ARCHIVO

Es el conjunto de documentos que contienen informacin

guardada ordenadamente con un propsito de manera que
pueda ser consultada rpida y fcilmente. Medina (2006)
Conjunto de estos documentos Real Academia Espaola Es la
memoria o historia de la empresa Salgado (1990)
Es un sistema de informacin relacionado con la historia o
actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y
conservar toda la documentacin en un espacio adecuado de
forma tal que pueda ser consultada manera fcil y rpida.
NIVELES DE ARCHIVO:
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o
que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos
y es consultada ms de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para
comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

Encuentra los niveles del archivo en la siguiente sopa de letra:

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:

Es importante contar con un buen sistema de administracin de documentos para
poder almacenar y recuperar la informacin. Los documentos son un recurso y activo
organizacional.
Como
recurso,
proveen
informacin
y
como
activo,
proveen
documentacin. El archivo es de vital importancia
para la empresa moderna por cuanto ella realiza
innumerables operaciones, las cuales estn
respaldadas por alguna constancia escrita que
describe los acuerdos. Estas constancias
recuerdan las operaciones realizadas en el pasado
y contienen informacin valiosa y til que servir
para tomar decisiones y acuerdos presentes y
futuros.

ESTRUCTURA
Instalar los archivos en locales adecuados
Disponer de mobiliario que responda a las
exigencias de su funcin
Emplear

un

sistema

racional

de

clasificacin de los documentos

Dotar el archivo de un director competente
Establecer

normas

precisas

para

el

funcionamiento del archivo

Disponer de suficiente personal capacitado.

FUNCIONES
Reunir ordenadamente segn criterios
establecidos
Asegurar la mxima rapidez en el
envo de documentos solicitados
Llevar a cabo estas funciones de la
manera ms econmica posible
Comprobar si la documentacin se
archiva reglamente
Asegurar la perfecta conservacin de
los documentos reunidos
OBJETIVOS
Evitar repeticiones innecesarias
Archivar de forma rpida y segura
Conservar las fuentes histricas
Unificar los criterios
Acelerar su guarda
Centralizar y descentralizar la
correspondencia
Entrenar y actualizar al personal
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