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Profesora
Mara Eugenia Serafn
Comunicarlaestructuradela
documentacinconformealanorma
ISO/TR10013:2001eISO9001:2008
ProporcionarelConocimiento
suficienteparalaElaboracindela
documentacin
Antecedentes
ISO 10015
ISO 10014
ISO 10007
ISO 10017
ISO 10006:3
9000:2008
9001:2000
9004:2000
19011:2002
ISO 10013
ISO 10013
ISO 10019
ISO 10019
REQUISITOS
GENERALES
10013
DIRECTRICES PARA LA
DOCUMENTACIN
DE SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO/TR 10013:2001)
Instrucciones de trabajo
descripcin detallada de cmo realizar y
registrar las tareas.
Formulario
documento utilizado para registrar los datos
requeridos por el sistema de gestin de la
calidad
NOTA Un formulario se transforma en un
registro cuando se le incorporan los datos.
TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO 9000:2000)
Registro.
documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia
de actividades
desempeadas
Se diferencia de los otros documentos del
sgc porque no se revisa para actualizarlo.
TRMINOS Y DEFINICIONES
(ISO 9000:2005)
DOCUMENTACIN
Puede estar en cualquier tipo de medio, tales como
papel o medios electrnicos.
PROPSITOS Y BENEFICIOS
+ PROPSITOS Y BENEFICIOS
IMPORTANCIA DE LA
DOCUMENTACIN
transmisin positiva de
informacin;
evidencia
de
las
actividades realizadas;
tiene autoridad;
agrega valor al sistema;
es esencial para:
el logro de la calidad
requerida;
la evaluacin del sgc;
la mejora de la calidad;
el mantenimiento de las
mejoras.
PROCESO DE ELABORACIN DE LA
DOCUMENTACIN
Debe desarrollarse por las
personas involucradas en los
procesos y actividades.
La revisin y utilizacin de los
documentos y referencias
existentes sirven de ayuda para
identificar aquellas reas dnde
las insuficiencias del sgc necesitan
considerarse y corregirse.
MTODOS DE ELABORACIN DE LA
DOCUMENTACIN
UTILIZACIN DE
REFERENCIAS
Para limitar el tamao de la
documentacin, deberan
incluirse referencias
existentes reconocidas o a
documentos disponibles para
el usuario del documento.
Cuando se utilizan
referencias, debera evitarse
especificar su estado de
revisin para evitar cambiar
el documento cuando cambia
ste.
DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN
DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN
la
DESARROLLO DE UN PLAN DE
DOCUMENTACIN
Manual
de Org
2
Caracterizacin
de Procesos
3
Procedimientos
Polticas y Lineamientos
Manuales
4
Instrucciones
de Trabajo
5
Formatos de Registros
P
R
O
C
E
S
O
P
R
O
C
E
S
O
P
R
O
C
E
S
O
P
R
O
C
E
S
O
Procedimiento
Procedimientos
Administrativos y Operativos
Polticas y lineamientos de
Procesos y Sub-Procesos
Manuales de Usuarios,
Organizacin, Aplicacin de
Competencias
Instrucciones de
Trabajo
ORDEN DE COMPRA
Formatos de
Registros de Origen
Interno y Formatos
de Registros de
Origen Externo
MTODO DE ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
El anlisis de los
procesos debe ser
la
fuerza
conductora
para
definir la cantidad
de documentacin
necesaria. No debe
ser
la
documentacin la
que conduzca los
procesos.
Conjunto de relaciones
entre MinPPAl Y sus
grupos de inters
Muestra la interaccin
entre los diferentes
procesos de MinPPAl
Muestra las
interrelaciones entre
procesos de otras
instituciones del
gobierno
MAPA CONTEXTUAL
MAPA DE PROCESOS
Reporte
Atencin a
Problemas
Solucin y
Notificacin
Procedimiento de MERCAL
Reporte
Atiende
Dota
CARACTERIZACIN DE
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
Deben estar definidos por la organizacin de la siguiente manera : Texto,
DFD, tablas y una combinacin de estas, deben contener la siguiente
informacin y cada uno de ellos con una identificacin nica:
Contenido:
ttulo;
Objetivo: declaracin del propsito o intencin de la redaccin del
documento y de los requisitos de seguridad que se intentan satisfacer.
Alcance: aplicabilidad y lmites de la organizacin donde este procedimiento
es vinculante
documentos referencias: se indicarn otros documentos del marco
normativo que pudieran estar relacionados con el cumplimiento del
procedimiento.
responsabilidad y autoridad: indicar todos los responsables y actores del
procedimiento
trminos y definiciones: deben especificarse las definiciones de aquellos
trminos que aparezcan en el procedimiento y que pudieran ofrecer
dificultad para su comprensin. Es una forma de eliminar la ambigedad en
la interpretacin al establecer el significado en el procedimiento de los
trminos utilizados.
aspectos normativos :son todas aquellas reglas, pautas que rigen a las
actividades del procedimiento
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Deben desarrollarse para describir el
desempeo de todo trabajo que
podra verse afectado adversamente
por la falta de ellas.
Su estructura puede variar con
respecto a la de los procedimientos
documentados.
Pueden estar incluidas en los
procedimientos Documentados o
hacerse referencia en ellos.
Procedimientos Documentados
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Revisin, aprobacin y modificacin
Registros
Identificacin de los cambios
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Son documentos en los que se
define especficamente una
secuencia paso a paso de la
actividad a desarrollar, por
ejemplo: un instructivo para
calibrar un equipo; un mtodo de
anlisis qumico; la aplicacin de
un mtodo estadstico especfico
a una poblacin determinada; la
puesta en operacin de un
equipo.
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
Su estructura y formato
pueden ser muy similares o
iguales a los de los
procedimientos.
Su elaboracin es
conveniente se haga por
personal que conozca muy
cercanamente las actividades
descritas en ellas.
1.
Debes saber exactamente cmo hacer la tarea. Debes estar muy familiarizado con los pasos del proceso antes
de poder escribir las instrucciones. Eso significa que sabes cmo hacer esto, no lo ests adivinando o le das
lectura a las ideas de otra persona. Lo has hecho por ti mismo!
Debes saber cmo comenzar el proceso. Esto puede incluir la recopilacin de materiales o suministros
necesarios, o disear un rea de trabajo. Debes explicar esto primero.
Debes saber cmo queda el resultado final. Has visto el resultado (un pastel horneado, un radiador
instalado, una bicicleta armada, cambiar el color de la pgina web, etc.) Debes asegurarte de que el lector
va a terminar con los mismos resultados
2.
Planifica cmo escribir los pasos en orden. Las instrucciones estn escritas en pequeos incrementos
(tareas manejables que sean claras y fciles de seguir hasta el final). Debes saber lo que se hace primero,
segundo, tercero.
Escribe las instrucciones comenzando con un verbo. Los lectores deben hacer algo cada vez.
Escribe cada paso como una pieza pequea. Eso significa que, cada paso debe ser pequeo, un pequeo
paso en todo el proceso. Debe ser fcil de leer de una vez, y luego girar y hacerlo de inmediato. No debe
contener varias cosas que se puede hacer al mismo tiempo.
Incluye advertencias como pasos previos. Si es importante que se haga algo (o no hacer) antes de otra cosa,
debe escribirse como un paso para hacer antes del siguiente paso. Por ejemplo, "cheque (o cerrar) el tapn de
drenaje," debe ser un paso antes de "aadir aceite al tanque".
Escribe los pasos lgicamente en orden. No te confes en que el lector vera la pgina y leer todos los
consejos y advertencias antes de comenzar a hacer el proceso. O que el lector va a leer todos los puntos en letra
pequea antes de comenzar. Incluye cada punto en su propio paso, y que comience con un verbo.
3.
4.
5.
6.
FORMULARIOS
FORMULARIOS
OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
Documentos que establecen requisitos y no
se tratan en especfico en el Informe
Tcnico por ser nicas para el
producto/organizacin.
Documentos externos
Se debe considerar control , stos pueden
ser planos de clientes , especificaciones
tcnicas, requisitos legales o reglamentarios,
normas, cdigos, manuales de
mantenimiento, entre otros.
Registros
Muestran el resultado obtenido o
proporcionan evidencia que indica que se ha
realizado una actividad establecida en un
procedimiento o instruccin de trabajo
Revisin y aprobacin
Distribucin
Incorporacin de los cambios
Emisin y control de los
cambios
Copias no controladas
GRACIAS