MUNICIPIO DE ENVIGADO

IDENTIFICACIN
Nombre del cargo
Secretario Ejecutivo
Nivel:
Asistencial
Cdigo y Grado
425-12
Naturaleza del Cargo:
Carrera
Clase:
Tiempo completo

DESCRIPCIN DE CARGO
MISIN O PROPSITO DEL CARGO
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los
servicios que en ella se brinden, especialmente en la organizacin de archivos,
atencin al pblico, transcripciones y dotacin de papelera y tiles para la oficina y
ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los
procedimientos establecidos en la entidad.

FUNCIONES ESPECFICAS
1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
2. Mantener en orden el archivo de la oficina.
3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y dems documentos relacionados con la oficina y
controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
4. Atender las llamadas telefnicas y al pblico o funcionarios que se presentan a la oficina.
5. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
6. Controlar la existencia de tiles y papelera para la oficina.
7. Proyectar y preparar los convenios de carcter institucional.
8. Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
9. Colabora en la elaboracin y programacin del presupuesto de egresos e ingresos.
10. Apoyar la implementacin del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del
autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.

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11. Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro
organismo de control, entre otros.
12. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.
13. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalas relacionadas con los asuntos,
elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.
14. Recibir, modificar inicial y peridicamente la clave de acceso, la cual es per sonal e intransferible. Responder por todas y
cada una de las transacciones realizadas a travs de ella.
15. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las
instalaciones del Trnsito como en la va publica.
16. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el
ejercicio de sus funciones.
17. Apoyar al Secretario en los anlisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en
todas las actividades que comprometan al despacho.
18. Mantener contacto directo con el personal de la Secretara en aras de apoyar al Secretario en las diferentes decisiones
administrativas.
19. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitucin, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de
Funciones, Reglamentos Internos de la corporacin Municipal.
20. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucin de los planes, programas y proyectos en los que intervien e
en razn del cargo.
21. Cumplir de manera efectiva la misin y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecucin de
los procesos en que interviene en razn del cargo.
22. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instr umentos requeridos para mejorar la prestacin de los
servicios a cargo de la entidad.

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23. Responder por la aplicacin de los mtodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad,
eficiencia y eficacia del mismo.
24. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones,
Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.
25. Desempear las dems funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato
REQUISI TOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
FORMACIN ACADEMICA
EXPERIENCIA
Bachillerato completo en cualquier modalidad
Dos (2) aos de experiencia laboral relacionada con el cargo.

COMPETENCIAS
COMUNES
Orientacin
resultados
Orientacin
usuario
y
ciudadano
Transparencia
Compromiso con
organizacin.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO

CONOCIMIENTOS ESENCIALES
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
a
al
al
la

Tcnicas de oficina
Tcnicas de archivo
Manejo de ordenes de servicio y
contratos
Sistemas Office y Windows
Gestin Publica
Plan de Desarrollo
Norma NTCGP 1000/2004

Manejo de la informacin
Adaptacin al cambio
Disciplina
Relaciones interpersonales
Colaboracin

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Dependencias organizadas y con un correcto funcionamiento de los servicios que se brinden, especialmente en la
organizacin de archivos, atencin al pblico, transcripciones y dotacin de papelera y tiles para la oficina.