Tema: Planificacin de Auditoras, Procedimiento para realizar una auditora de la

calidad y Vigilancia del Sistema de Calidad

Diciembre 11/2014

Programa de Auditorias
Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao,
la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras
pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o conjuntas.
Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para
planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos
para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.
Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora. La alta direccin de
la organizacin debera otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora.
Aqullos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de
auditora deberan:

Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de

auditora.

Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

Calidad en las empresas

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Objetivos y amplitud de un programa de auditora

Objetivos de un programa de auditora
Deberan establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la
planificacin y realizacin de las auditoras. Estos objetivos pueden basarse considerando:

Prioridades de la direccin

Propsitos comerciales

Requisitos del sistema de gestin

Requisitos legales, reglamentarios y contractuales

Necesidad de evaluar a los proveedores

Requisitos del cliente

Necesidades de otras partes interesadas

Riesgos para la organizacin.

Amplitud de un programa de auditora

La amplitud de un programa de auditora puede variar y estar influenciada por el
tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que se audite, as como por lo
siguiente:

El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora que se realice

La frecuencia de las auditoras que se realicen

El nmero, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicacin de las

actividades que se auditen

Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios

La necesidad de acreditacin o de certificacin /registro

Las conclusiones de las auditoras previas o los resultados de una revisin de un

programa de auditora previo

Cualquier aspecto idiomtico, cultural y social

Las inquietudes de las partes interesadas

Los cambios significativos en la organizacin o en sus operaciones

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

Calidad en las empresas

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Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditora

Responsabilidades del programa de auditora
La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora debera asignarse a una o
ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la
competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas
deberan tener habilidades para la gestin, as como conocimientos tcnicos y del negocio
pertinente para las actividades que van a auditarse. Aquellos a los que se ha asignado la
responsabilidad de gestionar el programa de auditora deberan:

Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditora

Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se

proporcionan recursos

Asegurarse de la implementacin del programa de auditora

Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de

auditora

Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora

Recursos del programa de auditora

Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditora, deberan considerarse:

Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y

mejorar las actividades de la auditora

Las tcnicas de auditora

Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para

mejorar su desempeo

La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia

apropiada para los objetivos particulares del programa de auditora

La amplitud del programa de auditora

El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditora.

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

Calidad en las empresas

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Procedimientos del programa de auditora
Los procedimientos del programa de auditora deberan tratar lo siguiente:

La planificacin y elaboracin del calendario de las auditoras

El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos

auditores

La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y

responsabilidades

La realizacin de las auditoras

La realizacin del seguimiento de la auditora, si es aplicable

La conservacin de los registros del programa de auditora

El seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de auditora

La comunicacin de los logros globales del programa de auditora a la alta

direccin

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

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Procedimiento de auditora
La auditora de calidad es un examen sistemtico e independiente de la eficacia del
sistema de calidad o de alguna de sus partes. Por tanto, no debe confundirse con las
actividades de inspeccin y supervisin que se realizan con el propsito de controlar un
proceso o verificar un servicio.
La auditora de calidad es una herramienta de gestin empleada para verificar y evaluar
las actividades relacionadas con la calidad en una organizacin cuya realizacin se inicia
por solicitud de la administracin, por exigencia del cliente, por solicitud a una entidad de
certificacin o por exigencia del propio sistema de gestin de la calidad.
Estas auditoras se realizan para determinar la adecuacin del sistema de gestin de la
calidad de la organizacin, la conformidad del personal y la eficacia de las distintas
actividades que constituyen el sistema de gestin de la calidad. A continuacin se presenta
un ejemplo de cmo se podra elaborar dicho procedimiento, sin embargo es importante
considerar que la elaboracin de este procedimiento en cada institucin depende de las
caractersticas propias del sistema de gestin de la calidad de la empresa, ver
procedimiento para auditora.
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN
El propsito de la auditora es obtener evidencia objetiva de la eficacia del sistema de
calidad; para esto, el auditor debe recopilar informacin a travs de entrevistas del
personal o a partir de la observacin de las distintas actividades. En estas entrevistas el
personal involucrado no debe limitarse a jefes de departamento o gerentes, sino que se
debe incluir a todos los miembros que participan en el proceso.
Como se mencion anteriormente, las preguntas en estas entrevistas deben ser abiertas o
cerradas, que lleven al auditado a explicar su trabajo evitando de esta forma las
respuestas simples de s o no.
Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

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EJECUCIN DE LA AUDITORA
La auditora debe realizarse segn la lista de verificacin. Al concluir la auditora el
auditor encargado debe comunicar al responsable del proceso las distintas no
conformidades que surgieron durante las entrevistas, observaciones de ejecuciones,
anlisis de entornos, lecturas realizadas y verificacin de documentos y registros
revisados. Para luego realizar el levantamiento de acciones correctivas y preventivas con
lo que se realizar el cierre de la auditora, con su respectivo informe.
REUNIN DE CIERRE
Los resultados producto de la auditora se deben presentar en una reunin donde
participen los responsables de los procesos y el auditor.
INFORME DE AUDITORA
Se deber presentar un informe, de la respectiva auditora, por parte del auditor al
coordinador de gestin de la calidad en un plazo mximo de 3 das despus de realizada
sta y destinar una copia al auditado.
Despus de determinadas las no conformidades el responsable del proceso deber darle
solucin a stas dependiendo de si se ha generado una oportunidad de mejora, una no
conformidad menor o una no conformidad mayor, tiempo que se acordar con el
coordinador de sistema de gestin de la calidad.

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

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Vigilancia del sistema de calidad

Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se
hayan realizado y el informe de la auditora aprobado se haya distribuido.
Los documentos pertenecientes a la auditora deberan conservarse o destruirse de comn
acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa
de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del
programa de auditora no deberan revelar el contenido de los documentos, cualquier otra
informacin obtenida durante la auditora, ni el informe de la auditora a ninguna otra
parte sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora y, cuando sea apropiado, la del
auditado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente de
la auditora y el auditado deberan ser informados tan pronto como sea posible.
Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora
Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas,
preventivas, o de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y
emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte
de la auditora. El auditado debera mantener informado al cliente de la auditora sobre el
estado de estas acciones.
Debera verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia. Esta verificacin
puede ser parte de una auditora posterior. El programa de auditora puede especificar el
seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor, que aporte valor al utilizar su
pericia. En estos casos, se debera tener cuidado para mantener la independencia en las
actividades de auditora posteriores.

Guillermo Navas Moreira

Ing. Mario Plaza

Calidad en las empresas

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Guillermo Navas Moreira

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