una informacin ya tecleada en otra columna, Excel se encargar de completar el resto de la expresin:
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Buscar/Reemplazar datos
Ahora es la ma para escribir en la pizarra! Bueno, ah va. Voy a ser breve.
Para localizar y/o sustituir uno o varios datos de la hoja de clculo, haga clic en el
men Edicin y de ah pase al submen Buscar (o en su lugar a Reemplazar).
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Insertar comentarios
Tal y como vimos a comienzos del libro, una celda puede ser pequea en apariencia, pero es capaz de contener frmulas, funciones y atribuciones sumamente
complejas. Y puesto que esto es as, la opcin Comentario sirve para insertar consideraciones y recordatorios sobre los procedimientos utilizados. Para un trabajo
en equipo es esencial. Para los olvidadizos de turno, dem.
Haz clic sobre la celda en la que deseas insertar tus observaciones. A continuacin
ve al men Insertar y haz clic en Comentarios. Observa:
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Comprobar la ortografa
La forma de comprobar la ortografa es similar a la del Word. La diferencia
bsica estriba en que la delimitacin de los errores ortogrficos (en rojo) o gramaticales (en verde), a travs del subrayado, aqu no existe. Por consiguiente, es
conveniente efectuar la revisin ortogrfica al final de cada trabajo. Crean que
esto ya no se usaba?
En el men Herramientas, haga clic en Ortografa. Aparecer la siguiente
ventana:
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A partir de aqu, el procedimiento es igual que en Word. Puede optar por Omitir,
Cambiar, o Agregar la nueva expresin al diccionario de Office. Otra posibilidad de
iniciar la correccin ortogrfica es mediante la tecla F7.
Ms de lo mismo
Problema I: Los nmeros, las fechas y las horas no se muestran correctamente.
Solucin: Excel muestra los nmeros, las fechas y las horas en una hoja de
clculo de acuerdo con el formato de nmero aplicado a las celdas. Para modificar
el formato de nmero, selecciona las celdas. En el men Formato, haga clic en
Celdas, seleccione la gua Nmero y, seguidamente, haga clic en la categora y en
el formato deseados. Para usar el formato de fecha estndar, haga clic en la celda
y presiona Ctrl + Shift + #. Para usar el formato de hora oficial, presione Ctrl +
Shift + @.
Problema II: Los smbolos ##### aparecen en lugar de un nmero.
Solucin: Un valor de error ##### ocurre cuando la celda contiene un nmero,
fecha u hora que ocupa ms espacio del que hay, o cuando la celda contiene una
frmula de fecha o de hora que produce un resultado negativo. Intente aumentar la
anchura de la columna para resolver el problema.
Problema III: Las fechas en la hoja de clculo aparecen diferentes.
Solucin: Cuando una fecha se introduce en una celda, aparece tanto en formato
estndar como en el formato que tena la celda antes de que la fecha se introdujera.
El formato de fecha estndar se basa en configuraciones propias de la gua Fecha
> ventana de dilogo Configuraciones regionales (del Panel de Control de
Microsoft Windows). Si esas configuraciones de fecha se han modificado, cualquier
fecha existente en las carpetas de trabajo que no haya sido formateada mediante
Formato Celdas, tambin se modificar.
Problema IV: No se ve parte del texto tecleado en una celda.
Solucin: Para mostrar diversas lneas de texto en una celda seleccionada, haga
clic en Celdas en el men Formato, seleccione la gua Alineacin y marque la
opcin Ajustar texto.
Problema V: Excel no completa las entradas de columna.
Solucin: Asegrese de que la opcin Autocompletar est activada. En el men
Herramientas, haga clic en Opciones, seleccione Modificar y verifique si la casilla
Habilitar Autocompletar para valores de celda est seleccionada.
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Formato de celdas
Aumentar el tamao de la fuente, modificar su estilo, utilizar las negritas, el
subrayado, las cursivas Todo eso (y mucho ms) son recursos de formato de datos.
Tanto es as, que sus respectivos iconos se encuentran en la Barra de Formato.
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Bordes y tramas
Incluir bordes y tramas en una celda es una eficaz forma de destacarla en una
hoja de clculo. Para hacer uso de este recurso, puede seleccionar en el men
Ver, la Barra de Herramientas y, una vez all, Bordes. Al aparecer la barra de
herramientas Bordes, haga clic en la flecha de la izquierda y elija Dibujar borde o
Dibujar cuadrcula de borde. Y a continuacin haga clic en la celda donde desee
incluir un borde.
Si quiere situar bordes alrededor de toda la celda, haga clic en su centro con la
herramienta de dibujar borde y arrstrela sobre la lnea. Dado el caso de que desee
incluir un borde externo alrededor de una columna, haga clic en el centro de la celda,
con la herramienta de dibujar borde, y arrstrela sobre la columna.
Para aplicar un estilo de lnea de borde diferente, haga clic en la flecha de la
derecha, la de Estilo de lnea y seleccione el estilo de tu preferencia. En el botn
de al lado, puede tambin cambiar el color de la lnea.
Por ltimo, en caso de que quiera eliminar un borde, basta con hacer clic en
Borrar borde (representado por el icono del borrador) y seleccionar la celda cuyo
borde desea borrar. Para eliminar ms de un borde, basta con arrastrar el borrador
sobre los bordes deseados.
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En caso de que quiera borrar un sombreado, basta con hacer clic en la flecha
situada al lado de la casilla Color de la barra de formato, y seleccionar la opcin
Sin color.
El plano de fondo
Hay varias formas de adornar una hoja de clculo. Entre las ms usadas est la
aplicacin del plano de fondo, o sea, sustituir el tradicional blanco e incluir una ima-
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Formato de nmeros
La informacin transmitida por un nmero est subordinada al smbolo que
se le vincula. Unidades como el porcentaje o los puntos decimales ofrecen una
importante informacin en aritmtica. En Excel, puede utilizar los iconos distribuidos
en la Barra de formato para dar formato a nmeros. En esa barra hallar cinco
opciones: Estilo moneda (unidad monetaria), Estilo porcen-tual, Estilo millares,
Aumentar decimales y Disminuir decimales.
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El formato condicional
No ser demasiado especfico (todava), ya que el formato condicional requiere
cierto dominio de algunas herramientas de Excel que se estudiarn en los prximos
captulos. Pero nada impide que pueda tener una idea de en qu consiste, verdad?
El formato condicional destaca con un sombreado o color de fuente el conjunto
de celdas que cumpla con una condicin especfica. Por ejemplo: si la celda B4,
calabaza, perteneciera a legumbre, y esa fuera la informacin que realmente estoy
buscando, entonces Excel marcara automticamente esa celda.
Es de extraordinaria utilidad para quien est elaborando un informe del objetivo
perseguido por las ventas y tenga que analizar los meses en que el resultado fue igual
o superior al objetivo. Para localizar el recurso en Excel, visita el men Formato y
detente en Formato condicional.
Para agregar, modificar o eliminar formatos condicionales, seleccione las celdas con los datos a los que va a dar formato. En el men Formato, haga clic en
Formato condicional. Para determinar el criterio de formato segn determinados
valores en las celdas seleccionadas, haga clic en Valor de la celda, seleccione la
frase de comparacin y teclee un valor fijo. Si quisiera utilizar una frmula con
criterio de formato, haga clic en Frmula e introduzca la frmula que se evaluar.
A continuacin, haga clic en Formato y seleccione el formato que desea aplicar
cuando el valor de la celda cumpla la condicin.
Para aadir otra condicin, slo tiene que repetir el procedimiento. Puede especificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las tres fuera verdadera, las celdas
mantendrn el formato predeterminado. Sin embargo, si especifica ms de una
condicin y si ms de una fuera verdadera, Excel aplicar solamente los formatos
de la primera condicin verdadera.
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Organizacin y visualizacin
de las hojas de clculo
Aplicacin del zoom en hojas de clculo
Una cmara fotogrfica, por ejemplo, exige un buen sistema de zoom, pues el
ajuste del enfoque es un detalle fundamental para cualquier fotgrafo, aun cuando se
trate de un aficionado. Cuando hablamos del Excel, la importancia del zoom recae
en la lectura de quien trabaja con hojas de clculo en la pantalla, ya que no es raro
tropezarse con el usuario con la vista cansada. Es esta una de las razones de la aparicin
de ese recurso en el paquete Office.
Su uso no es nada difcil. En la barra de herramientas estndar, haga clic en su
icono. Entonces aparecer la siguiente escala: 25%, 50%, 75%, 100%, 200%. Es
posible seleccionar entre 10 y 400%. Pero recuerde siempre que la impresin se
realizar en 100%, sea cual sea el tamao de visualizacin empleado.
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Otra opcin para quien desee solamente mostrar en una misma ventana ms
de una hoja de clculo, es utilizar el recurso Organizar de Excel, al que se puede
acceder a travs del men Ventana. Ahora debe determinar cmo desea organizar
las hojas de clculo: en modo mosaico, horizontal, vertical o cascada y, entonces,
presionar Aceptar. Para mostrar hojas de clculo slo en el libro de trabajo activo,
marque la casilla de seleccin Ventanas del libro activo, que aparece al hacer clic
en el men Ventana > Organizar.
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Grfico
Un grfico es la mejor forma de representacin visual de una hoja de clculo.
Estoy tan seguro de ello que si el tema fuese llevado a votacin al Parlamento,
apuesto a que todos estaran a su favor.
Sin embargo, sucede que existen los escpticos y los que requieren de una demostracin. Para ellos proclamo que el fruto de dcadas de investigacin cientfica
se puede condensar en una sola pgina, sin detrimento del contenido. Imposible?
Comprendo su incrdula opinin. Es incluso razonable. Pero quin dira que
Brasil llegara a tener un tenista que ocupara el nmero uno del mundo? Y en
qu cabeza podra caber que Luciano Pavarotti cantara Roots Bloody Roots con
Sepultura, y que Schwarzenegger sera gobernador de California? Caramba, y
para qu estar haciendo estas comparaciones tan estpidas?
Un grfico es capaz de dialogar con varias informaciones a la vez. Una
proyeccin en lnea, por ejemplo, explica cul ha sido la trayectoria estadstica
entre dos datos (o puntos) estudiados. A partir del impacto causado por la lectura
de esta representacin, podemos extraer una serie de consideraciones y anlisis
sofisticados.
A semejanza del clculo mediante frmulas, dibujar un grfico en Excel es
tan fcil como chasquear los dedos. Con gran nivel de precisin! Un portento!
Adems, son los propios estadsticos quienes recomiendan el uso de Excel para
tareas propias del gnero. Es el camino ms corto para causar buena impresin en
la reunin de la firma y adems servir de modelo de genio de las matemticas al
caradura del de finanzas.
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Grficos
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Tipos de grfico
Para cada informacin extrada de las frmulas existe un tipo de grfico que
puede reflejarla mucho mejor. Siendo esto as, es fundamental precisar qu tipo de
grfico emplear. Adems, este no es el primer paso por puro capricho.
En Excel, como ya mostramos, hay dos tipos de listas de grficos:
A) Tipos estndar
B) Tipos personalizados
La lista estndar incluye los tipos bsicos de composicin grfica. Sus posibilidades van desde los tradicionales Circular y Barras, hasta variantes inusitadas,
como XY (Dispersin) y Radial. En general, los tipos estndar se identifican como
pertenecientes al conjunto de modelos de Estadstica.
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Creacin de grficos
Lo que intento demostrar ahora es slo una entre cientos de posibilidades para
la creacin de grficos. Quiere practicar? Pues ah vamos! Regla nmero uno:
es imprescindible seleccionar una hoja de clculo. A modo de ejemplo observe a
continuacin esta hoja de clculo, con datos de produccin y ventas:
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Siguiente. En el cuarto y ltimo paso, tenemos que elegir dnde insertar nuestra
creacin visual. En una hoja nueva o Como un objeto en la misma hoja de clculo en que venimos trabajando? La respuesta depender de sus necesidades. Aqu
elegiremos la misma hoja de clculo.
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Una obra maestra! Bueno, no hay que exagerar Tenga en cuenta que
slo se trata de un ejemplo. El grfico puede ajustarse en la pantalla (aumentar,
disminuir, centrar). Basta con hacer clic en sus bordes y arrastrarlos hasta el
lugar deseado.
Ejes
Conoce los datos descritos en un informe? Pues bien, tales datos tendrn que
ser convertidos y ordenados para adaptarse al grfico. Todos los campos de valores
van a ocupar un lugar en el diseo, de forma tal que las lneas y curvas habrn de
tener un significado claro e interrelacionado. Cada uno de ellos, por consiguiente,
representa un eje de su informacin.
No todos los tipos de grfico exigen un eje, que, en general, se aplica a modelos
como Barras, Lneas o Columnas. Un grfico como Circular por razones obvias
no requiere ejes.
A partir de tal razonamiento, el eje (cuando es necesario) se clasifica en dos:
Eje de categoras y Eje de valores.
El Eje de categoras (la X de marras!) se subdivide en Automtico, Categora y
Escala de tiempo. Mientras que el Eje de valores (la Y, por supuesto!), es optativa,
pero su inclusin facilita y mucho! la comprensin de los datos analizados.
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dimiento simple, indoloro y que no cuesta nada salvo algunos caracteres. Insertar
ttulos y rtulos en el grfico es exactamente lo que vamos a estudiar ahora. Para
ello, siga los pasos del siguiente ejemplo:
1. Cree una nueva hoja de clculo e introduzca los siguientes datos:
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4. En este paso puede teclear un Ttulo para el grfico, otro para el eje X y otro
para el eje Y.
5. Haga clic en la pestaa Eje y seleccione Escala de tiempo con el fin de poder
determinar las diferencias en la presentacin del grfico. En caso de que prefiera
otra opcin, basta con seleccionarla.
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10. Luego, haga clic en Siguiente y seleccione la opcin En una hoja nueva
y presione Finalizar.
Edicin de grficos
El grfico ha sido concluido, cierto; pero se da cuenta de que algo no ha salido
como quera. Ser necesario comenzarlo todo desde cero? Como es un lector atento,
debe haberse dado cuenta de que ya hicimos esa pregunta con anterioridad, y su
respuesta es un sonoro No!.
Pues bien, nada como escribir para personas inteligentes As pues, slo nos
resta mostrar cmo proceder.
Los datos presentados en el grfico se hallan vinculados a la informacin contenida en la hoja de clculo. As pues, cada vez que modifique algo en la hoja de
clculo, inmediatamente el grfico se alterar y se actualizar. Puede ocurrir, sin
embargo, que quiera modificar el orden de trazado de las series de datos. En ese
caso, el procedimiento es un poco ms complejo. Siga los pasos que a continuacin
aparecen:
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1. Haga clic en la serie de datos del grfico que quiera modificar. Para cambiar
el orden de trazado de tales datos en un grfico de superficie, haga clic en un cdigo
de leyenda.
2. Tambin puede ir al men Formato, y pinchar en Secuencia de datos seleccionada e, inmediatamente, hacer clic en la pestaa Orden de las series.
3. En la ventana Orden de las series, haga clic en la serie que desea mover. Para
colocar la serie en el orden deseado, haga clic en Subir o en Bajar.
Fcil, verdad? Entonces pasemos al siguiente tem.
Es posible que desee modificar el rango de celdas en que est basado el grfico.
Se trata de algo bastante sencillo. Primeramente, haga clic en el grfico que desea
modificar, despus acceda al men Grfico con el botn derecho del ratn, haga clic
en Datos de origen y, enseguida, en la pestaa Rango de datos. Cercirese de que
se ha seleccionado toda la referencia en la ventana Rango de datos. En la hoja de
clculo seleccione las celdas que contienen los datos que quiere que aparezcan en el
grfico. Si quiere que los rtulos de columna y fila aparezcan en el grfico, incluya
las celdas que contienen estos rtulos en la seleccin.
Otro procedimiento de edicin muy frecuente y sencillo, es la exclusin de
tems de un grfico. Como bien sabe, si excluyes los datos de la hoja de clculo,
otro tanto ocurrir automticamente con los datos del grfico. Pero, en caso de que
desee eliminar datos solamente del grfico, debe hacer clic en la serie de datos que
desea eliminar y presionar Delete (Supr).
Con frecuencia el grfico ya est listo y decide dejar algn lado oculto en la
hoja de clculo. Se mantendr oculta esa informacin tambin en el grfico? Para
controlar la exhibicin de datos ocultos de la hoja de clculo, en un grfico, haga clic
en el grfico. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin,
en la pestaa Grfico. Despus, proceda de acuerdo con una de estas opciones:
Para mostrar todos los datos de la hoja de clculo en el grfico, incluso si
algunas filas o columnas estuvieran ocultas, desactive la opcin Trazar celdas
visibles solamente;
Para impedir que las filas o columnas ocultas se muestren en el grfico, marque
la opcin Trazar celdas visibles solamente.
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Impresin
Imprimir en Excel
Imprimir una hoja de clculo en Excel exige tomar ciertas precauciones, sobre
todo en relacin con la configuracin de la pgina que se imprimir. Los saltos de
pgina no son tan visibles como en Word y ese encender la impresora y poner el
ratn en Imprimir puede no ser un expediente satisfactorio. Es por ello que cada
uno de los pasos en el proceso de impresin tiene una importancia progresiva, de
ah que se deba transitar por esa escala paso a paso. Tambin porque, francamente,
perder todo un trabajo por descuido es algo cruel. No le parece?
Visualizar la impresin
En el men Archivo, se halla el submen Vista preliminar. Al hacer clic sobre
l, una nueva ventana de trabajo aparecer. Y el cursor del ratn se trasformar en
una lupa como la de Sherlock Holmes:
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Vea cuntos recursos! Tanto el encabezado como el pie de pgina cuentan con
una lista predefinida. Claro est que nuevos patrones pueden aadrsele.
Observe que encima del men, un rea blanca muestra cmo se inscribir el
encabezado o el pie de pgina en la hoja de clculo.
Pero, algo curioso, muy curioso, son los botones de personalizacin. Estn
all, muy atrayentes, en el mismo centro de la pantalla. Es como si nos gritaran:
Oigan, estamos aqu! Y cuntas posibilidades ofrecen! El botn de la izquierda
es Personalizar encabezado, y posibilita que puedas configurar un encabezado
que se mostrar en todas las pginas de su hoja de clculo. Mediante los botones
ah presentes podr dar formato a textos de encabezado, insertar fecha, nmero de
pgina y hasta una imagen. Basta con hacer clic en el botn deseado. Las mismas
opciones son vlidas para el botn Personalizar pie de pgina.
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Solucin de errores
Solucin de los problemas de impresin
Esta es la prueba definitiva de que el seor Juan no hizo lo establecido. Seguramente se salt algn paso. Si lo hubiera seguido todo segn lo explicado, no se vera
afectado por problemas de impresin. A lo sumo, tendra que sustituir el cartucho
de tinta, o algo por el estilo...
En la Ayuda de Excel, uno de los captulos del ndice general est dedicado a las
fallas de impresin. Es el llamado Solucin de problemas al imprimir. Despus
de detectar el error, busque este recurso y verifique cul es la solucin adecuada. En
verdad, los problemas se resumen en tres tipos: Se imprimen datos incorrectos, La
copia impresa no tiene el aspecto adecuado, La paginacin es incorrecta.
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Correccin de errores
Con la agitacin en que vivimos, siempre cometemos algunos errores. De los
ms diversos tipos: olvidarnos de pagar una cuenta, de desconectar la plancha, no
saber dnde se dejaron las llaves, soltar una respuesta aberrante en un examen, entrar a cien por una va contraria. Es lo que yo llamo la bacteria de la globalizacin.
Un asunto horrible!
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Ventana de inspeccin
La Ventana de inspeccin lleva a cabo un reconocimiento en su hoja de clculo, o en una parte de ella previamente seleccionada. Y punto. Yo no tengo la culpa.
Es exactamente eso lo que hace. Haga la prueba de ir al men Herramientas >
Auditora de frmulas > Mostrar barra de herramientas Auditora de frmulas. Con este recurso podr determinar fcilmente qu celdas presentan resultados
dependientes de otras y, as, localizar con precisin dnde puede estar localizada
la causa del error. Esa dependencia, o una posible precedencia, se identificar mediante flechas presentes en la hoja de clculo. Para eliminarlas, haga clic en el men
Herramientas > Auditora de frmulas > Quitar todas las flechas.
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A partir de este momento Excel inicia una especie de depuracin de los datos
de la hoja de clculo o, para hacer uso del viejo y usado aforismo separa el grano
de la paja.
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Proteccin de la hoja
de clculo o del libro
Las contraseas en Excel
Pregntele a cualquier transente cuntas combinaciones alfanumricas y contraseas tiene que memorizar. No se sorprenda al recibir una desconsolada respuesta. El
NIF, la cuenta del banco, la cuenta de ahorros, el cdigo del buzn del telfono mvil,
DNI Y eso sin tener en cuenta el huracn de contraseas para acceder a la red de la
empresa, a Internet y a las 452 cuentas de email. En mi querida Grecia clsica, all por
los tiempos de Pericles y Aquiles, el ciudadano no tena esas preocupaciones.
No sin razn una buena parte de las apuestas en la lotera se basan en una maraa
numrica. Ah! Qu tiempos aquellos en que comprbamos el nmero de Navidad
con el cumpleaos de la mujer, de los hijos, de la abuela. Pues bien, el caso es que la
proteccin a travs de la contrasea es un mal necesario. En Excel, te protege contra
seres horrorosos para que no puedan atentar contra tu hoja de clculo, y modificar
datos, o incluso acceder a contenidos limitados.
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Vuelva a escribir su contrasea, por favor. Felicidades! A partir de ahora, cada vez
que abra su libro de trabajo, le ser solicitada esa contrasea, que ser suya, personal e
intransferible, salvo que quiera compartirla con alguien ms.
Si as lo deseara, puede repetir el procedimiento, pero tecleando adems una
Contrasea de escritura, lo que impedir que alguien sin autorizacin modifique la
hoja de clculo.
Contraseas avanzadas
All, junto al espacio destinado a la contrasea, existe un botn muy simptico,
llamado Avanzadas. Haciendo clic en este botn podr seleccionar el tipo de criptografa
deseada. Cuanto mayor sea la longitud de la contrasea, mayores sern las dificultades
que alguien encontrar para usurparla, o sea, se le har ms difcil burlar la contrasea
a alguien con malas intenciones. En este tem, Excel permite seleccionar criptografas
de 40 a 128 bits.
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Nos cuenta Fulano que llevaba das y das maquinando una contrasea sofisticadsima.
Haba mezclado ajos con hierbajos, revuelto y vuelto a revolver, invertido ecuaciones
y resultados de la Copa de 1938. Haba hecho una bella ensalada. Algo genial! Tanto
era as que ni su mujer sospechara. Y mira que ella era experta en descubrir todos sus
secretos (por ejemplo, la deuda en el colmado de la esquina). Pero en esta ocasin su
proyecto sera infalible. Sera
Pero y si algn malvado hubiera descubierto, ya fuera accidentalmente o
habindolo espiado, la sagrada combinacin? Listo como era, Fulano accedi al men
Herramientas, al tem Proteger e hizo clic encima de Desproteger hoja.
Fulano vio entonces la opcin Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, y
dedujo que debera seleccionar lo que los dems usuarios podran alterar o no. En la parte
superior tecle la nueva contrasea. Volvi a teclearla. Por fin su sistema de seguridad
entraba en vigor.
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por ejemplo, las que almacenan frmulas. De esta forma, el sujeto puede visualizar los
datos, pero no podr llevar a cabo modificacin alguna. Para lograr algo semejante, basta
con hacer clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Proteger > Proteger
hoja. Inmediatamente teclee una contrasea para desproteger y seleccione los tems que
cualquier usuario podr modificar. Haga clic en Aceptar. Vuelva a teclear la contrasea
y concluya haciendo clic nuevamente en Aceptar.
Desactivar la proteccin tambin es sencillo. Haga clic nuevamente en Herramientas,
seleccione Proteger > Desproteger Hoja. A continuacin teclee la contrasea que haba
introducido con anterioridad y presione Aceptar. Algo sumamente importante: no olvide
la contrasea, pues, en tal caso, no podr hacer modificaciones en la hoja de clculo y
buena parte del trabajo podra perderse.
Ahora bien, cabe la posibilidad de que slo le interese proteger una parte de la hoja
de clculo. De ser as, quien la abra slo podr modificar algunas celdas. Esto es muy
til cuando se desea bloquear modificaciones de frmulas, y permitir que slo algunos
usuarios que posean una contrasea determinada puedan modificarla. Para poder llevarlo
a cabo, haga clic en Herramientas > Proteger > Permitir que los usuarios modifiquen
rangos. En la ventana que entonces aparece, haga clic en Nuevo y seleccione el rango
de celdas en el que desea permitir modificaciones. Introduzca una contrasea de acceso a
esos rangos, presione Aceptar y Aplicar. Cierre la ventana, regrese a la hoja de clculo.
A continuacin haga clic en Herramientas > Proteger > Proteger hoja. Tiene la opcin
de incluir una contrasea. Presione Aceptar. Regrese a la hoja de clculo e intente teclear
algo fuera del rango seleccionado. Ver que se le solicita una contrasea para que pueda
hacer la modificacin. Despus de teclear la contrasea, tendr acceso slo a esa rea
de la hoja de clculo. Entonces, slo hay que desprotegerla.
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Excel y Internet
Creacin de un hipervnculo
Voy a coger un atajo! Quin no ha utilizado alguna vez esa expresin? Atajo es
sinnimo de rapidez. Y no otra cosa es el hipervnculo! El atajo de la tecnologa.
Cuando t cortas camino hacia la playa en tu viejo Chevy del 76, o buscas
espacios vacos en el campo de ftbol, andas, en realidad, en busca de una forma
de llegar antes y sin esfuerzo.
El hipervnculo de Excel opera de la misma forma. En la hoja de clculo se ha
creado un smbolo grfico que servir de atajo (claro est!) hacia un documento
ubicado en una red, ya sea Intranet (local) o Internet.
Crearlo es algo curioso! En primer lugar es necesario seleccionar cul ser el
elemento grfico o lnea de texto que servir de vnculo. Una vez hecho esto, har
clic con el botn derecho del ratn:
Um! Observe el men. Adivina cul ser el siguiente paso? Difcil, verdad?
Cmo? No lo ha encontrado? Haga clic en Hipervnculo. Una nueva ventana
aparecer:
Fcil de visualizar, verdad? En Vincular a, opte por Archivo o pgina Web
existente. Entonces tiene ante usted un laberinto con cuatro salidas:
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Excel y Internet
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Formularios
Un formulario no suele ser visto con bueno ojos. En general, esa inofensiva
palabra de 10 letras se encuentra vinculada a nociones tales como demora, cola, y
oficina pblica. Quiere saber por qu? Qu paciencia hay que tener! Por favor, no
le preste atencin a esa palabrera insignificante. Lo nico que intentan es calumniar
al pobre formulario!
Trate de desprenderse inmediatamente de ese prejuicio. La burocracia es inevitable, como el aire. Y los formularios, por muy tediosos que sean, son los responsables
directos de la rapidez en las soluciones. Su uso es indispensable en cualquier banco
de datos elaborado en Excel.
Pero bueno, por fin qu elementos integran un formulario?
Respuesta inmediata: un formulario se halla integrado por campos y registros.
El campo es un conjunto de informaciones similares dentro de una tabla. Mientras que el registro representa un grupo determinado de campos. Para entender
esto, slo hay que establecer una analoga con Excel, en el que los ttulos de las
diferentes columnas seran los campos: Nombre, Direccin, Salario, etc. Las
lneas, por su parte, representaran los registros, como por ejemplo, Jos, Calle 23,
$ 2.000,00, etc.
Excel ofrece dos tipos bsicos de formulario:
Formulario de datos: Abre una ventana de dilogo que permite la inclusin,
alteracin, exclusin y localizacin de registros. Se puede decir que este es el modelo
tradicional de formularios.
Formulario de hoja de clculo: Con l es posible confeccionar modelos
personalizados o con un gran nivel de detalles. Este modelo puede elaborarse con el
auxilio del lenguaje de programacin VBA (Visual Basic for Applications).
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Juan bien s que no, pues lo vigilo de cerca, pero usted, lector curioso, seguramente ha localizado, en el men Datos, la opcin Formulario, ha hecho clic y
qu ventana tan desagradable, desalentadora e inconveniente! Vale, comprendo.
Estoy lejos de censurar su actitud. Seguramente se habr percatado, amigo lector,
de que la curiosidad es una cualidad que valoro mucho. Quien acte as, siempre
ganar puntos en la opinin que me merece. Y la opinin de Maestro es un asunto
muy serio!
Desgraciadamente, sin embargo, me veo obligado a rectificar: jams se ha
de pasar por alto una fase del proceso, pues si no el proceso completo se vendr
abajo! No haga como yo, que olvid mencionar los Rtulos, tan importantes
en la organizacin adecuada de los datos. Me comport como un inepto total,
lo confieso!
Ponga a trabajar su raciocinio (nada difcil para usted aunque para Juan): los
campos tienen necesidad de nombres, verdad? Los rtulos nombran campos. Por
consiguiente, no hay formulario que opere sin rtulos. Se da cuenta del asunto?
Eh? Eh?
En la propia ventana del mensaje aparecen, adems de la alerta, las solucionticas de las problemticas. En caso de que quiera utilizar la primera lnea de la
seleccin como rtulo, basta con Aceptar.
Lo ideal es que, desde el mismo inicio, seleccione todas las celdas que se presentarn en los formularios y, de inmediato, haga clic en el men Datos, y seleccione
Formulario. Excel asumir los datos de la primera lnea de la hoja de clculo como
los rtulos de las columnas, y los tems relacionados abajo como los registros.
Observe el siguiente ejemplo:
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A continuacin, el asistente reservar un rea de la hoja de clculo para el informe y una lista con los campos disponibles. A medida que arrastre los campos de la
ventana de la lista hacia las reas estructuradas en temas, Excel resumir y calcular
el informe automticamente. Cuantos ms campos incluya en un rea, ms detalles
contendr la Tabla dinmica:
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En caso de que quiera modificar los datos de la tabla dinmica, debe modifi-carlos
en la tabla de origen y hacer clic en el botn de actualizacin de datos.
Para modificar campos de la tabla dinmica como, por ejemplo, el nombre, el
tipo de clculo que se aplica, o el formato del nmero, basta con situar el cursor
encima del campo que se quiera modificar, y hacer clic en el botn Configuracin
de campo.
Si el diseo de la hoja de clculo hubiera de sufrir modificaciones, podemos
situar el cursor en una de las celdas de la tabla dinmica y hacer clic en el Asistente
de la tabla dinmica. Se llega entonces a la tercera etapa, en la que podr modificar
el diseo de la tabla con las siguientes funciones:
Eliminar campos que ya no son necesarios. Para ello, site el cursor sobre la
barra que indica el campo que se excluir, Presione el botn izquierdo del ratn y
arrstrelo fuera del diseo de la tabla.
Insertar nuevos campos. Site el cursor sobre el campo deseado, situado a
la derecha de la pantalla, y arrstrelo hasta el interior del diseo, hasta el rea que
deba ocupar.
Modificar la ubicacin de los campos ya existentes. Site el cursor sobre
el campo seleccionado, presione el botn izquierdo del ratn y arrstrelo hasta la
nueva posicin.
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Excel devuelve un aviso en el que nos informa que podramos tener problemas
en el ordenamiento de los datos, siempre que nuestra accin hiciera que el orden
de la primera columna se modificara, pero el de las dems se mantendra, lo que
traera como consecuencia la confusin de los datos. Basta con seleccionar Ampliar
la seleccin y hacer clic en Ordenar para que Excel se encargue de solucionar ese
problema al incluir en la seleccin tambin las restantes columnas.
Es posible que quiera ordenar los datos a partir de otra columna, como, por
ejemplo, Salario. Para ello acceda al men Datos y seleccione Ordenar. Aparecer
la ventana siguiente:
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Filtrar un rango
Un til recurso de Excel, muy utilizado en listas con gran cantidad de lneas,
es el Autofiltro. En lneas generales, permite la seleccin de informaciones que
satisfagan determinados criterios.
Su uso es muy fcil. Con el mismo ejemplo utilizado anteriormente, site el
cursor en la celda A3, que representa el nombre del primer campo de datos, haga
clic en el men Datos, seleccione Filtro y, despus, Autofiltro.
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Este recurso ofrece diversas opciones para filtrar los datos, razn por la cual es
importante que invierta algn tiempecillo probando cada una de ellas. Para desinstalar
las flechas del filtrado, haga clic nuevamente en el men Datos, seleccione Filtro
y haga clic en Autofiltro.
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Ahora, site el cursor en la celda A1, haga clic en el men Datos, seleccione
Filtro > Filtro avanzado. Y, en Accin, seleccione la opcin Copiar a otro lugar.
En Rango de la lista, seleccione toda la lista presentada. En este caso, de A3 a E10.
En Rango de criterios, seleccione de A1 a E28. En el tem Copiar a otro lugar,
escoja la celda A33. Pulse Aceptar.
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Ensaye con otras opciones de filtrado para conocer las posibilidades de bsqueda que Excel ofrece. En este ejemplo, es posible que no se muestre con claridad
la utilidad de estos recursos, pero piense que las hoja de clculo pueden contener
millares de lneas y, para buscar una informacin en esa maraa de datos, no es
posible prescindir de la utilizacin de los filtros.
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Anlisis de datos
Resumir datos en listas y tablas
Coleccin de lugares comunes: imagnese lo que es encontrar una aguja en
un pajar, una estrella en el cielo, un planeta en la Va Lctea. Vale, pues en una
escala menor, puede ser que nos encon-tremos con una gran cantidad de datos que
tengamos que analizar.
Para no perder horas en vano en busca de una informacin, podemos usar algunos
de los recursos que ofrece Excel. Una de las mejores formas de resumir la informacin
de una lista es utilizar los Subtotales. Mediante este recurso, Excel organiza una lista
en temas de forma que usted pueda mostrar y ocultar las lneas de detalles de cada
subtotal y, de tal modo, ver los datos resumidos de diferentes maneras.
Para usar este recurso, es necesario que su lista est ordenada por el campo que
se seleccionar para totalizar los datos. Veamos un ejemplo:
1. Abra la hoja de clculo usada en el ltimo ejemplo o vuelva a teclear los datos
presentados en la imagen:
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3. En la casilla Para cada cambio en, haga clic en la prxima columna a la que
vamos a computar el subtotal. En este caso, Nombre.
4. En Usar funcin, haga clic en la funcin que desea usar para calcular los
subtotales. En este ejemplo, Suma.
5. En el tem Agregar subtotal a, marque la casilla de seleccin de cada columna
que contenga los valores que se van a subtotalizar. En el ejemplo, seleccionamos
el tem Salario.
6. Si usted desea realizar un salto de pgina de forma automtica despus de
cada subtotal, marque la casilla de seleccin Salto de pgina entre grupos. En
caso de que necesite que los subtotales se vean arriba, y no debajo de las lneas
subtotalizadas, desmarque la casilla de seleccin Resumen debajo de los datos.
Haga clic en Aceptar.
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Anlisis de datos
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Continuando con el ejemplo, imagine que usted necesita saber cunto tiene
que ganar para que su salario neto sea de 2.300,00 . Para resolver este problema,
entrar en escena la funcin Buscar objetivo. Este recurso analiza una frmula y
un supuesto resultado. A partir de dichas informaciones, pase a cambiar uno de
los componentes de la frmula hasta llegar al resultado deseado. Simplifican-do:
debemos usar esta funcin cuando queremos saber cul es el valor inicial ideal para
obtener un resultado ya definido, considerando varios criterios.
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Para resolver el problema propuesto, haga clic en el men Herramientas y seleccione Buscar objetivo. En Definir la celda, teclee la celda del salario neto, B6.
En Con el valor, escriba 2.300 y, en Para cambiar la celda, escriba B3, la celda
del salario bruto. Mire la imagen:
. Vaya... Excel...
Solver
El recurso Buscar objetivo es bastante interesante. Sin embargo, en algunos casos,
si el problema tiene otras variables, puede que este recurso no se a suficiente para
dar con la solucin. Tomando como base el ejemplo anterior, si quisiramos incluir
otro criterio en el clculo, como, por ejemplo, que el valor del INSS no sea superior
a 100,00 , tendramos que usar un recurso ms potente: Solver. Para aprender en
la prctica como usarlo, abra la hoja de clculo del ejemplo anterior. Despus, haga
clic en el men Herramientas y seleccione Solver. Teclee los datos presentados en
la imagen y haga clic en el botn Resolver.
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! Un consejo: en caso de que no vea la opcin Solver en el men Herramientas, debe seleccionar la opcin Complementos en este mismo men. En la casilla
que aparece, seleccione la opcin Solver y pulse Aceptar. Es muy probable que el
programa le pida que inserte el CD de instalacin del paquete Office para aadir
este recurso.
Escenario
Con sus poderosos recursos de anlisis, Excel permite prever los resultados que
se obtendrn a partir de algunos factores variables. Entre estos recursos se destaca
el de Escenarios. Puede usarlo para prever el resultado de un modelo de hoja de
clculo. Por ejemplo, usted quiere saber en qu grado un cambio en una tributacin
determinada puede afectar su salario neto. Para entender mejor el uso de los escenarios, vamos a dar un ejemplo prctico:
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parmetro para el rango de datos externos. Despus especifique si quiere que los
datos aparezcan en una Hoja de clculo existente o en una Nueva hoja de clculo.
Haga clic en Aceptar.
Creacin de vnculos
Usted ya se habr dado cuenta de que es imposible poner todos los datos de una
empresa en una hoja de clculo (todo quedara muy desorganizado!). Por otro lado,
a veces ponemos frmulas en nuestra hoja de clculo que se refieren directamente a
datos almacenados en otras ubicaciones y, desde luego, queremos que, al modificar
un valor en la hoja de clculo de origen, la hoja de clculo que contiene la frmula
(o sea, la de destino) se actualice tambin. Bien, es aqu precisamente donde entra
en escena el recurso de Vnculos que Excel nos proporciona.
Un vnculo no es ms que una referencia a otro libro de trabajo, que, por ejemplo,
podemos poner en una frmula. Las frmulas con vnculos a otras carpetas de trabajo
se exhiben de dos formas, en dependencia de si el libro de Excel de origen es ese
el que proporciona los datos para una frmula est abierto o cerrado:
Cuando el libro de origen est abierto, el enlace que representa el vnculo
incluir el nombre del libro entre corchetes seguido del nombre de la hoja de clculo,
de un signo de exclamacin (!) y de las celdas de las que depende la frmula. Por
ejemplo, la siguiente frmula aade las celdas B1 y B5 del libro Salario.xls:
Vnculo
=SUMA([Salario.xls]Mensual!B1:B5)
Si el libro de origen est cerrado, el enlace para el vnculo incluir todo el
camino o ruta:
Vnculo
=SUMA(C:\Informes\[Salario.xls]Mensual!B1:B5)
Las frmulas vinculadas a un rango definido en otra hoja de clculo usan el
nombre del libro de trabajo seguido de un signo de exclamacin (!) y del nombre
atribuido al rango. Por ejemplo, la siguiente frmula le aade las celdas del rango
denominado Ventas, del libro de trabajo Resultados.xls:
Vnculo
=SUMA(Resultados!Ventas)
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Validacin de datos
Usted se debe de haber dado cuenta de una cosa al compartir una hoja de clculo:
cualquiera tiene acceso a la misma y puede introducir la informacin que desee.
Para evitar problemas como este, es interesante usar recursos para validacin de
datos, que nos permiten crear algunas reglas a las que deben obedecer quienes
introduzcan informacin en la hoja de clculo.
Gracias al recurso de validacin, podemos definir qu tipo de informacin
queremos que sea aceptada en un rango de celdas, o podemos, tambin, definir un
mensaje de auxilio al usuario, indicando a qu expediente recurrir en determinada
situacin.
Para usarlo, seleccione el rango de celdas que va usted a comprobar y entonces
haga clic en el men Datos y elija Validacin. En la pantalla que aparece, especifique las configuraciones, definiendo los criterios de validacin. En Permitir,
determine qu tipo de informacin se aceptar y dentro de qu intervalo. Los
criterios posibles son:
Nmero entero: permite solamente escribir nmeros enteros;
Decimal: acepta nmeros fraccionarios y enteros;
Lista: permite que se especifique un elemento de la lista, que se podr crear
y separar por ; (punto y coma).
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