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Codificacin de Datos.
Prof.
Andry Teran
Bachiller:
20.172.866 Nayarit. Venuti
CODIFICACION DE DATOS
En la actualidad los sistemas computarizados estn automatizando todo un campo de
procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos
estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener
buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen
diversas tcnicas practicas para su control.
Una de estas tcnicas para lograr una buena captura de datos es la codificacin. Esta
consiste en proporcionar cdigos numricos o alfanumricos a diversos procesos para
llevar un seguimiento y control ms profundo de alguna actividad, sin ms que
adelantar se presenta a continuacin.
Codificacin Efectiva
Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es
mediante un empleo como conocimiento de varios cdigos. El proceso de poner datos
ambiguos o problemticos en unos cuantos dgitos o letras fcilmente capturables es
llamado codificacin (que no debe ser confundida con la codificacin de programa).
La codificacin ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia,
debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y
reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificacin tambin puede ayudar
en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de
transformacin de datos.
Adems los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de
almacenamiento. Resumiendo, la codificacin es una forma de ser elocuente, pero
escueto, en la captura de datos.
Objetivos de la Codificacin
Hacer el Seguimiento de Algo
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el
seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con
tapicera personalizada necesita asignar un nmero de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la direccin del cliente, pero el gerente del
taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quin es el
cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El nmero puede
ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la seccin siguiente.
Cdigos de Secuencia Simple:
El cdigo de secuencia simple es un nmero que es asignado a algo que necesita ser
numerado. Por lo tanto, no tiene relacin con los datos mismos. Este es un nmero de
fcil referencia para que la compaa pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es
ms eficiente teclear el trabajo 5676 en vez de esa mecedora caf y negro con
asiento de cuero para el Sr. Arturo Crdenas.
El usar un cdigo de secuencia en vez de un nmero al azar tiene algunas ventajas:
Los cdigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere
conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en
que se desarrollan los eventos.
Cdigos de Derivacin Alfabtica:
Hay veces en que no es deseable usar cdigos en secuencia. El caso mas obvio es
cuando no se desea que alguien que lea el cdigo se imagine que tantos nmeros han
sido asignados. Otra situacin en donde los cdigos en secuencia pueden no ser tiles
es cuando se desea un cdigo ms complejo para evitar errores costosos, un posible
error podra ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la
cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Cdigo de Derivacin Alfabtica, es un
enfoque usado comnmente para identificar un nmero de cuenta.
Como Clasificar la Informacin
La codificacin logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las
clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qu partes
de un plan de seguro mdico tiene un empleado o mostrar cul estudiante ha
terminado los requerimientos bsicos de sus cursos.
Para ser tiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un
estudiante est en clase F, que significa estudiante de primer ao, habiendo terminado
de 0 a 36 horas de crditos, no debe tambin ser clasificable como estudiante de
segundo ao (S), clases trasladantes podran ser F= 0-36 horas de crditos y S=32-64
horas de crditos, etc. Los datos no son claros y son fcilmente interpretables cuando
la codificacin de las clases no es mutuamente excluyente.
Cdigos de Clasificacin:
Los cdigos de clasificacin, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen
caractersticas especiales de otro. Los cdigos de Clasificacin pueden consistir de
una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar,
cosa o suceso.
Los Cdigos de clasificacin se listan en manuales o se distribuyen para que los
usuarios puedan localizarlos fcilmente. Muchas veces los usuarios llegan a
familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memorizan. Un
usuario clasifica un concepto, y luego teclea su cdigo directamente en la terminal de
su sistema de lnea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.
Cdigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los cdigos en secuencia. El Cdigo de secuencia en bloque
es una extensin del cdigo de secuencia, las principales categoras de software son
hojas de clculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y
paquete de presentacin. A estos le son asignados nmeros secuenciales en los
siguientes bloques o Rangos: hojas de clculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del cdigo de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de
acuerdo con caractersticas comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad
de la asignacin del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto )
para el siguiente concepto se necesita identificacin.
Como Ocultar la Informacin
Se pueden usar cdigos, para ocultar informacin que no queremos que los dems
conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por
Cdigo de Funcin:
Las funciones que desean el analista o programador que ejecuta la computadora con
los datos son capturadas en cdigos de funcin. Las indicaciones completas sobre las
actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un cdigo numrico
o alfanumrico corto.
Lineamientos Generales para la Codificacin
En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos
de cdigos para capturar y almacenar datos. A continuacin examinaremos unas
cuantas experiencias para establecer un sistema de codificacin.
Sea Conciso, los cdigos deben ser concisos. Los cdigos excesivamente largos
significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los cdigos largos tambin
significan que el almacenamiento de informacin de una base de datos requerirn ms
memoria.
Los cdigos cortos son fciles de recordar y fciles de capturar. Si los cdigos son
largos deben ser divididos en su cdigos. Por ejemplo 5678923453127 puede ser
dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque
ms manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa informacin
en grupos cortos.
Mantenga los Cdigos Estables:
Estabilidad significa que el cdigo de identificacin para un cliente no debe cambiar
cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un cdigo de
derivacin alfabtica para una lista de subscritores de una revista. La fecha de
expiracin no fue parte del cdigo de identificacin del suscriptor, debido a que es muy
probable que cambie.
No cambie las abreviaturas del cdigo en un sistema nemnico. Una vez que ha
escogido las abreviaturas del cdigo no trate de revisarlas, debido a que esto hace
extremadamente difcil la adaptacin del personal de captura.
Asegrese que los Cdigos sean nicos
Para que funcionen los cdigos deben ser nicos. Tome nota de todos los cdigos
usados en el sistema para asegurarse de que no est asignando el mismo nmero o
nombre de cdigo a los mismos conceptos. Los nmeros y nombres de cdigo son
una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos.
Permita que los Cdigos sean Ordenables:
Si va a manejar los datos en forma til, los cdigos deben ordenables. Por ejemplo si
decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres smbolos fueran el
mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el nmero de da y los
dos ltimos el ao, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto
los aos como los meses estaran fuera de orden. Asegrese de que pueda hacer lo
que pretende con los cdigos que crea. Los cdigos numricos son mas fciles de
ordenar que los alfanumricos y, por lo tanto, considere la conversacin a nmeros
cada vez que sea prctica.
Evite los Cdigos Confusos
Trate de evitar el uso de caracteres de codificacin que parezcan o se oigan iguales.
Los caracteres O (la letra O) y el 0 (el numero 0) son fcilmente confundidos, y
tambin sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, cdigos como B1C y 280Z
son insatisfactorios.
En cuanto a la codificacin efectiva los datos pueden ser capturados precisa y
efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios cdigos la codificacin es
de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo
eficiente para la captura de datos que estn codificados.
En los tipos de cdigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferente para el
manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de cdigos
especifican permiten tratar los datos en una forma particular.
Cdigos Simples
# Pedidos
Producto
Cliente
5676
Zambrano Jos
5677
Sella de comedor
Lpez Juan
5678
Sof doble
Arteaga Maria
5679
Prez Antonio
Explicacin de Cdigo
99999XXX9999XXX
Abreviatura de la revista
4 dgitos de direccin
Primeras 3 consonantes del apellido
555433RDG8765TVG
Cdigos de Clasificacin
Cdigo
Pago de intereses
Pagos mdicos
Impuesto
Contribuciones
Deudas
Provisiones
Cdigo
100
101
102
.
.
.
200
201
202
.
Quatro
Lotus
Excel
300
Access
301
Parados
DBase
Wordperfect
400
Charisma
401
Freelance
Procesador
palabras
402
Powerpoint
Presentacin
Hoja de Calculo
Base de Datos
Cdigos de Cifrado
Cdigo Significado Ejemplo de una etiqueta de Precios
B
Nombre de la tienda
Cdigo de estilo
Descuento Codificado
Talla de la Prenda
Precio al Cliente
de
Mercanca Descrita
Explicacin de Cdigo
202 - 395 - 40 - 10
departamento
(maternidad)
producto
(vestido estilo
395)
Talla (10)
Cdigos Nemnicos
Cdigo
Hospitales de la Ciudad
HGS
CDN
HSP
Cdigos de Funcin
Cdigo
Funcin
Entregado
Vendido
Daado
Perdido o Robado
Regresado
Transferencia de Salida
Transferencia de Entrada