CORRESPONDENCIA

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio

de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
La expresin o relacin entre las personas es comn que charlemos y en algunos casos
lleguemos a ciertos compromisos, ms sin embargo en algunos casos suele darse que
olvidamos lo que hicimos o ciertos compromisos contrados los negamos, por no
convenir a nuestros intereses; En la empresa, industria o dependencias
gubernamentales no podemos llegar y decir se me olvido lo que dije o a lo que me
compromet, razn por la cual en todo tipo de compromisos relacionados con las
empresas, industrias o dependencias gubernamentales se elaboran por escrito, y a esto
suele llamarse CORRESPONDENCIA.
La otra situacin es que los documentos sirven como pruebas en caso de controversias
judiciales, esto es, demandas, ya que como dice el dicho mexicano las palabras se las
lleva el viento, por lo que los escritos que manejamos en la redaccin sirven o
funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras hechas por la persona o
empresa (o su representante).

La correspondencia tiene muy variadas formas, con caractersticas especiales que las
distinguen segn la fuente de emisin, la intencin de sus contenidos, estilos de
mecanografiados y tramitacin de su envi o despacho
EL ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA.
Qu es el estilo? es la forma externa con que se hacen sensibles las ideas y los
sentimientos.
El estilo de la correspondencia tiene las siguientes caractersticas o notas:
- Claridad.
- Precisin.
- Propiedad.
- Concisin.
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- Sencillez.
- Cortesa.
De las seis caractersticas las ms importantes son la claridad y la precisin
En la correspondencia no caben adornos que estn bien en el estilo literario, pero no en
el estilo de los documentos empresariales o industriales; ste debe ajustarse a
preceptos o normas del buen decir, que llamamos caractersticas o notas.
En la correspondencia no se trata de lograr belleza artstica sino que se pretende la
comunicacin fcil, clara y digna en las relaciones comerciales.
La Claridad: consiste en decir las cosas de tal manera que se comprendan sin esfuerzo
alguno. Ayudan a escribir con fcil entendimiento el orden en las ideas y las frases
cortas, sin tanto rebuscamiento.
La Precisin: consignar las ideas completas, sin omitir las expresiones que ayuden a
que el lector se forme un juicio exacto y justo de los escritos.
La Propiedad: obliga a usar trminos y giros gramaticales adecuados; tanto por su
significado, como por su apego a los preceptos gramaticales.
La Concisin: es la cualidad que consiste en formular un pensamiento con el menor
nmero de palabras sin quitarle por esto ni claridad, ni precisin.
La Sencillez: aparta de cualquier rebuscamiento para que todo sea dicho sin una
preparacin aparente. El rebuscamiento consiste en emplear trminos y expresiones de
aplicacin poco frecuente, que en muchas ocasiones le denominamos crema.
La Cortesa: es la cualidad del estilo que nos obliga a dar trato adecuado a las personas
segn sean las relaciones ms o menos estrechas con nuestros superiores, amigos o
allegados y subalternos.
Los defectos del estilo vienen a ser lo contrario de las cualidades, o sea: oscuridad,
imprecisin, impropiedad, prolijidad, afectacin y descortesa; lo cual ha de evitarse en
la correspondencia.
CARTA COMERCIAL
La carta comercial es un documento privado, escrito y formal que se utiliza con el
objetivo de mantener comunicacin entre empresas; entre proveedores y clientes o bien
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entre empresas y el pblico en general y puede tratar diversos temas siempre en torno
de las relaciones comerciales.
Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para
ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya
que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades
comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar
pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc.
PROCESO DE ELABORACIN DE LA CARTA COMERCIAL
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo
atencin en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ...
puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redaccin de las cartas comerciales no tiene por qu ser una tarea aburrida o
carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; slo
necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere
con el tiempo.
Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboracin:
Los pasos previos,
La redaccin del borrador
La revisin
Antes de comenzar a escribir
La improvisacin raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se
cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y disear el contenido
de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que
saber de qu estamos hablando.
Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta:
obtener un crdito, realizar una venta, formular una queja, etc.
Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona
o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala
dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.
Para que nos resulte ms fcil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una
vez respondidas, nos permiten seguir adelante:
Qu conozco sobre el asunto?
Para qu escribo?
A quin escribo?, cules son sus circunstancias?
Definir el contenido. En relacin con la pregunta:
Qu tengo que decir al destinatario?
En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos
anotando todas aun las ms descabelladas o inverosmiles; ms tarde las revisaremos
y eliminaremos las que no sean adecuadas.
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado,
descartaremos aquellas ideas que nos parezcan intiles o poco convenientes.
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Despus, estableceremos una jerarqua en las ideas. Distinguiremos entre ideas

principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudar a organizar el contenido.
LECTURA FCIL DE LA CARTA
Si una carta est escrita en letra excesivamente pequea, con caracteres muy
recargados, sin separacin de los prrafos, etc., presentar dificultades al leerla. Para
evitarlo, tendremos en cuenta:
Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamao medio; impreso con
tinta negra.
Prrafos: separados con doble interlnea.
Abreviaturas: se evitarn en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al
texto.
Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea
que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya
que sobrecargaramos excesivamente el escrito.
Ejemplo
Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de
suministrarse en el tamao de 5 litros al precio de 20 . /garrafa. En adelante se
vender en botellas de 1 litro al precio de 4,60. /botella.
Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboracin de la carta.
1) Recopilar informacin.
Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los
compradores han insistido en lo poco manejables que stos resultaban.
Se ha confirmado esta opinin haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).
2) Determinar el objetivo de la carta.

Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentacin.

3) Documentarse sobre el destinatario.

Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el

producto.
4) Definir los puntos a tratar.
Informar sobre el cambio de envase.
Citar los resultados del estudio. (encuesta).
Invitacin a seguir comprando el producto.

Aspectos negativos:
El precio de cada litro de aceite es 0,60. ms caro que comprndolo en
envases mayores.
El coste de fabricacin no permite rebajar el precio de venta.
Slo se presenta en envases de 1 litro

Aspectos positivos:
Los envases de 1 litro son ms manejables.
El contenido de los envases ms pequeos puede consumirse en menos
tiempo y no habr que guardar garrafas abiertas.
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 Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.

Las prdidas econmicas por deterioro del aceite, una vez abierto el
envase, son menores en los botes de 1 litro.
ELABORACIN DEL DOCUMENTO
Se plasmarn todas las ideas en un borrador. Se marcar el orden que
consideremos ms conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los
documentos son mejorables.

Este slo es un ejemplo:

Carta
Avda. de los

Comuneros, 13
Tls: 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56
33 467 - LOS ACANTILADOS-ASTURIAS-

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Da. Laura Fanjul Vale

C/ La Siesta, 34
24478-CASTILLO
LEN
Jutiapa, 28 de diciembre de 2013
Estimado cliente:
Desde hace algn tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de aceite venan
opinando que el tamao de 5 litros resultaba poco manejable. Para conocer el alcance de
estas opiniones, encargamos una encuesta, que se realiz entre la mayora de nuestros
clientes, y el resultado ha confirmado dicha opinin.
En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A partir del prximo
mes, podr adquirir el aceite en botellas de 1 litro a razn de 4,60. /botella.
Somos conscientes de que el precio final del litro se eleva ligeramente. Puede tener la
seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la
modificacin de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio inferior.
A cambio, el nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas:
- Es mucho ms manejable y fcil de almacenar.
- Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de guardarlo varios meses abierto.
- Al mantener intactas las caractersticas, el peligro de deterioro es mucho menor.
-Usted podr adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas que
necesite, sin necesidad de ceirse a la cantidad mnima de 5 litros.
La consecuencia ltima es que, a pesar de que parece algo ms caro, a corto plazo
resulta ms econmico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen menos
prdidas por deterioro.
Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envo con la nueva presentacin, usted
mismo se convencer de sus ventajas.
Esperamos sus noticias.
Un cordial saludo
Fdo.: Manuel Izquierdo
Director Comercial

Este proceso de elaboracin de la carta puede resultar algo laborioso al principio, pero
facilita mucho la redaccin.
A medida que se practica con este mtodo, se adquiere soltura; despus de un tiempo
las cartas brotarn de forma espontnea y natural, y cada vez sern menos numerosas
las correcciones que tengamos que incorporar al borrador inicial.
ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES

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Estilo Bloque Extremo

En este estilo las partes de la carta van escritas contra el margen izquierdo, es el ms
sencillo, y que requiere menos tiempo y esfuerzo. Se escribe siempre a espacio sencillo
y
entre
prrafos
se
dejaran
siempre
dos
espacios
verticales.
Estilo Bloque
Se diferencia del estilo Bloque Extremo, en que las lneas de la fecha, de la formula
final de cortesa y de la firma ser corren hacia el margen derecho, la fecha puede
colocarse de manera que termine contra el margen derecho de la carta, puede
centrarse de acuerdo con la lnea de escritura, o bien, a partir del papel. La formula final
de cortesa y la firma se escribe del centro del papel hacia el margen derecho,
empezando todas a la misma distancia del margen izquierdo y solo se permite escribir
cinco espacios hacia la izquierda del centro del papel, cuando alguna de las lneas es
muy larga.
Estilo SemiBloque
Es el estilo ms atractivo y el ms usado. Se diferencia del estilo bloque en que la
primera lnea de cada prrafo deja 5 o 10 espacios de sangra, segn el remitente.
Estilo Colgante
En las cartas o circulares de propaganda se suele usar este estilo de escritura. La
primera lnea de cada prrafo comienza en el margen izquierdo, pero las siguientes
lneas llevan una sangra de cinco espacios.
PUNTUACIONES
La Puntuacin Abierta
Es la que no usa signos de puntuacin despus de las lneas de la fecha, destinatario,
direccin, saludo, despedida y firma.
La Puntuacin Cerrada
Se distingue por las siguientes caractersticas: se escribe un punto al final de la lnea de
la fecha, se utiliza coma despus de cada lnea del destinatario (excepto la ultima que
lleva punto), se usan comas despus de la despedida, se usan dos puntos despus del
saludo y se usan comas despus de cada lnea del bloque de la firma (menos la ultima
que lleva punto).
La Puntuacin Estndar
Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos
despus del saludo y se usa coma despus de la despedida.
Rotulacin de sobres: el complemento de la corta comercial es el sobre que la
contiene, por lo que hay que tomar en cuenta algunas reglas bsicas para rotulacin.
PRESENTACIN: se dan en dos estilos: Bloque y Sangrado, segn el que se haya
utilizado en la carta; en el primer caso todas las lneas parten del mismo lugar y en el
segundo a partir de la segunda lnea se corren 3 espacios.
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PROCEDIMIENTO: el procedimiento usual para centrar de manera horizontal es medir

el sobre en la escala del carro, y encontrando la mitad retroceder 5 espacios para iniciar
lnea de escritura, de manera vertical mida el alto del sobre a partir de la escala de
nivelacin y el borde de l, colocndolo al centro y bjelo 1 espacio.

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AMOS & ANDERSON, SUC.

10a. Calle 6-74, zona 1
Telfono 31518801 fax 31518801
Guatemala, C.A. 0101.
Guatemala, 1 de enero de 2014
Seor:
Juan Ramn Matta Snchez
Talleres San Jos
29 calle 19-35 zona 5
Ciudad de Guatemala
Apreciado Seor:
Nos complace hace de su conocimiento que desde hace varios das estn en nuestros
almacenes, a sus estimadas ordenes, los modernos mimeografos ingleses
GESTETNER, los cuales se distingue por su duracin y nitidez en la impresin de los
trabajos, especialmente en rayados y dibujos.
En cualquier empresa, negocio o centro educativo se hace necesario uno de estos
aparatos que abrevian el trabajo de copia, ahorrando tiempo y gastos, por lo que
agradeceremos a usted se sirvan prestar su atencin a los catalogos adjuntos, y en
caso tuviere inters en este equipo, esta su casa AMOS & ANDERSON, SUC,
gustosamente le brindaran una demostracin.
Tambin se le proporcionara todo el material para el uso del GESTETNER modelo
120, 160. 130 y el elctrico, Modelo 720
Por la atencin que sirve dar a esta oferta en esperada de sus pedidos quedamos de
usted atentamente.
AMOS & ANDERSON, SUC.
Julio Cesar Monasterio
Jefe de Ventas

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REGAZ E HIJOS
1. Avenida 10-21 zona 4
Telfono 54-1-65
GUATEMALA, C.A.
Jutiapa, 8 de Octubre de 2013
Seor
Buenaventura Estrada,
Catarina, San Marcos.
Estimado seor Estrada:
El da de ayer recibimos a su atenta carta de fecha 16 del corriente a la que adjunta su
pedido No. 59, consiste en clavos y repuestos para termos filtros por un valor de
setecientos cincuenta quetzales exactos (Q. 750.00).
A ese respecto nos complace manifestarles que ya hemos dado las rdenes del caso a
efecto que su pedido sea despachado con la prontitud y esmero que siempre hemos
puesto en nuestro servicio y no dudamos que en esta oportunidad podemos hacerlo a
su satisfaccin.
Agradeciendo su pedido y la confianza que nos ha dispensado nos suscribimos
De ustedes atentos y seguros servidores,
REGAZ E HIJOS,
Jorge Luis Regaza,
Gerente

JLR/rder

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LARA Y CIA. LTDA.

15 Calle 7-32 zona 1.
Telfono 24-2-29
GUATEMALA, 0101, C.A.
Jutiapa, 14 de Octubre de 2013
Seores
Herrera y Ca.}
5. Avenida 4-17, zona 1
La Antigua Guatemala
Sacatepquez, 0301.
Estimado seores:
Nos es grato comunicarles que prximamente los visitara nuestro representante
el seor Carlo Monterroso quien lleva como principal misin hacerles algunas
demostraciones prcticas sobre el mejor uso de nuestro pintura y tintes marca REX,
as como de los equipos para aplicarlos.
No dudamos que ustedes quedaran complacidos con nuestros productos por la
atencin que se sirva prestar al seor Monterrosa quedamos muy agradecidos.
Aprovechamos la oportunidad para saludarlos atentamente,
LARA Y CIA. LTDA
Antonio Lara R.
Presidente

AL/rrr

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ESTNDAR OIL CO.

6. Avenida 15-22, zona 10
Telfono 422960
Guatemala, C.A. 0110
Jutiapa, 16 de Octubre de 2013
Seores
Carlos Santano y Ca. Ltda.
Avenida del calvario No. 15-21 zona 2
Huehuetenango, Huehuetenango.
Estimados seores:
Atentamente manifiesto a ustedes que de comn acuerdo entre los asociados
se llego a la disolucin de la compaa industrial de gasolina gas y aceite tres en uno
denominada:
RIOS, VETTORAZZI Y CIA.
La cual, fue realizada el da 3 del corriente mes. Al mismo tiempo ponemos a sus
respetables rdenes la nueva sociedad que con igual fin que la anterior ha quedado
constituida bajo la denominacin de:
ESTNDAR OIL CO.
Con sede en la 6. Avenida 15-22 zona 10 de esta capital conforme escritura
actualizada por el Notario Enrique Valenzuela el da 5 del presente mes.
Agradecemos desde ya la confianza que depositen en nuestra nueva empresa
y nos suscribimos atentamente,
ESTNDAR OIL CO.
Rubn Ricardo Ramrez
Gerente
RRR/sder

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INDICACIONES PARA ESTAS PRACTICAS:

A continuacin encontrara usted solamente los cuerpos de diferentes cartas con sus
vocativos, con la prctica de las anteriores, ya habr observado en qu forma van
centradas y deber complementarlas con sus elementos: membrete, fecha, destinatario,
etc. Recuerde que beber realizar dos cartas de cada una.
Use en estas cartas el estilo bloque extremo
Carta de informacin No. 1
Estimados seores:
Conforme su solicitud informamos a usted que le precio de cada butaca de hierro, con
asientos de resorte y respaldos tapizados en cuero, modelo No. 15 de nuestros
catlogos es de US$150.00 sobre una cantidad no menor de 500 butacas
Es entendido que este precio es F.O.B New Orleans, utilizado el mejor en balaje para
evitar desperfectos que el pago sern en giro a cargo de National City Bank , de New
York a 60 das vista.
Creemos dejar as satisfechos sus deseos (Ref.: pedido No.15) y agradeciendo nos
favorezca con sus respetables ordenes nos suscribimos atentamente,
Carta solicitando investigacin No.2
Estimado seor:
Hemos notado que en nuestro pedido No. 508 consistente en un bulto de mercadera,
haca falta tres docenas de calcetines, cinco docenas de medio nylon 51 y dos
docenas de pauelos blancos.
Agradeciendo a usted se sirvan investigar el paradero de dicha mercadera, pues el
cinco de los corrientes no aviso la casa Woolforth y Cia, sobre su despacho, del cual se
hizo cargo la empresa de Transportes LOS CHARROS propiedad de los seores
Ibez Lpez Hermanos, a quien tambin presentaremos nuestro reclamo.
Deseando que esto no vuelva a repetirse, y que pronto se establezca lo sucedido, nos
suscribimos atentos y seguros servidores.

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Solicitud de informe No. 3

Estimados seores:
Ruego a ustedes se sirvan informarme sobre la solvencia del seor Alfredo Glvez Paz,
quien recientemente se ha mostrado interesado en entablar relaciones comerciales con
esta casa comercial, la cual, como ustedes saben, se dedica a la venta de sedas y
algodones por mayor y por menor. Este dato ser estrictamente confidencial.
Esperando poder corresponderles oportunamente este servicio, del que les quedo muy
agradecido, aprovechando la ocasin para saludarles muy atentamente,
Cata de agradecimiento No. 4
Apreciados seores:
Me complace dirigirme a ustedes para expresarles mis sinceros agradecimientos por la
oportuna intervencin que presentaron para cubrir mi letra No. 543, con vencimiento el
29 del mes pasado, librada a favor del seor Antonio Mndez y a cargo de Jos
Morataya, quien se neg a aceptarla, no obstante el convenio existente.
Esperando tener oportunidad de corresponder a su atencin y aprovechando la ocasin
para expresarles mis ms altas consideraciones y aprecio,
Atentamente,
Carta de confirmacin No. 5
Seores:
Me dirijo a ustedes con el objeto de confirmar mi telegrama de fecha 18 del presente,
en el cual, les manifestaba textualmente: Suspendan despacho cincuenta hasta nueva
orden
Tal suscripcin obedece a razones de ndole econmica; sin embargo, procurare
resolver pronto este asunto y, mientras tanto, ruego a ustedes disculpen las molestias
que haya podido ocasionarles.
De ustedes atento y seguro servidor.

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Carta de extraeza No. 6

Estimado seor:
En respuesta de su carta de fecha 22 del presente, en la cual me hace observaciones
por reclamos que le hiciera el seor Carlos Montenegro, de Escuintla, denunciando mal
trato y poca actividad en mis obligaciones, he de manifestarle mi extraez. Pues sabido
es del seor Gerente que siempre he puesto esfuerzo y buena voluntad al servicio de
esta empresa.
Esperando que usted se sirva investigar la verdad sobre este enojoso asunto, me
suscribo como siempre su atento servidor,
Carta de aclaracin No. 7
Seores:
Nos dirigimos a ustedes para informarles que por un olvido involuntario no anotamos en
nuestra carta anterior, que las mercaderas solicitadas y que corresponden a nuestra
orden No. 355, deben ser consignadas a Len & Gonzlez de San Salvador y no a
nuestra casa matriz en esta ciudad, como hubieran podido interpretarlo, y esperamos
las consignen para evitar atrasos.
No dudando se sirvan tomar en cuenta esta aclaracin, saludamos a ustedes
atentamente,
Carta de oferta u ofrecimiento No. 8
Estimados seores:
Hemos tenido conocimiento que en breve ustedes procedern a la litificacin de su
finca La Quinta, ubicada en la periferia de esta Capital, para el establecimiento de una
colonia urbana. Con tal motivo, nos permitimos ofrecerles los servicios de nuestra
oficina de ingeniera, que cuenta entre sus miembros a varios ingenieros que ah hecho
estudios de especializacin en los Estados Unidos de Amrica, y que gozan de gran
experiencia en dicho campo, para garantizar los mejores resultados.
Nuestra oficina est a sus apreciables rdenes en la 7. Avenida 38-79 zona 9, telfono
31195903, donde esperamos poder atenderles, aprovechando la oportunidad para
saludarlos atentamente,

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Carta de cotizacin No. 9

Estimados seores:
Satisfaciendo sus requerimientos, enviamos a ustedes las ltimas cotizaciones de
nuestros productos que a continuacin enumeramos:
Avena La Espiga quintal.Q.260.00
Arroz San Antonio quintal..Q.185.00
Azcar Pantalen quintal..Q.100.00
Pimienta de castilla quintal..Q.100.00
Frijol Parramos quintal..Q.190.00
Caf de primera, quintal..Q.100.00
Los precios arriba mencionados estarn vigentes hasta el 31 del presente mes,
quedando sujetos a cambios sin previo aviso, despus de dicha fecha.
Esperando poder contar con su pedido, les saludamos atentamente,
Carta de disculpas No. 10
Seores:
Damos respuesta a su comunicacin de fecha 18 del presente y en efecto, debido a
una lamentable omisin de uno de nuestros empleados de la seccin de empaques, a
quien se le ha llamado seriamente la atencin, han sido varias las cajas incompletas
que se utilizaron para servir su estimable pedido No. 115. Nos apresuraremos a
subsanar esta incidencia que somos los primeros en lamentar, remitiendo en esta fecha
por correo privado las 38 cajetillas de producto que usted justificadamente nos reclama.
Rogamos sepa disculpar esta falta de atencin, ajena a nuestra buena voluntad de
servirle, y quedamos a sus apreciables rdenes.
Atentamente,

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INDICACIONES: Escriba tres veces el concepto y luego realice los ejercicios que
se le presentan, al igual que las cartas anteriores estas deben de llevar:
membrete, fecha, destinatario, despedida, antefirma, firma, cargo e inciales.
TRANSCRIPCIN Y SUS FORMAS
Transcribir es dar a conocer por escrito lo literal o interesante de una carta o documento
cualquiera. Hay dos modos de hacer una transcripcin: enviar una copia anexa, o
transcribir el texto integro o parcial dentro de una carta en el primer caso se copia
exactamente entre comillas, abrindolas al principio y cerrndolas al terminar el texto;
esta forma se le llama: transcripcin literal, que se deriva da Litera o letra, cuando
se copia al pie de la letra. En el segundo caso cuando nicamente se inserta una parte
relacionada con el asunto, que es el de suma importancia, y no la totalidad del texto, se
trata de una transcripcin de lo conducente. En ambos casos quien realiza la
transcripcin debe trabajar cuidadosamente para que lo transcrito sea claro y preciso y
a la vez, que tenga la esttica correspondiente.
El objeto de la transcripcin es la exactitud, as como tambin coopera en la
organizacin del archivo o historial de la empresa, negocio o institucin.
EJERCICIOS DE TRANSCRIPCIN
Carta de transcripcin total No. 11
Apreciado seor:
Atentamente le transcribo la carta recibida del seor Oscar Ramrez Rosales, fechada
el doce del corriente, que copiada literalmente dice:
Estimado seores: con fecha 10 de los corrientes, hemos recibido aviso de la casa
Bcaro y Ca. De la ciudad capital, sobre que han sido despachados a nuestra
consignacin desde el ltimo del mes pasado, 5 bultos de mercadera de cuyo
transporte se encargaron ustedes. Como hasta el da de hoy aun no hemos recibido
dicha mercadera, que debi estar en nuestro poder a ms tardar el 7 del mes en curso,
nos permitimos inquirir sobre los motivos de esta demora, que no creemos justificad.
Atentamente. Firma Ilegible.
Suplico a usted se sirva atender lo transcrito, y por lo tanto, espero investigue el
paradero del mencionado envi
.
Sin otro particular, quedo de usted atento y seguro servidor.

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Carta de transcripcin de lo conducente No. 12

Estimado seor:
Para su conocimiento transcribo a usted, la parte conducente de la carta, que con fecha
5 de los corrientes, hemos recibido de la casa Thoma y Ca. La cual dice as:
Al mismo tiempo les informamos que no hemos cancelado el valor de su factura No.
208, por no haberse presentado hasta la fecha su agente de cobros, como ustedes nos
lo haban anunciando.
En vista de que usted no efectu el cobro en la fecha que le fue indicada, srvase
exponer los motivos que lo indujeron a no hacerlo, pues es falta de responsabilidad en
su trabajo.
En espera del informe correspondiente, me suscribo su atento servidor,
CERTIFICACIONES
Certificar es hacer constar por escrito algn asunto relacionado con la persona o
empresa a quien se le extiende; pueden extenderse cuando alguien ha prestado sus
servicios en alguna cosa comercial, oficina de negocios, oficinas pblicas, etc.; se
extienden tambin cuando se trata de actos o hechos de la administracin pblica,
instituciones pblicas o privadas o personas jurdicas.
Puede extenderse en papel corriente y en forma de carta o bien en papel
sellado, o papel membretado, dependiendo de su uso e importancia; en el caso de
certificaciones extendidas por la administracin pblica, siempre se harn en papel
sellado.
En estas cartas, cuando se hace de tal forma, puede omitirse el destinatario y
empezar con la frase: a quien interese. Si se hace en papel sellado, se encabeza con
El Infrascrito, La infrascrita o Los Infrascritos (que quiere decir: el que abajo firma o
los que abajo firman). En estos ltimos documentos las cantidades y fechas, siempre se
escriben con letras.

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EJEMPLO DE CERTIFICACIN No. 1

EL INFRASCRITO DIRECTOR DE LA ACADEMIA COMERCIAL DE MECANOGRAFA
Y COMPUTACIN OLIMPIA UBICADA EN 2DA. CALLE 2-17 ZONA 3 DE LA CIUDAD
DE JUTIAPA, AUTORIZADA SEGN ACUERDO MINISTERIAL NO. 564 DE FECHA 26
DE ABRIL DE 1967.
CERTIFICA
Que tuvo a la vista el libro de Actas nmero 3 que se lleva en el establecimiento, en el
que a folios, 248 al 249, se encuentra el acta nmero 05/2,011. En donde consta que el
alumno:

Con cdigo personal numero

inscrito en: Segundo Grado Bsico en el Instituto

Se evalu del curso de Tecnologa de la Informacin y la Comunicacin I,

obteniendo la calificacin de
64
puntos,
sesenta y cuatro.Resultado Aprobado.- , evaluacin que se practic con fecha: 18
del 2,011.-.

de

noviembre

Y A SOLICITUD DEL INTERESADO, Y PARA LOS USOS LEGALES QUE LE

CONVENGAN SE LE EXTIENDE, FIRMA Y SELLA LA PRESENTE, EN LA CIUDAD DE
JUTIAPA, A LOS DIECISIS DAS DEL MES DE ENERO DEL AO DOS MIL
CATORCE.

F: _______________________

Vo.Bo. _______________________

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EJEMPLO DE CERTIFICACIN No. 2

A quien Interese:

Por ste medio quiero recomendar al joven

quien se identifica con nmero de DPI
Que es una persona de muy buenas costumbres tales como honradez, dedicacin, y
con deseos de superacin y por lo cual lo quiero recomendar ya que estoy segura que
puede desempear cualquier trabajo que se le requiera.
Y a solicitud del interesado extiendo la presente a los diecisiete das del mes de enero
del ao dos mil catorce.
ATT.
______________________________

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CARTA DE RECLAMO 13
Seores:
Hemos notado, que en estos ltimos m e s e s nuestros pedidos no han sido
atendidos c o n la misma prontitud y esmero de que antes eran objeto lo que ha
ocasionado
nos hallemos en seas dificultades
para atender los numerosos
pedidos de nuestra clientela de esta zona.
Nos habamos abstenido de hacer este reclamo con la creencia que ustedes
notaran tales errores y los subsanaran, pero observando que no ha sido as,
en lo sucesivo nuestros pedidos sern limitados.
Esperamos
su cooperacin
para mejor nuestra relacin comercial y nos
suscribimos atentos servidores
CARTA FINALIZANDO RELACIONES 14
Seores:
Lamentamos que nuevamente hemos sido objeto por parte de ustedes
de desatencin en el despacho de nuestros pedidos, Sin causa justificada, y
como no es sta la primera oportunidad tenemos la impresin de que carece
de inters, el mantener relaciones comerciales con nosotros
Para evitar tener que hacer continuos reclamos, hemos dispuesto
suspender por el momento nuestras relaciones comerciales con ustedes,
esperando que en un futuro puedan ofrecernos un mejor servicio que brinde para
ambos la posibilidad de una nueva relacin
Sin otro particular, nos suscribimos atentos servidores.
CARTA DE COTIZACIN 15
Apreciados
Seores:
Atentamente ruego a usted eXPetli~ a mi direccin, en base a los creeros que
aparecen en su ltimo listado, los siguientes artculos:
5,000 vasos de papel impermeable, tamao # 2, tipo "Especial"
3,000 platos de cartn tipo "Standard"
2,500 paquetes d e servilletas N a v i d a d
Por el valor de este pedido
Fegua Puerto Barrios, en la forma acostumbrada
acompa l e t r a de cambio No. 0018 para descontar en el Banco de Londres a 30
das vista, y a cargo de su atento servidor.
Atentamente,

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CARTA DE CONFORMIDAD 16
Apreciado seor:
Enterados de los conceptos de su carta de fecha 17 del presente mes, damos nuestra
conformidad a todas las gestiones que Ud. ha hecho a fin de obtener la cancelacin de
la deuda de 0.950.00 (NOVECIENTOS CINCUENTA QUETZALES 00/100) que an
tena pendiente la firma "Aguiluz Hnos" de esa localidad.
.
Aprovechamos esta oportunidad para reconocer que su actividad ha sido determinante
para la obtencin del pago, as como el porcentaje previamente convenido, que
rogamos a Ud. descontar de la mencionada cantidad, envindonos el resto en su
oportunidad.
Atentos Servidores,
CARTA DE RENUNCIA No. 17
Respetados seores:
Tengo la pena de manifestar a Uds. que desde el 10 de noviembre prximo entrante,
me ver obligada a renunciar del cargo de Secretaria, que he venido desempeando
desde hace cuatro aos en esta firma comercial.
Esta determinacin obedece a razones de salud, las que creo aceptarn Uds como
justas y verdicas, teniendo que sujetarme a un tratamiento mdico, lo ms pronto
posible.
Agradeciendo las consideraciones que ustedes me dispensaron siempre, me suscribo
atentamente,
CARTA DE PRESENTACION No. 18
Estimados seores.
Con motivo de las reuniones de la Cmara de Comercio e Industria de Guatemala. que
tendrn efecto del 6 al23 del mes en curso, por medio de la presente, atentamente me
permito presentarles al seor Ricardo Coronado, persona ampliamente capacitada,
quien en diversas ocasiones me ha representado y quien va autorizado para aprobar
las disposiciones y asuntos tratados en tan importantes sesiones.
Agradecindoles atender a mi representante. me suscribo de ustedes, atentamente,
CARTA DE RECOMENDACION No. 19
Estimado seor'
El seor Jorge Gonzlez Hidalgo, portador de la presente, es un comerciante de esta
localidad, establecido desde hace cinco aos y se dedica al ramo de abarrotes.
Hasta la fecha, sus actividades han tenido xitopor su honradez y experiencia, y
deseando establecer relaciones comerciales con Ud, no he vacilado en
recomendrselo, seguro de que sabr captarse su confianza y realizar negocios con
provecho para ambos.
Agradeciendo la atencin que se sirva prestar a mi recomendado, me suscribo atento
servidor,

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CARTA DE PORTE DE REMISION No. 20

FERRETERA EL CANDADO DORADO
9a. Calle # 7-12 zona 1
Telfono: 36-0-24
GUATEMALA, CA
Guatemala, 10 de diciembre de 19
Sres. Daetz Villela Hnos.
2a. Calle 5-50 zona 1
Cobn, Alta Verapaz
Seores:
Hoy remitimos en perfectas condiciones, por medio de la Empres La Nortea, para ser
entregados a ustedes antes del 25 del presente, los artculos siguientes:
No. Empaque
3

madera

cartn

Marca

Peso

20
Kg.
D.V.Hnos 5 kg.
D.V.Hnos

Mercadera
Sellos metlicos para
botellas
Etiquetas Litografiadas.

El flete, que asciende a CUARENTA QUETZALES 00/100 (0.40.00), ha sido cubierto

por nosotros y cargado en la factura adjunta.
Sin otro particular, nos suscribimos de Uds.
Atentamente,
FERRETERA EL CANDADO DORADO
(f). R. Gonzlez M.
Jefe de Ventas

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CARTA DE NOTIFICACIN No. 21

Estimado seor:
Con pena hago de su conocimiento que a partir del da primero del mes entrante me
ver obligado a prescindir de sus servicios en virtud de la nueva organizacin que se
dar a esta empresa, por razones econmicas.
No est dems manifestarle, que le estoy muy reconocido por la eficiencia de sus
servicios y la buena voluntad, que siempre puso en ellos, y que si la oportunidad se
presenta, ser llamado nuevamente a esta empresa.
Rugole presente sus documentos de servicio para el clculo de sus prestaciones
correspondientes y avocarse con l contador general para estos fines.
Atentamente,
CARTA DE ACEPTACIN No. 22
Apreciado seor:
En contestacin a su carta de fecha 10 del corriente, me es grato manifestar a Ud. que
gustosamente acepto la delegacin que me hace para representarlo en la Junta
General de Accionista de la "Empresa Elctrica de Guatemala, S.A.", que tendr lugar el
da 25 de I mismo mes, en sta ciudad y en la cual se tratarn los asuntos que
determina la agenda correspondiente
Con mis mejores deseos de poder servirle en sta ocasin, me es grato suscribirme,
atento servidor,
CARTA OFICIAL DE INFERIOR A SUPERIOR No. 23
Seor Presidente:
De conformidad con la Resolucin No. 1804/01 dictada por esa honorable Corte, me
permito informarle lo siguiente:
El individuo Juan de Dios Paredes fue detenido el 10 de los corrientes por agentes de la
Guardia de Hacienda de esta Jurisdiccin por haber sido sorprendido infraganti cuando
extraa de la finca "San Luis Utapn" cuatro cabezas de ganado vacuno, propiedad de
la mencionada finca.
En consecuencia, se le dict auto de prisin provisional por el delito de hurto, el da 3
del presente, encontrndose an en sumario el juicio respectivo.
No es cierto, como afirma el acusado, que hasta la fecha no ha sido indagada segn
consta en la diligencia, iniciada por el Juzgado de Paz de esta cabecera.
Es cuanto tengo que informar a usted, suscribindome su respetuoso servidor.

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MENSAJES O TELEGRAMAS COMERCIALES

ORDINARIO
Guatemala, 15 de Agosto de 2014.
A:
Emilio Gonzlez
Solol
Suspendan venta. Tenemos mejor oferta.
Horacio Man.
4a. Calle No. 12-23 zona 1
URGENTE
Guatemala, 10 de julio de 2014.
A:
Esteban Ibnez
Mazatenango.
Mercadera extraviada, pronto averige paradero
Samuel Gmez
7a. Avenida No 17-80 zona 10
RESPUESTA PAGADA
Guatemala, 29 de Enero de 2014.
A:
Len Peaflor
Chiquimula.
Informe precio arroz primera, puesto esta capital, Respuesta Pagada cinco palabras.
Eduardo Arriola
6a. Calle No. 0-39 zona 2
MLTIPLE
Guatemala, 23 de Marzo de 2014.
A:
Carlos Antonio Paz, Tucur AV
Luis Santa Cruz,Tamah, AV
Daniel Herrera, Tactic, A.V.
Expedimos carta crdito su cargo, a favor Germn Figueroa.
Hctor Berducido
15 Calle No. 6-22 zona 7

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FACTURA
Es el documento que ampara la compra y venta de mercancas, objetos, etc.
La extienden los vendedores detallando el nmero de la factura, la fecha de la
operacin, nombre de la casa vendedora, comprador, direccin, nmero de NIT
(identificacin tributaria), detalle de lo vendido y valor respectivo por unidades y total.
DISTRIBUIDORA "RAMREZ"
7a. Calle 30-92 Zona 7
Telfono 739583
Guatemala 0107 C.A.
FAC. POR MAYOR No. 894
Guatemala ____de ______2014 __
Patente de Comercio # 778 NIT 31645-5
Sr. _______________________

Nit. No. ____________________

Direccin: ______________________
Por lo siguiente:
Debe:
1 juego de Parker 51
2 cjas de papel de lino Q. 20.00 c/u
8 Doc. Lpices mongol Q. 10.00
1 millar papel bond
2 cajas yesos de colores Q. 3.60 c/u
TOTAL COMPRA
IVA
VALOR TOTAL
SON: DOSCIENTOS TREINTA Y TRES QUETZALES 20/100
CANCELADO distribuidora Ramrez

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Q. 78
Q. 40
Q. 80
Q. 12
Q. 7
Q. 217
Q. 15
Q. 233

25
00
00
50
20
95
25
20

Q. 233

20

AZMITIA & CIA

3a. Ave. 1588. zona 1
Guatemala,C
A

Guatemala, de

de

Sr. Enrique Morales

4a. Av. No. 365 zona 1 .
Antigua Guatemala, Sacatepquez

Informamos a Ud. que hemos debitado a su apreciable cuenta lo siguiente:

Por flete y acarreo de cinco bultos que le

Remitimos e l 2 del corriente.

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