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Vol. IX, n. 31
enero-abril 1980
pp. 151-170
LA AUDHTORIA OPERACIONAL
Por
ROMERO
de Deloitte Haskins & Sells, Auditores
ENRIQUE
QUINTANAR
SUMARIO:
til para todo tipo de empresas o entes econmicos: Bancos y Cajas de Ahorro, hospitales, corporaciones pblicas, compaas manufactureras, compaas de seguros, grandes
almacenes, hoteles, etc.
La definicin de libro de texto ms conocida es la de Roy Lindberg y Theodore Colin en 1972, que lo describe as: La auditora operacional es una tcnica para evaluar,
regular y sistematizar la efectividad de una.
unidad o funcin en relacin con parmetros de la empresa y de la industria en
general, utilizando personal que no'son especialistas en el rea sometida a estudio, con
el objetivo de asegurar a la direccin que
las metas fijadas estn siendo alcanzadas y/o
de identificar condiciones o situaciones susceptibles de ser mejoradas.
Otras definiciones a menudo citadas son
las siguientes: La auditora operacional es
un examen sistemtico, crtico y constructivo
y una evaluacin de la estructura organizativa, de los mtodos y procedimientos de gestin, llevados a cabo por una(s) persona(s)
independiente(s) (J. Santocki). La auditora operacional es una revisin y una valoa) Controlando mejor los costes de n- racin de la eficiencia y eficacia de las opemina y otros, a pesar de las tendencias in- raciones y de los procedimientos operativos.
flacionistas y de las demandas sociales, e in- Lleva consigo la responsabilidad de descubrir
crementando la productividad.
e informar a la direccin general de los problemas operativos, pero su principal objetivo
b) Mejorando la utilizacin de los acti- es asistir a la direccin en solventar los provos fijos para maximizar el producto de las blemas recomendando soluciones realistas
inversiones.
(Peter A. Pyhrr).
La auditora operacional tambin ha sido
Optimizando la funcin de compras.
descrita, aunque de forma ms simplista,
d) Agilizando el sistema de distribucin. como lo que el director hara si tuviera
tiempo para hacerlo y supiera cmo.
Nosotros hemos elaborado la siguiente deSe considera que la auditora operacional
finicin,
que creemos recoge todos los ases una herramienta muy importante para llevar a cabo las mejoras mencionadas a tra- pectos importantes:
La auditora operacional es una revisin
vs de la localizacin de los problemas que
puedan existir. Esta herramienta puede ser formal y sistemtica realizada por individuos
154
Objetivo principal
. ... ...
1 Basada en evidencia ms
que en opinin ... ... ...
Auditora operacional
Auditora convencional
Auditora interna
Consultor
Evaluacin de la eficiencia
y eficacia de los sistemas
utilizados para el logro
de las metas fijadas, identificando los problemas.
Medicin y evaluacin de
la efectividad de los controles.
S.
S.
S.
S-
... ...
. ...
8
a
kY
S2
9
S.
S
R
S.
S.
Primordialmente.
No siempre.
Principios generalmente
aceptados de contabilidad.
Necesidades especficas de
cada problema.
Completamente.
En su mayora.
En su mayora.
En su mayora.
Frecuentemente.
Casi siempre.
Frecuentemente.
Ocasionalmente.
No.
S.
No.
Primordialmente activos,
pasivos y resultados.
Casi exclusivamente.
No.
A menudo.
Casi siempre.
No.
No.
S, cuando se le pide.
S; servicio primordial.
A:
o
5
SE-
s,
Ch
l-.
(Contina.)
Auditora operacional
Tamao de la organiza... ... ...
cin ... ...
...
Consultor
Normalmente en empresas
de ms de 500 empleados.
Sin relacibn.
Corto, generalmente de 4
a 12 semanas-hombre.
Generalmente corto.
Normalmente bastante
tiempo.
S.
S.
No siempre.
Casi nunca.
Anualmente.
No aplicable.
S, comparables a los de
un auditor convencional
y con la experiencia para solventar problemas.
Tiempo necesario
Realizada regularmente
Auditora interna
Grandes y medianas en
que la direccin no p u s
de controlar directamente todas las operaciones.
Auditora coi~ve~zcional
...
Conocimientos requeridos
La que menos.
Irl
Considerablemente.
Raramente.
Nunca.
Nunca.
A menudo.
Desarrollo de la empresa.
Indirectamente.
No.
S.
S, es la especialidad del
consultor.
S.
S (esencial).
Parcialmente.
S, en cuanto a problemas
nuevos.
Independencia
P
E'
.J
a
3
ff
9
S
v-
-.
5. EL AUDITOR OPERACIONAL
6. DESARROLLO
DE UNA
AUDITORA
OPERACIONAL
l
11
157
Los programas y cuestionarios para auditora operacional han de disearse para que
la revisin de un departamento en particular pueda hacerse independientemente de la
de otros departamentos.
Han de confeccionarse dos clases de programas y cuestionarios. Unos comunes o de
revisin de f~~nciones
aplicables a la mayora de los departamentos a auditar. Los otros
con procedimientos y preguntas aplicables
a departamentos especficos.
Cuando se lleva a cabo una auditora operacional de un departamento, se utilizarn
programas y cuestionarios comunes (mencionados anteriormente), y el programa y cuestionario especfico para el departamento en
cuestin. Cada programa ha de contener el
trabajo a realizar paso a paso, para recopilar
la informacin necesaria, que se utilizar al
completar cada cuestionario, y posteriormente para tonlar decisiones y preparar el informe de aiiditora operacional. Cada cuestionario ha de estar formado por una serie
de preguntas evaluativas, cuya respuesta ha
de ser si, no o N/A (no aplicable).
En general, la respuesta s indicar que
la situacin es buena, y la respuesta no
indicar la posibilidad de una mala situacin. Estas respuestas deben estar basadas
en la informacin obtenida al completar el
programa y detallada en los papeles de
trabajo.
La informacin obtenida a travs de los
procedimientos en los programas puede estar en las formas siguientes, que formarn
parte de los papeles de trabajo:
- Todos 10s procedimientos en los programas han de estar marcados 'con las
iniciales de las personas del equipo revisor que los han completado.
Una deficiencia en potencia detectada por
una respuesta negativa a una pregunta evaluativa deber ser discutida con la direccin,
a menos que est mitigada por otras razones, cuya existencia habr de ser adecuadamente documentada en los papeles de trabajo. Ser necesario entonces tomar una
decisin sobre la necesidad de realizar pruebas de auditora especficas para encontrar
o no ejemplos reales que confirmen la deficiencia.
La obtencin de informacin para completar los programas podr llevarse a cabo
mediante la consecucin de documentacin
por peticin directa, mediante el recorrido
de las dependencias de la empresa, mediante
entrevistas a su personal y mediante anlisis
financiero.
La documentacin que ser solicitada,por
los programas ser muy variada, y puede ser
interna :
tivos.
- Manuales
tos.
de polticas y procedimien-
- Presupuestos y balances.
- Informes departamentales.
- Flujogramas.
- Formas en blanco.
- Actas;
o puede ser externa:
de otras empresas.
159
- Se
160
11. PREPARACI~N,
DISCUSI~N Y
EMISI~N
DEL INFORME
- Evitar
12. BENEFICIOS
PARA LA EMPRESA.
o ENTE ECON~MICO
General:
- Contencin
- Reduccin
- Establec+ento
de costes apropiados
para el nivel de produccin, ventas o
servicios.
- Incremento
- Definicin de
- Mejora
161
- Mejoras
- Mejoras
en el control de inventarios.
en el control de compras de
alimentos.
Ingeniera y mantenimiento:
sonal.
tenimiento.
- Mejora
- Mejora
- Aumentar
la utilizacin de espacio y
del equipo.
Proceso de datos:
- Incremento
de funcionamiento.
tenimiento.
proceso.
- Mejora
- Aumento
Nutricin:
13. EJEMPLOS
DE
PROGRAMAS
Y CUESTIONARIOS
'
162
Referencia
papel
Realizado
Por
1) Organigrama funcional
2) Cuadro de personal
, '
a) Preparar un organigrama
b) Preparar un cuadro de personal
.
,
,,
Preguntas evaluativas
--,
No
NIA
---
b) Responsabilidades?
-----
c) ~Autoridad?
d) Obligaciones fundamentales?
e) Prohibiciones fundamentales?
f)
h) Requisitos fsicos?
i)
Factores personales?
j)
Habilidades requeridas?
m) Niveles de sueldos?
n) Horas de trabajo?
o) Oportunidades de promocin?
p) Ante quin es responsable la persona en el
puesto?
q) ~Requisitosde cualificacin, titulacin y colegia-
cin?
---
Preguntas evaluativas
No
--
--
..
ma?
--
--
--
--
--
--
f)
N/A
Preguntas evaluativas
No
NIA
39. Existe evidencia documental de que, en los casos en que se requiera por su puesto, el personal
est cualificado, titulado y colegiado?
---
---
---
---------
---
---
Referencia
papel no
'
20. Indicar cmo se anuncian al personal del departamento (boletines, notas en el tabln de anuncios,
comunicados, Sesiones informativas, etc.) las reco-u
mendaciones resultantes de los informes sobre accidentes
21. Indicar
unidad es reseonsabli de cada tibo de'
limpieza (quitar el polvo, lavar, fregar, encerar,
abrillantar, inspeccionar la limpieza, etc.) de cada
uno de los siguientes:
'
'
'
Realizado
Por
Preguntas evaluativas
1. Existe un presupuesto operativo del departamento?
No
NIA
--- - -
2. Si existe:
-----
Referencia
papel rzO
2) Determinar las personas del departamento autorizadas para emitir pedidos y su posicin
2. Ei existen polticas y procedimientbs por escrito
para las actividades de compra del departamento:
Realizado
Por
Preguntas evaluativas
e
Se especifica por escrito el mtodo para determinar los niveles mnimos de existencias para nuevos pedidos?
Si el departamento es responsable de la inspeccin
de los productos solicitados:
a) Estn las polticas y procedimientos de inspeccin por escrito?
b) Si estn por escrito:
1) Se identifican los tipos de productos que
han de inspeccionarse?
2) Se indica cmo se han de seleccionar productos especficos para su inspeccin
e) Se preparan informes de la inspeccin?
d ) Si se preparan, se guardan las copias de estos informes al menos por 3 aos?
e) Se han nombrado personas en especfico para
asumir la responsabilidad de inspeccionar los
productos solicitados?
Se ha dado la responsabilidad a ciertas personas
de la recepcin de los productos solicitados?
Se firman las notas de entrega por la persona que
hace la recepcin de los productos solicitados?
Tienen capacidad suficiente las dependencias del
departamento utilizadas como almacn para almacenar los niveles mnimos establecidos de existencias?
Est limitado el acceso a las dependencias del departamento utilizadas como almacn a aquellas personas que les es imprescindible la entrada en tales
dependencias?
Se ha identificado por escrito a las personas con
acceso autorizado a las dependencias del departamento utilizadas como almacn?