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TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO
CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GNESIS
ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.
2013
AUTORA:
TERESA GEORGINA LALAMA VSQUEZ
DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIRREZ
PERIODO
JULIO 2013
CERTIFICACIN
CERTIFICA:
f) .
AUTORA
..
Teresa Georgina Lalama Vsquez
ii
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera
terminar con xito mi trabajo de investigacin.
iv
INDICE GENERAL
Pg.
CERTIFICACIN DEL TUTOR ..
ii
DEDICATORIA .
iii
AGRADECIMIENTO
iv
RESUMEN .
xiii
SUMARY
xiv
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1
1.1.1
1.1.2
Preguntas directrices
1.2
OBJETIVOS ...
1.2.1
Objetivo general .
1.2.2
Objetivos especficos
1.3
JUSTIFICACIN
1.4
1.5
VARIABLES
1.5.1
Variables dependientes
1.5.2
Variables independientes .
CAPITULO II
MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TERICO ..
2.1.1.
2.1.1.1.
2.1.1.2
10
2.1.1.3
11
2.1.1.4
2.1.1.5
2.1.1.6
13
2.1.1.8
12
2.1.1.7
11
14
14
2.1.1.9
15
2.1.1.10
16
vi
2.1.2
17
2.1.2.1
17
2.1.2.2
18
2.1.2.3
2.1.2.4
Mtodos
para
segmentar
los
costos
semivariables .
2.1.3
Sistemas
de
informacin
22
2.1.3.2
20
administrativos
contemporneos ....
2.1.3.1
19
22
2.1.3.3
23
25
2.1.3.4
25
2.1.3.5
26
2.1.3.6
2.1.4
2.1.4.1
27
28
vii
2.1.4.2
29
2.1.4.3
30
2.1.4.4
30
2.1.4.5
Costos de calidad ..
31
2.1.5
31
2.1.5.1
El punto de equilibrio
31
2.1.5.2
32
2.1.5.3
32
2.1.5.4
La grfica volumen-utilidad ..
33
2.1.5.5
2.1.5.6
2.1.5.7
2.1.6.2
37
2.1.6.1
37
2.1.6
36
2.1.5.8
34
38
38
39
viii
2.1.6.3
39
2.1.6.4
Anlisis Marginal
40
2.1.6.5
40
2.1.6.6
Costos de oportunidad .
40
2.1.6.7
41
2.1.6.8
Fijacin de precios
41
2.1.6.9
42
2.2
FUNDAMENTO LEGAL
42
2.2.1
42
2.2.2
45
2.2.3
49
2.2.4
52
2.2.4.1
52
2.2.4.2
56
CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
3.1
Tipos de investigacin ..
60
3.2
Tcnicas reinvestigacin .
60
3.3
65
ix
CAPTULO IV
SITUACIN
DIAGNSTICA
DE
LA
EMPRESA
4.1
Antecedentes .
75
4.2
Objetivos .
76
4.3
Productos
77
4.4
82
4.5
Reglamentos ..
84
4.6
Anlisis de FODA ..
84
CAPTULO V
LA PROPUESTA
5.1
Ttulo ...
86
5.2
Presentacin ..
86
5.3
Objetivos .
87
5.4
Fundamentacin
88
5.5
Ejercicio prctico
117
5.6
Actividades a desarrollar ..
135
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones ..
137
6.2
Recomendaciones .
137
BIBLIOGRAFA
139
ANEXOS
141
Anexo 1
Anexo 2
141
145
145
Fondo Cesanta .
148
INDICE DE TABLAS
Tabla 1
65
Tabla 2
66
Tabla 3
67
Tabla 4
Revisin costo/beneficio ..
68
Tabla 5
69
Tabla 6
Disponibilidad de la informacin
70
Tabla 7
71
xi
Tabla 8
Capacitacin de personal .
72
Tabla 9
73
INDICE DE GRFICOS
Grfico 1
65
Grfico 2
66
Grfico 3
67
Grfico 4
Revisin costo/beneficio ..
68
Grfico 5
69
Grfico 6
Disponibilidad de la informacin .
70
Grfico 7
71
Grfico 8
Capacitacin de personal .
72
Grfico 9
73
xii
RESUMEN
A travs de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos
dbiles de la empresa, lo que permitir poner mayor enfoque en ellos y
lograr as convertirlos en fortalezas, mejorando tambin el desempeo de
sus actividades administrativas, financieras y contables.
xiii
SUMMARY
Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the
company, which will put more focus on them and turn them into strengths to
achieve and also improving the performance of its administrative, financial
and accounting.
In designing this system focused on the main item of income of the company,
was able to optimize time and human resources in the development of
accounting
activities,
accounting
records
becoming
more
accurate
xiv
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1
No existe un mtodo nico que las empresas puedan emplear en todas las
situaciones. La persona que toma una decisin debe definir con exactitud el
problema en cuestin, despus debe generar soluciones alternativas y
evaluarlas y, por ltimo tomar la decisin.
para
AFP Gnesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una
economa globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y
que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una
herramienta que facilite la informacin para facilitar la toma de decisiones en
los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso
se lo realiza a travs de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6
fondos para administrar.
empresa privada?
1.2
OBJETIVOS
1.3 JUSTIFICACIN
La citada herramienta permitir a la empresa:
Contar con una herramienta slidamente sustentada en estudios
basada en parmetros tcnicos, como son el cuantitativo y cualitativo.
Reducir tcnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de
decisiones.
Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos
de la empresa de manera eficiente y efectiva.
Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa
respecto a sus competidores (indirecto).
Ampliar su participacin en el mercado, contribuyendo de esta manera
a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto).
Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudacin tributaria
aportando ms tributos en funcin de los resultados obtenidos.
1.4
1.5 VARIABLES
Para el desarrollo y puesta en prctica del presente trabajo de investigacin,
se ha considerado las siguientes variables:
CAPTULO II
2.1
FUNDAMENTO TERICO
2.1.1 EL
PAPEL
DE
LA
INFORMACIN
CONTABLE
EN
LA
2.1.1.1
1. Cambios irreversibles.
2. El desarrollo e integracin en los sistemas de informacin.
3. Herramientas para mejorar la competitividad.
b)
c)
2.
que
los
clientes
demandan,
lo
que
permite
reducir
e)
f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos
los defectos de los productos o servicios que la compaa ofrece.
2.1.1.2
Amenaza de sustitutos.
El liderazgo en costos
La diferenciacin
El enfoque.
10
2.1.1.3
2.1.1.4
La
inflacin
puede
afectar
directamente
los
siguientes
rubros
principalmente:
11
Deudas no actualizables.
Descapitalizacin.
Contabilidad Financiera
Es obligatoria.
Contabilidad Administrativa
Es opcional.
12
2.1.1.6
13
2.1.1.7
2.1.1.8
Anlisis
Decisin
Puesta en prctica
14
2.1.1.9
es responsable de la
Contabilidad financiera.
Auditoria interna.
Salvaguarda de activos.
Presupuestos y planeacin.
Control administrativo.
Estudios especiales.
Procesamiento de datos.
Costos.
15
Competencia
Objetividad
Integridad
Confidencialidad
Competencia.-
Integridad.-
sido
de
conocimiento
pblico,
16
transmitiendo
siempre
esta
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 36.
17
Costo-gasto.-
2.1.2.2
2.
a)
Costos de produccin.
b)
c)
Costos de administracin.
d)
Costos de financiamiento.
producto:
a)
Costos directos.
b)
Costos indirectos.
Costos histricos.
b)
Costos predeterminados.
Costos de perodo.
b)
Costos controlables.
b)
18
Costos variables.
b)
Costos fijos.
c)
Costos semi-variable.
Costos relevantes.
Costos desembolsables.
b)
Costos de oportunidad.
c)
Costos virtuales.
Costos diferenciales.
b)
Costos sumergidos.
Costos evitables.
b)
Costos inevitables.
2.1.2.3
Costos Fijos
Costos Variables
19
2.1.2.4
Existen varios mtodos para segmentar los costos semivariables, y que esta
segmentacin sea en mayor o menor grado de exactitud.
Mtodos estadsticos.
Una vez conocidos los casos en que se utilizan los mtodos de estimacin
directa, estos mtodos se clasifican en:
20
a)
Este mtodo se
b)
de
los
costos,
la
interpretacin
de
las
polticas
21
Mtodos
Este mtodo es el
complemento del mtodo punto alto-punto bajo, que siempre utilizar dos
puntos, y que no siempre son representativos en funcin del costo que se
est analizando.
2.1.3 SISTEMAS
DE
INFORMACIN
ADMINISTRATIVOS
CONTEMPORNEOS.
2.1.3.1
22
2.1.3.2
Tambin es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos
de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en
actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los
productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo
basado en actividades efecta un proceso de estimacin que buscar estar lo
ms cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los
productos o servicios.
23
Para esto sabemos que actividad es una accin realizada por una persona
o una mquina para entregar algo a otra persona3 , como lo indica Ramrez
(2010, p. 83).
Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora
corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de
estas actividades, quiere decir, que debern identificarse: la mano de obra
utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energa y otras variables
ms.
3
4
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 83.
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 84.
24
2.1.3.3
Para evitar que fallen los programas de reduccin de costos, toda empresa
que est en proceso de mejora, le ser imprescindible seguir los siguientes
pasos:
2.1.3.4
25
2.1.3.5
26
2.1.3.6
27
Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los
pasos siguientes:
humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes
objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 123.
28
Para una medicin estratgica del valor, existen dos tipos de generadores
que a su vez se dividen en:
Tiempo de respuesta
Tiempo de diseo
Niveles de precios
Inversiones oportunas
Alianzas estratgicas
29
Investigacin y desarrollo.
Diseo.
Etapas de pruebas.
Comprar
Operar
Mantener el producto
Disponer el producto.
30
2.1.4.5
Costos de calidad.
2.1.5
2.1.5.1
31
2.1.5.2
2.1.5.3
32
Con esto modelo se puede determinar cunto hay que vender, a qu costo,
a qu precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.
2.1.5.4
La grfica volumen-utilidad
33
Grfico No. 1
Elaborado por: Wikipedia
Fuente: Wikipedia
2.1.5.5
34
35
d)
salida, por lo que hay que considerar venden ms de aquellas lneas que
tienen mayor margen de contribucin.
2.1.5.6
1.
a)
El ingreso que
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 174.
36
2.1.5.7
anteriores.
2.1.5.8
El anlisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los
cursos alternativos de accin, basados en hechos y suposiciones.
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 186
37
Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumenutilidad junto con el anlisis de sensibilidad permitirn a la administracin su
labor de planificar.
Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) la cadena de valor es
la tecnologa por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no
valor y para crear ventajas estratgicas10
10
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 329.
38
2.1.6.2
Naturaleza de la informacin
Cada organizacin tiene que realizar siempre una constante revisin, para
saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como
a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que
los ejecutivos debern tomar las decisiones ms acertadas, y no lo podran
realizar si no cuenta con la informacin necesaria, especialmente en la
contabilidad administrativa.
2.1.6.3
39
2.1.6.4
Anlisis marginal
2.1.6.5
1. Definir el problema.
2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema.
3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las
alternativas factibles.
4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa.
5. Considerares factores cualitativos.
6. Considerar factores cualitativos.
7. Tomar una decisin.
40
2.1.6.8
Fijacin de precios
Se detalla:
11
Contabilidad Administrativa, octava edicin, David Noel Ramrez Padilla, pg. 335.
41
2.1.6.9
Equidad.-
42
El
devengado.
deben
registrarse
en
los
registros
contables,
Exposicin.-
12
Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF),
sptima edicin, Pedro Zapata Snchez, pg. 22
43
Materialidad.-
Frecuentemente
Ente contable.-
Unidad de medida.-
44
Este
2.2.2
45
NIIF 2
NIIF 3
Combinacin de negocios.
NIIF 4
Contratos de seguros.
NIIF 7
NIIF 8
Segmentos operativos.
NIIF 9
Para PYMES.
NIC 2
Inventarios.
NIC 7
NIC 8
46
47
Para esto con fecha 20 de noviembre del 2008, mediante Resolucin No.
08.G.DSC, la Superintendencia de Compaas
resolvi establecer un
transicin, para este las compaas que pertenecen a este grupo debern
elaborar y preparar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF
a partir del ejercicio econmico del ao 2009.
NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 64.
48
14
NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 66.
49
Seccin 1.
4.
5.
8.
9.
50
La adopcin de una NIFF para las PYMES no implica que las NIIF
completas no sean apropiadas para las PYMES.
15
NIIF Teora y prctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Hansen-Holm, pg. 506.
51
Art. 2.-
52
1.
cuenta por:
a) Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crdito
entre las instituciones del sistema financiero. La institucin financiera que
pague o acredite rendimientos financieros actuar como agente de
retencin.
e)
g)
h)
agencias de publicidad.
2.
cuenta por:
53
Aquellos
generados
por
la
enajenacin
ocasional
de
acciones
3.
cuenta por:
a)
54
e)
g)
Adicionalmente, segn:
55
Art. 3.- Indica que todos los pagos o crditos en cuenta no contemplados en
los porcentajes especficos de retencin, sealados en esta resolucin,
estar sujetos a la retencin del 2%.
Art. 10.- Base para la retencin en la fuente.- En todos los casos en que
proceda la retencin en la fuente de impuesto a la renta, se aplicar la
misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin
importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisicin de bienes
muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra,
casos en los cuales la retencin en la fuente procede sobre todo pago o
crdito en cuenta superior a cincuenta dlares de los Estados Unidos de
Amrica (US$ 50).
56
agropecuarias, mientras que los servicios, son pocos los gravados y los
dems estn exentos.
Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen tarifa cero, por lo que
los productos y servicios tarifa cero se los identifica como exentos o no
gravados.
De igual manera, efectuarn retencin del treinta por ciento (30%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crdito que se encuentren
57
b) Retencin del setenta por ciento (70%) del IVA causado: Los agentes
de retencin enumerados a continuacin retendrn el setenta por ciento
(70%) del IVA causado, en la prestacin de servicios gravados con tarifa
doce por ciento (12%) de IVA, y cuando paguen comisiones a intermediarios
y comisionistas que acten por cuenta de terceros, para la adquisicin de
bienes y/o servicios:
De igual manera, efectuarn retencin del treinta por ciento (70%) del IVA
causado las sociedades emisoras de tarjetas de crdito que se encuentren
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen
pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando stos presten
servicios gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
c) Retencin del cien por ciento (100%) del IVA causado: Los agentes
de retencin enumerados a continuacin retendrn el cien por ciento (100%)
del IVA causado, cuando adquieran servicios profesionales prestados por
personas naturales con ttulo de instruccin superior otorgado por
establecimientos registrados por la Ley de Educacin Superior, cuando
58
1.
Tambin efectuarn retencin del cien por ciento (100%) del IVA causado
los exportadores, sean personas naturales o sociedades, cuando adquieran
bienes que se exporte, y, bienes, materias primas, insumos, servicios y
activos fijos empleados en la fabricacin y comercializacin de bienes que se
exporten.
59
CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
60
necesidades.
La informacin ser tratada de tal forma que se conservar la siguiente
metodologa:
a)
61
N = 50 personas
D = margen de error asumido 15%
Z = 1.96 (para un nivel de confianza del 90%)
P = proporcin esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 p ( en este caso 1- 0.05 = 0.95)
62
63
Las encuestas se han aplicado al personal que tiene que ver directamente
con la toma de decisiones, por lo que se ha elegido el nivel gerencial y 3
miembros del nivel ejecutivo.
64
PREGUNTA No. 1
Sus funciones tienen relacin con el proceso de toma de decisiones?
65
PREGUNTA No. 2
El sistema de informacin gerencial con el que actualmente cuenta la
empresa le da todos los indicadores financieros para la toma de
decisiones?
66
PREGUNTA No. 3
Existe alguna metodologa formalmente establecida para el proceso
de toma de decisiones de carcter financiero?
67
PREGUNTA No. 4
Toda decisin es adoptada previa revisin del costo/beneficio y su
impacto en el punto de equilibrio de la empresa, o del fondo (s)?
68
PREGUNTA No. 5
Considera usted que la contabilidad es una fuente importante de
informacin en el proceso de toma de decisiones de la empresa?
69
PREGUNTA No. 6
Considera que es oportuno el tiempo en que est disponible la
informacin con el actual sistema?
70
PREGUNTA No. 7
Las inversiones realizadas son supervisadas por un nivel jerrquico
superior?
Tabla 7. Supervisin de las inversiones
71
PREGUNTA No. 8
El personal que realiza inversiones financieras es capacitado
continuamente e esta especializacin?
72
PREGUNTA No. 9
Tabla No. 9
Considera necesaria contar con una mejor herramienta que le de ms
confiabilidad?
Tabla 9. Cambio de herramienta de trabajo
73
74
CAPTULO IV
4.1 Antecedentes
AFP GENESIS, una empresa de AFP Provida, lder en Administracin de
Fondos en Chile, que a su vez pertenece al Banco Bilbao Vizcaya Argentaria
(BBVA) de Espaa, uno de los grupos bancos ms importantes del mundo.
Gnesis fue constituida el 14 de diciembre de 1994, y su primer fondo,
Fondo Administrado de Inversiones Cesanta, de largo plazo, dio inicio a sus
operaciones el 13 de marzo de 1995.
75
4.2 Objetivos
El objetivo de Gnesis es construir progreso y desarrollo para nuestros
clientes,
y ratificar la
satisfaccin de vivir.
Misin
Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes atendiendo su actitud
antes el riesgo como inversionista.
Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniera
financiera de estructuracin de portafolios y el respaldo de uno de los grupos
financieros ms importantes del mundo en la administracin de fondos y
captacin de recursos.
Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalizacin exclusiva y
especializada en administracin de fondos provisionales y de inversin.
76
Visin
Ser la primera marca evocada
por quien piensa en invertir.
Valores Corporativos
En lo que respecta a los Valores Institucionales ha definido entre otros,
principalmente los siguientes:
Integridad.-
4.3 Productos
Los productos que ofrece Gnesis a sus clientes son:
77
Para que el afiliado pueda cumplir con sus expectativas de ahorro, el fondo
le ofrece un sistema de aportes que est constituido por ciclos secuenciales
de tres aos cada uno, los mismos que se renovarn en forma automtica,
consecutiva e indefinida. Su primer ciclo se iniciar el da en que se realice
su primer aporte. A la finalizacin de cada ciclo, en forma automtica se
inicia el siguiente.
Entre los servicios o valores agregados que ofrece este fondo tenemos:
78
efectuar retiros de hasta el 70% de su fondo con una comisin por retiro
parcial anticipado.
d)
integrado
por
un
conjunto
de
instrumentos
de
diferentes
para su
inversin.
por la renovacin
79
Fondo Master
Fondo Estratgico
80
81
82
83
4.5 Reglamentos
Los reglamentos se encuentran en los Anexos.
Fortalezas
a) Liderazgo en servicios de administracin de fondos.
b) Diversidad en el portafolio de fondos de corto plazo y largo plazo.
c) Tasas de inters altamente competitivas.
d) Respaldo financiero de socios extranjeros.
e) Personal altamente capacitado.
Debilidades
a) Falta de cubrir ciertas provincias del pas con instalacin fsica.
b) Alta rotacin del equipo comercial.
c)
apropiadas.
Amenazas
a) Nuevas leyes del gobierno que limitan el mercado.
b) Disminucin del poder de ahorro de potenciales clientes.
c) Desconfianza en cierto grupo de inversionistas.
d) Inestabilidad jurdica del pas.
e) Nuevos competidores extranjeros.
Oportunidades
a) Captacin de nuevos clientes que laboran en el sector pblico.
84
85
CAPTULO V
LA PROPUESTA
5.1
TTULO
5.2
PRESENTACIN
Servicios Integrados
Fondos de Inversin
Operaciones
Tesorera
Contabilidad.
86
5.3
OBJETIVOS
Este sistema est siendo creado con el fin de poder disponer de informacin
segura y correcta, ya que actualmente, como bien se mencion en prrafo
anterior, la informacin disponible es procesada de forma manual y
automtica, por lo que no existe exactitud en sus resultados.
87
5.4
FUNDAMENTACIN
Por lo que el
Contabilidad
El departamento de Contabilidad en AFP Gnesis es el
encargado de
que
dicha
contabilizacin
se
realice
con
documentos
88
gerentes,
contadores,
inversionistas,
acreedores
empleados
Balance General
Estado de Resultados
Indicadores financieros
89
2. Bancos
3. Cuentas por Cobrar e Ingresos
4. Cuentas por Pagar y Gastos
1.
Efectivo
Para el caso
a) Poltica contable
Esta
Poltica
ha
sido
desarrollada
con
referencia
las
Normas
90
Guayaquil
como
sucursales
(11)
el
Ayudante
de
Servicios
Administrativos
b) Polticas de procedimiento
1. La caja chica es creada para gastos menores o emergentes que por
su valor no ameritan ser procesados a travs de la emisin de un
cheque.
2. La Gerencia Administrativa o Financiera ser quien podr autorizar la
creacin de un nuevo fondo de caja chica.
3. Los custodios de estos valores sern nombrados por la Gerencia
Administrativa.
4. Los fondos deben ser mantenidos
c) Procedimiento actual
Servicios Administrativos:
91
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrnica el formato Resumen de gastos de caja
chica, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
segn su denominacin.
5. Registra el saldo de caja en formato Resumen de gastos de caja
chica.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime Resumen de
gastos de caja chica.
7. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
8. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
9. Rene resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administracin.
10. Entrega Resumen de gastos de caja chica, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobacin.
Secretaria de Gerencias:
11. Remite la documentacin aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
12. Revisa fsicamente la informacin contenida en el Reporte de Gastos
de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes.
13. Coloca el sello de cancelado en los vales.
14. Ingresa la transaccin manualmente en el sistema de Contabilidad.
15. Genera el asiento contable y entrega orden de giro procesada al rea
de Tesorera.
92
Asistente de Tesorera:
16. Procesa la orden de giro para la emisin del cheque.
93
d) Flujograma actual
94
e) Procedimiento propuesto
Servicios Administrativos:
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de
gastos.
2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales.
3. Elabora en hoja electrnica el formato Resumen de gastos de caja
chica, ingresando el total de gastos por grupo contable.
4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas
segn su denominacin.
5. Registra el saldo de caja en formato Resumen de gastos de caja
chica.
6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime Resumen de
gastos de caja chica.
7. Ingrese cada uno de los vales en un sistema creado denominado
Sistema de caja chica, en el que se ingresen los montos totales por
los diferentes rubros utilizados.
8. Registra visto bueno en el campo de elaborado.
9. Elabora la orden de giro por el valor a reponer.
10. Rene resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y
obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de
Administracin.
11. Entrega Resumen de gastos de caja chica, soportado con vales,
orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para
su aprobacin.
Secretaria de Gerencias:
12. Remite la documentacin aprobada a Contabilidad para su respectivo
proceso contable.
Ayudante de Contabilidad:
13. Procede
95
Asistente de Tesorera:
16. Procesa la orden de giro para la emisin del cheque.
96
f) Flujograma propuesto
97
Por lo anterior y para tener la seguridad que tan eficiente es el control interno
que mantiene la empresa,
g) Cuestionario de anlisis
Por las preguntas realizadas es fcil detectar que el control interno est
fallando, ya que no existen arqueos frecuentes, ni semanales, ni mensuales.
Los errores o fallas del proceso son detectadas cuando Contabilidad procesa
el pago, teniendo que realizarse devoluciones frecuente de las rdenes de
giro por estos conceptos, razn por la que se est proponiendo la
automatizacin de ingreso y cuadre de la caja chica, a su vez que deber
implementarse arqueos semanales con el fin de controlar el correcto uso del
dinero, en el da a da.
98
2.
Bancos
cuentas bancarias en
a) Poltica contable
Esta
Poltica
ha
sido
desarrollada
con
referencia
las
Normas
b) Polticas de procedimiento
1. Las conciliaciones bancarias se elaboran desde el tercer da laborable
del mes siguiente al cierre y son entregadas a medida que se
terminen, hasta el ltimo da laborable del mes.
2. Se trabajarn con cortes manuales para los casos en los que los
estados de cuenta an no lleguen.
99
c) Procedimiento actual
Asistente de Tesorera:
1. Genera y enva cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el da 3 de cada mes de parte de Tesorera los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. Se importan en una plantilla de Excel la informacin del mayor
contable de la cuenta bancaria.
4. Se procede a cruzar manualmente los movimientos bancarios del
mayor contable vs corte de estado de cuentas recibidos.
5. Se elaboran las conciliaciones en formatos fijos definidos que varan
segn los movimientos bancarios de cada contabilidad
6. Se dejan sentadas en la conciliacin bancarias las partidas sujetas a
ajustes.
7. Una vez realizada la conciliacin el responsable de su elaboracin
firma la misma.
8. Remite la conciliacin bancaria al Contador General para su revisin.
Contador General:
9. Revisada la conciliacin es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboracin de las correcciones si
hubiese.
100
Ayudante de Contabilidad
10. Luego de elaboradas las conciliaciones deber remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorera y Operaciones para que procedan
con la depuracin de las partidas pendientes.
101
d) Flujograma actual
102
e) Procedimiento propuesto
Asistente de Tesorera:
1. Genera y enva cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad:
2. Recibe hasta el da 3 de cada mes de parte de Tesorera los archivos
correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas
corriente y de ahorros.
3. El archivo enviado por el Banco y el Mayor contable, se importan en
un Sistema de conciliacin bancaria para que puedan ser cruzados
automticos los movimientos.
4. Se emite el reporte de la conciliacin bancaria automtica.
5. Se cruzan manualmente aquellas partidas que por su identificacin no
pudieron ser cruzadas.
6. Se ingresan manualmente dentro del sistema que emite la conciliacin
bancaria automtica las partidas de ajustes, producto del cruce
manual realizado.
7. Cruzadas las partidas se emite la conciliacin bancaria definitiva.
8. Una vez realizada la conciliacin el responsable de su elaboracin
firma la misma.
9. Remite la conciliacin bancaria al Contador General para su revisin.
Contador General:
10. Revisada la conciliacin es devuelta al usuario responsable de la
misma para que proceda a la elaboracin de las correcciones si
hubiese.
Asistente de Contabilidad
11. Luego de elaboradas las conciliaciones deber remitirse una copia a
los Departamentos de Tesorera y Operaciones para que procedan
con la depuracin de las partidas pendientes.
103
f) Flujograma propuesto
104
g) Cuestionario de anlisis
105
2.
Las cuentas por cobrar incluyen no slo los reclamos pendientes contra los
clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino tambin por
prstamos a funcionarios o empleados, reclamos de impuestos y anticipos
de proveedores.
Para el caso de Gnesis su nico cliente son los diferentes fondos que
administra, siendo sus principales valores, reflejados en las cuentas por
cobrar por las comisiones cobradas por los servicios prestados a dichos
fondos.
cuentas de nmina.
a) Poltica contable
Esta
Poltica
ha
sido
desarrollada
con
referencia
las
Normas
106
b)
c)
d)
De acuerdo a los lineamientos de las NIIF los saldos por cobrar debern ser
revelados en los estados financieros sobre el monto de su valor razonable
de intercambio, es decir,
107
Las cuentas por cobrar representan la esencia del registro de las actividades
ordinarias para la generacin de los ingresos de la compaa.
b) Procedimiento actual
1. La Administradora provisiona diariamente a travs de un asiento
contable manual, las comisiones por administracin de fondos
generadas por los Fondos.
2. Al cierre del penltimo da laborable de cada mes, la Administradora
procede a realizar la facturacin respectiva a los Fondos de los
valores provisionados por comisiones.
3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestin.
4. Envo manual de correo electrnico informando la transferencia a
realizar.
108
transferencia bancaria.
109
c) Flujograma actual
110
d) Procedimiento propuesto
1. La Administradora provisionar automticamente de forma diaria a
travs de un asiento contable, las comisiones por administracin
generadas por los fondos.
transferencia bancaria.
111
e) Flujograma propuesto
112
113
Poltica
ha
sido
desarrollada
con
referencia
las
Normas
a)
b)
c)
g) Cuestionario de anlisis
114
4.
Como cuentas por pagar se entienden las obligaciones a corto plazo por la
compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa.
Las cuentas por pagar de la Administradora son cuentas a corto plazo, y sus
cancelaciones son diarias, para el caso de los pagos a los proveedores, y de
hasta 1 ao plazo, en el caso de las cuentas de nmina por registro de
provisiones de beneficios de ley, que son las principales provisiones
115
Siendo este su esquema, las cuentas por pagar son controlables fcilmente,
ya que al ser la mayor parte beneficios de ley de los colaboradores, son
cuentas controladas a travs de anlisis de cuentas mensuales por el
Departamento de Nmina.
Poltica
ha
sido
desarrollada
con
referencia
las
Normas
Las provisiones o cuentas por pagar se reconocen cuando cumplen con los
siguientes requisitos:
Los Gastos son las partidas contables que cierta y directamente disminuyen
el beneficio, o en su defecto, el gasto siempre implicar el desembolso de
una suma de dinero que puede ser en efectivo o en bien, por lo tanto
siempre afectar la cuenta bancaria.
116
5.5.
EJERCICIO PRCTICO
a)
Plan de Cuentas
117
118
119
120
b)
121
c)
Transacciones
Se
cobran
las
comisiones
por
servicios
por
122
Las provisiones no se
d)
Libro Diario
123
e)
Libro Mayor
124
125
126
127
128
129
130
f)
Balance de Comprobacin
131
g)
132
h)
Anlisis Financiero
133
Indicador de liquidez
134
5.5
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Una vez planteados los anlisis anteriores y explicados los problemas, y con
los diagramas de flujo diseados, se podr desarrollar el sistema que
permita la integracin de la informacin de las contabilidades que
actualmente maneja la empresa, es decir, la de la Administradora y la de los
Fondos y su automatizacin, con el fin de minimizar y muy posiblemente
desaparecer los errores en registros que se han presentado y que dificultado
la toma de decisiones.
negocios,
135
136
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones
6.2
Recomendaciones
137
138
BIBLIOGRAFA
6. http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
Contabilidad Administrativa,
octava edicin.
La Tablita, Tributaria y
Laboral, ao 2013.
139
140
ANEXOS
Anexo No. 1: Encuestas realizadas al personal de AFP Gnesis S.A.
141
142
143
144
145
Fondo Mximo
146
147
148
Fondo Cesanta
149
150
151
152