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Cotopaxi
UNIDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
HUMANSTICAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
GESTION DE CALIDAD
TEMA:
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
INTEGRANTES:
CLAVIJO KATHERIN
PALLO XIMENA
PILASIG VERONICA
QUISHPE SANDRA
CICLO:
TULPA EDISON
OCTAVO B
DOCENTE:
ING. EFREN MONTENEGRO
INTRODUCCIN
La familia de normas ISO 9000 para Sistemas de Gestin de Calidad han sido
adoptados por ms de 90 pases (entre ellos Bolivia) y est siendo implementado
por miles de organizaciones (Productos o servicios) en tanto sectores pblicos
como privados.
Una de las series ms exitosas de normas en la historia de la ISO (Organizacin
Internacional para la Normalizacin) es la familia de Normas ISO 9000; la cual ha
generado mucha publicidad y ha hecho conocer el nombre de la ISO a una
comunidad comercial ms grande que solamente los especialistas dedicados a la
normalizacin tcnica.
Sistema de Gestin de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier
organizacin planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el
desarrollo de la misin, a travs de la prestacin de servicios con altos estndares
de calidad, los cuales son medidos a travs de los indicadores de satisfaccin de
los usuarios.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
COMPROMISO DE LA DIRECCIN
(ABC-CALIDAD, 2012) Expone: El Compromiso de la Direccin se refiere a las
obligaciones y responsabilidades que adquiere la alta direccin, en su implicacin en el
desarrollo y la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
La Norma no se conforma con un testimonio escrito de la alta direccin, la Norma ISO
9001 exige que el Compromiso de la Direccin sea probado con acciones. Las actuaciones
que la Norma exige para que la Direccin d prueba de Compromiso con el Sistema de
Gestin de Calidad son una serie de procedimientos que debe llevar a cabo:
a. Comunicar a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
b.
c.
d.
e.
Se entiende como alta direccin la persona o grupo de personas que dirigen o controlan una
organizacin al ms alto nivel. La direccin tiene poder de decisin y capacidad para
proporcionar los recursos necesarios.
La norma habla de compromiso porque la direccin debe comprometerse, hasta el punto de
que si se produce un fallo, es ella quien ha fallado y el fracaso del sistema ser un ndice de
su propio fracaso. Un compromiso que los dems deben apreciar, sin que pueda permitirse
actitudes de prudencia o de extremada reserva.
ENFOQUE AL CLIENTE
(Norma ISO 9001, 2013) Expresa: En toda organizacin sin importar el tipo del negocio, lo
ms importante es el cliente, quien est haciendo uso del producto o servicio que se le
brinda, por lo tanto, se debe identificar cules son sus expectativas.
La razn de ser de cualquier empresa y por ende del restaurante es elaborar productos y
prestar servicios para sus clientes actuales y potenciales, reportando esta actividad un
beneficio econmico para el mismo.
Procedimientos:
1. Estudiar y analizar las necesidades y expectativas de los clientes.- En el momento de
preparar las recetas y planificar su entrega es necesario conocer previamente lo que el
cliente espera del mismo y del propio restaurante.
2. Asegurarse de que los objetivos de mejora de la empresa coinciden con las
necesidades y expectativas de los clientes.- Las empresas para mantener su nivel de
actividad deben mejorar constantemente los productos y servicios ofrecidos. Estas
mejoras planificadas deben estar en lnea con los gustos y deseos de los clientes.
3. Comunicar y hacer entender las necesidades y expectativas de los clientes a todo el
personal de la organizacin.- Todas las personas de la empresa deben identificar como
afecta su trabajo a la percepcin que el cliente tiene de la empresa y de los productos y
servicios ofertados.
4. Medir la satisfaccin del cliente y actuar sobre los resultados.- La empresa debe
retroalimentarse con la informacin del grado de satisfaccin percibido por sus clientes
para poder planificar las mejoras en los productos y/o servicios.
5. Gestionar de forma sistemtica las relaciones con los clientes.- La empresa debe
reducir la variabilidad en la relacin con el cliente, desde la atencin comercial como
primer contacto hasta el servicio post-venta, si fuese necesario.
V1PT2
Versin:
Aprobacin:
02
JUNIO
15/09
Pgina 4 de
4
ESTADO: NO
CONTROLADO
1. OBJETIVO
Definir la metodologa a seguir para la obtencin de informacin que permita
realizar la medicin de la satisfaccin de la comunidad con los servicios
prestados por la Alcalda Municipal de Castilla La Nueva.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la definicin de la poblacin y finaliza con el anlisis
de los resultados de la encuesta.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Representante
de la Direccin.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Cliente: Organizacin, usuario o beneficiario que recibe los servicios prestados
por la Administracin Municipal.
caractersticas
Satisfaccin del Cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos y expectativas.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Representante de la Direccin
Alcalde Municipal
5. DESCRIPCION
Actividad
Descripcin
Responsable Registro
Lderes de
procesos
Lderes de
procesos
Funcionario
designado
No aplica
No aplica
Actividad
Descripcin
Encuesta de
Satisfaccin
del Cliente
V1FO6
Funcionario
designado
Responsable
Registro
Funcionario
designado
6. CONTROL DE REGISTROS
Cdigo
Nombre
Almacenamiento
Responsable
Encuesta de
Coordinador de
V1FO6 satisfaccin del
Calidad
cliente
No
aplica
Proteccin
Recuperacin
Tipo de
Disposicin
Retencin
Lugar
y
Forma de
Archivo
Oficina Archivador de
Calidad / la oficina de
Fsico
Calidad
Oficina de
Calidad /
Fsico
Archivador
Oficina de
Calidad
Carpeta de
Encuestas de
satisfaccin al
cliente
Carpeta de
Encuestas de
satisfaccin al
cliente
2 aos
Destruccin
Permanente
No aplica
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del documento
Fecha de
Entidad que lo
Descripcin
externo
Expedicin
expide
NTC-ISO 9001:2008
15/12/2008
ICONTEC
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
0.1
0.2
Fecha de aprobacin
16/04/2007
15/JULIO 2009
Descripcin
Emisin Inicial
ACTUALIZACIN DEDOCUMENTOS
9. ANEXOS
ANEXO No. 1 Tamao Muestra.
Cdigo:
V1PT1
Versin:
01
PROCEDIMIENTO PARA LA
ATENCION DE PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
Aprobacin: 15/06/2009
Pgina 9 de
9
ESTADO: NO
CONTROLADO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Representante de la Direccin
Alcalde Municipal
Sugerencia:
Aconsejar sobre cierto asunto, para modificar un proceso,
actividad o servicio, cuyo objeto est relacionado con la prestacin del servicio.
Estructura Fsica
La Entidad cuenta con dos buzones de PQRs en recepcin y en Secretaria de
Salud, que le permiten realizar eficazmente las acciones enmarcadas dentro del
Recurso Humano
El sistema de PQRs cuenta con el equipo de personas necesario para su correcto
funcionamiento (recepcin en la oficina principal y Secretaria de Salud), y tiene el
presente Manual de procedimientos. Se ha previsto la utilizacin de dos formatos, el
primero (Presentacin de Peticiones, quejas y reclamosV1FO5.) es para la presentacin de
Peticiones, Quejas y Reclamos, disponible en la recepcin de las diferentes sedes de la
entidad y secretaria (Encuesta de satisfaccin del cliente V1FO6) diseado para la
presentacin de sugerencias y disponible en los Buzones de sugerencias . De la misma
forma, para garantizar la oportuna atencin a nuestros clientes, se han establecido plazos
lmite de respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios, de la siguiente
forma:
Peticin:
5 das
Queja:
3 das
Reclamo:
3 das
especficas.
Correo Electrnico: Los usuarios podrn enviar a travs del correo electrnico en
la pgina web www.castillalanueva.gov.co normal cualquier solicitud, peticin, queja,
reclamo o sugerencia con respecto al servicio, y estas sern procesadas
mediante el procedimiento establecido.
Los formatos de peticin se distribuyen por el coordinador de calidad, quien les asigna un
nmero consecutivo (radicacin) al enviarlos a las oficinas receptoras y a la recepcin de
la sede principal.
8. FORMATO DE PRESENTACIN DE LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
Seccin I: Espacio para los datos generales del Peticionario y de su representante legal o
apoderado si es el caso. Los datos a diligenciar son:
Ciudad y Fecha
Nmero de radicacin
Nombres y Apellidos completos del reclamante
Seccin II: Espacio para presentar de forma clara y concreta el motivo de la PQRs.
Seccin III: En ella se indica la relacin de documentos que se anexan (para peticin).
DESCRIPCION
Actividad
Descripcin
Responsable
Registro
Alcalde
Municipal
Oficio
Peticiones, Quejas,
Reclamos y
Sugerencias.
V1FO5
ENCUESTA DE
SATISFACCIN
DEL CLIENTE
V1FO3
Peticiones, Quejas,
Reclamos y
Sugerencias V1FO5
recepcionista
Control de PQRS
V1FO2
Actividad
Descripcin
Responsable
Registro
Peticiones,
Quejas,
Reclamos y
Sugerencias.
V1FO5
Jefes de
Si se identifica la necesidad de tomar una accin
correctiva o preventiva se realiza de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento para la toma
de Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora E2PT1 o si se identifica un servicio no
conforme se trata de acuerdo a lo establecido en
el Procedimiento para el Control del Servicio No
Conforme V1FO5.
4. Actualizar
el Control de 4. Actualizar el Control de PQRS: Una vez
PQRS
recibidos los formatos Peticiones, Quejas,
Reclamos y Sugerencias V1FO5 diligenciados
5. Hacer junto con los soportes, la recepcionista actualiza
seguimiento a el formato Control de PQRS V1FO2
las PQRS registrando en los campos: responsable de
atencin, fecha de direccionamiento, fecha lmite
de respuesta y fecha real de respuesta.
Oficina
Secretaria
Ejecutiva de
Despacho
Secretaria
Control de
PQRS
V1FO2
Atencin a la
Actividad
Descripcin
6. Consolidar informacin.
FIN
Ejecutiva de
Despacho
Comunidad
V1FO3
Responsable Registro
6.
Consolidar
informacin:
Coordinador de Calidad organiza la
informacin para su anlisis de Coordinador de
acuerdo a lo establecido en
Calidad
Procedimiento para la Realizacin
del Comit de Calidad V2PT2.
6. CONTROL DE REGISTROS
Cdigo
Nombre
Almacenamiento
Responsable
No
aplica
Oficio
Proteccin Recuperacin
Lugar
Forma
Archivo
Tiempo de
Disposicin
Retencin
y
de
Carpeta de
1 ao
Archivo
PQRS
Municipal
Peticiones,
Quejas,
V1FO5
Reclamos y
Sugerencias.
Archivador
Coordinador de
Oficina de
Oficina de
Calidad / Fsico
Calidad
Calidad
Carpeta de
PQRS
1 ao
Archivo
Municipal
Atencin a la
Comunidad
Archivador
Coordinador de
Oficina de
Oficina de
Calidad / Fsico
Calidad
Calidad
Carpeta de
PQRS
1 ao
Archivo
Municipal
Ruta de
acceso
2 aos
Se borra
V1FO3
V1FO2
Control de
PQRS
Despacho del
Alcalde
Secretaria Ejecutiva /Computador
de Despacho
Secretaria
Ejecutiva/
Magntico
Clave de
acceso /
Backup
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del
documento
externo
Ley 190 de
1995 (Articulo
55)
Cdigo
Contencioso
Administrativo
Fecha de
Expedicin
Entidad que lo
expide
Descripcin
NTC ISO
9001:2000
15/12/2000
ICONTEC
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Fecha de aprobacin
0.1
16/04/2007
02
15/06/2009
Emisin inicial