Significado de gestin

La palabra gestin proviene del Latn gesto. Este trmino hace la referencia a la
administracin de recursos, sea dentro de una institucin estatal o privada, para
alcanzar los objetivos propuestos por la misma. Para ello uno o ms individuos
dirigen los proyectos laborales de otras personas para poder mejorar los resultados,
que de otra manera no podran ser obtenidos.

Del latn gesto, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la consecuencia de

administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo
diligencias que hacen posible la realizacin de una operacin comercial o de un
anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas
de gobernar, disponer dirigir,ordenar u organizar una determinada cosa o situacin.

La nocin de gestin, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de trmites que se llevan a
cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestin es tambin
la direccin o administracin de una c
La definicion de gestion que podremos encontrar en cualquier libro o texto informativo acerca de
esta herramienta de administracin dice que bsicamente la gestin se encarga de ejecutar todas
aquellas rdenes planificadas por la administracin, en este caso, de empresas.
Ms especficamente, la definicin de gestin nos indica que se trata de realizacin de diligencias
enfocadas a la obtencin de algn beneficio, tomando a las personas que trabajan en la compaa
como recursos activos para el logro de los objetivos. Como bien hemos explicado a lo largo de este
sitio, la gestin se divide en todas las reas que comprenden a una empresa, ya que todos los
departamentos que la administracin tiene bajo su cargo, deben estar involucrados con la gestin
empresarial.

-----------------------------------------------------------------------------------------La gestin de calidad, denominada tambin como sistema de gestin de la

calidad , son aquel conjunto de normas correspondientes a una organizacin,
vinculadas entre s y a partir de las cuales es que la empresa u organizacin
en cuestin podr administrar de manera organizada la calidad de la misma.
La misin siempre estar enfocada hacia la mejora continua de la calidad.

La calidad es una herramienta bsica para una propiedad inherente de cualquier cosa que
permite que la misma sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra
calidad tiene mltiples significados. De forma bsica, se refiere al conjunto de propiedades
inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o
explcitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepcin que
el cliente tiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que asume conformidad con
dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto,
debe definirse en el contexto que se est considerando, por ejemplo, la calidad del servicio
postal, del servicio dental, del producto, de vida, etc.

Calidad es un concepto subjetivo, y el trmino proviene del latn. La calidad est

relacionada con las percepciones de cada individuo para comparar una cosa con
cualquier otra de su misma especie, y diversos factores como la cultura, el producto o
servicio, las necesidades y las expectativas influyen directamente en esta definicin.
La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades
implcitas o explcitas, un cumplimiento de requisitos.
La calidad puede referirse a la calidad de vida de las personas de un pas, la calidad
del agua que bebemos o del aire que respiramos, la calidad del servicio prestado por
una determinada empresa, o la calidad de un producto en general. Como el trmino
tiene muchos usos, su significado no es siempre una definicin clara y objetiva.
Tambin podemos colocar como ejemplo, la calidad de esta enciclopedia. En este
caso, si se elige un tema o palabra para definir y se escriben muchas cosas, alguna
de ellas puede tener algn error. El tiempo que pasa hasta corregir ese error es
inversamente proporcional a la calidad del sitio web. Cuanto mejor sea la calidad,
menor ser ese tiempo.
----------------------------------------9000:2005).
La gestin de procesos o gestin basada en procesos es uno de los 8 principios de la gestin de la calidad. Su importancia
radica en que los resultados se alcanzan con ms eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan
como un proceso. La gestin basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestin de la calidad cuando naci
como evolucin del aseguramiento de la calidad.
En general, cualquier organizacin tiene establecida una gestin funcional, esto es, se trabaja en departamentos con una
definicin clara de la jerarqua y se concentra la atencin en el resultado de las actividades de cada persona o cada
departamento. Al adoptar un enfoque de gestin por procesos, no se elimina la estructura de departamentos de la

organizacin pero se concentra la atencin en el resultado de cada proceso y en la manera en que stos aportan valor al
cliente

El trmino gestin de calidad tiene significados especficos dentro de cada sector del
negocio. Esta definicin, que no apunta al aseguramiento de la buena calidad por la
definicin ms general sino a garantizar que una organizacin o un producto sea
consistente, tiene cuatro componentes1 :
1.
1. Planeamiento de la calidad
2. Control de la calidad
3. Aseguramiento de la calidad
4. Mejoras en la calidad.

La gestin de calidad se centra no solo en la calidad de un producto o servicio, sino en los

medios para obtenerla. Por lo tanto, la gestin de calidad utiliza al aseguramiento de la
calidad y el control de los procesos para obtener una calidad ms consistente.
POR QUE LA GESTIN POR PROCESOS

Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las
empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia
que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los
cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo
en el cliente.

Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento va a jugar un papel

de competitivad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del
"aprender a aprender" y la Administracin del conocimiento, a travs
de la formacin y sobre todo de las experiencias vividas, es una de las
variables del xito empresarial.
La Administracin del conocimiento se define como un conjunto de procesos por los cuales
una empresa u organizacin recoge, analiza, didctiza y comparte su conocimiento entre todos
sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio
de la organizacin, del individuo y de la Sociedad.

La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los Procesos. En
tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una
ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.

SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERSTICAS O CONDICIONES

Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS

El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales.

Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar
verticalmente y horizontalmente la organizacin.

Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la

pregunta "QUE", no al "COMO".

El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin.

2.

El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades
incluidos en el mismo.

CONCEPTOS BSICOS

Otros trminos relacionados con la Gestin por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar su identificacin, seleccin y
definicin posterior son los siguientes:

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en

elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y
mtodos.

Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y
son crticos para el xito del negocio.

Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar los
problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una
gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin
de la prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento
internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el aseguramiento de los
procesos.

Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se
expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe
hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin.

La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se
desarrolla en un departamento o funcin.

Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un
principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba
en la no repetitividad de los proyectos.

Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso
o de una actividad.

2.1

Requisitos bsicos de un proceso

Todos los procesos tienen que tener un

Responsable designado que asegure
su cumplimiento y eficacia
continuados.
Todos los procesos tienen que ser capaces de
satisfacer los ciclos P, D, C, A del grfico adjunto.
Todos los procesos tienen que tener indicadores que
permitan visualizar de forma grfica la evolucin
de los mismos. Tienen que ser planificados en la
fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la
fase D, tienen que servir para realizar el
seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la
fase A para ajustar y/o establecer objetivos.

Es recomendable planificar y realizar peridicamente (Aproximadamente 3 aos)

una reingenieria de los procesos de gestin para alcanzar mejoras espectaculares
en determinados parmetros como costes, calidad, servicio y rapidez de
respuesta.

Una forma mas moderna y completa de ver estos ciclos de revisin y mejora se encuentra dentro de la filosofa REDER.

Resultad
os
Enfoque
Desplieg
ue
Evaluaci
n y
Revisin

2.2

MTODOS PARA LA IDENTIFICACIN DE PROCESOS

Aqu ya entramos en materia. Bsicamente se puede asegurar que existen muchos mtodos para la identificacin de
los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos:

Mtodo "ESTRUCTURADO": En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas bsicamente complejos que
sirven para la identificacin de los procesos de gestin. Estamos hablando de los sistemas informatizados, ejemplo: idefo y los
sistemas mas o menos estructurados. Lo que tienen en comn todos estos sistemas es que los mismos estn diseados por personas
expertas. Normalmente su implantacin requiere de algn tipo de asistencia externa.

Ventajas:
Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestin. Se dan pautas, guas, soportes
y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informtico ideado "en origen " por militares
americanos.
Estos sistemas permiten identificar reas de gestin que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos y subprocesos
relacionados estn perfectamente documentados.
Si se consigue mantener actualizada toda la documentacin asociada a los mismos se convierten en herramientas validas
para la formacin de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestin del conocimiento es una asignatura
pendiente por mucho que se hable de la misma.

Inconvenientes:
Los procesos de gestin estn tan documentados que mas parecen "cdices de Amurabi" que herramientas de gestin
operativas. He visto

Inconvenientes:
Los procesos de gestin estn tan documentados que mas parecen "cdices de Amurabi" que herramientas de gestin operativas. He
visto documentos que contenan 230 paginas y estamos hablando de un solo proceso.
La empresa en cuestin todava tenia que documentar otros 20 procesos mas con el citado mtodo. Me imagino que despus de tres
aos seguirn con tan honorable tarea. A esto hay que aadir el trabajo que debe costar su mantenimiento y no digamos el dominio del
mismo por parte del personal.
Los mtodos informticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al mtodo idefo y todos los diagramas-crucigramas que el
mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de una persona experta que por un lado conozca la
herramienta y por otro lado domine la gestin que supuestamente esta reflejada en dichos grficos.
Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber que hacer con los procedimientos
existentes y sus sistemas relacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a lo Sistemas de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con un nuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien
relacionar con los otros sistemas existentes.

PLANIFICAR, ORGANIZAR, LIDERAR Y CONTROLAR

Cada vez que usted planea, se arriesga, fracasa, revala o hace ajustes, est disponiendo de
otra oportunidad para volver a empezar, solo que en mejores condiciones que la primera
vez. J. Maxwell.

Ya apuntbamos en un reciente post la importancia que est adquiriendo toda la

materia relativa a la gestin empresarial de los despachos de abogados. Libros, artculos,
posts, etc... ensalzan las bondades de la misma Sin embargo, tras la lectura de estas
publicaciones no acabamos realmente de tener una idea clara, precisa y transparente
sobre en qu consiste dicha gestin tan trada y llevada. Es objeto de este post tratar de
abordar dicha cuestin sin rodeos con el fin de que podamos disponer de una idea sencilla
y prctica al respecto.
Gestin empresarial es la actividad empresarial que busca a travs de las personas
que ostentan la direccin de la empresa mejorar la eficiencia, productividad y por
ende la competitividad de las
empresas o negocios. Para ello, la gestin de la empresa emplea las herramientas y
tcnicas de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el
fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social,
dependiendo de los fines perseguidos por la organizacin, asegurando la viabilidad de la
empresa en el largo plazo.
Por lo tanto, la gestin de empresas constituye una actividad, llevada a cabo por los
directivos, que incide sobre cuatro niveles funcionales perfectamente definidos:
planificar, organizar, liderar y controlar, funciones que tienen que estar presente en todos
los niveles departamentales de la organizacin.
Estos niveles podran definirse de la siguiente forma:
1.- Planificar: Planificar consiste en especificar los objetivos que deben alcanzarse y
decidir anticipadamente las acciones que deben tomarse para lograr tales objetivos. A
travs de la planificacin se analiza la situacin actual de la empresa, se visualiza el futuro
de la misma, determinndose los objetivos necesarios y las acciones a realizar para alcanzar
dichos objetivos, sin olvidar la determinacin de los recursos necesarios para alcanzar
dichos objetivos. En definitiva, a travs de la planificacin se establece la estrategia de la
empresa.

2.- Organizar: Organizar consiste en ordenar y coordinar los recursos humanos,

financieros, fsicos y otros que son necesarios para alcanzar los objetivos de la
empresa creando las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma
armoniosa y orientada a alcanzar los mejores resultados posibles.
3.- Liderar: Liderar es estimular a los miembros de la organizacin para que
desempeen su actividad con altos niveles de rendimiento. El lder, a travs de la
comunicacin permanente, tendr que dirigir, motivar y comunicarse con los empleados de
forma individual y en grupo, ayudndoles en el logro de los objetivos de la organizacin.
4.- Controlar: Una organizacin bien gestionada desde las perspectivas de planificacin,
organizacin y liderazgo sera ineficiente si no dispusiera de un mecanismo de control y
de supervisin del desenvolvimiento y progreso de la empresa, especialmente cuando se
estn implementando cambios. A travs del control, se detectan las disfunciones en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, pudiendo con ello ponerse en marcha los
mecanismos correctores oportunos.
Expuestas las cuatro funciones de la gestin empresarial, sealar que sta se nutre de un
conjunto de tcnicas que se aplican al proceso de planificacin, organizacin,
liderazgo y control con el fin de mejorar la productividad, sostenibilidad y
competitividad de la misma. Entre estas tcnicas podemos sealar, con carcter
meramente enunciativo, las siguientes: .