Sistemas de Gestin Documental y Sistemas

de Acceso Archivstico: friccin o relacin?

Julin Moyano Collado
Gestin Documental / Conocimiento / Contenidos

http://www.documentalqueridowatson.es

Presentacin
El documento se relaciona con informacin descriptiva que hace posible su
identificacin, localizacin, recuperacin o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la informacin descriptiva
de su documentacin, y es en el actual entorno web donde la descripcin y sus
formatos se hacen ms importantes puesto que van a permitir el uso de los
documentos en redes de comunicacin.
Por otra parte, en un entorno de administracin electrnica respaldada por
Sistemas de Gestin Documental la descripcin es innata a los documentos, y
desde que un documento se genera ofrece informacin muy diversa que
acompaa al documento durante toda su existencia.

Presentacin
Analizar las circunstancias en las que se desarrolla el proceso descriptivo de
unidades documentales en los Archivos y en los Sistemas de Gestin
Documental para relacionar y establecer sinergias entre ambos procesos.

Descripcin Archivos

Descripcin
Sistema Gestin
Documental

Objetivos
Conocer la descripcin desde dos puntos de vista:
- La descripcin en los Archivos: Entendida como el proceso y el
resultado necesario para usar la documentacin que se encuentra
disponible en estos centros y servicios.
- La descripcin en los Sistemas de Gestin Documental: Como
tarea fundamental para que los documentos de uso administrativos,
vivos, estn accesibles en infraestructuras electrnicas y tengan un
correcto tratamiento.

Y as poder relacionar las dos formas de ofrecer las descripciones

de las unidades documentales y mostrar un ciclo natural entre la fase
administrativa de la documentacin (SGD) y la fase archivstica.

Contenido y estructura
1 La descripcin de unidades documentales
2 La descripcin Archivstica: los instrumentos de descripcin Archivsticos y
los Sistemas de Acceso
2.1 Los instrumentos de descripcin Archivsticos
2.2 Los Sistemas de Acceso Archivsticos
2.3 Ejemplo de descripcin archivstica: Archive Hub
3 Las descripciones en los Sistemas de Gestin Documental
3.1 La descripcin del documento de gestin administrativa en un entorno
electrnico, los metadatos
3.2 Ejemplo de descripcin en la gestin documental: OpenKM
4 Conclusiones: Relacin entre las descripciones de los Sistemas de
Gestin Documental y los Sistemas de Acceso Archivstico

1 La descripcin de unidades documentales

Qu es describir?
Accin consistente en representar estructuradamente
los materiales archivsticos
Manual de descripcin multinivel

Describir implica recopilar, analizar, organizar y registrar la

informacin relacionada con los documentos y su contexto, para
identificarlos, gestionarlos y localizarlos.

2 La descripcin Archivstica: los instrumentos de

descripcin Archivsticos y los Sistemas de Acceso.
La descripcin archivstica y otros
recursos, segn ISAD (G) y otras
normas internacionales, se obtienen
al realizar un trabajo previo que
permita representar intelectualmente y
con precisin una agrupacin, entidad
o funcin del Archivo.

Instrumentos de descripcin
Inst. de Control (Trabajo) /
Inst. de Informacin (Publicitar)

Sistemas de Acceso Archivstico o

Sistemas de Informacin Archivstica.

WEB

2.1 Los instrumentos de descripcin Archivsticos

Los instrumentos de descripcin reflejan las unidades documentales y
ofrecen dos utilidades o servicios:
- Servir como instrumento de trabajo y control para el personal del
Archivo. Ejemplo: Registro, Relaciones de Entrega
- Publicitar el contenido de las agrupaciones documentales y
satisfacer las necesidades de informacin sobre el Archivo de cualquier
usuario. Ejemplo: Guas, Censos.
Esta informacin se va a ofrecer y presentar para su consulta por parte
del personal de los Archivos, usuarios y pblico en general mediante
Sistemas de Acceso o Informacin Archivsticos, respaldados por
tecnologa web.

2.2 Los Sistemas de Acceso Archivsticos.

Las descripciones de las unidades documentales se van a poder consultar
mediante el Sistema de Acceso Archivstico, siendo el elemento ms
importante de un servicio de Archivo en la web. Algunas caractersticas:
Proporcionan a los usuarios informacin sobre las entidades descritas
Permiten navegar, buscar y recuperar la informacin deseada.
Aglutinan todas las posibilidades de uso y consulta de las descripciones.
Son el nexo de unin entre la web, las entidades archivsticas descritas y
los usuarios.
Presentan los elementos de la norma ISAD (G),
tambin otros estndares.

normalmente, pero

2.2 Los Sistemas de Acceso Archivsticos

3 Las descripciones en los Sistemas de Gestin

Documental

Un Sistema de Gestin Documental es un programa o conjunto de

programas informticos utilizados para integrar, capturar, ofrecer,
disponer, publicar, tratar, asegurar y almacenar documentos e
informacin relacionada con los mismos.

3.1 La descripcin del documento de gestin administrativa

en un entorno electrnico, los metadatos.
El proceso descriptivo de un documento
administrativo es similar al realizado con el
documento archivstico, teniendo en cuenta que
su funcin y el nivel de abstraccin exigido puede
ser mucho ms conciso.
El conjunto de datos e informacin producida en el
proceso descriptivo se va a transformar en lo que
se conoce genricamente como metadatos.
La asignacin de metadatos permitir la gestin y
descripcin del documento electrnico. Esa
descripcin va a ofrecer el contenido y el contexto
del
documento,
convirtindose
en
su
representacin.

<metadatos>

3.2 Ejemplo de descripcin en la gestin documental:

OpenKM

3.2 Ejemplo de descripcin en la gestin documental:

OpenKM

4 Conclusiones: Relacin entre las descripciones de los Sistemas

de Gestin Documental y los Sistemas de Acceso Archivstico.
Existen dos descripciones distintas atendiendo a la fase del documento
o al Sistema que va a albergar la documentacin: Sistema de Acceso
Archivstico y Sistema de Gestin Documental.
Las dos plataformas ofrecen servicios y utilidades diferentes atendiendo a
las normas y elementos descriptivos empleados.
Su finalidad es similar: ofrecer y gestionar la documentacin de
manera correcta.

4 Conclusiones: Relacin entre las descripciones de los Sistemas

de Gestin Documental y los Sistemas de Acceso Archivstico.
Las relaciones entre los elementos descriptivos de los dos sistemas,
siguiendo el ciclo de vida lgico de la documentacin tienen en cuenta
que:
-Los Sistema de Gestin Documental, utilizarn los
elementos descriptivos planteados en la norma ISO
15489 y sus metadatos relacionados (u otros segn
ISO 23081).

- En la fase archivstica las descripciones se

recogen en un Sistema de Acceso Archivstico que
utilizar metadatos basados en la norma ISAD (G).

1Cdigos utilizados para identificar los elementos (M1, M2...) en el trabajo acadmico.
2Cdigos utilizados para identificar los elementos (3.1.1, 3.1.2...) segn los elementos de la versin espaola de la norma ISAD (G).

4 Conclusiones: Relacin entre las descripciones de los Sistemas

de Gestin Documental y los Sistemas de Acceso Archivstico.

Sistemas de Gestin Documental SGD Sistemas de Acceso Archivstico SAA

Elementos descriptivos de la fase de
Elementos descriptivos utilizados por
1
registro citados por norma ISO 15489 .
ISAD (G)2.
M1. Un identificador nico.

3.1.1 Cdigo de referencia

Corresponde al cdigo que acompaa al

documento durante toda su existencia.
Cuando llega a una fase de Archivo se
deber completar con el cdigo de la
unidad responsable y del pas, para as
evitar cualquier problema con otros
elementos incluidos en este u otros
Sistemas de Acceso, y disponer as de un
cdigo
identificativo
nico.
Las
caractersticas
del
cdigo
estarn
determinadas por las condiciones fijadas
en la fase del Sistema de Gestin
Documental.

M3. Un ttulo o una descripcin breve.

3.1.2 Ttulo
M5. Nombre o ttulo que denomine el
documento.

Denomina a la unidad descrita y debe ser

lo ms concisa posible. Al disponer de dos
elementos del SGD que se transforman en
uno nico, se puede determinar o elegir
cul de ellos va a ser el ms apropiado.

M2. La fecha y hora en que el documento 3.1.3 Fechas

se incluye en el sistema.
M7. La fecha de creacin del documento.
M8. La fecha y hora de comunicacin y la
recepcin.

En este caso debe de ser el elemento M7

Fecha de creacin del documento el que
represente al elemento Fechas de ISAD
(G), puesto que es el ms importante de
todos ellos.

4 Conclusiones: Relacin entre las descripciones de los Sistemas

de Gestin Documental y los Sistemas de Acceso Archivstico.
El modelo propuesto (slo se ofrece un ejemplo) intenta vincular la informacin descriptiva de la
documentacin segn se encuentre en una fase administrativa, incluida en un Sistema de
Gestin Documental, o en su fase de Archivo (Sistema de Acceso Archivstico).
La tabla aporta los vnculos y relaciones necesarias entre los elementos para intentar favorecer
el uso y tratamiento de la documentacin, as como la reutilizacin de la informacin descriptiva
existente.
La parte tcnica que corresponde a migrar la informacin entre Sistemas puede ser la ms
sencilla si se tomar como base XML (incluso rdf, en lnea con web semntica) o cualquier otro
lenguaje que permita mapear los distintos elementos descriptivos existentes en los metadatos, y
as se conseguir una correcta y limpia migracin de la informacin descriptiva.

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Julin Moyano Collado
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