INFORMATIVO AUDITORA

Informe Especial
Informe Especial
Auditora
de los estados contables generados a travs de sistemas de informacin
La auditora y el agregado de valor (Tercera Parte)
computarizada
(Segunda Parte)

INFORME ESPECIAL
Auditora de los estados contables generados a travs
de sistemas de informacin computarizada
(Segunda Parte)

2. Procesamiento de datos contables

Susana Noem Tomasi (*)

1. Los datos de inicio, fuente, origen, lectura

de informacin o entrada que se introducen en el sistema.
2. El proceso planeado y sistemtico dentro
del sistema, y
3. La secuencia final, resultado o salida alcanzado.

Existen muchos sistemas de proceso de

datos con distintas caractersticas, variando
en capacidad de procesamiento, complejidad,
precio, tipo de datos a procesar, niveles de sistemas y aplicaciones de programas con que
cuentan, pero al margen de la informacin a
procesar o de la mquina de computacin a
travs del cual se procese, todos los procesos
de datos comprenden tres supuestos bsicos,
como muestra la imagen anterior:

Los datos de inicio o lectura de informacin, que es la entrada a la aplicacin de que

se trate, puede estar constituida por cualquier
tipo de informacin; en el caso que vamos a
tomar como ejemplo va a ser comercial, for-

mando parte de la contabilidad de la empresa,

organizacin o ente del que se trate.
Por ejemplo: la imagen siguiente muestra el procesamiento en un sistema integrado
de los sistemas comercial, contable, impositivo, de tesorera, de proveedores, de personal,
de emisin de informes para la gerencia, de
seguridad de acceso a las aplicaciones, conectados entre s a travs de una base de
datos comn, a la que tienen acceso todas
las computadoras interconectadas de la organizacin, a travs de las cuales el personal
realiza sus tareas diarias.

Siguiendo con nuestro ejemplo: el vendedor ingresar a la aplicacin de ventas, dentro

del sistema comercial, teclear el o los productos solicitados por el cliente, buscar si existe
stock disponible para la venta, para lo cual se
accede al sistema de proveedores, determinar el precio del producto, la forma de pago, si

es a crdito pedir la autorizacin correspondiente y emitir la factura y el remito para que

el cliente retire el o los productos adquiridos.
Mediante el clculo, la clasificacin, el
anlisis u otras operaciones realizados a travs
de los programas y aplicaciones correspondientes, el computador llega a resultados que

se utilizarn para un proceso ulterior en el sistema contable, en el sistema impositivo, para

la liquidacin de impuestos, en el sistema de
tesorera para ingresar el pago recibido o para
el sistema de emisin de informes gerenciales.
Con la emisin del remito se dar de baja
en el stock el o los productos vendidos, se

Informativo
Caballero Bustamante

N 757, Segunda quincena, ABRIL 2013

REVISTA DE ASESORIA ESPECIALIZADA

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enviarn los datos a un archivo para que se
procese la compra en caso de ser necesario,
se remitirn los antecedentes de las ventas
para emitir los informes y pagos de impuestos, se procesarn los mismos para la emisin
del libro diario o los subdiarios correspondientes, etc.
Reitero: utiliza la misma lgica sea cual
fuera el sistema y el lenguaje de programacin utilizados para el diseo de las
aplicaciones correspondientes, y esto es
lo que debe tener en cuenta el auditor al
momento de efectuar el chequeo de la documentacin correspondiente.

3. Cmo auditar los datos contables

Los cambios en la estructura y en el funcionamiento de las organizaciones afectan a
la contabilidad y originan amenazas y oportunidades para el contador.
Cmo puede hacer un auditor para verificar que los datos volcados en el Estado de
Situacin Financiera sean los correctos, en
medio de la maraa de aplicaciones, programas, archivos y bases de datos que utilizan
hoy da las organizaciones?
Lpez Santiso, H.(5) refiere que el concepto de sistema enfoca a la organizacin como
un todo integrado, en que cada sistema y
subsistema estn asociados con la operacin
total. Su estructura, entonces, est creada
por numerosos sistemas ordenados jerrquicamente. La salida de un sistema puede convertirse en la entrada de un sistema de nivel
ms elevado y as sucesivamente, hasta llegar
a los niveles ms altos.
La funcin administrativa de control es
fundamental para lograr que los distintos
subsistemas de la organizacin realicen sus
tareas de acuerdo con lo planeado.
Indica, adems, que la teora de sistemas
aplicada a las organizaciones se orienta por una
manera integrada de ver las cosas y, por ello, a
medida que los problemas a analizar adquieren
mayor complejidad, se hace necesario como
en otras ciencias pensar en una nueva organizacin del esfuerzo cientfico y tecnolgico.
Para el autor, la auditora debera ser
ubicada como un servicio de control de sistemas (de una organizacin o del ambiente
en que sta acta), en el entendimiento claro,
por parte de quienes realicen la funcin de
auditora, de que estn prestando un servicio importante si su informacin es til para
quienes han requerido dicho servicio y por lo
tanto podr residir el xito y la jerarquizacin
de la auditora como disciplina y por lo tanto
de los auditores que la desempean.
Cansler, L. (6) expresa que Los aspectos a
cubrir en una auditoria en contextos computarizados, son:
Comprensin de los objetivos del negocio y sus formas de organizacin. Esto
tiene por finalidad identificar los sectores

u rganos funcionales y su vinculacin

(interfaces) lograda a travs de los sistemas de informacin en funcionamiento,
sobre todo para evaluar la adecuacin de
la separacin de funciones (componente
primario de control interno).
Complementariamente a estos temas, se
definen el manual de organizacin y el de
procedimientos.
Definicin y alcance del sistema objeto (o
conjuntos de sistemas) de la evaluacin,
sus formalidades, centros de trabajo para
el ejercicio del control y asignacin de las
responsabilidades correspondientes.
Determinacin diagramada del contexto
del sistema objeto, sus entradas, salidas y
almacenamientos de datos e informacin.
Tcnicas de auditora para las revisiones
y pruebas, tanto de cumplimiento como
sustantivas, tales que permitan obtener las
evidencias comprobatorias vlidas y suficientes que exigen las normas de auditora.
Este ltimo aspecto no se presenta como
un apoyo a la comprensin, como los anteriores, sino que cumple el doble objetivo
de resumir conceptos y aportar propuestas de accin para la tarea profesional.

Siguiendo con el caso en cuestin:

El auditor luego de comprender los
objetivos del negocio (en nuestro caso suponemos que es una empresa de venta de
productos electrodomsticos con sucursales,
que cuenta con manuales de organizacin y
control interno debidamente detallados, que
el auditor ha estudiado a fondo) va a verificar un rea que suponemos, la comercial,
abarcando las registraciones volcadas en los
subdiarios de ventas, en el subdiario de comisiones de vendedores, y en el libro ventas,
con respecto a lo detallado en los estados
contables del perodo correspondiente.
Necesita controlar que las mismas sean
completas, es decir, comprobar que todas las
ventas hayan sido procesadas por la organizacin, que se correspondan con las listas
de precios correspondientes a los productos
vendidos en las fechas de venta, las condiciones de venta sean las estipuladas, los plazos
sean los autorizados, etc.
La imagen anterior (diseo propio) se podra corresponder con cualquiera de los sistemas diseados existentes en el mercado, utilizables por empresas comerciales con sucursales.
Qu debera realizar un auditor para
comprobar que la documentacin volcada en

el Estado de Situacin Financiera es correcta

e ntegra? Por lo menos lo siguiente:
1. La verificacin de que los totales de las ventas en los libros legales, concuerdan con
los subdiarios de ventas y el libro de ventas
correspondientes al perodo en cuestin.
2. Seleccionar al azar determinada cantidad
de clientes de la organizacin (debe ser
proporcional a la cantidad de clientes con
que cuente la misma), ingresar al sistema
comercial al histrico de clientes y verificar ingresando por cdigo de cliente:
a. Que los datos del mismo concuerdan
con los determinados en el libro de
ventas, respecto a los productos adquiridos por el cliente, plazos de pago, etc.
b. Grabar un archivo conteniendo todas
las operaciones anuales realizadas por
cada cliente seleccionado a verificar.
3. Clasificar las operaciones totales de los clientes por da y mes, de manera tal de poder
verificarlas por mes mezclados los clientes.
4. Cotejar cada operacin de ventande dbito y crdito, pagos, etc., en los siguientes
libros: libro de ventas, subdiario de ventas,
libro de cajabancos y tesorera, y libro de
comisiones, correspondientes a cada mes.
Si las comprobaciones realizadas respecto al muestreo de los clientes del ente,
encuentran que los datos volcados en los
estados contables son correctos y se corresponden con los que se encuentran asentados
en subdiarios y en los sistemas online, el contador podr confiar en esa informacin para
formarse la opinin sobre los estados contables bajo anlisis.

4. Conclusiones
Conceptualmente el cotejo realizado en
una auditora contable cuando la documentacin se encontraba en papel y la actual, donde
se verifica en archivos, en dvds, en cintas, no
tiene diferencias; lo que ocurre es que poder
verificar en lnea los datos de los clientes, de
los proveedores, de los bancos y comprobarlos contra los estados contables del ente, del
mes correspondiente, le puede significar al
auditor (que sepa utilizar los medios informticos con correccin) muchas ms posibilidades que antiguamente, cuando deba revisar
manualmente dicha informacin.
La tecnologa sirve, y mucho, si entendemos que se puede obtener a travs de ella, y
contamos con los conocimientos necesarios
para poder utilizarla correctamente.
NOTAS

(5) Lpez Santiso Horacio, Un nuevo enfoque sobre la auditora y sus normas: informe nro. 1, (Federacin de Consejos Profesionales de Cs. Es. CECYT) Ediciones Macchi. (1976)
(6) Cansler Leopoldo, Auditoria en contextos computarizados, Ediciones Cooperativas (2005).
(*) Tomasi, Susana Noem, Licenciada en Sistemas de la Universidad Centro de Altos Estudios en
Ciencias Exactas (CAECE). Licenciada en Administracin y Contador Pblico Nacional. Se desempea
desde hace ms de 30 aos como perito de oficio en los diversos fueros del Poder Judicial Nacional
Argentino. Colaboradora permanente de la Revista Enfoques de Contabilidad y Auditora y de otras
publicaciones de Editorial La Ley. n

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