El oficio, partes y modelo (texto funcional)

EL OFICIO .El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector pblico y
por extensin, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
AREA DE DIFUSIN. El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera de una institucin; y a
nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aqullas que
ocupan cargos directivos.
A nivel interno enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
-Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por
quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin,
abordando asuntos especficos de trabajo pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a
nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
-Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos en la institucin.
-Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio, porque no representan
legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas,
segn los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado
a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se
ocupa. Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de
departamentos de la universidades; los directores de centros educativos, etc.; y no as los trabajadores
administrativos ni los profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo.
PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a) Membrete
b) Lugar y fecha
c) Cdigo
d) destinatario
e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.
f) Texto
g) ante firma
h) Firma, post-firma y sello
i) con copia

j) pie de pgina.
2. Y las siguientes complementarias
-Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)
-Referencia
-Anexo
Modelo de oficio

AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

a) CEBA JUAN XXIII
CAJAMARCA
b) Cajamarca, 07 de mayo del 2012.
c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C
d) Seor: Ing. Julio Vargas Sotomayor
Decano de la Facultad de Psicologa de la Universidad Nacional de Cajamarca
Cajamarca.
e) Asunto: Invitacin como ponente Problemas de aprendizaje
f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento
denominado Problemas de aprendizaje, que se realizar en esta localidad, el da 04 de junio del presente ao
al conmemorarse XLIII aniversario de creacin y funcionamiento de nuestra institucin.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre
casos psicolgicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Problemas de
aprendizaje para nuestros alumnos del CEBA-ciclo semi presencial ,el da 05 de junio ,a horas 2 de la tarde, en
el auditorio de nuestra institucin, ubicada en el Jr. Juan XXIII N 130.Sus pasajes y sus gastos de material de
trabajo consistente para 100 alumnos sern sufragados por nosotros.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participacin, aprovecho la
oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E. Juan XXIII a mi cargo y el mo
propio.
g) Atentamente
h) Carlos Pinto Correa
Director de la I.E. Juan XXIII
i) c.c:
Archivo
j) CPC/d

EL OFICIO
El oficio es un documento de carcter oficial que sirve para tratar asuntos entre autoridades de
instituciones privadas, estatales o sociales .stas pueden ser: Bancos, Ministerios, Municipalidades,
Clubes, Cooperativas, Embajadas, etc.
El contenido de un oficio es de diversa ndole (agradecimiento, consulta, felicitacin, invitacin, respuesta,
etc.); as tambin sus fines pueden ser de carcter variado (poltico, cultural, deportivo, religioso, etc.)

PARTES DE UN OFICIO
1.-Membrete.Nombre de la institucin remitente
2. Lugar y fecha: se escribe en la parte superior derecha del papel.
3.-Numeracin o N de oficio: Aqu va el nmero de orden del oficio, seguido del ao de expedicin y las
siglas de la institucin. La clave: combinacin de nmeros y letras que identifica a la oficina que formula el
documento.
4.-Destinatario: contiene el tratamiento, nombre completo, cargo y lugar.
5.-Asunto: sntesis de lo que se va a tratar.
6.-Referencia: Se escribe la identificacin, el nmero y fecha del documento a que se hace referencia o
que hay que consultar.
7.-Cuerpo: Es el contenido o desarrollo del oficio. En l se expone la materia o motivo que da lugar el
documento. Se inicia exponiendo directamente el tema o se numeran los prrafos cuando fuere necesario.
8.-Despedida: expresin de finalizacin.
9.-Firma(s)
10.-Pos firma, cargo y sello
11.-Iniciales: De los nombres del remitente (con letras maysculas) y del digitador o mecangrafo (con
letras minsculas)
Nota: para rotular el sobre de un oficio, hay que seguir este orden: membrete, numeracin y destinatario.
El reverso queda vaco.

Distinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple.

1.-OFICIO SIMPLE
USOS. El oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar disposiciones,
consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la
realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra
informacin a un solo destinatario.

CARACTERSTICAS
a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se
nomina en la parte llamada destinatario.

b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O
sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o
memorandos mltiples.
c) Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se
indica en la con copia.

Estructuracin segn formatos. Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a formatos
establecidos por cada institucin.
OFICIO MLTIPLE.
El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a
varios destinatarios.

Caractersticas.
a) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte
denominada distribucin
b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades
acorde con las funciones que desempean.
c) En el cdigo lleva oficio mltiple Como nombre del documento y mantiene la misma numeracin para
todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la nica mencin del tratamiento
seor o al, segn formatos que se empleen.

e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio, pero s, en los de
circulacin externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de "destinatario deber
comprender tantas lneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares
del oficio.

g) El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe se, por
ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado de dirigirme a ustedcomo si el
oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribucin en lugar de con copia

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipeado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las copias. Si es
impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

Modelo oficio Mltiple

AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

MINISTERIO DE TRANSPORTES

COMUNICACIONES, VIVIENDA Y

CONSTRUCCIN

Cajamarca, 07 de mayo del 2012

OFICIO MULTIPLE N 01-2012

Seor:

Asunto: Licencia de casas vivienda.

Es grato dirigirme a Ud. para comunicarle la obligacin que tiene su despacho, de enviar trimestralmente a
esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la construccin de casas vivienda, dentro del radio
urbano de su jurisdiccin.

Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitirnos, a la brevedad, dichas nminas a partir del mes
de.

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.

Atentamente

Ing. Tulio Tapia Alva

Jefe Departamental Cajamarca

Distribucin:
Municipalidad provincial de.

Cutervo

Chota

Santa Cruz

Archivo (2)

TTA/