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REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIN Y CONTABILIDAD

Vol. IX, n. 31
enero-abril 1980
pp. 151-170

LA AUDHTORIA OPERACIONAL
Por
ROMERO
de Deloitte Haskins & Sells, Auditores
ENRIQUE

QUINTANAR

SUMARIO:

1. Generalidades.-2. Definiciones.-3. Alcance y objetivos.4. Frecuencia.-5. El auditor


operacional.-6. Desarrollo de la auditora operacional.-7. Planificacin de la revisin.8. Programas y cuestiona~ios.-9. Pruebas de auditoria.-10. Desarrollo de posibles sugerencias.-11. Preparacin, discusin y emisin del informe.-12. Beneficios para la empresa o ente econmico.-13. Ejemplos de programas y cuestionarios.

E. Quintanar Romero: La auditora operacional

El trmino Auditora Operacional se


utiliza para identificar una gran variedad de
estudios cualitativos y cuantitativos, por lo
que los conceptos y definiciones bsicas de
dicho trmino son variados. Adems se utilizan a menudo ttulos tales como: Auditora de Gestin, Auditora Analtica,
etctera, que esencialmente cubren estudios
y revisiones de alcance similar.
La palabra auditora se asocia en primer
lugar a la auditora convencional, o examen
de los estados financieros de una empresa,
para determinar si son representativos de su
situacin econmico-financiera y de sus operaciones a una fecha y por un perodo determinado. La tendencia actual es asociar
tambin la palabra auditora con el concepto
operacional de valoracin de la eficiencia y
eficacia de los distintos departamentos y funciones de una empresa.
En el mundo de los negocios actual no
hay duda de que la mejora de las operaciones es la llave para la puerta de la supervivencia econmica. Esta mejora puede
producirse de distintas maneras, entre las
que podemos mencionar solamente como
ejemplo :

til para todo tipo de empresas o entes econmicos: Bancos y Cajas de Ahorro, hospitales, corporaciones pblicas, compaas manufactureras, compaas de seguros, grandes
almacenes, hoteles, etc.

La definicin de libro de texto ms conocida es la de Roy Lindberg y Theodore Colin en 1972, que lo describe as: La auditora operacional es una tcnica para evaluar,
regular y sistematizar la efectividad de una.
unidad o funcin en relacin con parmetros de la empresa y de la industria en
general, utilizando personal que no'son especialistas en el rea sometida a estudio, con
el objetivo de asegurar a la direccin que
las metas fijadas estn siendo alcanzadas y/o
de identificar condiciones o situaciones susceptibles de ser mejoradas.
Otras definiciones a menudo citadas son
las siguientes: La auditora operacional es
un examen sistemtico, crtico y constructivo
y una evaluacin de la estructura organizativa, de los mtodos y procedimientos de gestin, llevados a cabo por una(s) persona(s)
independiente(s) (J. Santocki). La auditora operacional es una revisin y una valoa) Controlando mejor los costes de n- racin de la eficiencia y eficacia de las opemina y otros, a pesar de las tendencias in- raciones y de los procedimientos operativos.
flacionistas y de las demandas sociales, e in- Lleva consigo la responsabilidad de descubrir
crementando la productividad.
e informar a la direccin general de los problemas operativos, pero su principal objetivo
b) Mejorando la utilizacin de los acti- es asistir a la direccin en solventar los provos fijos para maximizar el producto de las blemas recomendando soluciones realistas
inversiones.
(Peter A. Pyhrr).
La auditora operacional tambin ha sido
Optimizando la funcin de compras.
descrita, aunque de forma ms simplista,
d) Agilizando el sistema de distribucin. como lo que el director hara si tuviera
tiempo para hacerlo y supiera cmo.
Nosotros hemos elaborado la siguiente deSe considera que la auditora operacional
finicin,
que creemos recoge todos los ases una herramienta muy importante para llevar a cabo las mejoras mencionadas a tra- pectos importantes:
La auditora operacional es una revisin
vs de la localizacin de los problemas que
puedan existir. Esta herramienta puede ser formal y sistemtica realizada por individuos

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cualificados independientes: 1) para determinar hasta qu punto un ente econmico,


o un4departamento o funcin dentro de dicho ente, est logrando las metas asignadas
por la direccin; 2) para identificar los problemas de funcionamiento U organizacin
que existan, Y 3) para ofrecer recomendaciones, cuando sea posible, dirigidas a sol-

ventar tales problemas y a ayudar a lograr


las metas no alcanzadas.))
3. A~~~~~ Y OBJETIVOS

En el cuadro adjunto se muestra el alcance y objetivos de la auditora operacional en


comparacin con los otros tipos de a~lditora.

Objetivo principal

. ... ...

Requiere juicio profesional.


Comparacin con parmetros o normas ... ... ...
Parmetros o normas utilizadas ... ... ... ... ...
a

1 Basada en evidencia ms
que en opinin ... ... ...

Auditora operacional

Auditora convencional

Auditora interna

Consultor

Evaluacin de la eficiencia
y eficacia de los sistemas
utilizados para el logro
de las metas fijadas, identificando los problemas.

Opinin independiente sobre la representatividad


de los estados financieros.

Medicin y evaluacin de
la efectividad de los controles.

Consejos sobre mtodos o


polticas alternativos y
su implantacin.

S.

S.

S.

S-

Utiliza muestre0 ...

... ...

Opinin para terceros


Alcanza a

. ...

... .., ... ... ...

Define problemas y oportunidades de mejora ...


Busca alternativas, las ensaya y escoge la ms conveniente ... ... ... ... ...

Involucrada en la resolucin de los problemas ...

8
a

kY

S2
9

S.

S
R

S.

S.

Primordialmente.

No siempre.

Ratios de la empresa o indicadores del tipo de industria.

Principios generalmente
aceptados de contabilidad.

Normas, polticas y procedimientos de la empresa.

Necesidades especficas de
cada problema.

Completamente.

En su mayora.

En su mayora.

En su mayora.

Frecuentemente.

Casi siempre.

Frecuentemente.

Ocasionalmente.

No.

S.

No.

No, excepto en ocasiones


especiales.

Todos los aspectos susceptibles de medida.

Primordialmente activos,
pasivos y resultados.

La mayora de las operaciones.

Generalmente reas y problemas especficos.

Casi exclusivamente.

Slo como subproducto.

Entre otras cosas.

Entre otras cosas.

Slo cuando es posible dentro de la capacidad profesional del auditor.

No.

A menudo.

Casi siempre.

No.

No.

S, cuando se le pide.

S; servicio primordial.

A:

o
5

SE-

s,

Ch

l-.

(Contina.)

Auditora operacional
Tamao de la organiza... ... ...
cin ... ...

...

Consultor

Cualquier tamao, excepto muy pequeas.

Normalmente en empresas
de ms de 500 empleados.

Sin relacibn.

Corto, generalmente de 4
a 12 semanas-hombre.

Generalmente corto.

Entre corto y largo.

Normalmente bastante
tiempo.

S.

S.

No siempre.

Casi nunca.

Periodicidad ... ... ... ...

Entre cada ao y cada


tres aos.

Anualmente.

De acuerdo con programas


establecidos.

No aplicable.

Mnima en el rea auditada. Principalmente en


recopilacin, anlisis e
interpretacin de informacin.

S, normalmente ser rniembro de un instituto profesional.

S, comparables a los de
un auditor convencional
y con la experiencia para solventar problemas.

Grandes conocimientos tcnicos.

Tiempo necesario

... ... ...

Realizada regularmente

Auditora interna

Grandes y medianas en
que la direccin no p u s
de controlar directamente todas las operaciones.

Auditora coi~ve~zcional

...

Conocimientos requeridos

Interrupcin del trabajo cotidiano ... ... ... ... ...


Comprobacin de la efectividad de los controles.

La que menos.

Irl

Considerablemente.

No mucho, excepto al irnplantar cambios en que


puede ser considerable.

De regular al que ms, dependiendo de la naturaleza del asesoramiento.

Una de sus responsabilidades.

Slo comentarios sobre la


efectividad del control
interno.

Se concentra en la evaluacin de los controles.

Raramente.

Evala personal directamente ... ... ... ... ... ...

Nunca.

Nunca.

Depende del trabajo especfico.

A menudo.

Desarrollo de la empresa.

Indirectamente.

No.

S.

S, es la especialidad del
consultor.

S.

S (esencial).

Parcialmente.

S, en cuanto a problemas
nuevos.

Independencia

... ... ... ...

P
E'

.J
a

3
ff

9
S

v-

-.

E. Quintanar Romeso: La auditora operacional


Como puede desprenderse del cuadro anterior, existen miichos puntos de contacto entre los distintos tipos de auditora y consultora mencionados, pero nunca de conflicto,
ya que los prismas bajo los que se realizan
son distintos.

Las auditoras operacionales no son necesarias anualmente; es ms, si se realizan muy


frecuentemente son de un \valor muy limitado
y desmoralizantes para el personal de la empresa. Se han de llevar a cabo cuando se
sospechan problemas o se observan tendencias negativas, y siempre una auditora cada
perodo de tres aos, tratando de cubrir durante dicho perodo todas las funciones y
departamentos. La' intensidad de la auditora puede variar segn los sntimas observados.

5. EL AUDITOR OPERACIONAL

El auditor operacional no tiene que ser


un experto en la funcin o departamento a
revisar, pero debe tener la suficiente formacin terico-prctica en las reas econmicoadministrativas y en auditora; debe poseer
inters e imaginacin, contemplar los problemas con un enfoque constructivo y positivo (nunca crtico), ha de ser un buen entrevistador (no un interrogador) y saber
sintetizar por escrito las observaciones realizadas. Es preferible el actuar en equipo,
ya que as se combinan talentos diversos y
se aade calidad e independencia.

6. DESARROLLO
DE UNA

AUDITORA

OPERACIONAL
l

11

La primera fase consiste en la planificacin general de la auditora. La segunda fase

157

es la realizacin de unos programas dirigidos


a la recopilacin de informacin mediante
entrevistas, recorrido de las dependencias y
obtencin de documentacin y a la evaluacin de dicha informacin mediante una serie de preguntas evaluativas. Con seis programas se cubren la mayora de las funciones
que puedan ser comunes a ms de un departamento (organizacin; gestin de personal;
gestin administrativa; seguridad, vigilancia
e higiene; gestin financiera; y compras).
Adems, es necesario un programa para cada
departamento de la empresa o ente: produccin, ventas, marketing, compras, exterior,
recaudacin o cobros, laboratorio, ingeniera
y mantenimiento, proceso de datos, crditos,
siniestros, nutricin, etc. En la tercera fase
se llevan a cabo pruebas de auditora especficas, si as se requiere, para determinar
si los problemas potenciales descubiertos a
travs de las preguntas evaluativas son problemas reales. La cuarta fase consiste en desarrollar sugerencias, cuando sea posible, para
solventar los problemas desc~ibiertos.En la
quinta fase se prepara el informe de auditora identificando los problemas potenciales
o reales y expresando las sugerencias desarrolladas. En la sexta fase se discute el informe
preparado con la direccin. En la sptima
fase se firma y emite el informe final.

La Direccin General seleccionar los departamentos de la empresa o ente que han


de ser objeto de la auditora operacional, as
como el auditor independiente que la llevar
a cabo. Se debe identificar tambin si slo
ciertas funciones dentro del departamento
han de ser sometidas a revisin. Como resultado de lo anterior, el encargado de la
auditora podr seleccionar los programas y
cuestionarios aplicables y, si es necesario,
adaptarlos convenientemente a las circunstancias especficas que se den en la revisin
que le ha sido asignada.

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el nombre y puesto de la persona de
la empresa que facilit la informacin,
la fecha en que se obtuvo y el nombre
de la persona del equipo revisor que
prepar la documentacin.

Los programas y cuestionarios para auditora operacional han de disearse para que
la revisin de un departamento en particular pueda hacerse independientemente de la
de otros departamentos.
Han de confeccionarse dos clases de programas y cuestionarios. Unos comunes o de
revisin de f~~nciones
aplicables a la mayora de los departamentos a auditar. Los otros
con procedimientos y preguntas aplicables
a departamentos especficos.
Cuando se lleva a cabo una auditora operacional de un departamento, se utilizarn
programas y cuestionarios comunes (mencionados anteriormente), y el programa y cuestionario especfico para el departamento en
cuestin. Cada programa ha de contener el
trabajo a realizar paso a paso, para recopilar
la informacin necesaria, que se utilizar al
completar cada cuestionario, y posteriormente para tonlar decisiones y preparar el informe de aiiditora operacional. Cada cuestionario ha de estar formado por una serie
de preguntas evaluativas, cuya respuesta ha
de ser si, no o N/A (no aplicable).
En general, la respuesta s indicar que
la situacin es buena, y la respuesta no
indicar la posibilidad de una mala situacin. Estas respuestas deben estar basadas
en la informacin obtenida al completar el
programa y detallada en los papeles de
trabajo.
La informacin obtenida a travs de los
procedimientos en los programas puede estar en las formas siguientes, que formarn
parte de los papeles de trabajo:

- Notas preparadas por las personas que


intervienen en la revisin para registrar
las entrevistas y las observaciones realizadas. Habr que indicarse en las notas el nombre y posicin de la persona
entrevistada, la fecha de la entrevista
o de la observacin y el nombre de la
persona del equipo revisor que efectu
la entrevista o realiz la observacin.

- Todos 10s procedimientos en los programas han de estar marcados 'con las
iniciales de las personas del equipo revisor que los han completado.
Una deficiencia en potencia detectada por
una respuesta negativa a una pregunta evaluativa deber ser discutida con la direccin,
a menos que est mitigada por otras razones, cuya existencia habr de ser adecuadamente documentada en los papeles de trabajo. Ser necesario entonces tomar una
decisin sobre la necesidad de realizar pruebas de auditora especficas para encontrar
o no ejemplos reales que confirmen la deficiencia.
La obtencin de informacin para completar los programas podr llevarse a cabo
mediante la consecucin de documentacin
por peticin directa, mediante el recorrido
de las dependencias de la empresa, mediante
entrevistas a su personal y mediante anlisis
financiero.
La documentacin que ser solicitada,por
los programas ser muy variada, y puede ser
interna :

- Documentos de la empresa o ente. Habr que indicarse en el documento el


nombre y puesto de la persona que lo
facilit y la fecha en que se obtuvo.
- Documentacin preparada por las personas que intervienen en la revisin en
base a informacin obtenida del personal de la empresa. Habr que indicarse

- Planes formalizados de metas y objeE

tivos.

- Manuales
tos.

de polticas y procedimien-

E. Quintanar Romero: La auditora operacional

- Descripciones de puestos de trabajo.


- Organigramas.

- Presupuestos y balances.
- Informes departamentales.
- Flujogramas.
- Formas en blanco.
- Actas;
o puede ser externa:

- Libros y artculos publicados.


- Estadsticas

de otras empresas.

159

informacin necesaria, no obtenida por otros


medios, para completar los programas de auditora operacional. El resultado de la auditora depende en gran parte del xito de estas entrevistas.
El anlisis financiero realizado mediante
la comparacin de una serie de ratios econmico-financiero-administrativos de la empresa con los de otros perodos de la misma
empresa, o con los ratios de otras empresas
durante el mismo perodo pueden servir de
base para identificar posibles problemas operacionales. Los ratios que pueden ser utilizados para realizar dicho anlisis son muy
variados y numerosos.

El recorrido de las dependencias con un


supervisor puede ser a veces la fuente de informacin ms productiva, ya que:

- Se

pueden notar problemas no registrados o imposibles de detectar por


anlisis de datos.
- Se puede observar el grado de comunicacin entre jefes y subordinados, la
forma de supervisin, o si el equipo y
las dependencias son adecuados y utilizados al mximo de su capacidad.
- Se puede reparar en las condiciones de
trabajo : luz, calefaccin, aire acondicionado, limpieza, etc.; en las condiciones de almacenamiento, y en las condiciones de seguridad e higiene.
- Se puede obtener una impresin general de su organizacin y operaciones.
Durante este recorrido se pueden hacer
muchas de las preguntas y obtener documentacin necesaria para la realizacin de
los procedimientos en los programas.
Las entrevistas a directores, supervisores
y otras personas de la empresa tendr entre
sus objetivos el conocer si los procedimientos, polticas, metas, etc., que se han establecido se estn tratando de cumplir en la
realidad, las razones por las que dichas personas no han identificado y resuelto ciertos
problemas, y en general el obtener toda la

Una vez identificado un problema potencial a travs de una respuesta no a un


cuestionario de preguntas evaluativas no mitigado por ninguna circunstancia, si la decisin que se toma es la de comprobar si
existen ejemplos reales que confirmen dicho
problema potencial, habr que realizar una
o varias pruebas de auditora.
Las pruebas de auditora consisten en
comprobaciones, generalmente por muestreo,
de la poblacin afectada por el problema
potencial. Dichas comprobaciones pueden
ser: examen de documentos soporte, confirmacin con terceros, verificaci6n de clculos, verificacin de secuencia, comprobacin
de imputaciones, investigacin de antigedad
u obsolescencia, etc.
Es conveniente al realizar pruebas de auditora por muestreo el utilizar un sistema
de seleccin estadstica de partidas a comprobar que permita la valoracin de los posibles errores en relacin con la poblacin
total.

Despus de la determinacin del problema


potencial o de la confirmacin del problema

Revista Espaola de Financiacin y Contabilidad

160

real, y si es posible dentro de la competencia


profesional del equipo revisor, se desarrollar una sugerencia para solventar dicha deficiencia o problema. Si no es posible, habr
que recomendar el acudir a un experto en el
tema para tratar de encontrar una soliicin.
Las sugerencias han de ser viables econmicamente, es decir, que el coste de su implantacin y desarrollo no exceda el de los
beneficios que de ellas se deriven.

11. PREPARACI~N,
DISCUSI~N Y

EMISI~N

DEL INFORME

El producto final del proceso de auditora


es el informe. Es esencial que este producto
final informe al lector de los descubrimientos y conclusiones del auditor de una manera clara y concisa. Para ello se deben tener
en cuenta, entre otros, los siguientes puntos:

- ,Planificar el informe al principio de la


auditora y desarrollar los comentarios
a medida que sta progresa.

- Evitar

conclusiones que se basen nicamente en juicios u opiniones sbjetivas.

- Usar una terminologa apropiada.


- Redactarlo para que sil lectura sea lo
ms fcil posible.

- Concentrarse en asuntos importantes y


de valor monetario elevado.

- Utilizar ayudas visuales (grficos, cuadros, etc.), cuando sea posible.

- Ser tan objetivos y neutrales en el tono


como sea posible.

- Evitar posibles controversias mediante


la revisin preliminar del informe con
los responsables de cada departamento
afectado y con los responsables generales de la empresa. Si parece apropiado, se pueden-incluir en el informe los

razonamientos de dichos respnsables


sobre determinados puntos.

12. BENEFICIOS
PARA LA EMPRESA.
o ENTE ECON~MICO

Mediante una auditora operacional, los


distintos departamentos y funciones revisados pueden beneficiarse de sta al ser identificados sus problemas y recibir diversas
recomendaciones para su solucin. Como
ejemplo ilustrativo nicamente mostramos algunos de estos beneficios en general, y para
varios departamentos y funciones en particular :

General:

- Contencin

de los costes aumentando


la produccin, las ventas o los servicios.

- Reduccin

de los costes manteniendo


la produccin, las ventas o los servicios.

- Establec+ento

de costes apropiados
para el nivel de produccin, ventas o
servicios.

- Incremento

de capacidad de produccin, ventas o prestacin de servicios.

- Incremento de prductividad (en relacin con coste unitario).

- Definicin de

nuevos o mejor snstantivados objetivos operativos y de gestin.

- Mejor respuesta de los sistemas y procedimientos administrativos a las necesidades de la direccin.

- Mejoras en los controles en general.


Gestin administrativa y financiera:

- Mejoras en planificacin y presupuestos.

E. Quintamr Romero: La auditora operacional

- Mejoras en la informacin para toma


de decisiones.

- Desarrollo de parmetros ms efectivos


de medida de la actuacin.

- Reduccin de la inmovilizacin en activos tales como cuentas a cobrar.

- Mejoras en las -prcticas contables.


- Sistema de costes ms adecuado.
Gestin de personal:

- Efectividad en la planificacin de personal.

- Mejora

161

- Mejoras
- Mejoras

en el control de inventarios.

en el control de compras de
alimentos.

- Reduccin de desperdicios de comidas.

- Mejoras en la planificacin de dietas.


- Mejoras en la

distribucin desde cocinas y cafetera.

Ingeniera y mantenimiento:

- Reduccin del consumo de energa.


- Mejoras de la programacin del man-

de la informacin sobre per-

sonal.

tenimiento.

- Reduccin del tiempo de equipo fuera

- Mejora

de la organizacin de la formacin interna.

- Mejora

en las descripciones de puestos de trabajo.

- Aumentar

la utilizacin de espacio y
del equipo.

- Incremento del control de piezas de repuesto.

Proceso de datos:

- Incremento

de funcionamiento.

- Mejor distribucin de costes de mandel control de costes de

tenimiento.

proceso.

- Aumento de la calidad de la informacin producida.

- Mejora

de la efectividad del proceso.

As podramos ir sealando los distintos


beneficios que podran obtenerse de una auditora operacional para cada uno de los departamentos de una empresa.

- Simplificacin del input y output.


Laboratorio:

- Aumento

de la eficiencia en la utilizacin del equipo.

- Aumento de la eficiencia en el control


de muestras.
- Incremento de la rapidez en dar resultados de anlisis (tramitacin).

Nutricin:

- Reduccin del coste total por racin.

13. EJEMPLOS
DE

PROGRAMAS
Y CUESTIONARIOS

Esta presentacin est necesariamente limitada en cuanto a espacio; sin embargo,


para que el lector adquiera una idea prctica de la metodologa y de 10s temas estudiados en una auditora operacional adjuntamos a continuacin ejemplos de hojas
sueltas escogidas al azar de diversos programas y cuestionarios de auditora operacional
de ciertas funciones comunes.

'

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162

(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

Procedimientos e informacin descriptiva

Referencia
papel

Realizado
Por

1. Entrevistar al jefe del departamento para:


a) Describirle en trminos generales el alcance de
la revisin

b) Identificar las personas responsables que sern


entrevistadas
c) Obtener los siguientes documentos, si existen:

1) Organigrama funcional
2) Cuadro de personal

3) Descripcin de los puestos de trabajo


d) Determinar qu puestos en el departamento tienen que ser ocupados por personas cualificadas, tituladas y colegiadas
e) Determinar qu puestos estn ocupdds por empleados cubiertos por convenios colectivos y obtener stos
f)

, '

Confirmar que los anteriores documentos, si


existen, reflejan la situacin actual
\

2. Si no existieran los correspondientes documentos,


entrevistar a las personas responsables para:
I

a) Preparar un organigrama
b) Preparar un cuadro de personal

c) Describir en trminos generales los puestos que


conforman el departamento

.
,

,,

E. Quintanar Romero: La auditora operacional


(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

SECCION 1. ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO


DE .............................................

Preguntas evaluativas

1. Existe una descripcin de cada uno de los puestos de trabajo?

--,

No

NIA

2. Cubren estas descripciones, si existen, lo siguiente:

a) Ttulo del puesto y atribuciones?

---

b) Responsabilidades?

-----

c) ~Autoridad?

d) Obligaciones fundamentales?
e) Prohibiciones fundamentales?
f)

Requisitos en cuanto a experiencia?

g) Requisitos en cuanto a formacin?

h) Requisitos fsicos?
i)

Factores personales?

j)

Habilidades requeridas?

k) Funciones especficas a desarrollar?


Z)

Requisitos de instruccin durante el trabajo?

m) Niveles de sueldos?

n) Horas de trabajo?

o) Oportunidades de promocin?
p) Ante quin es responsable la persona en el

puesto?
q) ~Requisitosde cualificacin, titulacin y colegia-

cin?

---

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(Hoja escogida al azar de un progranla de auditora operacional)

SECCION '2.'' POLITICAS DE PERSONAL DEL,: DEPARTAMENTO


DE ................ ............................

Preguntas evaluativas

No

g) Ha ayudado el d.epartamento de personal en


la preparacin del programa?

--

31. Existe un programa de instruccin durante el trabajo por escrito?

--

..

32. Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa:

a) Incluye el programa lo siguiente:


Funcionamiento del equipo o maquinaria?
Conservacin y cuidado del equipo o maquinaria?
Medidas de seguridad personal?
Responsabilidades del puesto de trabajo?
Tcnicas para la realizacin de funciones
especializadas?
Asuntos sometidos por empleados?
b) Se le ha asignado a una persona 1a.responsabilidad del funcionamiento del programa?
c) Existe un procedimiento por / ~ r i t o para revisar peridicamente el contenido del progra-

ma?

--

--

d ) Se ha revisado el contenido del programa durante el ltimo ao?

--

e) Existe un procedimiento por escrito para evaluar la efectividad del programa?

--

Se ha evaluado la efe/ividad del programa


en el ~ l t i m oao?

--

g) Ha ayudado el departamento de personal en


en la preparacin del programa?

--

f)

N/A

E. Quintanar Romero: La auditora operacional


(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

SECCION 2. POLITICAS DE PERSONAL DEL DEPARTAMENTO


DE : .... .........................................

Preguntas evaluativas

No

NIA

39. Existe evidencia documental de que, en los casos en que se requiera por su puesto, el personal
est cualificado, titulado y colegiado?

---

40. Se preparan informes de estadsticas de personal


al menos una vez al trimestre?

---

41. Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa,


incluyen los informes lo siguiente:

a) Rotacin del personal?


b) Ceses de empleados?
c) Acciones disciplinarias?
d) Excedencias?
e) Horas extraordinarias?
f) Accidentes?
42. Existe un expediente en el departamento para
cada empleado del mismo?
43. Si existe el expediente, ~contiene:

a) Evaluacin del trabajo realizado?


b) Asistencia a cursillos de formacin?
c) Datos sobre puntualidad, bajas por enfermedad, etc?
d) Amonestaciones?
e) Quejas presentadas por el empleado?
f ) Informes sobre accidentes en los que estuviera
involucrado el empleado?
g) Informacin sobre titulacin acadmica y profesional?
h) Cambios de categora?

---

---------

---

---

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(Hoja escogida al azar de un programa de aauditorat operacional)

,SECCION 4. SEGURIDAD, VIGILANCIA E HIGIENE


DEL DEPARTAMENTO DE : ........................
'

Referencia
papel no

Procedimientos e informacin descriptiva


14. Indicar en cuntos simulacros de irfcendio particip el personal del departamento durante el ljasado
ao

'

15. Indicar cules son las fechas de los simulacros de


incedio en los que el departamento partioilj
16. Indicar cul ?he la fecha de la~ltimainspeccin
o mantenimiento del equipo, incluyendo equipo de
emergencia
17. Indicar cules fueron las fechas de las ltimas sesiones de entrenamiento del personal del departamento en el funcionamiento del equipo de emergencia para cada turno
18. Indicar quin es el responsable de la inspeccin
del departamento en cuanto a seguridad, incluyendo
de incendio, y cul es su posicifi

19. Indicar quin es el responsable del seguimiento de


los informes sobre accidentes. o incidentes,, *y cul
es su posicin

20. Indicar cmo se anuncian al personal del departamento (boletines, notas en el tabln de anuncios,
comunicados, Sesiones informativas, etc.) las reco-u
mendaciones resultantes de los informes sobre accidentes

21. Indicar
unidad es reseonsabli de cada tibo de'
limpieza (quitar el polvo, lavar, fregar, encerar,
abrillantar, inspeccionar la limpieza, etc.) de cada
uno de los siguientes:

'

'

'

Realizado
Por

E. .Quintanar Romero: La auditora operacional


(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

SECCION 5. GESTION FINANCIERA COMO mJNCION


.....
DEL DEPARTAMENTO DE : ....................

Preguntas evaluativas
1. Existe un presupuesto operativo del departamento?

No

NIA

--- - -

2. Si existe:

a) Ayuda el personal del departomento en su


preparacin?
b) Se facilitan al director del departamento informes sobre el cumplimiento del presupuesto?
3. Existe un presupuesto de plantilla del departamento?
4. Si existe, se necesita una autorizacin especial para
desviarse de este presupuesto?
5. Existe un presupuesto de necesidades de equipo
del departamento?

6. Si existe, se necesita una autorizacin especial para


desviarse de este presupuesto?

7. Si el departamento realiza cobros:


a) Se registran los cobros inmediatamente?
b) Se depositan los cobros diariamente en el
banco?
c) Se han verificado los fondos en poder del cajero en las ltimas 24 horas?

8. Tiene el departamento un sistema analtico de tostes?


9. Si lo tiene, incluye el registrar y preparar informes de:

a) Medida de la productividad del departamento?

-----

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(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

SECCION 6. COMPRAS COMO, FUNCION . DELo DEPARTAMENTO


. .
DE: ...................
................. ........

Procedimientos e informacin descriptiva

Referencia
papel rzO

2) Determinar las personas del departamento autorizadas para emitir pedidos y su posicin
2. Ei existen polticas y procedimientbs por escrito
para las actividades de compra del departamento:

a) Determinar el responsable de revisarlos y actualizarlos y su posicin


b) Determinar cul fue la fecha de su ltima revisin
3. Determinar los nombres y posiciones de las personas autorizadas a emitir solicitudes de compra '

4. Si existen especificaciones para productos comprados regularmente por el departamento:


a) Determinar los nombres y posiciones de'las per-sonas responsables de revisar y actualizar di, .
chas especificaciones
b) Determinar la fecha de la ltima revisin

5. Determinar si el departamento somete a pruebas los


productos que se van a comprar como parte del
proceso de seleccin de proveedor

6. Si 10s productos a comprar son sometidos a p$ebas por el departamento:


a) Determinar el nombre y posicin de las personas que r e a l h n los tests
b) Determinar el nombre y posicin de las personas que evalan los resultados de los tests
c) Determinar por cunto tiempo se guardan los
registros de las evaluaciones de los resultados
de los tests

Realizado
Por

E. Quintanar Romero: La auditora operacional


(Hoja escogida al azar de un programa de auditora operacional)

SECCION 6.' COMPRAS COMO FUNCION DEL DEPARTAMENTO


.........
DE : ...................................

Preguntas evaluativas
e

Se especifica por escrito el mtodo para determinar los niveles mnimos de existencias para nuevos pedidos?
Si el departamento es responsable de la inspeccin
de los productos solicitados:
a) Estn las polticas y procedimientos de inspeccin por escrito?
b) Si estn por escrito:
1) Se identifican los tipos de productos que
han de inspeccionarse?
2) Se indica cmo se han de seleccionar productos especficos para su inspeccin
e) Se preparan informes de la inspeccin?
d ) Si se preparan, se guardan las copias de estos informes al menos por 3 aos?
e) Se han nombrado personas en especfico para
asumir la responsabilidad de inspeccionar los
productos solicitados?
Se ha dado la responsabilidad a ciertas personas
de la recepcin de los productos solicitados?
Se firman las notas de entrega por la persona que
hace la recepcin de los productos solicitados?
Tienen capacidad suficiente las dependencias del
departamento utilizadas como almacn para almacenar los niveles mnimos establecidos de existencias?
Est limitado el acceso a las dependencias del departamento utilizadas como almacn a aquellas personas que les es imprescindible la entrada en tales
dependencias?
Se ha identificado por escrito a las personas con
acceso autorizado a las dependencias del departamento utilizadas como almacn?

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