Para qu sirve la contabilidad?

La contabilidad es una disciplina o ciencia social creada exclusivamente para realizar

y administrar los movimientos econmicos, de particulares o empresas.
La contabilidad tiene sus orgenes en el comercio mismo, no se ha encontrado una
fecha especfica, pero existen noticias de su existencia en la roma antigua, en Egipto,
y otras culturas.
Existen tablillas de arcilla en la que se evidencian movimientos contables directos,
usados para llevar el control de los recursos existentes.
Para qu sirve la contabilidad?
La contabilidad sirve para que todos aquellos que lo requieran lleven un registro de
sus entradas y salidas econmicas. En el comercio es muy utilizado para sacar la
diferencia entre la inversin, el gasto y la ganancia, y de esta manera conseguir un
rgimen que les diga cuanto han ganado.

Es el instrumento idneo para conocer las cantidades y costos

Es con la contabilidad que se pueden direccionar las direcciones administrativas, por

lo cual se encuentra muy ligada en la administracin, y por ende en muchas ciencias
alternas, (por lo general ciencias sociales).
Se sirven de la contabilidad:

Comerciantes

Banqueros

Gobiernos

Jefes de familia etc.

Las bases si no es que las ms importantes son el libro contable y la partida doble.
En general la contabilidad lleva el control de las entradas y salidas econmicas de
cada individuo, institucin o rgimen y permite a todos aquellos que se sirven de ella
direccionar el capital a la funcin ms adecuada y al gasto ms importante,
jerarquizando de este modo las prioridades y posibilitando su cumplimiento.

Definicin

de

contabilidad

1.1 Qu es la contabilidad?
Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite
reflejar de forma ordenada la actividad econmica de la empresa en el da a da.
As a travs de la contabilidad las personas responsables de la administracin y gestin
de
una
empresa
pueden
responder
a
cuestiones
del
tipo:
Cunto
dinero
tengo
disponible
en
las
cuentas
bancarias?
Cunto
dinero
me
debe
un
cliente?
- Cul es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacn?
- Cunto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente?
- Cul es el beneficio que ha generado la empresa en un determinado perodo de
tiempo?
- Cul es el importe de la liquidacin de IVA del presente trimestre?
....
En definitiva, la contabilidad es la herramienta que permite a la administracin de la
empresa tomar decisiones partiendo de la informacin ms adecuada.

1.2 Para qu sirve?

Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un
orden cronolgico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.
La contabilidad es una herramienta clave para conocer en que situacin y condiciones se
encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta informacin, poder tomar las
decisiones
necesarias
para
mejorar
su
rendimiento
econmico.
Realizar una contabilizacin correcta sirve internamente para la toma de decisiones de
gestin y administracin y externamente para que cualquier persona interesada en

conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer, caso de los accionistas, proveedores,

etc...

Interno: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cul es

su situacin econmica.

Externo: para proporcionar informacin relevante a accionistas, inversores,

bancos, hacienda.... Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la
empresa la informacin que se toma como base para el clculo de los impuestos a
los que est sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc.

1.3 Qu es el plan general de contabilidad (PGC)?

Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y mtodos a seguir en el registro
de
la
actividad
econmica
de
la
empresa.
Su utilizacin es de carcter obligatorio y de repercusin nacional e internacional, esto es,
aplicable a las empresas espaolas tanto en sus actividades de mercado interno como de
mercados
exteriores.
En una economa globalizada la estandarizacin de la informacin contable se convierte
en una prioridad as, la ltima reforma del Plan General de Contabilidad responde a la
necesidad de estandarizacin y normalizacin de la informacin contable de las empresas
espaolas siguiendo las directrices y filosofa marcada por los principales organismos
internacionales. Esto hace que la redaccin del vigente Plan General de Contabilidad se
haya inspirado en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) as como en las
Normas
Internacionales
de
Informacin
Financiera
(NIF)
consensuadas.
En Espaa es el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC), dependiente del
Ministerio de Hacienda, el encargado de velar por la vigencia y actualizacin del Plan
General de Contabilidad as cmo de establecer el criterio a seguir en el registro de los
ms diversos hechos econmicos.

1.4 Normas internacionales de contabilidad

Las normas internacionales de contabilidad nacen para satisfacer la necesidad, en una
economa globalizada, de homogeneizar la informacin contable generada por las
empresas. De hecho nacen para normalizar la informacin que las empresas cotizadas
han de aportar a los mercados en los que cotizan pues en un mundo donde los mercados
financieros son globales es preciso que la informacin aportada por cada empresa sea
comprensible y comparable con la aportada por otra que opere en otro mercado con
independencia de que su nacionalidad y actividad sea distinta.
As la actual regulacin Espaola se inspira en los dictmenes y filosofa establecida a
travs de:

Las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad), fueron dictadas por el

(IASC) International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB.

El IASB adopt todas las NIC y continu su desarrollo, denominando a las nuevas
normas (NIIF) "Normas Internacionales de Informacin Financiera

Obligaciones de llevar la contabilidad

2.1 Quines estn obligados a llevar la contabilidad?
Estn obligados a llevar la contabilidad, segn el plan general contable, las siguientes
sociedades mercantiles:

Sociedad Limitada

Sociedad Annima

Sociedad Laboral

Sociedad Cooperativa

Una sociedad mercantil no es ms que la unin de una o varias personas fsicas o

jurdicas (otras sociedades o entidades) con un objetivo en comn, que ser el de obtener
beneficios, que no tienen por que ser de carcter econmico, a travs de las actividades
que realicen.
En un trmino ms amplio podemos decir que estn obligados a llevar un registro
contable de sus actividades todas aquellas personas fsicas o jurdicas que realizan
alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento econmico.
A qu llamamos actividades comerciales?

Son todas las operaciones que se realizan en una empresa con objeto comercial,
es decir, con fin lucrativo.

Es toda accin que se origine con el fin de obtener una contraprestacin

econmica.

2.1.1 La excepcin de los trabajadores autnomos

Los trabajadores autnomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la
contabilidad pero NO estn obligados a hacerlo.
Las nicas obligaciones registrales que tienen son:

Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas.

Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.

Qu

es

un

trabajador

autnomo?

Es la persona que se dedica a realizar en nombre propio y de forma habitual una

determinada actividad con el objetivo de beneficiarse de la rentabilidad derivada de dicha
actividad, asumiendo la iniciativa y el riesgo.

2.1.2 Capacidad legal para poder crear una empresa

Para poder crear una empresa es necesario que el emprendedor tenga la capacidad
necesaria para contratar, que en la mayora de los casos se corresponder con ser mayor
de edad, si bien en funcin de las caractersticas de la empresa que quiera constituir
deber estar atento a las especificaciones legales que se fijan para cada una de ellas. As
pues puede precisar de un nmero de socios determinado o de un mnimo capital social,
etc.
Para que una persona pueda administrar una empresa ha de ser mayor de edad o estar
emancipado, capacitado fsica y psquicamente y no haber sido declarado culpable en un
juicio.

2.2 Qu obligaciones existen a la hora de llevar la

contabilidad?
Adems de los criterios establecidos en el propio documento, donde se establece como
valorar un determinado hecho econmico, el contable o persona encargada de la llevanza
de las cuentas de la empresa deber seguir un criterio que le permita adaptar la norma
general a su caso particular para lograr que la informacin que se obtenga de las cuentas
de la empresa transmita una imagen real de la empresa. Para ello deber determinar los
niveles de relevancia adecuados en su caso particular para as realizar un proceso
contable
eficaz.
En cuanto a los criterios y directrices de obligado cumplimento regulados en el Plan
General de Contabilidad, en la actualidad nos encontramos con que dependiendo del tipo
de sociedad mercantil podemos elegir una versin ms amplia o una versin ms
reducida
del
Plan
de
Contabilidad.
As en el caso de las pequeas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la
utilizacin de la versin simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) la versin
ordinaria.
La versin reducida est formada por las mismas partes que el plan general normal pero
con menos obligaciones para que no resulte tan laborioso el registro contable ya que los
usuarios habituales de la informacin contable de una pequea y mediana empresa no
requieren de una informacin tan exhaustiva como los de una gran empresa, sobre todo
en los aspectos relacionados con el patrimonio, derechos y obligaciones que maneja la
empresa, aspectos que conforman el grueso de la adaptacin realizada sobre el Plan de
Contabilidad en su versin general.

2.2.1 Cundo una empresa es considerada una PYME?

Para que una empresas pueda utilizar la versin simplificada del Plan General de
Contabilidad ha de cumplir con los requisitos establecidos para la presentacin en el
Registro Mercantil de los modelos de cuentas anuales abreviados.
En este sentido los lmites establecidos para esto son los siguientes, debiendo cumplir por
lo menos con dos de ellos:
- Que el activo no supere los 2.850.000

- Que su cifra de negocio no supere los 5.700.000

- Que su nmero de trabajadores sea igual o menor de 50.
En caso de que cumpla con los lmites anteriores pero est participada en cuanta igual o
superior al 25 % por una empresa que no tenga la consideracin de PYME no podr
aplicar la versin simplificada de plan.

Estructura del Plan de Contabilidad

El actual plan de contabilidad est organizado en cinco partes distintas:
1. Marco conceptual (principios contables y criterios de valoracin)
2. Normas de registro y valoracin
3. Cuentas anuales
4. Cuadro de cuentas
5. Definiciones y relaciones contables
No obstante, el plan de cuentas no es inalterable, existen planes sectoriales
(adaptaciones especficas relativas a una determinada actividad o tipologa de empresas)
generados por el ICAC.

3.1 Marco conceptual

Recoge la informacin relativa a los documentos que integran las cuentas anuales as
como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso de contabilizacin.
Acceder a la gua detallada Marco Conceptual

3.2 Normas de registro y valoracin

Las normas de registro y valoracin son un conjunto de reglas de obligada aplicacin en
el registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho
registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la informacin contable de
una
empresa
con
la
de
otra.
Acceder a la gua detallada de las Normas de valoracin

Funcionamiento de una cuenta

Las cuentas actan como el elemento de mayor detalle con el que podemos trabajar en
contabilidad recogindose en ellas la actividad desarrollada con un cliente, proveedor,
cuenta bancaria, elemento de activo, etc.

4.1 El debe y el haber

Las cuentas contables tienen dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y
haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta, la
anotacin
la
realizaremos
al
debe
o
al
haber.
As, si representamos grficamente la cuenta tendr la siguiente apariencia:
Nombre de la cuenta
Debe

Haber

Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarn su valor mediante anotaciones

en el debe (parte izquierda), y disminuirn su valor mediante anotaciones en el haber
(parte derecha).
Cuenta de activo
Debe

Haber

Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace ms

negativo y por tanto nuestra obligacin o deuda se incrementa, mediante anotaciones en
el debe (parte izquierda), e incrementan su valor, se hace ms positivo por lo que la cuant
de la obligacin o deuda disminuye, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).
Cuenta de pasivo
Debe

Haber

4.1.1 Ejemplos de movimiento de una cuenta de activo

1. Tenemos una empresa y compramos una fotocopiadora por 300 .
Una fotocopiadora es un Activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a
formar
parte
de
su
patrimonio.
El asiento que refleje la adquisicin de la fotocopiadora ser el siguiente:
Asiento de la compra pagado por caja
Debe

300 (216) Mobiliario (fotocopiadora)

Haber
a

(570) Caja efectivo

300

Mayor 216 Mobiliario

Debe

Haber
300

Mayor 570 Caja

Debe

Haber
300

2. Como nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por

valor
de
1.000
.
Se trata de un Activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos
a
venderla.
La anotacin en la cuenta de activo que refleje la venta, como consecuencia de la
actividad de la empresa, ser:
Asiento de venta
Debe

Haber
a

1.000 (570) Caja efectivo

(700) Venta mercaderas

(ordenadores)

1.000

Mayor 700
Venta mercaderas
Debe

Haber
1.000

Mayor 570 Caja

Debe

Haber
1.000

4.1.2 Ejemplos de movimiento de una cuenta de pasivo

En el ejemplo anterior, compramos una fotocopiadora, pero a quin le compramos
esa
fotocopiadora?

Si una compra no la pagamos en el momento, nos encontraremos con que habremos

adquirido un compromiso de pago, una obligacin, con el vendedor de abonarle el importe
debido. Esta obligacin pasar a engrosar el resto de obligaciones de la empresa, esto es
su Pasivo. As para reflejar dicha operacin en la correspondiente cuenta contable
realizaremos una anotacin en el haber de la cuenta, parte izquierda del libro mayor de la
cuenta, por lo que al realizar el asiento dicha cuenta aparecer en el haber parte derecha
del asiento.
Debe

Haber

300 (216) Mobiliario (fotocopiadora)

(511) Proveedores Inmovilizado a

c/p

300

Mayor 216 Mobiliario

Debe

Haber
300

Mayor 511 Proveedores

Inmovilizado a c/p
Debe

Haber
300

Cuando le paguemos al proveedor por la compra de la fotocopiadora desaparecer el

compromiso de pago, por lo tanto, el pasivo creado en el Haber (parte derecha) con el
importe de 300 deber aminorarse por el Debe (parte izquierda) por el mismo importe.
De esta forma habremos reflejado en contabilidad que se ha producido una obligacin de
pago que posteriormente se ha liquidado.
Debe

Haber

300 (511) Proveedores Inmovilizado a

c/p

(572) Banco cuenta corriente

300

Mayor 511 Proveedores

Inmovilizado a c/p
Debe
300

Mayor 572 Banco

Haber
300

Debe

Haber
300

El importe en negrita de la cuenta (511) diferencia el saldo anteriormente anotado en esta

cuenta por la adquisicin del mobiliario, del pago por dicha compra.
El saldo final de la cuenta (511) ser igual a cero debido a que el total de la suma de la
columna del Debe y de la columna del Haber da el mismo importe, y por lo tanto, su
diferencia (Debe 300 - Haber 300) resulta cero.

Libro diario
La funcin del libro diario es registrar todas las operaciones econmicas que se producen
en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenndolas
cronolgicamente.
A cada anotacin en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento
A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qu clase de hecho econmico
voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo.

En primer lugar, qu hecho econmico voy a anotar en el diario de la empresa?

Una compra?, una venta?, un pago o cobro?, una provisin?, una reserva?,
un gasto?, un ingreso?...

En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho
econmico tienen carcter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligacin) para
saber por que lado (debe o haber), aumentarn o disminuirn los importes
afectados.

Y en tercer lugar, qu cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para
saber qu cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas,
pues todas ellas vienen definidas por lo que difcilmente no encontraremos una
cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habra que
buscar a qu grupo pertenece el hecho econmico producido en la empresa,
despus dentro de ese grupo, en qu subgrupo encajara ms segn las
definiciones y caractersticas descritas en el plan de cuentas y finalmente, dentro
del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a las operacin econmica
realizada.

6 Cmo hacer un apunte en el libro diario

6.1 Las contrapartidas (partida doble)
Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar
ningn importe en la partida del debe sin anotar la variacin que genera en la partida del
haber.

Cuando registremos un hecho econmico en el libro diario, hay que saber que
intervendrn varias cuentas tanto en el Debe como en el Haber que tengan relacin con el
hecho
econmico
de
que
se
trate.
Por ejemplo, en la compra de un bien intervendr la cuenta de cargo en el Debe
(adquisicin del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creacin de la
obligacin de pago del bien adquirido).
Es importante recordar, que en un asiento, la suma de las cuantas registradas en
las cuentas del debe y la suma de las cuantas registradas en las cuentas
registradas en el haber, tiene que ser igual. Cuando sucede esto se dice que el
asiento esta cuadrado.
En un asiento NUNCA puede quedar el debe y el haber con un importe diferente.
Esta tabla representa el orden ordinario en el que aparecen anotados los asientos en el
libro diario:

Debe

N cuenta

Concepto

Concepto

N cuenta

Haber

Importe
cargado

Nmero de
cuenta de
cargo

Concepto de la
operacin
registrada en el
debe*

Concepto de la
operacin
registrada en el
haber*

Nmero de
cuenta de
abono

Importe
abonado

Puede ser interesante que los conceptos de ambas partes (debe y haber) sean distintos
pues cuando accedemos a los mayores de cada una de las cuentas no tendremos a la
vista las contrapartidas por lo que cuanto ms detallada sea la informacin mejor.

Libro mayor
Como ya sabemos, todos los hechos econmicos que se producen a lo largo del ejercicio
de una empresa como consecuencia de la actividad a la que se dedica, deben registrarse
en
el
libro
diario
por
orden
cronolgico.
Ahora hay que tener en cuenta otro elemento importante para llevar el control econmico
de
la
empresa
de
forma
correcta
y
clara,
el
libro
mayor.
La funcin del libro mayor es la de reflejar en cada una de las cuentas, las operaciones
econmicas que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio econmico
de forma cronolgica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada
cuenta por las operaciones registradas.

7.1 Qu aparece en el libro mayor?

Aparecen todas las cuentas que se anotan en el libro diario durante todo el ejercicio
econmico de una empresa.

A medida que se registra un asiento en el libro diario, las cuentas utilizadas deben
registrase
en
el
libro
mayor
de
la
empresa.
Por ejemplo, si la cuenta del banco ha sido usada en repetidas ocasiones en diferentes
asientos del libro diario, el libro mayor reflejar todas y cada una de las operaciones en
las que esa cuenta a sido utilizada, reflejando la fecha de cada operacin, el n de asiento
al que pertenece, los conceptos de la operacin y los cargos abonos que se producen
en dicha cuenta por cada una de las operaciones.
El mayor es como el ndice de nuestro diario, pero mucho ms detallado, debido a que si
necesitamos alguna vez saber informacin de alguna cuenta, nos resultar ms fcil
acudir al libro mayor, buscar la fecha de la operacin, la cuenta utilizada y el libro mayor
se encargar de citar todas las anotaciones que se hubiera producido en esa cuenta.

7.1.1 Reglas
Reglas a seguir si se realiza la contabilidad a mano:

Toda cuenta cargada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro
mayor.

Toda cuenta abonada en el diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro
mayor.

Realizar la contabilidad a mano est hoy en da en desuso, estos procedimientos los

suele hacer un programa especializado y programado para que lo haga automticamente.
Nosotros slo tendremos que anotar en el diario los asientos y l slo se encargar de
pasarlos al libro mayor.
Al igual ocurre, con los balances, se hacen automticamente mediante programas
informticos.
La tarea del contable ser la de anotar en el diario los apuntes que se debieran registrar
por las distintas operaciones a las que se ve afectada la empresa siguiendo los criterios
del plan general de cuentas (PGC).

Tipos
8.1

de
Balance

de

sumas

balances
y

saldos

(comprobacin)

Es un documento que sirve para que el empresario obtenga datos fieles que garanticen
que el registro de los hechos econmicos producidos durante todo el ejercicio econmico
de
la
empresa
se
haya
hecho
de
forma
correcta.
Su objetivo es informar si se encuentran debidamente cuadradas todas las cuentas
utilizadas en el libro diario al registrar los asientos durante el ejercicio econmico de la
empresa mostrando los saldos resultantes de cada una de las cuentas.
En el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas utilizadas en el ejercicio de
la empresa y al lado de cada una de ellas la suma del debe, del haber y el saldo
resultante
ya
sea
Deudor
o
Acreedor.
Si el importe del debe es mayor que el del haber, diremos que tiene saldo deudor y si el
importe del haber es mayor que el del debe, diremos que tiene saldo acreedor.

Cuenta

Debe

Saldo Deudor
(Debe)

Haber

Saldo Acreedor
(Haber)

SUMAS

8.1.1

Ejemplo

de

balance

de

sumas

saldos

En el mayor:

Mayor 600 Compras de mercaderas

Debe

Haber
350

1.000

Diferencia= 1.000 - 350 = 650 saldo deudor

Cmo aparecer en el balance de sumas y saldos la cuenta 600?

Cuenta

Debe

Haber

Saldo Deudor
(Debe)

Saldo Acreedor
(Haber)

600

1.000

350

650

La diferencia entre el debe y el haber de esta cuenta es de 650 , por lo tanto, tiene que
aparecer en el saldo deudor porque existe ms saldo en el Debe y las cuentas del Debe
son cuentas deudoras. Si al saldo deudor se le resta el saldo acreedor dar una diferencia
que es la que falta de saldar al debe; esto reflejar la situacin real de esa cuenta que
tiene un saldo deudor de 650 an pendiente de cerrar.
Al final del balance de comprobacin aparecern las sumas totales del debe y el haber
(qu tienen que dar el mismo importe) y del saldo deudor y saldo acreedor (qu entre
ellas tambin tienen que dar el mismo importe). Si esto sucediese, quedara reflejado que
la contabilidad est cuadrada correctamente.
Nota
El balance de sumas y saldos o de comprobacin tendr que hacerse antes del cierre del
ejercicio para que los saldos de las cuentas reflejen la realidad, en el caso contrario, los
saldos reflejaran cero.

8.2

Balance

de

situacin

El balance de situacin sirve para informar sobre la situacin econmica de la empresa en

cualquier
momento
del
ejercicio
en
que
se
halle.
Refleja y agrupa todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa y
muestra sus saldos reales agrupados, representando la situacin patrimonial de la misma
en cualquier momento y as poder compararla con la de ejercicios anteriores.
En el balance de situacin slo aparecen los 5 primeros grupos patrimoniales del plan
general de cuentas ya que este balance solamente tiene como objetivo informar sobre el
patrimonio que posee la empresa en cualquier momento del ejercicio econmico.
Su representacin grfica suele ser bsicamente la siguiente, aunque la separacin del
activo y del pasivo puede ir tanto en horizontal cmo en vertical

Activo
Activo Corriente

Pasivo
Ao
anterior

Ao
actual

Pasivo Corriente

(Grupos 3, 4 y 5)
Tesorera, Deudores y
Cuentas Financieras que
tiene la empresa a corto
plazo (menos de un ao)

(Grupo 4)
Acreedores que tiene
la empresa a corto
plazo (menos de un
ao).

Sumas del Activo

Corriente

Sumas del Pasivo

Corriente

Activo No corriente
(Grupo 2) Inmovilizado
Son todos los bienes que
tiene la empresa a largo
plazo (superior a un ao).

Ao
anterior

Ao
actual

Pasivo No Corriente

Ao
anterior

Ao
actual

Ao
anterior

Ao
actual

Ao
anterior

Ao
actual

((Grupo 4)
Acreedores que tiene
la empresa a largo
plazo (superior a un
ao).
Sumas del Pasivo No
Corriente
Patrimonio
Grupo 1) Fondos
propios
Es el fondo econmico
y social de la empresa
a largo plazo (superior
a un ao).

Sumas del Activo No

corriente

Sumas de Patrimonio

TOTAL ACTIVO

TOTAL PASIVO

Liquidacin, regularizacin y cierre del ejercicio

Al finalizar el ejercicio econmico, hay que realizar una serie de operaciones que son
indispensables para poner fin a la actividad de la empresa.
Lo primero, es liquidar todos los impuestos y realizar los ajustes correspondientes, hacer
el asiento de variacin de existencias que sirve para saber cuntas mercaderas nos
quedan en el almacn, hacer los asientos de amortizaciones del inmovilizado material e
inmaterial y el asiento de regulacin de prdidas y ganancias.

9.1 Regularizacin de prdidas y ganancias

La regulacin de prdidas y ganancias consiste en cuadrar todas las cuentas de los
grupos 6 y 7, de manera que su saldo final sea cero.
Para saldarlas habra que realizar una anotacin en el diario en el lado contrario al que
presente el mayor importe registrado. Las cuentas de compras y gastos (6) se crean en el
Debe y las cuentas de Ventas e Ingresos (7) se crean en el Haber.
No obstante, existen excepciones, cmo son los descuentos de rappel por compra (6) o
por venta (7) que se crean en el lado opuesto al que deberan crearse por pertenecer a
dichos grupos, ests cuentas lgicamente se regularizarn anotando su saldo en el lado
contro, debe o en el haber. En este caso, al crearse de forma diferente a lo normal el
rappel por compra (6) se regularizar en el debe y el rappel por venta (7) en el haber,
justo todo lo contrario a lo que normalmente sucede con la regularizacin de estos grupos.
Todas las cuentas de los grupos 6 y 7 tienen como contrapartida la cuenta de prdidas y
ganancias (129) cuyo saldo finanl se encontrar en el debe si ha habido prdidas y al
haber si ha habido beneficios.

9.2 Variacin de existencias

Es el recuento de las mercaderas que quedan en el almacn de la empresa no vendidas
durante el ejercicio econmico de que se trate.
La forma de reflejar en contabilidad de la variacin de existencias de una sociedad ser
mediante la anotacin de asientos en el libro diario al finalizar el ejercicio econmico, pero
dependiendo del tipo de existencia que haya en almacn, se utilizarn en los asientos
diferentes nmeros cuentas de los grupos 6 (Compras y gastos) o 7 (Ventas e ingreso) y 3
(Existencias).
Estos asientos sirven para registrar las diferencias entre las existencias finales e iniciales
de mercaderas, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso,
semiterminados, terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados.
De tal forma que, la diferencia de la suma de los totales del Debe y el Haber en el mayor
de la cuenta (300) mercaderas sera igual al importe de las existencias que queden en la
empresa al finalizar dicho ejercicio econmico.

Clases de cuentas de variacin de existencias (grupo 6):

Debe
1.
610.
Variacin
de
existencias
2.
611.
Variacin
de
existencias
de
3. 612. Variacin de existencias de otros aprovisionamientos
Haber
1.
2.
310
3. 320 Otros aprovisionamientos

de
mercaderas
materias
primas

300

Mercaderas
primas

Materias

Ejemplo:
Por las existencias iniciales:
Variacin de las existencias iniciales
Debe

Haber

(610) Variacin de existencias

(300) Existencias

Por las existencias finales:

Variacin de las existencias finales
Debe

Haber

(300) Existencias

(610) Variacin de existencias

Enlace
directo
de
asientos
de
variacin
610/611/612. Variacin de existencias de . . .

de

existencias

grupo

6:

Clases de cuentas de variacin de existencias (grupo 7):

Debe
710. Variacin de existencias de productos en curso
711. Variacin de existencias de productos semiterminados
712. Variacin de existencias de productos terminados
713. Variacin de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados
Haber
33.
Productos
34.
Productos
35.
Productos
36. Subproductos, residuos y materiales recuperados

en

curso
semiterminados
terminados

Ejemplo:
Por las existencias iniciales:
Variacin de las existencias iniciales
Debe

Haber

(710) Variacin de existencias

productos en curso

(330) Productos en curso

Por las existencias finales:

Variacin de las existencias finales
Debe

Haber

(330) Productos en curso

Enlace
directo
de
asientos
de
710/713. Variacin de existencias de . . .

(710) Variacin de existencias

productos en curso

variacin

de

existencias

grupo

7:

Legalizacin de libros oficiales

Todas las sociedades tienen la obligacin cada ao de presentar sus libros contables en
el Registro Mercantil de su domicilio social.
El tiempo para presentarlos y legalizarlos es hasta 4 meses desde producirse el cierre del
ejercicio econmico de la empresa (finales de abril).
Los libros que se presenten en blanco cuya legalizacin hubiera sido anterior a los das
finales de abril no estn sujetos a plazo porque el contenido que se debe anotar en ellos
se entiende cmo legalizado.

10.1 Llevanza de libros y obligacin de legalizar

Todas las sociedades mercantiles tienen la obligacin de legalizar en el Registro
Mercantil los siguientes libros oficiales:
Libro de Actas - Artculo 106 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de Julio, por el que se
aprueba el Reglamento del Registro Mercantil
Libro diario
Inventario y cuentas anuales
Es importante destacar los libros auxiliares (que no tienen la obligacin de ser
legalizados) y los libros obligatorios a legalizar de los siguientes sujetos pasivos:

10.1.1 Profesionales por cuenta propia

Si se encuentran en estimacin directa simplificada del IRPF, debern llevar Libros
Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de Comercio:

Libro facturas emitidas

Libro facturas recibidas
Libro registro de bienes de inversin

10.1.2 Empresarios individuales

- Si se encuentran en estimacin directa y si se dedican a una actividad industrial,
comercial o de servicios.
Libros oficiales obligatorios: Libro diario, inventario y cuentas anuales
- Empresarios individuales acogidos al Rgimen de Estimacin Directa Simplificada del
IRPF:
Libro registro de ventas e ingresos.
Libro registro de compras y gastos.
Libro registro de bienes de inversin.
- Empresarios individuales acogidos al Rgimen de Estimacin Objetiva del IRPF:
No estn obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus
operaciones. No obstante, si aplican deduccin por amortizaciones, debe llevar un libro de
Registro de Bienes de Inversin.

10.1.3 Sociedades Limitadas

Libro diario
Libro Mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de socios - Artculo 27.3 del Cdigo de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de

socios
y
el
libro
de
actas
Nota:
Las sociedades limitadas unipersonales (un solo socio), adems debern legalizar un libro
de registro de contratos.

10.1.4 Sociedades Annimas

Libro diario
Libro mayor
Libro facturas emitidas
Libro facturas recibidas
Libro de acciones nominativas - Artculo 27.3 del Cdigo de Comercio
Libro de actas
Inventario y cuentas anuales

Libros oficiales obligatorios: el diario, el inventario, las cuentas anuales, el libro de

acciones nominativas y el libro de actas

10.2 Cmo presentar los libros oficiales para su legalizacin?

Existen diferentes maneras y soportes para presentar los libros oficiales al Registro
Mercantil.

10.2.1 Soportes

Mediante
la
encuadernacin
de
las
hojas
Para evitar que puedan perderse folios o sustituirse, con un folio en blanco delante y los
siguientes
numerados
correlativamente.
No puede haber espacios en blanco. Si los hubiera, tendran que anularse.
Folios
en
blanco
Esto se realiza con los libros oficiales que se presenten a legalizar antes de ser usados.
Deben
estar
unidos
y
numerados
correlativamente.
Una vez legalizados, se tendrn que anotar en los folios en blanco las anotaciones
contables.
Es obligatoria esta forma de legalizar, con los libros de actas y registro de la sociedad.
En
soporte
digital
Mediante programas informticos que tengan esta utilidad, presentando el cd con la
informacin grabada en el registro mercantil.

10.2.2 Formas
De forma telemtica (va Internet) La elaboracin de los ficheros se realiza a travs de
los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a travs del programa legalia
(que puede bajarse de la pgina web del Registro Mercantil).

Personacin
fsica
Se puede optar entre presentar los libros fsicamente (en folios) o bien en soporte digital
(elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la
elaboracin de los mismos utilizando el programa legalia).

Presentacin de las cuentas anuales

Las cuentas anuales son los informes que realizan las empresas cada ao para su
presentacin en el Registro Mercantil con el fin de reportar la situacin econmica y
financiera de la empresa, as como, los cambios que experimenta su economa en un
ejercicio econmico.
La presentacin de las cuentas anuales debe realizarse durante el periodo de un mes
desde su aprobacin en la Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios de la empresa
y con un lmite del 30 de Junio.
La presentacin de las cuentas anuales es de carcter informativo, y resulta de gran

utilidad a los interesados en el estado financiero de la empresa, ya sean los propietarios,

los accionistas, los acreedores...
A la misma vez sirve para que el Estado est al tanto de la situacin econmica de la
empresa y si est llevando la contabilidad de un modo correcto respecto a la normativa
vigente.
La presentacin de las cuentas anuales tiene como lmite el 30 de Julio de cada ao en el
Registro Mercantil y se puede realizar en papel, en soporte digital, o de forma mixta; y su
presentacin est compuesta por:
1. El balance de prdidas y ganancias
2. Memoria
3. Informe medioambiental (si la empresa acta respetando el medio ambiente).
4. Documento que acredite las acciones de los socios (slo si es Sociedad Annima.)
5. Informe de gestin (todas las Sociedades de capital) e informe de auditoria (slo si
es Sociedad Annima)
6. Estado de cambios en el patrimonio neto
7. Estado de flujos de efectivo

11.1 El informe de gestin

Tienen que presentarlo todas las Sociedades de capital, aunque no forma parte de las
cuentas anuales pero se presenta junto a ellas.
La informacin mnima que debe presentar este informe ser la exposicin de la evolucin
de los negocios y la situacin econmica de la Sociedad, los acontecimientos importantes
para la Sociedades ocurridos despus del cierre del ejercicio, la evolucin de las
actividades de investigacin y desarrollo y las adquisiciones de acciones propias.

11.2 El informe de auditoria

Recoge los escritos de conformidad de un auditor de que la contabilizacin de los hechos
econmicos y actividad econmica de la Sociedad se realizan de forma correcta; o si en
su caso, hay algunos detalles que no reflejan la realidad de la situacin de la empresa.
Estos datos son muy importantes en las grandes empresas (Sociedades Annimas) ya
que si el informe del auditor resultase negativo perderan credibilidad y confianza respecto
de sus inversores financieros y podra llevarles a la quiebra.

11.3 Memoria
Es un informe que recoge toda la informacin financiera y econmica de una Sociedad
desde el momento de su creacin hasta el momento actual en el que se presenta al
Registro Mercantil.
Dada la complejidad que han alcanzado ciertas operaciones empresariales, a las
profesionales que se encargan de revisar la situacin econmica de las empresas
(Registro Mercantil), en ocasiones, les resultan insuficientes los datos que ofrece el
balance y la cuenta de Prdidas y Ganancias.

Actualmente, se ha convertido en uno de los documentos ms relevantes de las cuentas

anuales.
La memoria debe presentarse junto a las cuentas anuales cada ao de forma constante.

11.3.1 Memoria ordinaria

La memoria ordinaria slo estn obligadas a presentarla las grandes empresas, puesto
que debido a su gran volumen de negocios es necesario una mayor informacin a la hora
de conocer la situacin econmica de la Sociedad.
La memoria ordinaria est formada por los siguientes contenidos:
1. Actividad de la empresa
2. Bases de presentacin de las cuentas anuales
3. Distribucin de resultados
4. Normas de valoracin
5. Gastos de establecimiento
6. Inmovilizado inmaterial
7. Inmovilizado material
8. Inversiones financieras
9. Existencias
10. Fondos propios
11. Subvenciones
12. Provisiones para pensiones y obligaciones similares
13. Otras provisiones del grupo 1
14. Deudas no comerciales
15. Situacin fiscal
16. Garantas comprometidas con terceros y otros pasivos contingentes
17. Ingresos y gastos
18. Informacin sobre medio ambiente
19. Otra informacin

20. Acontecimientos posteriores al cierre

21. Cuadro de financiacin

11.3.2 Memoria abreviada

Las empresas que pueden presentar la memoria abreviada son las mismas que pueden
formular el balance de prdidas y ganancias abreviado, esto es, las pequeas y medianas
empresas (PYMES).
La diferencia ms destacada entre la memoria ordinaria y la memoria abreviada es que el
cuadro de financiacin no se incluye en esta.
Contenidos

de

la

memoria

abreviada:

1.
Actividad
de
la
empresa
2.
Bases
de
presentacin
de
las
cuentas
anuales
3.
Aplicacin
de
resultados
4.
Normas
de
valoracin
5.
Inmovilizado
material,
intangible
e
inversiones
inmobiliarias
6.
Inversiones
financieras
7.
Deudas
8.
Fondos
propios
9.
Situacin
fiscal
10.
Ingresos
y
Gastos
11.
Subvenciones,
donaciones
y
legados
12.
Operaciones
con
partes
vinculadas
13. Otra informacin

11.4 Estado de cambios en el patrimonio neto

Es un nuevo informe contable obligatorio en la presentacin de las cuentas anuales de las
empresas cada ao, cuya misin es informar sobre la garanta patrimonial de la sociedad
para que los inversores y acreedores de la entidad estn informados acerca de si la
sociedad posee una buena organizacin financiera respecto al patrimonio de la empresa.
Ms informacin sobre el estado de cambios en el patrimonio neto

11.5 Estado de flujos de efectivo

Denominado estado de flujos de tesorera o estado de "cash flow", es un nuevo
documento no obligatorio para las empresas que presenten balance, estado de patrimonio
y memoria abreviados. Su objetivo es informar sobre los movimientos de efectivo
producidos en el ejercicio de la sociedad ordenando los pagos y cobros realizados por la
empresa durante todo el ejercicio. Estos cobros y pagos se clasifican y ordenan por
actividades de explotacin, de inversin y de financiacin.
En definitiva, el estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la
empresa para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez.
Sustituye de alguna manera al cuadro de financiacin que se incluye en la memoria, pero
no se encuentra dentro de ella.
El aumento o disminucin neta del efectivo o equivalentes ser la suma de los tres tipos

de flujos (por actividades de explotacin, de inversin y de financiacin).

Ms informacin sobre el estado de flujos de efectivo