GESTIN DOCUMENTAL II

MARICEL MUOZ MALDONADO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOT
2015

GESTION DOCUMENTAL II

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MARICEL MUOZ MALDONADO

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOT
2015

INTRODUCCION

Esta unidad tiene como finalidad dar a conocer la formacin de los archivos segn el ciclo
vital de los documentos, es decir las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde
su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su
conservacin permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos
desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario
es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el que
pueden tener para la investigacin histrica).
Como estudiantes de Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica, adquirimos una visin general de la formacin de los archivos en las
instituciones y conocemos cmo se da la Produccin y el flujo documental al interior de
estas.
La aplicacin de todos los conocimientos adquiridos en la unidad nos llevaran a obtener
ptimos resultados en el desempeo diario laboral, adems de reconocer la importancia de
los archivos en cada institucin.

OBJETIVOS

1. Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.

2. Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en
cada fase.
3. Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
etapas.

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en

el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama, originan:
Los fondos
Las secciones
Las subsecciones
Las series y las subseries documentales

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y

DESCRIPCIN.

Clasificacin: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo,
seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la
entidad.
Ordenacin: Es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento
va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se
unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
Descripcin: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en
el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripcin y consulta.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

La ordenacin es una operacin archivstica que se realiza dentro del proceso

de organizacin de archivos que consiste en establecer la disposicin fsica
de los documentos, es decir la organizacin es un resultado, producto de
realizar la clasificacin y la ordenacin.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

Con la Clasificacin se refleja la estructura de cada entidad de tal manera que

las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones
que conforman la institucin.
5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en

cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin
a lo largo de su gestin.
6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN
QU CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

La Clasificacin bien fundamentada, deber basarse tanto en la aplicacin de

los principios de procedencia y de orden original para identificar las categoras
y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo, como en la
identificacin de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos
que stas tramitan.
Principio de Procedencia: Cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carcter
seriado de los documentos.
INSTITUCIONALES
FONDOS
DOCUMENTALES

IDENTIFICAR
CREADORES DE
DOCUMENTOS

FUNCIONES

PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA

ADMINISTRATIVOS
SECCINSUBSECCIN

ESTRUCTURA
ORGANICA

Principio de Orden Original: Es el que hace relacin al orden que conservan

los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino
el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan
las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto.

ORDEN SECUENCIAL,
LOGICO Y NATURAL
AGRUPACION
DOCUMENTAL

PRINCIPIO DE
ORDEN ORIGINAL

DISPOSICIN
FISICA DE LOS
DOCUMENTOS

FONDOS

NMERICO

SECCIONES

ALFABETICO

SERIES DOCUMENTALES

MIXTO

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS

DE UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a

cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de actuaciones
reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia.
Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genricas que
sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad
(personal, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.).
Las funciones especficas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su
razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son
delegadas en las reas tcnicas.

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA

CLASIFICACIN?

PASOS METODOLOGICOS
IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES
ESTRUCTURA ORGANICA

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades

administrativas por las funciones que le han asignado.
10.

DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD

DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.

Unidad documental simple: Constituida por el mismo tipo documental.

Ejemplo:
Resolucin
Actas

Unidad documental Compleja: Est integrada por los tipos documentales de

diversa ndole, que responden a una secuencia dentro de un trmite.
Ejemplo:
Historia Laboral
Expediente de Licencia Ambiental

11.

DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Los tipos documentales son el registro de las actividades mediante las cuales
se ejerce una funcin.
Ejemplos:
Solicitud
Decreto
Poder

12.

QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES

SON SUS FASES O ETAPAS?

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su
eliminacin o integracin a un archivo permanente.
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su
permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo.

ARCHIVO DE
GESTIN

13.

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO
HISTORICO

SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012

LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON:
PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE,
ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE
DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y
VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE
UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON
LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E
ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS.

Entidad: ANLA
Procesos de la Gestin Documental:
Planeacin: Se establecen formatos, se analizan procesos, se direccionan
las tareas a travs del sistema de informacin.

Produccin: Cada dependencia genera sus documentos de acuerdo a las

funciones establecidas (oficios, memorandos, actos administrativos, contratos,
informes, actas, entre otros).

Gestin y trmite: La distribucin de los documentos se realiza a travs de la

unidad de correspondencia, tambin el rea de notificaciones gestiona
procesos de notificacin, comunicacin y publicacin de los actos
administrativos, adems de un seguimiento y control de los documentos que
cada sector produce.

Organizacin: El Archivo de Gestin es el encargado de la organizacin de

los documentos que hacen parte de los expedientes de la entidad, mediante
los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin.

Transferencia: Se han realizado transferencias al archivo central del

ministerio de ambiente por competencia.
Disposicin de Documentos: De acuerdo a lo establecido en las TRD.

Preservacin a largo plazo: se realizan acciones preventivas que

contribuyan al buen estado de los documentos.

Valoracin: Se definen valores primarios y secundarios de la documentacin,

donde se establece su permanencia en cada fase (la mayora de expedientes
conservan sus valores primarios).

14.

IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO

EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES
SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE
DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN,
ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).

ARCHIVO DE GESTIN
PLANEACIN
PRODUCCIN
GESTIN Y TRMITE
ORGANIZACIN
TRANSFERENCIA
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
PRESERVACIN A LARGO PLAZO
VALORACIN

ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIN
TRANSFERENCIA
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
PRESERVACIN A LARGO PLAZO
VALORACIN

ARCHIVO HISTRICO
ORGANIZACIN
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
PRESERVACIN A LARGO PLAZO
VALORACIN

15.

CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO

EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO
DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU
PRODUCCIN.

DOCUMENTO: Concepto Tcnico y Acto Administrativo

Planeacin: Se realiza un anlisis a la solicitud de Licencia para ser
direccionado al sector competente.
Produccin: El tcnico encargado ya con un anlisis realizado y bajo unos
antecedentes se dispone a emitir el Concepto que posteriormente genera un
acto administrativo que deben ser revisados y aprobados por el coordinador
encargado.
Gestin y Trmite: Ya elaborado, revisado y aprobado el Concepto Tcnico
junto con el Acto administrativo es enviado al rea de notificaciones para el
respectivo trmite, es decir para la citacin notificacin y publicacin del
documento a las personas o entidades interesadas.
Organizacin: Al finalizar el proceso de citacin, comunicacin, publicacin y
notificacin de los documentos, se debe entregar al archivo de gestin para la
clasificarlo y ordenarlo de acuerdo al expediente al que pertenezca.
Transferencia: Estos documentos hacen parte de los tipos documentales del
expediente, por lo tanto se aplica transferencia del expediente cuando ha
culminado su trmite y se dispone al archivo definitivo.
Disposicin de Documentos: De acuerdo a lo establecido en las TRD.
Preservacin a largo plazo: se realizan acciones preventivas que
contribuyan al buen estado de los documentos.
Valoracin: Se definen los valores del documento.

16.

IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS

DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO

VALORES SECUNDARIOS
VALORES PRIMARIOS

HISTRICO
ADMINISTRATIVO

CIENTIFICO

CONTABLE

CULTURAL

FISCAL
LEGAL
JURDICO

17.

DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER

EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE
2013.
ACUERDO 003 DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y

reglamenta el Comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y
se dictan otras disposiciones.
ART. 1 DEFINICIN El comit evaluador de documentos del AGN es la instancia
responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de
archivo con mirar a proteger el patrimonio documental del pas.
ART. 2 INTEGRACIN El Comit Evaluador de Documentos del AGN estar
conformado por diferentes directivas de la institucin.

ART. 3 FUNCIONES Sern funciones del Comit evaluador de documentos servir

de rgano asesor del AGN en todos los asuntos relacionados con valoracin,
seleccin y eliminacin de documentos, entre otros.
ART. REUNIONES El Comit Evaluador de Documentos se reunir ordinariamente
una vez al mes

ACUERDO 004 DE 2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin
e implementacin de las TRD Y TRV
TITULO I
ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIN Las entidades del Estado debern
elaborar, evaluar, aprobar, implementar sus TRD Y TVD en conformidad con lo
establecido por el AGN
TITULO II
ARTICULO 5. ELABORACIN Las TRD y TVD deben elaborarse teniendo en
cuenta las etapas relacionada en el Instructivo aprobado por el AGN
ARTICULO 6. CRITERIOS Idoneidad, Anlisis contextual, Trazabilidad y control.

TITULO III
ARTICULO 10. PRESENTACIN, REVISIN Y AJUSTES
Dentro de los 30 das siguientes a su aprobacin se presentaran las TRD o TVD al
Comit Evaluador de Documentos del AGN.
Dentro de los 30 das siguientes a su evaluacin solicitar la inscripcin de las TRD o
TVD en el Registro nico de Series Documentales del AGN.

TITULO IV
ARTICULO 11. EVALUACIN TCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES
El Comit Evaluador de Documentos del AGN tendr un plazo de 90 das para la
respectiva evaluacin y emitir el concepto correspondiente
ARTICULO 12 OBLIGATORIEDAD PARA REALIZAR LOS AJUSTES
Los ajustes y modificaciones solicitadas por el Comit evaluador deben realizarse
por la respectiva entidad, sino podr ser sujeto a sanciones.
ARTICULO 13 IMPLEMENTACIN Una vez aprobadas la entidad procede a
implementarlas
ARTICULO 14. ACTUALIZACIN Las TRD debern actualizarse cuando se
produzcan cambios de: Estructura Orgnica, cambios marco normativo, cambios en
las funciones, generen nuevas series, cambios en criterios de evaluacin.

ACUERDO 005 DE 2013

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la Clasificacin, ordenacin y

descripcin de los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.
ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIN
Aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, as como las
empresas privadas que cumplen funciones pblicas.
ARTICULO 3. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Las entidades del estado estn obligadas a organizar los documentos de archivo
mediante los procesos de Clasificacin, Ordenacin y Descripcin
ARTICULO 5. CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Desarrollar procesos de clasificacin, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin
de documentos: Fondo, subfondo, seccin, subseccin, serie, subserie, unidad
documental compuesta y simple.
ARTICULO 9. ORDENACION DOCUMENTAL

Desarrollar procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada

disposicin y control de documentos en cada una de las fases de archivo.
ARTICULO 11. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades
documentales que conforman el archivo.
ARTICULO 20. UTILIZACIN DE MEDIOS TECNOLOGICOS EN LA
DESCRIPCIN ARCHIVISTICA.
Desarrollar procesos de descripcin Documental mediante la implementacin de
medios tecnolgicos apropiados y compatibles.

CONCLUSIONES

1. Conceptualizo el Ciclo vital de los documentos.

2. Identifico como se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan
en cada fase.
3. Identifico
etapas.

los valores que tienen los documentos en cada una de estas

WEBGRAFA

1. Documentos de apoyo en la plataforma. . [En l lnea]. Disponible en:

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6217/mod_resourc
e/content/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf Recuperado. 14 de marzo de
2015
2. Documentos de apoyo en la plataforma. . [En l lnea]. Disponible en:
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/docum
entos.pdf Recuperado 14 de marzo 2015
3. Documentos
de
apoyo.
[En
l
lnea].
Disponible
en:
http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395 Recuperado
14 de
marzo de 2015
4. Documentos
de
apoyo.
[En
lnea].
Disponible
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparenci
a/ACUERDO_03_DE_2013.pdf Recuperado 14 de marzo de 2015