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OUVRIR
Cette commande permet douvrir un dossier de paie. Ce dossier peut tre une socit, le Plan de Paie Sage ou un Plan de
Paie Utilisateur. Cette commande permet galement de convertir des anciens fichiers de socit ou de plan de paie
utilisateur.
Activer Fichier / Ouvrir. Une bote de dialogue s'affiche. Elle prsente les rpertoires et fichiers contenus dans le rpertoire
dinstallation du logiciel. La zone nom permet dindiquer le nom du fichier socit ouvrir.
TYPE
Slectionner le type de fichier souhait :
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Vrification de l'tat physique des fichiers et des liens entre fichiers : le programme rpare les fichiers dans la
mesure du possible,
Vrification des cumuls : elle a pour objet de vrifier la cohrence entre les cumuls mensuels, trimestriels, annuels et
les historiques (dtail par bulletins clturs).
Les traitements pouvant tre plus ou moins longs selon les donnes archives, elle est propose en option.
La Correction des erreurs est lie la vrification des cumuls.
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Le sous-menu Tables prsente la liste des natures de contrat, types d'entre, motifs d'absence et motifs de dpart et
nationalits prparamtres. Ces listes peuvent bien entendu tre enrichies par l'utilisateur. Le sous-menu Modlisation
comptable permettra de paramtrer les liens entre la paie et la comptabilit.
FICHES DE PERSONNEL
Cette commande permet d'enregistrer le registre complet du personnel.
Cet cran prsente la liste des salaris dont les fiches de personnel ont t enregistres (elle est vide si la commande est
exploite pour la premire fois).
Chaque salari est identifi sur cette liste par son matricule, nom, prnom, date de la dernire paie et de la dernire clture
ralise.
Cet cran prsente la liste des salaris dont les fiches de personnel ont t enregistres (elle est vide si la commande est
exploite pour la premire fois).
Chaque salari est identifi sur cette liste par son matricule, nom, prnom, date de la dernire paie et de la dernire clture
ralise.
La colonne Etat l'extrmit droite de l'cran prsente l'Etat du bulletin du salari :
La clture mensuelle ou annuelle du bulletin a t effectue.
Le bulletin est dit.
a
s
m
i
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Une donne caractre lgal soumise la lgislation sociale (le plafond de la scurit sociale par exemple) ;
.
Un lment de paie dont la valeur est constante et caractristique de l'entreprise (l'horaire de la socit par exemple) ;
Un lment de paie dont la signification est identique pour tous les salaris mais dont la valeur peut tre spcifique
Un salari ou un groupe de salaris (l'anciennet du salari par exemple) ;
Un calcul de paie rsultant de la combinaison de plusieurs constantes (calcul du 13me mois par exemple).
LISTE DES CONSTANTES PREPARAMETREES
Chaque constante est identifie sur cette liste par son code, son intitul, son type, son code mmo et sa valeur.
Dfinition des constantes :
La liste des constantes prsente la liste des constantes prenregistres, on distingue sur cette liste deux types de constantes :
Les constantes individuelles : constantes dont la valeur correspond l'une des donnes saisies en paramtrage, c'est
par exemple la catgorie du salari, sa date d'entre dans la socit, informations saisies sur sa fiche de personnel.
Les constantes prdfinies : constantes dont la valeur rsulte d'un calcul. Ces constantes possdent des cumuls
mensuels, trimestriels ou annuels.
Les constantes vnements : constantes dont la valeur correspond lune des donnes saisies en paramtrage des
vnements.
Codes mmo des constantes
Le programme offre la possibilit de regrouper les constantes par code mmo. On peut ainsi attribuer un mme code mmo
aux constantes se rapportant une mme rgle de paie.
Les codes mmo constituent un critre de slection pour la consultation ou l'dition des constantes.
Crer une constante
L'utilisateur peut complter la liste des constantes pr paramtres par la cration d'autres constantes pour optimiser les
calculs de paie.
La liste des constantes tant affiche, valider Edition / Crer ou cliquer sur le bouton Crer.
Une fentre s'affiche pour la slection du type de constante crer.
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N.B. : La constante de type Nature nexiste que dans la Paie 500 & GRH.
Les valeurs proposes sont les suivantes :
Calcul
La valeur de la constante rsulte d'une formule de calcul dfinir.
Exemple :
Test
La valeur de la constante est le rsultat d'un test de condition (si, alors, sinon).
Tranche
La constante prend la valeur associe la tranche de valeur laquelle appartient une base de test dfinie.
Valeur
La valeur de la constante est une valeur numrique que l'on saisit ou la valeur d'une autre constante que l'on slectionne.
Individuel
Ces constantes ne sont pas accessibles aux utilisateurs.
Cumul
La constante prend la valeur du cumul intermdiaire, mensuel, trimestriel, annuel ou le cumul d'une priode dfinir d'une
constante de type Prdfinie.
Rubrique
La valeur de la constante est un lment extrait d'une rubrique de paie.
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Message
Constante utilise pour la saisie d'un message.
Date
Ce type de constante ramne un nombre de jours, de mois d'annes pour une fourchette de dates.
Nature
Cette constante permet de faire des calculs sur des vnements.
N.B : Quel que soit son type, une constante peut faire appel une autre constante condition que sa rsultante soit
numrique.
Cliquer sur l'option correspondant au type de constante crer et cliquer sur OK. Une fiche de cration s'ouvre.
RUBRIQUE
Les rubriques de paie sont les diffrentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On distingue trois types de rubriques :
Les rubriques de brut : elles font partie de la rmunration brute du salari et de ce fait vont servir dterminer
l'assiette de calcul des cotisations sociales.
Les rubriques non soumises : ces rubriques n'interviennent pas dans le calcul de l'assiette des cotisations. Elles
augmentent ou diminuent la rmunration nette.
Liste des rubriques
Cet cran prsente la liste des rubriques dj enregistres (elle est vide si la commande est exploite pour la premire fois).
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L'onglet concernant les lments constitutifs de la rubrique est identique pour les rubriques de Brut ou Non soumises mais
diffrent pour les rubriques de cotisations.
Formule de calcul
Seize formules de calcul sont proposes :
Une totalisation.
Le montant de la rubrique est automatiquement dtermin par totalisation des rubriques dont le numro de code est compris
entre celui de la prcdente rubrique de totalisation et celui de cette rubrique.
Il est inutile de crer des rubriques de totalisation pour le Brut, le programme gnre ce total automatiquement.
Les rubriques avec une formule de totalisation sont marques dun astrisque (*) dans le livre de paie et en calcul des
bulletins par la fonction Gestion / Bulletins salaris.
Slectionner puis valider la formule de calcul adquate dans la liste qu'ouvre la bote liste droulante.
Aprs validation de la cration de la rubrique, la formule ne pourra plus tre modifie. Elle pourra uniquement tre
transforme pour un mois donn sur un bulletin modle ou un bulletin salari en Montant pris tel quel.
A l'ouverture du mois suivant, le programme affichera de nouveau la formule de calcul initiale.
Montant
Indiquer si le montant de la rubrique constitue un Gain ou une Retenue.
Formule
Seules les zones rserves aux lments constituant la formule de calcul prcdemment slectionne sont actives, les autres
sont grises.
Renseigner chacune de ces zones suivant le cas soit par la saisie d'une valeur numrique soit par slection d'une constante.
Si la zone doit tre renseigne par une constante, taper directement son code ou appeler la liste des constantes en cliquant sur
la bote liste droulante et la slectionner.
En cas de saisie manuelle du code, si le code saisi n'existe pas dans la liste des constantes, une fentre s'affiche proposant la
cration de la constante ou la consultation de la liste des constantes en cas d'erreur de syntaxe.
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Les valeurs saisies sur la zone Taux sont considres comme des pourcentages.
Exemple :
Pour le calcul des heures supplmentaires majores de 25%, la valeur numrique saisir dans la colonne Taux est 125,00.
Deux dcimales sont disponibles par dfaut pour la saisie des nombres, des bases et des montants, 3 dcimales sont
disponibles pour la saisie des Taux.
Report / Impression / Montaire
Cette option offre l'utilisateur la possibilit de slectionner parmi les lments constitutifs de la rubrique :
Les lments dont la valeur doit tre reporte d'un mois sur l'autre,
Les lments dont la valeur doit figurer sur les bulletins de paie,
Les lments qui correspondent une valeur montaire
Les options choisies sont bien entendu applicables tous les salaris, chacun suivant la valeur qui lui correspond.
Par dfaut :
La valeur de chacun des lments de calcul d'une rubrique sera imprime sur le bulletin de paie, Ce paramtrage
peut tre modifi.
Indiquer pour chacun des lments de calcul de la rubrique ainsi que son montant total :
Suivant le type de la rubrique (Brut, Cotisation ou Non soumise) et son sens (Gain ou Retenue), le programme propose son
association dans diverses constantes.
Si le montant de cette rubrique doit galement intervenir dans d'autres constantes (Sous-total par exemple), c'est ce niveau
qu'il faut le prciser.
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La procdure est trs simple : cliquer sur le bouton de la zone modifier puis slectionner <+>, <-> ou <Non> dans la liste
qui s'ouvre. Passer la zone suivante ou cliquer sur le bouton suivant.
Les options permettent :
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Conventions collectives
Les Conventions collectives sont les accords conclus par branche d'activit entre partenaires sociaux : groupement
d'employeurs, salaris et syndicats.
Chaque convention collective est identifie sur cette liste par son code et son intitul.
Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :
Edition : : pour crer
, modifier
, supprimer
et diter
les lments de la liste.
Options : une option d'aide la saisie : Cration en chane ainsi que des commandes Recherche et Slection.
Le contenu de la barre d'outils a galement chang. On y trouve une bote liste droutante (cliquer sur la flche droite de
la bote pour drouler la liste qui active la dernire Recherche ou Slection effectue dans le menu Options).
MODELISATION COMPTABLE
Le modle comptable doit prsenter par compte gnral l'ensemble des mouvements traduits par les rubriques et les lments
de paie.
Il peut galement prsenter une ventilation analytique des charges et un dtail des critures par salari (compte auxiliaire).
Le modle comptable dfini permettra au programme de gnrer chaque mois le journal comptable des critures de paie et un
fichier ASCII contenant ces critures transmettre en comptabilit.
Pour que le logiciel de comptabilit puisse rcuprer correctement le pont comptable gnr par la Paie, il est ncessaire que
le plan comptable dfini dans ces deux logiciels soit identique.
Comptes gnraux
La validation de cette commande affiche une liste de comptes gnraux.
Constater que le compte collectif salaris saisi en Paramtres de paie figure dj sur la liste.
L'utilisateur doit enregistrer les comptes gnraux suivants :
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Comptes de Charges sur lesquels seront enregistrs :
la rmunration brute du personnel et des dirigeants. Il convient de crer autant de sous-comptes que d'vnements du Brut
(salaires, congs pays, primes),
le montant patronal des charges sociales. Il convient galement de crer autant de comptes qu'il existe d'organismes payer
(URSSAF, mutuelles, caisses de retraite, ASSEDIC),
les charges fiscales (taxe sur les salaires, taxe d'apprentissage),
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Journaux
Cette commande permet de saisir les journaux comptables sur lesquels le programme doit gnrer les critures de paie.
Ouvrir Listes / Modlisation comptable / Journaux.
Le lancement de cette commande modifie la barre de menus et celui des boutons.
Cration de journal
Pour obtenir une fiche de cration, cliquer sur le bouton Crer.
Saisir un code en 3 caractres alphanumriques (il doit tre conforme celui existant en comptabilit) puis un intitul
(Journal des OD de paie par exemple). Valider la cration par OK.
Les actions de Modification, de Suppression et d'Edition sont galement disponibles sur la liste des journaux. On peut utiliser
les boutons qui remplissent le mme rle ou les commandes du menu Edition. La suppression d'un journal n'est autorise que
s'il n'est pas utilis.
Ecritures
L'utilisateur paramtre par cette commande la structure des pices comptables qui seront gnres mensuellement aprs
clture.
L'utilisateur a cr au pralable la liste des comptes gnraux, ainsi que le ou les journaux qui seront ncessaires ce
paramtrage.
MENU GESTION
Le menu Gestion regroupe toutes les commandes d'usage courant, c'est--dire celles qui permettront de prparer la paie, les
acomptes puis d'imprimer les bulletins avant de traiter le rglement des salaires.
Le programme offre l'utilisateur la possibilit de crer autant de Bulletins modles qu'il a de profils de paie grer ; il peut
ainsi, par exemple, crer un bulletin modle par catgorie de salaris.
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L'utilisateur attribue ensuite chaque salari (onglet Salaire de sa fiche de personnel) le bulletin modle adquat et le
personnalise ensuite par la commande Bulletins salaris.
Les commandes suivantes de ce menu marquent les tapes successives des traitements priodiques depuis la prparation
d'une paie jusqu' l'ouverture du mois de paie suivant.
La prparation des paies s'effectue par la commande Bulletins salaris ou Prparation par rubriques, l'utilisateur saisit pour
chaque salari les vnements de paie et les lments de paie variables.
PARAMETRAGE DE BULLETIN
Bulletins modles
Un bulletin modle est un plan de paie 'type' pouvant s'appliquer un ensemble de salaris. Nous conseillons de crer un
bulletin modle par catgorie de salaris.
Les bulletins modles constituent un raccourci considrable pour la cration et la modification des bulletins salaris
individuels :
Aprs cration des bulletins modles, l'utilisateur indique sur la fiche de personnel de chaque salari le bulletin
modle qui doit lui tre affect.
De ce fait, les bulletins salaris sont automatiquement crs par le programme, ils reprennent par dfaut le corps du bulletin
modle associ au salari.
Les bulletins salaris peuvent ensuite tre visualiss et personnaliss par la commande Bulletins salaris.
En cas de modification ultrieure concernant tous les salaris auxquels a t affect le mme bulletin modle, il
suffira d'intervenir au niveau du bulletin modle et non individuellement sur le bulletin de chacun de ces salaris.
N B : Si une modification est effectue au niveau du bulletin salari, lors d'une modification des mmes lments dans les
commandes Bulletins modles ou Rubriques (menu Listes), le programme prserve l'intervention manuelle effectue sur le
bulletin du salari.
Liste des bulletins modles
Ouvrir le menu Gestion et activer la commande Bulletins modles. La liste des bulletins modles s'ouvre.
Chaque bulletin modle est identifi dans cette liste par son code, son intitul, le type de salaire et l'horaire.
Comme pour toutes les commandes ouvrant sur une liste, les menus Edition et Options prsentent les actions autorises.
Edition : pour crer
, modifier
, supprimer
et diter
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Cliquer sur le bouton Activer, ou valider la commande Activer une rubrique du menu Edition, la liste des rubriques
paramtres pour la socit et dclares actives (commande Rubriques du menu Listes) s'affiche.
Toutes les commandes de gestion des rubriques sont disponibles sur cette liste. Utiliser pour cela les boutons disposs en bas
de la liste.
Les rubriques composant le bulletin modle sont slectionnes une une. La procdure est la suivante :
1.
2.
3.
4.
constater qu'au fur et mesure des slections, les rubriques slectionnes disparaissent de la liste pour viter
l'utilisateur de slectionner par mgarde une mme rubrique plusieurs fois,
5.
il est possible de slectionner plusieurs rubriques grce au bouton Ajouter la slection
, la rubrique slectionne a alors un astrisque (*). Pour enlever la slection et donc l'astrisque, cliquer sur le bouton Retirer
de la slection.
SUPPRESSION D'UNE RUBRIQUE DANS UN BULLETIN MODEL
Pour supprimer une rubrique incorpore par erreur dans le bulletin modle, placer le curseur sur sa ligne et cliquer sur le
bouton Supprimer
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saisir la valeur que doit prendre la rubrique ou le code exact de la constante laquelle elle doit se rfrer (appel de la liste des
constantes par le bouton zoom, slection de la constante concerne par un double clic sur sa ligne).
Valider les modifications apportes la rubrique. La fentre Bulletin modle revient l'cran.
N.B. : La modification d'une rubrique sur un bulletin modle n'est pas rpercute sur la liste des rubriques (menu
Listes).
BULLETINS SALARIES
Cette commande permet d'effectuer les traitements suivants :
1.
1.
2.
3.
2.
1.
calcul 'normal' ou
2.
3.
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, diter
Options : offre un grand nombre d'options telles les tris permanents ou temporaires dfinis sur les fiches salaris, les
commandes Recherche et Slection, les filtres sur les tablissements, les catgories, les dpartements, les services ou les
units.
Saisie des valeurs de base, vnements variables pour le mois de paie en cours de traitement,
Prparation du corps du bulletin avec enregistrement des valeurs propres chaque salari,
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Le calcul d'un bulletin de paie peut tre effectu deux niveaux dans le programme :
Par la commande Bulletins salaris, partir du corps du bulletin. Deux modes de calcul sont disponibles : calcul
partir des rubriques ou calcul de la paie l'envers. Ces deux modes de calcul font l'objet de ce paragraphe.
Par la commande Calcul des bulletins de ce mme menu Gestion. Cette commande permet de lancer simultanment
le calcul de tout ou partie des bulletins salaris.
EDITER LE BULLETIN DE PAIE D'UN SALARIE
L'dition d'un bulletin de paie peut tre effectue deux niveaux dans le programme :
Par la commande Bulletins salaris, partir du corps du bulletin. C'est l'objet de ce paragraphe.
Cette commande permet de lancer simultanment l'dition de tous les bulletins salaris.
JOURNAL DE CONTROLE
Cette commande - accessible tout moment avant ou aprs clture - permet de gnrer le journal des critures de paie pour
contrle avant Passation comptable.
CLOTURES
Clturer une paie consiste l'enregistrer dfinitivement. La clture mensuelle met jour les cumuls mensuels, trimestriels et
annuels individuels des salaris. Ces valeurs sont conserves par le programme pour la production de la Dclaration Annuelle
des Donnes Sociales.
Si l'entreprise dlivre un salari plusieurs bulletins au cours d'un mme mois (cas des paies hebdomadaires ou bimensuelles
par exemple), les valeurs issues de chacune de ces paies doivent galement tre conserves dans les cumuls. Le logiciel
propose pour ce faire, la clture intermdiaire. La clture, intermdiaire ou mensuelle, ne peut tre effectue que pour les
bulletins dits.
Un rapport est propos informant l'utilisateur des motifs pour lesquels certains bulletins ne seraient pas clturs.
MENU ETATS
Ce menu propose l'dition des tats priodiques de paie.
N.B. : L'utilisateur peut diter ces tats rcapitulatifs tout moment, avant clture, c'est--dire aprs calcul ou dition de
bulletins et aprs clture.
L'utilisateur dfinit la nature de tous ces tats, l'exception de la fiche individuelle, en spcifiant la priode de rfrence
concerne par l'dition : mois, trimestre, anne ou toute autre priode.
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LIVRE DE PAIE
Le livre de paie est un document qui, au mme titre que les bulletins de paie, permet de justifier les versements effectus aux
salaris par l'entreprise.
Le livre de paie reprend en effet les lments des bulletins de paie et est tenu par ordre de dates : il peut tre dit pour une
priode mensuelle, trimestrielle, annuelle. Il peut galement tre dit pour une autre priode, que l'utilisateur dfinit.
FICHE INDIVIDUELLE
La fiche individuelle prsente par salari un rcapitulatif des montants perus et acquitts au cours d'une priode donne. Elle
prsente notamment les valeurs des rubriques du plan de paie et des principales constantes prdfinies (brut, net imposable,
net payer, cotisations salariales, cotisations patronales).
ETATS DES COTISATIONS
Le versement des cotisations est effectu mensuellement ou trimestriellement suivant l'effectif de la socit et l'organisme de
recouvrement concern.
Le logiciel propose 5 tats des cotisations dont une dclaration unique tablis partir des calculs de paie que l'utilisateur peut
diter pour le mois, le trimestre, l'anne de paie en cours ou pour une priode autre dfinir :
Etat des charges patronales :
Montant de la part patronale par rubrique de cotisation et montant total par caisse de cotisation.
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OUVERTURE DU MOIS
La commande Ouverture du mois n'est affiche dans le menu Gestion qu'aprs clture mensuelle.
Dans le menu Gestion, activer la commande Ouverture du mois. La validation de l'Ouverture du mois affiche une fentre
d'avertissement. Les cumuls mensuels sont remis zro :
Si l'ouverture du mois correspond l'ouverture d'un nouveau trimestre, les cumuls mensuels et trimestriels sont
remis zro.
Si l'ouverture du mois correspond l'ouverture d'une nouvelle anne de paie, les cumuls mensuels, trimestriels et
annuels sont remis zro.
MENU GESTION AVANCEE OU GA
La Gestion avance intgre un gnrateur d'tats et un traitement de texte. Il permet l'utilisateur de crer des tats (listes ou
documents) personnaliss reprenant les informations de la paie et adapts aux besoins rels de son entreprise.
Ces tats peuvent adopter trois formes de prsentation diffrentes :
Liste,
Les listes prsentent les informations en colonnes.
Document,
Les documents permettent une prsentation plus libre des informations. Le traitement de texte intgr permet de raliser des
documents combinant du texte et des donnes issues de la paie.
Formulaire,
Les formulaires sont crs partir dun diteur intgrant des commandes graphiques (cadres, griss, slection des polices) ;
il est donc possible de raliser une mise en page plus prcise que dans les documents.
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NOTE DU FORMATEUR
Ce document ne contient que les commandes ncessaires qui vous permettrons de faire votre paie aprs paramtrage. Pour un
complment dinformation, referez vous la documentation de votre logiciel
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