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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Tutora
Luz Marina Arias Gonzlez
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica
INTRODUCCIN
La Gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas
para administrar el flujo de los documentos de todo tipo en una organizacin,
permitiendo as la recuperacin de informacin desde ellos, determinando el
tiempo que los documentos deben permanecer, eliminando los que ya no son
necesarios y asegurando la conservacin indefinida de los documentos ms
valiosos, aplicando siempre los principios de racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales
y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Sin duda alguna es una
actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del actual estudiante de
CIDBA, de all la importancia de generar toda la atencin al ejercicio planteado
en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboracin ha permitido una
relacin directa con su definicin, el marco normativo y las actividades por
realizar en el ejercicio prctico.
El propsito de este trabajo es conocer la forma de clasificacin de los archivos
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos
inherentes de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase de ese
ciclo vital adems los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo
propuesto en esta unidad.
OBJETIVO GENERAL
Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las
etapas.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.
Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los
procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en ella.
Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase.
Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases.
Identificar los procesos de Sistema de Gestin Documental en visita
realizada a una entidad.
Contenido
QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ............................................... 5
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
2.1.
3.
4.
4.1. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012. Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague
paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e
ilstrelos con fotografas. .................................................................................................. 14
4.2. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). ............. 34
4.3. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases
o etapas............................................................................................................................... 35
4.4. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin. ......................................................................................................................... 37
5. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos
03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. ..................................................................................... 41
6.
CONCLUSIN ................................................................................................................ 42
7.
BIBLIOGRAFA:.............................................................................................................. 43
1.1.
1.2.
10
1.3.
1.4.
Qu implica la clasificacin?
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Ciclo vital de los documentos: Son las etapas de los documentos desde su
elaboracin o recepcin en la entidad, su posterior preservacin temporal y
finalmente su eliminacin o posible integracin a un archivo permanente dentro
de las oficinas. Estando directamente relacionado con la permanencia del
documento en la entidad.
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Planeacin y Produccin.
5.
Organizacin.
2.
Recepcin.
6.
Consulta.
3.
Distribucin.
7.
Conservacin.
4.
Trmite.
8.
ACTIVIDADES
La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo d e
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia.
Identificacin de las dependencias productoras.
Definicin de series, subseries y topologas documentales.
Creacin y diseo de documentos.
Control de produccin de nuevos documentos.
Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir
procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.
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Formatos relacionados:
Tabla de retencin documental.
Cuadro de clasificacin documental.
Inventario documental.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN
Es la encargada de recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar
todos los documentos que se generan en La Defensora del Pueblo o que llegan a ella
y ponerla en manos de los interesados.
GENERALIDADES
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicacin y registro, con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios
tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro
medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada
entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
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PROCEDIMIENTOS
CORRESPONDENCIA
Radicacin de entrada: De acuerdo a los requisitos del cliente y sus procedimientos
internos en cuestin de documentos que son de competencia para la entidad o tiene lo
requerido para comenzar trmite en la entidad, estos procedimientos se deben de
conocer y dar conocimiento a los colaboradores involucrados. El procedimiento de la
Defensora del Pueblo esta concedido bajo los criterios del Archivo General de la
Nacin, teniendo en cuenta los tiempos de ley para su contestacin.
Instructivo de radicacin para trabajar con el sistema de Gestin Documental Orfeo, el
cual tiene como objetivo aplicar la numeracin consecutiva tanto para las
comunicaciones internas como externas, anteponindole un distintivo, segn sea el
caso I (interna) y E (externa). Se dejara constancia de la fecha y hora del recibido.
Instructivo de radicacin e Indexacin con Orfeo Scan.
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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
DEFINICIN: Este procedimiento describe el curso o ruta que siguen los documentos
desde su produccin y/o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin.
ACTIVIDADES
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este
proceso se distinguen actividades como:
Distribucin de documentos externos.
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
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Formatos relacionados:
Planilla de entrega de comunicaciones recibidas.
Informe de comunicaciones pendiente por respuesta.
TRAMITE:
Describe el curso o ruta que siguen los documentos desde su produccin y/o
recepcin hasta el cumplimiento de su funcin.
ACTIVIDADES
Entrega y recoleccin de documentos.
Registro del trmite.
Monitoreo y seguimiento de los trmites.
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Formatos relacionados:
Informe de comunicaciones pendiente por respuesta.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL:
Este proceso describe las acciones encaminadas a los procesos archivsticos que
permiten la organizacin tcnica y fsica de la documentacin:
Procedimiento:
Fase 1:
Clasificacin:
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Fase 2:
Organizacin fsica:
Limpieza.
Expurgo.
Foliacin.
Apertura de carpetas.
Marcacin.
Rotulacin de carpetas y cajas.
Fase 3:
Asignacin signatura topogrfica.
Ubicacin en los contenedores documentales.
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Formatos relacionados:
Tabla de retencin documental.
Formato nico de inventario documental.
Transferencia documental:
Deben realizarse teniendo en cuenta los perodos establecidos en la Tabla de
Retencin Documental y segn los parmetros establecidos en el acuerdo 039 de
2002 del AGN para la utilizacin del Formato nico de Inventario. La administracin de
las comunicaciones en los archivos de gestin y las transferencias primarias ser
realizada conforme a lo establecido en el acuerdo 042 de 200 del Archivo General de
la Nacin.
Recomendaciones:
Verificar fechas establecidas para el proceso de transferencia documental.
Diligenciar el formato de nico de inventario Documental.
Los expedientes deben ser entregados debidamente organizados.
Este proceso describe las acciones encaminadas al proceso archivstico que permiten
la remisin de los documentos del Archivo de Gestin o Intermedio y de este al
Histrico.
ACTIVIDADES:
El Archivo Central llevar el registro y el control de las trasferencias
documentales realizadas y ejecutadas.
Verificacin de la documentacin a transferir con las tablas de retencin
documental.
Se remite al archivo central segn cronograma asignado.
Efectua las actividades de seleccin natural: separacin de documentos
bibliogrficos, publicaciones, folletos, borradores, propaganda, tarjetas,
invitaciones.
Las dependencias deben organizar los documentos en orden cronolgico
teniendo en cuenta la fecha de la ms antigua a la ms reciente.
Elaboracin del formato nico inventario documental.
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Formatos relacionados:
Tabla de retencin documental.
Formato nico de inventario documental.
CONSULTA DE DOCUMENTOS:
Describe la forma de cmo se debe atender las solicitudes de acceso y consulta con
una oportuna respuesta para evitar el vencimiento de trminos, basados en los
instructivos dados por la Defensora del Pueblo, garantizando el acceso a la
documentacin.
ACTIVIDADES:
Recepcin del formato de solicitud de documentos: El auxiliar recibe por medio
de correo electrnico de la entidad el formato de solicitud de documentos,
debidamente diligenciado por la dependencia que est realizando la consulta.
Verificacin fsica del documento: Los funcionarios encargados ubican los
documentos fsicos y/o proceden a digitalizarlos o solicitar su digitalizacin.
Respuesta a la solicitud: Se da respuesta al correo electrnico por el cual el
funcionario realiz la solicitud. En caso de presentarse faltantes de
documentacin, el correo debe ir con el respectivo aval del coordinador.
Envi de informes: El auxiliar enva semanalmente al Coordinador de Archivo
una planilla de control de consultas.
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Formatos relacionados:
Formato nico de inventario documental.
Base se consulta de datos.
Formato de solicitud de documentos.
Planilla control de consultas.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:
Este procedimiento describe la forma, la utilizacin de los medios, soportes y
elementos ms adecuados y el cmo disponer de las instalaciones, con las
condiciones especficas para esta actividad y asegurar la conservacin de la
documentacin generada, tramitada y recibida por las distintas dependencias de la
Defensora, con las medidas preventivas y correctivas.
ACTIVIDADES:
Adecuacin fsica.
Conservacin en soportes de la documentacin impresa y electrnica.
Dotacin y elementos.
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Formatos relacionados:
Plano de las instalaciones, formato base de control condiciones ambientales.
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
Este procedimiento describe la disposicin final que tiene los documentos, en
cualquier etapa de su ciclo vital.
ACTIVIDADES:
Conservacin permanente: se da cuando un documento es de carcter histrico
para la Defensora, y para su consulta se debe analizar el uso de tcnicas de
reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que
la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
Transferencias secundaras.
Organizacin de documentacin para el servicio a los
Usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.
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Eliminacin: se puede dar desde los archivos de gestin como una opcin vlida para
series y subseries de las que se conserva una copia en las unidades administrativas
que los producen y el original es enviado a otras dependencias, que conservarn el
total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.
Aplicacin de TRD o TVD.
Aval de la decisin de eliminacin del Comit de Archivo.
Levantamiento de acta de eliminacin.
Definicin del proceso de eliminacin.
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Digitalizacin de documentos:
La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o
cualquier tipo de radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental con la
imagen del documento fsico, para que al realizar la consulta de un radicado se pued a
visualizar en pantalla el documento virtualmente. El aplicativo de digitalizacin se
encuentra nicamente en los equipos que tienen instalados un Scanner y por medio de
ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado.
Determinacin y metodologa.
Uso de la tcnica.
Control de calidad del proceso.
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Formatos relacionados:
Tabla de retencin Documental.
Tabla de valoracin Documental.
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Produccion documental
Coordinador de Archivo
Recepcin radicacin y
distribucin documental
Gestionador documental
Base de Datos
Libro de control radicador
Organizacin Documental
Conservacin
Gestionador Documental
Sofware
Aplicativo
Base de datos
Inventario
Custodia y
almacenamiento
Gestionador Documental
Base de datos
Reportes
Inventarios
Acceso
Consultas
Coordinador Archivo y
Gestionador documental de
servicios
Base de datos
Reportes
Ficha de control
Solicitudes
Prstamos
Devolucin
Gestionador documental de
servicios
Bases de datos
Reportes
Fichas de prestamos y salidas de
doocumentos
Transferencias
Documentales
Coordinador de Archivo
Asistente analista tcnico
Base de datos
Reportes Comunicaciones
Inventario
Bases datos
Reporte
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4.2.
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4.3.
Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
ARCHIVO DE GESTIN
ARCHIVO CENTRAL
Fase Activa
ARCHIVO HISTORICO
Fase Semiactiva
1 Transferencia
2
2 Etapa (6 20 aos)
1 Etapa (1 a 5 aos)
Seleccin documental
final
Seleccin documental
Preliminar
VALORES PRIMARIOS
Transferencia
VALORES SECUNDARIOS
Es el que interesa a los investigadores sobre la
informacin retrospectiva. Se alcanza una vez
agotado el valor inmediato o primario.
Evidencial
Legal
Testimonial
Fiscal
Informativo
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4.4.
Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus
diferentes etapas desde su produccin.
ACTA DE COMIT DE BIENESTAR
Elaboracin del
documento por la
secretaria del comit.
Revisin y aceptacin
por los participantes.
Depuracin, limpieza,
embalaje, inventarios,
transferencia Archivo
Central.
Atencin de consulta,
diligenciamiento de
formatos consulta y/o
prstamos.
Ubicacin en orden
cronolgica en unidad de
conservacin al Archivo de
Gestin segn TRD.
Transferencia a Archivo
Central, organizacin,
custodia y digitalizacin.
Transferencia a Archivo
Histrico.
El comit de crdito
expide el acta semanal
con los crditos que se
aprobaron, nombres de
los asociados y numero de
pagare.
Despus de haber
cumplido su tiempo de
retencin en el archivo
central se realiza una
seleccin del 5% de los
documentos de las
actas de comit y
pasaran al archivo
histrico donde se
cumplirn con las
medidas necesarias
para su conservacin a
largo plazo.
Esta es entregada a la
gerente, la cual verifica
que la informacin este
completa y la har llegar
al rea de archivo para su
digitalizacin y
almacenamiento.
ARCHIVO DE GESTIN:
1. Proyeccin: Presentar la resolucin en la fase de construccin del
proyecto de resolucin agotarn las siguientes etapas:
Poner en consideracin del Lder del Macro proces el proyecto de
resolucin a efectos de que se evalu si se encuentra ajustado a
ste.
Poner en consideracin de la Oficina de Planeacin el proyecto de
resolucin a efectos de verificar que el articulado se ajuste en
debida forma al Sistema Integrado de Gestin y Control de
Calidad.
En caso de tratarse de un proyecto de resolucin reglamentaria
orgnica deber remitirse a la Oficina Jurdica tanto el proyecto de
acto administrativo como la informacin en que se fundamente
para efectos de dar trmite a la fase de participacin ciudadana de
que trata en la resolucin.
En el formato de Presentacin de Proyectos de Resolucin debern
consignarse las firmas de los funcionarios que validen la revisin de
que trata el presente numeral.
2. Presentacin:
El proyecto de resolucin deber presentarse
obligatoriamente, a travs del formato dispuesto por la Oficina Jurdica;
en ste debern sustentarse o indicarse los siguientes aspectos:
Tipo de resolucin a expedirse.
Mencin expresa a las normas que otorgan la competencia para la
expedicin.
Antecedentes del proyecto.
Conveniencia tcnica.
Fundamentos jurdicos.
Ubicacin Temtica.
Integracin al ordenamiento jurdico e incorporacin a la
Resolucin nica, si es del caso.
Relacin detallada de las normas que se modifican, subrogan o
derogan con la expedicin del acto propuesto.
Revisin por parte del Lder del Macro proceso.
Revisin de la Oficina de Planeacin.
Constancia del agotamiento de la fase de participacin ciudadana
para el caso de las resoluciones reglamentarias orgnicas.
La Plantilla de Resoluciones, el Formato de Presentacin y la Gua
para Presentacin de Proyectos de Resolucin sern elaborados por
la Oficina Jurdica.
3. Revisin: La revisin jurdica de los proyectos de Resolucin estar a
cargo del Grupo de Trabajo, que verificar el cumplimiento de los
requisitos indicados.
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6. CONCLUSIN
Las normas tcnicas y parmetros que establece el archivo general de la
nacin, para el debido proceso de gestin documental, nos permite identificar
el flujo documental en la entidad y recuperar la informacin que habamos dada
por perdida.
Adems de lo ya nombrado anteriormente, es el punto clave para identificar la
documentacin que se debe eliminar, conservar y de valor histrico para la
entidad, este proceso atribuye a la minimizar los costos y a contribuir con la
naturaleza debido a que se va a bajar notoriamente la generacin de la
documentacin innecesaria como es la duplicidad y la que no es tan importante
dejar en fsico.
Como futuros profesionales de ciencias de la informacin y la documentacin,
debemos conocer la normatividad para crear conciencia de la importancia de
llevar el control de la documentacin y dar a conocer los parmetros a seguir
para la debida ordenacin y prevencin de la informacin.
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7. BIBLIOGRAFA: